JUDUL AKTUALISASI
UPAYA PENINGKATAN KOORDINASI PEKERJAAN
PEGAWAI DENGAN TASK MANAGEMENT SYSTEM DI
SUBDIT PERENCANAAN DAN PEMROGRAMAN
DIREKTORAT JEMBATAN
DISUSUN OLEH :
NAMA : ATIKAH RAHMI
NIP 199206102019032017
FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
LEMBAR PENGESAHAN
DISEMINARKAN
Ir. Widodo Sugeng S, Yosi Darmawan A, ST, MT Ahmad Kholidi Nasution, S ST, MT
M.ENG.Sc NIP. NIP. 197709042003121005 NIP. 196703041993031007
196308041991031003
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN
FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
DAFTAR ISI.........................................................................................................i
DAFTAR TABEL................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
I.1 Latar Belakang................................................................................................1
I.2 Tujuan Aktualisasi..........................................................................................2
I.3 Ruang Lingkup................................................................................................2
BAB II ENVIRONMENTAL SCANNING............................................................4
II.1 Isu..................................................................................................................4
II.2 Core Isu..........................................................................................................5
II.3 Dampak Isu....................................................................................................5
II.4 Gagasan..........................................................................................................5
BAB III PROBLEM SOLVING..............................................................................6
III.1 Rancangan Kegiatan.....................................................................................6
III.2 Realisasi Kegiatan........................................................................................7
BAB IV ANALISIS...............................................................................................18
IV.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan........................................................18
IV.2 Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi..........................................20
IV.3 Penguatan Nilai Organisasi........................................................................21
IV.4 Evaluasi Kegiatan.......................................................................................21
IV.5 Hambatan...................................................................................................27
BAB V PENUTUP.................................................................................................29
V.1 Kesimpulan..................................................................................................29
V.2 Saran............................................................................................................30
LAMPIRAN.......................................................................................................31
i
DAFTAR TABEL
Gambar 3.1: Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor dan pegawai
di subdit perencanaan dan pemrograman.........................................8
Gambar 4.1: Evaluasi penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan
pekerjaan di subdit perencanaan dan
pemrograman…................................................................................22
Gambar 4.2: Pengaruh penggunaan teknologi informasi terhadap efektifitas
penyelesaian pekerjaan di subdit perencanaan dan pemrograman....23
Gambar 4.3: Pengaruh program Click Up terhadap manajemen pekerjaan di
subdit perencanaan dan pemrograman..............................................23
Gambar 4.4: Pengaruh program Click Up terhadap koordinasi pekerjaan di subdit
perencanaan dan pemrograman.........................................................24
Gambar 4.5: Pengaruh program Click Up sebagai sarana komunikasi pekerjaan di
subdit perencanaan dan pemrograman..............................................25
Gambar 4.6: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap transparasi
kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman. 25
Gambar 4.7: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap tanggung
jawab dan komitmen kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan
dan pemrograman..............................................................................26
Gambar 4.8: Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi positif
terhadap suasana dan lingkungan kerja.............................................27
BAB I
PENDAHULUAN
1
Task management system adalah sistem atau proses pengaturan tugas dengan
lebih teroganisasi mulai dari perencanaan, tracking (pelacakan progres), dan
pelaporan sehingga tujuan individu maupun kelompok dapat dicapai dengan lebih
efektif. Pada pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas dan fungsi organisasi di
subdirektorat perencanaan dan pemrograman, terdapat waktu-waktu
memuncaknya jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dan deadline yang harus
dikejar untuk memenuhi target. Pada waktu-waktu tersebut, waktu lembur
menjadi tak terhindarkan dan mengakibatkan kelelahan dan kejenuhan bagi para
pegawai di subdirektorat perencanaan dan pemrograman. Hal ini dapat
mempengaruhi efektifitas, efisiensi, dan mutu dari pekerjaan secara berkelanjutan.
Untuk itu, diperlukan adanya task management system yang lebih baik dan lebih
kreatif agar pekerjaan dapat terdistribusi dan terlaksanakan dengan lebih efektif
dan efisien. Kegiatan aktualisasi ini diharapkan dapat menyelesaikan isu dan
permasalahan yang ada dengan menerapkan nilai-nilai dasar dan fungsi ASN.
Kompetensi yang dibangun yaitu akuntabilitas, komitmen mutu, dan etika publik
ASN, serta menerapkan peran dan kedudukan ASN di dalam NKRI di bidang
manajemen ASN.
II.1 Isu
Dari isu yang diangkat setelah melalu analisis USG, ditemukan penyebab utama
dari menumpuknya pekerjaan pada waktu-waktu tertentu di subdit perencanaan
dan pemrograman adalah kurangnya task management system dalam
melaksanakan pekerjaan sehingga menyebabkan penumpukan pekerjaan yang
harus diselesaikan dalam satu waktu.
II.4 Gagasan
Berdasarkan isu yang diangkat dan rumusan penyebab utama isu sebagai core isu,
maka ditemukan gagasan untuk mengatasi isu tersebut. Gagasan yang ditemukan
yaitu upaya peningkatan efektifitas, efisiensi, dan koordinasi pekerjaan pegawai
dengan task management system di subdit perencanaan dan pemrograman
direktorat jembatan.
BAB III
PROBLEM SOLVING
Berikut ini adalah uraian hasil kegiatan aktualisasi selama proses habituasi yang
dilaksanakan pada tanggal 26 Juli hingga 4 September 2019 di Subdirektorat
Perencanaan dan Pemrograman Direktorat Jembatan:
Tabel 3. 1Tahapan kegiatan 1 aktualisasi
Kegiatan 1 Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor dan pegawai di
subdit perencanaan dan pemrograman.
Tahapan - Mendiskusikan kegiatan dengan mentor.
kegiatan - Diskusi dan sosialisasi kegiatan.
Keterkaitan - Akuntabilitas: Memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan
dengan mata dan hasil yang diharapkan.
pelatihan - Etika Publik
Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama untuk
kesepakatan pelaksanaan kegiatan.
- Komitmen Mutu:
Membangun komitmen dan kerja sama kolegial untuk
terselenggaranya kegiatan.
Output Arahan mengenai pelaksanaan kegiatan di subdit.
dan
dokumentasi
Kementerian PUPR menjunjung tinggi nilai iProve bagi ASN, yaitu integritas,
professional, orientasi misi, visioner, dan etika-akhlakul karimah. Tabel 4.2
menjelaskan nilai-nilai iProve yang terdapat di setiap kegiatan aktualisasi.
2 2
0 0
2 0 0 0
2 1 0 0
SangatMembantuBiasa sajaKurangTidak
membantumembantumembantu sama sekali
0 2 0 0
SangatMembantuBiasa sajaKurangTidak
membantumembantumembantu sama sekali
1 1 0 0
Gambar 4.5: Pengaruh program Click Up sebagai sarana komunikasi pekerjaan di subdit
perencanaan dan pemrograman.
4
3
1 0 0
4
3
1 0 0
Gambar 4.7: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap tanggung jawab
dan komitmen kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman.
2 1 0 0
Gambar 4.8: Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi positif terhadap
suasana dan lingkungan kerja.
IV.5 Hambatan
V.1 Kesimpulan
31
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan dengan mata Kontribusi Kontribusi
pelatihan terhadap visi terhadap
dan misi penguatan
organisasi nilai-nilai
organisasi
2. Pembuatan - Pengumpulan informasi Lembar informasi - Akuntabilitas: Terlaksananya Menanamkan
flowchart dan mengenai dan flowchart Memberikan informasi kegiatan ini nilai integritas,
informasi aplikasi/program Click- penggunaan yang jelas tentang akan profesionalitas,
aplikasi/program up. aplikasi/program aplikasi/program meningkatkan orientasi misi,
Click-up. - Pembuatan flowchart Click-up. bersangkutan dan sasaran efektifitas dan visioner dan
dan informasi yang ingin dicapai. efisiensi etika.
aplikasi/program. pekerjaan
- Pembagian informasi - Komitmen Mutu: dalam
kepada seluruh Dapat memberikan mencapai
pegawai. efektifitas dalam tujuan
pemahaman terkait organisasi.
kegiatan dan agar kegiatan
dapat berjalan dengan
tepat sasaran.
- Komitmen mutu:
Mengetahui tujuan dan
program kerja jangka
panjang.
- Etika Publik:
Menghargai komunikasi,
konsultasi, dan kerja sama.
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan dengan mata
pelatihan
4. Pembuatan papan - Membuat desain Papan informasi - Akuntabilitas:
informasi pembuatan papan kegiatan/keberadaan Menanamkan transparansi
kegiatan/keberadaan informasi untuk masing- terkait keberadaan saat jam
pegawai (contoh: - Pembuatan papan masing pegawai. kerja.
dinas luar, rapat, informasi.
istirahat, dsb). - Pembagian papan - Komitmen mutu:
informasi untuk setiap Melatih komitmen dan
pegawai. efisiensi waktu jam kerja.
- Etika Publik:
Dapat
mempertanggungjawabkan
kehadiran saat jam kerja.
- Etika Publik:
Menghargai keterbukaan
dan komunikasi.
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output - Keterkaitan dengan mata
pelatihan
6. Simulasi - Membuat new task di Penggunaan - Akuntabilitas:
penggunaan aplikasi/program aplikasi/program Menerapkan komitmen
aplikasi/program (dilakukan oleh atasan). secara konsisten untuk
Click-up. - Memberikan penugasan mencapai tujuan kegiatan.
kepada staff lain di
subdit perencanaan dan - Komitmen mutu:
pemrograman. Beradaptasi dengan era
- Menyelesaikan status teknologi dan digital untuk
pekerjaan yang sudah meningkatkan kinerja.
ditugaskan.
- Etika Publik:
Meningkatkan efektivitas
dan kinerja.
- Komitmen mutu:
Evaluasi kegiatan secara
menyeluruh dalam laporan
yang dibuat secara
terstruktur.
- Etika Publik:
Pertanggungjawaban kerja
kepada publik.
Lampiran 2: Flowchart dan informasi penggunaan aplikasi/program Click up
Penggunaan Aplikasi Click Up untuk Sebagai Sarana Peningkatan Produktivitas dan Komunikasi
Antar Pegawai Subdit Perencanaan dan Pemrograman
36
Alur Bergabung dengan Click-Up
New Project A
Edit Task:
Create Project Status (Open, In Progress, Closed)
Assign (Per subtask atau per checklist)
Set Priority (Urgent, High, Normal, Low)
Log time
Due Date
Mengisi New Task: Repeat Task
Description Watchers
Subtask Comments (Assign comment, mention someone, mention a task)
Checklist Dependencies
Attachment Save as template
Assignee
Set priority
Due date
Estimate task
Watchers
A
Lampiran 3: Angket evaluasi kegiatan
PRODUK AKTUALISASI