Taryana Suryana
Nama Institute Internationale de Documentation Organisast ini memberi depinisi ilmu informasi
kemudian berubah lagi menjadi Federation sebagai ilmu yang mengkaji sifat dan perilaku
International de Documentation (FID) pada tahun informasi, daya yang mengatur arus informasi serta
1937, lalu pada tahun 1986 berubah lagi namnya sarana pengolahan informasi untuk dimiliki dan
menjadi Federation Internationale d’ Information digunakan seoptimum mungkin. Proses tersebut
et de Documentation. Namun singkatannya masih meliputi asal usul, pengumpulan, penataan,
tetap FID. Adanya tambahan informasi menunjukan penyimpanan. temu balik, pemencaran. penafsiran
perubahan sikap FID dari dokumen ke informasi . dan penggunaan informasi. Seperti dikatakan dalam
Markas besar FID berada di Den Haag, Belanda. bahasa Inggris:
Sementara itu di AS sejak tahun 1926 berdiri “Information science is the science that investigates
sebuah organisasi bernama Science Service. the properties and behavior of information, the
Mengambil inspirasi dari Paul Otlet, oraganisasi forces governing the flow of information and the
tersebut merubah namanya pada tahun 1937 means of processing information for optimum
menjadi American Documentation Institute. Mula- accessibility dan usability. The proces include the
mula organisasi ini berpendapat bahwa origination, collection, organization. storage.
dokumentasi indentik dengan kegiatan retrieval, dissemination, interpretation and use of
perpustakaan khusus. Pendapat ini kemudian information”
diubah lagi semasa perang dunia II dengan Bila pembaca menyimak definisi ilmu informasi
menyatakan bahwa dokumentasi adalah kegiatan sebagaimana diberikan ASIS maka pembaca
reproduksi dokumen daam bentuk lebih kecil dari melihat terdapat perbedaan besar antara definisi
pada dokumen aslinya. Kegiatan ini disebut yang diberikan oleh ASIS dengan definisi
mikroreproduksi artinya mereproduksi dokumen dokumentasi yang telah ada sebelumnya. Menurut
dalam bentuk kecil. Definisi ini diterima oleh ASIS ilmu informasi berasal dari atau berkaitan
umum lebih-lebih karena semasa perang dunia II dengan matematika. Logika linguistic, psikologi,
berbagai kegiatan spionase melibatkan penggunaan computer. “Operation research”, grafis,
mikro reproduksi. Kalau pembaca pernah komunikasi, ilmu perpustakaan, manajemen dan
menonton film-film masa perang dunia kedua atau beberapa bidang lainnya. Perubahan nama dari
sesudahnya seperti “James Bond 007”, dalam film American Documentations Institute menjadi
tersebut akan melihat dimana para agen spionase Amaerican Society for Information Science
akan berebut Mikrofilm artinya gulungan film yang berpengaruh terhadap penggunaan istilah
berisi reproduksi dokumen dalam bentuk kecil yang dokumentasi. Sebagai sebuah kajian ilmiah, istilah
berisi informasi penting misalnya mengenai senjata dokumentasi di AS diganti menjadi Ilmu Informasi.
rahasia, peta kekuatan musuh, nama-nama agen dan Pada tahun 1999 anggota ASIS mengusulkan
sebagainya. perubahan nama menjadi American Society for
Seusai Perang Dunia II definisi dokumentasi Information Science and Technology (ASIST) dan
sama dengan mikroreproduksi menjadi kurang nama ini mulai berlaku sejak tahun 2001.
populer karena ketidaknyamanan pemakai dalam FID menyatakan bahwa dokumentasi ialah
membaca mikroreproduksi. Untuk membaca penyusunan, penyimpanan, temu balik,
mikroreproduksi, misalnya dalam bentuk pemencaran, evaluasi informasi terekam dalam
mikrofilm, pembaca memerlukan gawai baca bidang sains, teknologi, ilmu-ilmu social dan
khusus yang tidak dapat dibawa kemana-mana serta kemanusiaan. Bila menggunakan bahasa inggris
harus ada listrik untuk menggerakkannya. maka bunyinya menjadi:
Bersamaan dengan kurangnya penerimaan umum “Document is organization storage, retrieval,
atas definisi dokumentasi sebagai kegiatan dissemination, evaluation of information
mikroreproduksi maka kegiatan American recorded in the field of science, technology,
Documentation Institute semakin menurun social sciences and humanities”
sementara banyak anggota mulai mempertanyakan Definisi tersebut dianut dan dipergunakan hingga
definisi dokumentasi, apakah sama dengan kini, begitu juga dalam artikel ini, definisi dari FID
reproduksi bentuk mikro ataukah bermakna lain. yang dipergunakan.
Kebetulan pada tahun akhir 1950 mulai muncul Dokumen-dokumen yang dimiliki oleh Instansi
istilah Ilmu Informasi (Information Science). Istilah baik swasta maupun negeri makin lama makin
ini mula-mula dikemukakan oleh University of banyak, hal ini tergantung dari aktif tidaknya
Philadelphia yang membentuk Department of perusahaan tersebut dalam melakukan proses
Information Science pada tahun 1959. Di Inggris dokumentasi atau pengarsipan dokumen. Jika
dibentuk Institute of Information Scientist pada semakin lama terus bertumpuk maka seandainya
tahun 1958. suatu saat ada dokumen yang diperlukan, maka
American Documentation Institute mengubah perusahaan akan kesulitan untuk mencari dan
namanya menjadi American Society for Information menampilkan kembali dokumen tersebut.
Science disingkat ASIS pada tahun 1968.
Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 3
Edisi. I Volume. 1, Maret 2012
Dokumen yang semakin bertumpuk memerlukan dengan biaya pembuktian di Pengadilan apabila
ruangan untuk menyimpan data-data tersebut, terjadi sengketa yang bersangkutan dengan
disamping itu juga dengan semakin banyaknya dokumen per-usahaan.
dokumen, proses untuk menemukan kembali akan Berangkat dari keprihatinan seperti di sebutkan di
semakin lama. muka, pemerintah Indonesia merasa perlu untuk
melakukan pembaharuan dalam peraturan
2. PEMBARUAN PENGELOLAAN pengelola dokumen perusahaan, maka pada tanggal
DOKUMEN PERUSAHAAN 24 maret 1997 di berlakukan Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan.
Undang-Undang tersebut secara singkat
Bukan rahasia lagi, bahwa ketentuan yang mempunyai tujuan, yakni dapat mencapai efisiensi
mewajibkan disimpannya dokumen perusahaan dalam pengelolaan dokumen perusahaan, dan dapat
selama 30 (tiga puluh) tahun dan terbatasnya media memberikan kedudukan hukum segala dokumen
penyimpanan dokumen yang hanya berbentuk perusahaan yang tersimpan dalam media selain
catatan di atas kertas merupakan beban ekonomis kertas sebagai alat bukti yang sah.
dan administrative yang berat bagi dunia bisnis.
Dilihat dari jangka waktu penyimpanan, lamanya
penyimpanan dokumen akan mengakibatkan 3. EFISIENSI PENGELOLAAN
timbulnya biaya yang berlipat ganda. Pertama, dari DOKUMEN PERUSAHAAN
segi ruang, penyimpanan tersebut pasti memerlukan
ruang penyimpanan yang besar, yang eksrtemnya Pada pokoknya tujuan mencapai efisiensi yang
kadang-kadang menyingkirkan kebutuhan ruang diatur dalam Undang-Undang Dokumen
untuk sumber daya manusia. Kedua, dari segi Perusahaan terlihat dalam ketentuan-ketentuan
kekuatan bahan, penyimpanan dalam jangka waktu sebagai berikut:
lama dokumen-dokumen kertas sudah pasti pula 1) Jangka waktu simpan
memerlukan ruang dengan penempatan dan Pasal 11 Undang-undang Dokumen perusahaan
perlakuan khusus untuk menjaganya dari menentukan bahwa catatan, bukti pembukuan,
kelembaban, dari bahaya banjir atau kebakaran, dan data pendukung administrasi keuangan
dari perbuatan-perbuatan tidak bertanggung jawab wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun
dan lain-lain. terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan
Dilihat dari penyimpanannya, kewajiban yang bersangkutan. Ketentuan ini merubah
mencatatatkan dokumen perusahaan yantg terbatas kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan
pada media kertas akan menimbulkan anakronisme. yang di atur dalam Kitab Undang-Undang
Yakni dunia bisnis kita akan tertinggal jauh dari Hukum Dagang, yakni selama 30 (tiga puluh)
perkembangan jaman, dimana Negara-negara lain tahun.
dan secara internasional telah begitu fenomenalnya Menurut Undang-Undang Dokumen
transaksi-transaksi yang mempergunakan media perusahaan pengertian dari catatan terdiri dari
non-kertas (paperlles transaction). Dan di sisi lain, neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
yakni dari segi perkembangan hukum, bahwa rekening, jurnal transaksi harian atau setiap
apabila kita tetap berpegang teguh dengan tulisan yang berisi keterangan mengenai hak
anakkronisme seperti itu, wibawa hukum, terutama dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan
dalam aspek pembuktiannya akan merosot, karena dengan kegian usaha suatu perusahaan. Dan
hukum dalam hal ini bukan dijadikan sebagai alat pengertian dari bukti pembukuan terdiri dari
mengatur agar sesuatu urusan atau masalah yang warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar
terjadi di masyarakat lebih gampang di urus atau di pembukuan yang mempengaruhi perubahan
selesaikan. Di dunia bisnis, filosofi yang harus di kekayaan, utang dan modal. Sedangkan data
tonjolkan seharusnya menjadikan bahwa hukum pendukung administrasi keuangan merupakan
sebagai alat untuk merekayasa social (Law as a tool data administratif yang berkaitan dengan
of social angineering), bukannya sebagai pembuat keuangan untuk di gunakan sebagai pendukung
masalah baru (a new troble maker). Ini berarti penyusunan dan pembuatan dokumen
segala perkembangan yang terjadi di masyarakat di keuangan, yang terdiri dari data pendukung
mungkinkan atau diupayakan pengaturan secara yang merupakan bagian dari bukti pembukuan
pasti. Contoh kasus sering diungkapkan, bahwa misalnya rekening antara kantor, rekening
dalam hal pengelolaan dokumen, perusahaan harian atau rekening mingguan.
melakukan spekulasi tidak menyimpan dokumen 2) Kemungkinan penyimpanan dokumen dalam
perusahaan selama 30 Tahun seperti diatur dalam media elektronik.
Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dengan Pasal 12 Undang-Undang Dokumen
pemikiran praktis bahwa biaya penyimpanan Perusahaan menentukan bahwa dokumen
dokumen selama itu akan lebih besar dibandingkan perusahaan dapat di alihkan ke dalam
Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 4
Edisi. I Volume. 1, Maret 2012
d) Dokumen yang disimpan harus dapat bertahan menambah produktivitas pengguna dimana
lama, sesuai dengan undang-undang document pengguna dapat mengakses dan memanage
yang baru yaitu selama 10 tahun. informasi dengan lebih cepat dan tepat.
e) Distribusi dokumen dari pengirim dokumen b) Meningkatnya waktu respon
kepada penerima dokumen saat ini masih Pencarian file dokumen, update dokumen, dan
dilakukan dengan cara mengirimkan hardcopy pendistribusian dokumen digital dapat
dari dokumen tersebut. dilakukan jauh lebih cepat dengan
menggunakan aplikasi Sistem pengelolaan
5. MAKSUD DAN TUJUAN dokumen
c) Mengurangi biaya dokumen dan
Untuk membantu mengatasi masalah-masalah meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
yang dihadapi dalam pengelolaan dan distribusi Berapa banyak ruangan yang tersita di kantor
dokumen maka dalam penelitian ini, penulis Anda untuk tempat dokumen. Berapa ribu
bermaksud untuk melakukan penelitian mengenai lembar kertas, lemari, ruangan dan tenaga
“Pengelolaan Dokumen sebagai sarana Komunikasi yang digunakan untuk pengelolaan dokumen
Internal Unikom” dengan menggunakan teknologi anda sekarang. Sistem pengelolaan dokumen
Web, agar pengelolaan dapat dilakukan dari mana dapat mengurangi biaya-biaya tersebut, karena
saja selama terkoneksi ke Internet. dimensi penyimpanan file digital yang jauh
Sedangkan Tujuan yang ingin dicapai dari lebih kecil dan lebih murah daripada sistem
dibangunnya Aplikasi ini adalah : penyimpanan file konvensional, menurunkan
1) Memudahkan dalam pengelolaan dan ukuran ruang penyimpanan dokumen,
pengaturan dokumen dalam bentuk digital menggantikan gudang dokumen dengan media
2) Melalui proses digitalisasi dokumen maka penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil
perusahaan sudah tidak perlu lagi seperti harddisk, disket dan CD.
menyedikan gudang untuk menyimpan d) Mengurangi resiko kehilangan ataupun
data-data tersebut, data-data digital akan kerusakan dokumen
disimpan didalam server ataupun media Dengan menyimpan dokumen secara digital,
lainnya seperti Compact Disk, Flask Disk, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%.
Micro Film dll Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat
3) Mempercepat proses penelusuran atau diminimalisasi dengan sistem penyimpanan
merunut kembali dokumen-dokumen yang yang lebih canggih daripada sekedar dokumen
telah tersimpan didalam database kertas konvensional.
4) Data-data digital dapat diperbanyak dan e) Document Sharing
disimpan dalam beberapa media yang Melalui Sistem pengelolaan dokumen,
dapat menyimpan data puluhan bahkan pemakaian dokumen dapat dilakukan secara
ratusan tahun, dengan media yang kecil bersamaan oleh beberapa user sekaligus.
5) Distribusi secara online kepada seluruh f) Keamanan dokumen yang handal
penerima dokumen. Dengan Sistem pengelolaan dokumen, akan
dapat diketahui siapa-siapa saja yang berhak
membaca dan menerima dokumen yang
6. MANFAAT tersimpan.
Tipe
Dokumen
Kepada:
Tembusan:
Perihal
No Dokumen
File Dokumen
Cara Konversi
a) File-file yang terdiri dari bermacam format Share untuk user
tertentu
Share/Boleh
Diakses oleh
umum
10.1. Administrator
Administrator adalah pengguna Sistem yang
memiliki hak akses tertinggi dan memiliki fungsi
utama untuk mengelola data-data dokumen dan
data-data Pengguna lainnya (user).
B. Tulis Dokumen
Fungsi dari menu ini adalah untuk menuliskan
atau mengirimkan dokumen kepada pihak tertentu
sesuai dengan pilihan tujuan dari dokumen tersebut
Gambar 5. Halaman Administrator:
C. Bank Dokumen
Fungsi dari menu ini adalah untuk menampilkan
seluruh dokumen yang pernah dikirimkan oleh
seluruh user, hanya administrator yang dapat
menampilkan informasi ini.
D. Manajemen User
Fungsi menu ini adalah untuk menambah Gambar 13. Menu Pengguna (user)
daftar pengguna baru dari system dokumen ini
a). Dokumen Masuk
Berfungsi untuk menampilkan daftar rincian
nama-nama dokumen yang masuk ke mailbox user
yang bersangkutan.