LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR
DI KANTOR BAPPEDA REMBANG

Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat pada mata Kuliah Kerja Praktek pada program
studi Teknik Informatika - S1 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro

Disusun Oleh :

Nama : Danisa Murtiana Susanti

NIM : A11.2019.12065
Program Studi : Teknik Informatika

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2022
 PERSETUJUAN PEMBIMBING KERJA PRAKTEK

SISTEM MANAJEMEN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI KANTOR BAPPEDA REMBANG

Disusun oleh :

Nama : Danisa Murtiana Susanti

NIM : A11.2019.12065
Program Studi : Teknik Informatika

Telah di perikasa dan disetujui oleh pembimbing kerja praktek guna mencapai gelar Sarjana Komputer
Strata Satu pada Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswatoro Semarang.
Semarang, 06 Juli 2022

Menyetujui

Penyelia Pembimbing Kerja Praktek

Sri Suryandari, S.Sos Danang Wahyu Utomo, M.Kom

 ABSTRAK

Manajemen surat pada suatu instansi merupakan suatu hal yang penting untuk
diperhatikan supaya surat terdata secar terstruktur serta dapat menghindari kerusakan atau
kehilangan surat. Kantor Bappeda Rembang memiliki wewenang untuk melaksanakan
sebagian tugas pemerintah di bagian Perencanaan Pembangunan Daerah. Pada bagian
manajemen surat masih tergolong sederhana sehingga dirasa kurang efektif. Dari
permasalahan tersebut maka dibangunlah sistem informasi manajemen surat masuk dan
surat keluar supaya lebih efektif. Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk
menyimpan menggunakan Database MYSQL. Selain itu untuk menambah keamanan sistem
maka bisa diakses oleh admin dan setiap bidang yang telah diberikan hak akses.

Kata kunci: Manajemen, PHP, MYSQL

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas segala berkatyang telah diberikan-Nya,
sehingga Laporan Kerja Praktek ini dapat diselesaikan.

Laporan Kerja Praktek dengan judul “Sistem Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar di
Kantor Bappeda Rembang” ini ditunjukkan untuk memenuhi sebagian persyaratan akademik
guna menyelesaikan studi di Program Studi Teknik Informatika Strata Satu Universitas Dian
Nuswantoro Semarang.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan, bantuan, dan doa dari berbagai pihak, Laporan
Kerja Praktek ini tidak akan dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Oleh karena itu,
penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu dalam proses penulisan Laporan Kerja Praktek, yaitu kepada:

1. Prof. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.kom, selaku Rektor Universitas

Dian Nuswantoro
2. Dr. Abdul Syukur, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer
3. Dr, Muljono S.Si, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika-S1
4. Danang Wahyu Utomo, M.Kom selaku pembimbing kerja praktek yang telah memberikan
bimbingan dan banyak memeberikan masukan kepada penulis.
5. Ibu Sri Suryandari selaku pembimbing di Kantor Bappeda Rembang
6. Papa, mama, dan kakak yang telah memberikan dukungan moral, doa, dan kasih sayang.
7. Semua pihak yang namanya tidak bisa disebutkan satu per satu

Akhir kata, penulis menyadari bahwa mungkin masih terdapat kekurangan dalam laporan
kerja praktek ini. Oleh karena itu, kritik dan saran dari pembaca sangat bermanfaat bagi
penulis. Semoga laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
membaca.
Semarang, 2022

Danisa Murtiana Susanti

iv
 DAFTAR ISI

LAPORAN KERJA PRAKTEK ............................................................................................... i

PERSETUJUAN PEMBIMBING KERJA PRAKTEK ...........................................................ii
ABSTRAK ..............................................................................................................................iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................................ iv
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ v
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................................2
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................................2
1.3 Batasan Masalah .......................................................................................................... 2
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................. 3
2.1 Manajemen...................................................................................................................3
2.2 PHP..............................................................................................................................3
2.3 MySQL........................................................................................................................4
2.4 Web Server Xampp......................................................................................................4
2.5 Metode Waterfall.........................................................................................................4
2.6 Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar....................................................6
BAB III TEMPAT KERJA PRAKTEK .................................................................................10
3.1 Gambaran Tempat Kerja Praktek...............................................................................10
3.2 Visi dan Misi..............................................................................................................10
3.3 Struktur Organisasi....................................................................................................11
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................... 12
4.1 Metode Pengumpulan Data ....................................................................................... 12
4.2 Analisis Kebutuhan Sistem ........................................................................................12
4.3 Perancangan Sistem ...................................................................................................14
4.4 Use Case Diagram ..................................................................................................... 14
4.5 Activity Diagram ....................................................................................................... 16
4.6 Perancangan Basis Data .............................................................................................26
4.7 Implementasi Sistem ..................................................................................................26
BAB V PENUTUP .................................................................................................................41
5.1 Kesimpulan ................................................................................................................41

v
 5.2 Saran...........................................................................................................................41
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 42
LAMPIRAN ........................................................................................................................... 43

vi
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen surat adalah kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan dokumen surat
sampai pengiriman surat. Biasanya digunakan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan dan organisasi perseorangan. Kantor Bappeda Rembang
membagi kelompok surat menjadi dua jenis yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat
masuk adalah surat yang masuk ke dalam instansi/perusahaan dari pihak eksternal
maupun pihak internal, sedangkan surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu
instansi/perusahaan ke instansi/perusahaan lainnya.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Bappeda Rembang
melibatkan banyak kertas yang haus diisi untuk mencatat dan mengelompokkan surat
masuk maupun surat keluar. Contohnya ketika ada surat masuk, maka petugas yang jaga
akan menuliskan di buku agenda surat masuk dan lembar disposisi akan di serahkan
kepada kepala instansi untuk diberikan intruksi selanjutnya. Kemudian surat dan lembar
disposisi tersebut kembali lagi ke petugas dan petugas akan melanjutkan proses sesuai
intruksi yang sudah di berikan kepada kepala instansi.
Banyaknya berkas yang harus diisi tentunya banyak juga kertas yang digunakan. Hal
ini sangat berpengaruh dalam keamanan surat karena jika tidak dikelola dengan baik
kertas bisa rusak atau hilang. Penyimpanan informasi surat dengan cara menulis di
jurnal mengakibatkan penulis laporan datanya harus di hitung satu pe satu. Misalnya
menentukan berapa surat yang masuk pada bulan Januari, petugas akan menghitung satu
persatu jumlah surat yang berada pada tempat penyimpanan. Apalagi jika petugas
disuruh untuk mencari surat yang memiliki kata kunci tertuntu, maka petugas harus
mencarinya satu per satu.
Sistem Informasi Manajemen Surat Di Bappeda Rembang dapat membantu petugas
untuk memasukkan berkas dengan cepat dan akurat. Sehingga resiko berkas yang hilang
maupun rusak tidak terlalu besar masalahnya. Petugas juga sangat terbantu dalam
pembuatan laporan karena surat masuk maupun surat keluar disimpan sesuai kategori
surat yang ada.

1
1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah diambil berdasarkan latar belakang masalah yang sudah di

uraikan di atas yaitu bagaiman membangun sebuah sistem manajemen surat yang dapat
mengelola surat masuk maupun keluar di kantor Bappeda Rembang secara efektif.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam penelitian ini yaitu:

a. Sistem tersebut hanya bisa digunakan oleh kantor Bappeda Rembang
b. Sistem tersebut dibangun menggunakan database MySQL
c. Sistem tersebut hanya digunakan oleh petugas dan semua user

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitiannya yaitu:

a. Membangun Sistem Informasi Manajemen Surat yang dapat menyampaikan informasi

secara singkat, jelas dan mudah untuk di mengerti/dipahami.
b. Membangun Sistem Informasi Manajemen Surat berdasarkan prosedur dari Kantor
Bappeda Rembang.
1.5 Manfaat Penelitian
Dalam pelaksanaan penelitian terdapat beberapa manfaat dari pengguna sistem yaitu :
a. Mengurangi resiko kerusakan file pada surat masuk maupun surat keluar
b. Mengurangi penggunaan kertas dalam pengisian data surat.
c. Mempermudah petugas dalam membuat laporan perbulan.

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen
Manajemen merupakan seni untuk melaksanakan dan mengatur. Hal tersebut yang
mendasari manajemen sebagai seni mengelola dan mengatur agar tersusun secara rapi.
Manajemen juga sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas suatu kerja
organisasi. Adapun orang yang mengatur, merumuskan, dan melaksanakan berbagai
tindakan manajemen disebut manajer.
Harold Kontz dan Cyril O’donnel (1980) mengatakan bahwa manajemen adalah
usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Manajer mengadakan
koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian. Dengan demikian, manajemen
mangacu pada suatu proses mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan
kerja untuk diselesaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain. Proses
menggambarkan fungsi-fungsi manajemen berjalan sesuai dengan tupoksinya masing-
masing.
2.2 PHP
PHP adalah bahasa pemrograman yang berfungsi untuk membuat website dinamis
maupun aplikasi web. PHP ditulis (diciptakan) oleh Rasmus Lerdorf, seorang software
engineer asal Greenland sekitar tahun 1995. Untuk menjalankan, PHP membutuhkan
server web, yang menangani file php dan mengirimkan hasil pemrosesan ke browser
klien untuk ditampilkan. Oleh karena itu, PHP Termasuk server-side scripting. Salah
satu contoh aplikasi yang bisa di gunakan oleh PHP yaitu Blog, Toko Online, CMS.
Menurut Supono & Putratama (2018: 1) mengemukakan bahwa “PHP (PHP:
hypertext preprocessor) adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk
menterjemahkan basis kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh
komputer yang bersifat server-side yang ditambahkan ke HTML”

2.3 MySQL

MySQL adalah sebuah database manajemen system (DBMS) popular yang

memiliki fungsi sebagai relational database manajemen system (RDBMS). DBMS
merupakan aplikasi yang dipakai untuk mengelola basis data.

3
 Kustiyahningsih & Anamisa (2011:145), “MySQL adalah sebuah basis data yang
mengandung satu atau jumlah table. Table terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris
menggandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris
mengandung satu atau sejumlah tabel”.

2.4 Web Server XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak yang mendukung banyak sistem operasi. Xampp
sangat mudah di aplikasikan ke dalam komputer yang belum memiliki server. Fungsinya
adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache
HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa
pemrograman PHP dan Perl.
Menurut MADCOMS(2016) “Xampp adalah sebuah paket kumpulan software
yang terdiri dari Apache, MySQL, PhpMyAdmin, PHP, Perl, Filezilla, dan
lain.”Xampp berfungsi untuk memudahkan instalasi lingkungan PHP, di mana
biasanya lingkungan pengembangan web memerlukan PHP, Apache, MySQL dan
PhpMyAdmin, tampilan Xampp.

2.5 Metode Waterfall

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini

menggunakan model waterfall menurut(Pressman, 2010)mengemukakan “model
waterfallatau biasa disebut klasik Life Cycleadalah model klasik yang bersifat
sistematis, berurutan
Metode Waterfall merupakan pendekatan SDLC paling awal yang digunakan
untuk pengembangan perangkat lunak. Urutan dalam Metode Waterfall bersifat serial
yang dimulai dari proses perencanaan, analisa, desain, dan implementasi pada sistem.
Tahap-tahap melakukan metode waterfall yaitu :

4
1. Requirement Analysis
Sebelum melakukan pengembangan perangkat lunak, seorang
pengembang harus mengetahui dan memahami bagaimana informasi kebutuhan
penggguna terhadap sebuah perangkat lunak. Metode pengumpulan informasi ini
dapat diperoleh dengan berbagai macam cara diantaranya, diskusi, observasi,
survei, wawancara, dan sebagainya.
2. Design
Informasi mengenai spesifikasi kebutuhan dari tahap Requirement
Analysis selanjutnya di analisa pada tahap ini untuk kemudian diimplementasikan
pada desain pengembangan. Perancangan desain dilakukan dengan tujuan
membantu memberikan gambaran lengkap mengenai apa yang harus dikerjakan.
Tahap ini juga akan membantu pengembang untuk menyiapkan kebutuhan
hardware dalam pembuatan arsitektur sistem perangkat lunak yang akan dibuat
secara keseluruhan.
3. Implementation
Tahap implementation and unit testing merupakan tahap pemrograman.
Pembuatan perangkat lunak dibagi menjadi modul-modul kecil yang nantinya
akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Disamping itu, pada fase ini juga
dilakukan pengujian dan pemeriksaan terhadap fungsionalitas modul yang sudah
dibuat, apakah sudah memenuhi kriteria yang diinginkan atau belum.
4. Verification
Setelah seluruh unit atau modul yang dikembangkan dan diuji di tahap
implementasi selanjutnya diintegrasikan dalam sistem secara keseluruhan. Setelah
proses integrasi selesai, selanjutnya dilakukan pemeriksaan dan pengujian sistem
secara keseluruhan untuk mengidentifikasi kemungkinan adanya kegagalan dan
kesalahan sistem.
5. Maintenance
Pada tahap terakhir dalam Metode Waterfall, perangkat lunak yang sudah
jadi dioperasikan pengguna dan dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan
memungkinkan pengembang untuk melakukan perbaikan atas kesalahan yang
tidak terdeteksi pada tahap-tahap sebelumnya. Pemeliharaan meliputi perbaikan
kesalaha, perabikan implementasi unit sistem, dan peningkatan dan penyesuaian
sistem sesuai dengan kebutuhan.

5
2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat yang masuk ke kantor Bappeda rembang akan di terima oleh petugas yang
kemudian petugas akan mengolah data pada bagian transaksi surat masuk. Pada bagian
transaksi surat masuk terdapat No. Agenda Kode, Perihal File, Asal Surat, No. Surat,
Tgl Surat Tindakan. Disposisi surat adalah petunjuk atas tindak lanjut dari surat masuk.
Pada disposisi surat terdapat bagian-bagian yang harus di isi oleh petugas yaitu sebagai
berikut:
1. nomor agenda
2. asal surat
3. nomor surat
4. Perihal
5. tanggal agenda
6. tanggal surat
7. Tujuan surat
8. Tanda tangan
Setelah petugas mengisi data dan diberikan kepada kepala instansi untuk di cek
isi surat dan surat tersebut akan diberikan kepada bidang apa. Di dalam bappeda
rembang terdapat 5 bidang yaitu:
1. Sekretariat
2. Bidang Pendalev
3. Bidang PPM
4. Bidang IKPSDA
5. Bidang Litbang

6
 Mulai

Perintah Tidak
penerusan Berkas surat di
surat simpan oleh
Surat Masuk
petugas

Petugas yang menerima

1. Mengisi buku surat Ya Selesai
2. Mengisi lembar disposisi surat
3. Menyerahkan surat masuk dan Petugas memberikan
lembar disposisi kepada kepala surat tersebut kepada
instansi bidang yang
bersangkutan

Kepala Intansi
1. Menerima surat
2. Membaca surat
3. Mengisi intruksi selanjutnya pada
lembar disposisi
4. Memberi tanda tangan/paraf pada
lembar disposisi

Petugas menambahkan pada disposisi

surat yaitu diteruskan untuk siapa,
batas waktu, sifat surat, dan catatan

Gambar 2.2 Alur kerja Surat Masuk

Jika surat tersebut di perlukan balasan atau Kantor Bappeda Rembang ingin mengirim
surat kepada instansi lainnya di perlukan surat keluar. Surat keluar biasanya di buat
oleh petugas dan di serahkan kepada kepala instansi maupun sekretariat untuk di
tanda tangani. Tanda tangan tersebut bukti bahkan surat keluar itu benar adanya.
Setelah itu petugas memberikan kode klasifikasi surat dan petugas mengisi buku
agenda surat keluar. Surat keluar hampir sama dengan surat masuk, jika surat keluar

7
diisi dengan tujuan surat sedangkan surat masuk terdapat asal surat. Alur surat keluar
dapat di lihat pada gambar 2.3

mulai

1. Jika diperlukan surat balasan pada

surat masuk
2. Membuat surat keluar yang untuk
di berikan kepada instansi lainnya

Petugas
1. Membuat surat tujuan keluar
kantor
2. Kepala instansi mengecek dan
memberikan tanda tangan/paraf
pada surat

Sekretariat memberikan tanda

tangan/ paraf pada surat keluar

Petugas
1. Menggandakan surat (jika
diperlukan)
2. Mengirim surat sesuai dengan
tujuan

Berkas surat keluar disimpan

Selesai

Gambar 2.3 Alur Surat Keluar

8
Lembar disposisi surat biasanya menggunakan kertas NCR (Non Carbon Required).
Kertas NCR merupakan kertas yang tembus warna tanpa karbon. kertas ini memiliki 2
lembar, lembar bagian bawah merupakan salinan dari lembar atas jika di tulis. Lembar
disposisi surat memiliki 2 lembar yaitu:
1. Lembar putih untuk bagian atas. Lembar putih akan di gabungkan bersama surat
2. Lembar kuning untuk bagian bawah. Lembar kuning akan di simpan oleh petugas.
Lembar surat masuk/keluar memiliki 2 lembar yaitu:
1. Lembar putih bagian atas. Lembar putih akan di gabungkan bersama surat.
2. Lembar merah pada bagian bawah. Lembar merah akan di simpan.
Pada lembar warna kuning dan merah disimpan oleh petugas agar mudah untuk
mencari surat tertentu. Petugas dapat melihat kode surat dan nomor urut surat yang
sudah di tulis di tempat penyimpanan surat.
Penjelasan diatas memiliki kelemahan dan kerugian dalam hal surat menyurat.
Kelemahannya yaitu:
1. Banyak kertas yang digunakan.
2. Harus memiliki banyak tempat untuk menyimpan surat tersebut.
3. Lembar kertas bisa saja hilang atau rusak.
4. Karna banyaknya surat yang masuk maupun keluar, petugas harus mengingat
kode atau nomer urut surat. Hal itu sangat memakan waktu.

9
 BAB III

TEMPAT KERJA PRAKTEK

3.1 Gambaran Tempat Kerja Praktek

Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah

kabupaten Rembang atau disingkat (BAPPEDA) merupakan instansi yang
mempunyai tanggung jawab untuk membangun, meneliti, dan mengembangkan
daerah khususnya di kabupaten Rembang. Bappeda Rembang memiliki lokasi di
Jl. Diponegoro No. 85 Rembang, Jawa Tengah.
Kedudukan dan stuktur organisasi Bappeda Rembang berada pada salah
satu pasal yaitu pasal 2 yang berisikan tentang Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah merupakan unsur pelaksana fungsi penunjang urusan pemerintahan
bidang perencanaan dan bidang penelitian dan pengembangan. Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah dipimpin oleh Kepala Badan yang
berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah.
Tugas dan Fungsi Bappeda Rembang berada pada salah satu pasal yaitu
pasal 4 yang berisikan tentang Badan mempunyai tugas membantu Bupati
melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintahan bidang Perencanaan dan
bidang Penelitian dan Pengembangan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas
pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah.

3.2 VISI dan MISI

Bappeda kabupaten Rembang memiliki Visi dan Misi yaitu :

Visi :
Mewujudkan Rembang Gemilang 2026.
Gemilang sendiri diartikan sebagai GEMati, gampIL, dan gamblANG.
Gemati adalah terwujudnya Rembang yang ngopeni dan ngayomi warganya
untuk mencapai terwujudnya masyarakat yang sehat, terdidik, memiliki
kemampuan ekonomi memadai sehingga dapat mengembangkan kehidupan
sosial dan spiritualnya. Gampil adalah pembangunan kapasitas sumberdaya
manusia dan penanganan secara optimal potensi sumber daya alam yang

10
 menempatkan prinsip gampil atau mudah diakses oleh masyarakat, sebagai pilar
untuk membangun soliditas birokrasi dan masyarakat. Gamblang adalah
terwujudnya regulasi yang mampu mendukung peningkatan pelayanan dan
kehidupan sosial ekonomi yang didasari atas prinsip yang gamblang, cetho,
transparan, terukur dan akuntable sehingga dapat dipahami oleh semua pihak.
Misi :
1. Mengembangkan profesionalisasi, modernisasi organisasai dan tata kerja
birokrasi
2. Mengembangkan sumber daya manusia yang semakin berkualitas dan
terproteksi jaminan sosial
3. Membangun infrastruktur dan ketahanan ekonomi untuk pertumbuhan
berkualitas dan berkeadilan
4. Mengembangkan kemandirian desa berbasis potensi lokal

3.3 Stuktur Organisasi

Di Bappeda Rembang memiliki struktur Organisasi yaitu:

11
 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Metode Pengumpulan Data

Penulis menggunkan metode observasi dan wawancara dalam pengumpulan
data :
1. Observasi
Pengumpulan data dengan cara melihat dan mengamati secara
langsung ke Kantor Bappeda Rembang pada tanggal 16 Februari 2022.
Mengamati bagaimana cara kerja manajemen surat. Berdasarkan pengamatan
yang telah dilakukan manajemen surat di kantor bappeda rembang masih
menggunakan metode manual yaitu dengan mengisi daftar surat masuk, lembar
disposisi dan kartu pengendalian surat.
2. Wawancara
Pengumpulan data selanjutnya yaitu melakukan tanya jawab dengan
petugas yang memegang manajemen surat. Wawancara di lakukan oleh Ibu
Cipuk selaku ketua sekretariat Bappeda Rembang pada tanggal 18 Februari
2022. Hasil dari wawancara oleh petugas penulis di utus untuk membuat
manajemen surat berbasis web agar resiko kehilangan atau kerusakan surat
tidak terlalu besar.

4.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Pada analisis kebutuhan sistem untuk membangun manajemen surat masuk

dan surat keluar dibutuhkan beberapa aspek yaitu kebutuhan proses, kebutuhan
masukan, kebutuhan keluaran, dan kebutuhan antar muka. Proses yang di
butuhkan ada sembilan untuk membangun manajemen surat masuk dan surat
keluar yaitu login, surat masuk, disposisi surat, surat keluar, buku agenda, galeri
file, referensi, pengaturan, dan admin. Proses login digunakan pengguna untuk
masuk ke dalam website manajemen surat. Surat masuk digunakan untuk
menginput data surat masuk yang berisikan nomer agenda kode, perihal surat,
asal surat, tanggal surat, tindakan.

12
Disposisi surat digunakan untuk mengolah data surat. Surat keluar digunakan
untuk memasukkan data surat keluar yang berisikan nomer agenda kode, perihal
file, tujuan, nomer surat tanggal surat. Buku agenda digunakan untuk mencetak
agenda surat yang sudah tersimpan bisa mencarinya menggunakan tanggal surat.
Galeri file gunanya untuk menyimpan atau mencari file surat yang sudah di
scan/di foto oleh petugas. Referensi berisikan klasifikasi surat yaitu untuk
menambahkan kode surat atau mencari kode surat. Pengaturan bisa di gunakan
untuk backup data, restore data, mengatur atau mengubah nama instansi, dan bisa
menambah user jika diperlukan, Admin berisikan profil, ubah password dan
logout. Perinciannya bisa di lihat tabel 4.1

No. Proses Masukan Keluaran Antarmuka

1. Login User dan Informasi Halaman login
password tentang login
2. Surat Masuk Nomer agenda, Surat masuk Halaman surat
(Menambah, asal surat, nomer berbentuk pdf masuk, halaman
mengubah, surat, perihal, tambah data,
mengedite, kode klasifikasi, halaman
Mencetak, dan tanggal agenda, edit,print,disposisi
menghapus) tanggal surat, dan delete data.
keterangan, file
gambar surat
3. Disposisi surat Tujuan disposisi, Disposisi surat Halaman disposisi
(menambah, edite isi disposisi, batas ini berbentuk surat, halaman
dan hapus) waktu, catatan, pdf tambah disposisi,
dan pilihan sifat halaman edite
disposisi. disposisi, halaman
hapus disposisi.
4. Surat Keluar Nomor agenda, Surat keluar Halaman surat
(Menambah, tujuan surat, ini berbentuk keluar, Halaman
mengubah, tanggal surat, pdf surat masuk,
mengedite, perihal surat, kode halaman tambah
Mencetak, dan klasifikasi, nomor data, halaman

13
 menghapus) surat, edit,print,disposisi
sekretariat/bidang, dan delete data.
file gambar surat
5. Buku agenda ( cetak Mencari surat File surat yang Dari tanggal,
surat masuk dan masuk maupun sudah di sampai tanggal,
surat keluar surat keluar masukan tampilkan, cetak
menggunakan berbentu pdf
tanggal surat
6. Galeri file (galeri Mencari file surat Foto/scan Dari tanggal,
file surat masuk dan masuk dan surat surat masuk sampai tanggal,
surat keluar) keluar yang sudah dan surat dan lihat detail
di scan/difoto. keluar tersebut file
Terdapat lihat berbentuk pdf
detail file pada
bagian bawah
7. Referensi/klasifikasi kode, uraian, Klasifikasi Kode, nama,
surat (tambah data, nama surat ini uraian, tindakan
edite data, import berbentuk
data, pencarian) exel/*csv

4.3 Perancangan Sistem

Setelah kebutuhan terpenuhi, penulis dapat mengetahui proses dalam

pengolahan data surat masuk dan surat keluar. Perancangan sistem meliputi use
case diagram, activity diagram

4.4 Use Case Diagram

Use Case diagram adalah gambaran dari sebuah sistem dengan lingkungannya.
Menjelaskan tentang aktivitas sistem dengan memberikan penjelasan singkat yang
mudah dipahami. Sistem yang dimaksud adalah admin, petugas yang memegang
manajemen surat dan bidang lainnya yang di berikan password dan user oleh
admin. Rancangan use case diagram dapat dilihat pada gambar 4.2!

14
 Gambar 4.2 Use Case Diagram

Pada gambar 4.2 menunjukkan ada satu admin yang menjadi operator manajemen
surat masuk dan surat keluar. Admin tersebut adalah petugas pengelolaan surat.
Pada manajemen surat masuk dan surat keluar meiliki sembilan use case diagram
yaitu :
1. UCD-01. Proses login untuk semua pengguna sistem yang sudah diberikan
hak akses.
2. UCD-02. Surat masuk adalah tugas dari pengelolaan surat dimana petugas
bisa menambahkan, menghapus, mengedit, mengeprint.
3. UCD-03. Disposisi surat dimana petugas pengelolaan surat dan kepala
instansi bisa menambah, mengedit, menghapus, mengeprint
4. UCD-04. Surat keluar adalah proses dimana petugas, kepala instansi,
sekretariat bisa menambah, menghapus, mengedit, mengeprint

15
 5. UCD-05. Buku agenda adalah proses dimana petugas, kepala instasi,
sekretariat, semua bidang bisa mencari letak surat yang sudah tersimpan
dengan tanggal.
6. UCD-06. Galeri surat adalah proses dimana petugas, kepala instansi,
sekretariat, semua bidang bisa melihat foto/file surat yang sudah tersimpan
7. UCD-07. Klasifikasi surat adlah proses dimana petugas, kepala instansi,
sekretariat, dan semua bidang bisa menambahkan, menghapus, mengedit
8. UCD-08.Pengaturan adalah proses dimana petugas pengelolaan surat dapat
mengubah nama instansi, mengubah password semua bidang, backup data,
restore data.
9. UCD-09. Logout adalah proses dimana petugas pengelolaan surat dapat
mengubah profile, password manajemen surat dan keluar dari sistem

4.5 Activity Diagram

Activity Diagram adalah diagram yang menjelaskan alur kerja sistem di

Kantor Bappeda Rembang. Activity diagram akan dikembangkan oleh penulis
agar user paham tentang alur kerja manejemen surat masuk dan surat keluar.
Terdapat sembilan activity diagram sesuai dengan use case diagram yang sudah
dirancang. Berikut adalah rancangan activity diagram Sistem informasi
manajemen Surat masuk dan Surat Keluar di Kantor Bappeda Rembang :
1. Activity Diagram Proses Login (UCD-01)
Activity proses login menjelaskan cara masuk ke dalam manajemen
surat masuk dan surat keluar. Dengan mengisi username dan password terlebih
dahulu. Rancangan Activity diagram bisa dilihat pada gambar 4.3!

16
 Mengetik Menampilkan
Localhost/simba halaman login

Tidak

Memasukkan
username dan

Validasi
Ya

Masuk ke halaman
utama sistem

17
2. Activity Diagram Surat Masuk (UCD-02)
Activity Diagram surat masuk menjelaskan bagaimana cara memasukkan
data surat yang di lakukan oleh petugas pengolahan surat masuk. Kepala instansi
melakukan pengecekan surat tersebut benar atau tidak.

18
3. Activity Diagram Disposisi Surat (UCD-03)
Activity diagram disposisi surat menjelaskan alur kerja sistem yang
dikerjakan oleh user dalam mengelola data disposisi surat yaitu melihat data,
menambah data, mengedit data, menghapus data pada disposisi surat. Data disposisi
surat untuk memberi instruksi dari kepala instansi terhadap surat masuk di Bappeda
Rembang. Rancangan activity diagram manajemen surat masuk dapat dilihat pada
gambar 4.5!

19
4. Activity Diagram Surat keluar (UCD-04)
Activity diagram surat keluar menjelaskan mengenai alur dalam pengelolaan
surat keluar untuk menambah data, mengedite data, menghapus data. Laporan surat
keluar berisi rincian data surat masuk pada waktu rentang yang sesuai dengan yang
diinput oleh user. Rancangan surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.6!

20
5. Activity Diagram Buku Agenda (UCD-05)
Ketika sudah login, maka sistem akan menampilan pada halaman utama
yang kemudian petugas memilih beberapa menu, diantaranya buku agenda.

21
6. Activity Diagram Galeri Surat (UCD-06)
Ketika sudah login, maka sistem akan menampilan pada halaman utama
yang kemudian petugas memilih beberapa menu, diantaranya galeri surat.

22
7. Referensi/Klasifikasi surat (UCD-07)
Ketika sudah login, maka sistem akan mengarahkan pada halaman
utamayang kemudian petugas akan memilih beberapa menu diantaranya
referensi/klasifikasi surat.

23
8. Pengaturan (UCD-08)
Ketika sudah login, maka sistem akan mengarahkan pada halaman utama yang
kemudian petugas akan memilih beberapa menu diantaranya pengaturan.

24
9. Admin (UCD-09)
Ketika sudah login, maka sistem akan mengarahkan pada halaman utama
yang kemudian petugas akan memilih beberapa menu diantaranya pengaturan.

25
4.6 Perancangan Basis Data

Pemodelan Entry relational diagram menjelaskan tentang relasi setiap

tabel pada setiap basis data

4.7 Implementasi Sistem

Ketika membuka sistem pengguna memasukkan username dan password
yang sudah di tentukan. Setiap bidang di Bappeda Rembang juga diberi hak akses
untuk login. Yang membedakan pengguna admin dan pengguna setiap bidang
yaitu jikaadmin bisa mengakses keseluruhan, sedangkan pengguna setiap bidang
hanya bagian tertentu yang bisa di akses. Untuk lebih jelasnya berikut merupakan
implementasi tampilan sistem yang telah di buat :

1. Tampilan awal login

26
2. Tampilan beranda pada admin

3. Tampilan beranda pada setiap bidang.

27
4. Transaksi Surat masuk pada admin

5. Tampilan surat keluar pada admin

6. Tampilan surat masuk dan surat keluar pada setiap bidang

28
7. Tampilan tambah data surat masuk pada admin

8. Tampilan tambah data surat masuk pada setiap bidang

9. Tampilan tambah data surat keluar pada admin

29
10. Tampilan tambah data surat keluar pada setiap bidang

11. Tampilan disposisi pada surat masuk

12. Tampilan print pada surat masuk

30
13. Tampilan edite surat masuk pada admin

14. Tampilan edite surat keluar pada admin

15. Tampilan print surat masuk pada admin

31
16. Tampilan hapus surat masuk pada admin

17. Tampilan Disposisi surat masuk

18. Tampilan tambah disposisi

32
19. Tampilan edite disposisi

20. Tampilan hapus disposisi

33
21. Tampilan print surat masuk pada admin

22. Tampilan print surat masuk pada setiap bidang

23. Tampilan buku agenda pada surat masuk

34
24. Tampilan buku agenda pada surat keluar

25. Tampilan saat mencari buku agenda surat masuk pada admin

26. Tampilan saat mencari buku agenda surat keluar pada admin

35
27. Tampilan buku agenda surat masuk pada bagian cetak

28. Tampilan buku agenda surat keluar pada bagian cetak

29. Tampilan galeri file surat masuk pada admin dan setiap bidang

36
30. Tampilan galeri surat keluar pada admin dan setiap bidang

31. Tampilan pada klasifikasi surat

32. Tampilan tambah data klasifikasi surat

37
33. Tampilan pada import referensi surat/klasifikasi surat

34. Tampilan pada manajemen instansi

35. Tampilan pada user

38
36. Tampilan pada tambah user

37. Tampilan pada backup database

38. Tampilan pada restore database

39
39. Tampilan profile user pada admin

40. Tampilan ubah pasword pada admin

40
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Hasil kerja praktek pada Kantor Bappeda Rembang sebagai berikut:
1. Sistem yang di bangun menggunakan PHP akhirnya mendapatkan sebuah
sistem informasi manajemen surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya
sistem ini membantu pengelolaan surat di Kantor Bappeda Rembang menjadi
lebih efisien dan terstruktur.
2. Sistem ini dilengkapi beberapa fitur sebagai admin yaitu petugas yang
menjalankan semua program. Dan setiap bidang yang dapat menambahkan
file surat.

5.2 Saran

Sistem ini dibangun belum sepenuhnya selesai diharapkan bisa

dikembangkan kembali agar menjadi sistem yang lebih baik lagi.

41
 DAFTAR PUSTAKA

Kurtiyahningsih,Y & Anamisa, D.R. (2011). Pemrograman basis data berbasis WEB
menggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Koontz, Harold dan Cyril O’Donnel. 1980. Management. Edition VII Tokyo:
McGraw Hill,Kogakusha.Ltd
MADCOM. 2016. Pemrograman PHP dan MySQL Untuk Pemula. Yogyakarta:
C.V Andi.
Supono and V. Putratama, Pemograman Web dengan Menggunakan PHP dan
Framework Codeigniter, 1st ed. Yogyakarta: Deepublish, 2018.
Pressman, R. S. (2010). Pendekatan Praktisi Rekayasa Perangkat Lunak Edisi 7.
Yogyakarta: Andi Offset.

42
LAMPIRAN

43
44
45
46
47