PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 1/7
Tanggal Terbit Ditetapkan :
STANDAR Direktur RS Islam Bontang
PROSEDUR
OPERASIONAL 30 September 2022
dr. Ary Sigit Pranoto
NIK: 02 11 04 150

Waktu henti system data (downtime) adalah serangkaian proses yang bertujuan
PENGERTIAN untuk memastikan pengoperasian mesin, peralatan, atau aset lainnya yang bias
digunakan secara bekesinambungan dan efisien dalam jangka panjang.

1. Memaksimalkan performa aset

TUJUAN 2. Meningkatkan performa aset
3. Memangkas biaya perbaikan
4. Mencegah terjadinya waktu henti yang mendadak

SK Direktur RS Islam Bontang Nomor 54F/SK/DIR/RSIB/2022 tentang SK

KEBIJAKAN
Pedoman Pelayanan Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Bontang

1. Prosedur jika terjadi waktu henti system data (downtime) baik terencana
maupun tidak terencana.
2. Mengkonfirmasi kondisi waktu henti system data ke Instalasi Teknologi
PROSEDUR
Informasi.
3. Jika waktu henti system data akan sedikit lama maka akan dilakukan
prosedur :
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG
MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 2/7

a. Instalasi Rekam Medis

 Untuk pasien baru petugas pendaftaran menulis secara manual pada
form penerimaan pasien baru;
 Untuk pasien rawat inap petugas pendaftaran menulis di formulir
pendaftaran pasien (RM 3.1);
 Pencetakan gelang ditulis manual terdiri dari nama pasien, tanggal
lahir pasien, No rekam medis, dan tanggal dirawat;
PROSEDUR  Untuk pasien Perusahaan seperti INDOMICO, TRUST, ITM, PAMA
tetap bisa langsung dilayani dengan melampirkan Fotocopy Kartu
berobat atau pengantar dari Perusahaan;
 Jika pasien BPJS kesehatan maka pembuatan SEP RJ, SEP RI, Surat
Kontrol akan diterbitkan melalui Aplikasi Vclaim;
b. Instalasi Farmasi
a) Pasien Rawat Jalan Umum :
 Lakukan pnerimaan resep sesuai dengan SPO penerimaan resep;
 Lakukan perhitungan manual untuk obat-an yang terdapat pada
resep pada kertas 3ply wartel (kwitansi) untuk selanjutnya
diserahkan kepada pasien, dipastikan data backup harga selalu
update setiap minggu dan disimpan dalam file Excel;
 Pastikan obat-obatan yang ditulis tersedia stoknya sebelum
kwitansi diserahkan kepada pasien;
 Jika sudah dipastikan semua obat ada maka kwitansi dapat
diserahkan ke pasien dan selanjutnya dilakukan pembayaran ke
kasir;
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG
MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 3/7

b) Pasien Rawat Jalan BPJS :

 Lakukan peneriaan resep sesuai dengan SPO penerimaan resep;
 Lakukan dispensing obat secara langsung;
 Obat dapat diserahkan kepada pasien sesuai dengan SPO
penyerahan obat;
 Jika system sudah Up kembali, maka lakukan entri resep tersebut
PROSEDUR sesuai dengan SPO penerimaan resep;
c) Untuk pasien rawat inap KRS Umum dan BPJS (termasuk pasien BPJS
meninggal) :
 Lakukan perhitungan manual untuk obat-obatan yang terdapat
pada resep pada kertas 3ply wartel (kwitansi), dipastikan data
backup harga selalu update setiap minggu dan disimpan dalam
file Excel;
 Pastikan obat-obatan yang ditulis tersedia stoknya;
 Jika sudah dipastikan semua obat ada, maka kwitansi dan obat
dapat diserahkan kepada perawat ruangan;
 Jika sistem sudah Up kembali, laukan entri ulang pada sistem
untuk mengganti kwitansi manual;
d) Untuk Rawat Inap Pasien Baru :
 Lakukan penerimaan resep sesuai dengan SPO penerimaan
resep;
 Siapkan Obat dan Alkes yang digunakan saat di IGD dan
tambahan Obat dan Alkes untuk ruangan;
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 4/7

 Lakukan perhitungan manual untuk obat-obatan yang terdapat

pada resep pada kertas 3ply wartel (kwitansi), dipastikan data
backup harga selalu update setiap minggu dan disimpan dalam
file Excel;
 Serahkan obat pada perawat ruangan dan perawat IGD;
 Kwitansi manual diserahkan kepada perawat ruangan;
PROSEDUR
 Jika sistem sudah Up kembali, lakukan entri ulang pada sistem
untuk mengganti kwitansi manual;
 Unit Laboratorium
 Hasil laboratorium diktik manual pada format word yang telah
tersedia, untuk kwitansi ditulis tangan;
 Jika sistem sudah normal kembali, lakukan entri ulang hasil pada
sistem dan tagihan untuk mengganti kwitansi manual;
 Unit Radiologi
 Label identitas pada amplop hasil foto dan bacaan radiologi
ditulis tangan;
 Lakukan perhitungan manual untuk obat-obatan yang terdapat
pada resep pada kertas 3ply wartel (kwitansi), dipastikan data
backup harga selalu update setiap minggu dan disimpan dalam
file Excel;
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG
MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 5/7

 Serahkan obat pada perawat ruangan dan perawat IGD;

 Kwitansi manual diserahkan kepada perawat ruangan;
 Jika sistem sudah Up kembali, lakukan entri ulang pada sistem
untuk mengganti kwitansi manual;
c. Unit Laboratorium
 Hasil laboratorium diktik manual pada format word yang telah
PROSEDUR
tersedia, untuk kwitansi ditulis tangan;
 Jika sistem sudah normal kembali, lakukan entri ulang hasil pada
sistem dan tagihan untuk mengganti kwitansi manual;
d. Unit Radiologi
 Label identitas pada amplop hasil foto dan bacaan radiologi
ditulis tangan;
 Kwitansi ditulis tangan dan jika sistem sudah normal kembali
maka tagihan di kwitansi akan diinputkan pada SIMRS
e. Unit Gizi
 Permintaan diit pasien berdasarkan data rekapan hari
sebelumnya dan dilakukan konfirmasi melalui telepon ke
ruangan-ruangan;
 Etiket diketik manual pada format Excel kemudian dicetak.
 Untuk tagihan dimasukkan ketikan sistem sudah bisa dijalankan
kembali berdasarkan data rekapan konfirmasi dari ruangan;
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG MRMIK-RSIB/035/IX/2022 0 6/7
f. Instalasi CSSD, Unit Laundry, Unit Pemlasaran
 Belum menggunakan SIMRS untuk pelayanan;
g. Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Kamar Operasi,
Instalasi Rawat Inap
 Data tindakan ditulis manual dalam formulir tindakan

PENGERTIAN  Setelah SIMRS normal kembali data yang ditulis manual akan
dimasukkan ke dalam SIMRS
h. Unit Kasir
 Semua data tagihan baik untuk pasien rawat jalan dan rawat inap
dilaksanakan sesuai dengan SPO yang berlaku;
 Total tagihan dihitung secara manual sesuai dengan tarif yang
berlaku
 Bukti pembayaran menggunakan kwitansi manual;
 Jika sistem sudah dapat digunakan, entri ulang semua data pada
SIMRS, dan dilakukan pelunasan sesuai dengan tanggal dan
waktu pembayaran;
4. Untuk pelayanan yang diluar disebutkan tersebut dapat menggunakan
SIMRS kembali jika waktu henti sistem data sudah selesai.
5. Kebutuhan untuk pelayanan bisa dilakukan secara manual dan dimasukkan
ulang ke dalam sistem jika waktu henti sistem data sudah selsai.
 PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA DI UNIT PELAYANAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

RS ISLAM
BONTANG
MRMIK-RSIB/035/IX/2022 01 7/7

1. Unit Rekam Medis

2. Instalasi Farmasi
3. Unit Laboratorium
4. Unit Radiologi
UNIT TERKAIT
5. Unit Gizi
6. Unit Loundry
7. Instalasi CSSD
8. Unit Pemulasaran
9. Instalasi Gawat Darurat
10. Instalasi Rawat Jalan
11. Instalasi Kamar Operasi