Userguide Eoffice v2.2.1

Subbidang Aplikasi dan Sistem Informasi Pusdatin
Dokumen Panduan Penggunaan E-Office
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan berkah dan rahmat-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan Sistem Perkantoran Elektronik (E-Office).
Sistem Perkantoran Elektronik atau dikenal dengan istilah E-Office adalah sistem E-
Government yang dikembangkan Pusdatin pada tahun 2016 untuk mendukung pelaksanaan
Reformasi Birokrasi.
Salah satu faktor penting dalam Reformasi Birokrasi adalah pengembangan sistem
pemerintahan berbasis elektronik yang salah satunya adalah dengan pengembangan E-Office.
Pengembangan E-Office atau Sistem Perkantoran Elektronik ini merupakan hal yang penting
dimana di dalamnya dilakukan digitalisasi dari surat keluar, dan kemudian dilakukan penerapan
tandatangan elektronik, serta melakukan klasifikasi arsip.
Hal ini merupakan bagian yang dilakukan dari roadmap pengembangan E-Office secara
keseluruhan. Ketiga fitur yang disediakan oleh E-office ini diharapkan dapat memberikan
manfaat yang besar kepada Kementerian terutama terkait dengan digitalisasi proses bisnis yang
ada di Kementerian sehingga pelaksanaan pemerintahan akan bisa lebih efektif dan efisien.
Tentu saja upaya ini membutuhkan keberlanjutan yang lebih panjang dan baik, banyak yang
masih dapat dilakukan dalam pengembangan E-Office ini. Kami menyadari bahwa dalam
pengembangan dan implementasi Sistem Perkantoran Elektronik (E-Office) masih banyak yang
perlu disempurnakan sehingga diharapkan masukan dan saran yang konstruktif dalam
menyempurnakan sistem ini dimasa yang akan datang. Kami harap proyek perubahan ini akan
memberikan dampak yang besar kepada Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
di dalam membangun budaya baru dalam menyambut era Revolusi indutri 4.0.
Jakarta, Juni 2019
Kepala Pusat Data dan Informasi

Ilmu Pengetahuan, Teknologi,
dan Pendidikan Tinggi,
Dr. Andika Fajar

NIP 196910041988121001
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. i

DAFTAR ISI........................................................................................................................................... ii
1. Halaman Login ............................................................................................................................... 1
2. User.................................................................................................................................................. 3
2.1 Mengubah Profile..................................................................................................................... 3
2.2 Mengubah Password ................................................................................................................ 3
3. Persuratan ...................................................................................................................................... 5
3.1 Surat Masuk ............................................................................................................................. 5
3.1.1 Surat Masuk Struktural dan Staff ......................................................................................... 5
3.1.2 Surat Masuk Operator Surat dan Admin Persuratan ............................................................ 6
3.2 Surat Pending ........................................................................................................................... 8
3.3 Surat Keluar ........................................................................................................................... 10
3.4 Pencarian di Surat Masuk / Keluar ........................................................................................ 11
3.4.1 Pencarian surat staff dan struktural .................................................................................... 11
3.4.2 Pencarian surat operator surat dan admin persuratan ......................................................... 12
3.5 Laporan Surat Masuk / Keluar ............................................................................................... 12
3.7 Tambah Surat Keluar ............................................................................................................. 16
3.8 Buku Kontak .......................................................................................................................... 19
3.8.1 Tambah Kontak .................................................................................................................. 20
3.9 Pemanfaatan Persuratan ......................................................................................................... 22
3.10 Referensi Persuratan .............................................................................................................. 23
3.11 Konsep Naskah Dinas ............................................................................................................ 27
3.11.1 Membuat Naskah Dinas ................................................................................................. 29
3.12 Penandatangan Elektronik Tanpa Alur .................................................................................. 42
4. Disposisi ........................................................................................................................................ 49
4.1 Disposisi Diterima ................................................................................................................. 49
4.3 Melakukan Disposisi .............................................................................................................. 50
4.4 Melaporkan Progress Disposisi .............................................................................................. 53
5. Agenda .......................................................................................................................................... 55
5.1 Kalender Kegiatan ................................................................................................................. 55
5.1.1 Menambah Kalender .......................................................................................................... 56
5.1.2 Mengubah Kalender ........................................................................................................... 60
5.1.3 Menghapus Kalender ......................................................................................................... 61
5.1.4 Menambah Agenda Kegiatan ............................................................................................. 61
5.1.5 Detail Agenda Kegiatan ..................................................................................................... 63
5.1.6 Mengubah Agenda Kegiatan .............................................................................................. 64
5.1.7 Menghapus Agenda Kegiatan ............................................................................................ 64
6. Pengaturan.................................................................................................................................... 66
6.1 Administrasi Akses ................................................................................................................ 66
6.2 Pengaturan Jabatan Eselon ..................................................................................................... 73
6.3 Pengaturan Unit Organisasi ................................................................................................... 76
6.4 Pengaturan Template Naskah Dinas ...................................................................................... 80
ii
1. Halaman Login
Mengakses laman https://eoffice.ristekdikti.go.id/ melalui browser maka akan muncul

tampilan seperti di bawah ini:
1) Masukkan username E-Office di textfield username

2) Masukkan password E-Office di textfield password
3) Klik tombol login
4) Jika ada Kesalahan dalam memasukan username atau password akan tampil pesan
seperti dibawah ini:
5) Pastikan username dan password yang diketikkan benar

6) Jika username dan password yang di ketik benar akan masuk ke dashboard.
1
Khusus untuk username yang memiliki peran lebih dari satu di E-Office akan tampil
pilihan hak akses seperti dibawah ini:
Untuk contoh kasus diatas, user memiliki 3 peran di E-Office. Pilih salah satu peran
yang akan digunakan untuk mengakses E-Office lalu akan masuk ke dashboard
seperti dibawah ini:
Note: Tampilan halaman dashboard dapat berbeda tergantung dari peran user yang
digunakan.
2
2. User
2.1 Mengubah Profile
Modul ini berfungsi untuk mengubah profile user yang ada di E-Office. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Klik username yang ada di pojok kanan atas, kemudian pilih “Profile”.
2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
3) Lakukan perubahan pada data yang ingin diubah. Kemudian klik tombol simpan
untuk menyimpan perubahan.
2.2 Mengubah Password
Modul ini berfungsi untuk mengubah password dari user untuk mengakses E-Office.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Klik nama user yang ada di pojok kanan atas, kemudian pilih “Profile”.
3
2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
3) Pada textfield password, masukkan password yang baru. Kemudian ulangi

password tersebut.
4) Kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.
4
3. Persuratan
3.1 Surat Masuk
Modul ini berfungsi untuk melihat daftar surat yang diterima user. Terdapat dua
tampilan surat masuk, yaitu untuk user dengan peran pejabat struktural dan staff serta
untuk operator surat dan admin persuratan.
3.1.1 Surat Masuk Struktural dan Staff
Untuk masuk ke modul surat masuk langkah-langkahnya adalah:

1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Masuk” 
“Surat”.
2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.
5
3) Klik salah satu surat untuk melihat isi dari surat masuk.
3.1.2 Surat Masuk Operator Surat dan Admin Persuratan
Untuk Masuk ke modul surat masuk langkah-langkahnya adalah:

“Surat”.
6
3) Klik nomor surat untuk melihat detail dari surat masuk.
4) Maka akan muncul tampilan detail surat seperti dibawah ini.
Jika ingin melihat notifikasi surat masuk dari email, masuk ke email dan klik
url yang tersedia pada isi email E-Office. Seperti gambar dibawah ini.
1) Pilih menu inbox pada email anda.
7
2) Kemudian cari email dari E-Office, buka email tersebut dan klik url yang
tersedia pada isi email, otomatis akan terbuka surat yang masuk pada E-
Office.
3.2 Surat Pending
Modul ini berfungsi untuk melihat surat yang dikirimkan ke pejabat struktural yang
memiliki sekretaris. Modul ini dapat diakses oleh user yang memiliki peran sebagai
sekretaris pejabat struktural. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Masuk”  “Pending”.
8
3) Klik salah satu surat untuk mengecek isi dari surat.
4) Klik tombol forward untuk meneruskan surat ke pejabat struktural yang

bersangkutan. Tambahkan keterangan bila perlu, kemudian klik forward.
5) Atau dapat klik tiga titik dan pilih disposisi untuk langsung melakukan
disposisi.
9
3.3 Surat Keluar
Modul ini berfungsi untuk melihat daftar surat yang dikirim user ke luar. Modul ini
dapat diakses oleh user dengan peran operator surat atau admin persuratan. Langkah
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Keluar”  “Surat”.
3) Klik nomor surat untuk melihat detail dari surat keluar.
10
4) Maka akan muncul tampilan detail surat seperti dibawah ini.
3.4 Pencarian di Surat Masuk / Keluar
Untuk melakukan pencarian surat masuk / keluar maka tahapan yang dilakukan adalah
masukan kata kunci di kolom pencarian. Kolom pencarian sedikit berbeda antara user
dengan peran tertentu.
3.4.1 Pencarian surat staff dan struktural
1) Klik tombol menu pada bagian atas daftar surat masuk
2) Maka akan muncul menu tambahan seperti ini
3) Masukkan kata kunci pada kolom pencarian dan tambahkan filter bila
diperlukan kemudian klik go.
11
3.4.2 Pencarian surat operator surat dan admin persuratan
1) Pada bagian atas daftar surat masuk dan keluar terdapat kotak pencarian
seperti dibawah ini.
2) Isi kotak pencarian sesuai dengan kriteria yang dicari.
3.5 Laporan Surat Masuk / Keluar
Modul laporan untuk surat masuk dan keluar hanya bisa diakses oleh user dengan peran
operator surat dan admin persuratan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada bagian atas daftar surat masuk dan keluar terdapat kotak pencarian seperti
dibawah ini.
2) Isi pencarian jika ingin mencetak pada kriteria tertentu.
3) Ada berbagai macam cara untuk melihat laporan dalam bentuk lain.
- Pilih Excel jika hanya ingin melihat isi Laporan dalam bentuk Excel
- Pilih PDF jika hanya ingin melihat Laporan dalam bentuk PDF
- Pilih Print jika hanya ingin Print Laporan
3.6 Tambah Surat Masuk
12
Modul ini berfungsi untuk menambah Surat Masuk ke dalam Sistem E-Office yang
hanya bisa diakses apabila user memiliki peran sebagai operator surat atau admin
persuratan. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Masuk”  “Surat”.
3) Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat masuk
4) Terdapat 4 tahapan dalam menambahkan surat masuk.

a. Tahapan pertama adalah untuk Klasifikasi Surat. Mengisi Nomor Agenda,
Memilih Jenis Naskah DInas, Memilih Topik, Memilih Sifat Surat, dan
Memilih Tempat Penyimpanan Berkas.
13
b. Masuk ke tahap kedua, Tahapan Kedua adalah untuk Konten Surat. Mengisi
Nomor Surat, Memilih Tanggal Surat, Memilih Tenggat Waktu, Memilih Nama
Pengirim, Mengisi Perihal dan Isi/ Ringkasan.
Keterangan:
- Untuk nama pengirim yang, ada pilihan untuk Internal dan Kontak.
- Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan

Lingkungan Kementerian. Sedangkan Kontak digunakan untuk daftar
nama orang luar.
- Untuk field dapat diisi dengan nama maupun dengan jabatan.
c. Masuk ke tahap ketiga, Tahap ketiga adalah menentukan Daftar Penerima
dengan Field tujuan dan tembusan
14
- Untuk kepada / Tujuan

Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari nama / jabatan
yang akan dikirimkan
Jika sudah menemukan nama atau jabatan
Klik nama atau jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana
surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi

tahapan pencarian.
- Untuk tembusan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari jabatan yang
akan dikirimkan
Jika sudah menemukan jabatan
Klik jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu
dituju

tahapan pencarian.
15
d. Masuk Ke Tahap Ke Empat, Tahap Keempat adalah untuk File / Berkas

memberikan keterangan tambahan, tautan untuk surat, dan lampiran surat.
Klik untuk mengirim.
3.7 Tambah Surat Keluar
Modul ini berfungsi untuk Menambah Surat Keluar ke dalam Sistem E-Office yang
hanya bisa diakses apabila user memiliki peran sebagai operator surat atau admin
persuratan. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Keluar”  “Surat”.
2) Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini
3) Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat keluar
16
4) Terdapat 4 tahapan dalam menambahkan surat keluar

a. Tahapan pertama adalah untuk Klasifikasi Surat, Mengisi Nomor Agenda,
Memilih Jenis Naskah DInas, Memilih Topik, Memilih Sifat Surat, dan
Memilih Tempat Penyimpanan Berkas
b. Masuk ketahap dua, Tahapan Kedua adalah untuk Konten Surat. mengisi
Nomor Surat, Memilih Tanggal Surat, Memilih Tenggat Waktu, Memilih Nama
Pengirim, Mengisi Perihal dan Isi/ Ringkasan.
Keterangan:
- Untuk nama pengirim yang, ada pilihan untuk Internal dan Kontak.
- Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan

Lingkungan Kementerian. Sedangkan Kontak digunakan untuk daftar
nama orang luar.
- Untuk field dapat diisi dengan nama maupun dengan jabatan
c. Masuk ke tahap ketiga, Tahap ketiga adalah menentukan Daftar Penerima
dengan Field tujuan dan tembusan.
17

Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari nama/jabatan
yang akan dikirimkan
Klik nama atau jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana
surat itu dituju.

tahapan pencarian.
- Untuk Tembusan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari jabatan yang
akan dikirimkan
18
Klik jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana surat itu
dituju

tahapan pencarian.
d. Masuk Ke Tahap Ke Empat, Tahap Keempat adalah untuk File/Berkas.
memberikan keterangan tambahan, tautan untuk surat, dan lampiran surat
Klik untuk mengirim.
3.8 Buku Kontak
Modul ini berfungsi untuk manajemen daftar identitas pegawai dari instansi di luar
lingkungan Kemenristekdikti. Modul ini dapat diakses oleh user dengan peran
operator surat dan admin persuratan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Buku Kontak”.
19
2) Maka akan tampil tampilan seperti ini.
3.8.1 Tambah Kontak
1) Untuk menambah kontak, klik tombol tambah yang berada di kanan

atas daftar kontak.
2) Akan muncul tampilan form kontak seperti ini.
3) Isi semua field yang ada sesuai kolom yang tersedia. Jika sudah terisi klik
simpan .
20
3.8.2 Mengubah Kontak
1) Untuk mengubah kontak, klik tombol ubah disamping kanan kontak yang
ingin dirubah.
2) Akan muncul tampilan form kontak seperti ini.
3) Lakukan perubahan pada field yang ingin dirubah datanya. Jika sudah klik
simpan .
3.8.3 Menghapus Kontak
1) Untuk menghapus kontak, klik tombol hapus di samping kanan kontak

yang ingin dihapus kemudian klik ok.
21
3.9 Pemanfaatan Persuratan
Modul ini berfungsi untuk menampilkan rangkuman dari pemanggunaan aplikasi

persuratan di E-Office dari masing-masing user dalam satuan kerja tertentu. Modul ini
dapat diakses oleh user dengan peran sebagai admin persuratan. Langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Laporan”  “Pemanfaatan
Persuratan”.
22
3) Pilih satuan kerja yang datanya ingin ditampilkan pada drop down satuan kerja.
3.10 Referensi Persuratan
Pada menu ini terdapat beberapa modul tambahan untuk mendukung fungsi utama
modul persuratan. Modul ini dapat diakses oleh user dengan peran sebagai admin
persuratan. Saat ini terdapat beberapa modul referensi persuratan antara lain: Kode
Hal, Sifat Surat, Lokasi Surat, dan Perintah Disposisi.
3.10.1 Kode Hal
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Referensi”  “Kode

Hal”.
23
2) Maka akan tampil daftar kode hal beserta klasifikasi hal.
3.10.2 Sifat Surat
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Referensi”  “Sifat

Surat”.
2) Maka akan tampil daftar kode sifat dan nama sifat surat.
24
3.10.3 Lokasi Surat
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Referensi”  “Lokasi

Surat”.
2) Maka akan tampil daftar lokasi penyimpanan dan unit kerjanya.
3.10.3.1 Tambah Lokasi Surat
1) Klik tambol tambah pada kanan atas daftar lokasi surat.
2) Maka akan muncul form lokasi surat.
3) Isi semua field, kemudian klik tombol simpan .
25
3.10.3.2 Mengubah Lokasi Surat
1) Klik tambol ubah pada kanan nama lokasi surat yang ingin dirubah.
2) Maka akan muncul form lokasi surat
3) Lakukan perubahan pada field yang ingin dirubah datanya. Jika sudah klik
simpan .
3.10.3.3 Menonaktifkan Lokasi Surat
1) Untuk menonaktifkan lokasi surat tertentu, klik tombol kemudian klik

yes.
2) Klik sekali lagi untuk mengaktifkan kembali.
3.10.4 Perintah Disposisi
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Referensi” 

“Perintah Disposisi”.
26
2) Maka akan tampil daftar perintah disposisi.
3.10.4.1 Menonaktifkan Perintah Disposisi
1) Klik tombol de-aktifasi yang berada di kanan nama jabatan yang ingin
dinonaktifkan.
3.11 Konsep Naskah Dinas
Modul ini berfungsi untuk mengkonsep naskah dinas berdasarkan template yang sudah
ditambahkan sebelumnya hingga proses penandatanganan naskah dinas secara digital.
Untuk masuk ke modul konsep langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Konsep”.
27
2) Maka akan muncul tampilan daftar konsep beserta status seperti ini.
3) Klik salah satu konsep untuk melihat informasi lebih detail, riwayat, dan lampiran
naskah dinas jika sudah selesai ditandatangani secara digital.
28
3.11.1 Membuat Naskah Dinas
Terdapat 6 tahap dalam pembuatan naskah dinas mulai dari konsep hingga
penandatanganan secara digital yang melibatkan user dengan peran dan jabatan
struktural tertentu untuk setiap tahapnya.
a. Mengkonsep Naskah Dinas
1) User dengan peran sebagai staff, klik tombol tambah pada kanan
atas daftar konsep naskah.
2) Kemudian akan muncul form buat naskah dinas baru.
3) Masukkan perihal pada textfield yang tersedia, kemudian pilih template

naskah sesuai dengan naskah dinas yang ingin dibuat. Jika sudah klik
tombol lanjutkan lalu ok untuk mulai mengkonsep naskah dinas.
29
4) Selanjutnya akan tampil word editor seperti ini.
5) Lakukan perubahan pada body surat sesuai kebutuhan.

Note: Jangan mengubah variable yang sudah ada pada template. Nilai
dari variable tersebut akan diisi oleh system E-Office.
6) Jika sudah, klik tombol butuh persetujuan untuk meneruskan
konsep surat ke pejabat eselon 4 sesuai dengan unit kerja.
7) Tambahkan keterangan bila perlu, kemudian klik simpan lalu ok.
30
b. Verifikasi Konsep Naskah oleh Eselon 4

1) Pejabat eselon 4 akan melihat konsep naskah dinas yang dibuat dengan
status proses verifikasi eselon 4 pada daftar konsep naskah.
2) Klik tombol editor di kanan atas untuk memeriksa konsep naskah

dinas.
31
4) Jika sudah benar, klik tombol diperika . Konsep naskah akan

diteruskan ke pejabat eselon 3.
5) Jika ada perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan, pejabat eselon 4
dapat langsung mengganti sendiri menggunakan editor atau
mengembalikan konsep naskah tersebut dengan klik tombol dikembalikan
.
32
c. Verifikasi Konsep Naskah oleh Eselon 3

status proses verifikasi eselon 3 pada daftar konsep naskah.
2) Klik tombol untuk memeriksa konsep naskah dinas.
33
4) Jika sudah benar, klik tombol diketahui. Konsep naskah akan diteruskan
ke sekretaris untuk mendapatkan nomor.
.
34
d. Penomoran Konsep Naskah Dinas

1) Sekretaris akan melihat konsep naskah dinas yang dibuat dengan status
proses penomoran pada daftar konsep naskah.
2) Klik tombol untuk memeriksa konsep naskah dinas.
35
4) Jika sudah benar, klik tombol penomoran.
5) Maka akan muncul form pra-penetapan.
6) Pilih klasifikasi arsip, masukkan nomor naskah, dan jenis kuasa bila
diperlukan kemudian klik simpan lalu ok. Konsep naskah akan
diteruskan ke pejabat eselon 2 untuk ditandatangani secara digital.
7) Jika ada perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan, sekretaris dapat
langsung mengganti sendiri menggunakan editor atau mengembalikan
konsep naskah tersebut dengan klik tombol dikembalikan .
Tambahkan keterangan bila perlu, kemudian klik simpan lalu ok.
36
e. Penandatanganan Konsep Naskah Dinas secara Digital

status proses penetapan pada daftar konsep naskah.
2) Klik tombol editor untuk memeriksa konsep naskah dinas.
37
4) Jika sudah benar, klik tombol penandatanganan .
5) Maka akan muncul form penandatanganan.
6) Masukkan pin kemudian klik simpan . Jika sukses klik ok.

. Tambahkan keterangan bila perlu, kemudian klik simpan
lalu ok.
38
f. Desiminasi Naskah Dinas

1) Staff akan melihat naskah dinas yang dibuat dengan status penandatangan
pada daftar konsep naskah.
2) Klik tombol editor untuk memeriksa naskah dinas.
39
4) Klik tombol desiminasi di kanan atas.
5) Terdapat 3 tahapan dalam desiminasi naskah dinas.

a. Tahap pertama konten naskah dinas. Mengisi no agenda, tanggal surat
dan batas respon, serta isi atau ringkasan naskah dinas.
40
b. Tahap kedua penentuan daftar penerima.

Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari nama
/ jabatan yang akan dikirimkan
Klik nama atau jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari
kemana surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan

ulangi tahapan pencarian.
- Untuk tembusan
Untuk menampilkan list, ketikan 2 karakter atau lebih dari
jabatan yang akan dikirimkan
41
Klik jabatan tersebut dan sudah menjadi bagian dari kemana

surat itu dituju
Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan

ulangi tahapan pencarian.
c. Tahap ketiga adalah untuk File / Berkas memberikan keterangan
tambahan, tautan untuk surat, dan lampiran surat
d. Klik kirim untuk mengirim naskah dinas.
3.12 Penandatangan Elektronik Tanpa Alur
Modul ini berfungsi untuk melakukan penandatangan secara elektronik atau eSign
tanpa alur. Pengguna dengan peran sebagai staff atau struktural dapat mengakses
modul ini. Untuk masuk ke modul eSign langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri klik “Persuratan”  “eSign”.
42
2) Maka akan muncul tampilan daftar eSign beserta status seperti ini.
a. Unggah Dokumen
1) Untuk mengunggah dokumen yang akan di tandatangani klik tombol tambah
pada kanan atas daftar dokumen eSign.
2) Akan muncul pop up untuk mengunggah file seperti dibawah ini.
Masukkan perihal dokumen lalu pilih dokumen dengan format .pdf atau .docx.
Pastikan dokumen yang di unggah sudah sesuai dan siap di tandatangani, karena
dokumen tersebut tidak dapat di edit. Selanjutnya klik tombol lanjutkan .
43
3) Jika dokumen berhasil di unggah akan muncul pop up sukses seperti dibawah ini.
Lalu klik OK.
4) Klik daftar dokumen eSign yang sebelumnya sudah dibuat, sehingga muncul
detail dokumen tersebut.
44
5) Pada bagian detail informasi masukkan nomor, pilih jenis dokumen, pilih
klasifikasi, dan pejabat penandatangan.
6) Untuk pejabat penandatangan, cukup ketik namanya lalu akan otomatis muncul
pilihan nama sesuai dengan yang di ketik. Lalu klik nama pejabat penandatangan
yang muncul.
45
7) Drag qrcode untuk menyesuikan posisinya. Ukuran qrcode ini juga dapat
diperbesar atau diperkecil.
8) Untuk menyimpan detail informasi yang sudah di tambahkan, klik tombol save
yang ada pada sisi kanan atas detail dokumen.
9) Jika berhasil disimpan akan muncul pop up sukses. Lalu klik OK.
46
10) Untuk meneruskan dokumen tersebut ke pejabat penandatangan, klik butuh
persetujuan pada bagian kanan atas.
11) Akan muncul pop up seperti di bawah ini. Kolom keterangan boleh diisi atau
dikosongkan. Lalu klik simpan.
12) Jika berhasil disimpan akan muncul pop up sukses. Lalu klik OK. Dokumen
tersebut sudah di teruskan ke pejabat penandatangan.
b. Penandatanganan Dokumen
Penandatangan login ke akun E-Office dan masuk ke menu “Persuratan” 
“eSign”.
1) Pilih salah satu dokumen yang akan ditandatangani. Setelah muncul detail
dokumen, klik penandatangan yang ada di bagian kanan atas.
47
Jika dokumen tidak sesuai, klik dikembalikan , maka dokumen

tersebut akan dikembalikan ke pengguna yang mengunggah dokumen.
2) Setelah klik penandatangan, akan muncul pop up untuk memasukkan pin atau
passphrase eSign.
Masukkan pin atau passphrase eSign lalu klik tombol hijau untuk
melakukan penandatanganan.
3) Jika penandatanganan berhasil akan muncul pop up sukses seperti di bawah ini.
4) Dokumen yang berhasil ditandatangani dapat di unduh pada bagian bawah

halaman detail dokumen.
48
4. Disposisi
4.1 Disposisi Diterima
Modul ini berfungsi untuk melihat Disposisi yang diterima. Langkah-langkahnya

“Disposisi”.
3) Untuk melihat isi disposisi, klik salah satu disposisi pada daftar disposisi.
4.2 Disposisi Dikeluarkan
Modul ini berfungsi untuk melihat Disposisi yang dikeluarkan. Langkah-langkahnya

1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Persuratan”  “Kotak Keluar” 
“Disposisi”.
49
3) Untuk melihat isi disposisi, klik salah satu disposisi pada daftar disposisi.
4.3 Melakukan Disposisi
Modul ini berfungsi untuk melakukan disposisi. Modul ini dapat diakses oleh user
dengan peran sebagai pejabat struktural. Untuk melakukan disposisi dapat di lakukan
dengan 2 cara, yaitu dengan melalui surat masuk atau melalui disposisi diterima.
4.3.1 Dari Surat Masuk

“Surat”.
50
2) Lalu pilih surat yang ingin di disposisikan. Maka akan muncul tampilan seperti
dibawah ini, kemudian klik tombol disposisi yang ada di pojok kanan atas.
3) Selanjutnya akan muncul pop-up lembar disposisi. Masukkan tanggal, pilih

sifat disposisi, pilih penerima disposisi, pilih instruksi, dan isi catatan
(optional) instruksi.
51
4) Tekan tombol kirim disposisi untuk mengirimkan disposisi.

Disposisi yang dikirim akan masuk ke kotak keluar disposisi.
4.3.2 Dari Disposisi Diterima

“Disposisi”.
2) Lalu pilih disposisi yang ingin di disposisikan. Maka akan muncul tampilan
seperti dibawah ini, kemudian klik tombol disposisi yang ada di pojok kanan
atas.
52
3) Selanjutnya akan muncul pop-up lembar disposisi. Masukkan tanggal, pilih

sifat disposisi, pilih penerima disposisi, pilih instruksi, dan isi catatan
(optional) instruksi.
4) Tekan tombol kirim disposisi untuk mengirimkan disposisi.

Disposisi yang dikirim akan masuk ke kotak keluar disposisi.
4.4 Melaporkan Progress Disposisi
Jika ingin mengisi laporan, dapat menulis laporan pada kolom komentar yang telah
disediakan pada detail disposisi. Laporan dapat berupa tulisan maupun file yang
formatnya pdf atau image. Langkah -langkahnya adalah sebagai berikut:
“Disposisi”.
53
2) Halaman daftar disposisi akan tampil dan pilih salah satu disposisi yang ingin
dilaporkan progressnya.
3) Pilih tab Laporan. Isi laporan pada kolom text yang sudah tersedia dan klik simpan.
54
5. Agenda
5.1 Kalender Kegiatan
Modul ini berfungsi untuk melihat, menambah, dan mengatur kalender kegiatan baik
kalender kegiatan pribadi maupun kalender kegiatan unit kerja. Untuk melihat agenda
kegiatan, langkah – langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pilih menu “Agenda”  “Kalender Kegiatan”
2) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini.
Secara default, Kalender Kegiatan menampilkan agenda kegiatan “Hari ini” dan
ditampilkan berdasarkan bulan.
3) Pada sisi atas Kalender Kegiatan terdapat informasi dari waktu kalender yang
sedang ditampilkan dan beberapa pilihan untuk mengatur tampilan Kalender
Kegiatan.
4) Untuk mengganti unit waktu Kalender Kegiatan, dapat dilakukan dengan klik salah
satu tombol pada sisi kanan atas Kalender Kegiatan.
 Pilih month, untuk tampilan kalender berdasarkan bulan (default).

 Pilih week, untuk tampilan kalender berdasarkan minggu.
 Pilih day, untuk tampilan kalender berdasarkan hari.
 Dan pilih list, untuk hanya menampilkan daftar agenda kegiatan saja.
5) Untuk melihat agenda kegiatan yang sudah berlalu atau yang akan datang, dapat
dilakukan dengan klik tombol back atau forward pada sisi kiri atas
Kalender Kegiatan.
55
6) Untuk kembali ke agenda hari ini dapat dilakukan dengan klik tombol today
.
5.1.1 Menambah Kalender
Terdapat tiga cara untuk menambah kalender yaitu yaitu dengan membuat
kalender baru, berlangganan atau subscribe ke kalender unit yang sudah ada, dan
melalui undangan atau invite dari user lain.
5.1.1.1 Membuat Kalender Baru
1) Klik tombol tambah pada sisi kiri kalender.
2) Maka akan muncul form Kalender.
56
3) Mengisi nama kalender dan deskripsi kalender.
4) Memilih pemilik kalender. Pilih nama User untuk membuat kalender pribadi
yang hanya bisa dilihat oleh user itu sendiri, atau pilih Unit Kerja agar user
lain dapat berlangganan dan melihat agenda kalender ini.
5) Memilih warna kalender. Warna kalender digunakan untuk membedakan

agenda kegiatan kalender satu dengan yang lain saat ditampilkan.
6) Kemudian klik simpan lalu OK untuk menyimpan kalender atau batal

untuk membatalkan.
7) Kalender yang dibuat akan muncul pada daftar kalender.
8) Untuk menampilkan agenda kegiatan, centang kotak di sebelah kiri nama

kalender.
5.1.1.2 Subscribe Kalender Unit Kerja
1) Klik tombol pada sisi kiri kalender.
57
2) Maka akan muncul daftar kalender
3) Klik tombol lalu subscribe kemudian OK untuk berlangganan.

4) Kalender yang disubscribe akan muncul pada daftar kalender.
5) Untuk menampilkan agenda kegiatan ke dalam kalender, centang kotak

disebelah kiri nama kalender.
5.1.1.3 Invite Kalender
Berbeda dengan 2 cara sebelumnya, invite kalender ini berfungsi untuk

memberikan akses kepada user lain ke kalender pribadi. Langkah-langkahnya
1) Klik symbol tiga titik pada kalender yang ingin dishare dalam daftar
kalender lalu klik detail.
58
2) Maka akan muncul tampilan detail kalender kegiatan seperti ini.
3) Klik tombol invite di kanan atas daftar pelanggan.
4) Lalu akan muncul form invite. Masukkan username yang ingin diinvite
beserta hak aksesnya, kemudia klik tombol invite kemudian ok.
59
5) User yang diinvite akan muncul di daftar pelanggan.
5.1.2 Mengubah Kalender
User dapat mengubah atau mengedit kalender yang dibuat sendiri tetapi tidak dapat
mengedit kalender yang disubscribe. Untuk mengedit kalender langkah-
1) Klik symbol tiga titik pada kalender yang akan diedit dalam daftar kalender
lalu klik Ubah.
2) Lalu akan muncul form seperti pada saat pembuatan kalender baru.
3) Lalukan perubahan sesuai yang diinginkan.
60
4) Kemudian klik simpan lalu OK untuk menyimpan kalender atau batal

untuk membatalkan.
5.1.3 Menghapus Kalender
Untuk menghapus kalender langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Klik symbol tiga titik pada kalender yang akan diedit dalam daftar kalender
lalu klik Hapus.
2) Kemudian pada popup yang muncul, konfirmasi penghapusan kelender dengan

klik lalu klik OK atau Batal untuk membatalkan.
5.1.4 Menambah Agenda Kegiatan
Untuk menambah agenda kegiatan dalam kalender langkah-langkahnya adalah

sebagai berikut:
1) Klik tombol tambah agenda yang berada diatas daftar kelender.
61
2) Kemudian akan muncul form Agenda Kegiatan.
3) Isikan detail agenda kegiatan pada field Judul, waktu kegiatan, deskripsi
kegiatan, dan lokasi kegiatan.
4) Pada field Pilih Kalender, pilih kalender dimana Agenda kegiatan akan
ditampilkan.
5) Kemudian klik simpan lalu OK untuk menyimpan agenda atau batal

untuk membatalkan.
62
6) Untuk menampilkan agenda kegiatan, centang kotak di sebelah kiri nama

kalender.
5.1.5 Detail Agenda Kegiatan
Untuk melihat detail agenda kegiatan, langkah-langkahnya adalah sebagai

berikut:
1) Klik agenda kegiatan yang ingin dilihat detailnya pada kalender.
2) Akan muncul popup yang menunjukkan isi dari agenda.
3) Klik icon pada sisi atas untuk mulai mengedit agenda kegiatan.
4) Maka akan muncul tampilan detail agenda kegiatan seperti ini.
63
5) Terdapat 3 tab, tab peserta, rapat panel dan rekomendasi hotel

 Tab peserta menampilkan daftar peserta yang akan menghadiri
kegiatan
 Tab rapat panel menampilkan daftar rapat panel yang akan
dilaksanakan.
 Tab rekomendasi hotel menampilkan daftar rekomendasi hotel
disekitar tempat kegiatan dilaksanakan.
5.1.6 Mengubah Agenda Kegiatan
Untuk menyunting atau mengedit agenda kegiatan ,langkah-langkahnya adalah

sebagai berikut:
1) Klik agenda kegiatan yang ingin diedit pada kalender.
2) Akan muncul popup yang menunjukkan isi dari agenda.
3) Klik icon pada sisi atas untuk mulai mengedit agenda kegiatan.
4) Akan muncul form seperti pada saat penambahan agenda.
5) Lalukan perubahan sesuai yang diinginkan.

6) Kemudian klik simpan lalu OK untuk menyimpan agenda atau batal
untuk membatalkan.
5.1.7 Menghapus Agenda Kegiatan
Untuk menghapus agenda kegiatan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Klik agenda kegiatan yang ingin dihapus pada kalender.
64
2) Akan muncul popup yang menunjukkan detail dari agenda
3) Klik icon pada sisi atas untuk menghapus agenda kegiatan.

4) Kemudian pada popup yang muncul konfirmasi penghapusan kelender dengan
klik lalu klik OK atau Batal untuk membatalkan.
65
6. Pengaturan
6.1 Administrasi Akses
Administrasi akses adalah sub-menu yang berisi modul-modul untuk pengaturan yang
berkaitan dengan akses ke dalam sistem E-Office. Salah satu modul yang ada di dalam
sub-menu ini yaitu modul untuk manajemen user dalam system E-Office. User dengan
peran sebagai administrasi persuratan yang dapat mengakses modul ini.
6.1.1 Menambahkan User
Dalam modul user terdapat fungsi untuk menambah user ke dalam Sistem E-
Office. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pilih menu “Pengaturan”  “Administrasi Akses”  “User”
2) Maka akan tampil halaman daftar user seperti dibawah ini. Selanjutnya klik
tombol “Tambah”
66
3) Isi semua field yang ada sesuai kolom yang tersedia. Pilih jabatan dan peran
user yang di akan daftarkan tersebut. Jika sudah terisi klik simpan .
6.1.2 Mengubah Data User
Terdapat pula fungsi untuk mengubah data user pada aplikasi E-Office. Ada
beberapa data user yang dapat diubah, seperti profil user, perintah disposisi,
penerima disposisi, dan sekretaris user.
6.1.2.1 Profile User
Untuk mengubah data profil user, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Pada halaman daftar user, klik tombol edit di sebelah kanan nama user
yang ingin dirubah datanya.
67
2) Akan tampil form profile user seperti dibawah ini.
3) Lakukan perubahan pada data yang ingin dirubah. Jika sudah klik
untuk menyimpan.
6.1.2.2 Peran User
Menambah atau menghapus peran user, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1) Masuk kedalam form perubahan profile user.
2) Pada bagian bawah form profile, terdapat tab Role/Peran. Untuk
menambahkan peran klik tombol tambah peran .
3) Akan muncul pop-up form anggota role seperti dibawah ini.
68
4) Pilih jabatan, pilih role/peran, checklist ‘primary’ jika peran tersebut adalah
peran utama yang dimiliki user. Lalu klik simpan untuk menyimpan
peran baru.
5) Jika ingin menghapus peran pada User, klik tombol hapus di sebelah
kanan dari peran yang ingin dihapus.
6.1.2.3 Perintah Disposisi
Menambahkan atau menghapus perintah disposisi user, dengan Langkah

2) Pada bagian bawah form yaitu tab Role/Peran, klik tombol detail di
sebelah kanan dari role untuk merubah perintah disposisi yang ada.
3) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini. Kemudian masuk ke tab
“Perintah Disposisi”.
69
4) Jika ingin menambahkan perintah disposisi baru, inputkan perintah disposisi

barunya dan klik tombol tambah .
5) Jika ingin menampilkan beberapa perintah disposisi, tidak semua perintah
disposisi yang ditampilkan, dengan cara memindahkan master perintah
disposisi yang ada di sebelah kanan dipindahkan ke kiri “perintah disposisi
aktif”. Setelah dipindahkan klik tombol “update instruksi”.
Note : jika perintah/instruksi diposisi aktif tidak ada isinya (kosong), maka
secara otomatis yang tampil adalah master perintah disposisinya.
6.1.2.4 Penerima Disposisi
Menambahkan atau menghapus penerima disposisi, dengan Langkah langkahnya

sebelah kanan dari role untuk merubah penerima disposisi yang ada.
70
3) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini, kemudian masuk ke tab
“Penerima Disposisi”.
4) Jika ingin menambahkan penerima disposisi baru, inputkan nama atau jabatan
penerima disposisi. Jika nama yang muncul sudah sesuai, tinggal klik maka
akan langsung masuk sebagai penerima disposisi.
71
6.1.2.5 Sekretaris
Menambahkan atau menghapus sekretaris, dengan Langkah langkahnya adalah

sebagai berikut:
sebelah kanan role untuk merubah sekretaris yang ada.
3) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini, kemudian masuk ke tab
“Sekretaris”.
4) Jika ingin menambahkan sekretaris baru, inputkan nama atau jabatan

sekretaris barunya. Jika nama yang muncul sudah sesuai, tinggal klik maka
akan langsung masuk sebagai sekretaris.
72
6.2 Pengaturan Jabatan Eselon
Modul ini berfungsi untuk mengatur daftar jabatan dalam system E-Office. Langkah-
1) Pilih menu “Pengaturan”  “Jabatan Eselon”
2) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini yang menampilkan daftar jabatan.
73
6.2.1 Menambah Jabatan
1) Untuk menambah jabatan, klik tombol tambah yang berada di kanan

atas daftar jabatan.
2) Kemudian akan muncul form jabatan.
simpan .
74
6.2.2 Mengubah Jabatan
1) Untuk mengubah jabatan, klik tombol ubah yang berada di kanan nama
jabatan yang ingin dirubah.
2) Kemudian akan muncul form jabatan.
3) Lalukan perubahan sesuai yang diinginkan, kemudian klik simpan

75
6.2.3 Menonaktifkan Jabatan
1) Untuk menonaktifkan jabatan, klik tombol de-aktifasi yang berada di

kanan nama jabatan yang ingin dinonaktifkan.
6.3 Pengaturan Unit Organisasi
Modul ini berfungsi untuk mengatur unit organisasi. Langkah-langkahnya adalah

sebagai berikut:
1) Pilih menu “Pengaturan”  “Unit Organisasi”
76
2) Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini yang menampilkan daftar unit
organisasi.
6.3.1 Menambah Unit Organisasi
1) Untuk menambah unit organisasi, klik tombol tambah yang berada di

kanan atas daftar jabatan.
2) Maka akan muncul form unit organisasi
simpan .
77
6.3.2 Mengubah Unit Organisasi
1) Untuk mengubah unit organisasi, klik tombol ubah yang berada di kanan
unit organisasi yang ingin dirubah.
2) Maka akan muncul form unit organisasi.
3) Lalukan perubahan sesuai yang diinginkan, kemudian klik simpan

78
6.3.3 Menonaktifkan Unit Organisasi
1) Untuk menonaktifkan unit organsisasi tertentu, klik tombol de-aktifasi

yang berada di kanan nama jabatan yang ingin dinonaktifkan.
6.3.4 Mengatur hierarki Unit Organisasi
1) Untuk mengatur hierarki unit organisasi, klik tombol up atau down

untuk menaikkan atau menurunkan posisi unit dalam hierarki.
79
6.4 Pengaturan Template Naskah Dinas
Modul ini berfungsi untuk manajemen template naskah dinas yang akan digunakan
dalam system E-Office. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pada menu di sebelah kiri masuk ke “Pengaturan”  “Template”  “Template
Naskah Dinas”.
2) Maka akan muncul tampilan daftar template naskah yang sudah diupload
sebelumnya.
80
6.4.1 Menambah Template Naskah Dinas
1) Untuk menambah template naskah, pada form disebelah kiri daftar naskah
klik browse .
2) Pilih file dockumen template yang ingin tambahkan.

3) Pilih jenis template naskah dinas yang sesuai.
4) Pilih unit kerja dimana template tersebut akan digunakan.
5) Klik unggah untuk menambahkan file dokumen
template ke system E-Office
6.4.2 Mengubah Template Naskah Dinas
1) Klik pada nama file dari template naskah dinas yang ingin diubah
81
2) Maka akan muncul word editor seperti ini
3) Lakukan perubahan sesuai dengan yang diinginkan. Tunggu beberapa saat

agar system dapat menyimpan perubahan.
6.4.3 Mengunduh Template Naskah Dinas
1) Untuk mengunduh atau mendownload template naskah dinas dalam bentuk

pdf, klik tombol pdf pada kanan nama template naskah dinas.
2) Untuk mengunduh atau mendownload template naskah dinas dalam bentuk

dokumen word, klik tombol unduh pada kanan nama template naskah dinas.
82
6.4.4 Menghapus Template Naskah Dinas
1) Untuk menghapus template naskah dinas, klik tombol hapus pada kanan
nama template naskah dinas yang ingin dihapus.
83

Userguide Eoffice v2.2.1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Userguide Eoffice v2.2.1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Subbidang Aplikasi dan Sistem Informasi Pusdatin

Dokumen Panduan Penggunaan E-Office

Jakarta, Juni 2019

Kepala Pusat Data dan Informasi

Dr. Andika Fajar

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. i

Mengakses laman https://eoffice.ristekdikti.go.id/ melalui browser maka akan muncul

1) Masukkan username E-Office di textfield username

5) Pastikan username dan password yang diketikkan benar

2.1 Mengubah Profile

2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

2.2 Mengubah Password

2) Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

3) Pada textfield password, masukkan password yang baru. Kemudian ulangi

4) Kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan.

3.1 Surat Masuk

3.1.1 Surat Masuk Struktural dan Staff

Untuk masuk ke modul surat masuk langkah-langkahnya adalah:

2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.

3.1.2 Surat Masuk Operator Surat dan Admin Persuratan

Untuk Masuk ke modul surat masuk langkah-langkahnya adalah:

2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.

3) Klik nomor surat untuk melihat detail dari surat masuk.

4) Maka akan muncul tampilan detail surat seperti dibawah ini.

3.2 Surat Pending

2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.

3) Klik salah satu surat untuk mengecek isi dari surat.

4) Klik tombol forward untuk meneruskan surat ke pejabat struktural yang

3.3 Surat Keluar

2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.

3) Klik nomor surat untuk melihat detail dari surat keluar.

4) Maka akan muncul tampilan detail surat seperti dibawah ini.

3.4 Pencarian di Surat Masuk / Keluar

3.4.1 Pencarian surat staff dan struktural

1) Klik tombol menu pada bagian atas daftar surat masuk

2) Maka akan muncul menu tambahan seperti ini

3.4.2 Pencarian surat operator surat dan admin persuratan

2) Isi kotak pencarian sesuai dengan kriteria yang dicari.

3.5 Laporan Surat Masuk / Keluar

2) Isi pencarian jika ingin mencetak pada kriteria tertentu.

- Pilih Print jika hanya ingin Print Laporan

3.6 Tambah Surat Masuk

2) Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.

3) Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat masuk

4) Terdapat 4 tahapan dalam menambahkan surat masuk.

- Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan

- Untuk kepada / Tujuan

Jika sudah menemukan nama atau jabatan

Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi

Jika sudah menemukan jabatan

Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi

d. Masuk Ke Tahap Ke Empat, Tahap Keempat adalah untuk File / Berkas

Klik untuk mengirim.

3.7 Tambah Surat Keluar

2) Muncul Tampilan Seperti yang ada di bawah ini

3) Tekan tombol tambah untuk menambahkan surat keluar

4) Terdapat 4 tahapan dalam menambahkan surat keluar

- Pilihan Internal digunakan untuk memilih dari yang ada di dalan

- Untuk kepada / Tujuan

Jika sudah menemukan nama atau jabatan

Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi

Jika sudah menemukan jabatan

Untuk menghapus klik dan Untuk menambahkan tujuan ulangi