Aktiviti 2: Membantu menguruskan segala urusan perolehan sebutharga

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

KETUA URUSETIA
Terima kelulusan untuk
melaksanakan proses sebutharga
Membantu menyemak dan
memastikan status
perancangan,anggaran jabatan
dan senarai jawatankuasa ada
dan
Semak
KETUA URUSETIA

Dapatkan kelulusan melalui

sistem perolehan

Membuat surat Pelantikan

PT(P/O) Jawatankuasa sebutharga

Mencipta Permintaan dalam

sistem ePerolehan dan dapatkan
kelulusan serta membentuk
Jawatankuasa dalam sistem
ePerolehan dan mendapatkan
kelulusan

Memasukkan spesifikasi dan

kriteria Penilaian dalam sistem
eperolehan dan mendapatkan
kelulusan
Sedia, muatnaik Dokumen
sebutharga dan iklan di dalam
sistem ePerolehan
Memanggil Jawatankuasa
Pembuka sebutharga untuk
membuka sebutharga pada hari
sebutharga ditutup
Mengemukakan dokumen
Jawatankuasa Spesifikasi untuk
SAMBUNG tindakan dan rujukan
jawatankuasa Pembuka
Sebutharga
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Menerima dokumentasi
PT(PO) Jawatankuasa Pembuka dan
memanggil Jawatankuasa
penilaian teknikal untuk
Penyediaan Laporan Penialaian
Teknikal

PT(P/O) Memanggil Jawatankuasa

Penilaian Kewangan dan
menyerahkan dokumen
LaporanPenilaian Teknikal
kepada Ahli Jawatankuasa untuk
proses penialaian sebelum
Mesyuarat Jawatankuasa
Sebutharga diadakan

PT(P/O)
Membantu menyediakan surat
penetapan tarikh panggilan
mesyuarat serta menempah bilik
mesyuarat untuk Jawatankuasa
sebutharga serta menyediakan
dokumen-dokumen sebelum
mesyuarat diadakan

PT(P/O) Menyusun dan mengemaskini fail

sulit sebutharga serta disimpan
ditempat yang berkunci dan
selamat.

TAMAT
Aktiviti 2: Membantu menguruskan segala urusan perolehan sebutharga

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

KETUA URUSETIA
Terima kelulusan untuk
melaksanakan proses sebutharga
Membantu menyemak dan
memastikan status
perancangan,anggaran jabatan
dan senarai jawatankuasa ada
dan
Semak
KETUA URUSETIA

Dapatkan kelulusan melalui

sistem perolehan

Membuat surat Pelantikan

PT(P/O) Jawatankuasa sebutharga

Mencipta Permintaan dalam

sistem ePerolehan dan dapatkan
kelulusan serta membentuk
Jawatankuasa dalam sistem
ePerolehan dan mendapatkan
kelulusan

Memasukkan spesifikasi dan

kriteria Penilaian dalam sistem
eperolehan dan mendapatkan
kelulusan
Sedia, muatnaik Dokumen
sebutharga dan iklan di dalam
sistem ePerolehan
Memanggil Jawatankuasa
Pembuka sebutharga untuk
membuka sebutharga pada hari
sebutharga ditutup
Mengemukakan dokumen
Jawatankuasa Spesifikasi untuk
SAMBUNG tindakan dan rujukan
jawatankuasa Pembuka
Sebutharga
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Menerima dokumentasi
PT(PO) Jawatankuasa Pembuka dan
memanggil Jawatankuasa
penilaian teknikal untuk
Penyediaan Laporan Penialaian
Teknikal

PT(P/O) Memanggil Jawatankuasa

Penilaian Kewangan dan
menyerahkan dokumen
LaporanPenilaian Teknikal
kepada Ahli Jawatankuasa untuk
proses penialaian sebelum
Mesyuarat Jawatankuasa
Sebutharga diadakan

PT(P/O)
Membantu menyediakan surat
penetapan tarikh panggilan
mesyuarat serta menempah bilik
mesyuarat untuk Jawatankuasa
sebutharga serta menyediakan
dokumen-dokumen sebelum
mesyuarat diadakan

PT(P/O) Menyusun dan mengemaskini fail

sulit sebutharga serta disimpan
ditempat yang berkunci dan
selamat.

TAMAT
Aktiviti 3: Membantu menyediakan kontrak perkhidmatan sebutharga

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Menyediakan surat setuju terima

Sebutharga

Menyediakan deraf dokumen

kontrak untuk semakan
Penasihat Undang-undang

Menyemak dokumen kontrak

yang telah lengkap, membuat
sainan dan dimatikan stem

Menghantar salinan dokumen

kontrak kepada kontraktor untuk
simpanan dan rujukan

TAMAT
Aktiviti 4: Membantu menyediakan, membuat salinan dan menghantar surat-
surat rasmi jabatan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Membuat draf dan menaip surat

untuk disemak dan
Ditandatangani oleh Ketua
Bahagian Khidmat Pengurusan
atau Ketua Jabatan

Membuat salinan surat untuk

simpanan di dalam fail jabatan

Menyerahkan surat kepada

Pembantu Tadbir (P/O) fail untuk
tujuan rujukan dan rekod

Membuat edaran Surat melalui

whatsapp, email atau pos
kepada organisasi, pelanggan,
syarikat atau badan-badan
tertentu

TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Membantu menerima permohonan baru kontraktor

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima / menyemak borang

1. permohonan baru kontraktor
beserta dokumen lampiran yang
lengkap

Semak permohonan dengan

dokumen sokongan yang lengkap
● Perakuan pendaftaran
kontraktor yang masih
2. berkuatkuasa
● Sijil perolehan kerja kerajaan
● Borang permohonan
pendaftaran
● Sijil taraf bumiputera

3. Merekod setiap pendaftaran baru ke

dalam format pendaftaran kontraktor

Menyimpan borang permohonan

4. berseta dokumen lengkap ke dalam
fail

Menyediakan softcopy dan

5. hardcopy senarai permohonan
kontraktor untuk tujuan rujukan
Aktiviti 2: Membantu menguruskan segala urusan perolehan sebutharga

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima kelulusan untuk

melaksanakan proses sebutharga

Membantu menyemak dan

memastikan ada:-
- Telah mendapat kelulusan
samaada telah tersenarai
dalam perancangan
2. Perolehan atau kertas
pertimbangan yang
berasingan
- Senarai Jawatankuasa
Penilaian
- Anggaran Harga Jabatan
- Dokumen sebutharga

3. Membuat surat Pelantikan

Jawatankuasa sebutharga

Mencipta Permintaan dalam

sistem ePerolehan dan dapatkan
4. kelulusan serta membentuk
Jawatankuasa dalam sistem
ePerolehan dan mendapatkan
kelulusan

Memasukkan spesifikasi dan

5. kriteria Penilaian dalam sistem
eperolehan dan mendapatkan
kelulusan

Sedia, muatnaik Dokumen

6. sebutharga dan iklan di dalam
sistem ePerolehan
Memanggil Jawatankuasa
Pembuka sebutharga untuk
7. membuka sebutharga pada hari
sebutharga ditutup
8. Mengemukakan dokumen
Jawatankuasa Spesifikasi untuk
tindakan dan rujukan
 jawatankuasa Pembuka
Sebutharga

Menerima dokumentasi
Jawatankuasa Pembuka dan
9 memanggil Jawatankuasa
penilaian teknikal untuk
Penyediaan Laporan Penialaian
Teknikal

Memanggil Jawatankuasa
Penilaian Kewangan dan
menyerahkan dokumen
LaporanPenilaian Teknikal kepada
10 Ahli Jawatankuasa untuk proses
penialaian sebelum Mesyuarat
Jawatankuasa Sebutharga
diadakan

Membantu menyediakan surat

penetapan tarikh panggilan
mesyuarat serta menempah bilik
mesyuarat untuk Jawatankuasa
11
sebutharga serta menyediakan
dokumen-dokumen sebelum
mesyuarat diadakan

Menyusun dan mengemaskini fail

12 sulit sebutharga serta disimpan
ditempat yang berkunci dan
selamat.
Aktiviti 3: Membantu menyediakan kontrak perkhidmatan sebutharga

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Sijil Cuti Sakit / Cuti Bersalin

dan sahkan.

Sijil Cuti Sakit dan pastikan:

● Cuti sakit Swasta tidak melebihi
2 hari pada satu-satu sijil.
● Jika melebihi 2 hari Sijil tersebut
2. perlu mendapatkan tandatangan
pengesahan oleh Pegawai
Perubatan Kerajaan.
● Cuti Sakit Swasta tidak boleh
melebihi 15 hari dalam setahun.
●

Semak Cuti Sakit pegawai tidak

melebihi 90 hari. Jika lebih
3. perlu dapatkan kelulusan
daripada Ketua Setiausaha,
Kementerian Pendidikan
Malaysia.

4. Rekod kelulusan dalam

Kenyataan Cuti.
Aktiviti 4: Membantu menyediakan, membuat salinan dan menghantar surat-
surat rasmi jabatan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuat draf dan menaip surat

untuk disemak dan
1. Ditandatangani oleh Ketua
Bahagian Khidmat Pengurusan
atau Ketua Jabatan

2. Membuat salinan surat untuk

simpanan di dalam fail jabatan

Menyerahkan surat kepada

Pembantu Tadbir (P/O) fail
3. untuk tujuan rujukan

Membuat edaran Surat melalui

fax, emai atau pos kepada
organisasi, pelanggan, syarikat
4. atau badan tertentu
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PUNCA KUASA
1. Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kerajaan

(i) Seksyen 6 (1) Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61]

(ii) Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 [Akta 358]
(iii) Akta Kontrak Kerajaan 1949 [Akta 120]
(iv) Akta Fungsi-Fungsi Menteri 1969 [Akta 2] Perintah MenteriMenteri
Kerajaan Persekutuan (No.2) 2013 [P.U.(A) 184]

2. Kuasa Am Perbendaharaan (AP 166.1)

3. Keizinan Membuat Perolehan (AP 168)

4. Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan

5. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

6. Akta Kontrak Kerajaan 1949

7. Arahan Perbendaharaan (AP) (AP 166 Hingga 206 dan AP 229 hingga
300)
SENARAI BORANG-BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Permohonan baru Kontraktor

2. Borang kerja Inden Manual

3. Borang integriti pact

4.

5.

6.

7.