F Betha Rizka Witananda Batch 1

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PELAKSANAAN
AKTUALISASI
JUDUL AKTUALISASI
PENATAAN DOKUMEN DI RUANG ARSIP
BIDANG TEKNIK BADAN PENGATUR
JALAN TOL
DISUSUN OLEH:
NAMA : BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.
NIP : 19950707 201903 2 014

TAHUN 2019
LAPORAN AKTUALISASI CPNS 2019 BATCH I
LEMBAR
IDE GAGASAN AKTUALISASI
PENATAAN DOKUMEN RUANG ARSIP BIDANG TEKNIK
BADAN PENGATUR JALAN TOL
OLEH:
NIP : 19950707 201903 2 014
UNIT KERJA : BIDANG TEKNIK BPJT
PESERTA PELATIHAN COACH
(BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.) (IR. TASRIPIN SARTIYONO, M.T.)

NIP. 19950707 201903 2 014 NIP. 19590908 198603 1 002
Betha Rizka Witananda, S.S.T

19950707 201903 2 014 ii
LEMBAR PERSETUJUAN
GAGASAN AKTUALISASI
PENATAAN DOKUMEN RUANG ARSIP BIDANG TEKNIK
BADAN PENGATUR JALAN TOL
OLEH:
NIP : 19950707 201903 2 014
UNIT KERJA : BIDANG TEKNIK BPJT
PESERTA PELATIHAN
(BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.)

NIP. 19950707 201903 2 014
COMENTOR COACH
(KARAMULLAHU WAJHAHU,ST,MT,M.Eng) (IR. TASRIPIN SARTIYONO, M.T.)

NIP. 19810126 200604 1 004 NIP. 19590908 198603 1 002

19950707 201903 2 014 iii
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

(PENATAAN DOKUMEN RUANG ARSIP BIDANG TEKNIK
BADAN PENGATUR JALAN TOL)
Disusun oleh:
BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.
NIP. 1995007 201903 2 014
DISEMINARKAN PADA:
HARI : JUMAT
TANGGAL : 6 SEPTEMBER 2019
COMENTOR COACH KEPALA BALAI DIKLAT PUPR

WILAYAH VI SURABAYA
(Karamullahu Wajhahu,ST,MT,M.Eng) (Ir. Tasripin Sartiyono, M.T.) Ahmad Kholidi Nasution, S.ST, MT
NIP. 19810126 200604 1 004 NIP. 19590908 198603 1 002 NIP. 197212301998031003
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN

FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,
Ir. Moeh Adam, MM

NIP. 196503031992031002

19950707 201903 2 014 iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
rahmat, karunia serta taufik dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan
pelaksanaan aktualisasi “Penataan Dokumen di Ruang Arsip Bidang Teknik Badan
Pengatur Jalan Tol” ini dengan baik meskipun masih banyak kekurangan
didalamnya.
Badan Pengatur Jalan Tol merupakan badan yang berurusan langsung
dengan Badan Usaha Jalan Tol dalam melaksanakan monitoring pelaksanaan
perencanaan dan pelaksanaan konstruksi serta pengoperasian dan pemeliharaan
jalan tol. Dokumen mengenai jalan tol diserahkan BUJT kepada BPJT dalam kurun
waktu tertentu.
Penyusunan rancangan aktualisasi ini akan membahas mengenai
penyelesaian isu yang ada pada Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol yaitu
“Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT
dikarenakan peletakan dokumen secara acak”. Demi terciptanya pekerjaan
monitoring pekerjaan BUJT oleh BPJT yang lebih efektif dan efisien, maka perlu
dilakukan penataan ulang dokumen-dokumen di Ruang Arsip Badan Pengatur Jalan
Tol.
Demikian rancangan aktualisasi ini disusun dengan harapan dapat
digunakan untuk kemajuan mutu pekerjaan secara keseluruhan.
Jakarta, 26 Juli 2019
Penulis

19950707 201903 2 014 v
DAFTAR ISI
LEMBAR IDE GAGASAN AKTUALISASI ........................................................ ii

LEMBAR PERSETUJUAN GAGASAN AKTUALISASI................................... iii
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2. Tujuan Aktualisasi .................................................................................... 2
1.3. Ruang Lingkup.......................................................................................... 3
BAB II GAMBARAN UNIT KERJA .................................................................... 4
2.1. Deskripsi Organisasi ................................................................................. 4
2.2. Tujuan Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi ........................................ 4
2.3. Uraian Tugas Jabatan Peserta ................................................................... 7
BAB III DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI ........................................ 8
3.1. Penetapan Isu yang Diangkat .................................................................... 8
3.2. Gagasan Pemecah Isu ............................................................................... 9
3.3. Kegiatan, Output/ Hasil serta Keterkaitannya dengan Agenda
Pembelajaran ........................................................................................... 10
3.4. Matrik Rancangan Aktualisasi ................................................................ 13
3.5. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi ............................................... 20
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ....................................................... 21
4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi ............................................................... 21
4.2. Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi .................................................. 26
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 34
5.1. Kesimpulan ............................................................................................. 34
5.2. Kesimpulan ............................................................................................. 34
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 35
LAMPIRAN .......................................................................................................... 36

19950707 201903 2 014 vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Identifikasi Isu dengan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) .. 8

Tabel 2. Tahapan Kegiatan Aktualisasi ................................................................ 10
Tabel 3. Matrik Rancangan Aktualisasi ............................................................... 13
Tabel 4. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi .............................................. 20
Tabel 5. Jadwal Kegiatan Aktualisasi .................................................................. 22
Tabel 6. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................. 23
Tabel 7. Uraian Teknik, Hambatan dan Manfaat Aktualisasi .............................. 27

19950707 201903 2 014 vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol .................................... 6

Gambar 2. Ruang Arsip BPJT Existing 22 Juli 2019 ............................................ 9
Gambar 3. Pengajuan Persetujuan Aktualisasi .................................................... 27
Gambar 4. Pendataan Dokumen .......................................................................... 28
Gambar 5. Pengelompokan Dokumen ................................................................. 29
Gambar 6. Penataan Dokumen Persuratan .......................................................... 30
Gambar 7. Pengelompokan Dokumen PMI 2018 ................................................ 30
Gambar 8. Penataan Dokumen Berdasarkan Ruas Jalan Tol .............................. 31
Gambar 9. Contoh List Dokumen........................................................................ 31
Gambar 10. Sosialisasi dengan Sekertaris Bidang Teknik BPJT ........................ 32
Gambar 11. Pelaporan Kegiatan Aktualisasi Telah Selesai ................................ 32
Gambar 12. Surat Pengajuan Kegiatan Aktualisasi ............................................. 37
Gambar 13. Surat Persetujuan Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ...................... 38
Gambar 14. Gambar Sebelum dan Sesudah Aktualisasi ..................................... 39
Gambar 15. Layout Letak Dokumen Ruang Arsip Bidang Teknik BPJT ........... 40
Gambar 16. Contoh List Dokumen...................................................................... 41

19950707 201903 2 014 viii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) telah diatur dalam UU
No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan Peraturan Pemerintah Nomor
11 tahun 2014 tentang Manajemen PNS. Pelatihan Dasat (Latsar) CPNS memiliki
tujuan untuk membangun nilai-nilai ASN pada setiap CPNS dan dapat memenuhi
fungsi ASN yaitu:
1. Pelaksana kebijakan publik
2. Pelayan publik
3. Perekat dan pemersatu bangsa
Dalam pelaksanaan Latsar, terdapat agenda-agenda pembelajaran yang
diajarkan kepada para CPNS. Adapun agenda pembelajaran yang dilakukan di Balai
Diklat Pelatihan CPNS adalah sebagai berikut:
1. Agenda I – Sikap Perilaku Bela Negara
Agenda I bertujuan untuk mengimplementasikan nilai-nilai Bela Negara dalam
sikap dan perilaku CPNS.
2. Agenda II – Nilai-nilai Dasar ASN
Agenda II bertujuan untuk menanamkan nilai-nilai dasar ASN yang sering
disebut ANEKA yaitu akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen
mutu dan anti korupsi.
3. Agenda III – Kedudukan Serta Peran ASN dalam NKRI
Agenda III bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada CPNS dalam
perannya dalam NKRI yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik,
pelayan publik serta perekat dan pemersatu bangsa.
4. Agenda IV – Habituasi
Agenda IV mempunyai tujuan supaya CPNS dapat mengimplementasikan hasil
pembelajaran agenda II dan agenda III dalam Latsar untuk memberikan
konstribusi dalam memecahkan isu di unit organisasi.
Perancangan aktualisasi merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan saat
pelaksanaan Latsar. Rancangan aktualisasi yang disiapkan CPNS saat Latsar

19950707 201903 2 014 1
merupakan salah satu media mengaktualisasikan materi yang telah didapatkan

dalam pembelajaran. Rancangan aktualisasi akan diterapkan dalam masa habituasi
sebagai sarana pembiasaan diri dalam menerapkan nilai-nilai ASN yang telah
dipelajari saat mengikuti Latsar supaya CPNS dapat mengimplementasikan saat di
lingkungan kerja.
Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT) merupakan salah satu organisasi yang
berhubungan langsung dengan Badan Usaha Jalan Tol. Salah satu tugas dan fungsi
BPJT adalah memonitor pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan konstruksi serta
pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol yang dilakukan BUJT. Monitoring
pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan konstruksi sering kali dituangkan dalam
bentuk dokumen cetak seperti dokumen gambar, laporan dan lain sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut dievaluasi oleh BPJT yang kemudian dapat
diimplementasikan hasilnya oleh BUJT di lapangan. Akan tetapi karena banyaknya
dokumen tiap bulan yang masuk ke BPJT, peletakan dokumen di ruang arsip
Bidang Teknik BPJT tidak rapi dan acak sehingga saat akan mencari dokumen yang
dibutuhkan menjadi sulit. Apabila dokumen tersebut dikelola dan disusun dengan
baik maka dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam pelayanan publik yaitu
dalam mengevaluasi pekerjaan BUJT sehingga kinerja BUJT dalam pekerjaannya
juga mengalami kemajuan dalam pelaksanaannya di lapangan.
Oleh karena itu untuk menangani ketidakrapian dan acaknya peletakan
dokumen, maka perlu dilakukan perapihan dan penataan dokumen-dokumen yang
ada di ruang arsip sehingga mempermudah dan mempercepat pencarian dokumen
pada ruang arsip Bidang Teknik BPJT.
1.2. Tujuan Aktualisasi
Tujuan dilakukannya aktualisasi adalah sebagai berikut:

1. Mampu mengidentifikasi isu yang harus segera ditangani di Bidang Teknik
BPJT.
2. Mengetahui hubungan permasalahan dan kegiatan terhadap nilai-nilai dasar
ASN dan Peran ASN dalam NKRI.
3. Memberikan konstribusi kepada organisasi atas pelaksanaan aktualiasi.

19950707 201903 2 014 2
1.3. Ruang Lingkup
Kegiatan aktualisasi dilakukan oleh CPNS dengan mengidentifikasi isu-isu

dan menentuan isu yang paling utama di Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol.
Aktualisasi dilaksanakan pada saat kegiatan habituasi yaitu selama 30 hari guna
membiasakan CPNS mengimplementasikan nilai-nilai ASN yang telah diajarkan
sewaktu menjalani Latsar. Pembiasaan diri dilakukan dengan melakukan kegitan-
kegiatan yang berkaitan dengan nilai-nilai ASN yang dituangkan dalam aktualisasi
selama habituasi.

19950707 201903 2 014 3
BAB II
GAMBARAN UNIT KERJA
2.1. Deskripsi Organisasi
Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT) ialah badan non struktural yang dibentuk
pada lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
berdasarkan Undang- Undang Nomor 38 Tahun 2004 tentang Jalan serta diatur
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2005 yang telah dilakukan
perubahan ketiga yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2017 tentang Jalan
Tol. Selanjutnya Menteri Pekerjaan Umum membuat Peraturan Menteri Pekerjan
Umum Nomor 43/PRT/M/2015 tentang Badan Pengatur Jalan Tol.
Pelaksanaan tugas dan fungsi BPJT dibantu oleh sekretariat BPJT di
lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan perumahan Rakyat untuk
memberikan pelayanan teknis dan administratif. Sekretariat BPJT secara teknis
operasional bertanggung jawab kepada Kepala BPJT dan secara administratif
bertanggung jawab kepada Menteri. Struktur Organisasi Sekretariat BPJT terdiri
dari Bagian Umum, Bidang Teknik, Bidang Investasi, Bidang Operasi dan
Pemeliharaan, dan Bidang Pendanaan. Selama masa habituasi untuk melaksanakan
rencana aktualisasi ini, saya berada di Bidang Operasional dan Pemeliharaan Badan
Pengatur jalan Tol.
2.2. Tujuan Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi
Badan Pengatur Jalan Tol memiliki tugas dan fungsi yang diatur dalam
Peraturan Menteri Pekerjan Umum Nomor 43/PRT/M/2015. Adapun tugas dan
fungsi BPJT sebagai berikut:
1. Merekomendasikan tarif awal dan penyesuaian tarif tol kepada Menteri
2. Melakukan pengambilalihan hak pengusahaan jalan tol yang telah selesai
masa konsesinya dan merekomendasikan pengoperasian selanjutnya kepada
Menteri
3. Melakukan pengambilalihan hak sementara pengusahaan jalan tol yang gagal
dalam pelaksanaan konsesi, untuk kemudian dilelangkan kembali
pengusahaannya

19950707 201903 2 014 4
4. Melakukan persiapan pengusahaan jalan tol yang meliputi analisa kelayakan

finansial, studi kelayakan, dan penyiapan amdal
5. Melakukan pengadaan investasi jalan tol melalui pelelangan secara
transparan dan terbuka
6. Membantu proses pelaksanaan pembebasan tanah dalam hal kepastian dana
dan pengadaan tanah
7. Memonitor pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan konstruksi serta
pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol yang dilakukan Badan usaha
8. Melakukan pengawasan terhadap Badan Usaha atas pelaksanaan seluruh
kewajiban perjanjian pengusahaan jalan tol dan melaporkannya secara
periodik kepada Menteri.
Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT) terdiri atas subbidang
Perencanaan Teknis dan Subbidang Pengawasan Konstruksi. Berikut tugas
Subbidang pada Bidang Tenik BPJT sesuai dengan Peraturan Menteru Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia Nomor 43 PRT/M/2015
Tentang Badan Pengatur Jalan Tol pasal 24:
1. Subbidang Perencanaan Teknis mempunyai tugas melakukan pengawasan
pemenuhan kewajiban badan usaha terkait aspek teknis sesuai perjanjian
pengusahaan jalan tol, pelaksaanaan evaluasi rencana teknik akhir yang
disusun oleh badan usaha dan penyusunan rekomendasi persetujuan.
2. Subbidang Pengawasan Konstruksi mempunyai tugas melakukan
pengawasan pelaksanaan konstruksi jaan tol oleh badan usaha, pelaksanaan
pengujian laik fungsi dan laik operasi jalan tol, dan pelaksanaan evaluasi
teknis terhadap perubahan ruang lingkup pengusahaan jalan tol.

19950707 201903 2 014 5
Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol

(Sumber: http://bpjt.pu.go.id/konten/bpjt/struktur-organisasi tanggal 12 Agustus 2019)
Betha Rizka Witananda, S.S.T 6

19950707 201903 2 014
2.3. Uraian Tugas Jabatan Peserta
Isu yang diangkat dalam aktualisasi dan diterapkan pada masa habituasi di
Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol, penulis memiliki tugas untuk
mengimplementasikan rancangan kegiatan aktualisasi yang telah dibuat. Hal ini
memiliki hubungan terkait misi organisasi dalam pembangunan, pelayanan operasi
dan pemeliharaan jalan tol melalui pengawasan yang efektif dan efisien serta pada
individu dapat meningkatkan profesionalisme, tanggung jawab, dan integritas.

19950707 201903 2 014 7
BAB III
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI
3.1. Penetapan Isu yang Diangkat

Dari kegiatan on the job training (OJT) selama di Bidang Teknik Badan
Pengatur Jalan Tol (BPJT), adapun isu yang teridentifikasi adalah sebagai berikut:
1. Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT
dikarenakan peletakan dokumen secara acak.
2. Tidak tertatanya ruangan Bidang Teknik BPJT sehingga ruangan menjadi
terasa sempit.
3. Tidak adanya informasi ruangan di Bidang Teknik BPJT sehigga tamu yang
datang sulit menemukan ruangan yang dicari.
Dari identifikasi isu-isu yang terjadi di Bidang Teknik BPJT, maka dilakukan
identifikasi terhadap isu yang dinilai paling penting dan harus segera diatasi.
Pengidentifikasian isu dilakukan dengan melakukan menyebarkan kuisioner
kepada rekan CPNS yang berada dilingkungan BPJT. Berikut tabel hasil
identifikasi isu yang telah dilaksanakan.
Tabel 1. Identifikasi Isu dengan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)

No. ISU U S G Total
1. Tidak efektif dan efisiennya pencarian
dokumen di Bidang Teknik BPJT 4,2 4 4,1 12,3
dikarenakan peletakan dokumen secara acak
2. Tidak tertatanya ruangan Bidang Teknik
BPJT sehingga ruangan menjadi terasa 2,9 3 2,8 8,7
sempit
3. Tidak adanya informasi ruangan di Bidang
Teknik BPJT sehigga tamu yang datang sulit 2,6 2,6 2,6 7,8
menemukan ruangan yang dicari
Note: Skala penilaian 1 (terendah) – 5 (tertinggi)
Sumber: Kuisioner Google Form
Dari hasil identifikasi isu menggunakan metode USG maka didapatkan isu
yang paling penting dan harus segera diselesaikan yaitu isu 1 “Tidak efektif dan
efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT dikarenakan peletakan
dokumen secara acak”. Isu ini Berkaitan dengan Aspek III dalam Pembelajaran
yang dilakukan pada Latsar CPNS yaitu mengenai “Pelayanan Publik”. Dengan

19950707 201903 2 014 8
belum efektifnya pelayanan publik oleh BPJT yang diberikan kepada BUJT sebagai
rekan kerja menjadi tidak maksimal.
Berikut ini merupakan kondisi existing peletakan arsip dokumen-dokumen di
Bidang Teknik BPJT.
Gambar 2. Ruang Arsip BPJT Existing 22 Juli 2019

(Sumber: Foto Lokasi Existing Tanggal 22 Juli 2019)
3.2. Gagasan Pemecah Isu
Dari isu yang diangkat yaitu isu “Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen
di Bidang Teknik BPJT dikarenakan peletakan dokumen secara acak” berdampak pada
Organisasi di Bidang Teknik BPJT yaitu sebagai berikut:
1. Proses pencarian dokumen sehingga waktu kerja tidak dapat digunakan
secara efisien
2. Pelayanan terhadap rekan kerja atau kepada pihak Badan Usaha Jalan Tol
belum efektif, terlalu lambat dalam mengevaluasi dokumen-dokumen
mengenai jalan tol yang diberikan BUJT kepada BPJT.
Dari pengidentifikasian dan dampak isu yang terjadi di Bidang Teknik Badan
Pengatur Jalan Tol, maka pemecahan permasalahan atas isu yang ada yaitu
“Penataan dokumen di Ruang Arsip Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol”.

19950707 201903 2 014 9
3.3. Kegiatan, Output/ Hasil serta Keterkaitannya dengan Agenda

Pembelajaran
Berdasarkan identifikasi isu dan dampak yang didapatkan dari isu tersebut,
maka akan dilakukan kegiatan aktualisasi sesuai dengan gagasan penyelesaian
masalah yaitu:
1. Meminta persetujuan Kepala Bagian dan Kepala Seksi Bidang Teknik BPJT
untuk penataan dan pengelompokan dokumen berdasarkan jenis, waktu dan
abjad ruas Jalan Tol di Ruang Arsip Bidang Teknik BPJT
2. Pendataan terhadap dokumen yang ada di Ruang Arsip Bidang Teknik BPJT
3. Pengelompokan dokumen
4. Penataan dan pendataan dokumen di Ruang Arsip
5. Pembuatan list peletakan dokumen
6. Sosialisasi cara pencarian dokumen dan peletakan dokumen kepada sekertaris
Bidang Teknik BPJT
7. Pelaporan kegiatan aktualisasi perapihan dokumen telah selesai
Berdasarkan kegiatan yang telah dirinci, berikut merupakan tahapan kegiatan
yang akan diimplementasikan pada saat pelaksanaan aktualisasi:
Tabel 2. Tahapan Kegiatan Aktualisasi

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output
1. Pengajuan 1. Meminta persetujuan - Surat persetujuan
persetujuan kepada kepada Kepala Bidang pelaksanaan
aktualisasi di
atasan untuk Teknik BPJT secara lisan
Bagian Teknik
melakukan 2. Meminta persetujuan BPJT
kegiatan aktualisasi kepada Kepala Bidang
Teknik BPJT secara tertulis
dibubuhi dengan tanda
tangan antara kedua belah
pihak
3. Memaparkan rangkaian
kegiatan yang akan
dilakukan kepada Ketua
Bidang Teknik BPJT

19950707 201903 2 014 10

2. Pendataan terhadap 1. Mendata dokumen yang - List dokumen
dokumen yang ada berada di ruang arsip yang ada di ruang
arsip Bidang
di Ruang Arsip 2. Melaporkan hasil pendataan
Teknik BPJT
Bidang Teknik dokumen kepada Kepala
BPJT Bidang Teknik BPJT
3. Pengelompokan 1. Mengelompokkan dan - Susunan
dokumen menyusun dokumen dokumen yang
rapi berdasarkan
berdasarkan jenis dokumen
jenis, waktu dan
2. Mengelompokkan dan abjad ruas jalan
menyusun dokumen tol
berdasarkan waktu
3. Mengelompokkan dan
menyusun dokumen
berdasarkan nama ruas jalan
4. Penataan dan 1. Merapikan dan menyusun - Data dokumen
pendataan dokumen pada setiap
penempatan
dokumen di Ruang 2. Mendata dokumen yang
dokumen
Arsip telah disusun
5. Membuat list 1. Membuat pendataan - Daftar peletakan
peletakan dokumen terhadapat letak masing- dokumen di
Ruang Arsip
masing dokumen
Bidang Teknik
2. Membuat label untuk BPJT
ditempelkan di box
penyimpanan dokumen
3. Membuat daftar letak
dokumen
6. Sosialisasi cara 1. Mensosialisasikan kepada - Pemahaman
pencarian dokumen sekertaris Bidang Teknik pegawai
mengenai cara
dan peletakan BPJT mengenai cara
pencarian
dokumen kepada pencarian dokumen pada dokumen dan
peletakan

19950707 201903 2 014 11

sekertaris Bidang Ruang Arsip Bidang Teknik dokumen di
Teknik BPJT BPJT Ruang Arsip
Bidang Teknik
2. Mensosialisasikan kepada
BPJT
sekertaris Bidang Teknik
BPJT mengenai cara
peletakan dokumen pada
Ruang Arsip Bidang Teknik
BPJT
7. Pelaporan kegiatan 1. Memberi laporan lisan - Evaluasi Kepala
aktualisasi kepada Kepala Bidang Bidang Teknik
terhadap hasil
perapihan dokumen Teknik BPJT
penerapan
telah selesai 2. Memberikan list data aktualisasi
dokumen di Ruang Arsip
Bidang Teknik BPJT.
Sumber: Hasil Analisa

19950707 201903 2 014 12
3.4. Matrik Rancangan Aktualisasi
Tabel 3. Matrik Rancangan Aktualisasi

RANCANGAN AKTUALISASI
UNIT KERJA : Bidang Teknik Seketariat Badan Pengatur Jalan Tol
IDENTIFIKASI ISU : 1. Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT dikarenakan
peletakan dokumen secara acak
2. Tidak tertatanya ruangan Bidang Teknik BPJT sehingga ruangan menjadi terasa sempit
3. Tidak adanya informasi ruangan di Bidang Teknik BPJT sehigga tamu yang datang sulit
menemukan ruangan yang dicari
ISU YANG DIANGKAT : Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT dikarenakan
peletakan dokumen secara acak
GAGASAN PEMECAH ISU : Penataan Dokumen di Ruang Arsip Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol
Konstribusi
Keterkaitan Substansi Mata Konstribusi Terhadap
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Terhadap Nilai
Pelatihan Visi dan Misi BPJT
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Pengajuan persetujuan 1. Meminta persetujuan - Surat persetujuan - Berhubungan dengan etika - Kegiatan - Menjungjung nilai
kepada atasan untuk kepada Kepala Bidang pelaksanaan publik yaitu dengan bersikap aktualisasi mendukung integritas dengan
melakukan kegiatan Teknik BPJT secara lisan aktualisasi di hormat, sopan dan mematuhi misi BPJT dalam bertindak sesuai
aktualisasi Bagian Teknik perintah atasan. meningkatkan kualitas dengan perkataan.
2. Meminta persetujuan BPJT - Berhubungan dengan etika pembangunan, - Bersikap
kepada Kepala Bidang publik yaitu dengan bersikap pelayanan operasi dan professional dengan

19950707 201903 2 014
Konstribusi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
Teknik BPJT secara hormat, sopan dan mematuhi pemeliharaan jalan tol melaksanakan
tertulis dibubuhi dengan perintah atasan. melalui pengawasan aktualisasi sesuai
tanda tangan antara kedua - Berkaitan dengan kegiatan yang efektif dan efisien dengan prosedur.
belah pihak manajemen mutu ASN yang Selain itu implikasi
bertanggung jawab terhadap dari dilakukannya
kegiatan aktualisasi yang akan aktualisasi akan
dilaksanakan. menambah
3. Memaparkan rangkaian - Berhubungan dengan etika profesionalitas
kegiatan yang akan publik yaitu menghormati dan Bidang Teknik
dilakukan kepada Ketua sopan terhadap atasan, BPJT dalam
Bidang Teknik BPJT memberi informasi yang menyelesaikan
benar kepada atasan. tugasnya
2. Pendataan terhadap 1. Mendata dokumen yang - List dokumen - Berkaitan dengan kode etik mengevaluasi
dokumen yang ada di berada di ruang arsip yang ada di ruang ASN yaitu bertanggung jawab pekerjaan BUJT
Ruang Arsip Bidang arsip Bidang atas dokumen yang berada di - Dalam pelaksanaan
Teknik BPJT Teknik BPJT Ruang Arsip Bidang Teknik aktualisasi penulis
BPJT menerapkan nilai
2. Melaporkan hasil - Berkaitan dengan komitmen dasar ASN sehingga
pendataan dokumen mutu dan kode etik ASN yang tertanam nilai etika
kepada Kepala Bidang bertanggung jawab terhadapa akhlakul karimah
Teknik BPJT kegiatan aktualisasi yang yang dilakukan saat
dilakukan. berperilaku terhadap

19950707 201903 2 014
Konstribusi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
3. Pengelompokan 1. Mengelompokkan dan - Susunan - Berkaitan dengan komitmen atasan maupun
dokumen menyusun dokumen dokumen yang mutu dengan mengefisiensikan rekan kerja lain
berdasarkan jenis rapi berdasarkan dan mengefektifkan pencarian
dokumen jenis, waktu dan dokumen
2. Mengelompokkan dan abjad jalan tol - Berkaitan dengan komitmen
menyusun dokumen mutu dengan mengefisiensikan
berdasarkan waktu dan mengefektifkan pencarian
dokumen
3. Mengelompokkan dan - Berkaitan dengan komitmen
menyusun dokumen mutu dengan mengefisiensikan
berdasarkan nama ruas dan mengefektifkan pencarian
jalan tol dokumen
4. Penataan dan 1. Merapikan dan menyusun - Data dokumen - Berkaitan dengan komitmen
pendataan dokumen di dokumen pada setiap mutu dengan mengefisiensikan
Ruang Arsip penempatan dan mengefektifkan pencarian
dokumen dokumen
2. Mendata dokumen yang - Berkaitan dengan komitmen
telah disusun mutu dengan mengefisiensikan
dan mengefektifkan pencarian
dokumen

19950707 201903 2 014
Konstribusi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
5. Membuat list 1. Membuat pendataan - Daftar peletakan - Berkaitan dengan komitmen
peletakan dokumen terhadapat letak masing- dokumen di mutu dengan mengefisiensikan
masing dokumen Ruang Arsip dan mengefektifkan pencarian
Bidang Teknik dokumen
2. Membuat label untuk BPJT - Berkaitan dengan komitmen
ditempelkan di box mutu dengan mengefisiensikan
penyimpanan dokumen dan mengefektifkan pencarian
dokumen
3. Membuat daftar letak - Berkaitan dengan komitmen
dokumen mutu dengan mengefisiensikan
dan mengefektifkan pencarian
dokumen
6. Sosialisasi cara 1. Mensosialisasikan - Pemahaman - Berkaitan dengan Etika publik
pencarian dokumen kepada sekertaris pegawai dalam menyampaikan informasi
dan peletakan Bidang Teknik BPJT mengenai cara dengan bersikap sopan dan
dokumen kepada mengenai cara pencarian hormat kepada rekan kerja.
sekertaris Bidang - Berkaitan dengan Agenda III
pencarian dokumen dokumen dan
Teknik BPJT manajemen ASN yaitu
pada Ruang Arsip peletakan
mensosialisasikan cara
Bidang Teknik BPJT dokumen di penyimpanan dan pencarian
Ruang Arsip dokumen di Ruang Arsip
Bidang Teknik BPJT

19950707 201903 2 014
Konstribusi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
2. Mensosialisasikan Bidang Teknik - Berkaitan dengan Etika publik
kepada sekertaris BPJT dalam menyampaikan informasi
Bidang Teknik BPJT dengan bersikap sopan dan
mengenai cara hormat kepada rekan kerja.
- Berkaitan dengan Agenda III
peletakan dokumen
manajemen ASN yaitu
pada Ruang Arsip
mensosialisasikan cara
Bidang Teknik BPJT penyimpanan dan pencarian
Bidang Teknik BPJT
7. Pelaporan kegiatan 1. Memberi laporan lisan - Evaluasi Kepala - Berhubugan dengan etika
aktualisasi perapihan kepada Kepala Bidang Bidang Teknik publik atas dasar bersikap
dokumen telah selesai Teknik BPJT terhadap hasil hormati, sopan dan tanggung
penerapan jawab terhadap atasan.
2. Memberikan list data aktualisasi - Berhubugan dengan etika
dokumen di Ruang Arsip publik atas dasar bersikap
Bidang Teknik BPJT hormati, sopan dan tanggung
jawab terhadap atasan.

19950707 201903 2 014
Adapun kegiatan yang dilaksanakan pada saat aktualisasi mengandung

nilai-nilai dasar ASN dan kedudukan serta peran ASN dalam NKRI yaitu:
1. Akuntabilitas
Dalam melakukan kegiatan pendataan di ruang arsip dan melaporkan
kegiatan yang telah diaktualisasikan di Bidang Teknik BPJT kepada
Kepada Bidang Teknik BPJT terdapat nilai akuntabilitas yaitu berupa
tanggung jawab akan pekerjaan dan dokumen di ruang arsip dan bersikap
transparan terhadap atasan akan kegiatan yang telah dilakukan.
2. Etika Publik
Dalam pelaksanaan aktualisasi adapun kegiatan yang bersangkutan
dengan nilai dasar ASN etika publik yaitu patuh dan hormat terhadap
atasan, bersikap sopan terhadap atasan dan bertanggung jawab akan
pekerjaan yang dilakukan.
3. Komitmen Mutu
Nilai dasar ASN mengenai komitmen mutu tertuang dalam kegiatan
aktualisasi yaitu berupa efisiensi dan efektifitas yang dilakukan dalam
mempermudah pencarian dokumen di Ruang Arsip Bidang Teknik BPJT.
4. Pelayanan Publik
Pelayanan publik yang merupakan salah satu pembelajaran di
agenda III pelatihan dasar CPNS dituangkan dalam konstribusi kegiatan
aktualisasi yaitu dengan mengefisiensi dan mengefektifkan pencarian
dokumen yang menambah kinerja para pegawai Bidang Teknik BPJT
dalam melayani rekan kerja yaitu BUJT.
5. Manajemen ASN
Manajemen ASN diaktualisasikan pada saat bersosialisasi kepada
Sekertaris Bidang BPJT dalam hal penyimpanan dan pencarian dokumen
di Ruang Arsip.
Kegiatan aktualisasi mendukung misi BPJT dalam meningkatkan kualitas
pembangunan, pelayanan operasi dan pemeliharaan jalan tol melalui pengawasan
yang efektif dan efisien.

19950707 201903 2 014 18
Dalam pelaksanaan aktualisasi diharapkan kegiatan-kegiatan yang telah

dilaksanakan dapat memberi kontribusi pada nilai-nilai organisasi di BPJT
yaitu:
1. Integritas
Pelaksanaan aktualisasi diterapkan dan harus sesuai dengan
perkataan dan perbuatan.
2. Profesional
Kegiatan aktualisasi menambah profesionalitas Bidang Teknik
BPJT dalam menyelesaikan tugasnya mengevaluasi pekerjaan BUJT.
3. Etika – Akhlakul Karimah
Dalam pelaksanaan aktualisasi penulis menerapkan nilai dasar ASN sehingga
tertanam nilai etika akhlakul karimah yang dilakukan saat berperilaku terhadap
atasan maupun rekan kerja lain.

19950707 201903 2 014 19
3.5. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi

Tabel 4. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aktualisasi
Hari ke
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
No. Kegiatan
Juli Agustus September
25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4
1. Pengajuan persetujuan kepada
atasan untuk melakukan 1 2
kegiatan aktualisasi
2. Pendataan terhadap dokumen
yang ada di Ruang Arsip Bidang 1 2 3 4
Teknik BPJT
3. Pengelompokan dokumen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
4. Penataan dan pendataan
1 2 3 4 5 6 7
5. Pembuatan list peletakan
1 2 3 4 5
dokumen
6. Sosialisasi cara pencarian
dokumen dan peletakan
1
dokumen kepada sekertaris
Bidang Teknik BPJT
7. Pelaporan kegiatan aktualisasi
perapihan dokumen telah 1
selesai

19950707 201903 2 014
BAB IV
PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Aktualisasi yang dilaksanakan berdasarkan isu pada saat masa habituasi yaitu
penataan dokumen di ruang arsip Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol. Dalam
penataan dokumen di ruang arsip dilakukan juga pendataan terhadap dokumen dan
peletakan dokumen. Dengan kegiatan aktualisasi yang dilakukan ini maka
pencarian dokumen dan informasi mengenai dokumen apa saja yang ada di ruang
arsip dapat didapatkan dengan mudah. Dengan mudahnya mengakses informasi
mengenai dokumen-dokumen tersebut maka akan mempercepat kinerja para
pegawai di Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol.
Kegiatan aktualisasi berdasarkan jadwal yang telah dibuat dalam rancangan
aktualisasi pertama dilakukan yaitu tanggal 25 Juli 2019 dengan kegiatan berupa
diskusi dengan Kepala Bagian Bidang Teknik untuk pelaksanaan kegiatan
aktualisasi pada masa habituasi. Persetujuan Kepala Bidang Teknik Badan Pengatur
Jalan Tol dituangkan dalam surat balasan mengenai persetujuan pelaksanaan
rancanan aktualisasi penataan dokumen di ruang arsip bidang Teknik BPJT.
Kegiatan selanjutnya yang dilakukan yaitu pendataan sekaligus pengelompokan
dokumen-dokumen yang ada di ruang rasip bidang Teknik BPJT. Kemudian
dokumen tersebut ditata kembali sesuai dengan ruas jalan tol diurutkan mulai dari
abjad A sampai Z. Penataan kembali diselingi dengan mendata kembali letak
dokumen untuk dijadikan list dokumen supaya mudah dalam pencarian dokumen.
Setalah list peletakan dokumen sudah tersusun, dilakukan sosialisasi kepada
Sekertaris Bidang Teknik BPJT terhadap peletakan dokumen di ruang arsip.
Dengan demikian kegiatan aktualisasi selesai dan kegiatan tekahir yaitu pelaporan
atas terselesaikannya kegiatan aktualisasi kepada Kepala Bidang Teknik Badan
Pengatur Jalan Tol. Berikut jadwal pelaksanaan dan matrik pelaksanaan aktualisasi
yang telah diselenggarakan:

19950707 201903 2 014 21
Tabel 5. Jadwal Kegiatan Aktualisasi

Hari ke
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
No. Kegiatan
Juli Agustus September
25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4
1. Pengajuan persetujuan kepada
atasan untuk melakukan
kegiatan aktualisasi
2. Pendataan terhadap dokumen
yang ada di Ruang Arsip Bidang
Teknik BPJT
3. Pengelompokan dokumen
4. Penataan dan pendataan

5. Pembuatan list peletakan

dokumen
6. Sosialisasi cara pencarian

dokumen dan peletakan
dokumen kepada sekertaris
Bidang Teknik BPJT
7. Pelaporan kegiatan aktualisasi
perapihan dokumen telah
selesai
Rancangan Aktualisasi
Kegiatan Aktualisasi

19950707 201903 2 014 22
Tabel 6. Matrik Pelaksanaan Aktualisasi

UNIT KERJA : Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol
ISU YANG DIANGKAT : Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT dikarenakan peletakan dokumen secara acak
WAKTU
NO KEGIATAN TEMPAT STAKEHOLDER PELAKSANAAN OUTPUT
PELAKSANAAN
1 2 3 4 5 6 7
1 Pengajuan persetujuan Ruang Kepala Penulis, Kepala Kamis, 25 Juli 2019 1. Megajukan surat ijin kepada 1. Surat Pengajuan
kepada atasan untuk Bidang Teknik Bidang Teknik Kepala Bidang Teknik BPJT Pelaksanaan Kegiatan
melakukan kegiatan BPJT BPJT untuk pelaksanaan aktualisasi Aktualiasasi
aktualisasi sesuai dengan isu yang telah 2. Surat Persetujuan
diangkat Kepala Bidang Teknik
2. Mendiskusikan dengan BPJT atas Pelaksanaan
Kepala Bidang Teknik Aktualisasi di Bidang
mengenai metode Teknik BPJT
pelaksanaan kegiatan
aktualisasi
2 Pendataan terhadap Ruang Arsip Penulis, Staff, Selasa, 30 Juli 2019 1. Mendata dokumen 1. List dokumen sebelum
dokumen yang ada di Bidang Teknik Rekan CPNS berdasarkan ruas jalan tol penataan dokumen
Ruang Arsip Bidang BPJT yang berada di ruang arsip
Teknik BPJT Bidang Teknik BPJT
3 Pengelompokan Ruang Arsip Penulis, Staff, Selasa, 30 Juli 2019 1. Membaca Peraturan Menteri 1. Tatanan dokumen
dokumen Bidang Teknik Rekan CPNS PUPR no 16 tahun 2018 sesuai dengan ruas jalan
BPJT tentang klasifikasi arsip. tol

19950707 201903 2 014 23
WAKTU
PELAKSANAAN
1 2 3 4 5 6 7
2. Mengelompokkan dokumen-
dokumen berdasarkan jenis
dokumen
3. Mengelompokkan
dokumenberdasarkan dengan
waktu pembuatan dokumen
4. Mengelompokkan dokumen
berdasarkan ruas jalan tol
4 Penataan dan pendataan Ruang Arsip Penulis, Staff, Senin, 12 Agustus 2019 1. Menata dan membuat list per 1. Tatanan dokumen
dokumen di Ruang Bidang Teknik Rekan CPNS rak atas jenis dokumen dan sesuai dengan ruas jalan
Arsip BPJT nama ruas jalan tol tol urut berdasarkan
2. Memisahkan dokumen yang abjad
tahun lalu untuk dimasukkan 2. List dokumen yang ada
dalam box dan membuat list tiap rak
yang kemudian ditempelkan
di tiap box tersebut.
3. Membuat pembatas antar
ruas jalan tol berdasarkan
abjad nama ruas jalan tol.
5 Membuat list peletakan Ruang Arsip Penulis, Staff, Rabu, 28 Agustus 2019 1. Membuat denah lemari dan 1. List peletakan dokumen
dokumen Bidang Teknik Rekan CPNS rak yang ada pada ruang arsip di ruang arsip Bidang
BPJT Bidang Teknik BPJT Teknik BPJT beserta
denah rak dokumen

19950707 201903 2 014 24
WAKTU
PELAKSANAAN
1 2 3 4 5 6 7
2. Membuat list peletakan
dokumen pada ruang arsip
Bidang Teknik BPJT
6 Sosialisasi cara Ruang Bidang Penulis, Sekertaris Selasa, 3 September 2019 1. Mendiskusikan mengenai 1. Pemahaman sekertaris
pencarian dokumen dan Teknik BPJT Bidang Teknik peletakan arsip dan cara Bidang Teknik dalam
peletakan dokumen BPJT pencarian arsip berdasarkan peletakan dan cara
kepada sekertaris list yang telah dibuat bersama pencarian dokumen di
Bidang Teknik BPJT sekertari Bidang Teknik ruang arsip bidang
BPJT Teknik BPJT
7 Pelaporan kegiatan Ruang Kepala Penulis, Kepala Rabu, 4 September 2019 1. Mendiskusikan hasil 1. Evaluasi Kepala Bidang
aktualisasi perapihan Bidang Teknik Bidang Teknik pelaksanaan aktualisasi Teknik terhadap hasil
dokumen telah selesai BPJT BPJT bersama dengan Kepala penerapan aktualisasi
Bidang Teknik BPJT

19950707 201903 2 014 25
4.2. Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi

1. Uraian Teknik Aktualisasi, Hambatan dan Manfaat
Teknik yang dilakukan pada saat pelaksanaan aktualisasi penataan
dokumen di ruang arsip Bidang Tekni Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT)
adalah dengan melakukan pendekatan kepada Kepala Bidang Teknik
BPJT, para pegawai dan rekan CPNS yang berada di Bidang Teknik
Badan Pengatur Jalan Tol. Pendekatan dilakukan dengan aktif dalam
berkomunikasi mengenai dokumen dan pengarsipan di ruang arsip
Bidang Teknik BPJT.
Dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi adapun beberapa hambatan-
hambatan yang terjadi. Dengan adanya hambatan tersebut perlu adanya
komunikasi dalam pencarian solusi atas permasalahan yang ditemukan
pada saat pelaksanaan aktualisasi. Adapun pencarian solusi tersebut
dapat didapatkan dengan berdiskusi dengan Kepala Bidang Teknik, para
pegawai dan juga rekan CPNS. Dengan pencarian solusi bersama-sama
maka akan mengembangkan pola pikir dalam penyelesaian masalah-
masalah yang terjadi.
Adapun disetiap kegiatan memiliki manfaat-manfaat yang
didapatkan oleh Bidang Teknik BPJT dan penulis sendiri. Berikut
penjabaran teknik aktualisasi, hambatan dan manfaat dari kegiatan
aktualisasi penataan dokumen di ruang arsip Bidang Teknik BPJT

19950707 201903 2 014 26
Tabel 7. Uraian Teknik, Hambatan dan Manfaat Aktualisasi

UNIT KERJA : Bidang Teknik Badan Pengatur Jalan Tol
ISU YANG DIANGKAT : Tidak efektif dan efisiennya pencarian dokumen di Bidang Teknik BPJT dikarenakan peletakan dokumen secara acak
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI HAMBATAN MANFAAT

1 2 3 4 5
1 Pengajuan Kegiatan dilakukan dengan mengajukan persetujuan kepada Kepala Bidang Teknik Tidak ada hambatan. Manfaat dari kegiatan pengajuan
persetujuan BPJT dan menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilakukan di Bidang Teknik persetujuan kepada atasan untuk melakukan
kepada atasan BPJT selama masa habituasi. Pengajuan dilakukan dengan membuat surat kegiatan aktualisasi yaitu Kepala Bidang
untuk permohonan pelaksanaan aktualisasi di Bidang Teknik BPJT yang kemudian Teknik mengetahui dan memberi izin
melakukan didapatkan surat balasan dari Kepala Bidang Teknik mengenai persetujuan terhadap Tahapan kegiatan aktualisasi yang
kegiatan pelaksanaan aktualisasi penataan dokumen di ruang arsip Bidang Teknik BPJT. akan dilaksanakan selama masa habituasi di
aktualisasi Bidang Teknik BPJT. Dengan demikian
Kepala Bidang Teknik dapat berdiskusi dan
memberikan masukan kepada penulis
sehingga dapat melaksanakan aktualisasi
dengan efektitif, efisien dan berorientasi
mutu.
Gambar 3. Pengajuan Persetujuan Aktualisasi

19950707 201903 2 014 27
NO KEGIATAN URAIAN TEKNIK AKTUALISASI HAMBATAN MANFAAT

1 2 3 4 5
2 Pendataan Pendataan dilakukan dengan melihat-lihat dokumen apa saja yang ada di ruang arsip Tidak ada hambatan. Manfaat kegiatan yaitu mengetahui jenis
dokumen yang Bidang Teknik BPJT yang kemudian didata berdasarkan jenis dokumen dan ruas dokumen yang akan dikelompokkan
ada di Ruang jalan tol. sehingga kegiatan pengelompokan
Arsip Bidang dokumen dapat dilakukan dengan lebih
Teknik BPJT efektif dan efisien. Selain itu data tersebut
dapat digunakan sebagai acuan dalam
mempertanggungjawabkan dokumen yang
dikelola di ruang arsip.
Gambar 4. Pendataan Dokumen
3 Pengelompokan Bersamaan dengan pendataan dokumen tersebut dilakukan pengelompokan Hambatan yang Manfaat dari kegiatan pengelompokan
dokumen berdasarkan jenis dokumen, nama ruas jalan tol dan waktu pembuatan dokumen terjadi yaitu dokumen yaitu mengetahui jenis dokumen
tersebut. Untuk dokumen PMI (Pengendali Mutu Independen) berupa laporan ketersediaan ruang berdasarkan jenis dokumen, ruas jalan tol
bulanan dari konsultan PMI yang diberikan ke Bidang Teknik BPJT setiap bulannya untuk melaksanakan dan waktu pembuatan dokumen tersebut.
dikelompokkan berdasarkan Ruas Jalan Tol dan Waktu Laporan. kegiatan Dengan demikian kegiatan penataan
pengelompokan dokumen dapat dilaksanakan dengan lebih
dokumen di ruang efektif dan efisien.

19950707 201903 2 014 28
arsip, sehingga
pengelompokan
dilakukan perlemari
buku untuk
selanjutnya dijadikan
satu dengan lemari
lain yang memiliki
jenis dokumen dan
ruas sama.
Gambar 5. Pengelompokan Dokumen

4 Penataan dan Dokumen yang sudah dikelompokkan ditata sesuai dengan jenis dokumen pada Hambatan yang Manfaat kegiatan yaitu mengefisien dan
pendataan masing-masing rak dokumen yang tersedia. Penataan dokumen diurutkan secara terjadi adalah mengefektifkan pencarian dokumen
dokumen di urut berdasarkan abjad nama ruas jalan tol. Untuk laporan tahun 2018 dan laporan keterbatasan rak atau berdasarkan pengelompokan yang telah
Ruang Arsip PMI Bulan Januari 2019 sampai dengan Bulan Mei 2019 dimasukkan ke dalam box. lemari untuk dibuat sehingga dapat meningkatkan
Sedangkan laporan dari Bulan Juni hingga bulan berjalan (September) diletakkan meletakkan dokumen kualitas pelayanan publik oleh Bidang
di rak atau lemari Laporan PMI. Untuk selanjutnya dilakukan pendataan letak yaitu dokumen PMI, Teknik BPJT kepada BUJT.
dokumen tersebut. sehingga penataan
dokumen sebagian
diletakkan di box
yang kemudian
diberi label pada box
tersebut dan list
dokumen yang ada di
dalam box tersebut.

19950707 201903 2 014 29
Gambar 6. Penataan Dokumen Persuratan
Gambar 7. Pengelompokan Dokumen PMI 2018

19950707 201903 2 014 30
Gambar 8. Penataan Dokumen Berdasarkan Ruas Jalan Tol

5 Membuat list Pembuatan list dokumen dilakukan setelah penataan dan pendataan dokumen. List Tidak ada hambatan. Manfaat kegiatan pembuatan list peletakan
peletakan dokumen dibuat berdasarkan letak dokumen tersebut guna memudahkan pencarian dokumen yaitu mempermudah dan
dokumen dokumen di ruang arsip Bidang Teknik BPJT. List dibuat dalam bentuk hard copy mempercepat pencarian dokumen
dan soft copy untuk selanjutnya diberikan kepada sekertaris Bidang Teknik BPJT. berdasarkan susunan dan pengelompokan
dokumen yang telah dibuat sehingga
meningkatkan pelayanan publik oleh
Bidang Teknik BPJT terhadap BUJT.
Gambar 9. Contoh List Dokumen

19950707 201903 2 014 31
6 Sosialisasi cara Sosialisasi dilakukan dengan Sekertari Bidang Teknik BPJT untuk menyampaikan Tidak ada hambatan. Kegiatan sosialisai yang dilakukan penulis
pencarian pada saat sosialisasi yaitu mengenai cara pencarian dokumen dan peletakan kepada Sekertaris Bidang Teknik BPJT
dokumen dan dokumen di ruang arsip. bermanfaat agar penataan dokumen di
peletakan ruang arsip dapat diterapkan secara
dokumen berkelanjutan oleh pegawai di Bidang
kepada Teknik BPJT khususnya sekertaris sehingga
sekertaris efektifitas dan efisiensi pencarian dokumen
Bidang Teknik yang menunjang kinerja pegawai tetap
BPJT terjaga.
Gambar 10. Sosialisasi dengan Sekertaris Bidang Teknik BPJT

7 Pelaporan Pelaporan kegiatan dilakukan setelah rangkaian kegiatan aktualisasi selesai. Tidak ada hambatan. Pelaporan kegiatan kepada Kepala Sub
kegiatan Laporan dilakukan secara lisan kepada Kepala Sub Bidang Teknik BPJT bahwa Bidang Teknik BPJT merupakan bentuk
aktualisasi aktualisasi telah selesai. dari tanggung jawab penulis terhadap
perapihan kegiatan aktualisasi yang telah didiskusikan
dokumen telah bersama Kepala Bidang sebelumnya.
selesai Dengan melaporkan hasil kegiatan
aktualisasi dan mendapat evaluasi dari
Kepala Sub Bidang Teknik maka
kedepannya diharapkan dapat menjadi
pembelajaran untuk lebih berkomitmen
mutu terhadap setiap pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
Gambar 11. Pelaporan Kegiatan Aktualisasi Telah Selesai

19950707 201903 2 014 32
2. Analisa Dampak
Kegiatan aktualisasi penataan dokumen di ruang arsip Bidang Teknik BPJT
bermanfaat untuk organisasi bidang Teknik BPJT yaitu meningkatkan
profesionalitas Bidang Teknik BPJT dalam melakukan pelayanan publik kepada
BUJT. Pelayanan publik yang dilakukan akan lebih efisien dan efektif apabila
pencarian dokumen yang dibutuhkan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Apabila kegiatan aktualisasi penataan dokumen di ruang arsip tidak
dilakukan, maka pelayanan publik yang diberikan Bidang Teknik BPJT kepada
BUJT kurang efektif karena sulitnya menemukan dokumen ditumpukan yang
banyak dan tidak tertata terlebih lagi dokumen dari BUJT terus bertambah.

19950707 201903 2 014 33
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berikut kesimpulan yang dapat diambil dari rancangan kegiatan
aktualisasi adalah sebagai berikut:
1. Dari hasil pelaksanaan kegiatan atas gagasan pemecah isu penataan dokumen
di ruang arsip bidang teknik BPJT maka dapat diperoleh hasil yaitu berupa
efisiensi dan efektifitas dalam pencarian dokumen yang diperlukan dalam
menunjang kinerja pelayanan publik yang maksimal oleh Bidang Teknik BPJT
terhadap BUJT.
2. Setiap kegiatan yang dilakukan di dalam aktualisasi mengandung nilai-nilai
dasar negara integritas dengan perilaku tanggung jawab dan bersikap
transparan kepada atasan akan pekerjaan yang telah dilaksanakan, etika publik
yaitu berperilaku taat pada pimpinan dan bersikap hormat pada atasan maupun
rekan kerja, komitmen mutu yang berupa efisiensi dan efektifitas yang
dilakukan dalam mempermudah pencarian dokumen dan mengandung
pengamalan dalam salah satu agenda III yaitu pelayanan publik dalam hal
meningkatkan kualitas pelayanan terhadap BUJT oleh BPJT.
3. Konstribusi yang dilakukan dalam menunjang misi BPJT yaitu meningkatkan
kualitas pembangunan, pelayanan operasi dan pemeliharaan jalan tol melalui
pengawasan yang efektif dan efisien. Selain itu aktualisasi berkontribusi terhadap
nilai-nilai Organisasi yaitu dalam hal penerapan integritas saat pelaksanaan
aktualisasi, penambahan profesionalitas bidang Teknik BPJT dalam menyelesaikan
tugasnya mengevaluasi pekerjaan BUJT dan penerapan nilai dasar ASN yang
membentuk etika akhlakul karimah dalam kegiatan di lingkungan kerja dan sehari-
hari.
5.2. Kesimpulan
Perlu diadakannya pendisiplinan berupa arahan atau peraturan untuk
mengakses dokumen yang ada di ruang arsip sehingga tatanan dokumen di ruang
arsip tetap memudahkan pegawai dalam pencarian dokumen.

19950707 201903 2 014 34
DAFTAR PUSTAKA
Lembaga Administrasi Negara. 2015. “AKUNTABILITAS” Modul Pendidikan dan

Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta.
Lembaga Administrasi Negara. 2015. “ANTI KORUPSI” Modul Pendidikan dan
Lembaga Administrasi Negara. 2015. “ETIKA PUBLIK” Modul Pendidikan dan
Lembaga Administrasi Negara. 2015. “KOMITMEN MUTU” Modul Pendidikan
dan Pelatihan Prajabatan Golongan III. Jakarta.
Lembaga Administrasi Negara. 2015. “NASIONALISME” Modul Pendidikan dan
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 43 Tentang
Badan Pengatur Jalan Tol.

19950707 201903 2 014 35
LAMPIRAN

19950707 201903 2 014 36
Gambar 12. Surat Pengajuan Kegiatan Aktualisasi

19950707 201903 2 014 37
Gambar 13. Surat Persetujuan Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

19950707 201903 2 014 38
Sebelum Pelaksanaan Aktualisasi Setelah Pelaksanaan Aktualisasi
Gambar 14. Gambar Sebelum dan Sesudah Aktualisasi

19950707 201903 2 014 39
Gambar 15. Layout Letak Dokumen Ruang Arsip Bidang Teknik BPJT

19950707 201903 2 014 40
Gambar 16. Contoh List Dokumen

19950707 201903 2 014 41

F Betha Rizka Witananda Batch 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

F Betha Rizka Witananda Batch 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PENATAAN DOKUMEN RUANG ARSIP BIDANG TEKNIK

BADAN PENGATUR JALAN TOL

NAMA : BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.

NIP : 19950707 201903 2 014

UNIT KERJA : BIDANG TEKNIK BPJT

PESERTA PELATIHAN COACH

(BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.) (IR. TASRIPIN SARTIYONO, M.T.)

Betha Rizka Witananda, S.S.T

PENATAAN DOKUMEN RUANG ARSIP BIDANG TEKNIK

BADAN PENGATUR JALAN TOL

NAMA : BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.

NIP : 19950707 201903 2 014

UNIT KERJA : BIDANG TEKNIK BPJT

(BETHA RIZKA WITANANDA, S.S.T.)

(KARAMULLAHU WAJHAHU,ST,MT,M.Eng) (IR. TASRIPIN SARTIYONO, M.T.)

Betha Rizka Witananda, S.S.T

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

COMENTOR COACH KEPALA BALAI DIKLAT PUPR

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN

Ir. Moeh Adam, MM

Betha Rizka Witananda, S.S.T

Jakarta, 26 Juli 2019

Betha Rizka Witananda, S.S.T

LEMBAR IDE GAGASAN AKTUALISASI ........................................................ ii

Betha Rizka Witananda, S.S.T

Tabel 1. Identifikasi Isu dengan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) .. 8

Betha Rizka Witananda, S.S.T

Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol .................................... 6

Betha Rizka Witananda, S.S.T

1.1. Latar Belakang

Betha Rizka Witananda, S.S.T

merupakan salah satu media mengaktualisasikan materi yang telah didapatkan

1.2. Tujuan Aktualisasi

Tujuan dilakukannya aktualisasi adalah sebagai berikut:

Betha Rizka Witananda, S.S.T

1.3. Ruang Lingkup

Kegiatan aktualisasi dilakukan oleh CPNS dengan mengidentifikasi isu-isu

Betha Rizka Witananda, S.S.T

2.1. Deskripsi Organisasi

2.2. Tujuan Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi

Betha Rizka Witananda, S.S.T

4. Melakukan persiapan pengusahaan jalan tol yang meliputi analisa kelayakan

Betha Rizka Witananda, S.S.T

Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol adalah sebagai berikut:

Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Pengatur Jalan Tol

Betha Rizka Witananda, S.S.T 6

2.3. Uraian Tugas Jabatan Peserta

Betha Rizka Witananda, S.S.T

3.1. Penetapan Isu yang Diangkat

Tabel 1. Identifikasi Isu dengan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)

Betha Rizka Witananda, S.S.T

Gambar 2. Ruang Arsip BPJT Existing 22 Juli 2019

3.2. Gagasan Pemecah Isu

Betha Rizka Witananda, S.S.T

3.3. Kegiatan, Output/ Hasil serta Keterkaitannya dengan Agenda

Tabel 2. Tahapan Kegiatan Aktualisasi

Betha Rizka Witananda, S.S.T

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output

Betha Rizka Witananda, S.S.T