Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

Perancangan Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa

(SIOMAS) STMIK Sumedang Berbasis Website

Aceng Abdul Wahid, Adah Rosyadah, Hafidh Fauzan Mulany, Randi Nugraha
Program Studi Teknik Informatika
STMIK Sumedang
Email : A2.1700001@mhs.stmik-sumedang.ac.id, A2.1700002@mhs.stmik-sumedang.ac.id
A2.1700049@mhs.stmik-sumedang.ac.id, A2.1700090@mhs.stmik-sumedang.ac.id

ABSTRAK
Organisasi Mahasiswa merupakan wadah dan sarana untuk menyalurkan kreatifitas dan potensi
di bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa,
dan pengabdian pada masyarakat. Keaktifan mahasiswa dalam berorganisasi mempunyai manfaat
untuk memperluas jaringan, melatih jiwa kepemimpinan (leadership), melatih mental berbicara
di depan publik (public speaking),mudah memecahkan masalah (problem solving) dan juga
meningkatkan wawasan dan pengetahuan Mahasiswa. Organisasi Mahasiswa yang ada dikampus
STMIK Sumedang terdiri dari BPM, SEMA, dan UKM serta Komunitas dengan jumlah
seluruhnya adalah 10 Organisasi. Sistem administrasi diperlukan untuk mempertanggung
jawabkan kinerja organisasi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Sistem Informasi
Organisasi Mahasiswa (SIOMAS) berbasis website ini dapat mempermudah Mahasiswa,
Organisasi Mahasiswa maupun Lembaga untuk mengetahui kegiatan kemahasiswaan dan juga
memudahkan dalam proses administrasi Organisasi Mahasiswa. Dengan harapan dapat
meringankan pengeluaran biaya dalam pencetakan administrasi yang menggunakan kertas dan
efektif dalam penyampaian informasi. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi ini
memudahkan kepengurusan organisasi dalam hal administrasi dan mahasiswa dalam mengetahui
perkembangan dari kegiatan kemahasiswaan dan organisasi mahasiswa.

Kata Kunci – Sistem Informasi, Organisasi Mahasiswa, Kemahasiswaan, Administrasi

1. PENDAHULUAN
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Sumedang merupakan sebuah
perguruan tinggi di Sumedang yang memiliki latar belakang informatika, sehingga dalam administrasi
dan pelayanan kampusnya menggunakan sistem informasi yang berbasis digital, akan tetapi dalam hal
pengelolaan administrasi Organisasi Mahasiswa nya masih menggunakan sistem manual sehingga
menyulitkan lembaga untuk mengetahui dan memberikan penilaian terhadap kondisi Organisasi
Mahasiswa. Jumlah Organisasi Mahasiswa di STMIK Sumedang berjumlah 10 dengan masing-masing
kewenangan dan tugas pokoknya. Pelayanan dari Organisasi Mahasiswa menentukan karakter
dan.kualitas dari mahasiswa karena dalam berorganisasi akan melatih jiwa kepemimpinan mahasiswa,
melatih mental, mampu menyelesaikan masalah, bekerja sama dalam tim, dan lain sebagianya yang
sangat bermanfaat untuk perkembangan kemampuan dari Mahasiswa. Kualitas dari sebuah Organisasi
bisa terlihat dari tata kelola administrasinya sehingga memungkinkan pelaksana organisasinya menjadi
lebih bertanggung jawab terhadap tugas dan perannya dalam berorganisasi.
Organisasi Mahasiswa di STMIK Sumedang saat ini dalam hal pengelolaan administrasinya seperti
surat-menyurat, pengajuan proposal, pengumuman kegiatan, undangan kegiatan, informasi kegiatan dan
lain sebagainya masih menggunakan sistem manual yang banyak menggunakan kertas sehingga rentan
terhadap kekeliruan penyimpanan data dan memerlukan banyak pengeluaran biaya. Selanjutnya, untuk
dapat melaksanakan pembinaan secara optimal, institusi memerlukan informasi mengenai kondisi
organisasi mahasiswa. Pengelolaan secara manual tidak memungkinkan institusi untuk mendapatkan

ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467 INFOMAN’S | 1

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

informasi mengenai kondisi ormawa dengan akurat, cepat, dan mudah. Untuk itu, diperlukan sistem
terkomputerisasi guna mendapatkan informasi yang efektif dan efisien. Sistem Informasi Organisasi
Mahasiswa berperan sebagai sarana pendukung jalannya keorganisasian secara digital dengan berbagai
fitur layanan yang saling terintegritas antar satu dengan yang lainnya. Sistem informasi ini dapat
memudahkan setiap ormawa dalam penyebaran informasi, kedisiplinan organisasi kemahasiswaan
dalam hal administrasi, juga mempercepat proses pengajuan proposal.

2. METODE PENELITIAN
Metoder yang digunakan dalam perancangan sistem informasi organisasi mahasiswa (SIOMAS)
berbasis website ini peneliti mengacu pada metode pengembangan perangkat lunak secara umum, yaitu
metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC). Metode ini berfungsi untuk
mengembangkan, memelihara dan menggunakan sistem yang mencakup beberapa tahapan, yaitu
sebagai berikut :

Requirements

Design

Implementation

Verification

Maintenance

Gambar 1 : System Development Life Cycle (SDLC)

Pengembangan Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa (SIOMAS) STMIK Sumedang berbasis

web ini dilakukan beberapa tahapan sesuai dengan pengembangan SDLC diatas.
1) Planning
Pada Tahap Perencanaan (Planning) ini terdapat 2 langkah, yaitu :
a. Studi Kelayakan berupa mengidentifikasi permasalahan, menentukan tujuan sistem,
menganalisa dan meneliti berbagai aspek tertentu suatu gagasan proyek, serta menentukan
teknik, operasional dan jadwal proyek).
b. Observasi dan Wawancara ke Organisasi Mahasiswa.
2) Analisys & Requirement
Pada tahap analisis dilakukan beberapa langkah, diantaranya :
a. Analisis Informasi yaitu mengenai Kegiatan Organisasi Mahasiswa STMIK Sumedang dan
proses administrasi Organisasi.
b. Analisis Pengguna yaitu menentukan kebutuhan pengguna, dalam hal ini pengguna Sistem
adalah perwakilan dari tiap Organisasi Mahasiswa.
c. Analisis Teknologi yaitu menentukan kebutuhan sistem baik software maupun hardware.
3) Design
Pada tahap desain dilakukan beberapa langkah, diantaranya :
a. Desain Arsitektur Sistem yaitu menggambarkan hubungan (relationship) antar komponen
sistem secara keseluruhan.

INFOMAN’S | 2 ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

b. Desain Basis Data yaitu menggambarkan hubungan relasi antar tabel dalam database Sistem
Informasi Organisasi Mahasiswa (SIOMAS) ini.
4) Implementation
Pada tahap ini mendapatkan hasil berupa prototype software. Prototype ini diuji sebelum
digunakan atau diimplementasikan di Organisasi Mahasiswa.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Kegiatan kemahasiswaan merupakan suatu bagian dari tolak ukur kehidupan kampus yang dinamis
dan organisasi mahasiswa adalah wadah dan sarana untuk menyalurkan kreatifitas dan potensi di bidang
penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian
pada masyarakat. Dan untuk pengelolaan administrasi organisasi mahasiswa di STMIK Sumedang
masih ini dilakukan secara manual yang mengakibatkan kesulitan untuk mengetahui kondisi organisasi
mahasiswa. Kondisi organisasi mahasiswa meliputi jumlah mahasiswa yang mengikuti organisasi,
agenda dari setiap organisasi, juga administrasi yang lainnya. Oleh karena itu diperlukan sistem untuk
pengelolaan administrasi organisasi mahasiswa.
Sistem yang dikembangkan diberi nama SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa) yang
berbasis web, aplikasi berbasis web ini dapat digunakan oleh organisasi untuk membantu dalam
administrasi juga informasi-informasi yang berkaitan dengan organisasi mahasiswa. Aplikasi ini juga
diharapkan dapat mengurangi lemahnya manajemen data yang sebelumnya sering terjadi dan menjadi
permasalahan di organisasi. Dan juga diharapkan menjadi langkah awal dalam penggunaan aplikasi
dalam suatu organisasi.

3.1 Pemodelan Sistem

3.1.1 Use Case Diagram
Untuk melihat proses yang dilakukan user terhadap sistem, maka dilakukan tahapan
pengembangan use case awal dalam bentuk use case diagram, sebagai berikut :

Gambar 2 : Use Case Diagram SIOMAS

ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467 INFOMAN’S | 3

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.1.2 Diagram Konteks

Gambar 3 : Diagram Konteks SIOMAS

Dalam sistem informasi ini terdapat 4 pengguna dengan hak akses yang berbeda sesuai
dengan peran jabatannya di organisasi. Hak akses diberikan sesuai dengan tugas anggotanya
masing-masing. Hak akses yang diberikan pada aplikasi ini mengacu berdasarkan pekerjaan dan
tanggung jawab anggota organisasi sebagai pengguna. Pekerjaan dan tanggung jawab anggota
inilah yang menjadi kebutuhan pengguna dalam aplikasi.

3.1.3 Data Flow Diagram

Aplikasi SIOMAS dideskripsikan dalam Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dengan 4
proses, yaitu proses pengelolaan organisasi mahasiswa, proses pengelolaan kegiatan, proses
pengelolaan laporan dan proses pengelolaan administrasi.

Gambar 4 : Data Flow Diagram level 0

INFOMAN’S | 4 ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.2 Implementasi Sistem

Secara garis besar, terdapat banyak proses yang dikerjakan organisasi dalam satu masa periode
kepengurusan. Begitu pula dengan aplikasi SIOMAS, dalam penelitian ini juga memberikan banyak
fungsi yang dapat dikerjakan didalamnya untuk membantu jalannya organisasi. Dan secara umum,
fungsi paling mendominasi dalam aplikasi ini ialah pengelolaan administrasi organisasi mahasiswa yang
mengefektifkan pengajuan proposal dengan cara tidak menggunakan kertas (paper less) sebelum
disetujui juga memudahkan pengarsipan dokumen dan mempercepat pencarian data organisasi
mahasiswa dan setiap organisasi mahasiswa bisa langsung mempublikasikan setiap kegiatannya karena
memiliki hak akses masing-masing, sehingga Informasi kegiatan dapat diketahui oleh seluruh
Mahasiswa.

3.2.1 Login Administrator

Halaman login terdapat 2 kolom username dan password untuk login sebagai administrator
dengan level dan hak akses masing-masing organisasi.

Gambar 5 : Halaman Login SIOMAS

3.2.2 Halaman Administrator

Dalam halaman administrator terdapat submenu dan info mengenai data yang telah
dimasukan seperti jumlah proposal, agenda, rekap data, dan data pengguna atau organisasi serta
terdapat fitur chat grup dan menu lainnya.

Gambar 6 : Halaman Dashboard SIOMAS

ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467 INFOMAN’S | 5
Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.2.3 Rekap Anggota Organisasi

Dalam rekap organisasi admin bisa melihat anggota organisasinya dan bisa mengedit
informasi anggotanya, lalu disebelah kanan terdapat informasi mengenai organisasi seperti visi
misi,proker,agenda,dan berkas mengenai organisasi.

Gambar 7 : Halaman Anggota Organisasi

3.2.4 Fitur Agenda

Dalam fitur agenda, admin dapat melihat dan mengedit informasi agenda yang akan di
laksanakan oleh organisasi untuk selanjutnya data agenda tersebut akan muncul di halaman utama
website sehingga diketahui oleh organisasi lainnya.

Gambar 8 : Halaman Agenda SIOMAS

INFOMAN’S | 6 ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.2.5 Fitur Artikel

Dalam fitur artikel admin dapat membuat artikel yang akan di publikasikan dalam halaman
utama website . Dengan memilih kategori, artikel bisa diklarifikasikan sesuai kategori masing-
masing sehingga penyusunan post artikel lebih tersusun dengan baik.

Gambar 9 : Halaman Artikel SIOMAS

3.2.6 Fitur Buat Surat

Dalam fitur buat surat, admin dapat membuat surat dengan memilih template sesuai perihal
surat yang nantinya bisa langsung dicetak atau ekspor ke dokumen dan disebelah kanan terdapat
fitur info jenis surat prosedur dan berkas

Gambar 10 : Halaman Buat Surat SIOMAS

ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467 INFOMAN’S | 7

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.2.7 Fitur Pengajuan Proposal

Untuk fitur pengajuan proposal admin organisasi dapat mengajukan proposal dengan
format yang telah di tentukan di bagian sisi kanan, dan tinggal menunggu di verifikasi

Gambar 11 : Halaman Pengajuan Proposal SIOMAS

3.2.8 Halaman Data Pengajuan

Dalam halaman data pengajuan admin mengedit status pengajuan proposal yang di ajukan
oleh organisasi admin juga dapat di menghapus pengjuan proposal tersebut.

Gambar 12 : Halaman Data Pengajuan Proposal

INFOMAN’S | 8 ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467

Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Januari (2020)

3.2.8 Halaman Utama (Frontend)

Tampilan halaman utama yang memiliki beberapa fitur seperti list
organisasi,agenda,berita,download dan tentang SIOMAS

Gambar 13 : Halaman Utama SIOMAS

4. KESIMPULAN
Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa (SIOMAS) dibangun untuk memudahkan pelayanan
administrasi dalam keorganisasian serta membuat informasi kemahasiswaan dan organisasi lebih mudah
dilihat dalam website SIOMAS, sehingga kendala yang terjadi selama ini menjadi terbantu. Penerapan
Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa (SIOMAS) ini akan berjalan baik jika ada dukungan dari semua
pihak organisasi yang terkait.
Manfaat yang didapat dari sistem ini diantaranya adalah :
 Mempermudah dalam pembuatan surat yang sesuai dengan pedoman.
 Mengefektifkan pengajuan proposal dengan cara tidak menggunakan kertas (paper less)
sebelum disetujui.
 Mempercepat proses persetujuan dan penyampaian proposal.
 Memudahkan pengarsipan dokumen dan mempercepat pencarian data ORMAWA.
 Setiap Organisasi Mahasiswa bisa langsung mempublikasikan setiap kegiatannya karena
memiliki hak akses masing-masing, sehingga Informasi kegiatan dapat diketahui oleh seluruh
Mahasiswa.
 Administrasi ORMAWA dapat dilakukan secara digital atau terkomputerisasi.

REFERENSI
[1] A. A. Wahid, A. Rosyadah, H. F. Mulany, and R. Nugraha, “Proposal Proyek Perangkat Lunak ‘ SIOMAS
( Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa ) STMIK Sumedang Berbasis Web ,’” 2019.
[2] D. P. Y. Ardiana, I. W. D. Suryawan, and E. Hartono, “Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi
Organisasi Kemahasiswaan di STMIK Stikom Indonesia,” J. Teknol. Inf. dan Komput., vol. 4, no. 2, pp.
156–165, 2018.
[3] Buku Pedoman Organisasi Kemahasiswaan STMIK Sumedang

ISSN : 1978-3310 ǀ E-ISSN : 2615-3467 INFOMAN’S | 9