Nama : Irfan Sadewa

BK : Adm Kantor dan

Sekretari (3A)
NIM : 183140514111047

PENGELOLAAN SURAT MASUK BERBASIS MICROSOFT ACCESS

PADA SUB ADMINISTRASI UMUM DI KANTOR DESA SEPATAN

1.2 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi banyak memberikan dampak positif di
segala bidang, salah satunya dibidang administrasi kantor. Banyak aplikasi-
aplikasi yang dapat menunjang kegiatan perkantoran guna lebih efektif dan
efisien. Kegiatan administrasi kantor seperti pengolaan surat masuk,surat keluar,
pembuatan laporan bulanan,laporan kegiatan, kearsipan dokumen kearsipan dan
kegiatan lainya. Berkas atau arsip yang sudah dibuat atau diterima tentu harus
dikelola dan disimpan dengan baik guna keperluan dimasa mendatang.

Didalam sebuah kantor, seorang sekretaris berperan penting. Seorang

sekretaris harus mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara cepat namun
tidak melupakan kualitas kerja. Tugas utama seorang sekretaris selain membantu
pimpinan adalah kegiatan administrasi. Korespondensi merupakan kegiatan rutin
yang dilakukan di kantor. Dokumen yang ada di kantor juga sangat banyak, oleh
karena itu diperlukan sistem pengelolaan yang baik sebagai dokumen yang bisa
dipertanggung jawabkan dikemudian hari jika suatu saat terjadi permasalahan atau
dibutuhkan. Karena pentingnya arsip dokumen tersebut maka beralihlah sistem
kearsipan elektronik dengan mengikuti perkembangan teknologi yang ada.

Kantor Desa Sepatan memiliki 10 pegawai atau staf yang terdiri dari
Kepala Desa yang dijabat oleh Sudarminto, Sekretaris Desa, 2 Kasun, Kasi
Pemerintahan, Kasi Kesejahteraan dan Pelayanan, Kaur Keuangan, Kaur Tata
Usaha dan Umum dan Perencanaan serta 2 staf. Kantor Desa Sepatan mempunyai
bagian sendiri dalam mengelola surat yaitu sub bagian umum atau jogowaluyo.
Sedangkan Sekretaris Desa memiliki tugas utama yaitu membantu seorang Kepala
Desa. Jumlah surat yang ada tiap minggunya sekitar 5 sampai 12 surat, sedangkan
untuk pengelolanya hanya dikerjakan oleh satu orang sehingga membutuhkan
banyak waktu dan tempat untuk penyimpanannya. Sedangkan untuk proses
pencatatan masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku dan
penyimpanan manual dengan menggandakan dokumen baru kemudian disimpan
dalam odner. Kegiatan seperti ini membuat terjadinya penumpukan arsip yang
mengakibatkan arsip tidak tertata dengan rapi.

Jika dikaitkan dengan teknologi yang ada saat ini maka perlu adanya
sistem penyimpanan arsip yang lebih modern dan bisa diakses di suatu instansi
salah satunya Microsoft Access. Hal ini bertujuan agar informasi dapat disajikan
dengan lengkap,cepat dan akurat. Aplikasi ini dapat dioperasikan disemua
komputer. Menurut Haryanto bahwa Microsoft Access merupakan suatu aplikasi
yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi data dengan waktu yang
relatif singkat. Microsoft Access merupakan aplikasi yang mudah dan familiar
didunia administratsi dan perkantoran. ( Haryanto, 2003)

Menurut Utomo (dikutip oleh Siswanto, 2012 : 2 ), “ database atau basis

data merupakan kumpulan data yang disimpan dalam bentuk tabe-tabel”.
Penyimpanan dalam tabel tersebut akan mempermudah kita dalam memodifikasi
data didalamnya seperti memasukan data baru, menghapus, edit data dan
sebagainya. Menurut Suarna ( 2010 : 12) Database merupakan inti didalam
Microsoft Access yang dibentuk kedalam datasheet. Isi dalam Database suatu
tabel adalah Field adalah struktur data yang merupakan bagian dari kolom, setiap
Field dapat diatur sesuai tipe dan jenisnya. Record adalah struktur data yang
merupakan bagian dari baris.

Menurut Suarna (2010: 16) Microsoft Access memiliki bagian bagian

penting yaitu Office Button, Open Save, Title Line, Toolbox, Template Category
dan Open Recent Database. Microsoft Access memiliki keunggulan antara lain
manipulasi tabel dan data sangat mudah, relasi tabel dapat diubah dengan mudah,
tersedia fasilitas untuk security data, dan mampu menyimpan data dalam jumlah
sangat besar ( jauh lebih besar daripada paradox) ( Tarafannur : 2014)

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perlu adanya sistem yang
dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan pengelola surat dan arsip. Maka
penulis menyusun Tugas Akhir mengenai “PENGELOLAAN SURAT MASUK
BERBASIS MICROSOFT ACCESS PADA SUB ADMINISTRASI UMUM DI
KANTOR DESA SEPATAN”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka
rumusan masalah yang adalah “ Bagaimana pemanfaatan Microsoft Access dalam
mengelola surat masuk pada sub administrasi umum di Kantor Desa Sepatan ?”

1.3 Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan di atas, maka tujuan
penulisan Tugas Akhir ini yaitu Untuk mengetahui pemanfaatan Microsoft Access
sebagai media untuk mengelola surat masuk.

1.4 Manfaat Penulisan

I. Manfaat Bagi Perusahaan
a) Penulisan Tugas Akhir ini diharapkan bisa memberikan
informasi tambahan atau masukan untuk Kantor Desa
Sepatan
b) Sebagai informasi bagaimana cara mengelola surat atau
berkas secara efisien menggunakan media Microsoft Access
II. Manfaat Bagi Penulis
a) Mengetahui pemanfaatan Microsoft Access agar
mempermudah mengelola surat
b) Menambah wawasan dan cara penyelesaiannya mengenai
pengelolaan surat dan penggunaan Microsoft Access