LAPORAN

TINJAUAN MANAJEMEN

PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

I. Pendahuluan

Adanya perubahan kriteria akreditasi yang dikeluarkan oleh BAN-PT dari Borang 7

standar menjadi 9 kriteria, termasuk didalamnya komponen borang dari borang IIIA dan IIIB

menjadi LKPS dan LED menuntut adanya perubahan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tiga

perubahan utama mesti dilakukan dalam sistem manajemen mutu yakni: 1) Penguatan

pelaksanaan dan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi pengelolaan; 2) Penguatan survey

kepuasan pengguna dan tindak lanjut; dan 3) peningkatan luaran tridharma perguruan tinggi.

Perubahan sistem manajemen mutu ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas

pengelolaan kelembagaan sehingga dapat mencapai akreditasi predikat unggul, baik untuk

Fakultas ataupun institusi.

Perubahan SMM ini dilakukan memenuhi kebutuhan pelanggan, meningkatkan kepuasan

pelanggan, dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu. Oleh karena itu, proses perlu

dijamin pelaksanaannya agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan melalui proses

monitoring dan evaluasi pelaksanaan. Peningkatan luaran dan capaian tridharma perguruan

tinggi terus dilakukan melalui siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal yang

mengintegrasikan antara kriteria 9 BAN-PT dengan standar ISO 9001:2015.

Tinjauan manajemen tersebut disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang

telah dijelaskan yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi

sistem manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan pada

Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan. Tinjauan manajemen menjadi sangat penting dalam sistem

manajemen mutu, karena di dalamnya akan dibahas sejumlah evaluasi dan monitoring yang

dilakukan oleh masing-masing lini manajemen di Fakultas Ilmu_Ilmu Kesehatan. Tinjauan

manajemen dilakukan untuk memastikan apakah temuan dapat ditindaklanjuti dengan baik
 dan memastikan bahwa sistem mutu berjalan efektif dan efisien. Tinjauan ini harus mencakup

penilaian untuk peningkatan dan perubahan sistem mutu, termasuk kebijakan mutu serta

sasaran mutu. Setiap kegiatan tinjauan manajemen harus terdokumentasi dengan baik, dan

dokumentasinya harus dipelihara sebagai arsip dan tinjauan mutu. Adapun tindak lanjut dari

rapat tinjauan manajemen adalah rekomendasi yang dianggap penting dan mendesak untuk

segera dilakukan. Hasil pelaporan audit ditindaklanjuti pada forum yang lebih tinggi

seperti;senat/atau forum yang setara. Hasil pelaporan audit akan dijadikan sebagai acuan

kebijakan yang baru dan bersifat penanganan segera.

II. Lingkup Bahasan

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Lingkup bahasan rapat

tinjauan manajemen Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, (RTM) tahun 2019, sebagai berikut: 1. Hasil audit

meliputi temuan-temuan dalam Audit Mutu Internal (AMI) Tahun 2019 dan Audit Mutu Eksternal

(AME) ISO 9001: 2015 Tahun 2018. 2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap

layanan akademik dan hasil indeks kepuasan mahasiswa (IKM). 3. Kinerja proses bisnis, meliputi

capaian sasaran mutu dan capaian program kerja Unit Pengelola Program Studi (UPPS). 4. Tindakan

pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program studi dan tindak lanjut untuk mencegah

hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi). 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan

yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya) Perubahan yang mempengaruhi

Sistem Manajemen Mutu (baik internal maupun dari eksternal) 7. Saran dan masukan untuk perbaikan

Sistem Manajemen Mutu unit kerja.

III. Pelaksanaan

Rapat tinjauan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 08 Oktober 2019 bertempat

di……………….. Rapat dibuka Koordinator unit penjaminan mutu Fakultas Ilmu-Ilmu

Kesehatan. Selanjutnya, peserta rapat mendapat arahan dari Dekan Fakultas Ilmu-Ilmu

Kesehatan yang menekankan pentingnya proses Audit Mutu Internal secara berkala untuk

meningkatkan layanan kepada stakeholder khususnya mahasiswa dan pelaku bisnis serta

akreditasi progam studi sebagai barometer kualitas di bidang Pendidikan. Berdasarkan tinjauan

terhadap pertemuan sebelumnya melalui hasil audit internal Siklus 2 tanggal 26 Agustus 2019

ditemukan rata-rata hasil audit mutu internal adalah katagori observasi. Sedangkan dari sisi

penilaian keupuasan pelanggan masih dalam taraf perhitungan dan diperkirakan selesai sekitar

bulan November. Akan tetapi dari sis kinerja setiap unit dinilai sangat baik. Hal ini terlihat dari

berbagai indikator dan kontrak kinerja antara Dekan Fakultas Ekonomi dan Rektor Universitas

Negeri Jakarta. Adapun masalah yang terkait penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka

penyelenggaraan pelayanan belum berjalan optimal. Hal ini diakibatkan Fakultas Ekonomi

sedang membangun sistem penjaminan mutu secara online. Oleh karena itu, Unit Penjaminan

Mutu Fakultas Ekonomi melalui berbagai perangkat dan unit akan melakukan beberapa

perbaikan khususnya terkait dengan jaringan layanan secara online.

IV. Rekomendasi

Berdasarkan permasalahan di atas, maka beberapa rekomendasi yang diusulkan diantaranya

adalah : 1. Secara keseluruhan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di Fakultas Ekonomi sudah

berjalan sesuai dengan prosedur internal yang sudah diterapkan. Pemantapan penerapan SMM

ISO 9001:2015 di Fakultas Ekonomi sudah dilakukan dengan melakukan gap analisis sistem

dokumentasi dan sudah melakukan pembenahan dokumen sesuai dengan persyaratan SMM
 ISO 9001:2015. 2. Pelatihan penerapan SMM ISO 9001:2015 telah diikuti oleh sebagian

pimpinan dan staf. Namun demikian, sosialisasi dan pelatihan SMM ISO 9001:2015 kepada

segenap staf dan pimpinan yang lain secara berjenjang dan berkesinambungan perlu tetap

dilakukan agar efektivitas penerapan SMM ISO 9001:2015 menjadi lebih baik. 3. Perbaikan

kinerja 7 standar Universitas Negeri Jakarta di FE perlu dilakukan. Hal ini juga untuk

perbaikan Buku III B BAN PT. 4. Fakultas harus melakukan penyesuaian rasio dosen yang

proporsional sesuai dengan standar BAN AKREDITASI DIKTI dengan meningkatkan jumlah

dosen yang berkualifikasi Lektor Kepala dn Guru Besar. 5. Mempertimbangkan penggunaan

jasa layanan SPI untuk audit internal keuangan sehubungan transparansi penggunaan dana

anggaran Fakultas. 6. Pembuatan Blueprint Fakultas Ekonomi UNJ 7. Peningkatan peranan

Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) secara berkelanjutan dalam

pengembangan dan penerapan SMM di setiap unit kerja. 3 | P a g e 8. Rumusan sasaran mutu

setiap unit di Fakultas Ekonomi yang telah disusun perlu direview kembali dengan melibatkan

segenap fungsi dan jenjang organisasi Fakultas Ekonomi. 9. Mekanisme yang efektif dalam

menangani keluhan pelanggan (complaint management) perlu diperbaiki sehingga berjalan

dengan baik. 10. Program Studi dan unit layanan harus membuat mekanisme peringatan dini

yang lebih baik terkait mahasiswa baru dan mahasiswa lama yang terancam DO 11. Perlu

adanya mekanisme pengendalian pencapaian sasaran mutu secara periodik. 12. Fakultas perlu

membuat aktualisasi visi misi unit kerja di Fakultas Ekonomi menyesuaikan dengan visi misi

Universitas kepada senat Fakultas. 13. Membuat Kebijakan Mutu terkait penyesuaian

program Fakultas Ekonomi UNJ menjadi enterpreuner dan world class university .

V. Tindak Lanjut Berdasarkan Tinjauan Manajemen Sebelumnya

VI. Penutup