ABSTRAK
Sebagai Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjutan (FKTL), rumah sakit memiliki peran yang
sangat strategis dalam upaya mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat, salah satu
diantaranya adalah rujukan medis. RSUD Wates menerima pasien rujukan tidak hanya berasal dari
fasilitas pelayanan kesehatan di dalam kabupaten Kulon Progo namun juga berasal dari luar DIY.
Dalam pelayanan rujukan tersebut diperlukan alat komunikasi antara dokter yang merujuk dengan
dokter yang dirujuk melalui surat rujukan. Saat ini RSUD Wates belum memiliki Standar Prosedur
Operasional pembuatan surat rujukan dan jawaban rujukan balik. Tujuan penelitian ini adalah
menggambarkan alur informasi surat rujukan dan rujukan balik, pemanfaatan surat rujukan dan
rujukan balik, serta merancang Standar Prosedur Operasional pembuatan Surat Rujukan dan Rujukan
Balik. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian studi kasus. Uji
keabsahan data mengunakan triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Pihak yang bertanggung
jawab dalam alur informasi surat rujukan dan rujukan balik adalah dokter, perawat dan petugas rekam
medis. Dimana pembuatan surat rujukan dan rujukan balik bersumber dari rekam medis pasien.
Secara umum dapat disampaikan bahwa surat rujukan dan rujukan balik digunakan sebagai informasi
pelayanan dan komunikasi tertulis antara dokter yang merujuk di Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Tingkat primer (FKTP) dengan dokter yang merawat pasien di RSUD Wates. Pada pasien BPJS,
sudah terjalin komunikasi dua arah pada pelayanan pasien rujukan, namun untuk pasien umum masih
ditemukan komunikasi satu arah antara dokter RSUD Wates dengan dokter di FKTP. Usulan SPO
surat rujukan dan rujukan balik telah divalidasi oleh Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Wates,
yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan langkah-langkah pembuatan surat rujukan dan
jawaban rujukan. Meskipun belum ada regulasi internal yang mengatur pembuatan surat rujukan dan
rujukan balik, namun fungsi surat rujukan dan rujukan balik untuk komunikasi dokter yang merujuk
dengan dokter yang dirujuk dianggap sudah mencukupi dalam memberikan pelayanan kepada pasien
rujukan.
Kata Kunci: Rekam Medis, Sistem Rujukan, Surat Rujukan, Informasi Pelayanan
44
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
ABSTRACT
As an Advanced Level Health Service Facility (FKTL), hospitals have a very strategic role in an effort
to accelerate the improvement of public health status, one of which is medical referrals. RSUD Wates
which accepts referral patients from health service facilities within Kulon Progo district and outside
the Province of the Special Region of Yogyakarta. In this referral service, a communication tool
between the doctor who describes it and the doctor who is referred using a referral letter is required.
Currently, RSUD Wates does not yet have a Standard Operating Procedure for making referral and
reply letters. The study purpose is to describe the flow of referral and reply letters, the use of referral
and reply letters, as well as the standard operating procedures for making a referral and reply letters.
This type of research is descriptive qualitative with a case study research design. Test the validity of
the data using source triangulation and technical triangulation. The party responsible for the flow of
referral and reply letters is the doctor, nurse, and medical record officer at the Patient Registration
section. Where the making of referral and reply letters comes from the patient’s medical record. It
can generally be delivered that referral and reply letters are used as service information and written
communication between doctors who treat primary level health care facilities (FKTP) and doctors
who treat patients at Wates Hospital. In BPJS patients, two-way communication has been established
for referral patient services. However, for general patients, one-way communication is still found
between doctors at Wates Hospital and doctors from health care facilities that describe. The SPO
draft for referral and reply letters has been validated by the Head of the Wates Hospital Medical
Record Installation, which is expected to be used as a reference for making referral letters and
referral answers. Although there are no internal regulations that guide the making of referral and
reply letters, the functions of referral and reply letters for communication between doctors who come
with the referred doctor are sufficient in providing services to referral patients.
45
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
adalah rujukan medis. Untuk itu antar rumah pasien dalam hal keadaan pasien gawat
sakit membutuhkan komunikasi yang baik. darurat; dan membuat surat pengantar
Salah satunya dengan berupa komunikasi rujukan untuk disampaikan kepada pe-
tertulis yaitu dengan adanya surat rujukan nerima rujukan. Dalam komunikasi
pasien. Karena setiap fasilitas pelayanan rujukan ini penerima rujukan berkewajiban
memiliki kompetensi yang berbeda beda menginformasikan mengenai ketersediaan
dalam melayani pasien sesuai kebutuhan sarana dan prasarana serta kompetensi
medis yang tersedia di fasilitas kesehatan dan ketersediaan tenaga kesehatan dan
tersebut. Apabila pelayanan yang diberikan memberikan pertimbangan medis atas
kurang memadai, pasien dirujuk ke fasilitas kondisi pasien (Kemenkes RI, 2012).
kesehatan lanjutan. Fasilitas Kesehatan Selanjutnya, segala informasi mengenai
Rujukan Tingkat Lanjut (FKTL) penerima data sosial maupun data medis atau terapi
rujukan wajib merujuk kembali peserta yang diberikan semua didokumentasikan
JKN disertai jawaban dan tindak lanjut yang dalam suatu berkas yaitu berkas rekam
harus dilakukan jika secara medis peserta medis pasien (Menkes, 2008). Sedangkan
sudah dapat dilayani di Fasilitas Kesehatan untuk pasien yang dirujuk informasi yang
Tingkat Pertama (FKTP) yang merujuk sudah dilakukan sebelumnya juga harus
(Kemenkes, 2014). disampaikan ke pihak yang dirujuk agar
bisa melanjutkan pengobatan atau terapi
Sistem rujukan merupakan suatu penye-
yang diberikan, semua informasi tersebut
lenggaraan pelayanan kesehatan yang
diringkas dalam resume pasien (Hatta,
mengatur pelimpahan tugas dan tanggung
2014).
jawab pelayanan kesehatan secara timbal
balik baik secara vertikal maupun horizontal, RSUD Wates merupakan Rumah Sakit
maupun struktural dan fungsional terhadap Umum Daerah (RSUD) Tipe B yang terletak
kasus penyakit atau masalah penyakit atau di Wates, Kabupaten Kulon Progo, DIY.
permasalahan kesehatan. Rumah sakit yang RSUD Wates menerima pasien rujukan
tidak mampu melayani pasien sesuai dengan tidak hanya berasal dari fasilitas pelayanan
kemampuan pelayananya berkewajiban kesehatan di dalam kabupaten Kulon Progo
untuk merujuk pasien ke fasilitas pelayanan namun juga berasal dari luar Provinsi
yang lebih memadai (Undang-undang Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam pe-
2009). Dengan adanya pelimpahan tanggung layanan rujukan tersebut diperlukan alat
jawab, maka akan terjalin komunikasi komunikasi antara dokter yang merujuk
antara fasilitas kesehatan yang merujuk dan dengan dokter yang dirujuk melalui surat
penerima rujukan. Melakukan komunikasi rujukan. Pelayanan kesehatan memiliki
dengan penerima rujukan dan memastikan alur dan prosedur yang harus diketahui
bahwa penerima rujukan dapat menerima dan ditaati oleh pasien dan petugas (Fany,
46
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
Sakka, and Jumakil 2018). Saat ini RSUD dengan proses mengamati kegiatan petugas
Wates belum memiliki Standar Prosedur pada saat menerima dan melayani pasien
Operasional pembuatan surat rujukan rujukan. Studi dokumentasi dilakukan pada
dan jawaban rujukan balik. Penelitian dokumen regulasi internal, berupa Pedoman
ini bertujuan untuk menggambarkan alur pelayanan rekam medis, Surat rujukan, Surat
informasi surat rujukan dan rujukan balik, Eligibilitas Peserta (SEP), register pasien
pemanfatan surat rujukan dan rujukan dan dokumen lain yang berkaitan dengan
balik, serta merancang Standar Prosedur aturan dan dokumentasi surat rujukan dan
Operasional (SPO) pembuatan surat rujukan rujukan balik pada pasien rujukan di RSUD
dan rujukan balik. Wates. Uji keabsahan data menggunakan
triangulasi sumber dan triangulasi teknik.
2. BAHAN DAN METODE PENELITIAN Triangulasi sumber wawancara akan
dilakukan kepada Kepala Rekam medis
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kua-
di RSUD Wates. Triangulasi Teknik
litatif dengan rancangan penelitian studi
dilakukan dengan menggabungkan seluruh
kasus. Penelitian dilaksanakan pada bulan
hasil observasi, wawancara serta studi
Januari – Juni 2020. Lokasi penelitian
dokumentasi, setelah itu akan dilakukan
dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah
pengecekan beserta dengan konfirmasi
Wates, Kabupaten Kulon Progo, DIY. Data
kepada sumber data yang dianggap benar.
primer diperoleh dari hasil wawancara
dan observasi, sedangkan data sekunder
3. Hasil dan pembahasan
diperoleh dari hasil studi dokumentasi.
Informan pada penelitian ini adalah petugas a. Alur informasi surat rujukan dan
pendaftaran, perawat dan dokter yang rujukan balik
memenuhi kriteria inklusi terlibat dalam Hasil penelitian ini menunjukkan pihak
pelayanan pasien rujukan baik rawat jalan yang bertanggung jawab dalam alur
maupun rawat inap, bukan kasus emergency informasi surat rujukan dan rujukan
(gawat daruat), bersedia menjadi informan balik adalah dokter, perawat dan
yang ditunjukkan dengan adanya informed petugas rekam medis di bagian Tempat
consent. Pemilihan informan dilakukan Pendaftaran Pasien (TPP). Berikut
secara snowball sampling. Informan tri- gambaran alur informasi surat rujukan
angulasi pada penelitian ini adalah kepala dan rujukan balik di RSUD Wates:
instalasi rekam medis. Observasi dilakukan
47
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
48
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
49
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
50
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
51
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
52
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
53
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
balik untuk komunikasi dokter yang merujuk Fany, Putri Ayuandira, Ambo Sakka, and
dengan dokter yang dirujuk dianggap sudah Jumakil. (2018). “Implementasi Sistem
mencukupi dalam memberikan pelayanan Rujukan di Rumah Sakit Bhayangakara
kepada pasien rujukan. Guna menjamin Kota Kendari Tahun 2018.” Jurnal
kesinambungan informasi pelayanan medis Ilmiah Mahasiswa Kesehatan
pasien rujukan, dalam bentuk komunikasi 2 Masyarakat 3(2): 1–9. http://jfionline.
arah antara dokter di FKTP dan FKTL perlu org/index.php/jurnal/article/view/564.
di dukung dengan regulasi internal berupa
SPO Pembuatan Surat rujukan dan rujukan KARS. (2017). “Standar Nasional
balik. Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1.” In
Jakarta: KARS, 1–421.
54
PROSIDING DISKUSI ILMIAH:
Inovasi dan Teknologi Informasi untuk Mendukung Kinerja PMIK
dalam Masa Pandemi Covid 19. Yogyakarta 13 Juni 2021
Paydar et al. (2021). “Functions and Tattersall MH, Butow PN, Brown JE,
Outcomes of Personal Health Records Thompson JF. Improving doctors’
for Patients With Chronic Diseases : letters.(2002). Med J Aust. 177:516–20.
A Systematic.” Perspectives in Health
Tejal K, Michael F, Andrew JS, David GF,
Information Management. https://
David WB. (2000). Communication
perspectives.ahima.org/wp-content/
breakdown in the outpatient referral
uploads/2016/05/Perspectives_
process. J Gen Intern Med. 1(5):626–
Logo_521x101.png.
31.
Primasari, K. L. (2015). Analisis Sistem
Undang-undang. (2009). UU No.44 Tahun
Rujukan Jaminan Kesehatan Nasional
2009 Tentang Rumah Sakit, Jakarta.
RSUD. Dr. Adjidarmo Kabupaten
Jakarta.
Lebak. Jurnal Administrasi Kebijakan
Kesehatan Volume 1 Nomor 2, 78-86. WHO. (2010). Management of Health
Facilities: Referral systems (Health
Ramanayake, R. P. J. C. (2013).
Referral System & Minimum Packages
Structured printed referral letter (form
of Service) .
letter); saves time and improves
communication. Journal of family Yong, H., Jinqiu, G., & Ohta, Y.(2008).
medicine and primary care, 2(2), 145. A prototype model using clinical
document architecture (CDA) with
Sitanggang, Tiromsi. (2017). “Aspek
a Japanese local standard: designing
Hukum Kepemilikan Rekam Medis
and implementing a referral letter
Ihubungkan dengan Perlindungan Hak
system. Acta Medica Okayama, 62(1),
Pasien.” Jurnal Penelitian Pendidikan
15-20.
Sosial Humaniora 2 (1) : 198 – 221.
https://jurnal-lp2m.umnaw.ac.id/index.
php/JP2SH/article/view/185.
55