MATAKULIAH

DASAR-DASAR
ORGANISASI INFORMASI dan
DOKUMEN

Materi tambahan part 1

Dosen: Himayah, S.S., MIMS
Jurusan Ilmu Perpustakaan
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN ALAUDDIN MAKASSAR
Informasi dan dokumentasi

 Informasi pada awalnya hanya berupa isyarat, symbol lisan yang

dikomunikasikan langsung, akan tetapi kemudian disadari bahwa informasi
ini perlu direkam atau didokumentasikan supaya tidak menghilang begitu
saja.
 Informasi menggunakan media rekam. Informasi tidak hanya
dikomunikasikan dalam bahasa lisan. Informasi disampaikan dengan
bahasa tulis melalui media rekam.
 Jika pada masa purba alat rekam menggunakan batu, daun, batang
pohon, kulit binatang dan alat rekam tradisional lainnya, maka pada masa
modern seiring dengan perkembangan teknologi, alat rekam sudah
berupa kertas, plastik, film dan bahkan sudah ke bentuk optik.
Tablet tanah liat dan papyrus dari
jaman mesir kuno
Informasi dan dokumentasi

 tujuan merekam informasi tidak lain adalah sebagai pengingat ketika

orang sudah mulai lupa dengan informasi, karena munculnya
informasi-informasi baru yang memenuhi kapasitas pengingat alamiah
yakni otak.
 informasi direkam dan diingat, manusia memiliki strategi untuk
menemukan kembali hal-hal yang sudah dicatat dan terlupakan. Hanya
saja strategi yang mereka ciptakan itu masih dalam batas pengetahuan
pribadi (tacit knowledge).
 artinya ada upaya yang dilakukan untuk mengelola informasi tersebut
sedemikian rupa sehingga suatu ketika jika dibutuhkan, dapat ditemukan
kembali secara cepat dan tepat.
Definisi organisasi (dalam konteks ilmu
informasi dan perpustakaan)
 Menurut Oxford English Dictionary (2015), istilah ”to organize” diartikan
sebagai to arrange into a structured whole; to systematize; to put into a state of
order; to arrange in an orderly manner, put in a particular place or order, tidy.
Kurang lebih dipahami bahwa mengorganisasikan itu dengan kata lain
mengatur secara terstruktur, menjadikan sesuatu yang sistematis, meletakkan
sesuatu secara tertib, meletakkan sesuatu ke tempat tertentu secara rapi.
 Taylor menjelaskan bahwa istilah mengorganisasi adalah mengelola,
menyusun, dan atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan
mudah dapat menemukan kembali tanpa ada kesulitan yang berarti.
 Organisasi dalam lingkup organisasi informasi adalah pengaturan atau
pengelolaan, sesuai dengan pengertian di atas.
 Bedakan dengan istilah organisasi yang berarti bentuk persekutuan dua orang
atau lebih yang bekerjasama utk mencapai tujuan. Ini pengertian untuk ilmu
manajemen.
Definisi informasi

 Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,1) informasi adalah data yang

berguna dan dapat diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat.
 Sementara itu menurut Romney (2003.9) information is data that have been
organized and processed to provide meaning. Bahwa informasi
merupakan suatu data yang telah diorganisasikan dan diproses
sehingga memiliki suatu arti .
Definisi informasi

 Berkaitan dengan hal tersebut, Taylor (2004,3) pun mengutarakan

pengertian informasi, bahwa the communication or reception of
knowledge, dimana informasi merupakan pengetahuan yang diterima
dalam proses komunikasi .
 Seseorang menulis, berbicara, melukis dan lain-lain sebenarnya ingin
menginformasikan apa-apa yang diketahuinya kepada orang lain.
Definisi dokumen dan dokumentasi

 Dokumen berasal dari Bahasa Inggris

 Document (v) /to document : mencatat atau merekam atau membuat
menjadi dokumen
 Document (n), yang bermakna benda yang berisi atau memuat informasi
 Documentasi berasal dari Bahasa Inggris Documentation (bhs Inggris),
documentatie (bhs Belanda) : proses pembuatan dokumen/ catatan
informasi
Definisi organisasi informasi

 organisasi informasi :

kegiatan mengelola, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data,

ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikan rupa sehingga mudah
untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerima
sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.
Jenis dan sumber informasi

 Jika ditinjau dari kaca mata masa kini, organisasi informasi terdiri atas dua
jenis informasi yang perlu diperhatikan.
 Pertama, informasi tercetak, pendekatannya adalah perpustakaan.
Sebagaimana dipahami secara awam bahwa perpustakaan adalah
tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. Alat temu kembali yang
digunakan adalah katalog, dan bibliografi. Pendekatan melalui katalog,
memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh
mana koleksi yang dimiliki perpustakaan, kemudian memberikan
kebebasan dalam mengaksesnya.
Informasi tercetak di Perpustakaan
 Kedua, informasi noncetak/elektronik, atau dengan kata lain sumber
informasi yang tidak tercetak. Pada informasi noncetak ini beberapa hal
yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu:
 1. Sumber dari Database atau Pangkalan Data
 Sumber database adalah berbagai sumber elektronik yang tersimpan
dalam database atau pangkalan data server suatu institusi.
 2. Sumber dari Internet/Intranet
 Internet merupakan singkatan dari Interconnected Network. Jika
diterjemahkan secara langsung berarti jaringan yang saling terhubung.
Internet adalah gabungan jaringan komputer di seluruh dunia yang
membentuk suatu sistem jaringan informasi global.
Database internet
 Kerangka kerja Organisasi Informasi
 Chowdury (2006,4), menggambar bagan organisasi informasi yang dapat dijadikan
sebagai konsep dasar menjelaskan organisasi informasi.
HIRARKI INFORMASI

 DIKW Pyramid
PIRAMIDA HIRARKI INFORMASI

 Jennifer Rowley, (2007) dalam artikelnya "The wisdom hierarchy:

representations of the DIKW hierarchy“ pada Journal of Information and
Communication Science. Memformulasikan piramida informasi ini dari
berbagai konsep yang telah ada sebelumnya.
 “ piramida ini biasa juga disebut dengan hirarki DIKW, hirarki kebijaksanaan,
hirarki pengetahuan atau piramida data
 Merepresentasikan hubungan stuktural dan fungsional antara data,
informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan dalam lingkup ilmu informasi
Penjelasan piramida hirarki informasi

 Data dalam jumlah yang banyak berupa simbol seperti huruf, gambar,
suara yang tersedia di berbagai sumber informasi seperti buku, laporan,
flier dll yang disediakan di pusat informasi, misalnya perpustakaan
 Informasi merupakan data yang sudah diterima oleh manusia, misalnya
dengan membaca buku, koran, menonton tv dll
 Pengetahuan merupakan informasi yang tersimpan dalam otak/memori
manusia setelah membaca data (tidak semua yang telah dibaca akan
tersimpan), yang menjadi bagian dari keterampilan yang dimiliki manusia
 Kebijakan /wisdom merupakan penerapan dari pengetahuan yang dimiliki
oleh manusia dalam melakukan pengambilan keputusan yang baik,
karena berdasarkan pengetahuan dan keahlian yang dikuasainya
Komunikasi informasi

 Organisasi informasi (OI) merupakan suatu aktivitas bidang informasi yang

menjadi rutinitas bagi lembaga-lembaga informasi tidak terkecuali
perpustakaan.
 Informasi ini tidak saja berupa buku, majalah atau jurnal sebagaimana
awamnya orang mengenal yang dikoleksi perpustakaan, melainkan
beragam lagi jenis informasi termasuk pengetahuan.
 Information is knowledge shared by communication, menurut Foskett, A.C.
ini, bahwa informasi itu semua jenis pengetahuan yang disampaikan
melalui komunikasi.
Komunikasi informasi

 Lebih lanjut, Jonathan Hey (2004) menuliskan bahwa tujuan akhir dari
organisasi informasi ini adalah suatu pencerahan hidup manusia. Dengan
organisasi informasi yang berjalan baik, ideal dan dilakukan dengan
sungguh-sungguh maka pemustaka (receiver) atau konsumen dari
informasi itu akan menjadi orang yang bijak dan dapat memberi
pencerahan bagi dirinya sendiri maupun bagi orang lain.
 Jadi sasaran perpustakaan ke depan, dapat dilihat pada bagan
yang dikemukakan oleh Jonathan Hey (2004) sebagai berikut:
Bagan Informasi oleh Jonathan Hey
Penjelasan :

 Dari bagan di atas dapat dijelaskan bahwa perpustakaan bertugas

mencari dan sekaligus mengelola berbagai data, yang kemudian data
diseleksi, dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi suatu informasi yang
layak saji untuk kepentingan pemustakanya.
 Lebih lanjut, informasi tentu akan disajikan dan digunakan oleh pemustaka.
Informasi yang ditangkap oleh pemustaka inilah yang menjadi ilmu
pengetahuan yang berguna bagi pemustaka.
 Harapannya, ketika pemustaka sudah memiliki ilmu pengetahuan, maka ia
diharapkan akan menjadi bijaksana baik dalam memilih atau memilah
informasi, dalam menentukan sikap, maupun dalam mengambil suatu
keputusan. Jika hidup sudah bertumpu pada kebijaksanaan ini, maka dapat
dikatakan ia sudah menjadi orang-orang yang terdidik, yang memiliki
pengetahuan dan wawasan luas, yang akhirnya mampu memberi
pencerahan bagi dirinya sendiri, maupun bagi orang lain.
Kerangka kerja Organisasi Informasi
FUNGSI ORGANISASI INFORMASI

 Fungsi dari organisasi informasi ini adalah

 1. Menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen, contoh: data koleksi
hasil OI jadi acuan dalam memilih informasi yang dibutuhkan
 2. Menjadi alat bantu dalam penataan dokumen, contoh: nomor
klasifikasi membantu penempatan bahan pustaka sesuai subyeknya
 3. Menjadi alat bantu dalam penelusuran dokumen, contoh : katalog
dipakai menjadi alat bantu penelusuran bahan pustaka yang diinginkan
KEGIATAN ORGANISASI INFORMASI

 Ketika organisasi informasi dipahami sebagai kegiatan yang berujung pada mudahnya
informasi diakses dan atau ditemukan kembali, maka perlu dijelaskan mengenai kegiatan
yang ada pada proses organisasi informasi ini. Ronald Hagler, dalam buku The
Bibliographic Record and Information Technology menyebutkan ada enam fungsi dari
pengawasan bibliografi, yang kemudian dalam konteks ini digeneralisasikan sebagai
kegiatan organisasi informasi:
 1. Mengidentifikasi Keberadaan Suatu Informasi
 2. Mengidentifikasi Informasi yang Dimuat dalam Suatu Karya
 3. Mengumpulkan dan Menyusun Informasi Secara Sistematis.
 4. Membuat Daftar-Daftar Dokumen dan Karya-Karya Menurut Peraturan Standar.
 5. Melengkapi Daftar-Daftar Dokumen dengan Titik Akses Lain yang Berguna.
 6. Menyediakan Sarana Untuk Mengetahui Lokasi Dokumen Di Koleksi Lembaga-
Lembaga Pengelola Informasi, dan Mendapatkan Dokumen Tersebut
Siklus Transfer Informasi
Masyarakat pemakai Sumber:
Penelitian & Pengembangan Aplikasi/praktek Lancaster, FW, 1979.
Information retrieval
Peran systems: Characteristic,
Pemakai testing and evaluation,
Peran Penulisan Asimilasi/
Pembauran
2nd ed. New York: Wiley.
Penulis Naskah
Pemakai
Role of Secondary
Publication

Peran Penerbitan Penerbitan Penyebaran Role of Information

Penerbitan Dokumen Dokumen ke 2/ Centers
Primer Primer Sekunder sekunder

Role of
Primary Penyebaran Organisasi Role of Information
Pengadaan
Distribution ke 1/Primer & kontrol Centers

Role of Information
Centers
Peran Perpustakaan
Dalam siklus transfer informasi
1. Sebagai pengelola informasi primer yang
telah diterbitkan
2. Sebagai pengelola informasi sekunder
3. Sebagai pembuat dan pengelola
informasi tersier
4. Sebagai jembatan penghubung kepada
user (masyarakat)
Fungsi utama suatu perpustakaan atau
pusat informasi
mengadakan,
mengolah,
menyediakan dan
menyebarkan informasi
kepada para
pemakai/pemustaka,
dan menyediakan sistem
temu kembali informasi
(information retrieval
system) yang baik
Diagram kerangka sistem informasi di
perpustakaan
Penjelasan diagram

 Masukan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan, yaitu

semua, bahan pustaka atau rekaman informasi diorganisasir, diolah,
dikatalog, diklasifikasi (analisis) yang menghasilkan susunan bahan pustaka
di rak (susunan koleksi) dan wakil ringkas bahan pustaka yang berupa
katalog, bibliografi, indeks, dll.
 Sedangkan keluaran adalah kegiatan temu kembali informasi oleh
pemakai perpustakaan. Dalam temu kembali informasi di perpustakaan,
pemakai dapat menempuh dua cara, yaitu langsung menuju ke susunan
koleksi di rak atau melalui sistem katalog baru menuju ke rak.
 Cara pertama biasanya dilakukan apabila pemakai telah mengetahui
betul lokasi buku yang ia cari.
 Sedangkan cara kedua biasanya dilakukan apabila pemakai belum
mengetahui letak informasi yang ia perlukan, atau ia telah mengetahuinya
namun ingin melengkapi dengan
DEFINISI SISTEM TEMU KEMBALI
INFORMASI
 Sistem temu kembali informasi (information retrieval) merupakan sistem yang
mampu melakukan pencarian informasi pada kumpulan dokumen, pencarian
dokumen itu sendiri, pencarian metadata untuk dokumen tersebut, atau
pencarian teks, suara, gambar, atau data dalam basis data dan pengambilan
dokumen yang relevan dari sebuah koleksi dokumen sesuai dengan query
pengguna sistem.

 Input dari suatu sistem temu balik informasi adalah query dari pengguna dan
koleksi dokumen atau artikel, dan output-nya adalah dokumen atau artikel yang
dianggap relevan oleh sistem. Sistem temu balik informasi ini digunakan untuk
mengurangi informasi yang terlalu banyak sehingga sulit untuk dikelola.
FUNGSI SISTEM TEMU KEMBALI
INFORMASI
Beberapa fungsi utama dari sistem temu balik informasi seperti yang
dikemukakan Chowdhury (1999: 3) bahwa ada tujuh fungsi utama sistem
temu balik informasi yang antara lain :

1. Untuk mengidentifikasi informasi (sumber informasi) yang relevan dengan

bidang-bidang yang sesuai dengan minat dan tujuan komunitas pemakai.

2. Untuk menganalisis isi dari sumber informasi (dokumen).

3. Untuk merepresentasikan isi dan sumber informasi yang telah dianalisis

dengan cara yang sesuai untuk kemudian menyesuaikannya dengan
permintaan pemakai.
FUNGSI SISTEM TEMU KEMBALI
INFORMASI
4. Untuk menganalisis permintaan-permintaan pemakai dan
merepresentasikannya ke dalam bentuk yang disesuaikan,
untuk disesuaikan dengan database.

5. Untuk menyesuaikan pernyataan penelusuran dengan

database.

6. Untuk menemukan informasi yang relevan.

7. Untuk membuat penyesuaian kebutuhan pada dasar sistem

arus balik dari pemakai.
DEFINISI KATALOG DAN KATALOGISASI

 Katalog berasal dari bahasa Latin “catalogus” yang berarti daftar barang
atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu. Contoh katalog dalam
pengertian umum adalah katalog perpustakaan, katalog penerbit, dsb.
 Katalogisasi atau pengatalogan adalah proses pembuatan katalog di
mana dalam katalog dicantumkan data penting yang terkandung dalam
bahan pustaka, baik ciri fisik maupun isi intelektual, seperti nama
pengarang, judul buku, penerbit dan subyek.
AACR2
 AACR2 adalah revisi kedua dari AACR yang pertama
 dirancang untuk digunakan dalam pembuatan
katalog di perpustakaan umum dari semua ukuran.

 Peraturan ini mencakup deskripsi, dan penyediaan

jalur akses untuk, semua bahan pustaka biasanya
dikumpulkan pada saat ini.
 Revisi terakhir AACR2 adalah revisi tahun 2005 yaitu
AACR2R
 ORGANISASI INFORMASI

CIRI FISIK DOKUMEN ISI DOKUMEN

PENGATALOGAN DESKRIPTIF PENGATALOGAN SUBYEK

OUTLINE AACR

BAGIAN II:
BAGIAN I:
PENENTUAN TAJUK,
PERATURAN
JUDUL SERAGAM
DESKRIPSI
DAN ACUAN

BAGIAN III:
APENDIKS
(KAPITALISASI,
ABREVIASI)
INTERNATIONAL STANDARD BIBLIOGRAPHIC
DESCRIPTION (ISBD)

 ISBD adalah seperangkat aturan yang dihasilkan oleh International

Federation of Library Association and Institution (IFLA) untuk membuat
deskripsi bibliografi dalam bentuk standar terbaca-manusia, terutama
untuk digunakan dalam bibliografi atau katalog perpustakaan.
 Salah satu tujuan utama dari ISBD adalah memberikan bentuk standar
deskripsi bibliografi yang dapat digunakan untuk pertukaran data secara
internasional.
INTERNATIONAL STANDARD BIBLIOGRAPHIC
DESCRIPTION (ISBD)

 Bentuk standar deskripsi bibliografi dapat dilihat pada struktur ISBD yang
menetapkan 8 daerah deskripsi.

 ISBD ini telah terintegrasi ke dalam AACR2, juga ke dalam berbagai sistem
katalogisasi perpustakaan berbasis online, seperti SLiMS
8 Daerah deskripsi bibliografi
judul dan 1
penanggung jawab

2
edisi

3
data khusus

4
penerbitan
Daerah deskripsi bibliografi

data fisik
5

6
Seri monografi

7
catatan

ISBN dan harga 8

THANK YOU