12.

Membuat Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang
isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat
membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

 Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
 Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.
Selain itu:
 Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
 Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila
kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
 Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja
yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama,
maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya
ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan
dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan
nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.

Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan kelangkah

berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source denganDokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

2. Selanjutnya kita akan memilih data source.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak
dialog Select Data Source. Kemudian klikOpen untuk menampilkan kotak
dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan
kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab,
grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan
seperti contoh di bawah ini.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan
perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Padatahapini, kliktombol Finish & Merge danpilih:

 Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang
dipilih saja.

 Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.
 Kerjakan latihan di bawah ini dengan ketentuan :
1. Ukuran kertas yang digunakan : F4 (21,5 cm x 33 cm)
2. Margins :
Top = 3 cm Bottom = 2 cm
Left = 4 cm Right = 2 cm
3. Ukuran spasi : Single
4. Fonts : Aril Narrow, Font Size: Menyesuaikan

1. Ketiklah Anak Surat(Data) di bawah ini terlebih dahulu !

Wali_Siswa Kelas Alamat Nama_Siswa Jumlah Wali_Kelas
Abdul Rajak 1TMO1 Jl. A. Yani 45 Panakukang Muh. Aziz 125.000 TABRANI, S.Pd.
Maryanto 1TMO2 RT.2/RW.5 Jl Mannuruki 2 Rayhan Inaz 90.000 WASYIM, S.Pd.
Bambang Tri 1TMO3 Jl. Gatot Subroto 5 Sudiang Beny Prakasa 75.000 GHAZALI, S.Pd.
Ariffin S. 1TAV1 Jl. Veteran 67 Ravi William 150.000 SHIHAB, S.Pd.
Subandi 1TAV2 RT. 3/RW.1, Rappokalling Hilmy Siraj 165.000 YAZID, S.Pd.
Ahmad Fauzi 1TPHPi RT.2/RW.2, Rappocini Jovan Yahya 100.000 GAVIN, S.Pd.
Syaifuddin 1TBS Jl. Veteran 52 Elysia Soraya 85.000 MIRANDA, S.Pd.
Irsyad Iffano 1RST Jl. Pattimura 47 Artha Elvira 100.000 ELVIRA, S.Pd.
Simpan file Anak Surattersebut dengan nama Data Pembayaran Siswa !
2. Buka File Baru dan Ketiklah Induk Surat di bawah ini !
PEMERINTAH KOTA MAKASSAR
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 6
MAKASSAR
Jl. Landak Baru No. 47 Telp/Fax (0357) 881090, Kota Makassar 63515

Makassar, 1 Februari 2017

Nomor : 02/PD/2017
Lampiran : -
Hal : Pemberitahuan Pembayaran

Kepada :
Yth. Bpk/Ibu/Sdr.«Nama_Wali»
Wali Murid Kelas «Kelas»
di «Alamat»

Sehubungan dengan akan diterimakan Raport Semester I Tahun ajar

2016/2017, maka sebagai salah satu syarat pengambilan Raport tersebut adalah
melunasi SPP sampai Bulan Januari 2017 dan Dana Insidental. Adapun anak
Bapak/Ibu/Sdr. yang tersebut di bawah ini :
Nama : «Nama_Siswa»
Kelas : «Kelas»
Masih mempunyai tanggungan pembayaran sebesar Rp. «Jumlah».
Adapun kekurangan dana yang masih tersisa, harap dilunasi paling lambat
tanggal 10 Februari 2017
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatiannya kami ucapkan
terima kasih.
Mengetahui,
Kepala Sekolah Wali Kelas

Drs. HERU TRIYONO «Wali_Kelas»

NIP. 132 012 213