PENYIMPANAN REKAM MEDIK

No. Dokumen : 445 / 190 / IV.03 / ADMEN / 2020

Kabupaten No. Revisi :0 UPTD.
Lampung Puskesmas
Selatan Tanggal Terbit : 01 April 2020 Way Urang
Jumlah Halaman :2

Ditetapkan Oleh:
Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang,

SOP
SAIFUL ANWAR, SKM., M.Kes.
NIP. 19680314 198903 1 011

1. Pengertian tes serologi yang digunakan untuk mengecek keberadaan antibodi IgM
dan IgG chikungunya.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pemeriksaan

Chikungunya.

3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang

Nomor : 445/ /IV.03/2020 tentang Jenis-Jenis Pemeriksaan
Laboratorium yang Tersedia..

4. Referensi 1.Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2019 tentang Puskesmas;
2.Buku Petunjuk Praktikum Imunologi Serologi, Poltekkes Kemenkes
Tanka 2004.

5. Alat dan Bahan Alat dan Bahan

1. RDT Chikungunya IgM/IgG
2. Assay diluent
3. Lanset
4. Kapas alkohol
5. Standar Ezi tube (10 µL)
6. Tissue

6. Prosedur/ 1. Petugas menyiapkan alat dan bahan pemeriksaan chikungunya

Langkah-langkah
IgG/IgM.
2. Petugas mengusap ujung jari pasien dengan kapas alkohol.
3. Petugas menusuk ujung jari pasien dengan lanset.
4. Petugas mengusap darah pertama yang keluar dengan tissu.
5. Petugas mengambil darah berikutnya sebanyak 10 µl ke dalam
sumur sampel Kaset RDT Chikungunya.
 6. Petugas meneteskan assay diluents sebanyak 3 tetes (90 µL) ke
dalam sumur pengencer uji kaset RDT Chikungunya.
7. Petugas menunggu hasil pemeriksaan HIV selama 15-20 menit .
8. Petugas mencatat hasil pemeriksaan ke dalam buku register dan
form hasil pemeriksaan laboratorium.

Interpretasi Hasil :
1. Negatif : Bila terdapat satu garis merah (pada bagian kontrol/ C)
pada test strips.
2. IgG Positif : Bila terdapat dua garis merah (pada bagian kontrol/ C
dan salah satu bagian tes/ T IgG) pada test strips.
3. IgM Positif : Bila terdapat dua garis merah (pada bagian kontrol/ C
dan salah satu bagian tes/ T IgM) pada test strips.
4. Invalid : Bila tidak terdapat garis pada bagian kontrol/C pada
strips.

Gambar interpretasi hasil tes

7. Diagram Alir ........................................... .

8. Hal-hal yang perlu 1.

diperhatikan
9. Unit terkait Poli Umum, PAL, Gigi, KIA .

10. Dokumen terkait 1. Buku Register Pemeriksaan Laboratorium

2. Formulir  hasil pemeriksaan laboratorium.

11. Rekaman historis Tanggal Mulai

No Yang diubah Isi Perubahan
Diberlakukan
1. Pengetikan
a. Ukuran dan jenis kertas
Kertas yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.) Kertas yang digunakan untuk tata naskah adalah HVS 70 gram;
2.) Menggunakan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lainnya, hanya terbatas
untuk jenis tata naskah yang mempunyai nilai keamanan tertentu dan nilai
kegunaan dalam waktu lama;
3.) Penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah
berwarna dicetak di atas kertas 70 gram;
4.) Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (21,59 cm
x 33 cm); dan
5.) Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4
(210mm x 297mm); dan
6.) Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165mm x 215mm).

b. Bentuk Huruf (Fonts)

1.) Naskah Dinas
Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 12 (dua
belas) atau Times New Roman ukuran 12 (dua belas) dengan spasi 1 (satu)
sampai dengan 1,5 (satu setengah).

2.) Naskah Akreditasi

a.) Naskah dokumen Akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh bolak-
balik dengan tipe huruf Times New Roman ukuran 12 (dua belas).
b.) Judul Bab/Dokumen menggunakan Times New Roman ukuran 14 (empat
belas) ditebalkan, huruf KAPITAL.
c.) Judul Sub Bab menggunakan Times New Roman ukuran 12 (dua belas)
ditebalkan.
d.) Jenis dokumen menggunakan Times New Roman ukuran 14 (empat belas)
ditebalkan.

c. Ruang Tepi (Margin)

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas , diatur
supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu,
perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan,
bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang diberikan kosong.

Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan
yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
1) Penentuan ruang tepi untuk Surat-Menyurat menggunakan kertas HVS F4, yaitu:
 1.)Ruang tepi atas: 2 cm dari tepi atas kertas dan dari Kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop.
2.)Ruang tepi kiri: 2 cm dari tepi kiri kertas.
3.)Ruang tepi kanan: 2 cm dari tepi kanan kertas.
4.)Ruang tepi bawah: 2 cm dari tepi bawah kertas.
2) Penentuan ruang tepi untuk Makalah, Paper Dan Laporan menggunakan kertas
HVS A4, yaitu:
a) Ruang tepi atas: 3 cm dari tepi atas kertas dan dari Kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop.
b) Ruang tepi kiri: 3 cm dari tepi kiri kertas.
c) Ruang tepi kanan: 2 cm dari tepi kanan kertas.
d) Ruang tepi bawah: 2,5 cm dari tepi bawah kertas.

d. Sistematika Penomoran Naskah Akreditasi

Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang
digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan Arab, seperti contoh berikut:
I.
A.
1.
a.
1)
a)
(1)
(a)
3. Penomoran Naskah Dinas
a. Naskah Dinas
Contoh Penomoran
445 / 185 / IV.03 / X / 2020
Ket:
445 : Sesuai kode klasifikasi
(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986) *
185 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)

IV.03 : Kode klasifikasi

(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No
B/480/I.08/HK/2016)
X : Bulan pembuatan surat **
2020 : Tahun pembuatan surat
* Naskah dinas UPTD. Puskesmas menggunakan kode 445
** Naskah dinas produk hukum tidak menggunakan kode bulan

b. Naskah Dinas Akreditasi

Penomoran naskah dinas di UPTD. Puskesmas mengikuti naskah dinas seperti
ketentuan huruf a. Penomoran dokumen akreditasi mengikuti ketentuan sebagai
berikut:
1.) Penomoran Surat Keputusan (SK)
Contoh Penomoran Akreditasi
445 / 185 / IV.03 / 2020
Ket:
445 : Sesuai kode klasifikasi
(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986)
185 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)
IV.03 : Kode klasifikasi
(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No
B/480/I.08/HK/2016)
2020 : Tahun pembuatan

2.) Penomoran SOP

Contoh Penomoran Akreditasi
445 / 190 / IV.03 / ADMEN / 2020
Ket:
445 : Sesuai kode klasifikasi
(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986)
190 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)
IV.03 : Kode klasifikasi
(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No
B/480/I.08/HK/2016)
ADMEN : Nama POKJA*
2020 : Tahun pembuatan

* ADMEN : Pokja Admen

* UKM : Pokja UKM
* UKP : Pokja UKP
D. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PUSKESMAS
Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya :
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 Tahun 2012).
2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik
dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai
persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
3. Langkah di dalam penyusunan instruksi kerjasama dengan penyusunan prosedur, namun
ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu
bagian/unit/profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibatkan lebih dari
satu bagian/unit/profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah
kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat
ditelusur hasilnya.
4. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di UU Nomor 29 Tahun 2004
tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU
Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
5. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu :
a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat PROTAP
b. Prosedur untuk panduan kerja (Prosedur Kerja, disingkat PK)
c. Prosedur untuk melakukan tindakan
d. Prosedur penatalaksanaan
e. Petunjuk Pelaksanaan, disingkat JUKLAK
f. Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat JUKNIS
g. Prosedur untuk melakukan tindkan klinis: Protokol Klinis, Algoritma/Clinical
Pathway

Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir
serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen
ini digunakan istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)” sebagaimana yang
tercantum dalam Permenpan Nomor 35 Tahun 2012. Prosedur yang dimaksud dalam
istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)” bersifat institusi maupun perorangan
sebagai profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur yang dimaksud dalam
pedoman penyusunan dokumen akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat
institusi maupun perorangan sebagai profesi, sementara istilah “Standar Prosedur
Operasioanal (SPO)” yang dipergunakan dalam Undang-Undang Praktik Kedokteran
maupun dalam Undang-Undang Kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi.
6. Tujuan Penyusunan SOP
 Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam
dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang
berlaku.
7. Manfaat SOP
a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
c. Memastikan staf UPTD. Puskesmas Way Urang memahami bagaimana
melaksanakan pekerjaannya.
Contoh:
SOP pemberian informasi, SOP pemasangan infus, SOP pemindahan pasien, dari tempat
tidur ke kereta dorong.

8. Format SOP
a. Jika sudah terdapat format baku SOP berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) masing-
masing, maka format SOP dapat disesuaikan dengan Perda tersebut.
b. Jika belum terdapat Format Baku SOP berdasarkan Perda, maka SOP dapat dibuat
mengacu Permenpan No. 35 Tahun 2012 atau pada contoh format SOP yang ada
dalam Buku Pedoman Penyusunan Dokumen ini.
c. Prinsipnya adalah Format SOP yang digunakan dalam satu institusi harus
“SERAGAM”.
d. Contoh yang dapat digunakan di luar format SOP Permenpan terlampir dalam
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP ini.
e. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan
materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP
tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkah-langkanya dengan bagan alir,
persiapan alat dan bahan dan lain-lain, namun tidak boleh mengurangi item-item
yang ada di SOP.

Berikut ini merupakan format SOP

a. KOP/Heading SOP UPTD Puskesmas Way Urang

JUDUL

No. Dokumen : 445 / 190 / IV.03 / ADMEN / 2020

Kabupaten No. Revisi :0 UPTD.
Lampung Puskesmas
Selatan Tanggal Terbit : 01 April 2020 Way Urang
Jumlah Halaman :2

SOP Ditetapkan Oleh:

Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang,
 SAIFUL ANWAR, SKM., M.Kes.
NIP. 19680314 198903 1 011

Catatan : Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya
SOP dibuat tanpa menyertakan kop/heading.
2. Komponen SOP

1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan
6. Prosedur/Langkah-langkah
7. Diagram Alir (Jika Diperlukan)
8. Hal-hal yang perlu diperhatikan
9. Unit terkait
10. Dokumen terkait
11. Rekaman historis

Keterangan :
Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Dinas/Puskesmas dan
logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas,
sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait
boleh tidak diberi tabel/kotak.

3. Petunjuk pengisian SOP

1. Logo:
a. Bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah Logo Pemerintah Kabupaten/Kota, dan
Lambang Puskesmas.
b. Bagi Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri, logo yang
dicantumkan adalah Logo Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri.

2. Kotak/ Heading
Diisi sebagai berikut:
a. Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama dan
seterusnya kotak heading harus lengkap.
b. Kotak UPTD. Puskesmas Way Urang diberi nama Puskesmas dan Logo
Pemerintah Daerah, atau logo dan nama Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi
Praktik Mandiri.
c. Kotak Judul diberi Judul/Nama SOP sesuai proses kerjanya.
d. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di UPTD.
Puskesmas Way Urang, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
e. No. Revisi : diisi dengan status revisi.
Contoh : Dokumen baru diberi tanda strip ( - ), dokumen revisi pertama diberi
nomor 1, revisi kedua diberi nomor 2 dan seterusnya.
f. Halaman : diisi dengan jumlah halaman untuk SOP tersebut.
Misalnya, jumlah halaman : 3.
 g. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
h. Ditetapkan Kepala Fktp : diberi tandatangan Kepala UPTD. Puskesmas Way
Urang dan Nama jelasnya.

3. Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut :
a. Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang
istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk ......”
c. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang yang menjadi
dasar dibuatnya SOP tersebut dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut,
kemudian diiikuti dengan peraturan keputusan dari kebijakan terkait, misalnya
untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan : Keputusan Kepala
Puskesmas No. 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
d. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk
buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
e. Alat dan Bahan: berisi alat dan bahan yang digunakan untuk mempermudah
pekerjaan.
f. Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
g. Hal-hal yang perlu diperhatikan: berisi segala sesuatu yang harus diperhatikan yang
mungkin terjadi yang dapat mengganggu atau memperlancar kegiatan.
h. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
i. Dokumen terkait: berisi tulisan yang berisi informasi tentang hal-hal yang terkait
dengan SOP tersebut.
j. Rekaman historis: berisi tentang catatan bagian-bagian SOP yang mengalami
perubahan.
k. Diagram alir /bagan alir ( Flow / Chart )
Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-
langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi
menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
1.) Diagram Alir Makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari
proses yang ingin kita tingkatkan , hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol
balok:
 2.) Diagram Alir Mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan
diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:
 Awal Kegiatan:

 Akhir Kegiatan:

 Simbol Keputusan:
YA
?

Tidak
 Penghubung:

 Dokumen:

 Arsip:

4. Syarat Penyusunan SOP:

1. Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk
oleh Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang hanya untuk menanggapi dan
mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen
terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.
2. SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja
agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta
memberikan tanggapan.
3. Didalam SOP harus dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan
mengapa.
4. SOP jangan menggunakan kaliamat majemuk,. Subjek, predikat dan objek SOP
harus jelas.
5. SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa
yang dikenal pemakai.
6. SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien
maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien.
Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan,
mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) Kesehatan, dan
memperhtaikan aspek keselamatan pasien.
5. Evaluasi SOP
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
1.) Evaluasi Penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai
tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini
dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list:
a.) Daftar Tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara
konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk
diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check mark).
b.) Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
c.) Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
d.) Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan
memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.
e.) Langkah-langkah menyusun daftar tilik:
Langkah-langkah menyusun daftar tilik dengan melakukan identifikasi
prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan
dan monitoringnya.
 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut
 Buat daftar kerja yang harus dilakukan
 Susun urutan kerja yang harus dilakukan
 Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu
 Lakukan uji coba
 Lakukan perbaikan daftar tilik
 Standarisasi daftar tilik
f.) Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-
langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut:
y
Compliance Rate (CR) = x 100 %
+ Tidak

6. Evaluasi isi SOP

a. Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan Maksimal 3 Tahun sekali
dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh koordinator unit
kerja/ program.
b. Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu
diperbaiki/revisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.

c. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila

 Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
  Adanya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) Pelayanan
Kesehatan
 Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
 Adanya perubahan fasilitas
d. Peraturan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang tetap berlaku meskipun tarjadi
penggantian Kepala.