BAB I

GAMBARAN SISTEM

Pada bab ini akan membahas mengenai gambaran sistem yang terdiri dari latar belakang
dan proses bisnis, tujuan, batasan, dan asumsi dari pembuatan sistem Losik Petshop Malang.

1.1 GAMBARAN SISTEM

Pada sub bab ini, akan dijelaskan mengenai definisi sistem dan penjelasan menganai studi
kasus sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik Petshop Malang.

1.1.1 Latar Belakang

Latar belakang masalah penelitian berisi informasi tentang suatu masalah dan atau
peluang yang dapat dipermasalahkan agar ditindaklanjuti lewat penelitian, termasuk hal-hal
yang melatarbelakanginya (Husein Umar, 2001:238).
Menurut Sutabri (2012:3) bahwa “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari
suatu unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung
satu sama lain dan terpadu”. Studi kasus yang dibahas dalam laporan ini adalah membuat
sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang.
LOSIK Petshop merupakan salah satu tempat perawatan kucing yakni dengan pelayanan
untuk melakukan beberapa paket grooming kucing serta juga menjual beberapa produk
kebutuhan makanan dan perawatan kucing. Aliran proses bisnis pada Usaha LOSIK Petshop
yakni pelanggan mendatangi toko, lalu karyawan akan memberikan penawaran terkait
pelayanan yang akan diberikan. Jika pelanggan ingin melakukan pembelian barang maka
karyawan akan mengarahkan pelanggan menuju area pembelian dan bila sudah selesai maka
pelanggan dapat langsung menuju kasir. Namun, bila pelanggan ingin melakukan perawatan
terhadap kucing maka langsung diarahkan ke tempat pembayaran. Setelah itu karyawan
melakukan pencatatan terkait pembelian maupun pelayanan yang diinginkan oleh pelanggan.
Kemudian pelanggan melakukan pembayaran pada kasir dan karyawan memberikan nota
transaksi kepada pelanggan. Setelah itu transaksi selesai dan apabila pelanggan melakukan
pemesanan terkait perawatan hewan, maka pelanggan diarahkan untuk menuju ke ruang
tunggu hingga perawatan kucing selesai dilakukan. Pihak karyawan pembayaran selanjutnya
akan merekap seluruh pembayaran yang telah dilakukan menjadi laporan setiap bulannya
seperti laporan layanan, laporan produk yang terjual, laporan total pemasukan yang telah
dilakukan yang bertujuan untuk dilaporkan kepada pihak owner.
Pengamatan sistem yang telah dilakukan di LOSIK Petshop ini menghasilkan bahwa
selama ini sistem pencatatan pelayanan dan pembayaran masih dilakukan secara manual
dengan nota tulis tangan dan buku laporan pembayaran. Sistem pencatatannya sendiri dapat
dilakukan oleh seluruh karyawan yang sedang senggang. Sehingga ketika tidak ada pelanggan
yang melakukan transaksi maka karyawan lain akan membantu pelayanan dari pelanggan.
Pencatatan dari pembayaran tiap pelayanan dan pembayaran merupakan hal yang sangat
penting karena berkaitan dengan analisis pendapatan yang diperoleh beserta menghindari
kesalahan pelayanan terhadap kucing. Sedangkan selama ini LOSIK Petshop melakukan
pelayanan secara manual.
Pembuatan sistem baru pada Losik Petshop didorong oleh beberapa faktor. Yang pertama
disebabkan oleh sistem pencatatan pelayanan dan pembayaran masih dilakukan secara manual.
Penulisan secara manual memiliki tingkat resiko kesalahan penulisan dan perhitungan data
yang diolah cukup tinggi. Selain itu perbedaan karyawan yang nantinya mengisi juga
menimbulkan potensi adanya redundansi data dan tidak terjamin keamanannya. Berdasarkan
hal tersebut maka perlu adanya pembuatan program sistem informasi database dari sistem
pencatatan pembayaran yang ada di LOSIK Petshop untuk memudahkan pencatatan dan
meminimalisir kesalahan, redundansi dan kehilangan data.

1.1.2 Proses Bisnis

Business Process Modeling (BPM) adalah aktivitas merepresentasikan proses suatu
perusahaan, sehingga proses saat ini dapat dianalisis dan ditingkatkan. Business Process
Modeling (BPM) juga dapat membantu dalam mengelompokkan proses serupa dan
mengantisipasi bagaimana proses harus beroperasi (OMG, 2011). Business Process Modeling
dapat direalisasikan menggunakan alat bantu Business Process Modeling tools. Tujuan utama
dari Business Process Modeling tools adalah untuk menganalisis bagaimana keadaan saat ini
dan mensimulasikan bagaimana hal itu harus dilakukan untuk mencapai hasil yang lebih baik
(OMG, 2011). Dalam Business Process Modeling ini dapat dengan menggunakan diagram
Business Process Modeling Notation (BPMN) untuk memodelkan suatu proses bisnis. BPMN
sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu BPMN Existing dan BPMN Proposed. Berdasarkan Object
Management Group (2011), berikut ini merupakan contoh elemen-elemen yang digunakan
dalam pembuatan Business Process Modeling.
1. Flow Object
Flow Objects merupakan elemen utama yang menggambarkan karakteristik dari sebuah
proses bisnis. Pada Flow Object, terdiri dari Event, Activity, dan Gateaway.
2. Connecting Object
Connecting Object merupakan aliran pesan antar proses dimana satu kejadian dengan
kejadian yang lain saling berhubungan dan merepresentasikan dari hubungan tersebut
(Object Management Group, 2011).
3. Swimlanes
Elemen ini digunakan untuk mengkategorikan secara visual seluruh elemen dalam
diagram. Ada dua jenis swimlanes, yaitu pool dan lane. Perbedaannya adalah lane terletak
di bagian dalam pool untuk mengkategorisasi elemen-elemen di dalam pool menjadi lebih
spesifik (Object Management Group, 2011).
4. Artifacts
Elemen ini digunakan untuk memberi penjelasan di diagram (Object Management Group,
2011).

1.1.2.1 BPMN Existing

BPMN Existing adalah suatu diagram yang digunakan untuk memodelkan proses
bisnis yang masih dilakukan secara manual. BPMN Existing dibuat dengan tujuan untuk
menganalisis proses bisnis yang ada sehingga nantinya permodelan proses bisnis yang baru
dapat dirancang menjadi lebih efektif dan efisien melalui BPMN Proposed.
BPMN Existing yang dibuat masih sama persis seperti studi kasus yang ada. Ada 2 proses
yang masih dilakukan secara manual. Yaitu pada saat proses pelayanan pelanggan, pelanggan
akan datang ke toko dan karyawan akan memberikan penawaran. Setelah itu, pelanggan akan
memilih antara melakukan pembelian terhadap produk yang disediakan ataupun melakukan
perawatan. Kemudian, pelanggan akan diarahkan ke kasir untuk melakukan pembayaran dan
karyawan akan mencatat pada buku besar lalu memberikan nota pembayaran kepada
pelanggan. Pada proses pembuatan laporan akhir, karyawan harus merekap seluruh layanan,
produk yang terjual, dan pemasukan yang ada pada buku besar. Laporan yang ditulis masih
bersifat manual. Setelah itu, laproan baru akan diserahkan kepada owner.

1.1.2.2 BPMN Proposed

BPMN Proposed adalah suatu diagram yang digunakan untuk memodelkan proses
bisnis dengan sudah melibatkan sistem informasi di dalamnya, sehingga segala proses bisnis
yang nantinya akan dijalankan tidak bersifat manual lagi. BPMN Proposed merupakan bentuk
pembaharuan dari BPMN Existing. Dalam BPMN Proposed, proses bisnis akan dirancang
sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi ketidak-akuratan dan redudansi data.
Adapun yang kami perbarui di dalam BPMN Proposed sebanyak 2 proses. Pertama, pada
saat proses pelayanan pelanggan yang awalnya hanya dicatat melalui buku besar dan
memberikan nota pembayaran ke pelanggan, dalam proses bisnis yang baru, karyawan Losik
Petshop Malang akan mencatat pembelian ataupun pelayanan pelanggan dalam program
sehingga semua hal akan tercatat di dalam database. Kedua, saat proses pembuatan laporan,
karyawan hanya akan memvalidasi laporan yang sudah tercatat dalam sistem. Jadi, proses
rekapitulasi laproan akhir dilakukan secara otomatis by system yang tentunya dapat
meminimalisir kesalahan akibat human error.

1.2 TUJUAN
Tujuan adalah target atau hasil akhir yang diharapkan oleh seseorang maupun sekelompok
orang dari sistem yang telah dibuat. Dari pengertian tujuan tersebut, ada beberapa tujuan yang
ingin dicapai. Adapun tujuan dari sistem yang kami buat adalah sebagai berikut.
1. Membuat analisis PIECES dan Business Process Model Notation (BPMN) sistem
pencatatan pembayaran pelanggan Losik Petshop Malang yang lama (existing) maupun
yang akan diusulkan (proposed).
2. Membuat Entity Relationship Diagram (ERD) berdasarkan relasi dan kardinalitas antar
entitas di dalam sistem pencatatan pembayaran pelanggan Losik Petshop Malang serta
 mampu melakukan normalisasi terhadap alur ERD guna mencegah terjadinya redudansi
data many to many. Serta membuat Data Flow Diagram (DFD) berdasarkan level
Decomposition Tree Diagram (DTD) yang telah dibuat dan analisis Create, Read,
Update, Delete (CRUD) dari sistem pencatatan pembayaran pelanggan Losik Petshop
Malang.
3. Membuat sistem informasi pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan pada Losik
Petshop Malang yang bertujuan untuk membantu owner dan karyawan Losik Petshop
Malang.

1.3 BATASAN
Batasan sistem “Boundary” merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya (Rivai, 2011). Pembatasan dari
suatu sistem digunakan untuk menghindari adanya pelebaran atau penyimpangan sistem agar
pengamatan yang dilakukan lebih terarah sehingga tujuan pengamatan akan mudah tercapai.
Berikut merupakan batasan dari studi kasus sistem pencatatan pembayaran pelanggan di
LOSIK Petshop Malang.
1. Program hanya bisa dijalankan oleh owner atau karyawan Losik Petshop Malang.
2. Hanya dapat digunakan untuk pengelolaan database pencatatan produk, pencatatan data
supplier, pencatatan data penjualan produk, pencatatan data pembelian produk, serta
pembuatan laporan pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik Petshop Malang.

1.4 ASUMSI
Asumsi atau anggapan dasar merupakan suatu gambaran sangkaan, perkiraan, suatu
pendapat atau kesimpulan sementara, atau teori sementara yang belum dibuktikan (Susilowati,
2015). Dalam hal tersebut, kami menerapkan asumsi dari studi kasus sistem pencatatan
pembayaran pelanggan di LOSIK Petshop Malang sebagai berikut.
1. User paham cara untuk menjalankan program dengan baik dan benar.
2. Tidak ada batasan bagi LOSIK Petshop untuk membeli produk ke supplier karena belum
adanya verifikasi dari sistem, tetapi untuk penjualan produk ke customer tetap mengikuti
pembelian.
 BAB II
REQUIREMENT DEFINITION

Pada bab ini akan membahas mengenai user identification, analisis PIECES, user
reqeuirement, dan system requiremet checklist dari sistem yang dipakai.

2.1 USER IDENTIFICATION

User Identification adalah entitas logis yang digunakan untuk mengidentifikasi pengguna
pada perangkat lunak, sistem, situs web atau dalam lingkungan TI generik apa pun. Ini
digunakan dalam sistem yang diaktifkan TI untuk mengidentifikasi dan membedakan antara
pengguna yang mengakses atau menggunakannya.
Stakeholder perancangan sistem adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu dalam
satu kegiatan bisnis di dalam pengembangan sebuah sistem informasi (Whitten & Bentley,
2007). Stakeholder perancangan Sistem Pencatatan Pelayanan dan Pembayaran LOSIK
Petshop adalah sebagai berikut.
1. System Owner
System Owner yaitu pemilik atau manajemen yang memutuskan dan membiayai serta
berperan untuk mengambil keputusan. System Owner pada sistem pencatatan pelayanan
dan pembayaran LOSIK Petshop adalah Pemilik LOSIK Petshop. Pemilik LOSIK
Petshop selalu menerima laporan setiap bulannya seperti laporan layanan, laporan produk
yang terjual, dan laporan total pemasukan yang didapat dari karyawan untuk pengambilan
keputusan tentang manajemen LOSIK Pesthop ke depannya.
2. System User
System User yaitu semua pihak yang mempergunakan secara langsung atau tak langsung
dari sistem informasi tersebut. System User pada sistem pencatatan pelayanan dan
pembayaran LOSIK Petshop adalah Karyawan LOSIK Petshop dan Pemilik LOSIK
Petshop. Karyawan tersebut akan memasukkan, menyimpan, dan memvalidasi data yang
diperoleh dari pelanggan untuk dicatat di sistem.
3. System Customer
System Customer yaitu pihak-pihak yang meski tidak mempergunakannya, namun
 memperoleh manfaat atau dampak lainnya, baik terkait pengumpulan data yang
diperlukan ataupun pelaporan informasi yang dihasilkan. System Customer pada sistem
pencatatan pelayanan dan pembayaran LOSIK Petshop adalah Pelanggan LOSIK Petshop
dan Supplier LOSIK Petshop.
4. System Designer
System Designer yaitu perancangan sistem yang menerjemahkan kebutuhan pengguna
dalam solusi teknis. System Designer pada sistem pencatatan pelayanan dan pembayaran
LOSIK Petshop adalah Anggota Kelompok 12 Praktikum APS. Sistem dirancang
berdasarkan studi kasus yang ada untuk menyesuaikan kebutuhan pengguna.
5. System Builder
System Builder yaitu pembuat program (programmer, software specialist, software
engineer, software vendor), pengelola basis data, dan perekayasa infrastruktur yang
membangun sesuai spesifikasi desain. System Builder pada sistem pencatatan pelayanan
dan pembayaran LOSIK Petshop adalah Anggota Kelompok 12 Praktikum APS. Program
dirancang untuk mengoptimalkan proses yang ada.
6. System Analyst
System Analyst adalah analisis yang memfasilitasi pengembangan dan mempunyai fungsi
dan spesialisasi menggali dan menganalisa permasalahan dan kebutuhan organisasi untuk
mengembangkan sistem yang diperlukan untuk peningkatan bisnis. System Analyst pada
sistem pencatatan pelayanan dan pembayaran LOSIK Petshop adalah Anggota Kelompok
12 Praktikum APS, Asisten Praktikum Kelompok 12 Praktikum APS, dan Dosen
Pembimbing Kelompok 12 Praktikum APS.

2.2 ANALISIS PIECES

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai analisis PIECES pada sistem yang dibuat.
Untuk PIECES sendiri dibagi menjadi enam bagian. Di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Performance
Performance merupakan variable pertama dalam metode analisis PIECES. Dimana
memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau prosedur yang ada masih
mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu
 sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal
ini kinerja diukur dari
a. Throughput
Jumlah pekerjaan/output/deliverables yang dapat dilakukan/ dihasilkan pada saat
tertentu.
b. Response time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian
kegiatan untuk menghasilkan output/deliverables tertentu. Kemampuan seseorang
untuk melaksanakan segala tugas yang diberikan dan hasilnya sesuai dengan standar
yang sudah ditetapkan.
2. Informations
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas
informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–
benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan:
a. Keluaran (outputs) yaitu suatu sistem dalam memproduksi keluaran dan
b. Masukan (inputs) yaitu dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah
untuk menjadi informasi yang berguna
3. Economics
Perilaku manusia dalam mengelola sumber daya yang terbatas dan menyalurkan kedalam
berbagai individu atau kelompok yang ada didalam suatu masyarakat.
4. Control
Suatu aksi untuk menjaga kondisi yang diinginkan pada suatu system fisik melalui
pengaturan variable-variabel tertentu dalam fisik tersebut.
5. Efficiency
Suatu usaha untuk mencapai tujuan yang maksimal dengan meminimalisir pengeluaran
sumber daya. Efisien merupakan penggunaan sumber daya seperti biaya, waktu dan usaha
atau tenaga untuk mencapai tujuan dalam melakukan kegiatan.
6. Service
Pakar pemasaran Philip Kotler mendefinisikan servis sebagai aktivitas atau manfaat yang
ditawarkan oleh satu kelompok ke kelompok lainnya dalam rupa sesuatu yang bersifat
intangible.
Berikut merupakan table PIECES yang telah kelompok kami buat.

Tabel 2.1 Tabel PIECES

Komponen Keterangan

Performances  Keluaran (throughput)

a. Pekerjaan secara manual mulai dari mengarahkan
pelanggan menuju area pembelian hingga proses
transaksi pembayaran membutuhkan banyak waktu.
b. Proses pembelian barang ke supplier membutuhkan
waktu yang cukup lama karena harus datang ke
tempat supplier.
 Waktu layanan (response time)
Sistem pencatatan data seperti pembayaran masih
dilakukan secara manual dengan nota tulis tangan
sehingga layanan transaksi memerlukan waktu tunggu
yang cukup lama.

Information ● Input
a. Data terkait pembayaran masih diinputkan secara
manual pada buku sehingga data tersebut nantinya
akan sulit diperoleh pada proses merekap untuk
pembuatan laporan akhir, karena harus memastikan
bahwa data-data yang dimasukkan tidak ada yang
hilang atau terlewat.
b. Data pelanggan dan hewan peliharaannya masih
diinputkan secara manual sehingga berpotensi terjadi
salah tulis (typo) dan data menjadi tidak akurat
karena sistem manual tidak dapat mendeteksi
kesalahan tersebut secara otomatis.
● Output
a. Informasi mengenai produk atau pelayanan yang
ditawarkan kurang tersampaikan karena calon
pelanggan harus datang langsung ke toko untuk
mengetahuinya.
b. Pencatatan secara manual memungkinkan terjadi
kesalahan penulisan ataupun perhitungan pada data
yang diolah sehingga laporan yang nantinya akan
disampaikan menjadi tidak akurat.
● Storage
a. Penulisan data secara manual dalam bentuk hardcopy
beresiko terjadi kebocoran, kerusakan, dan
kehilangan data.
b. Data yang ditulis secara manual tidak fleksibel saat
dibawa maupun disimpan karena bentuknya berupa
hardcopy.

Economy  Biaya
a. Penulisan data secara manual membutuhkan cukup
banyak peralatan seperti buku, nota, dan alat tulis
sehingga dapat meningkatkan biaya operasional.
 b. Pencatatan keuangan secara manual beresiko terjadi
kesalahan dalam perhitungan biaya, sehingga
memungkinkan biaya yang dikeluarkan menjadi
lebih besar dari semestinya.

Efficiency ● Pemborosan waktu karena redudansi (input, process,

dan output)
a. Sistem pencatatan secara manual tentu menyebabkan
pemborosan waktu sehingga menjadi tidak efisien
b. Karyawan memiliki banyak jobdesc sehingga bisa
saja terjadi kekosongan atau penumpukan di setiap
bidangnya.
● Pemborosan material dan supply
Pencatatan secara manual seperti pada nota berpotensi
terjadi kesalahan penulisan maupun kerusakan sehingga
menyebabkan pemborosan material karena harus menulis
kembali pada nota baru.

Services ● Hasil tidak akurat dan konsisten

Pencatatan yang dapat dilakukan oleh seluruh karyawan
secara manual ini beresiko mempunyai output yang tidak
akurat dan konsisten sehingga berdampak pada kesalahan
pelayanan.
● Sistem janggal saat digunakan
Sistem pencatatan secara manual tidak fleksibel terhadap
perubahan atau pembaruan data, seperti perubahan
pesanan oleh pelanggan dan sebagainya.

2.3 USER REQUIREMENT

Kebutuhan pengguna (user requirements) merupakan pernyataan mengenai layanan yang
akan disediakan oleh sistem serta mengenai batasan-batasan operasionalnya dari pandangan
pengguna (user). User requirement mengidentifikasi kebutuhan sistem, berikut merupakan
kebutuhan user dalam studi kasus Losik Petshop.
1. Tabel Produk
Berikut merupakan tabel produk pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik
Petshop Malang.

Tabel 2.2 Tabel Produk

idproduk namaproduk satuanproduk hargaproduk kategoriproduk

2. Tabel Karyawan
Berikut merupakan tabel karyawan pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik
 Petshop Malang.
Tabel 2.3 Tabel Karyawan
idkaryawan namakaryawan kontakkaryawan jobdesk

3. Tabel Pembelian
Berikut merupakan tabel pembelian pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik
Petshop Malang.
Tabel 2.4 Tabel Pembelian
idpembelian idkaryawan tanggaltransaksi namasupplier

4. Tabel Penjualan
Berikut merupakan tabel penjualan pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan Losik
Petshop Malang.
Tabel 2.5 Tabel Penjualan
idpenjualan idkaryawan tanggalpenjualan namapelanggan

5. Tabel Detail Pembelian

Berikut merupakan tabel detail pembelian pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan
Losik Petshop Malang.
Tabel 2.6 Tabel Detail Pembelian
iddetailpembelian idpembelian idproduk kuantitasproduk

6. Tabel Detail Penjualan

Berikut merupakan tabel detail penjualan pada sistem pencatatan pelayanan pelanggan
Losik Petshop Malang.
Tabel 2.7 Tabel Detail Penjualan
iddetailpenjualan idpenjualan idpoduk kuantitasroduk

2.4 SYSTEM REQUIREMENT CHECKLIST

 Dalam menentukan kebutuhan, terdapat langkah yang diharus dilakukan untuk memahami
kebutuhan pengguna akan sistem baru yaitu melalui System Requirement Checklist (SRC)
yang meliputi lima komponen utama, yaitu input, output, process, performance, dan control
(Sommerville, 2011).
Berikut merupakan system requirement checklist (SRC) dari Sistem Pencatatan
Pemasukan Losik Petshop.
Tabel 2.3 Tabel System Requirement Checklist (SRC) Sistem yang Dipakai
Komponen Keterangan

1. Data master berisi pencatatan data produk,

dan data karyawan
2. Sistem pencatatan dan pembayaran berisi
data pembelian, data penjualan, data detail
pembelian dan data detail penjualan.
Input
3. Sistem memperbarui data berisi update
persediaan produk
Rekapitulasi data berisi laporan rekapitulasi
data pembelian produk, rekapitulasi data
penjualan produk, lalporan profit.

Sistem dapat melakukan proses sebagai berikut:

1. Melakukan kalkulasi dari data detail
penjualan dan data detail pembelian untuk
mendapatkan informasi stok terupdate dan
profit Losik Petshop
2. Sistem dapat melakukan update informasi
stok secara otomatis
Process
3. Sistem melakukan rekapitulasi data
penjualan dan pembelian untuk
menghasilkan profit bulanan.
4. Sistem melakukan kalkulasi rata rata
penjualan perbulan
5. Sistem melakukan rekapitulasi profit
bulanan untuk menghasilkan profit tahunan

1. Sistem dapat menghasilkan laporan harian

yang berisi deskripsi dari data detail
penjualan dan data detail pembelian.
Output 2. Sistem dapat menghasilkan informasi
mengenai stok produk.
3. Sistem menghasilkan dapat menghasilkan
profit Losik Petshop.

Performance 1. Sistem ini dapat mempermudah karyawan

dalam melakukan aktivitas pencatatan
penjualan dan pembelian sehingga waktu
yang dibutuhkan lebih singkat.
 2. Owner dapat melihat laporan profit tahunan
maupun bulanan lebih cepat karena
dilakukan secara otomatis oleh system dan
langsung ditampilkan pada dashboard
dengan akses yang mudah.
3. Perhitungan secara otomatis yang
meminimalisir human error

1. Record detail detail penjualan dan detail

pembelian hanya bisa diubah, diperbarui
dan dihapus oleh karyawan Losik Petshop
Control saja
2. Sistem dilengkapi oleh sistem log in yang
hanya dapat diakses oleh karyawan dan
owner.
 BAB III
SYSTEM AND SOFTWARE DESIGN

Pada bab ini akan membahas mengenai model data yang terdiri dari entitas, relationship,
dan Entity Relationship Diagram (ERD) serta model proses yang terdiri dari Data Flow
Diagram (DFD).
3.1 MODEL DATA
Model data adalah proses menciptakan representasi visual atau cetak biru yang
menentukan pengumpulan informasi dan sistem manajemen berbagai organisasi. Dapat
diartikan juga bahwa model data adalah sekumpulan konsep-konsep untuk menerangkan data,
hubungan-hubungan antara data, makna data (semantik) dan batasan data. Model data
memiliki 2 jenis, yaitu model data berdasarkan object dan model data berdasarkan record.
Model data berbasis objek menggunakan konsep entitas, atribut dan hubungan antar
entitas. Terdiri dari Model Keterhubungan Entitas (Entity-Relationship Model), Model
Berorientasi Object (Object-Oriented Model), Model Data Semantik (Semantic Data Model),
dan Model Data Fungsional (Functional Data Model). Model data berbasis pada record untuk
menjelaskan kepada user tentang hubungan logic antar data dalam basis data. Terdiri dari
Model Relasional, Model Hierarki, dan Model Jaringan.
3.1.1 Entitas
Entitas adalah bagian penyusun sistem berwujud benda (konkrit) atau dibendakan
(abstrak) yang dapat berupa elemen atau subsistem (Kendall & Kendall, 2011). Entitas juga
merupakan sesuatu hal nyata yang terpisah dari hal lain, tetapi memiliki keberadaan
independent tersendiri (Press, 2005). Berikut merupakan identifikasi entitas dan atribut dari
Losik Petshop.

Tabel 3.1 Identifikasi Entitas dan Atribut

No. Entitas Atribut
ID Produk, Jumlah Stok, Nama Produk, Satuan Produk, Harga
1. Produk Produk, Kategori Produk

2. Karyawan ID Karyawan, Nama Karyawan, Kontak Karyawan, Jobdesk

ID Pembelian, *ID Produk, *ID Karyawan, Tanggal Transaksi,
3. Pembelian Kuantitas Produk, Nama Supplier
ID Penjualan, *ID Produk, *ID Karyawan, Tanggal Penjualan,
4. Penjualan Nama Pelanggan, Kuantitas Produk
 Keterangan: BOLD = Primary Key; * = Foreign Key

3.1.2 Relationship
Relasi merupakan hubungan antara entitas (Connolly & Begg, 2010). Juga dapat diartikan
sebagai ksumpulan item data dengan hubungan yang telah ditentukan sebelumnya. Berbagai
item ini disusun menjadi satu set tabel dengan kolom dan baris. Tabel digunakan untuk
menyimpan informasi tentang objek yang akan direpresentasikan dalam database. Berikut
merupakan tabel relasi entitas sistem sebelum normalisasi.Relasi dibagi menjadi dua yaitu
sebagai berikut:
1. Connection adalah hubungan antar class setingkat
a. One to One: Satu record di class pertama berhubungan dengan satu record di class
kedua.
b. One to Many: Satu record di class (sekumpulan entitas yang memiliki kesamaan
atribut) pertama berhubungan beberapa record di class kedua.
c. Many to One: Beberapa record di class pertama berhubungan tepat satu record di
class kedua.
d. Many to Many: Beberapa record di class pertama berhubungan satu record di class
kedua atau sebaliknya.
2. Recursive adalah hubungan antar entitas satu class.
Diantara dua entitas yang memiliki relasi terdapat kardinalitas atau derajat relasi.
Kardinalitas sering kali menentukan desain database yang mendetail dan bergantung pada
makna dunia nyata dari jenis entitas yang terlibat. Rasio kardinalitas untuk sebuah hubungan
biner menentukan jumlah maksimum relasi instance yang terletak di dalam sebuah entitas.
Rasio kardinalitas yang mungkin untuk jenis hubungan biner adalah 1:1, 1:N, N:1, dan M:N.
(Elmasri & Navanthe, 2016). Simbol kardinalitas yang terletak dekat dengan entitas
menandakan jumlah data maksimum yang berhubungan antar entitas, sedangkan simbol
kardinalitas yang terletak lebih dekat dengan relasi menandakan jumlah minimal dari data
yang berhubungan antar relasi. Berikut merupakan tabel relasi entitas sistem sebelum
normalisasi.
Berikut merupakan tabel relasi entitas sistem sebelum normalisasi
 Tabel 3.2 Relasi Entitas Sistem
No. Entitas 1 Entitas 2 Jenis Relasi Kardinalitas
1. Produk Pembelian Many to Many (1,N) – (1,N)
2. Produk Penjualan Many to Many (1,N) – (1,N)
3. Karyawan Pembelian One to Many (1,1) – (1,N)
4. Karyawan Penjualan One to Many (1,1) – (1,N)

3.1.3 Normalisasi
Normalisasi adalah sebuah teknik yang menghasilkan suatu kumpulan relasi dengan
property yang diingkan dengan memberikan suatu kebutuhan data pada perusahaan (Connolly
& Begg, 2010). Menurut Connoly (2010:430), terdapat beberapa bentuk normalisasi pada
database yaitu:
1. First Normal Form (1NF)
First Normal Form (1NF) merupakan sebuah relasi dimana setiap potongan baris dan
kolom mengandung satu dan mungkin hanya satu nilai, dan proses untuk mengubah tabel UNF
ke dalam First Normal Form (1NF) adalah dengan cara harus diidentifikasi dan
menghilangkan bagian yang mengandung repeating group pada tabel.
2. Second Normal Form (2NF)
Second Normal Form (2NF) dapat dihasilkan dengan cara melihat apakah ada atribut yang
bukan merupakan primary key dapat merupakan fungsi dari sebagian primary key (partial
dependence). Dalam bentuk normal kedua setiap atribut yang bergantung secara parsial harus
dipisahkan. Bentuk normal akan diperoleh bila setiap atibut yang bukan merupakan primary
key dari suatu tabel secara penuh yang merupakan functional dependence dari primary key itu.
3. Third Normal Form (3NF)
Third Normal Form (3NF) akan secara langsung dilakukan pengujian dengan cara melihat
apakah terdapat atribut bukan key yang bergantung fungsional terhadap atribut yang bukan key
yang lain atau disebut (transitive dependence). Dengan cara yang sama, maka setiap transitive
dependence harus dipisahkan. Third Normal Form (3NF) dapat dikatakan sudah normal
apabila anomali yang ada di dalamnya sudah tidak ada, pada kasus tertentu normalisasi
dilakukan sampai BCNF.
Berdasarkan identifikasi entitas dan atribut pada sistem Losik Petshop tersebut terdapat
salah satu bentuk normalisasi yang dilakukan ke model sistem. Bentuk normalisasi yang
dilakukan adalah normalisasi pertama, di mana terdapat jenis relasi many to many antara
entitas 1 produk dan entitas 2 pembelian dan penjualan. Hal tersebut dapat diatas dengan cara
menambah entitas lain diantara relasi kedua entitas many to many. Berikut merupakan tabel
identifikasi entitas dan atribut dari sistem setelah normalisasi pertama.
Tabel 3.3 Identfikasi Entitas dan Atribut setelah Normalisasi
No. Entitas Atribut
ID Produk, Jumlah Stok, Nama Produk, Satuan Produk, Harga
1. Produk Produk, Kategori Produk

2. Karyawan ID Karyawan, Nama Karyawan, Kontak Karyawan, Jobdesk

ID Pembelian, *ID Karyawan, Tanggal Transaksi, Nama
3. Pembelian Supplier
ID Penjualan, *ID Karyawan, Tanggal Penjualan, Nama
4. Penjualan Pelanggan
5. ID Detail Pembelian, *ID Pembelian, *ID Produk, Kuantitas
Detail Pembelian
Produk
6. ID Detail Penjualan, *ID Penjualan, *ID Produk, Kuantitas
Detail Penjualan
Produk
Keterangan: BOLD = Primary Key; * = Foreign Key

Tabel 3.3 Relasi Entitas Sistem setelah Normalisasi

No. Entitas 1 Entitas 2 Jenis Relasi Kardinalitas
1. Produk Detail Penjualan One to Many (1,1) – (1,N)
2. Produk Detail Pembelian One to Many (1,1) – (1,N)
3. Pembelian Detail Pembelian One to Many (1,1) – (1,N)
4. Karyawan Pembelian One to Many (1,1) – (1,N)
5. Karyawan Penjualan One to Many (1,1) – (1,N)
6. Penjualan Detail Penjualan One to Many (1,1) – (1,N)

3.1.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Kendall & Kendall (2011), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar
yang menunjukkan informasi dibuat disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis. Selain
menggambarkan entitas, ERD biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama serta
menggambarkan garis yang menghubungkan antar entitas menunjukkan hubungan antar data.
Sebelum melakukan proses normalisasi, ERD hanya terdiri dari tiga entitas yaitu produk,
penjualan, dan pembelian. Relasi antar ketiga entitas tersebut masih berupa relasi Many to
Many yang menyebabkan relasi menjadi kurang stabil karena banyaknya ketergantungan antar
atributnya maka diperlukan normalisasi untuk menghilangkan transitive dependencynya.
Berikut merupakan Entity Relationship Diagram (ERD) sebelum normalisasi.

Gambar 3.1 Entity Diagram Relationship (ERD) Sebelum Normalisasi

Setelah melakukan normalisasi, beberapa entitas dipecah menjadi entitas baru.

Entitas penjualan dipecah menjadi dua entitas dikarenakan dalam entitas penjualan
terdapat atribut detail penjualan yang bergantung hanya pada atribut jumlah produk
terjual sehingga akhirnya dibuat entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Hal yang
sama juga terjadi pada entitas pembelian. Entitas pembelian dipecah menjadi
pembelian dan detail pembelian. Berikut merupakan Entity Relationship Diagram
(ERD) setelah normalisasi.

Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) setelah Normalisasi

3.2 MODEL PROSES
Model proses adalah model yang memfokuskan pada seluruh proses di dalam sistem yang
mentransformasikan data menjadi informasi (Harris, 2003). Model proses mengilustrasikan
aktivitas-aktivitas yang terjadi serta menunjukkan aliran data masuk dan keluar pada suatu
proses. Biasanya model proses direpresentasikan dengan menggunakan Data Flow Diagram
(DFD).

3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara
proses, basis data dan stakeholder termasuk aliran masuk dan keluar datanya di dalam sistem
(Whitten & Bentley, 2007). DFD merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi
untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur, dan jelas.
Berikut merupakan hierarki penyusunan DFD dari studi kasus sistem pencatatan
pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang:
1. Decomposition Tree Diagram (DTD)
Decomposition Tree Diagram (DTD)/Diagram Pohon merupakan diagram yang
menggambarkan hirarki dari sistem informasi yang diurai menjadi proses-proses bisnis yang
lebih rinci di level lebih rendah. Pada DTD ini digambarkan hirarki sistem informasi dari
sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang menjadi proses-proses
bisnis yang lebih terperinci yaitu terdiri dari level 0, level 1, dan level 2. Berikut merupakan
diagramnya:
 Gambar 3.2 Decomposition Tree Diagram (DTD)

2. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder adalah setiap kelompok atau individu yang dapat mempengaruhi atau
dipengaruhi oleh pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini, stakeholder sistem informasi
berarti setiap individu yang mempunyai wewenang untuk mempengaruhi maupun dipengaruhi
oleh sistem informasi yang dibuat (Freeman dan McVea, 2001).
Tabel 3.1 Stakeholder dan Peranannya
No Stakeholder Peran
1 Karyawan Memasukkan data master dan input terkait pemesanan ke dalam sistem
informasi, melakukan pelayanan terhadap pelanggan, dan memvalidasi
laporan akhir sebelum diserahkan ke owner.
2 Pelanggan Membeli produk dan memesan pelayanan di Losik Petshop.
3 Owner Mendapatkan rekapitulasi laporan bulanan dari sistem informasi untuk
kemudian dapat diolah guna mengevaluasi pembelian dan penjualan serta
profit yang didapatkan oleh LOSIK Petshop.
4 Supplier Mengirim stock produk sesuai dengan permintaan dari Losik Petshop.

3. CRUD Matrix
Matriks atau tabel yang menunjukkan hubungan antara data dengan proses bisnisnya
terkait operasi standar, yaitu Create, Read, Update, Delete (Whitten & Bentley, 2007). CRUD
Matrix terdiri dari 3 jenis diantaranya:
a. CRUD Matrix Data to Process
Pada CRUD Matrix Data to Process, ditunjukkan hubungan antara data dengan
proses yang ada pada sistem. Berikut merupakan CRUD Matrix Data to Process dari
sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang:

Gambar 3.3 CRUD Matrix Data to Process

b. CRUD Matrix Process to Location

Pada CRUD Matrix Process to Location, ditunjukkan hubungan antara proses menuju
ke lokasi dari entitas pada sistem. Berikut merupakan CRUD Matrix Process to Location
dari sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang:

Gambar 3.4 CRUD Matrix Process to Location

 c. CRUD Matrix Data to Location
Pada CRUD Matrix Data to Location, ditunjukkan hubungan antara data menuju ke
lokasi dari entitas pada sistem. Berikut merupakan CRUD Matrix Data to Location dari
sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop Malang:

Gambar 3.5 CRUD Matrix Data to Location

4. Context Diagram/DFD Level 0

Context Diagram/DFD Level 0 menunjukkan semua proses bisnis yang menyusun
keseluruhan sistem dalam 1 proses tunggal (proses 0). Pada level ini sistem digambarkan

Gambar 3.6 Context Diagram/DFD Level 0

dengan sebuah proses kemudian diidentifikasi entitas yang berinteraksi dengan proses tunggal
tadi. Didapatkan 4 entitas yaitu owner, karyawan, supplier, dan pelanggan. Context
Diagram/DFD Level 0 dapat dilihat pada lampiran 1 laporan ini. Berikut merupakan Context
Diagram/DFD Level 0 dari sistem pencatatan pembayaran pelanggan di Losik Petshop
Malang.

5. DFD Level 1
Diagram level 1 merupakan dekomposisi dari level 0. Level ini menunjukkan proses-
proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0 dan bagaimana
informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Pada level ini proses tunggal dari
DFD level 0/Context Diagram dipecah menjadi 4 proses yang lebih terperinci yaitu sistem
pencatatan data master, sistem pencatatan dan pembayaran, sistem memperbarui data, dan
sistem rekapitulasi data. DFD level 1 dapat dilihat pada lampiran 2 laporan ini.
6. DFD Level 2 Proses 1
Diagram level 2 menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada diagram
level 1. Pada level ini sistem pencatatan data master diperinci menjadi 2 proses yaitu
pencatatan data produk dan pencatatan data karyawan.
7. DFD Level 2 Proses 2
Pada DFD Level 2 Proses 2, sistem pencatatan dan pembayaran diperinci menjadi 4
proses yaitu pencatatan data pembelian, pencatatan data detail pembelian, pencatatan data
penjualan, dan pencatatan data detail penjualan.
8. DFD Level 2 Proses 3
Pada DFD Level 2 Proses 3, sistem memperbarui data diperinci menjadi proses update
persediaan produk.
9. DFD Level 2 Proses 4
Pada DFD Level 2 Proses 4, sistem rekapitulasi data diperinci menjadi 3 proses yaitu
laporan rekapitulasi data pembelian produk, laporan rekapitulasi data penjualan produk, dan
laporan profit. DFD level 2 dapat dilihat pada lampiran 3 laporan ini.