I.

Gambaran umum

Arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi wajib dikelola

sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Sesuai dengan
ketentuan Undang-Undang 43 tahun 2009 arsip adalah “Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara”. Pengelolaan arsip merupakan siklus dimulai dari proses
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan hingga penyusutan arsip

Sebagai bentuk keseriusan Kemendikbudristek dalam mengelola arsip

dengan baik dan menyelamatkan arsip bersejarah bidang Pendidikan,
Kebudayaan, Riset dan Teknologi dibuktikan dengan diperolehnya beberapa
penghargaan dari Arsip Nasional Republik Indonesia

Perkembangan Teknologi dan Informasi saat ini berdampak pada

pengelolaan kearsipan Kemendikbudristek dimana yang sebelumnya arsip
dikelola secara manual bergeser pada era Digital, sehingga secara khusus
dibutuhkan suatu sistem pengelolaan arsip/dokumen yang baru, yang
dapat mengintegrasikan pengelolaan arsip secara simultan di beberapa
lokasi dan oleh beberapa pegawai, tanpa dipengaruhi oleh jarak dan
waktu.

Di era digitalisasi 4.0, proses penciptaan, pemeliharaan hingga

penyusutan arsip juga telah disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
Arsip tidak lagi hanya berbentuk fisik atau tekstual melainkan juga dalam
bentuk elektronik. Terciptanya naskah dinas elektronik dengan
menggunakan tandatangan elektronik menggambarkan kemajuan teknologi
dalam proses penciptaan arsip. Penyertaan teknologi dalam proses
penggunaan dan pemeliharaan arsip diterapkan melalui penggunaan
aplikasi Sistem Naskah Dinas Elektronik yang digunakan dalam proses
temu balik atau automasiotomasi dan layanan arsip. Serta dalam proses
penyusutan arsip, teknologi berperan dalam proses penyeleksian arsip yang
dapat menjadi sumber informasi bagi arsip yang telah habis masa
retensinya dan berketerangan pemanen dan memiliki nilai
berkelanjutan/kesejarahan.

Dilihat dari sisi organisasi, Kemendikbudristek merupakan sebuah

lembaga negara atau kementerian yang sangat besar dengan unit kerja yang
cukup banyak dan memiliki karakteristik yang beragam. Sehingga dalam
mendukung kegiatan administrasi di berbagai hal, Kemendikbudristek
membangun sistem yang integratif, efektif dan efisien yaitu Sistem Naskah
Dinas Elektronik. Sistem Naskah Dinas Elektronik sudah di pergunakan
oleh seluruh unit kerja Kemendikbudristek sejak tahun 2011 sampai
dengan saat ini. Aplikasi ini merupakan aplikasi kearsipan yang
mengakomodasi proses penciptaan hingga penyusutan arsip. Hal tersebut
sebagai bukti bahwa Kemendikbudristek telah melaksanakan amanat UU
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pPasal 32 dimana Pencipta Arsip dan
Lembaga Kearsipan menyediakan sarana dan prasarana pengelolaan,
dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi.

Sejak tahun 2017 hingga saat ini, Kemendikbudristek terus

mengembangkan aplikasi yang meliputi penyesuaian terhadap perubahan
nomenklatur organisasi Kemendikbudristek, penyempurnaan fitur-fitur
yang user friendly, penerapan otomatisasi 3 instrumen kearsipan, dan
penyesuaian terhadap Standar Kualitas Hasil Kerja.

Oleh karena itu dalam rangka menjamin dan menjaga kelancaran

pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Kemendikbudristek . mohon
kiranya Kementerian Komunikasi dan Informatika dapat mermberikan
persetujuan penggunaan Sistem Naskah Dinas Elektronik