Nama : Alexander William Wijaya Oei

Nim : 10211009
Mata Kuliah : Desain Proses Bisnis Kelas A

Bab VI
Qualitative Analysis

Pada bab ini, akan berisi perkenalan seperangkat prinsip dan teknik
yang dipilih untuk analisis proses kualitatif. Pertama yaitu teknik yang
bertujuan mengidentifikasi langkah-langkah proses yang tidak perlu
(analisis nilai tambah). Kedua yaitu teknik untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan masalah dalam suatu proses dari berbagai perspektif
dan untuk menganalisis akar penyebab masalah.. Ketika belajar melukis,
Anda belajar bagaimana memegang kuas, bagaimana menghasilkan
berbagai jenis sapuan kuas, bagaimana mencampurkan warna, dll. Sisa
seni lukis terserah Anda untuk mempelajarinya melalui latihan, ketajaman
dan critical self-assessment.

6. 1 Value-Added Analysis (Analisis Nilai Tambah)

Analisis nilai tambah adalah Teknik mengidentifikasi
Langkah-langkah yang tidak perlu dalam suatu proses. Dalam konteks ini,
Langkah mungkin merupakan tugas dalam proses atau bagian dari sebuah
tugas. Sering terjadi bahwa satu tugas melibatkan beberapa Langkah.
Misalnya memeriksa invoice mungkin melibatkan Langkah-langkah berikut
:
1. Ambil PO yang sesuai dengan faktur.
2. Periksa apakah jumlah dalam faktur dan yang ada di PO bertepatan.
3. Periksa apakah produk atau layanan yang dirujuk dalam PO telah
dikirimkan.
4. Periksa apakah nama pemasok dan detail perbankan dalam faktur
bertepatan dengan yang tercatat dalam sistem manajemen pemasok.

Singkatnya, analisis nilai tambah terdiri dari emmecah setiap tugas

dalam proses menjadi langkah-langkah, seperti Langkah persiapan,
langkah eksekusi, dan langkah handoff. Kemudian diklasifikasikan setiap
Langkah ke dalam salah satu dari tiga kategori yaitu :
1. Value Adding (VA)
Ini adalah Langkah-langkah yang menghasilkan nilai atau kepuasan
bagi pelanggan. Saat menentukan apakah suatu langkah adalah VA atau
tidak.
2. Business Value Adding (BVA)
Langkah ini diperlukan atau berguna untuk bisnis agar berjalan
lancer, untuk mengumpulkan pendapatan, atau diperlukan karena
peraturan lingkungan bisnis.
3. Non-Value Adding (NVA)
Langkah ini tidak termasuk dalam salah satu dari dua kategori
lainnya.

6.1.1. Klasifikasi Nilai

Analisis nilai tambah adalah teknik yang bertujuan untuk
mengidentifikasi langkah-langkah yang sekiranya tidak perlu dalam proses
untuk menghilangkannya. Dalam konteks ini, sebuah langkah mungkin bisa
menjadi proses dalam sebuah proses besar, atau bagian dari proses, atau
penyerahan antara dua proses. Misalnya, jika proses "Pemeriksaan
pesanan dari sebuah pembelian" diakhiri dengan Pesanan dikirim melalui
surat internal ke supervisor, dan tugas berikutnya "Setujui pesanan "
dimulai saat supervisor menerima dan memeriksa pesanan, maka kita
dapat katakan bahwa pemrosesan pesanan melalui surat internal adalah
sebuah langkah — langkah yang mungkin tidak perlu (tidak menambah
nilai) dalam konteks ini. Seringkali satu proses melibatkan beberapa
langkah. Misalnya, proses "Pemeriksaan faktur" mungkin melibatkan
langkah- langkah berikut:
1. Pengambilan pesanan yang sesuai dengan faktur.
2. Periksa apakah jumlah dalam faktur dan yang ada di pesanan sama.
3. Periksa apakah produk atau layanan yang dirujuk dalam pesanan
telah dikirimkan.
4. Periksa apakah nama pemasok dan detail perbankan di faktur sama
dengan yang tercatat di Sistem Manajemen Pemasok.
 Beberapa langkah tidak secara langsung menambah nilai bagi
pelanggan tetapi diperlukan untuk bisnis. Perhatikan kembali contoh
proses memperbaiki mesin cuci. Bayangkan bahwa proses ini mencakup
langkah “Rekam cacat” di mana teknisi memasukkan data tentang mesin
cuci dan penjelasan tentang cacat yang ditemukan di mesin cuci ke dalam
sistem informasi. Langkah ini tidak memberikan nilai tambah bagi
pelanggan. Pelanggan menginginkan mesin tersebut diperbaiki dan tidak
mendapatkan nilai karena cacat pada mesin mereka dicatat dalam sistem
informasi perusahaan perbaikan. Namun, pencatatan cacat dan
penyelesaiannya membantu perusahaan membangun basis pengetahuan
tentang cacat khas dan penyelesaiannya. Basis pengetahuan ini sangat
berharga ketika teknisi baru direkrut di perusahaan, karena mereka dapat
belajar dari pengetahuan yang telah dicatat oleh teknisi yang lebih
berpengalaman.
6.1.2 Penghapusan Proses Pemborosan
Setelah mengidentifikasi dan mengklasifikasikan langkah-langkah
proses seperti yang dibahas di atas, kemudian dapat dilanjut untuk
menentukan bagaimana cara menghilangkan proses pemborosan. Aturan
umumnya adalah bahwa kita harus berusaha untuk meminimalisir atau
menghilangkan langkah-langkah NVA (No Value Added). Beberapa
langkah NVA dapat dihilangkan dengan otomatisasi.
Kasus serah terima misalnya, yang dapat dihilangkan dengan
membuat sistem informasi yang memungkinkan semua pemangku
kepentingan mengetahui apa yang perlu mereka lakukan untuk
mengajukan permintaan sewa. Ketika tenaga ahli lapangan mengirimkan
permintaan sewa melalui sistem informasi ini, permintaan tersebut secara
otomatis akan muncul di daftar tugas petugas.
Demikian pula, saat petugas mencatat pemasok dan peralatan yang
direkomendasikan, teknisi pekerjaan akan diberi tahu dan diarahkan ke
permintaan tersebut. Bentuk otomatisasi ini membuat langkah-langkah
NVA ini transparan bagi para pelakunya. Meskipun langkah-langkah
penghapusan NVA umumnya dianggap sebagai tujuan yang diinginkan,
penghapusan langkah- langkah BVA (Business Value Added) harus
dianggap sebagai trade-off karena langkah-langkah BVA berperan dalam
bisnis. Sebelum menghilangkan langkah- langkah BVA, seseorang harus
terlebih dahulu memetakan langkah-langkah BVA ke tujuan bisnis dan
persyaratan bisnis, seperti peraturan yang harus dipatuhi oleh perusahaan
dan risiko yang ingin diminimalkan oleh perusahaan. Mengingat pemetaan
antara langkah-langkah BVA di satu sisi dan tujuan dan persyaratan bisnis
di sisi lain, pertanyaannya kemudian menjadi sebagai berikut: Berapa
jumlah pekerjaan minimum yang diperlukan untuk melakukan proses demi
kepuasan pelanggan, sambil memenuhi tujuan dan persyaratan yang
terkait dengan langkah-langkah BVA dalam prosesnya? Jawaban atas
pertanyaan ini adalah titik awal untuk mendesain ulang proses.
6.1.3 Analisis Akar Penyebab
Saat menganalisis proses bisnis, perlu diingat bahwa "bahkan proses
yang baik dapat dibuat lebih baik". Pengalaman menunjukkan bahwa
setiap proses bisnis yang penting, tidak peduli berapa banyak perbaikan
yang telah dilakukan, akan mengalami sejumlah masalah. Selalu ada
kesalahan, kesalahpahaman, insiden, langkah yang tidak perlu dan bentuk
pemborosan lainnya saat proses bisnis dilakukan sehari-hari.
Bagian dari tugas analis proses adalah untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan masalah yang mengganggu proses. Untuk tujuan ini,
seorang analis biasanya akan mengumpulkan data dari berbagai sumber
dan akan mewawancarai beberapa pemangku kepentingan, terutama
peserta proses tetapi juga pemilik proses dan manajer unit organisasi yang
terlibat dalam proses tersebut. Setiap pemangku kepentingan memiliki
pandangan yang berbeda tentang proses dan secara alami akan memiliki
kecenderungan untuk mengangkat masalah

6.2 Waste Analysis

Waste analysis dapat dilihat sebagai kebalikan dari analisis nilai
tambah. Dalam nilai tambah analisis kita melihat proses dari sudut positif.
Kami mencoba mengidentifikasi nilai menambahkan langkah-langkah, dan
kemudian kami mengklasifikasikan Langkah-langkah yang tersisa ke dalam
penambahan nilai bisnis dan non-value adding. Waste analysis ini dapat
ditelusuri ke Langkah-langkah tertentu dalam prosesnya, tetapi yang lain,
seperti yang akan kita lihat, tersembunyi di antara Langkah- langkah atau
kadang-kadang sepanjang proses.
Waste analysis adalah salah satu Teknik dari Sistem Produksi Toyota
dikembangkan oleh Taiichi Ohno dan rekan-rekannya pada 1970-an. Ohno
dan rekan- rekannya dating dengan klasifikasi waste menjadi 7 jenis, dan
dikelompokkan menjadi tiga tingkat kategori untuk membuatnya lebih
mudah diingat :
1. Bergerak (Move)
Waste yang berhubungan dengan Gerakan. Kategori ini mencakup
dua jenis waste yaitu transportasi dan Gerakan.
2. Tahan (Hold)
Waste yang timbul dari memegang sesuatu. Kategori ini mencakup
dua jenis waste yaitu inventaris dan menunggu.
3. Berlebihan (Overdo)
Pemborosan yang timbul dari melakukan lebih dari yang diperlukan
untuk memberikan nilai bagi pelanggan atau bisnis. Kategori ini mencakup
tiga jenis waste yaitu cacat, pemrosesan lebih, dan kelebihan produksi.
6.2.1 Diagram Cause-Effect
Diagram cause-effect menggambarkan hubungan antara efek negatif
yang diberikan dan penyebabnya. Dalam konteks analisis proses, efek
negatif biasanya berupa masalah yang berulang atau tingkat kinerja proses
yang tidak diinginkan. Penyebab dapat dibagi menjadi faktor penyebab dan
penyebab.
Sebuah kategorisasi yang terkenal untuk menganalisis sebab-akibat
adalah 6M yang dijelaskan di bawah ini :
1. Mesin (teknologi) —faktor yang berkaitan dengan teknologi yang
digunakan, seperti misalnya kegagalan perangkat lunak, kegagalan
jaringan, atau kerusakan sistem yang mungkin terjadi pada sistem
informasi yang mendukung proses bisnis.
2. Metode (proses) —faktor yang berasal dari cara proses didefinisikan
atau dipahami atau cara proses itu dilakukan. Contohnya adalah
ketika proses tertentu peserta A berpikir bahwa peserta B akan
mengirim email ke pelanggan, tetapi peserta B tidak mengirimkannya
karena mereka tidak sadar bahwa mereka harus mengirimkannya.
3. Material — faktor-faktor yang bersumber dari bahan mentah, bahan
habis pakai atau data yang diperlukan sebagai masukan oleh
aktivitas dalam proses, seperti misalnya data yang salah yang
 menyebabkan pengambilan keputusan yang salah selama
pelaksanaan suatu proses. Perbedaan antara bahan mentah, bahan
habis pakai, dan data memberikan kemungkinan subkategorisasi
faktor- faktor ini.
4. Orang — faktor yang terkait dengan penilaian yang salah atau
langkah yang dilakukan secara tidak tepat, seperti misalnya
penangan klaim yang menerima klaim meskipun data dalam klaim
dan aturan yang digunakan untuk menilai klaim mengharuskan klaim
tersebut ditolak.

Pengukuran — faktor yang terkait dengan pengukuran atau

penghitungan yang dilakukan selama proses. Dalam konteks klaim
asuransi, salah satu contoh faktor tersebut adalah jumlah yang harus
dibayarkan kepada pelanggan salah perhitungan karena estimasi kerugian
yang diklaim tidak akurat.
Lingkungan — faktor yang berasal dari lingkungan tempat proses
dijalankan, seperti misalnya faktor yang berasal dari pelanggan, pemasok,
atau pelaku eksternal lainnya. Di sini, aktor asal adalah subkategorisasi
yang mungkin. Umumnya, faktor lingkungan berada di luar kendali peserta
proses, pemilik proses, dan manajer perusahaan lainnya.
Kategori di atas berguna tidak hanya sebagai panduan untuk
melakukan brainstorming selama analisis akar penyebab, tetapi juga
sebagai dasar untuk mendokumentasikan akar penyebab dalam bentuk
diagram sebab-akibat.
6.2.2 Why-Why Diagram
Diagram why-why adalah teknik untuk menyusun sesi curah
pendapat (misalnya workshop) untuk analisis akar penyebab. Sesi seperti
itu akan dimulai dengan sebuah masalah.
Langkah pertama adalah memberi nama pada masalah yang
disepakati oleh para pemangku kepentingan. Kadang-kadang ditemukan
bahwa tidak ada satu masalah, tetapi beberapa masalah, dalam hal ini
masalah tersebut harus dianalisis secara terpisah. Setelah masalah
diidentifikasi dan nama telah disepakati, ini menjadi akar pohon. Kemudian
di setiap tingkat pertanyaan berikut diajukan: "Mengapa masalah ini
terjadi?" dan "Apa sub-masalah utama yang dapat menyebabkan masalah
ini?". Faktor-faktor yang memungkinkan kemudian diidentifikasi.
Masing-masing faktor ini kemudian dianalisis menggunakan
pertanyaan yang sama.
Template sederhana untuk diagram why-why diberikan pada Gambar
dibawah. Cara alternatif untuk menyajikan informasi dalam diagram
semacam itu adalah dengan menggunakan daftar poin-poin bersarang.
6.3 Stakeholder Analysis and Issue Documentation
Bagian dari tugas analisis proses adalah mengidentifikasi dan
mendokumentasikan masalah yang mempengaruhi kinerja suatu proses.
Untuk tujuan ini, seorang analis biasanya akan mengumpulkan data dari
berbagai sumber dan akan mewawancarai beberapa stakeholder, terutama
peserta proses tetapi juga pemilik proses dari manajer organisasi unit yang
terlibat dalam proses. Setiap stakeholder memiliki pandangan yang
berbeda tentang prosesnya dan secara alami akan memiliki
kecenderungan untuk mengangkat masalah dari sudut pandangnya sendiri.
Di bawah ini, berikut tiga Teknik pelengkap untuk mengumpulkan,
mendokumentasikan, dan menganalisis masalah dalam suatu proses :
1. Stakeholder analysis, yang memungkinkan kita untuk mengumpulkan
masalah dari komplementer perspektif.
2. Issue register, memungkinkan kita untuk mendokumentasikan
masalah secara terstruktur.
Issue Register melengkapi hasil analisis akar masalah dengan
memberikan analisis yang lebih rinci tentang masalah individu dan
dampaknya. Tujuan dari daftar masalah adalah untuk menentukan
bagaimana dan sejauh mana setiap masalah berdampak pada
kinerja proses.
3. Pareto analysis dan PICK charts, yang memungkinkan kita untuk
melihat subset masalah untuk analisis dan desain ulang lebih lanjut.
Penilaian dampak yang dilakukan sambil menyusun daftar masalah
dapat menjadi masukan untuk analisis Pareto. Tujuan dari analisis
Pareto adalah untuk mengidentifikasi masalah mana atau faktor
penyebab mana dari suatu masalah yang harus diprioritaskan.
Analisis pareto bertumpu pada prinsip bahwa sejumlah kecil faktor
 bertanggung jawab atas bagian terbesar dari efek tertentu. Dengan
kata lain:
a. Sebagian kecil masalah dalam daftar masalah kemungkinan
besar bertanggung jawab atas bagian dampak terbesar.
b. Untuk masalah tertentu, sebagian kecil faktor di balik masalah
ini kemungkinan besar bertanggung jawab untuk bagian
terbesar dari kejadian masalah ini.

6.4 Root Cause Analysis

Analisis akar penyebab adalah teknik yang membentuk analis untuk
mengidentifikasi dan memahami akar penyebab masalah atau peristiwa
yang tidak diinginkan. Analisi akar penyebab tidak terbatas pada analisis
proses bisnis. Faktanya, analisis akar penyebab umum digunakan dalam
konteks analisis kecelakaan atau insiden serta dalam proses manufaktur
dimana digunakan untuk memahami akar penyebab cacat pada suatu
produk. Secara umum metode ini termasuk pedoman untuk mewawancarai
dan melakukan lokakarya dengan stakeholder terkait, serta Teknik untuk
mengatur dan mendokumentasikan ide-ide yang dihasilkan selama
wawancara atau lokakarya ini. Berikut beberapa Teknik diantaranya :
1. Cause-and-effect diagrams
Diagram sebab-akibat menggambarkan hubungan antara efek negatif
yang diberikan dan potensi penyebabnya. Dalam konteks analisis proses,
efek negatif biasanya baik masalah berulang atau tingkat kinerja proses
yang diinginkan.
2. Why-why diagrams
Why-why diagram (juga dikenal sebagai diagram pohon) merupakan
Teknik lain untuk menganalisis penyebab efek negative, seperti masalah
dalam proses bisnis.

6.5 Recap
Dalam bab ini, telah dijelaskan pilihan Teknik untuk analisis kualitatif
proses bisnis. Teknik pertama yaitu, analisis nilai tambah memungkinkan
kita untuk mengidentifikasi Langkah-langkah dalam proses yang tidak
memberikan nilai kepada pelanggan atau kepada bisnis. Kemudia terdapat
Teknik pelengkap yang memungkinkan kita untuk mengidentifikasi berbagai
jenis waste. Kedua Teknik ini memungkinakn kita untuk mengidentifikasi
potensi inefisiensi dalam prosesnya.
Selanjutnya ada Teknik untuk mengumpulkan masalah dari berbagai
perspektif, yaitu analisis stakeholder, serta template untuk
mendokumentasikan masalah ini dalam sebuah daftar masalah. Tujuan
dari issue register adalah untuk mendokumentasikan masalah dengan cara
resmi terstruktur dan untuk menganalisis dampaknya terhadap bisnis baik
dari kualitatif dan sudut kuantitatif. Secara khusus issue register
menyediakan titik awal untuk membuat bagan Pareto dan bagan PICK –
dua Teknik visualisasi yang menyediakan pandangan mata burung tentang
serangkaian masalah. Grafik ini membantu analisis untuk memusatkan
perhatian mereka pada masalah yang menawarkan hasil tertinggi (dalam
kasus grafik Pareto) atau tradeoff terbaik antara payoff dan kesulitan
(dalam kasus grafik PICK).
Terakhir, ada dua Teknik untuk mengungkap penyebab dibalik
masalah tertentu yaitu analisis sebab-akibat dan why-why analysis.
Sedangkan analisis sebab-akibat berfokus pada pengklasifikasian
factor-faktor yang mendasari terjadinya suatu masalah. Analisis why-why
berfokus pada identifikasi hubungan sebab-akibat rekursif antara
factor-faktor ini.