LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

KANTOR KELURAHAN BULAKAN
KOTA CILEGON

Disusun Oleh :
Nama : Syahroni
Kelas : XI
Nisn : 3043910183
Program keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

YAYASAN MAULANA HASANUDDIN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MAULANA HASANUDDIN
Jl. Cikerai Link.Bentola Kel.Bulakan Kota Cilegon
CILEGON - BANTEN
 IDENTITAS SISWA

Nama : Syahroni

Jenis kelamin : Laki-Laki

No. Nisn : 3043910183

Tempat, tanggal lahir : Serang, 2 Mei 2004

Agama : Islam

Alamat : Desa Angsana Kp.Cibangka

Anak Ke : 1 (Satu)

Status dalam keluarga : Anak Kandung

Nama Ayah : Sain

Nama Ibu : Suenah

Pekerjaan Ibu : Mengurus Rumah Tangga

Motto Hidup : “Diamku lebih berarti dari pada kata-kata yang tak bermakna”

ii
 IDENTITAS INSTANSI

Nama Perusahaan : Kantor Kelurahan Bulakan

Alamat : Jl.Cikerai Kel.Bulakan Kec.Cibeber Kota.Cilegon Prov. Banten
No. Tel/Fax : (112) 0877 4167 7888
Devisi : Administasi/Pelayanan
Nama Pemimpin : Hj. Nuriyana, S.Kom, MMSI
Nama Pembimbing : Syarfani

Jam Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

Keterangan Senin s/d Jum’at

Jam Masuk 08.00 WIB

Jam Istirahat 12.00 s/d 13.00 WIB

Jam Pulang 15.00 WIB

iii
 LEMBAR PENGESAHAN I
PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

LAPORAN INI DISAHKAN DAN DITERIMA

OLEH PIHAK SEKOLAH
SMK MAULANA HASANUDDIN CILEGON

Pembimbing I Pembimbing II

ROJALI, S.Pd MULYADI, S.Pd

Menyetujui
Kepala Sekolah Smk Maulana Hasanuddin

TITI FITROCHWATI, SE
NUPTK. 3748 7536 5721 0002
LEMBAR PENGESAHAN II

iv
PRKATIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)
KANTOR KELURAHAN BULAKAN

DISETUJUI & DISAHKAN

OLEH PIHAK
KANTOR KELURAHAN BULAKAN

Pembimbing

SYARFANI

Mengetahui
Kepala Kantor Kelurahan Bulakan

HJ. NURIYANA, S.Kom, MMSI

NIP. 197809022010012006

v
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat
dan karunia-Nya lah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN). Tidak lupa sholawat dan salam penulis hantarkan kepada junjungan Nabi
Muhammad Saw. Laporan ini saya buat berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang saya
dapat selama praktik di instansi perusahaan bagian pelayanan di Kantor Kelurahan Bulakan
Kota Cilegon.
Praktik Kerja Industri ini merupakan salah satu kewajiban bagi setiap peserta didik di
SMK Maulana Hasanuddin sebagai salah satu syarat guna memperoleh pengalaman kerja di
industri dan juga meningkatkan mutu pendidikan bagi peserta didik SMK. Dan dalam
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Orang tua saya yang telah mensupport saya sehingga saya dapat menyelesaikan
Prakerin ini.
2. Ibu Titi Fitrochwati, SE selaku kepala sekolah SMK Maulana Hasanuddin
3. Ibu Yuli Mulyanah, S.H selaku wali kelas saya
4. Bapak Rojali, S.Pd selaku pembimbing 1 dari pihak sekolah
5. Bapak Mulyadi, S.Pd selaku pembimbing 2 dari pihak sekolah
6. Ibu Hj. Nuriyana, S.Kom, MMSI selaku kepala Kantor Kelurahan Bulakan
7. Bapak Syarfani selaku pembimbing di Kantor Kelurahan Bulakan
8. Seluruh unit dan pegawai Kantor Kelurahan Bulakan.
Demikian laporan ini saya buat. Tak lupa saya banyak-banyak mengucapkan terima kasih
kepada seluruh pihak yang membantu saya dalam melaksanakan Praktik Kerja Industri dan
juga selalu mendukung saya sehingga laporan ini dapat tersusun dengan rapi.

Cilegon, 30 Desember 2021

Penulis

Syahroni

vi
 DAFTAR ISI

COVER………………………………………………………..…………………………….

IDENTITAS SISWA…………………………………………………..…………............…ii

IDENTITAS INSTANSI…………………………………………………………..…..…...iii

LEMBAR PENGESAHAN I…………………………………….…………………...….....iv

LEMBAR PENGESAHAN II……………………………………………………….……...v

KATA PENGANTAR………………………………………………….…..…..…….…..…vi

DAFTAR ISI…………………………………………………….……………………....….vii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang……………………………………………..…..…….………....1

1.2 Tujuan Praktik Kerja Industri………………….…………..………………........2

1.3 Tujuan Penulisan Laporan Prakerin…………………………….........................2

BAB II BIOGRAFI PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Kantor Kelurahan Bulakan…………………….….…......…..3

2.2 Visi Misi Instansi…………………………………….………..……..…………5

2.3 Struktur Organisasi………………………….………….....................................5

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Administrasi Perkantoran…………….……………...…….....…….7

3.2 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran…………………………….....…….8

3.3 Fungsi Administrasi Perkantoran…………………………………….……...…8

3.4 Tujuan administrasi Perkantoran…………………………………….…..…......9

3.5 Tugas Administrasi Perkantoran………………………………..….………......9

3.6 Unsur-unsur Administrasi Perkantoran………….…..…………………..…....10

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PRAKERIN

4.1 Kegiatan Selama Prakerin………………………….………….………..........12

4.2 Proses Mencatat Surat…………………………….…….................................13

vii
BAB V KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan………………………………………..…………………….…...16

5.2 Saran……………………………………………..………………….......…...16

LAMPIRAN

- Dokumentasi Kegiatan Prakerin

- Jurnal Harian
- Daftar Hadir Siswa
- Daftar Pustaka

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Latar Belakang Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) SMK Maulana Hasanuddin
Cilegon sebagai institusi pendidikan diharapkan menjadi generasi penerus bangsa
yang sanggup menguasai ilmu pengetahuan secara teoritis, praktis, dan aplikatif.
Untuk menciptakan tenaga kerja yang unggul dan memiliki kemampuan serta
keahlian yang mumpuni, SMK Maulana Hasanuddin Cilegon sebagai salah satu
Sekolah Menengah Kejuruan yang ada di cilegon berusaha membentuk dan melatih
siswa/siswi yang ada untuk siap terjun ke dunia kerja. Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN) merupakan salah satu kegiatan akademik yang berfokus pada
kemampuan untuk mengembangkan dan menempa ilmu yang telah dipelajari selama
menjalani pendidikan dalam praktiknya. Kegiatan ini dapat menambah pengalaman
siswa/siswi khususnya di SMK Maulana Hasanuddin Cilegon dan memberikan
wawasan mendalam terkait dunia kerja sebelum lulus dari bangku sekolah kelak.
Zaman semakin berkembang dari waktu ke waktu, terutama dengan semakin
canggihnya teknologi, persaingan dalam dunia kerja juga menjadi lebih ketat karena
individu-individu telah memiliki skill mumpuni dan beragam yang dibutuhkan
sebagai bekal untuk menghadapi persaingan tersebut. Untuk mengantisipasi
persaingan yang ada, siswa/siswi SMK Maulana Hasanuddin Cilegon dituntut
mempersiapkan diri untuk menimba pengalaman melalui kegiatan Prakerin, agar tidak
hanya matang dari segi teori, akan tetapi juga siap dalam praktiknya. Dengan semua
ilmu yang didapat selama Prakerin, akan membuat siswa/siswi menjadi lebih baik,
karena pengalaman, dan kepercayaan diri untuk memasuki dunia kerja yang telah
diperoleh. Kegiatan Prakerin juga berguna untuk SMK Maulana Hasanuddin Cilegon
sebagai bentuk penyempurnaan kurikulum yang telah ada di SMK Maulana
Hasanuddin Cilegon dari para siswa/siswi yang telah melaksanakan Prakerin. Pada
kegiatan ini, praktikan mendapat kesempatan untuk melakukan Prakerin di Kantor
Kelurahan Bulakan.

1
 1.2 Tujuan Praktik Kerja Industri
 Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional (dengan tingkat
pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang sesuai dengan tutunan lapangan
kerja).
 Memberikan kesempatan kepada siswa dan siswi untuk memasyarakatkan diri yang
sebenarnya, baik sebagai penerima pekerja, penerima upah maupun sebagai pekerja
mandiri, terutama yang berkenaan dengan disiplin kerja.
 Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
 Menyiapkan siswa dan siswi untuk memasuki kerja dan mengembangkan sikap
professional.
 Meningkatkan kemampuan siswa dan siswi untuk dapat mengembangkan diri
sejalan dengan kemajuan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
 Menumbuhkan dan mematangkan sifat professional yang diperlakukan siswa dan
siswi dalam memasuki dunia kerja.
 Memperoleh masukan dan umpan balik guna memperbaiki dan mengembangkan
kesesuaian pendidikan kejuruan.

1.3 Tujuan Penulisan Laporan PKL

 Sebagai telah melaksanakan Prakerin.
 Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti karya tulis.
 Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menempuh ujian akhir tahun pelajaran
2020/2021.
 Untuk memenuhi tugas yang dibrikan pembimbing.
 Sebagai Laporan dari hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang telah
dilaksanakan secara tertulis.
 Memantapkan dan mengembangkan pelajaran yang diperoleh disekolah dengan
penerapan di dunia kerja.
 Sebagai pedoman untuk pembuatan karya tulis selanjutnya.
 Agar siswa/siswi mampu memahami, menetapkan dan mengembangkan pelajaran
dari sekolah dan menerapkannya di dunia usaha kerja.

2
  Untuk menyimpulkan peningkatan wawasan dan pengetahuan siswa angkatan
berikutnya.

BAB II

BIOGRAFI PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Kantor Kelurahan Bulakan

Dalam bidang pemerintahan sekolah diberlakukannya UU Nomor 32 Tahun 2004

tentang otonomi daerah maka terjadilah perubahan struktur kelembagaan Dinas,
perubahan sumber daya, tenaga, sarana, keuangan, struktur perencanaan pembangunan
daerah dan sebagainya.
Kantor Kelurahan Bulakan Kecamatan Cibeber Kota Cilegon yang dibentuk
berdasarkan peraturan daerah Kota cilegon Nomor 12 tahun 2003 tentang Perubahan
Status Desa menjadi Kelurahan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor
73 tahun 2005 yang merupakan dinas teknis yang berada dibawah naungan Pemerintah
Daerah dalam Kecamatan dengan luas wilayah 3,9 Hz, terdiri dari 8 lingkungan yaitu
Bentola, Cipaot, Jeruk Tipis, Lebak Waluh, Gunung IPik, Pakisaji, Lebak Kayang,
dan Ketileng.
Terletak dibagian selatan sebelah utara berbatasan dengan Kelurahan Kalitimbang,
sebelah timur berbatasan dengan Kelurahan Cikerai, serta sebelah selatan berbatasan
dengan Kabupaten Serang dengan ketinggian750-950 Mdl, suhu hujan berkisar antara
25 s/d 29 derajat, jumlah penduduk sebanyak 3.718 jiwa. Memerlukan suatu system
perencanaan pembangunan yang matang serta pelayanan optimal agar kelurahan
tersebut tidak tertinggal dengan kelurahan-kelurahan lain yang ada di Kota Cilegon.
Untuk mewujudkan pelayanan yang optimal sebagai pelaksana pembangunan dan
pelayanan masyarakat perlu didukung oleh sistem perencanaan yang matang yang akan
memberikan perubahan-perubahan signifikan pada proses, koordinasi, organisasi dan
manajemen para pegawai kelurahan Bulakan yang melibatkan para perilaku serta stake
holders yang ada di wilayah Kelurahan Bulakan.
Kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kelurahan Bulakan Kecamatan Cibeber Kota
Cilegon pada prinsipnya tetap didasarkan pada peraturan dan ketentuan prinsip dasar

3
dalam pembentukan organisasi pemerintah. Penganturan danperumusan tugas pokok
organisasi pemerintah bertujuan agar jelas arah tujuan dan kegiatan adminstrsasinya.
Kelurahan Bulakan yang merupakan salah satu dari enam kelurahan yang ada di
Kecamatan Cibeber berkedudukan sebagia Sub Unit Organisasi Perangkat Daerah Kota
Cilegon yang dipimpin oleh Lurah. Lurah berkedudukan sebagai koordinator
penyelenggara pemerintah di wilayah kerja kelurahan, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Camat.
Pada dasarnya tugas pokok adalah suatu sasaran yang dibebankan kepada
organisasi untuk dilaksanakan dan dicapai. Semakin besar suatu organisasi, semakin
bersifat umum tugas pokok yang ditentukan dan begitu juga sebaliknya semakin kecil
bentuk oragnisasi semakin konkrit rumusan tugas pokok dan fungsinya.
Berdasarkan peraturan nomor 3 tahun 2005 Organisasi dan Tata Kerja Kelurahan,
Kelurahan Bulakan yang merupakan salah satu kelurahan yang ada di Kecamatan
Cibeber mempunyai tugas pokok mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas
pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pemberdayaan ekonomi,
pembangunan serta kesejahteraan sosial di wilayah kelurahan berdasarkan pelimpahan
sebagian kewenangan dari Walikota untuk menangani urusan pemerintahan dan tugas
lain yang ditetapkan dalam perundang-undangan.
Tugas pokok tersebut kemudian dijabatkan dalam bentuk fungsi sebagaimana tertera
pada pasal 4 Peraturan Daerah Kota Cilegon Nomor 3 Tahun 2005 yaitu kelurahan
mempunyai fungsi :
a. Penyelenggara pemerintahan
b. Pemebinaan ketentraman dan ketertiban umum
c. Pemeberdayaan ekonomi dan pembangunan
d. Penyelenggaraan pembinaan kesejahteraan sosial kemasyarakatan.

4
 Gambar 2.1 Kantor Kelurahan Bulakan
2.2 Visi dan Misi Instansi
a. Visi
Tercapainya kualitas pelayanan public yang prima dalam mendukung terwujudnya
masyarakat Kelurahan Bulakan Sejahtera.

b. Misi

1) Mewujudkan pemerintahan kelurahan yang bersih dan berwibawa dan mengarah pada
profesionalisme dalam menjalankan fungsi pelayanan pada masyarakat.
2) Merencanakan, menyediakan dan mengkoordinasi pelayanan public dengan cara yang
adil untu memenuhi aspirasi masyarakat pada umumnya melalui penempatan sumber
daya secara optimal.

2.3 Struktur Organisasi

Organisasi adalah hubungan antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan
bersama. Setiap organisasi mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai, di dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan harus ada pembagian kerja yang jelas, sebagai
pegawai yang bekerja tidak akan simpang siur dalam menjalankan tugas dan pekerjannya.
Dengan pembagian tugas tersebut, maka dapat diketahui wewenang dan tangung jawab
masing-masing bagian organisasi. Pada hakikatnya organisasi adalah sistem bentuk
hubungan wewenang dan tanggung jawab atau antara atasan dan bawahan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

5
 Pada dasarnya struktur organisasi itu sendiri pada hakekatnya menggambarkan tentang
hubungan kerja sama diantara unit-unit dan apparat yang terlibat di dalamnya dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Susunan organisasi organisasi merupakan
suatu pola dari penuangan fungsi-fungsi, pelimpahan tanggung jawab dan wewenang serta
hubungan kerja antara satu dengan yang lainnya.
Dengan demikian dapat diketahui, bahwa strukutur organisasi mempunyai peranan
sangat penting dalam mencapai tujuan, karena dalam susnan atau struktur organisasi
tercermin program-program yang digariskan untuk di capai oleh anggota itu sendiri,
sehingga terlihat danya pembagiann tugas kerja yang harus dilaksanakan sesuai dengan
kemampuan masing-masing pegawai. Adapun struktur organisasi Kelurahan Bulakan pada
dasarnya adalah sama dengan Kelurahan lain yang ada di Kecamatan Cibeber. Untuk
lebih jelasnya mengenai struktur Kelurahan Bulakan berdasarkan Peraturan Daerah Kota
Cilegon Nomor 3 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kelurahan.
Susunan oganisasi kelurahan berdasarkan Peratutran Daerah Kota Cilegon Nomor 3
Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata kerja Kelurahan pasal 6, terdiri atas :
a. Lurah
b. Sekretaris kelurahan
c. Seksi Pemerintahan
d. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
e. Seksi Ekonomi dan Pembangunan
f. Seksi Kesjahteraan Sosial
g. Kelompok dan Jabatan Fungsional.

6
 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kantor Kelurahan Bulakan

BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Administrasi Perkantoran

Adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan
pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ad yang artinya intensif
dan Ministare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, memenuhi.

7
 Devinisi Administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan
punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi
serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Sedangkan
dalam arti luas adminstrasi perkantoran dapat di artikan sebagai aktivitas perencanaan,
mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan serta mengawasi berbagai pekerjaan yang
berhubungan dengan ruang lingkup dikantor dan tata usaha yang tertib.
Administrasi menurut para ahli yaitu :
a. George Terry
Administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasi pekerja pada sebuah perkantoran serta pengerak kepada mereka yang
menjalankannya agar tujuan yang telah di tetapkan dapat tercapai.
b. Edwin Robinso dan wiliam leffingwell
Administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang
berkaitan dengan operasional tugas kantor secara cepat.
c. Suparjati
Definisi adminstrasi adalah suwatu proses kerja sama dalam lingkugan kantor
untuk mencapai tujuwan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi
manjemen.
d. Arthur Granger
Administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan
kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan administrasi.
e. William sprigel dan Ernest Daview
Administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju semua kegiatan
operasional seperti transportasi, produksi, pengelolaan gudang dan marketing.

3.2 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai serta
meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor
yang sudah ada.
a. Aktifitas Kantor
 Perancanaan perkantoran (office planning)
 Pergorganisasian perkantoran (office oraganizing)
 Pengarahan kantor (office actuating)

8
  Pengawasan kantor (office controlling)
b. Sarana/fasilitas kerja perkantoran
 Lokasi kantor
 Gedung
 Peralatan
 Interior
 Mesin-mesin kantor

3.3 Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi admistrasi perkantoran dalam kaitannya dengan
operasional suatu organisasi yaitu:
a. Fungsi rutin, yaitu fungsi adminstrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan pengadaan.
b. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerluka pendapat, keputusan, serta
keterampilan perkantoran yang mumpuni.
c. Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berfikir kritis dan
kreatif serta kemauan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian
sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan adalam berkomunikasi
dengan orang lain.

3.4 Tujuan administrasi perkantoran

a. Menyediakan data serta informasi dengan secara lengkap kepada pihak yang
membutuhkan dalam plaksanaan tugas organisasi secara efektif serta efesien.
b. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor serta administrasi supaya bisa/dapat
memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, dan juga prosedur yang
tepat.
c. Menerapkan kebijakan perusahaan atau juga departemen serta memberikan standar
pelayanan dalam berhubungan dengan menejemen.

9
 d. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk bisa mengidentifikasi
masalah serta penyebabnya, dan juga untuk berupaya untuk menyelesaikan masalah
tersebut.
e. Memberikan pelatihan atau juga perintah kerja kepada pegawai.
g. Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai pada
memilih pegawai.
h. Menafsirkan serta juga mengkomunikasikan semua atau seluruh prosedur serta
kebijakan perusahaan kepada pegawai.

3.5 Tugas administrasi perkantoran

a. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau menjawab pertnyan pelanggan tentang
kebijakan dan prosedur.
b. Memantau setiap aktivitas pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan
kepatuhan kepada standar kualitas, waktu, dan prosedur yang tepat.
c. Mewawancarai dan merekrut karyawan.
d. Menjalani kebijakan perussahaan atau standar pelayanan dalam hubungannya dengan
manajemen.
e. Mendiskusikan setiap masalah tentang prestasi kerja dengan karyawan untuk
mengidentifikas penyebab permasalahan kemudian berupaya untuk menyelesaikan
masalah tersebut.
f. Memberi bimbingan kepada karyawan dalam hal menangani suatu masalah yang sulit
atau kompleks.
g. Membimbing dan mengintrusikan karyawan mngenai pekerjaan.
h. Membuat laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian,
maupun pengiriman untuk memverifikasi rincian, mengevaluasi kerja.
i. Mengkomunikasikan atau menginformasikan prosedur kerja dan kebijakan
perusahaan.

3.6 Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Unsur Administrasi Perkantoran adalah aktivitas terkecil dari kegiatan administrasi
perkantoran yang mempunyai peran mewujudkan langkah pada proses administrasi
perkantoran pada kegiatan penunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok
organisasi kerja. Di dalam unsur administrasi, secara mutlak harus ada beberapa hal
berikut ini yaitu:

10
  Sekelompok manusia
 Adanya kerja sama
 Punya tujuan tertentu
Unsur administrasi menurut para ahli sebagai berikut :
a. Sondang P Siagan
 Terdiri dari dua orang atau lebih
 Memiliki tujuan
 Terdapat tugas ynag dilakukan
 Adanya peralatan dan perlengkapan
b. The Liang Gie
 Organisasi
Merupakan tempat dari kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan
tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi
terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas-fasilitas
untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas-fasilitas tersebut meliputi perabotan
kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin
efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedangkan organisasi sebagai kerja
sama dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data/informasi untuk
memberikan pelayanan kepada pegawai yang dilakkan penyelesaian pekerjaan
pokok organisasi sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi
sebagai proses kerja sama berarti memiliki pengertian dengan ciri-ciri :
1) Terdapat sekelompok orang
2) Memiliki tujuan
3) Terdapat kerja sama yang teratur

 Manajemen dan Tata laksana

Yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar mencapai
tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan
secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas-aktivitas antara lain:
1) Perencanaan/Planning

11
 2) Pengorganisasian/Organizing
3) Actuating/Penggerakan
4) Controlling/Pengawasan
 Komunikasi
Yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses
penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud
integritas/kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan.
 Kepegawaian
Merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya
manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi Pengadaan pegawai,
pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai serta
pemberhentian pegawai.
 Keuangan
Merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran
untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi
kerja.
 Perbekalan
Merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor,
mesin kantor, alat tulis kantor dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu
mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
 Ketatausahaan
Merupakan aktivitas pengelolaaan informasi yang diperlukan untuk membantu
proses penyelasaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handing, kearsipan,
penanganan telepon, pengadaan dokumen, distribusi dokumen.
 Hubungan masyarakat
Kegiatan yang menghubungkan internal organisasi kerja dengan eksternal
organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya.

.
BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Kegiatan selama Praktik Kerja Industri

12
 Selama melaksanakan kegiatan Prakerin, penulis seelalu melaksanakn tugas-tugas yang
digunakan oleh atasan kepada penulis dengan baik dan selalu membantu karyawan-
karyawan lain yang membutuhkan bantuan. Adapun pekerjaan yang selalu dikerjakan
penulis saat prakerin
a. Mengarsipkan
Yaitu kegiatan menyimpan data secara terprosedur dan menurut cara-cara yang telah
ditentukan atau juga bersifat penting.

Gambar 4.1 Mengarsipkan berkas-berkas

b. Manfaat penyimpanan arsip
1) Arsip dapat tertata dengan rapih
2) Ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan
3) Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara
4) Mudah dalam perawatan
5) Mudah dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan
6) Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang memang
sudah layak untuk dibuang dan mana yang baik.
c. Faktor-faktor yang menunjang sistem penyimpanan arsip

13
 1) Keserhanaan
2) Ketepatan penyimpanan arsip
3) Ekonomis
4) Keamanan
5) Penempatan arsip
6) Sistem yang fleksibel
7) Petugas arsip
d. Kegiatan yang dilakukan dalam sistem penyimpanan arsip
1) Caption (kata tangkap) adalah suatu nomor yang digunakan untuk
mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan.
2) Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk
memudahkan penemuan kembali.
3) Kode adalah tanda-tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari
indeks. Fungsinya untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip agar lebih
cepat.
4) Daftar klasifikasi adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah, wilayah, nomor, dan sebagainya.

4.2 Proses mencatat surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis suatau pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan pesan dari si pengirim.
a. Mencatat surat masuk
Yaitu kegiatan mencatat surat yang diterima oleh suatu kantor/instansi yang berasal
dari pihak lain baik itu perorangan maupun perusahaan/organisasi.
Dalam tahap penerimaan surat, surat-surat yang masuk dari pihak lain baik
perseorangan maupun perusahaan di terima oleh petugas penerima surat, kemudian
petugas memeriksa ketempatan alamat. Adapun langkah-langkah dalam memperoses
surat yang masuk antara lain:
 Menerima surat masuk dari pengantar surat
 Membaca kebenaran alamat surat
 Membubuhkan paraf pada buku atau kartu surat
 Membubuhkan cap tanggal terima sebelah kanan

14
  Mementukan menuliskan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P),
biasa (B), atau tidak penting (T).
Pencatatan surat masuk dapat di lakukan dengan tiga macam, yaitu :
 Membubuhkan tanggal dalam bentuk singkatan
 Membubuhkan tanggal penerimaan dengan setempel tanggal
 Mengecap menit, jam dan tanggal penerimaan dengan alat pencatat
tanggal otomatis.

Gambar 4.2 Surat Masuk

b. Mencatat surat keluar

Yaitu kegiatan mencata surat dibuat/dikeluarkan oleh suatu kantor/instansi untuk
diberikan kepada pihak lain. Dalam melakukan pendistribusian surat atau dokumen
perlu dilakukan pencatatan atau pengadministrasian, hal ini sangat berguna sebagai
bukti bahwa surat atau dokumen telah diterima atau dikirim.
Pengiriman atau pendistribusian surat keluar dapat dibagi menjadi dua :
1) Pengiriman surat intern merupakan surat yang di distribusikan dilingkungan intern
organisasi atau perusahaan.

15
2) Pengiriman surat ekstern merupakan surat yang distribusikan keluar
organisasi/perusahaan.

Gambar 4.3 Surat Keluar

16
 BAB V
KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan Prakerin yang dilaksanakan di Kantor Kelurahan Bulakan
selama 2 (dua) bulan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dunia kerja tidak semudah
dengan apa yang semula dibayangkan dan sangat jauh dengan dunia sekolah. Disini kita
dituntut untuk lebih disiplin dalam waktu untuk lebih bersikap mandiri dan tegas dalam
mengerjakan sesuatu. Selain itu kegiatan Prakerin ini juga memberikan pengalaman yang
sangat penting dalam dunia kerja.

5.2 Saran
Walaupun dengan waktu yang sangat relatif singkat dalam pelaksanaan prakerin,
penyusun dapat menambah wawasan dalam berbagai hal dalam membangun kualitas
generasi yang akan datang, maka penyusun sedikit memberi alasan berikut.
1. Saran ditujukan kepada pembimbing dari pihak instansi
 Etos kerja dalam ketelitian mengepak barang perlu ditingkatkan.
 Keselamatan kerja harus lebih karena kalua tidak hati-hati maka akan terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan.
2. Saran ditujukan kepada pembimbing dari pihak sekolah
 Supaya dapat lebih meningkatkan lagi system kinerja mengenai praktik kerja
industri (PRAKERIN) agar pada kegiatan Prakerin selanjutnya dapat berjalan
dengan lancar.
 Supaya pemilihan tempat Prakerin bagi siswa, pihak sekolah sudah mengatur
sedemikian rupa siswa/siswi di tempatkan agar berkesinambungan menurut
jurusan siswa di sekolah.

17
Lampiran 1

JURNAL KEGIATAN SISWA BERKALA

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

SMK MAULANA HASANUDDIN CILEGON

Tanggal: 1 Juli – 31 Agustus 2021

No. Hari/Tanggal Waktu Kegiatan

1. Kamis, 08.00-15.00 WIB  Perkenalan

1 Juli 2021  Menyusun dan mengarsipkan
berkas-berkas
 ISOMA

2. Jum’at, 08.00-15.00 WIB  Membersihkan setiap ruangan kantor

2 Juli 2021  Menyusun dan mengarsipkan
 Membuat SKTM
 ISOMA

3. Senin, 08.00-15.00 WIB  Membersihkan setiap ruangan kantor

5 Juli 2021  Menyusun dan mengarsipkan
 Membuat surat pengantar blum bekerja
 ISOMA

4. Selasa, 08.00-15.00 WIB  Membersihkn menata tata ruang kantor

 Membuat KTP
6 Juli 2021
 Membuat surat pembaruan KK
 Membuat surat numpang nikah
 Membuat surat kehendak nikah
5. Selasa, 08.00-15.00 WIB
6 Juli 2021

6. Rabu, 08.00-15.00 WIB

7 Juli 2021

7. Kamis, 08.00-15.00 WIB

8 Juli 2021

8. Jumat, 08.00-15.00 WIB

9 Juli 2021

9. Senin,1 08.00-15.00 WIB

2 Juli 2021

10. Selasa, 08.00-15.00 WIB

13 Juli 2021

11. Rabu, 08.00-15.00 WIB

14 Juli 2021

12. Kamis,1 08.00-15.00 WIB

5 juli 2021

13. Jumat, 08.00-15.00 WIB

16 Juli 2021

14. Senin,
19 Juli 2021

15. Selasa,
20 Juli 2021

16. Rabu,
21 Juli 2021

17. Kamis,
22 Juli 2021

18. Jum’at,
23 juli 2021

19. Senin,
26 Juli 2021
20. Selasa,
27 J

21. Rabu,
28 Juli 2021

22. Kamis,
29 Juli 2021

23. Jum’at,
30 Juli 2021

24. Senen,

25.

26.

27. 08.00-15.00 WIB

28. 08.00-15.00 WIB

29. 08.00-15.00 WIB

30. 08.00-15.00 WIB

31. 08.00-15.00 WIB

32. 08.00-15.00 WIB

33. 08.00-15.00 WIB

34. 08.00-15.00 WIB

35. 08.00-15.00 WIB

36. 08.00-15.00 WIB

37. 08.00-15.00 WIB

38. 08.00-15.00 WIB

39. 08.00-15.00 WIB

40. 08.00-15.00 WIB

41. 08.00-15.00 WIB

42. 08.00-15.00 WIB

 43. 08.00-15.00 WIB

44. 08.00-15.00 WIB

45. 08.00-15.00 WIB

Lampiran 2

DAFTAR HADIR

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

SMK MAULANA HASANUDDIN CILEGON

Tahun 2021/2022

Paraf
No. Hari/Tanggal
Siswa Pembimbing

1. Kamis,
1 Juli 2021
2. Jum’at,
2 Juli 2021
3. Senin,
5 Juli 2021
4. Selasa,
6 Juli 2021
5. Rabu,
 7 Juli 2021
6. Kamis,
8 Juli 2021
7. Jum’at,
9 Juli 2021
8. Senin,
12 Juli 2021
9. Selasa,
13 Juli 2021
10. Rabu,
14 Juli 2021
11. Kamis,
15-Juli-2021
12. Jumat,
16-Juli-2021
13. Senin,
19-Juli-2021
14. Selasa,
20-Juli-2021
15. Rabu,
21-Juli-2021
16. Kamis,
22-Juli-2021
17. Jumat,
23-Juli-2021
18. Senin,
26-Juli-2021
19. Selasa,
27-Juli-2021
20. Rabu,
28-Juli-2021
21. Kamis,
29-Juli-2021
22. Jumat,
30-Juli-2021
23. Senin,
2-Ags-2021
24. Selasa,
3-Ags-2021
25. Rabu,
4-Ags-2021
26. Kamis,
5-Ags-2021
27. Jumat,
6-Ags-2021
28. Senin,
9-Ags-2021
29. Selasa,
10-Ags-2021
30. Rabu,
11-Ags-2021
31. Kamis,
12-Ags-2021
32. Jumat,
13-Ags-2021
33. Senin,
16-Ags-2021
34. Selasa,
17-Ags-2021
35. Rabu,
18-Ags-2021
36. Kamis,
19-Ags-2021
37. Jumat,
20-Ags-2021
38. Senin,
23-Ags-2021
39. Selasa,
24-Ags-2021
40. Rabu,
25-Ags-2021
 41. Kamis,
26-Ags-2021
42. Jumat,
27-Ags-2021
43. Senin,
30-Ags-2021
44. Selasa,
31-Ags-2021

Lampiran 3

DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Kearsipan

https://akupintar.id/info-pintar/-/blogs/administrasi-perkantoran-pengertian-
kuliahnya-hingga-prospeknya

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-
keluar.html
Buku Administrasi XI

Buku-buku OTKP