CORRECTIVE ACTION AND PREVENTIVE ACTION

SEHUBUNGAN DENGAN HASIL PEMERIKSAAN BALAI POM TANGGAL 4 JULI 2018

TERHADAP APOTEK AUDY FARMA

NO ASPEK TINGKAT TEMUAN DAN PENYEBAB CORRECTIVE PREVENTIVE TIME LINE PIC (Person STATUS BUKTI
DETAIL KEKRITISAN OBSERVASI ACTION ACTION In Charge) PERBAIKAN
1 Apakah K -Apoteker Pengelola Apoteker lalai Segera mengurus Apoteker pengganti 1 Agustus APA Close Tanda Bukti
apotek Apotek telah dalam dan melengkapi harus meningkatkan 2018 penyerahan
memiliki izin mengundurkan diri pengurusan izin berkas inisiatif dan rasa berkas ke PTSP
yang yang sejak Maret 2018, izin apotek permohonan izin tanggung jawab. (lampiran 1)
masih apotek sedang dalam apotek
berlaku? pengurusan.

-Memiliki surat
keterangan Apoteker
pengganti yang
dikeluarkan oleh Dinas
Kesehatan Kota Batam

-Apoteker pengganti
yang ditunjuk adalah
Amelia Eriska, S.Farm,
Apt
2 -Apakah K - Ditemukan surat -Mengabaikan -Tidak akan -Mengikuti aturan 1 Agustus APA/ Close -SOP Pengadaan
apotek sudah pesanan yang ditujukan batas waktu melakukan pengadaan dan 2018 AA dan Penerimaan
melakukan ke PBF yang berlakunya Surat pemesanan penerimaan sediaan Sediaan Farmasi
pengadaan ditandatangani oleh keterangan sediaan farmasi farmasi yang baik dan dan Alat
sediaan Apoteker Pengganti. Apoteker sebelum izin benar Kesehatan
farmasi Pengganti, apotek (SIA) dan (lampiran 2)
dengan - Ditemukan faktur dari SIPA diterbitkan - Membuat SOP
benar? PBF PT. Great Batam -Tidak oleh instansi yang pengadaan dan
Global tanggal 20 Juni menggunakan berwenang penerimaan sediaan -SOP
-Apakah 2018, tidak ada surat surat pesanan farmasi Pencatatan dan
apotek sudah pesanan. dalam pengadaan -Memperbaiki Pelaporan
melakukan obat sistem - Membuat SOP Sediaan Farmasi
pencatatan pencatatan dan Pencatatan dan (lampiran 3)
 dan pelaporan pelaporan Pelaporan Sediaan
sediaan - Kelalaian Tenaga sediaan farmasi di Farmasi
farmasi sesuai Kefarmasian apotek dengan
-Tidak dilakukan
dengan dalam melakukan cara: -Menerapkan SOP
pencatatan mutasi obat
aturan pencatatan dan 1. melakukan Pencatatan dan
baik manual ataupun
Permenkes? pelaporan stock opname Pelaporan Sediaan
elektronik
sediaan farmasi agar sediaan farmasi yang telah
farmasi yang ada dibuat
sesuai jumlahnya
2. memperbaiki
kartu stock dan
mengisinya sesuai
hasil stock
opname

PEMERIKSAAN BALAI POM TANGGAL 1 NOVEMBER 2017 TERHADAP APOTEK AUDY FARMA

NO ASPEK DETAIL TINGKAT TEMUAN DAN PENYEBAB CORRECTIVE PREVENTIVE TIMELINE PIC STATUS BUKTI
KEKRITISAN OBSERVASI ACTION ACTION PERBAIKAN
1 Apakah M Vaksin/CCP disimpan -Sarana apotek -Menyimpan -Membuat SOP 1 Agustus APA/ Close -SOP
penyimpanan pada tempat yang tidak tidak lengkap vaksin/CCP sesuai penyimpanan sediaan 2018 AA Penyimpanan
vaksin/CCP sesuai dengan -Tidak dengan farmasi Vaksin/CCP
sesuai dengan persyaratan memperhatikan persyaratan - Memperhatikan (lampiran 4)
syarat penandaan, tidak aturan penandaan aturan penyimpanan -Monitoring
penandaan dilengkapi termometer penyimpanan -Melengkapi sediaan farmasi Pencatatan
dan tidak dilakukan vaksin/CCP sarana apotek Suhu
pencatatan monitoring berupa (lampiran 5)
suhu minimal dua kali termometer
sehari hygrometer
-Melakukan
pencatatan
monitoring suhu
minimal dua kali
sehari
2 Apakah apotek M Setiap penyaluran obat -Mengabaikan -Tidak melayani - Membuat SOP 1 Agustus APA/ -SOP Pelayanan
sudah keras (diluar DOWA) aturan obat keras diluar Pelayanan Sediaan 2018 AA Sediaan Farmasi
melakukan tidak berdasarkan resep penyaluran obat DOWA tanpa Farmasi dan Alat dan Alat
penyaluran yang sah keras diluar resep dokter Kesehatan Tanpa Kesehatan
sediaan farmasi DOWA -Untuk penyakit Resep Tanpa Resep
dengan benar? degeneratif, (lampiran 6)
 apotek dapat
melayani pasien -Dokumen KIE
tanpa resep (lampiran 7,8)
dengan
memberikan obat
dalam jumlah
terbatas disertai
dengan KIE

3 Apakah apotek M Perencanaan dan -Tidak -Melaporkan -Membuat SOP 1 Agustus APA SOP
sudah pelaksanaan memperhatikan perencanaan dan Perencanaan dan 2018 Penanganan
melakukan pemusnahan tidak aturan dalam pelaksanaan Pelaksanaan dan
perenca- dilaporkan kepada pemusnahan pemusnahan Pemusnahan Obat Pelaksanaan
naan dan instansi pemerintah sediaan farmasi kepada instansi Rusak dan Kadaluarsa Pemusnahan
pelaksa- yang berwenang yang berwenang Sediaan Farmasi
naan -pemusna dengan melampirkan dengan (Obat rusak dan
han sediaan Berita Acara melampirkan kadaluarsa)
farmasi dengan Pelaksanaan berita acara (lampiran 9)
benar? Pemusnahan pelaksanaan
pemusnahan
Lampiran 1
Lampiran 2

APOTEK AUDY FARMA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL No. A-1

PENGADAAN DAN PENERIMAAN SEDIAAN Tanggal Berlaku
FARMASI DAN ALAT KESEHATAN 31 Juli 2018

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengadaan dan penerimaan
sedian farmasi dan alat kesehatan sehingga mendapatkan jumlah dan jenis ketersediaan
sediaan farmasi dan alat kesehatan di sarana pelayanan kefarmasian

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Penanggungjawab Apotek

3. PROSEDUR
Pengadaan
3.1 Sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diadakan harus telah memiliki izin edar atau
nomor registrasi
3.2 Mencatat sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sisa persediaannya sudah sampai
jumlah persediaan pada titik pesan
3.3 Dalam menetapkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan selalu dengan
pertimabangan penggunaan obat, harga dan ketersediaan anggaran atau dengan
menggunakan analisa pareto.
3.4 Membuat Surat Pesanan minimal 2 (dua) rangkap kepada masing-masing distributor
resmi dengan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan didasarkan pada data
perencanaan yang telah dibuat.
3.5 Surat pesanan harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek
3.6 Untuk pesanan Narkotika menggunakan form khusus Surat Pesanan Narkotika

Penerimaan
3.7 Memeriksa legalitas faktur dan surat jalan. Antara lain mencakup: identitas apotek
pemesan dan identitas distributor
3.8 Mencocokkan faktur dengan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima.
Mencakup kesesuaian nama sediaan farmasi dan alat kesehatan, jumlah, kebenaran
harga, keutuhan kemasan, kebenaran label, tanggal kadaluarsa. Apabila sudah sesuai,
baru disimpan.
3.9 Memberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan sediaan farmasi dan alat kesehatan
3.10 Menginformasikan kepada distributor apabila terjadi ketidaksesuaian agar dilakukan
perbaikan
3.11 Mencatat jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan alat
kesehatan

Dilaksanakan oleh Diperiksa oleh

Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

Lampiran 3

APOTEK AUDY FARMA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL No. A-2

PENCATATAN DAN PELAPORAN SEDIAAN Tanggal Berlaku
FARMASI 31 Juli 2018

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan dalam pencatatan dan pelaporan
sediaan farmasi dan alat kesehatan di apotek

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Penanggungjawab Apotek

3. PROSEDUR
- Pencatatan dilakukan pada setiap pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan
- Untuk pengadaan dilakukan pencatatan berupa surat pesanan dan faktur, kartu stock
untuk penyimpanan, nota atau struk penjualan untk penyerahan.
- Mengisi kartu stock setiap penambahan dan pengambilan sediaan farmasi
- Menjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran sediaan farmasi dan alat
kesehatan pada kartu stock dan memberi garis dengan warna merah dibawah jumlah
penerimaan dan pengeluaran dan dibubuhi paraf petugas setiap akhir bulan.
- Pelaporan Narkotika dan Psikotropika dilakukan setiap bulan pada SIPNAP Kemenkes

Dilaksanakan oleh Diperiksa oleh

Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

Lampiran 4

APOTEK AUDY FARMA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL No. A-4

PENYIMPANAN VAKSIN/CCP (Cold Chain Product) Tanggal Berlaku
31 Juli 2018

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan peyimpanan sediaan farmasi berupa
vaksin atau Cold Chain Product (CCP) untuk memastikan terjaganya stabilitas sediaan.

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Penanggungjawab Apotek

3. PROSEDUR
- Penyimpanan vaksin/CCP di dalam lemari pendingin disesuaikan berdasarkan
penandaan suhu penyimpanan masing-masing sediaan
- Suhu lemari pendingin di monitor menggunakan termometer hygrometer yang telah
dikalibrasi
- Melakukan pencatatan monitoring suhu lemari pendingin minimal dua kali sehari

Dilaksanakan oleh Diperiksa oleh

Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

Lampiran 5

MONITORING SUHU LEMARI PENDINGIN

Bulan/Tahun:

Tgl/Suhu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Jam

Petugas

Paraf
Lampiran 6

APOTEK AUDY FARMA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL No. A-5

PELAYANAN SEDIAAN FARMASI DAN ALAT Tanggal Berlaku
KESEHATAN TANPA RESEP 31 Juli 2018

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan kegiatan pelayanan obat kepada pasien yang ingin
melakukan swamedikasi

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Penanggung Jawab Apotek

3. PROSEDUR
3.1 Mendengarkan keluhan dan atau permintaan obat dari pasien
3.2 Menggali informasi dari pasien meliputi antara lain:
- Untuk siapa obat tersebut
- Tempat timbulnya gejala penyakit
- Seperti apa rasanya gejala penyakit
- Kapan mulai timbul gejala dan apa yang menjadi pencetusnya
- Sudah berapa lama gejala dirasakan
- Ada tidaknya gejala penyerta
- Pengobatan yang sebelumnya telah dilakukan
- Obat lain yang dikonsumsi untuk pengobatan penyakit lainnya
- Informasi lain sesuai kebutuhan
3.3 Buatlah keputusan professional: merujuk ke dokter, atau memberikan terapi obat, dsb.
3.4 Memilihkan obat sesuai kerasionalan dan kemampuan ekonomi pasien dengan
menggunakan obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek
3.5 Memberikan informasi tentang obat yang diberikan kepada pasien meliputi: nama obat,
tujuan pengobatan, cara pakai, lamanya pengobatan, efek samping yang mungkin timbul,
cara penyimpanan, serta hal-hal lain yang harus dilakukan maupun yang harus dihindari
oleh pasien untuk menunjang pengobatan. Bila sakit berlanjut/lebih dari 3 hari, supaya
menghubungi dokter. Atau menghubungi apoteker apabila ada keluhan selama
penggunaan obat.
3.6 Melayani obat untuk pasien, setelah pasien memahami hal-hal yang diinformasikan
3.7 Mendokumentasikan data pelayanan swamedikasi yang telah dilakukan pada PMR, bial
diperlukan
3.8 Menjaga kerahasiaan data pasien

Dilaksanakan Oleh Diperiksa Oleh

Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab

Lampiran 7

DOKUMENTASI PELAYANAN INFORMASI OBAT

No. …..... Tanggal : …………………………….. Waktu : …… Metode :

Lisan/Tertulis/Telepon )*
1. Identitas Penanya

Nama ………………………………………………….. No. Telp.

…………………………………
Status : Pasien / Keluarga Pasien / Petugas Kesehatan
(………………………………………..)*
2. Data Pasien

Umur : …….tahun; Tinggi : ….... cm; Berat : ………kg; Jenis kelamin : Laki-
laki/Perempuan )*
Kehamilan : Ya (……minggu)/Tidak )* Menyusui : Ya/Tidak )*
3. Pertanyaan

Uraian Pertanyaan :
………………………………………………………………………………………………………
…
………………………………………………………………………………………………………
…
………………………………………………………………………………………………………
…
Jenis Pertanyaan:
-Identifikasi Obat -Stabilitas -Farmakokinetika
-Interaksi Obat -Dosis -Farmakodinamika
-Harga Obat -Keracunan -Ketersediaan Obat
-Kontra Indikasi -Efek Samping Obat -Lain-lain
-Cara Pemakaian -Penggunaan Terapeutik
4. Jawaban

……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
5. Referensi

……………………………………………………………………………………………..
6. Penyampaian Jawaban : Segera/Dalam 24 jam/Lebih dari 24 jam )*
Apoteker yang menjawab :
…………………………………………………………………………
Tanggal : ……………………………… Waktu : ………………………………….
Metode Jawaban : Lisan/Tertulis/Telepon )*
Lampiran 8

DOKUMENTASI KONSELING

Nama Pasien :
Jenis kelamin :
Tanggal Lahir :
Alamat :
Tanggal Konseling :
Nama Dokter :
Diagnosa :
Nama obat, dosis, :
dan cara pemakaian
Riwayat Alergi :
Keluhan :
Pasien pernah : Ya/Tidak
datang konseling
sebelumnya
Tindak lanjut

Pasien Apoteker
Lampiran 9

APOTEK AUDY FARMA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL No. A-6

PEMUSNAHAN SEDIAAN FARMASI DAN ALAT Tanggal Berlaku
KESEHATAN 31 Juli 2018

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan pemusnahan sediaan farmasi dan lat
kesehatan

2. PENANGGUNG JAWAB
Apoteker Penanggungjawab Apotek

3. PROSEDUR
3.1 Melakukan inventarisasi sediaan farmasi dan alat kesehatan yang akan dimusnahkan
3.2 Menyiapkan administrasi (berupa laporan dan Berita Acara Pemusnahan Sediaan farmasi
dan alat kesehatan).
3.3 Menetapkan jadwal, metoda dan tempat pemusnahan.
3.4 Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
3.5 Membuat laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatanyang sekurang-
kurangnya memuat:
- Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi
- Nama dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan yang dimusnahkan
- Nama Apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan
- Nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan
3.6 Membuat laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang ditanda tangani
oleh Apoteker dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan (Berita Acara terlampir)

Dilaksanakan oleh Diperiksa oleh

Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Apoteker Penanggung Jawab