LAPORAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DENGAN SISTEM BUKU AGENDA BERPASANGAN
DI DINAS SOSIAL KOTA TANGERANG

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Program Praktik Kerja Industri

Disusun Oleh :

Nama : Pita Septi Wulandari

NISN : 0062752532

PROGRAM KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

YP KARYA BANGSA

2024

Jl. Pembangunan 1 RT.003/003 Kel. Batujaya Kec. Batuceper Kota Tangerang

(021) 5572 3390

Email : smk_ypkb@yahoo.com

Provinsi Banten Tahun Ajaran 2024/2025

 HALAMAN PERSETUJUAN

Laporan Praktik Kerja Industri ini telah diperiksa oleh pembimbing praktik dan
pembimbing sekolah dan telah siap untuk diujikan.

Tangerang, .......... 2024

Pembimbing Sekolah, Pembimbing Praktik,

Lia Sri Handayani, SE, MM Yuliar Syam, SH

Mengetahui

Kepala Program

Drs.Anwar Wahid
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Laporan praktik kerja industri ini telah diuji dan disahkan oleh tim penguji pada :

Hari :

Tanggal :

Dengan Judul :

Penguji I Penguji II

……………… ………………

Mengetahui

Kepala SMK YP Karya Bangsa,

Dr. Nursyifa, M.Pd

 MOTTO

“Tidak ada kata terlambat untuk mulai menciptakan kehidupan yang kamu inginkan”

(Dawn Clark)

“Sukses adalah jumlah dari upaya kecil, yang diulangi hari demi hari”

(RobertCollier)

HALAMAN PERSEMBAHAN
Dengan segenap kemampuan dan ikhlas hati, laporan hasil Praktik Kerja Industri
(Prakerin) ini kami persembahkan kepada :

1. Bapak Drs. H. Uden Supriatna, M.Pd, selaku Pemilik Yayasan Pendidikan

SMK YP Karya Bangsa.

2. Bapak Drs. H. Ahmad Syatibi, M.Pd, selaku Ketua Yayasan Pendidikan SMK
YP Karya Bangsa.

3. Bapak Drs. Anwar Wahid, selaku Kepala Jurusan Administrasi Perkantoran.

4. Ibu Lia Sri Handayani, MM, selaku Pembimbing Sekolah.

5. Silvia Febriyanti selaku Kepala Dinas Sosial Kota Tangerang yang telah
menerima kami dengan baik.

6. Ibu Yuliar Syam, SH, selaku Pembimbing Praktik Dinas Sosial Kota
Tangerang.

7. Seluruh Karyawan dan Staf Dinas Sosial Kota Tangerang.

8. Seluruh Dewan Guru dan Staf SMK YP Karya Bangsa.

9. Kedua orang tua kami yang telah merestui kami dalam melaksanakan
kegiatan Prakerin.

10. Teman-teman yang selalu mendukung untuk pencapaian yang lebih baik.

11. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan Praktik
Kerja Industri ini.

BIODATA PESERTA PRAKERIN

1. Nama :Pita Septi Wulandari

2. Nomor Induk :0062752532

3. Tempat/Tanggal Lahir : Tangerang, 18 September 2006

4. Jenis Kelamin : Perempuan

5. Kelas : XI OTKP 2

6. Program Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

7. Sekolah : SMK YP Karya Bangsa

8. Agama : Islam

9. Alamat : Jl. Marsekal Surya Dharma Kp. Rawa rotan

Rt.004/Rw.001 Selapajang Jaya, Neglasari,

Tangerang
 DAFTAR ISI

SAMPUL ................................................................................................ I

HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................II

HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................III

MOTTO..........................................................................................................IV

HALAMAN PERSEMBAHAN.....................................................................V

BIODATA PESERTA PKL...........................................................................VI

DAFTAR ISI.................................................................................................VII

DAFTAR TABLE.......................................................................................VIII

DAFTAR GAMBAR.....................................................................................IX

KATA PENGANTAR......................................................................................X

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ............................................................ 2

1.3 Tujuan Prakerin ................................................................... 3

1.4 Manfaat Prakerin ................................................................. 4

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PRAKERIN

2.1 Sejarah Singkat ................................................................... 5

2.2 Visi dan Misi ....................................................................... 6

2.3 Logo Perusahaan dan Arti Logo ......................................... 7

 2.4 Struktur Organisasi Perusahaan .......................................... 8

2.5 Uraian Kegiatan .................................................................. 9

2.6 Jadwal Kegiatan .................................................................. 10

2.7 Jurnal Kegiatan ................................................................... 11

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Kajian Teori ....................................................................... 12

3.1.1 Pengertian Surat ........................................................ 13

3.1.2 Macam-Macam Surat ................................................ 14

3.1.3 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

.................................................................................... 15

3.1.4 Peralatan dan Perlengkapan Surat ............................. 16

3.1.5 Pemeliharaan dan Pengamanan Surat Masuk dan Surat

Keluar ....................................................................... 17

3.2 Implementasi ....................................................................... 18

3.2.1 Sistem Kerja yang Ada di Tempat Prakerin ............... 19

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ......................................................................... 20

4.2 Saran ................................................................................... 21

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 DAFTAR GAMBAR

KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan
Praktik Kerja Industri (prakerin) di Dinas Sosial Kota Tangerang dengan baik.
Shalawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW
beserta keluarga dan sahabatnya.

Dalam menyelesaikan laporan ini, saya telah menerima banyak dukungan dan
bimbingan dari banyak pihak. Oleh karena itu saya mengucapkan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. H. Uden Supriatna, M.Pd, selaku Pemilik Yayasan yang telah
memfasilitasi pendidikan di SMK YP Karya Bangsa.
2. Bapak Drs. H. Ahmad Syatibi, M.Pd, selaku Ketua Yayasan SMK YP Karya
Bangsa yang telah menyelenggarakan Praktik Kerja Industri.
3. Ibu Dr.Nur Syifa, M.Pd selaku Kepala Sekolah SMK YP Karya Bangsa.
4. Ibu Lia Sri Handayani, MM, selaku pembimbing laporan yang telah
membimbing dan memberikan masukan selama pengerjaan laporan ini.
5. Bapak Drs. Anwar Wahid, selaku Kepala Jurusan Administrasi Perkantoran.
6. Ibu Yuliar Syam, SH, selaku pembimbing DU/DI yang sudah mengajarkan
kami semua ilmu yang dimiliki.
7. Bapak/Ibu Guru SMK YP Karya Bangsa yang telah mendidik kami dan
mengajarkan kami.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih jauh dari kata
sempurna, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca, khususnya bagi
penulis sendiri. Demikian laporan ini penulis sampaikan, kurang dan lebihnya mohon
dimaafkan.

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pembelajaran SMK dirancang dengan pendekatan berbasis pada
kompetensi, pendekatan berbasis pada produksi dan pendekatan berbasis di dunia
kerja. Pembelajaran berbasis kompetensi adalah pembelajaran yang ditekankan
untuk membekali kompetensi secara tuntas kepada peserta didik yang mencakup
sikap (attitude), pengetahuan (knowledge) dan keterampilan (skill). Pembelajaran
berbasis produksi adalah pembelajaran yang ditekankan pada pemerolehan sesuai
dengan standar dunia industri atau dunia usaha. Sedangkan pembelajaran
berbasis di dunia kerja adalah pendekatan pembelajaran yang memanfaatkan
tempat kerja (di dunia usaha/industri) untuk menstrukturkan pengalaman-
pengalaman yang di dapat di tempat kerja dan berkontribusi pada sosial,
akademik, dan pengembangan karir pembelajar.
Pada dasarnya Praktek Kerja Industri adalah suatu model penyelenggaraan
pendidikan yang memadukan secara pihak kejuruan melalui bekerja langsung di
lapangan kerja. Dalam upaya untuk mewujudkan visi dan misinya SMK
melaksanakan berbagai kegiatan demi menjadikan siswa dan siswi yang siap
memasuki dunia kerja dan dunia industri (DU/DI), tentunya hal itu tidak dapat
diraih dengan mudah, tidak hanya dengan belajar teori yang berada di sekolah,
namun seorang siswa harus belajar mengenai bagaimana lingkungan yang berada
di dunia kerja dan tentunya bagaimana pekerjaan yang akan dihadapinya nanti
selepas lulus dari sekolah. Prakerin diadakan untuk melatih skill siswa. Dimana
siswa itu bisa memanfaatkan skill yang sesuai dengan jurusannya, dengan
kemampuan mendasar yang dimiliki siswa, sehingga siswa dapat mendapatkan
pengalaman dari apa yang disebut kerja yang sebenarnya. Sehingga, siswa dapat
mempraktikkan dan mengaplikasikan semua ilmu kejuruannya di instansi
maupun perusahaan. Pelaksanaan Prakerin yang dilaksanakan di dunia kerja
dimaksudkan untuk melengkapi sistem belajar siswa dengan mengalami suasana
langsung agar dapat memiliki kemampuan yang sesuai dengan yang sudah
dipersyaratkan oleh dunia kerja serta pada akhirnya tamatannya dapat mengisi
kesempatan kerja yang ada. Agar pelaksanaan Prakerin dapat berjalan dengan
baik maka, SMK harus bekerjasama lebih erat dengan dunia kerja, bukan hanya
 sebagai tempat pelaksanaan praktik keahlian profesi semata tetapi diharapkan
sertanya dalam melaksanakan evaluasi pelaksanaan Praktik Kerja Industri.

Setelah kami melaksanakan Prakerin di bagian Umum dan Pegawai di

Dinas Sosial Kota Tangerang, dengan ini kami membuat laporan akhir yang
diberi judul "Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan sistem buku
agenda berpasangan di Dinas Sosial Kota Tangerang."
Adapun kami memilih judul tersebut adalah sebagai berikut :
1. Di tempat kami melaksanakan Prakerin, kami ditempatkan di bagian Umum
dan Pegawai yang menangani pencatatan tentang surat masuk dan surat
keluar.
2. Kami ingin mengetahui bagaimana pengelolaan surat keluar dan surat masuk
dengan buku agenda tunggal.
3. Kami ingin mengetahui perbandingan antara teori di sekolah dengan praktek
di Industri.

1.2 PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian di atas, rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah
a. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di
Dinas Sosial Kota Tangerang ?
b. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar
dengan buku agenda berpasangan di Dinas Sosial Kota Tangerang
?
c. Apa kendala yang dialami dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar berpasangan di Dinas Sosial Kota Tangerang ?

1.3 TUJUAN PRAKERIN

Tujuan penulisan laporan ini adalah:
a. Mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar
 secara manual di Dinas Sosial Kota Tangerang ?
b. Mengetahui kendala yang dialami dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar baik menggunakan buku agenda berpasangan di Dinas Sosial
Kota Tangerang ?

1.4 MANFAAT PRAKERIN

Kerja sama antara SMK dengan dunia usaha/industri dilaksanakan dalam

prinsip saling membantu, saling mengisi dan saling melengkapi untuk kebutuhan
bersama. Berdasarkan prinsip ini, pelaksanaan Prakerin akan memberikan
manfaat bagi pihak-pihak yang bekerja sama, sebagai berikut :
a. Bagi Penulis, dapat mempraktikkan materi yang telah dipelajari di
bangku sekolah dan dapat diaplikasikan kedalam dunia kerja serta dapat
membandingkan antara teori di sekolah dengan praktik di dunia kerja
mengenai kesekretariatan sehingga memiliki kompetensi yang baik,
kompetitif, dan siap untuk memasuki dunia kerja.
b. Bagi Perusahaan atau Institusi, dapat membantu pekerjaan perusahaan
dengan kemampuan yang dimiliki oleh penulis sehingga pekerjaan
menjadi lebih cepat terselesaikan, penulis menyampaikan ide-ide positif
atau saran yang dapat menunjang kemajuan perusahaan, serta sebagai
sarana agar terjalin kerjasama yang baik.

BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT PRAKERIN
2.1 SEJARAH SINGKAT

Dinas Sosial Kota Tangerang merupakan penyelenggaraan urusan

pemerintahan dan mempunyai tugas di bidang sosial. Dinas Sosial Kota
Tangerang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah
dan bertanggung jawab kepada wali Kota Tangerang. Dinas Sosial Kota
Tangerang di bentuk berdasarkan peraturan Daerah Kota Tangerang Nomor 13
Tahun 2014. Organisasi dan tata kerja Dinas Sosial Kota Tangerang
sebagaimana peraturan Walikota Tangerang Nomor 64 Tahun 2014
mempunyai tugas pokok, yaitu melaksanakan sebagai urusan pemerintah
daerah di bidang sosial berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan,
perumusan ebijakan teknis dibidang sosial rehabilitas sosial, bantuan sosial
bencana alam serta perkoodinasian lintas sektor dan pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya untuk
memanfaatkan potensi yang dimiliki dan memberikan andil besar dalam
pembangunan kesejahteraan sosial di Kota Tangerang.

2.2 VISI DAN MISI

1. Visi :
 Terwujud Kota Tangerang Yang Sejahtera, Berakhlakul Karimah dan Berdaya
Saing.
2. Misi:
a. Bersama mengembangkan kualitas sumber daya manusia melalui
peningkatan mutu berpendidikan, kesehatan dan kesejahteraan sosial
dengan mewujudkan tata kelola pemerintah yang profesional dan
berintregrasi.
b. Bersama meningkatkan pembangunan sarana dan prasarana kota yang
berkelanjutan, dan berwawasan lingkungan.
c. Bersama meningkatkan pertumbuhan ekonomi yang mandiri dan
Berkeadilan.

2.3 LOGO DAN ARTI LOGO

1. Bintang

Melambangkan keagamaan. Menunjukan bahwa masyarakat Tangerang

adalah masyarakat yang agamis.

2. Roda Mesin

Roda Mesin melambangkan roda industri dimana perekonomian kota ini terus
berputar.
 3. Landasan Pacu

Di dalam bingkai terdapat logo landasan pacu yang melambangkan adanya

Bandara Internasional Soekarno-Hatta yang berada di Kota Tangerang.

4. Riak Air

Melambangkan adanya sungai Cisadane yang memberikan manfaat dan

kesuburan bagi masyarakat Kota Tangerang.

5. Gerigi Roda Besi, Padi dan Kapas

Di dalam nya terdapat 17 gerigi roda besi, 8 bunga kapas dan 45 butir padi.

Hal itu menunjukan ulang tahun kemerdekaan Republik Indonesia.

2.4 STRUKTUR ORGANISASI

Adapun Struktur-Struktur Organisasi Dinas Sosial Kota Tangerang antara

lain sebagai berikut :
2.5 URAIAN KEGIATAN
Pelaksanaan Praktik Kerja Industri yang dilaksanakan selama 2
(bulan) dari tanggal 2 Januari-29 Februari di Dinas Sosial Kota Tangerang.
Berikut ini merupakan daftar kegiatan selama Praktik Kerja Industri
berlangsung sebagai berikut :
1. Rekap Data
Meringkas data sehingga menjadi lebih berguna dalam bentuk, susunan, sifat
atau isinya.
2. Memberi Stempel Pada Surat
Menstempel surat yang sudah di tanda tangani oleh Kepala Dinas.

3. Mengantar Surat ke Berbagai Bidang

Mengantar surat perintah ke berbagai kepala bagian dan mengantar surat

perintah tugas atau undangan yang telah ditandatangani oleh kepala dari
masing-masing bagian.

4. Mengarsip Surat

Menyusun surat ataupun dokumen lalu mengarsipkan sesuai dengan ketentuan

dan kategorinya.

5. Mencatat Bukti Transaksi

Mencatat setiap kwitansi pengeluaran yang di keluarkan.

2.6 JADWAL KEGIATAN

Praktek Kerja Industri (Prakerin) Administrasi Perkantoran SMK YP
Karya Bangsa kota Tangerang dilaksanakan di kelas XI semester II. Dalam
hal ini penulis diberi waktu oleh pihak sekolah selama 2 bulan terhitung dari
2 Januari sampai dengan 29 Februari 2024. Adapun tempat Prakerin yang
dipilih yaitu Dinas Sosial Kota Tangerang .

No. Hari/Tanggal Waktu Waktu

Datang Pulang
1. Selasa, 2 Januari 2024 08.50 15.00
2. Rabu, 3 Januari 2024 07.30 15.00
3. Kamis, 4 Januari 2024 07.30 15.00
4. Jumat, 5 Januari 2024 07.30 15.00
5. Senin, 8 Januari 2024 07.30 15.00
6. Selasa, 9 Januari 2024 07.30 15.00
7. Rabu, 10 Januari 2024 07.30 15.00
8. Kamis, 11 Januari 2024 07.30 15.00
9. Jumat, 12 Januari 2024 07.30 15.00
10. Senin, 15 Januari 2024 07.30 15.00
11. Selasa, 16 Januari 2024 07.30 15.00
12. Rabu, 17 Januari 2024 07.30 17.00
13. Kamis, 18 Januari 2024 07.30 15.00
14. Jumat, 19 Januari 2024 07.30 15.00
15. Senin, 22 Januari 2024 07.30 15.00
16. Selasa, 23 Januari 2024 07.30 15.00
17. Rabu, 24 Januari 2024 07.30 15.00
18. Kamis, 25 Januari 2024 07.30 15.00
19. Jumat, 26 Januari 2024 07.30 15.00
20. Senin, 29 Januari 2024 07.30 15.00
21. Selasa, 30 Januari 2024 07.30 15.00
22. Rabu, 31 Januari 2024 07.30 15.00
23. Kamis, 1 Februari 2024 07.30 15.00
24. Jumat, 2 Februari 2024 07.30 15.00
25. Senin, 5 Februari 2024 07.30 15.00
 26. Selasa, 6 Februari 2024 07.30 15.00
27. Rabu, 7 Februari 2024 07.30 17.00
28. Kamis, 8 Februari 2024 Isra Mikraj Isra Mikraj
29. Jumat, 9 Februari 2024 Imlek Imlek
30. Senin, 12 Februari 2024 07.30 15.00
31. Selasa, 13 Februari 2024 07.30 15.00
32. Rabu, 14 Februari 2024 Pemilu Pemilu
33. Kamis, 15 Februari 2024 07.30 15.00
34. Jumat, 16 Februari 2024 07.30 15.00
35. Senin, 19 Februari 2024 07.30 15.00
36. Selasa, 20 Februari 2024 07.30 15.00
37. Rabu, 21 Februari 2024 09.36 15.00
38. Kamis, 22 Februari 2024 07.30 15.00
39. Jumat, 23 Februari 2024 07.30 15.00
40. Senin, 26 Februari 2024 07.30 15.00
41. Selasa, 27ngg Februari 2024 07.30 15.00
42. Rabu, 28 Februari 2024 Izin Izin
43. Kamis, 29 Februari 2024 07.30 15.00

2.7 JURNAL KEGIATAN

Hari/Tanggal Uraian Kegiatan

Selasa,2 Januari Mengarsipkan data-data
2024
Rabu,3 Januari Mengantar dokumen ke salah satu bidang
2024
Kamis,4 Januari Mengimput data bantuan kursi roda
2024 Mengarsipkan data-data
Mengimput absen lansia
Jumat,5 Januari Mengarsipkan data-data
2024 Menata dokumen bantuan
Senin,8 Januari Mengantar dokumen ke salah satu bidang
2024
 Selasa,9 Januari Mengarsipkan data-data
2024 Menata dokumen bantuan
Rabu,10 Januari Mengantar dokumen ke salah satu bidang
2024
Kamis,11 Januari Memfoto data lansia yang tidak mempunyai
2024 keluarga
Jumat,12 Januari Membantu menjadi bagian konsumsi diacara
2024 rapat

Senin,15 Januari Mengimput data tambahan bantuan kursi

2024 roda
Selasa,16 Januari Mengarsipkan spj mahasiswa
2024
Rabu,17 Januari Mengatarkan dokumen ke salah satu bidang
2024
Kamis,18 Januari
2024
Jumat,19 Januari Membantu menjadi bagian konsumsi diacara
2024 rapat
Senin,22 Januari
2024
Selasa,23 Januari Mengimput data-data bantuan
2024
Rabu,24 Januari Membantu menjadi bagian konsumsi diacara
2024 pertuni
Mengimpu data-data
Kamis,25 Januari
2024
Jumat,26 Januari Merapikan berkas
2024
Senin,27 Januari Meminta cap jempol lansia untuk daftar hadir
2024
Selasa, 30 Januari Mengantar dokumen ke salah satu bidang
2024
Rabu, 31 Januari Mengarsipkan data-data
2024 Mengantar dokumen ke salah satu bidang
Kamis, 1 Februari Menulis kwitansi
2024
Jumat, 2 Februari Menulis kwitansi
2024
Senin, 5 Februari Membuat data absen
2024
Selasa, 6 Februari
2024
Rabu, 7 Februari
2024
Kamis, 8 Februari Libur
 2024
Jumat, 9 Februari Libur
2024
Senin, 12 Februari
2024
Selasa,13 Februari Meminta tanda tangan
2024
Rabu,14 Februari Libur
2024
Kamis,15 Februari Mensalin data-data bantuan
2024
Jumat,16 Februari Mengarsipkan data-data
2024
Senin,19 Februari Merapikan data-data nama penerima bantuan
2024 kursi roda
Selasa,20 Februari Merapikan dokumen
2024
Rabu,21 Februari Meminta stemple
2024
Kamis,22 Februari Mengatar dokumen ke salah satu bidang
2024
Jumat,23 Februari Meminta cap jempol
2024
Senin,26 Februari Memberi stemple
2024
Selasa, 27Februari Menulis nota
2024

Rabu, 28 Februari Izin

2024
Kamis,29 Februari Menulis nota
2024 Mengantar dokumen ke salah satu bidang

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 KAJIAN TEORI

3.1.1. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam
suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim
oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari
instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.Setiap surat
yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikatakan sebagai
surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan sebagai
bahan yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
Sementara itu, pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan
dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada
lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
Surat keluar biasanya digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan
jawaban atau tanggapan terkait isi dari surat masuk yang telah terima.
Maksud dari pembuatan surat keluar adalah untuk menciptakan hubungan
timbal yang baik sehingga kedua belah pihak bisa mendapatkan suatu
keuntungan tertentu.

3.1.2. PENGERTIAN BUKU AGENDA PERPASANGAN

Agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk sendiri dan surat keluar sendiri, berarti ada 2 buku
agenda.

3.1.3 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Pengertian Prosedur

Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan

prosedur yang tersusun rapi sehingga kegiatankegiatan yang

berhubungan dengan suatu organisasi dapat terlaksana. Prosedur

menurut Moekijat (2001:194) adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang

saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu

dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang harus

diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam tiap

perusahaan.

Selain itu menurut The Liang Gie (2003:187) “Prosedur adalah

suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam

melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu

kebulatan”.

Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan

bahwa prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk

menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola

kerja yang telah ditentukan.

b. Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan dalam surat menyurat dibutuhkan dalam pengaturan

surat masuk dan surat keluar. Menurut Poerwadarminta,

(2006 : 88) “pengelolaan adalah proses yang membantu

 merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang

memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam

pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

c. Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk merupakan kegiatan penting dalam

suatu organisasi yang mempunyai tujuan untuk menyampaikan segala

jenis surat dari instansi maupun perorangan untuk diedarkan ke bagian

yang ditujukan.

Pengelolaan surat masuk merupakan proses pengelolaan surat

dari menerima surat sampai mengarsipkan surat. Menurut Wursanto

(2004 : 108-110) pengelolaan surat masuk adalah :

Proses kegiatan mencatat semua jenis surat yang diterima

instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Pengelolaan surat
masuk dibagi menjadi 5 langkah adalah penerimaan surat, penyortiran
surat, pembukaan surat, pencatatan surat dan pengarahan surat.

Selain itu menurut Sri Endang. dkk (2009 : 100-101) tahapan yang

dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah :

1) Tahap penerimaan surat.

2) Tahap penyortiran.
3) Tahap pencatatan atau registrasi.
4) Tahap distribusi.
5) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali.
 Pengelolaan surat masuk harus melalui beberapa tahap, menurut

Basir Barthos (2007 : 216-217) dalam mengelola surat masuk harus

melalui beberapa tahap adalah :

1) Penerima surat bertugas :

a) Menerima surat.
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat.
c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar
pengantar surat.

d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta

keasahan surat.
e) Meneruskan surat kepada penyortir.

2) Penyortir surat bertugas :

a) Menerima surat masuk.
b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan
kelompok surat pribadi.
c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi.
d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat
biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi.
e) Meneliti lampiran surat.
f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup
h) kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
3) Pencatat surat bertugas :
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti.
b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali
dan lembar pengantar surat rahasia.
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar
pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.
 4) Pengarah surat bertugas :
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar
atau kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa
pengolah surat.

b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui

petugas tata usaha pengolah.
c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar).

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan surat masuk adalah surat diterima, surat disortir, surat dicatat,

surat didistribusikan dan surat disimpan.

d. Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung

dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang

bersangkutan. Pengelolaan surat keluar menurut Wursanto (2004 : 145

- 148) mencakup tiga macam kegiatan pokok, yaitu :

Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman

surat.

1) Pembuatan Konsep Surat

Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang
dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan
atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte.
2) Pengetikan Konsep Surat

Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut : a)

Persetujuan Konsep surat
b) Pengiriman Konsep surat
c) Pemeriksaam Hasil Pengetikan
d) Pemeriksaan Hasil Pengetikan
e) Penandatangan Surat

3) Pengiriman Surat

Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut :

a) Pemberian Cap
b) Pengetikan Amplop atau sampul surat
c) Pemeriksaan surat
d) Melipat surat
e) Menutup Amplop
f) Menempelkan perangko.

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat

merupakan salah satu alat komunikasi tertulis dan juga merupakan

salah satu bentuk arsip yang hendaknya dikelola dengan baik dan

benar agar administrasi perkantoran sehari-hari dapat berjalan dengan

lancar.
3.2 IMPLEMENTASI
3.2.1 Sistem Kerja yang Ada di Tempat Prakerin
1. Proses penomoran surat dilakukan dengan format :
a. Kode nomor surat.
b. Nomor urut surat.
c. Nama resmi Lembaga.
d. Bulan keluar ( ditulis dalam angka romawi).
2. Proses pencatatan surat masuk meliputi :
a. Menerima surat masuk.
b. Menyortir surat masuk.
c. Menetapkan dan menentukan arah surat.
d. Menggolong-golongkan surat berdasarkan dasar sifatnya.
e. Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya.
f. Menyampaikan surat kepada unit pengola
 BAB IV PENUTUP

4.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara tersebut, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:

1. Proses pengelolaan surat di Dinas Sosial Kota Tangerang masih dilakukan

secara manual. Dimana surat yang masuk dan keluar di simpan ke dalam
file box yang berbeda.
2. Kendala atau hambatan dalam pengelolaan surat masuk dan keluar di Dinas
Sosial Kota Tangerang yaitu tidak dituliskannya nama ataupun kategori
pada file box maupun map yang membuat kegiatan mengarsip menjadi
sedikit terhambat.

4.2 SARAN

Berdasarkan hasil penelitian beserta kesimpulan di atas, peneliti

memberikan saran kepada Dinas Sosial Kota Tangerang yaitu diharapkan
adanya perbaikan sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang lebih
efektif, seperti memberi atau menuliskan nama maupun kategori pada tiap
file box yang akan dijadikan tempat penyimpanan arsip sehingga kegiatan
mengarsip surat dapat berjalan dengan lancar.
 DAFTAR PUSTAKA

Buku panduan Praktik Kerja Lapangan SMK YP Karya Bangsa

Dinas Sosial Kota Tangerang, 2023

Ramadani, Novia. Laporan Pelaksanaan Praktik Kerja Industri Pengelolaan Arsip

Dinamis Di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Tangerang. Tangerang.
2022

file:///C:/Users/User/Downloads/SKRIPSI%20Arif%20Subekti.pdf Diakses Tanggal

25 Februari 2023 Pukul 20.00.

LAMPIRAN