BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

PT. Autocar Industri Komponen (AIK) bergerak dalam bidang otomotif.

Perusahaan ini berlokasi di Kawasan Industri Mandala Pratama Permai Pintu Tol

Dawuan Km. 68-70 Dawuan Kalihurip, Cikampek Karawang. PT. AIK

menyediakan jasa untuk proses produksi pembuatan Body Part Component

kendaraan bermotor (Body Stamping). Perusahaan PT. AIK memiliki beberapa

Customer seperti PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), PT.

Adiyawinsa Stamping Industri (ASI), PT. Indonesia Thai Summit Auto (ITSA)

sehingga memerlukan sistem yang lebih baik dalam melakukan pengolahan data

produksi dan pengiriman material finish part.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Autocar Industri Komponen pada awalnya bernama PT. Timor

Industri Komponen (TIK), sebagai salah satu anak perusahaan yang tergabung

dalam TIMOR grup yang didirikan pada tanggal 18 Juni 1996. Kemudian pada

tanggal 1 April 1998 PT. TIK bersama dengan anak perusahaan lainnya kecuali

PT. Kia Timor Motor (KTM), PT. Timor Rekayasa Rancang/Bangun (TRR), dan

PT. Timori Putra Bangsa (TPB) pada tahun yang sama digabung (merge)

operasionalnya dengan PT. Timor Putra Nasional (TPN) dengan segala

pengaturan operasionalnya diatur oleh PT. TPN Pada tanggal 29 Desember 2003

28
 29

PT. TIK diambil alih oleh AMAZONAS FINANCE LTD dari Singapura.

Selanjutnya tanggal 27 Juli 2004 PT. TIK diganti nama dengan PT. Autocar

Industri Komponen (AIK) yang sampai saat ini masih dengan nama yang sama.

Saat ini PT. AIK telah menjadi sebuah perusahaan industri manufacture yang

dapat bertahan dan selalu melakukan produksi dan akan selalu mengevaluasi dari

waktu ke waktu untuk menjadi sebuah perusahaan yang berkembang dan bonafit

serta dapat menciptakan suatu lapangan kerja bagi masyarakat Indonesia

umumnya dan selalu berguna bagi kesejahteraan sosial indonesia.

PT. Autocar Industri Komponen merupakan perusahaan yang mengelola

dan melaksanakan operasional pabrik di Kawasan Industri Cikampek, yang pada

awalnya merupakan bagian unit usaha pabrik Group TIMOR .

3.1.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsinya

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan

dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk

menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan

dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki

PT. Autocar Industri Komponen Departemen PPIC adalah sebagai berikut :

 30

Kep. Divisi
Komersial
Andi Hamdani

Kadept. PPIC
Ass Mgr
Oky Arsandi

Kasie. Inventory
Kasie. PPIC
Control
Dedi Kusnadi
Iman Santoso

Forman PPC Forman PPC Staff PPIC Forman Inv.Control

Wahab A Asmat E Ranthi Anggraeni Iman Santoso

Leader Red Leader White Leader Inv.Control Leader Warehouse

Conc. Wahab A Conc. Asmat E Mad Tommy Conc. Iman Santoso

Rasim Arman S
Dede Irawan
Ahmas Safe’i Dadang H Riky Permana
Nursigit
Hadi Rohadi Ono Jamaludin

Sumber : PT. Autocar Industri Komponen (2017)

Gambar III.1

Stuktur Organisasi

Fungsi dari tiap-tiap Bagian adalah sebagai berikut :

1. Kepala Divisi Komersial

a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan

perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam

perusahaan.

c. Membantu peraturan itern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan

kebijakan perusahaan

d. Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi

dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

e. Menjadi perantara dalam mengkomunikasikan ide, gagasan dan strategi

antara pimpinan dan staff.

 31

f. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat

dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

2. Kepala Departemen PPIC Ass Manajer

a. Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana

produksi sesuai dengan pesanan marketing.

b. Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan

serta melakukan pemantauan dalam proses pembuatan contoh produk ke

tangan konsumen langganan.

c. Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari

marketing melalui pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi.

d. Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi,

penyimpanan barang di gudang maupun yang akan didatangkan pada

perusahaan sehingga saat proses produksi yang membutuhkan bahan dasar

bisa berjalan dengan lancar dan seimbang.

e. Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah

produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada

konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat.

f. Menjaga keseimbangan penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada

mesin produksi yang overload atau malah jarang digunakan oleh perusahaan

produksi.

g. Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan

penyelesaian masalah produksi.

h. Memberikan informasi yang akurat dana terpercaya pada seluruh bagian

karyawan perusahaan.
 32

i. Kontrol dan pengelolahan organisasi secara keseluruhan terkait aktifitas tiap

keseluruhan.

j. Menyusun dan melaporkan kerja mingguan dan bulanan.

3. Kepala Seksi PPIC

a. Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah

produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada

konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat.

b. Membantu Kepala Departemen Produksi dalam menjalankan kegiatan

produksi sehari-hari

c. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan PPIC Stamping sesuai dengan

kebutuhan

d. Membuat perencanaan aktifitas bulanan, harian dilingkungan seksi PPIC

sesuai dengan activity Plan Dept.

e. Menyiapkan Standard kerja dan checksheet yang diperlukan pada tiap

proses

f. Mengontrol jalannya produksi dan pencapaian target produksi sesuai dengan

rencana produksi

g. Melakukan evaluasi dan improvement di bagian PPIC sehingga efisiensi dan

produktivitas tinggi tercapai

h. Mengontrol dan menjamin kwalitas produk agar sesuai dengan standard

kwalitas yang ditetapkan

i. Membuat laporan berkala mingguan, bulanan dan tahunan

 33

j. Bertanggung jawab terhaap pengelolaan logistic mulai dari bahan mentah

(Raw Material) sampai bahan jadi (Finish Part) dan pengiriman barang

k. Membuat perencanaan aktifitas bulanan,harian,di lingkungan seksi PPIC

sesuai dengan Activity Plan Departemen

4. Kepala Seksi Inventory Kontrol

a. Memimpin dan bertanggung jawab untuk kegiatan pekerjaan di Bagian

PPIC dan Bagian Gudang. Job aktivitas di PPIC termasuk pengendalian

persediaan, pengendalian produksi perencanaan, dan kontrol pengiriman.

Job aktivitas di gudang, termasuk bahan yang masuk, penyimpanan,

penyediaan, dan pengiriman.

b. Membuat rencana kegiatan tahunan dan penganggaran untuk basis

Departemen PPIC pada rencana bisnis perusahaan.

c. Membuat laporan kegiatan. Laporan ini disampaikan kepada Top

Management di Management Review bulanan.

d. Bertanggung jawab untuk Program Pengurangan Biaya di Departemen

PPIC.

e. Bertanggung jawab untuk perbaikan terus-menerus di Departemen PPIC.

f. Bertanggung jawab untuk pengembangan sumber daya manusia di

Departemen PPIC.

5. Forman

a. Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan langsung terhadap Staff

yang di bawahnya dan melakukan pengawasan langsung terhadap semua

karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya.

 34

b. Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (Output) kualitas dan

Schedule produksi serta tingkat Utilisasi mesin produksi yang telah

ditetapkan dan disepakati bersama.

c. Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan

oleh perusahaan sehingga bisa dicapai efisiensi manpower yang maksimal.

d. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja anak buahnya.

e. Bertanggung jawab terhadap kebersihan mesin dan area mesin (lingkungan

kerjanya)

f. Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama

team yang solid.

6. Leader

a. Membantu Formen dalam menjalankan kegiatan produksi sehari-hari.

b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan PPIC Stamping sesuai dengan

kebutuhan.

c. Membantu perencanaan aktifitas harian dilingkungan seksi PPIC sesuai

activity Planning Departemen.

d. Menyiapkan standard kerja dan checksheet yang diperlukan pada tiap

prosees.

e. Mengontrol jalannya produksi dan pencapaian target produksi sesuai dengan

rencana produksi

f. Melakukan evaluasi dan improvement dibagian PPIC sehingga efisiensi dan

produktifitas tinggi tercapai

g. Membuat laporan berkala harian, mingguan

 35

h. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan logistic mulai dari bahan mentah

(Raw Material) sampai bahan jadi (Finish Part) dan pengiriman barang

i. Mengelola dan menata gudang dengan membuat sistem demi memudahkan

pekerjaan dan pengontrolan (addressing, labeling, dan lain-lain)

j. Administrasi pengeluaran barang menggunakan Surat Jalan yang berlaku.

k. Melakukan inventory dan perawatan rutin terhadap material produksi baik

Raw Material maupun Finish Part.

l. Membuat laporan bulanan pemakaian consumable material, budget control.

m. Meningkatkan skill dan kemampuan karyawan untuk memudahkan dalam

perencanaan man power.

n. Menjaga kebersihan (4S) dilingkungan kerja PPIC , seperti gudang, Part

Store, Material Store.

7. Staff PPIC

a. Membuat laporan kegiatan. Laporan ini disampaikan kepada Top

Management di Management Review bulanan.

b. Bertanggung jawab untuk program pengurangan biaya di Departemen PPIC.

c. Bertanggung jawab untuk perbaikan terus-menerus di Departemen PPIC.

d. Bertanggung jawab untuk pengembangan sumber daya manusia di

Departemen PPIC.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem yang berjalan di PT.Autocar Industri Komponen

adalah sebagai berikut :

 36

1. Proses Penerimaan Purchase Order dari Customer

Pertama Customer Mengirim Email barang yang dipesan ke PT.Autocar,

Setelah itu Customer Memberikan PO (Purchase order) kepada PT.Autocar

Industri Komponen dan diterima oleh bagian PPIC admin. Jika memenuhi

syarat maka PO (Purchase order) tersebut akan diproses oleh Departemen

PPIC untuk dibuat Schedule dan Planning produksi. Jika PO (Purchase order)

tidak memenuhi syarat maka PO tersebut akan di tolak.

2. Proses Schedule dan Planning

Bagian PPIC membuat data Schedule dan Planning, setelah itu data akan

masuk ke bagian Produksi untuk dibuat part sesuai data yang dibuat oleh

bagian PPIC.

3. Proses Produksi

Setelah data Schedule dibuat, bagian produksi akan membuat Part sesuai

dengan data schedule (Purchase Order) yang telah di buat oleh bagian PPIC.

4. Proses Pengiriman Barang

Setelah Proses produksi selesai , data Produksi diserahkan kepada bagian PPIC

untuk persiapan pengiriman barang ke Customer, Selanjutnya akan dibuat kan

surat jalan untuk warna putih diserahkan kepada customer, dan yang lain nya

akan jadi arsip.

5. Proses Pembuatan Laporan

Setelah itu PPIC membuat laporan pengiriman barang berdasarkan Purchase

Order (PO) dari Customer untuk diserahkan kepada General Manager (GM).
 37

3.3.Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (DAD) pada sistem produksi dan pengiriman barang

adalah sebagai berikut :

a. Diagram Alir Data

PO 0 Manifest Order
PO Ditolak Sistem
Customer Data Produksi Produksi
SJ Putih Penerimaan PO
dari Customer

Laporan Pengiriman

General Manajer

Gambar III.2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

PO : Purchase order

SJ : Surat Jalan
 38

b. Diagram Nol Sistem Berjalan

PO
Customer

1.0
PO Ditolak PO
Penerimaan PO D1 Arsip Po

PO Di acc

2.0
Manifest Order
Proses Schedule
Planning Produksi

Data Produksi

3.0

Proses Produksi
D2 Data Produksi
Data Produksi

Finish Good

4.0
SJ Putih SJ Merah
Pengiriman Barang D3 Arsip SJ

Data Produksi

5.0 Data Pengiriman

Pembuatan Laporan

Laporan Pengiriman
General Manajer

Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
 39

Keterangan :

PO : Purchase order

SJ : Surat Jalan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan

(Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada

sistem berjalan.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman

barang pada PT. Autocar Industri Komponen. Adapun bentuk dokumen masukan

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Purchase Order

Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti customer memesan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian PPIC

Frekuensi : Setiap ada memesan barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

 40

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Bagian PPIC

Tujuan : Bagian Pengiriman

Frekuensi : Setiap ingin mengirim barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 5 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

2. Laporan

Nama Dokumen : Laporan Pengiriman

Fungsi : Sebagai bukti laporan

Sumber : Bagian PPIC

Tujuan : General Manajer

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-2

3.5. Permasalahan Pokok

Sistem yang telah berjalan di PT. Autocar Industri Komponen umumnya

sudah baik dalam proses penerimaan PO dan proses pengiriman,

 41

tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut.

Adapun kelemahannya :

1. Untuk penomoran Surat Jalan terkadang karyawan tidak ingat dengan nomer

urut Surat Jalan sebelumnya, sehingga karyawan harus menuliskan nomer urut

Surat Jalan dibuku agar tidak lupa. Namun hal itu tidak efektif karena

memakan waktu yang lama pada saat penulisan nomer Surat Jalan.

2. Penyimpanan dokumen tidak tertata dengan rapih, sehingga pada saat dokumen

dibutuhkan hilang.

3. Sulit mencari dokumen dan membuat laporan, sehingga pada saat General

Manajer meminta laporan akan membutuhkan waktu yang lama karena sistem

yang manual.

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan :

1. Dibuatkan Program, sehingga pada saat penomeran Surat Jalan akan otomatis

terlihat dalam program tersebut. Maka program ini bisa digunakan untuk

mempermudah karyawan membuat nomer Surat Jalan dan tidak membutuhkan

waktu yang lama.

2. Dibuatkan tempat penyimpanan dokumen (Bantek) dan di identifikasikan item

file dokumen tersebut. Agar pada saat dokumen dibutuhkan tidak hilang dan

dokumen tersebut tertata dengan rapih.

3. Membuat Standarisasi dokumen berdasarkan item perkerjaan dan menunjuk

Person In Charge (PIC) Internal dokumen kontrol, sehingga memudahkan

User dalam membuat laporan kerja pada saat General Manajer meminta

laporan.