MAKALAH

RUMUS DAN FUNGSI MICROSOFT ACCESS

Disusun Oleh :
Tiara Fortuna Yusuf
Alifiah Nur Alyssah
Angela Apriani
Maya Nabila
Muh.Fatahillah Ramadhan

PROGRAM STUDI AKUNTASI

SEKOLAH TINGGI EKONOMI (STIE)
WIRA BHAKTI MAKASSAR
YAYASAN BHAKTI BUMI PERSADA
MAKASSAR
2022/2023
 KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas
segala rahmat dan penyertaan-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan penyusunan
makalah ini dengan judul ” Rumus dan Fungsi Microsoft Access ” dengan baik. Berbagai
hambatan yang Kami lewati selama penyelesaian Makalah ini, tetapi berkat Anugerah-Nya
Kami mampu melewati hambatan tersebut sehingga Makalah ini dapat terselesaikan dengan
baik
Penulisan makalah ini merupakan tugas yang diberikan oleh dosen Seminar Audit
jurusan akuntansi Sekolah tinggi ekonomi wira bhakti Di Makassar. Dalam menghadapi
berbagai hambatan penulisan makalah ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari
berbagai pihak sehingga memudahkan Kami dalam menyusun makalah ini.
Oleh karena itu kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah terlibat dalam menyelesaikan penyusunan makalah ini.
Makassar, 6 Desember 2022

Penulis
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
B. TUJUAN
C. RUMUSAN MASALAH

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Microsoft Access

B. Fungsi Microsoft Access
C. Fitur Utama Microsoft Access
D. Rumus dan Fungsi Microsoft Access
E. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Access

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil
hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office,
selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan
tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

B. TUJUAN

Memahami Rumus dan Fungsi Microsoft Access

C. RUMUSAN MASALAH

Apa Rumus Microsoft Access

Apa Fungsi Microsoft Access

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah
sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan
rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel,
dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna.
Microsoft Access sendiri memiliki tugas untuk mengelola basis data atau data base.
Data base atau basis data adalah sebuah kumpulan data yang teratur dan terstruktur. Data
base ini nanti akan diolah secara khusus untuk menjadi sebuah informasi yang menarik. Oleh
karena itu, data base memerlukan data yang dimasukkan agar bisa mengolah. Berbeda dengan
program aplikasi data base yang lain, Microsoft Access secara khusus menggunakan mesin
basis data Microsoft Jet Database Engine. Hal itu menjadikan program aplikasi ini memiliki
tampilan grafis yang intuitif yang dapat semakin memudahkan pengguna dalam
mengoperasikan.
Sebagai program aplikasi yang berbasis data, Microsoft Access dapat mengolah data
yang disimpan pada semua jenis kontainer data base, asalkan mendukung standar ODBC.
Alhasil, program aplikasi ini dipastikan dapat menyimpan data dari Microsoft Jet Database
Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan lain sebagainya. Konektivitas yang baik
dari program aplikasi ini dengan program aplikasi data base yang lain akan sangat bermanfaat
bagi para pembuat program, atau biasa disebut programer. Programer dapat memaksimalkan
aplikasi ini untuk mengembangkan aplikasi yang kompleks. Tidak hanya aplikasi kompleks,
program aplikasi ini bisa juga dimanfaatkan untuk mengembangkan aplikasi yang lebih
sederhana, mengingat semakin ke sini banyak orang yang lebih suka dengan aplikasi-aplikasi
yang sederhana dan ringan namun dengan fitur yang maksimal..
B. Fungsi Microsoft Access
Dalam urusan pengelolaan data, program aplikasi ini hampir seperti saudara lainnya
yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel. Namun, Microsoft Access diberikan kemampuan
khusus untuk lebih membantu para pelaku perusahaan, bisnis, programer, organisasi, dan lain
sebagainya.

 Dalam bidang bisnis

Microsoft Access memang diperuntukkan bagi pengguna untuk keperluan bisnis. Baik
dari bisnis kecil, menengah, hingga ke atas. Dalam usaha mengembangkan bisnis tentu saja
tidak akan lepas dari kata data base. Program aplikasi ini sangat memudahkan pekerjaan-
pekerjaan dalam bidang bisnis seperti pembuatan laporan keuangan, keuntungan, gaji untuk
karyawan, dan seterusnya. Penggunaan Microsoft Access akan sangat membantu dan
mempercepat urusan dalam bisnis dan pengembangan bisnis.
 Dalam bidang pendidikan
Tidak seperti bidang bisnis, fungsi Microsoft Access dalam bidang pendidikan dapat
dilihat dari pengoperasiaannya untuk berbagai keperluan di tingkat sekolah. Seseorang yang
biasanya bertugas untuk mengelola data base dari sekolah adalah admin sekolah. Admin
sekolah sangat bertanggung jawab terkait segala hal mengenai data sekolah, dari jadwal dari
siswa dan guru, keperluan karyawan tata usaha dan perpustakaan, hingga urusan-urusan
lainnya. Pengelolaan data yang baik akan sangat memudahkan admin sekolah untuk
membuat, mengatur, mengedit, hingga menghapus data.
 Dalam bidang perkantoran
Fungsi Microsoft Access dalam bidang perkantoran sekilas terlihat hampir mirip
dengan fungsinya di dalam bidang bisnis. Fungsi program aplikasi ini dalam bidang
perkantoran biasanya digunakan oleh seseorang dari kantor yang bertanggung jawab untuk
mengelola data base. Orang-orang yang memiliki tanggung jawab tersebut adalah sekretaris,
administrasi keuangan, dan lain sebagainya. Walaupun dalam sebuah kantor tidak semuanya
bisa mengoperasikan dan memahami fungsi kerja Microsoft Access. Namun, keahlian akan
sangat dibutuhkan dalam urusan-urusan perkantoran, dikarenakan kebutuhan kantor dalam
mengelola data base secara mudah dan cepat.
Dua manfaat yang dapat dirasakan ketika menggunakan program aplikasi ini.
1. Mengefektifkan tenaga dan mengefisiensikan waktu
2. Memudahkan pekerjaan yang memberatkan, terutama dalam pengolahan database
C. Fitur Utama Microsoft Access
Query : Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk mengubah, menampilkan, menghapus,
menganalisis data, dan lain sebagainya.
Form : Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk memeriksa, membuat, dan
memperbarui data.
Report : Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data yang
telah dibuat.
Macro : Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk menyimpan seluruh perintah yang
berkaitan dengan database yang telah dibuat dengan otomatis.
Module : Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi sebagai Tempat untuk melaksanakan
pemrograman terhadap beberapa aspek yang ada di Microsoft Access.

D. Rumus dan Fungsi Microsoft Access

MENAMBAH FIELD DENGAN RUMUS (FORMULA)

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk
menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru
TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan
mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah
ini :

Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

Catatan :
  Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar
kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.
 Anda dapat memasukkan field baru
misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA

FUNGSI LOGIKA

Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan
hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan
dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku
untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access
dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika.

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut
peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain
dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu
pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

 Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan
logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator
relasi (operator pembanding).

 Operator Relasi

Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika,
diantaranya adalah sebagai berikut :
Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat
memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara
elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan
bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

 Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan

menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND :

DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]=”AVANZA” And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL

HARGA

 Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR,

sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila
hasilnya SALAH.

Contoh Operator Logika OR :

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]=”AVANZA” Or [NAMA

MOBIL]=”JAZZ”,150000000,200000000)

 Fungsi Logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi,
yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

 Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang

mengandung beberapa perintah.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan.

Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario,

sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung

Rumusnya adalah :

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.

BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk
memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang
ditawarkan lebih dari dua.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.

Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

 Jika TOTAL HARGA >= 2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20%
dari TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15%
dari TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10%
dari TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari
TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya adalah :
DISCOUNT : Iif([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,Iif([TOTAL
HARGA]>=2000000000,0.15,
Iif([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,Iif([TOTAL
HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang
dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf
(alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta
karakter-karakter khusus.
Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“).
Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti
fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string
banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi
Left, Right dan Mid.

 Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak
karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

Contoh rumus :

LEFT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama
Mobil.

 Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan
sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

Contoh rumus :

RIGHT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama
Mobil.

 Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan
tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

Contoh rumus :

MID([NAMA MOBIL],3,1)

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari
field Nama Mobil.

KOMBINASI FUNGSI LOGIKA IF DENGAN FUNGSI STRING (LEFT, RIGHT,

MID)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk
memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF
dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)

Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

Ketentuan :

a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter

terakhir dari Kode, jika :

 Kode = D, maka Jenis Film = DVD

 Kode = V, maka Jenis Film = VCD
b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan,
diambil 1 karakter dari Kode, jika :

 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter

dari Kode, jika :

 Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010

 Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
 Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012

Rumusnya adalah sebagai berikut :

JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)=”V”,”VCD”,”DVD”)

KATEGORI FILM :
IIf(Mid([KODE],3,1)=”A”,”ACTION”,IIf(Mid([KODE],3,1)=”C”,”CARTOON”,

IIf(Mid([KODE],3,1)=”D”,”DRAMA”,”KOMEDI”)))

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)=”10″,2010,IIf(Left([KODE],2)=”11″,2011,2012))

Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :

MENGHITUNG TOTAL DALAM QUERY

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum,
Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

b. Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.

c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara
otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik
tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.

MEMBUAT KRITERIA PADA KALKULASI TOTAL

Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat
Total-nya masih aktif.

Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau
XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada

baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.
c. Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

E. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Access

Kelebihan
a. Mudah digunakan.
Program aplikasi Microsoft Access terhitung cukup mudah untuk digunakan dan tidak
membingungkan. Bagi pengguna yang ingin belajar tentang sistem data base, program
aplikasi ini akan sangat membantu dikarenakan kemudahan dalam mengoperasikannya.
Selain itu, program aplikasi ini juga menyediakan fasilitas Wizards yang akan siap sedia
memandu melalui langkah-langkah yang diinstruksikan.
b. Sistem database populer.
Program aplikasi ini adalah satu dari sekian banyak sistem database berbasis desktop yang
sangat populer di dunia.
c. Menghemat uang.
Tidak hanya sistem operasinya yang cukup mudah dan sangat membantu, biaya untuk
menggunakan Microsoft Access terhitung tidak mahal, dibandingkan sistem database lain
yang lebih besar dan lebih mahal, dengan fungsi dan fitur yang hampir sama.
d. Mudah diintegrasikan.
Sebagai produk dari Microsoft, Microsoft Access juga mendapatkan keistimewaan karena
dapat berfungsi dengan baik dalam berbagai program perangkat lunak yang berbasis
Windows.
e. Kapasitas penyimpanan
Kapasitas penyimpanan database atau basis data dari Microsoft Access dapat menyimpan
data hingga 2 GB.
f. Import data.
Microsoft Access dapat memudahkan dan mempercepat dalam aktivitas mengimport data.
Kekurangan
a. Kapasitas penyimpanan terbatas.
Apabila penyimpanan melebihi kapasitas 2 GB, maka pengguna akan mendapatkan hambatan
dalam mengelola database. Oleh karena itu, Microsoft Access ini sangat cocok digunakan
untuk bisnis kecil sampai menengah. Tetapi, apabila ingin menambah data dalam jumlah
yang besar dan berat, akan sangat disarankan untuk menggunakan program aplikasi lain,
seperti bisnis menengah ke atas.
b. Multi pengguna yang terbatas.
Batas teknis multi pengguna adalah 255 orang secara bersamaan, namun untuk batas multi
pengguna Microsoft Access yang sebenarnya adalah 10 hingga 80. (Bergantung juga jenis
aplikasinya)
c. Aplikasi berbayar.
Sebelum mengoperasikan program aplikasi Microsoft Access, hal yang perlu dilakukan
adalah membelinya terlebih dahulu karena program ini satu paket dengan Microsoft Office.

Bab III
Kesimpulan
Microsoft Access adalah program aplikasi pengelola database yang bisa digunakan untuk
merancang, membuat, dan mengolah berbagai jenis data. Sebagai aplikasi pengolah data
terpopuler saat ini, program aplikasi ini biasa digunakan pada perusahaan bisnis, pendidikan,
kantor, bahkan programer. Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari aplikasi ini,
yaitu memberikan efektivitas kerja dan efisiensi waktu dalam menganalisa data untuk
pembuatan data laporan. Hal itu biasa dilakukan pada urusan menghitung jadwal karyawan,
data keuangan perusahaan, data pelanggan, dan masih banyak lagi.
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.gramedia.com/literasi/microsoft-access/#A_Pengertian_Microsoft_Access
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access
https://potretsukasuka.wordpress.com/2015/10/11/rumus-dan-fungsi-microsoft-access/