BAB II - LANDASAN TEORI

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut Anggraeni, dkk (2017:1-2), Sistem adalah kumpulan orang yang

saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan

terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi

untuk mencapai tujuan.

2.1.1 Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:46), Sistem informasi adalah suatu sistem di

dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial

dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sedangkan menurut Huttahean (2015:13), Sistem Informasi adalah suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

dibutuhkan.

Dengan demikian dapat kita disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

suatu kombinasi modul yang terorganisir yang berasal dari komponen yang

7
 8

terkait dengan hardware, software, Sumber Daya Manusia dan jaringan

pendukung berdasarkan seperangkat komputer dan menghasilkan informasi untuk

mencapai tujuan.

2.1.2 Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-

masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien

diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan dan evaluasi sesuai keinginan

masing-masing organisasi. Klasifikasi atau tingkatan sistem informasi menurut

Sutabri (2012:57), diantaranya adalah:

1. Sistem Informasi Berdasarkan Level Organisasi

Sistem informasi berdasarkan level organisasi, dikelompokan menjadi:

a. Level Operasional

b. Level Fungsional

c. Level Manajerial

2. Sistem Informasi Berdasarkan Aktivitas Manajemen

Sistem informasi berdasarkan aktivitas manajemen, dikelompokan

menjadi:

a. Sistem Informasi Pebankan

b. Sistem Informasi Akademik

c. Sistem Informasi Kesehatan

d. Sistem Informasi Asuransi

e. Sistem Informasi Perhotelan

 9

3. Sistem Informasi Berdasarkan Fungsionalitas Bisnis

Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis, dikelompokan

menjadi:

a. Sistem Informasi Akuntansi

b. Sistem Informasi Keuangan

c. Sistem Informasi Manufaktur

d. Sistem Informasi Pemasaran

e. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

2.1.3 Analisis Dan Perancangan Sistem

Rancang bangun sangat berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem

yang merupakan satu kesatuan untuk merancang dan membangun sebuah

aplikasi.

Menurut ahli Mulyani (2017:80) pengertian Perancangan sistem adalah

penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Tujuan dari

perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta

untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap. Dari

penjelasan diatas dapat disimpulkan rancang bangun sistem merupakan kegiatan

menerjemahkan hasil analisa kedalam bentuk paket perangkat lunak kemudian

menciptakan sistem tersebut atau memperbaiki sistem yang ada.

 10

2.1.4 Konsep Dasar Web

Pada umumnya, website atau yang hanya disebut dengan web merupakan

sekumpulan halaman yang terdiri dari beberapa laman serta berisi informasi

dalam bentuk digital, baik tulisan (teks) maupun gambar animasi yang disediakan

dalam internet. Dengan begitu dengan koneksi internet website bisa diakses oleh

banyak pengguna di seluruh penjuru dunia.

Menurut Solichin (2016:3), Web merupakan bagian dari layanan yang

dapat berjalan diatas teknologi internet. Halaman web dapat diakses dengan

adanya teknologi server sebagai penyedia halaman web. HTML sebagai bahasa

baku sebagai jalur pengiriman dokumen web.

2.1.5 HTML

Didalam bukunya, Solichin (2016:10) menjelaskan bahwa HTML

merupakan singkatan dari Hypertext Markup Language. HTML dikembangkan

pertama kali oleh Tim Berners-Lee bersamaan dengan protokol HTTP (Hypertext

Transfer Protocol) pada tahun 1989. tujuan utama pengembangan HTML adalah

untuk menghubungkan satu halaman web dengan halaman web lainnya.

HTML sekarang ini sudah berkembang tidak hanya berupa teks, tapi juga

berupa media lainnya seperti gambar, video dan suara.

2.1.6 PHP

Selain HTML terdapat bahasa pemograman berbasis web lainnya yang

umumnya dipakai dalam pengembangan sistem aplikasi berbasis web yaitu PHP.
 11

Menurut Solichin (2016:11) dalam bukunya dikatakan bahwa PHP

merupakan salah satu bahasa pemograman berbasis web yang ditulis oleh dan

untuk pengembang web. PHP pertama kali dikembangkan oleh Rasmus Lerdord,

seorang pengembang software dan anggota tim Apache, dan dirilis pada akhir

tahun 1994.

PHP dikatakan sebagai bahasa sisi server (server-side) oleh sebab itu, kode

PHP tidak akan terlihat pada saat user memilih perintah “view source” pada web

browser yang mereka gunakan. Syntax Program PHP adalah bahasa yang

dirancang untuk mudah diletakkan dalam kode HTML. Banyak dijumpai kode

PHP yang menyatu dengan kode HTML. Kode PHP diawali dengan tag <?php

dan diakhiri dengan tag ?>. apabila kita melakukan konfigurasi terhadap file PHP

ini untuk mengizinkan pengguna tag pendek (short tag) dengan mengubah nilai

short_open_tag menjadi on, maka tag tersebut dapat digantikan dengan <? dan

?>. dalam PHP, nilai default dari short_open_tag adalah off. Berikut ini contoh

kode PHP

<?php
echo “Hello World”;
?>
Perintah echo di dalam PHP berguna untuk mencetak nilai, baik teks

maupun numerik ke layar web browser.

2.1.7 XAMPP

Menurut Solichin (2016:15) salah satu software package dalam

pengembangan web adalah XAMPP (http://apachefriends.org). XAMPP

 12

mengumpulkan beberapa perangkat lunak pengembangan web seperti PHP,

Apache, MySQL dan PHPMyAdmin menjadi satu buah instaler saja. Proses

konfirgurasi juga dilakukan secara otomatis sehingga menjadi mudah dan praktis.

Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan

konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan

menginstal dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau dikenal

dengan sebutan auto konfigurasi.

2.1.8 CSS (Cascading Style Sheet)

Selain bahasa pemograman web disebutkan diatas, terdapat pula bahasa

pemograman web yang fungsinya untuk mempercantik halaman web. Menurut

Solichin (2016:10), CSS atau Cascading Style Sheet pertama kali diusulkan oleh

Hakon Wium Lie pada tahun 1994 dan selanjutnya distandarisasi oleh W3C. CSS

memberikan cara yang mudah dan efisien bagi pemogram untuk menentukan tata

letak halaman web dan mempercantik halaman dengan elemen desain seperti

warna, sudut bulat, gradien dan animasi.

2.1.9 Basis Data

Menurut Tata Sutabri (2012:47), basis data (database) merupakan

kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan

di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan

penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan

sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

 13

2.1.10 MySQL (My Structure Query Language)

Menurut Anhar (2010:45), MySQL (My Structure Query Language) adalah

salah satu DataBase Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS

seperti Oracle, MS SQL, Postgre SQL dan lainnya. MySQL berfungsi untuk

mengolah database menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source

sehingga kita bisa menggunakan secara gratis. Pemograman PHP juga sangat

mendukung/ support dengan database Mysql.

2.1.11 Pengertian Arsip

Pengertian Arsip Menurut UU Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. Menurut Atmosudirjo

(1982:157-158), archief adalah Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian:

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,

daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta

b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut.

c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

 14

Arsip merupakan faktor penting pendukung kegiatan pada sebuah

perusahaan maupun organisasi, karena melalui arsip kita menyimpan catatan

transaksi dan history pekerjaan dan hasil yang dibutuhkan di masa mendatang.

2.1.12 Fungsi Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2

macam yaitu arsip dinamis dan arsip status. Dalam Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan menyebutkan bahwa fungsi arsip

adalah sebagai berikut :

1. Arsip dinamis

Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara arsip

dinamis menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi :

a. Arsip aktif

Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan.atau terus

menerus.

b. Arsip inaktif

Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

c. Arsip vital

Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

d. Arsip terjaga
 15

Merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,

keamanan, dan keselamatannya.

2. Arsip Statis

Merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai

guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang

telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.

2.1.13 Konsep Dasar Pengorganisasian Arsip

Dalam proses pelaksanaan pengarsipan dikenal beberapa konsep dasar

pengorganisasian arsip sebagai berikut :

1. Konsep Sentralisasi

Secara umum konsep ini adalah konsep yang digunakan mayoritas

organisasi, yaitu konsep yang memiliki arti bahwa semua surat masuk dan keluar

melalui satu unit kerja secara terpusat/ sentral. Konsep ini disebut juga dengan

konsep satu pintu (one door/ gate policy). Dengan menggunakan konsep ini maka

akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusuran surat dalam satu

organisasi, karena mulai dari proses pencatatan, penyampaian dan pengiriman

dilakukan secara terpusat juga memungkinan adanya keseragaman sistem serta

prosedur dalam operasionalnya.

 16

2. Konsep Desentralisasi

Konsep ini merupakan proses kegiatan pengelolaan surat baik surat masuk

dan surat keluar yang dilakukan sepenuhnya oleh masing-masing unit pencipta

dalam suatu organisasi. Unit pencipta arsip tersebut bertanggung jawab penuh

dalam melakukan pengelolaan mulai dari penerimaan surat, pencatatan,

penyampaian dan pengiriman surat.

Dalam konsep ini digunakan oleh sebuah organisasi yang terpencar atau

mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang yang berada di berbagai

tempat, akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan konsep desentralisasi ini

masing-masing unit organisasi tersebut melakukan pengelolaan suratnya.

3. Konsep Gabungan

Selanjutnya adalah konsep gabungan, konsep tersebut merupakan

kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi, dan memiliki arti bahwa

sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan dan SDM kearsipan yang

dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Konsep

ini dilakukan oleh organisasi yang relatif besar kegiatannya dan bobot pekerjaan

yang relatif kompleks serta untuk mengantisipasi kekurangan dari kedua konsep

tersebut.

2.1.14 Konsep Penyimpanan Arsip

Menurut Nuraeni (2008:45) dalam penyimpanan arsip terdapat enam sistem

penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam pengelolaan arsip, antara lain :

1. Sistem penyimpanan arsip menurut nomor

2. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad

 17

3. Sistem penyimpanan arsip menurut pokok masalah

4. Sistem penyimpanan arsip menurut lokasi atau wilayah

5. Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, baik tanggal diterima arsip

maupun tanggal dibuatnya arsip tersebut.

2.1.15 Metode Index Field

Metode Index Field menurut Haryadi (2009:34), Index Field sendiri

merupakan pengarsipan berdasarkan kategori, dan pencarian arsip surat

berdasarkan jenisnya, sehingga dengan menggunakan metode ini dapat

memberikan kemudahan dalam pengarsipan yang sedang berjalan saat ini, dan di

implementasikan ke dalam sebuah aplikasi.

Dengan metode ini, arsip dokumen perizinan dapat diklasifikasikan

berdasarkan bidang dan jenis perizinan, dan secara sistem ditampilkan tanggal

terbit dokumen sehingga memudahkan pencarian data dokumen perizinan yang

diinginkan.

2.1.16 Metode RAD (Rapid Application Development)

Menurut Habibi, dkk (2019:69), Rapid Application Development (RAD)

yaitu suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang

mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak (Kendall

dan Kendall, 2002).

Didalam bukunya juga Habibi, dkk (2019:69) menjelaskan bahwa Rapid

Application Development (RAD) adalah model proses perkembangan software

sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek.

 18

Model RAD ini merupakan sebuah adaptasi “kecepatan tinggi” dari model

sekuensial linier serta perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan

pendekatan konstruksi berbasis komponen (Hariyanto, 2004). Jika kebutuhan

dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan tim pengembangan

menciptakan “sistem fungsional yang utuh” dalam periode waktu yang sangat

pendek (kira-kira 60 sampai 90 hari).

RAD digunakan pada aplikasi sistem konstruksi, maka menekankan fase-

fase. Ada tiga fase dalam RAD yaitu (Kendall dan Kendall, 2008)

1. Requirements Planning

Dalam tahap ini diketahui apa saja yang menjadi kebutuhan sistem yaitu

dengan mengidentifikasikan kebutuhan informasi dan masalah yang

dihadapi untuk menentukan tujuan, batasan-batasan sistem, kendala dan

juga alternatif pemecahan masalah. Analisis digunakan untuk mengetahui

perilaku sistem dan juga untuk mengetahui aktivitas apa saja yang ada

dalam sistem tersebut.

2. Design Workshop

Yaitu mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih solusi terbaik.

Kemudian membuat desain proses bisnis dan desain pemograman untuk

data-data yang telah didapat dan dimodelkan dalam arsitektur sistem

informasi. Tools yang digunakan dalam permodelan sistem biasanya

menggunakan Unified Modeling Language (UML).

3. Implementation

Setelah selesai melalui tahap Design Workshop, selanjutnya sistem

diimplementasikan (coding) ke dalam bentuk yang dimengerti oleh mesin

 19

yang diwujudkan dalam bentuk program atau unit program. Tahap

implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap

untuk dioperasikan.

Gambar 2.1 Langkah Penerapan Metode RAD

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Beberapa perlatan pendukung (tools system) yang digunakan pada

penulisan ini meliputi Use Case Diagram, Skenario, Activity Diagram dan

peralatan lainnya.

2.2.1 UML (Unified Modelling Language)

Menurut Nugroho (2010:6), UML (Unified Modeling Language) adalah

bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma

(berorientasi objek). Pemodelan (modeling) sesungguanya digunakan untuk

penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa

sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

 20

Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa UML

adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk

menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari

sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented

programming).

2.2.2 Model Diagram UML

A. Use Case Diagram

Menurut Nugroho (2010:35-36), kegunaan diagram use case sesungguhnya

merupakan unit koheren dari fungsionalitas sistem/ perangkat lunak yang tampak

dari luar dan diekspresikan sebagai urutan pesan-pesan yang dipertukarkan unit-

unit sistem dengan satu atau lebih actor yang ada di luar sistem.

Kegunaan diagram use case juga adalah untuk mendefinisikan suatu bagian

perilaku sistem yang bersifat koheren tanpa perlu menyingkap struktur internal

sistem/ perangkat lunak yang digunakan. Definisi use case didalamnya mencakup

semua perilaku yang ada dalam sistem yang sedang kita kembangkan: urutan-

urutan utama, berbagai variasi dari perilaku normal (exception), serta tanggapan

yang dikehendaki.
 21

Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram

B. Skenario

Menurut Yasin (2012:238), skenario adalah sebuah dokumentasi terhadap

kebutuhan fungsional dari sebuah sistem. Form skenario merupakan penjelasan

penulisan use case dari sudut pandang actor.

C. Activity Diagram

Menurut Nugroho (2010:62), Diagram Aktivitas (Activity Diagram)

sesungguhnya merupakan bentuk khusus dari state machine yang bertujuan

memodelkan komputasi-komputasi dan aliran-aliran kerja yang terjadi dalam

sistem/perangkat lunak yang sedang dikembangkan..

 22

Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram