BERITA ACARA

SEKOLAH PERGERAKAN
Jumat, 15 Agustus 2022
Waktu (10.00-15.00 WIB)
Tempat (Ruang Sidang Fisipol)
Notulis : Athaya Naura

A. Daftar Hadir

No. Nama Jabatan Jam

Kehadiran
1
2
3
B. Hasil Rapat

1. Bahasan
a. Format LPJ Rektorat, terdiri dari Bab 1 – 3. Nama kegiatan tidak disingkat.
Dokumentasi bisa dengan screenshoot.
b. Format LPJ BEM, sasaran kegiatan dan realisasi setiap mata acara dijelaskan.
Susunan kepanitiaan diambil yang struktur organisasi. Bab 2 evaluasi
parameter keberhasilan sebagai hasil diskusi antarpanitia dan penguji (dalam
internal BEM) sesuai dengan proposal yang dibuat dengan tabel setiap divisi
dan diberikan penjelasan. Lampiran berisi LPJ setiap kegiatan dan laporan
kinerja dengan menilai PI yang berada di bawahnya, penjabaran kualitatif juga
bisa ditambahkan. Dokumentasi bisa dilampirkan sebagai bukti validasi
dengan diberikan judul sebagai keterangan.
c. Format LPJ Keuangan SPI, bisa dilihat di notes grup bendahara.
d. Surat Pernyataan, diisi sesuai format yang sudah disediakan.
e. Jurnal Keuangan sesuai kebutuhan dan sudah disediakan.
f. Jurnal Program Kerja, voucher bila berhubungan dengan kas BEM.
g. Buku Besar Program Kerja.
h. Laporan Arus Kas, operasional dan nonoperasional.
i. Rekap Dana Usaha.
j. Laporan Keuangan sebagai alat pembuktian akuntabilitas dari pengelolaan
kegiatan kepanitiaan. Alur dimulai dari kepanitiaan, diaudit SPI dan controller,
diaudir kestari, dittd controller, dan dittd Gubernur BEM.
 2. Tanya jawab
Sesi 1

1) Jogjakun, Lestari:
Tadi masih kurang jelas interim itu yang bagaimana ya?

Olga :
Interim untuk program kerja BEM yang terbuka, seperti OIM. Paguyuban tidak perlu.

2) GUIM, Dinnar Fatih :

Laporan arus kas tadi masih agak jelas untuk bagian yg 30 Juni dan 30 Juli nanti kalau
di LPJ ditulisnya jadi kapan saja ya?

Olga :
LPJ 30 Juni dan 30 Juli sebagai pembanding untuk mengecek kenaikan atau
penurunan. Interim untuk per bulan. LPJ tergantung sesuai kondisi apakah sudah ada
dana turunan atau tidak. LPJ dapat dimulai dari awal kepanitiaan dimulai. LPJ sebagai
pembanding dari awal hingga akhir kepanitiaan. Apabila dari awal belum memiliki
kas, maka kolom 30 Juni dihapuskan saja.

3) BKUI, Mayang:
Jika ada volunteer berarti untuk LPJ ke BEM bagian lampiran evaluasi masing-
masing PI&BPH itu di BPH dan setelah staf ya? lalu isi untuk evaluasinya sama
seperti evaluasi staf? Jika acaranya terdapat kegiatan pasca-acara, LPJ kegiatan dan
rektorat diserahkan ke BEM setelah pasca-acara selesai atau setelah main-acara?

William :
Volunteer dibuat tabel terpisah tetapi tabel evaluasi digabung saja dengan staf agar
tidak tercampur. Buat tabel di bawah evaluasi staf untuk evaluasi volunteer. Kegiatan
pasca acara juga masuk ke dalam LPJ. Khusus untuk LPJ Rektorat akan diinfokan
kembali apakah memungkinkan sebelum tutup buku. Apabila tutup buku rektorat
 sebelum pascaacara, maka LPJ Rektorat belum bisa dipastikan untuk menunggu info
selanjutnya.

Sesi 2
1) GUIM, Dinnar Fatih :
Selamat malam kak, maaf mau tanya dan memastikan berarti untuk transaksi yg diatas
2 juta itu ada surat penawaran ditambah jg ketentuan2 lain seperti yg ada di transaksi
yg 1 juta atau cukup surat penawaran saja?
Alissa Siti Haura:
Di atas 2 juta sama seperti 1 juta, tetapi ditambah surat penawaran.

2) BKUI, Mayang :
Kalau tidak mengajukan dana hibah ke rektorat, berartI ga perlu kirim lpj rektorat
khusus bagian keuangannya aja atau keseluruhan dr lpj rektoratnya?

Alissa Siti Haura:

Kalau tidak mengajukan dana rektorat, tidak perlu membuat LPJ Rektorat atau apabila
pengajuan ditolak, juga tidak perlu membuat LPJ.

3) BKUI, Mayang :
LPJ ada lampiran di BPH, format konsep awal. Konsep awal maksudnya itu tentang
konsep awal divisinya ya ?

William :
Gambaran awal dari setiap divisi akan melakukan apa.

4) BKUI, Mayang :
Pembicara tidak memiliki invoice, bagaimana agar valid ?

Alissa Siti Haura :

 Dapat melampirkan dengan transfer dan kuintansi. Bisa juga dengan system voucher.
Tanda terima dengan kuitansi. Dibubuhkan materai yang sesuai jika lebih dari 2 juta.
Hadiah juga bisa ditulis dan diberikan materai.

3. Kesimpulan
Format pembuatan LPJ sudah ada di link. Ada perubahan di KOP Surat BEM karena
perubahan di nomor humas. Recording dan presentasi akan dikirimkan.
C. Dokumentasi