Standard Operating Procedure

Penerimaan Mahasiswa Asing

POLITEKNIK BHAKTI ASIH

PURWAKARTA

Jl. Veteran No.245, Ciseureuh, Kec. Purwakarta, Kabupaten Purwakarta, Jawa Barat 41118
 LEMBAR IDENTIFIKASI

POLITEKNIK BHAKTI ASIH 2 AGUSTUS 2021

PURWAKARTA
Revisi ke 1
Penerimaan Mahasiswa Asing
Halaman 2 dari 5

A. Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai:
1. Prosedur penerimaan dan melamar sebagai calon mahasiswa warganegara asing
2. Tahapan seleksi penerimaan mahasiswa asing
3. Prosedur Izin belajar dari Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
4. Prosedur Keimigrasian dan Kepolisian

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Prosedur pemrosesanpenerimaan mahasiswa asing yang dijelaskan dalam
prosedur ini diterapkan kepada setiap mahasiswa asing yang belajar di Politeknik
Bhakti Asih Purwakarta dalam program non-gelar.

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu Politeknik
Bhakti Asih Purwakarta dan pedoman akademik Politeknik Bhakti Asih Purwakarta.

D. Definisi
Mahasiswa asing merupakan stakeholder warga negara asing yang
menempuh pendidikan di Politeknik Bhakti Asih Purwakarta dengan memenuhi
persyaratan kemampuan akademik dan persyaratan di bidang administrasi izin
belajar dan keimigrasian. Ruang Lingkup Ruang lingkup mahasiswa asing adalah
lulus seleksi, memiliki izin belajar dan visa tinggal terbatas dan mampu
berbahasa Indonesia serta sponsor dan penjamin ditambah lagi memenuhi
persyarat administrasi akademik dan mengikuti aturan akademik.
 E. Urutan Prosedur
1. PSIK (Pengelola Sistem Informasi, Infrastruktur Teknologi Informasi, Kerjasama dan
Kehumasan) menerima surel dari universitas luar negeri tentang pengajuan calon
mahasiswa asing.
2. PSIK menanggapi surel tersebut di poin (1) dengan cara:
a. Meneruskan surel tersebut ke International Office Politeknik Bhakti Asih
Purwakarta sebagai pemberitahuan.
b. Membalas surel tersebut yang mencakup permintaan informasi tentang calon
mahasiswa asing meliputi:
 Identitas
 Rencana lama studi di Politeknik Bhakti Asih
 Surat keterangan aktif sebagai mahasiswa di universitas asal
 Transkrip nilai
3. PSIK menerima balasan surel tersebut di poin (2) dari universitas luar negeri dan
meneruskan surel tersebut ke International Office Politeknik Bhakti Asih Purwakarta
sebagai pemberitahuan.
4. PSIK menyampaikan informasi tentang calon mahasiswa asing kepada Dekanat dan
mengkonfirmasi informasi tentang:
a. Mekanisme dan jumlah pembayaran SPP
b. Mekanisme dan jumlah pembiayaan tempat tinggal
c. Asuransi kesehatan
d. Dana taktis
5. PSIK membalas surel tersebut di poin (3) ke universitas luar negeri mencakup
informasi tentang Politeknik Bhakti Asih Purwakarta yang meliputi:
a. Kalender akademik
b. Pilihan Prodi yang sesuai untuk calon mahasiswa asing
c. Sistem perkuliahan
d. Mekanisme dan jumlah pembayaran SPP
e. Mekanisme dan jumlah pembiayaan tempat tinggal
f. Asuransi kesehatan
Dalam balasan ini PSIK juga meminta:
a. Konfirmasi tentang kepastian Prodi pilihan calon mahasiswa asing
b. Pengisian application letter yang dapat diunduh dari laman International Office
Politeknik Bhakti Asih Purwakarta
6. PSIK menerima balasan surel tersebut di poin (5) dari universitas luar negeri tentang
kepastian keikutsertaan calon mahasiswa asing untuk belajar di Prodi yang sesuai
yang telah dipilih.
7. PSIK melakukan diskusi dengan Prodi terkait tentang:
a. Pengajuan calon mahasiswa asing di Prodi terkait
b. Pilihan mata kuliah yang dapat ditempuh oleh calon mahasiswa asing
c. Deskripsi mata kuliah
d. Tugas dan kewajiban calon mahasiswa asing selama menempuh pendidikan di
Fakultas ilmu Budaya
8. PSIK mengirimkan hasil diskusi dengan Prodi kepada calon mahasiswa asing melalui
surel.
9. PSIK memantau dan mengkonfirmasi pembayaran SPP oleh mahasiswa asing.
10. PSIK membuat surat penerimaan calon mahasiswa asing yang menerangkan bahwa
Prodi terkait menerima lamaran calon mahasiswa asing untuk belajar di Prodi tersebut
selama waktu yang telah disepakati. Surat ini ditandatangani Kaprodi mengetahui
Direktur Politeknik Bhakti Asih Purwakarta
11. PSIK mengirim surat penerimaan tersebut di poin (10) ke International Politeknik
Bhakti Asih Purwakarta untuk pengurusan LoA dan Visa.
 F. Bagan Alir
<input/output
<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> kegiatan>

Mulai

Surel dari Universitas Luar Negeri tentang Calon mahasiswanya ke Politeknik Bhakti Asih Purwakarta

International Office Politeknik Bhakti Asih Purwakarta (tembusan)

PSIK
Ketua/
Sekretaris

Universitas Luar Negeri (Identitas

Lengkap mahasiswa)
International Office Politeknik Bhakti Asih Purwakarta (tembusan)

Ketua/
Sekretaris PSIK

Direktuk Politeknik Bhakti Asih Purwakarta (persetujuan)

PSIK
Ketua/
Sekretaris
Menyebarkan kepada Pihak Terkait/Membuat Jawaban Surat

Prodi (pilihan mata kuliah)

Ketua/ PSIK
Sekretaris
Surat penerimaan mahasiswa asing di prodi

Ketua/ PSIK
Sekretaris Calon Mahasiswa Asing (pilihan mata kuliah, jadwal dan sistem

International Office Polteknik Bhakti Asih Purwakarta

Selesai