Materi Pelatihan Microsoft Excel Materi Pelatihan Microsoft Excel

Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik

Daftar Isi Fungsi Fix dan Relative terhadap Kolom dan Baris
Fungsi Keterangan
Fungsi Fix dan Relative terhadap Kolom dan Baris .......................................................................... 1 $A$1 Fix Kolom A dan Fix Baris 1
$A1 Fix Kolom A dan relative terhadap baris
Shortcut umum pada Excel ............................................................................................................... 1 A$1 Relative terhadap kolom dan Fix baris 1
Formula dasar excel untuk mendukung administrasi perkantoran A1 Relative kolom dan baris.
Count .................................................................................................................................... 1
Sum ..................................................................................................................................... 1 Shortcut umum pada Excel
Average ............................................................................................................................. 2 Shorcut Keterangan Shorcut Keterangan
Min, Max, Round, RoundUp dan RoundDown ................................................................. 2 Ctrl + panah Atas ke baris pertama Ctrl + panah Bawah ke baris akhir
IF, IFNA, IFERROR ................................................................................................................. 2 Ctrl + panah Kanan ke kolom akhir Ctrl + panah Kiri ke kolom pertama
VLookup, Hlookup, Match, Index, Choose ........................................................................... 3 Shift + Space Blok Kolom Ctrl + Space Blok Baris
Find dan Replace .............................................................................................................................. 4 Ctrl + F Fungsi Find Ctrl + H Fungsi Replace
Alt + H + S + S Fungsi Sort A - Z Alt + H + S + O Fungsi Sort A – Z
Sort dan Filter ................................................................................................................................. 5 Alt + H + S + U Fungsi Custom Sort Alt + H + S + F Fungsi Filter
Ctrl + Shift + L Fungsi Filter Alt + A + G + G Fungsi Group
Fungsi Text to Colums ....................................................................................................................... 5 Alt + A + U + U Fungsi Ungroup Alt + A + B Fungsi Subtotal
Group, Ungroup dan Subtotal .......................................................................................................... 5
Chart .............................................................................................................................................. 7 Formula dasar excel untuk mendukung administrasi perkantoran.

PivotTable ...................................................................................................................................... 9 Count

Formula Deskripsi
=count(count_range1; count_range2; ... ) Menghitung jumlah sel dengan tipe data numerik /
currency.
=counta(count_range1; count_range2; ... ) Menghitung jumlah sel yang terisi. Sel kosong tidak
dihitung.
=countblank(count_range1) Menghitung jumlah sel yang kosong.

=countif(count_range1; citeria1) Menghitung jumlah sel dengan diberikan sebuah

syarat / kondisi.
=countifs(count_range1; criteria1; count_range2; Menghitung jumlah sel dengan diberikan minimal
criteria2; ... ) satu buah syarat / kondisi.
Keterangan :
count_range1, count_range2, ... count_range127 : Kumpulan sel yang hendak di hitung.
criteria1, criteria2, ... criteria127 : Kondisi atau syarat yang digunakan untuk menghitung jumlah sel.

Sum
Formula Deskripsi
=sum(sum_range1; sum_range2; ... ) Menjumlahkan sel dengan tipe data numerik.

=sumif(criteria_range1; criteria1; sum_range1) Menjumlahkan sel dengan tipe data numerik dengan
diberikan sebuah syarat / kondisi.
=sumifs(sum_range; criteria1; criteria_range1; Menjumlahkan sel dengan tipe data numerik dengan
criteria2; criteria_range2; ... ) diberikan minimal satu buah syarat / kondisi.
Keterangan :
sum_range1, sum_range2, ... sum_range127 : Kumpulan sel yang hendak di jumlah.
criteria1, criteria2, ... criteria127 : Kondisi atau syarat yang digunakan untuk menjumlah sel.
criteria_range1, criteria_range2, ... criteria_range127 : Kumpulan sel yang digunakan sebagai penentu dari kriteria /
syarat.

0|Halaman 1|Halaman
 Materi Pelatihan Microsoft Excel Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik

Value : Nilai yang digunakan untuk mengecek ifna dan iferror.

Value_if_true : Nilai yang dijalankan jika if menghasilkan nilai benar.
Average Value_if_false : Nilai yang dijalankan jika if menghasilkan nilai salah.
Formula Deskripsi Value_if_na : Nilai yang dijalankan jika ifna memberikan nilai benar.
Value_if_error : Nilai yang dijalankan jika iferror memberikan nilai benar.
=average(average_range1; average_range2; ... ) Menghitung rata-rata nilai dari sel dengan tipe data
numerik. VLookup, Hlookup, Match, Index, Choose
Menghitung rata-rata nilai dari sel dengan tipe data Formula Deskripsi
=averagea(average_range1; average_range2; ... ) numerik, false dan text diberi nilai 0, true diberi nilai =vlookup(lookup_value; table_array; Mencari nilai pada tabel excel yang tersusun secara
1, jam dan tanggal dijadikan nilai float. col_index_num; [range_lookup]) vertikal.
=averageif(criteria_range1; criteria1; Menghitung rata-rata nilai dengan tipe data numerik =hlookup(lookup_value; table_array; Mencari nilai pada tabel excel yang tersusun secara
average_range1) dengan diberikan minimal satu buah syarat / kondisi. row_index_num; [range_lookup]) horisontal.
=match(lookup_value; lookup_array; [match_type]) Mencari urutan index dari suatu inputan nilai yang di
=averageifs(average_range; criteria_range1; Menghitung rata-rata nilai dengan tipe data numerik inputkan.
criteria1; criteria_range2; criteria2; ... ) dengan diberikan sebuah syarat / kondisi. =index(array; row_num; [column_num]) Mencari nilai inputan dari index kolom dan baris
yang di inputkan.
Keterangan : =choose(index_num; value1; [value2; value3; ... ]) Mengembalikan nilai yang di pilih dari urutan-urutan
sum_range1, sum_range2, ... sum_range127 : Kumpulan sel yang hendak di jumlah. nilai yang telah disiapkan.
criteria1, criteria2, ... criteria127 : Kondisi atau syarat yang digunakan untuk menjumlah sel. Keterangan :
criteria_range1, criteria_range2, ... criteria_range127 : Kumpulan sel yang digunakan sebagai penentu dari kriteria / lookup_value : Sel yang dijadikan nilai kunci pencarian pada Vlookup, Hlookup dan match.
syarat. table_array, lookup_array : list tabel yang dijadikan tempat pencarian dari lookup maupun match.
col_index_num, row_index_num : urutkan kolom pada sel pada vlookup dan urutan baris pada sel pada hlookup.
Min, Max, Round, RoundUp dan RoundDown range_lookup : true – untuk sebagian kata yang sama dengan value/ false – untuk sama dengan value.
Formula Deskripsi lookup_array, array : list tabel yang dijadikan tempat pencarian dari match atau index.
match_type : 1 (lebih kecil), 0 (sama dengan), -1 (lebih besar dari).
=Min(number1; number2; ... ) Mengembalikan nilai terkecil dari kumpulan sel.
row_num, column_num : urutan baris dan kolom penentu fungsi index.
index_num : urutan dari array choose yang dipilih.
=Max(number1; number2; ... ) Mengembalikan nilai terbesar dari kumpulan sel. value1, value2, value3, ... : pilihan yang disediakan di choose sebagai bahan yang akan dipilih.

=Round(number; digit_number) Membulatkan nilai sesuai digit_number, dimana nilai

terakhir >= 5 ke atas dan < 5 ke bawah.
=RoundUp(number; digit_number) Membulatkan nilai sesuai digit_number dan selalu
dibulatkan ke atas.
=RoundDown(number; digit_number) Membulatkan nilai sesuai digit_number dan selalu
dibulatkan ke bawah.
Keterangan :
Number1, number2, ... number127 : kumpulan sel yang hendak di cari nilai min dan max.
Number : nilai sel yang akan dibulatkan.
digit_number : jumlah digit dibelakang koma yang hendak dibulatkan.

IF, IFNA, IFERROR

Formula Deskripsi
=IF(logical_test; value_if_true; value_if_false) Logika Kondisi yang mengembalikan nilai benar
ataupun nilai salah.
=IFNA(value, value_if_na) Logika Kondisi Jika sel tidak mendapatkan nilai.

=IFERROR(value, value_if_error) Logika Kondisi jika nilai mengembalikan nilai error.

Keterangan :
Logical_test : Logika yang digunakan untuk mengecek benar atau salah.

2|Halaman 3|Halaman
 Materi Pelatihan Microsoft Excel Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik

Find and Replace ~ Mewakili sekumpulan teks yang di cari Contoh : ~?

Fungsi Find digunakan untuk mencari data di sebuah sheet aktif maupun di satu workbook. dengan menggunakan kata fix yang harus Hasil : 123456?, Product?, abcde?
Menu : Tab Home → icon Find & Select → Find (Fungsi Ctrl + F) ada pada pecarian.
Keterangan :
 Find what : di isi kata kunci yang hendak di cari. Fungsi sort dan Filter
 Within : digunakan untuk membatasi pencarian Fungsi sort berfungsi untuk mengurutkan tabel excel berdasarkan data tertentu. Sort bisa bersifat
pada sheet aktif saja atau pada workbook. multilevel.
 Search : Melakukan pencarian secara menurun Menu : Tab Home → icon Sort & Filter → Sort A to Z (dari Kecil ke Besar) (Fungsi Alt + H + S + S)
(by rows) atau menyamping (by colums) dimulai dari Tab Home → icon Sort & Filter → Sort Z to A (dari Besar ke Kecil) (Fungsi Alt + H + S + O)
sel aktif. Tab Home → icon Sort & Filter → Sort Custom Sort (sort untuk multilevel / selective sort.
 Look in : Mencari pada rumus Excel (Formula), (Fungsi Alt + H + S + U)
nilai sel (value), atau pada kolom catatan / komen
pada (Comments) . Fungsi filter berfungsi untuk mengelompokkan data berdasarkan data tertentu yang ada pada tabel.
 Match case : Merupakan opsi untuk pencarian secara sensitif huruf besar atau kecil (sama persis) Filter bisa dilakukan multilevel.
atau tidak. Menu : Tab Home → icon Sort & Filter → Filter (Fungsi Ctrl + Shift + L) / (Fungsi Alt + H + S + F)
 Match entire cell contents : menemukan sel yang hanya berisi kata kunci / teks pencarian saja.
 Find Next : Pencarian satu per satu cursor akan berpindah dari sel ke sel berikutnya. Fungsi Text to Colums
 Find All : Memberikan list atau daftar sel yang mengandung kata kunci yang di cari. Fungsi Text to Columns untuk memisahkan kata dalam satu kolom berdasarkan dengan kata pemisah
ataupun berdasarkan panjang kata yang fix.
Fungsi replace digunakan untuk mengganti kata yang dicari dengan kata penganti yang telah di Menu : Tab Data → icon Text to Columns (Fungsi Alt + A + E )
inputkan di sebuah sheet aktif maupun di satu workbook.
Menu : Tab Home → icon Find & Select → Replace (Fungsi Ctrl + H)
Keterangan :
 Find what : di isi kata kunci yang hendak di cari.
 Replace with : di isi kata baru sebagai pengganti.
 Within : digunakan untuk membatasi pencarian
pada sheet aktif saja atau pada workbook.
 Search : Melakukan pencarian secara menurun
(by rows) atau menyamping (by colums) dimulai dari
sel aktif.
 Look in : Mencari pada rumus Excel (Formula),
nilai sel (value), atau pada kolom catatan / komen pada (Comments) .
 Match case : Merupakan opsi untuk pencarian secara sensitif huruf besar atau kecil (sama persis)
atau tidak.
 Match entire cell contents : menemukan sel yang hanya berisi kata kunci / teks pencarian saja.
 Find Next : Pencarian satu per satu cursor akan berpindah dari sel ke sel berikutnya.
 Find All : Memberikan list atau daftar sel yang mengandung kata kunci yang di cari.
 Replace : Mengganti kata pada sel aktif / terpilih. Group, Ungroup dan Subtotal
 Replace all : Mengganti semua data yang mengandung kata kunci dengan kata pengganti.
Fungsi Group berfungsi untuk mengelompokan barisan sel kolom atau baris sehingga dapat dirincikan
Wild character untuk Fungsi Find and Replace. atau disederhanakan.
Misalnya terdapat kelompok data karyawan sebagai 100 data ingin dibuatkan kesimpulan total.
Karakter Keterangan Contoh Langkah yang harus dilakukan untuk group data adalah
* mewakili 1 atau banyak karakter teks. Contoh : Ja*a 1. Blok baris dan kolom yang akan di group
Hasil : Jakarta, Jayapura, Jawa a. Fungsi shift + space = blok kolom
? mewakili 1 karakter teks. Contoh : M?hammad
b. Fungsi ctrl + space = blok baris
Hasil : Mohammad, Muhammad
2. Pilih Pilih tab Data → icon Ou ne Group (Fungsi Alt + A + G + G)

4|Halaman 5|Halaman
 Materi Pelatihan Microsoft Excel Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik

Fungsi ungroup berfungsi untuk menghilangkan group yang telah dibuat menggunakan outline Chart
ungroup untuk barisan sel kolom atau baris. Chart digunakan untuk menampilkan data laporan excel yang telah disiapkan ke dalam bentuk grafik.
Langkah yang harus dilakukan untuk menghilangkan group data adalah: Macam-macam chart Column, Line, Pie, Bar, Area, X Y (Scatter), Stock, Surface, Doughnut, Bubble dan
1. Blok baris dan kolom yang akan di group juga Radar.
a. Fungsi shift + space = blok kolom Menu : Tab insert → icon charts
b. Fungsi ctrl + space = blok baris Contoh penggunaan Chart :
2. Pilih tab Data → icon Ou ne Ungroup (Fungsi Alt + A + U + U) 1. Pilih range data di lembar kerja pertama (January), yaitu sel A1:B6.

Fungsi subtotal berfungsi untuk menghitung data berdasarkan group yang kita kehendaki.
Perhitungan subtotal umumnya menggunakan fungsi sum, count dan average. Sebelum menggunakan
fungsi subtotal, data yang digunakan terlebih dahulu di sort berdasarkan data yang hendak di subtotal.
Subtotal bisa digunakan untuk menangani subtotal pada multi level.
Langkah yang harus dilakukan untuk subtotal group data adalah:
1. Blok Tabel yang hendak di subtotal
2. Sort berdasarkan Data yang hendak disubtotal, Misal berdasarkan Barang atau Pelanggan. 2. Pada tab Insert, pilih tipe chart. Misalnya: tipe Kolom 2-D. Sebuah chart akan ditampilkan pada
3. Pilih Tab Data → icon Ou ne Subtotal (Fungsi Alt + A + B) lembar kerja.

Sebelum Subtotal

Sesudah Subtotal

3. Klik pada chart. Kemudian pada tab Design, klik Select Data.
4. Di kotak dialog Select Data Series, ikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan seri data dari
lembar kerja yang lain (February dan March):
1. Di bagian Legend Entries (Series), klik tombol Add.
= Keterangan :
At each change in : Memilih kolom mana yang akan menjadi patokan yang
akan menggunakan fungsi . Kolom yang muncul sejumlah blok data yang
dilakukan (Fungsi Alt + A)
Use function : Memilih fungsi yang akan dijalankan, fungsi tersebut
terdiri count(total baris), Sum (Total angka), average (rata-rata total
angka), max(total angka terbesar), min (total angka terkecil) ,
Product, CountNumbers, StdDev, StdDevp, Var dan Varp (Fungsi Alt + U)

Add subtotal to : Memilih kolom mana yang akan digunakan untuk menjalankan fungsi subtotal dan dapat terdiri
dari beberapa kolom. (Fungsi Alt + D)
Replace current subtotals - Centang maka data yang berada pada blok subtotal akan secara otomatis terbawa
dalam perhitungan (Fungsi Alt + C)
Page Break between groups - Centang setiap perbedaan patokan yang berbeda dibuatkan jarak 1 kolom (Fungsi
Alt + P)
Summary below data - Centang membuat adanya Total dari Subtotal kelompok data yang ada (Fungsi Alt + S)
Remove All – merupakan fungsi restart fungsi subtotal (Fungsi Alt + R)

6|Halaman 7|Halaman
 Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik
2. Klik tanda panah merah pada kotak Series name.
Klik lembar kerja February dan kemudian klik sel yang berisi nama untuk seri ini, yaitu sel B1. Klik lagi
tanda panah merah untuk menutup kotak kecil ini.
3. Selanjutnya klik tanda panah merah pada kotak Series values dan pilih range data pada lembar kerja
February, yaitu sel B2:B6. Klik lagi tanda panah merah.
4. Klik OK untuk menutup kotak dialog Edit Series. Sekarang kita sudah selesai menambahkan data
February ke dalam grafik.
5. Ulangi langkah 4a – 4d di atas untuk menambahkan data dari lembar kerja March.
5. Klik OK untuk menutup kotak dialog Select Data Series. Selesai.
8|Halaman
Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik
Pivot Table
PivotTable adalah salah satu fitur Excel untuk merangkum, menganalisa, mengeksplorasi dan
mempresentasikan data. PivotTable sangat powerful untuk merangkum data dalam jumlah besar
dalam waktu yang sangat singkat. Dengan PivotTable, kita bisa memanipulasi layout data sesuai
kebutuhan.
Misalnya, departemen penjualan ingin menganalisa data penjualan dalam beberapa sudut pandang
yang berbeda seperti dari sudut pandang wilayah, produk, maupun tenaga penjualan.
Contoh Pivot table
Langkah-langkah untuk membuat pivottable adalah sebagai berikut:
Step 1: Pilih data yang akan dibuat PivotTable
Pilih range data yang akan dibuat PivotTablenya. Range data yang dipilih bisa dalam bentuk range,
range yang diberi nama, atau table. Pada contoh ini kita akan menggunakan data dalam bentuk table
yaitu TableSales.
Step 2: Pilih PivotTable di tab Insert > PivotTable > PivotTable
Fitur PivotTable ada di menu bar Insert > PivotTable (ada di paling kiri ribbon). Di menu PivotTable,
ada dua pilihan yaitu PivotTable dan PivotChart. Pilih yang PivotTable lalu akan muncul dialog box
PivotTable.
Step 3: Pilih tempat untuk menempatkan PivotTable
Ada dua opsi untuk menempatkan PivotTable report, yaitu di worksheet yang baru atau worksheet
yang sudah ada. Saran saya, gunakan New Worksheet untuk menempatkan PivotTable. Selanjutnya
klik OK untuk melanjutkan.
Step 4: Pilih OK
Setelah klik OK, pada workbook Anda secara otomatis akan muncul sheet baru yang berisi layout
PivotTable kosong di sebelah kiri dan PivotTable Field di sebelah kanan. Layout PivotTable adalah
tempat dimana PivotTable akan ditampilkan sedangkan PivotTable field adalah pengaturan data
PivotTable apakah akan ditempakan Row, Column, Value atau Filter.
9|Halaman
 Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik
Step 5: Pilih dan Drag Field yang akan ditampilkan di PivotTable
Selanjutnya, pilih field yang akan ditampilkan pada PivotTable di Row, Column, Value dan Filter. Data
yang ditempatkan di Row dan Column biasanya data non numeric, sedangkan data numeric
ditempatkan di Value. Jika diperlukan, Anda bisa menggunakan Filter (biasanya untuk data yang
berupa waktu atau tanggal).
Jangan lupa untuk mengubah format value ke format yang sesuai. Dalam kasus ini, ubah format sales
kedalam currency atau mata uang. Anda juga bisa menamahkan filter, dengan menempatkan field
waktu, tanggal atau bulan di Filter.
10 | H a l a m a n
Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik
Agar lebih fokus, saya biasakan untuk menghilangkan gridlines (di tab View, hilangkan tick Gridlines),
sehingga hasil akhirnya seperti pada gambar berikut.
Meskipun format PivotTable di atas sebenarnya sudah cukup bagus, seringnya kita membutuhkan
modifikasi lebih lanjut.
Misalnya pada contoh PivotTable di atas, ketika menginginkan agar Region dan Salesman tidak dalam
satu row. Untuk keperluan ini, kita membutuhkan pengaturan layout PivotTable lebih lanjut.
Untungnya, hal tersebut bisa dilakukan dengan PivotTable pengaturan PivotTable layout.
Untuk melakukannya, aktifkan PivotTable selection dengan cara klik salah satu cell di PivotTable.
Setelah PivotTable selection aktif, pada tab akan muncul Options dan Design, selanjutnya pilih Design
> Report layout.
Ada 3 opsi pada Report layout yaitu compact form, outline form dan tabular form. Selanjutnya pilih
tabular form. Berikan juga sedikit sentuhan design dengan mengganti PivotTable style. Dan, hasil
akhirnya menjadi seperti berikut.
11 | H a l a m a n
 Materi Pelatihan Microsoft Excel
Belajar membuat laporan untuk menunjang kerja menjadi lebih baik

12 | H a l a m a n