Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

1. PENDAHULUAN Audit internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi (Rektor) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena Audit Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000 Perguruan Tinggi. Audit Internal ini, penting dan wajib dilakukan bagi Perguruan Tinggi yang mengimplementasikan SMM ISO 900:2000, untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan Audit Internal yang telah dilakukan. Tanggapan Pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen. Disinilah semua hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti. Hasil temuan dari Audit Internal dan upaya tindak lanjut yang telah diputuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen ini dituangkan dalam sebuah dokumen yang disebut Rencana Manajemen Mutu. 2. TUJUAN Bagi Perguruan Tinggi yang baru mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000, perlu ditetapkan sasarannya menurut kondisi yang telah dicapai saat ini. Hal ini sangat penting, agar hasil Audit Internal yang dilakukan tidak menjadi momok yang membebani auditee. Karena jika temuan hasil Audit Internal ini jadi mo-mok yang membebani auditee dikhawatirkan akan menimbulkan dampak psikologis bagi auditee dan resistensi penolakan yang ting-gi terhadap Implementasi SMM ISO 9001:2000. Dampak terbesar yang dapat ditimbulakan adalah kegagalan impelementasi SMM ISO 9001:2000 itu sendiri. Pimpinan Perguruan Tinggi yang baru membangun dan mengimplementasikan SMM ISO 900:2000 kadang tidak sabar untuk segera melihat hasil implementasinya ini melalui hasil Audit Internal. Begitu melihat hasilnya kadang kecewa, karena ternyata tidak seperti apa yang diharapkan. Agar tidak membuat semua kecewa maka sasaran audit
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 1 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

perlu dirumuskan, disepakati dan dipahami oleh Pimpinan Perguruan Tinggi sesuai dengan skedul implementasinya. Skedul implementasinya menurut pengalaman 6 bulanan, terasa lebih realistis dan tidak terlalu membawa dampak psikologis bagi auditee yang melaksanakan SMM ISO 9001:2000. Berikut ini, rumusan sasaran Audit Internal Perguruan Tinggi yang dikelompokkan menjadi 4 tahap yaitu : a. Memastikan Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu b. Memastikan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu c. Memastikan Efektifitas Hasil d. Mengukur Kinerja Manajemen Organisasi dan Kepuasan Pelanggan

a. Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu

Sasaran Audit Internal tahap 1 ini, digunakan untuk Perguru-an Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 masih tahap awal yaitu tahap penyusunan Dokumen Sistem Mutu. Tahap ini, tentunya banyak auditee yang baru melengkapi dokumen sistem mutunya. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 6 bulan, sehingga tidak realistis jika sasaran Audit internal yang dirumuskan lebih tinggi dari kondisi yang ada. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah kelengkapan dokumen sistem mutu.

b. Kepatuhan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu

Sasaran Audit Internal tahap 2 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin. Tahap ini, dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggung jawab, formulir standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 12-18 bulan, sehi-ngga sasaran Audit internal yang dirumuskan mengukur tingkat kepatuhan dan konsistenan auditee dalam menerapkan SMM ISO 9001:2000. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah memastikan kepatuhan dan kekonsistenan implementasi SMM ISO 9001:2000.

c. Keefektifan Hasil Implementasi SMM

Sasaran Audit Internal tahap 3 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin dan telah melakukan pengukuran capaian sasaran mutu secara rutin. Tahap ini, selain dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggungjawab, formulir standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari, juga auditee telah melakukan pengukuran terhadap sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 18-24 bulan, sehingga hasilhasil capaian sasaran mutu sudah dapat diukur. Dalam tahapan ini sasaran Audit internal diarahkan kepada pemeriksaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Serta pengukuran hasil dari proses kegiatan tersebut dan dibandingkan
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 2 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil pembandingan antara sasaran mutu dengan hasil capaiannya ini akan dapat dinilai dan diukur tingkat keefektifan dan efisiensi dari SMM ISO 9001:2000 yang telah diimplementasikan. Oleh karena itu dokumen Rencana Mana-jemen Mutu dari hasil Rapat Tinjauan Mutu menjadi dokumen yang harus diperiksa dan ditelusur oleh auditor. Ketidaktercapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan ditelusur lebih lanjut sampai menemukan akar penyebab ketidaktercapaiannya. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah mengukur keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000.

d. Mengukur Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan

Sasaran Audit Internal tahap 4 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap lanjut yaitu tahap yang telah melewati tiga tahap sebelumnya, dan arah Audit internal tidak lagi masalah efektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000 lagi tetapi sudah mengarah pada kemampuan kinerja Manajemen Perguruan Tinggi untuk menghasilkan jasa yang mampu memuaskan mahasiswa, orang tua mahasiswa, masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap Perguruan Tinggi tersebut. Tahap ini, kinerja manajemen Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sasaran Audit Internal. Penerapan audit terhadap klausul-klausul (standar) persyaratan SMM ISO 9001:2000 yang akan menjadi objek utama dari audit dan Manaje-men Perguruan Tinggi harus mampu membuktikan bahwa standar-standar SMM ISO 9001:2000 benar-benar telah dipatuhinya. Auditor akan membuktikan komitmen Manajemen Perguruan Tinggi tersebut dengan dokumen Manual Mutu yang memuat pedoman, peraturan, kebijakan, strategi, dan upaya-upaya manajemen dalam mencapai visi, misi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi serta memelihara SMM ISO 9001:2000 dalam rangka selalu melakukan continual improvement sehingga memuaskan para pelanggan dan pihakpihak yang berkepentingan. Tahap ini, selain mengukur kinerja dari Manajemen Perguruan Tinggi juga mengukur tingkat kepuasan pelanggan yang telah dilakukan oleh Manajemen Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, tahap ini setidaknya Manajemen Perguruan Tinggi sudah melakukan pengukuran terhadap kepuasan mahasiswanya (sebagai pelanggan utama Perguruan Tinggi). Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000 telah 24-36 bulan, sehingga sasaran Audit internal yang dirumuskan mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta menjaga sustanibility penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta sustainability implementasi SMM ISO 9001:2000.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 3 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

3. RUANG LINGKUP Berlaku terhadap seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit hingga rincian tindak lanjut. Perencanaan Audit Internal dilaksanakan secara fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, memperhatikan subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Internal mencakup: Penerapan proses secara efektif dan efisien. Peluang perbaikan yang berkesinambungan. Kemampuan suatu sistem proses. Penggunaan teknologi informasi. Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Hasil dan harapan kinerja proses dan produk. Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja. Kegiatan perbaikan. Hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Group Focus/ Area Audit: Rektor, MR- Sekretariat ISO (KJM), Jurusan Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah, Jurusan Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah Fakultas Syariah, Jurusan Bahasa dan Sastra Arab Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan Psikologi Fakultas Psikologi, Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (S2) Pasca Sarjana, Fakultas Saintek (Jurusan Kimia, Jurusan Biologi,), BAAK (bagian akademik dan kemahasiswaan), BAU (Bagian Keuangan, Bagian Umum, Bagian Kepegawaian, Bagian Perencanaan), PKPBA, PKPBI, Ma'had, Lemlit, LPM, PSG, Perpustakaan, SAC dan SAR. 4. KATEGORI TEMUAN AUDIT Auditor melakukan proses audit berbasis berfokus pada aspek-aspek penting yang mempunyai resiko dan potensi terjadi ketidaksesuaian dengan tujuan yang diperlukan oleh persyaratan standar (s) ISO 9001:2000. adapun metode audit yang digunakan: Wawancara Pengamatan Kegiatan/ Observasi Review Dokumentasi Kategori temuan dalam Internal Audit adalah: 1. Minor, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN Maliki Malang belum dijalankan dan dikelola dengan sistem manajemen sesuai dengan persyaratan standar dan belum menunjukkan kemampuan sistem untuk mencapai sistem yang disepakati persyaratan untuk produk atau layanan. (Saran perbaikan)
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 4 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

2. Major, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN Maliki Malang tidak menjalankan dan mengelola sistem manajemen sesuai dengan persyaratan standar terutama persyaratan yang berkaitan dengan produk , layanan dan kepuasan pelanggan. (ketidaksesuaian) 5. TEMUAN AUDIT KINERJA Pencatatan hasil temuan audit disesuaikan dengan rencana audit dan hasil temuan audit dimasukkan dalam perencanaan tindakan pencegahan dan perbaikan. Temuan audit menyimpulkan sebagai berikut: BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
Temuan System tidak dapat memastikan Intellectual customers property dapat dijamin identifikasi, validasi dan kompetensi rekanan). (KS) - Tidak sesuai dengan Klausul 7.5.4 (kepemilikan pelanggan) dan 7.4.1 (Proses pembelian) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS) - Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Pengendalian terhadap catatan mutu dan arsip; dokumen eksternal; penyimpanan dan penelusuran. (KS) - Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4. (pengendalian arsip) System tidak dapat memastikan seleksi dan evaluasi penerimaan mahasiswa sesuai dengan standar UIN Malang. (jalur regular dan mandiri). Di temukan banyak mahasiswa tarbiyah belum bisa membaca huruf arab. (KS) - Tidak sesuai dengan klausul 7.1. (perencanaan realisasi produk) System tidak dapat memastikan adanya efektifitas komunikasi internal pada tingkatan organisasi, sehingga banyak menimbulkan interpretasi berbeda-beda pada tingkat fakultas dan jurusan. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 5.5.3. (Komunikasi internal) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan Tindak Lanjut 1. Membuat aturan tentang intellectual costumers property; 2. Aturan dan Seleksi Rekanan Pembuat Ijasah, akte IV, sertifikat dll

1. Dibuat laporan Sasarn mutu sesuai dengan periode pelaporannya. 2. Disusun form layanan dan keluhan Disusun format catatan mutu dan arsip; dokumen eksternal; penyimpanan dan penelusuran. 1. Update format seleksi dan evaluasi dengan kalibrasi 2. Pemantauan terhadap keterjaminan obyektifitas hasil evaluasi dan seleksi.

Sosialisasi internal terkait dengan tanggung jawab dan pendelegasian wewenang pada bagian yang terkait proses SMM.

- Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 5 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Berdasarkan hasil survey kepuasan pelayanan akademik pada tingkat Universitas, diperoleh hasil bahwa pelayanan akademik tidak memuaskan. (lihat lampiran)

- Menginstruksikan (Membuat intruksi kerja) tentang peningkatan pelayanan akademik fakultas (sesuai dengan indikator/ instrumen kepuasan pelayanan) kepada semua bagian pelayanan. - Menambah fasilitas pendukung layanan akademik.

BAGIAN UMUM
Temuan System belum dapat menjamin fungsi Mengendalikan, memantau serta mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana di lingkungan di Rektorat, Biro, gedung kuliah/kelas, unit-unit di UIN Malang (KS). - Tidak ada pemeliharan rutinitas yang terjadwal pada bagian2 tertentu. Misalnya : AC; APAR; Hydrant; PC; foto Kopi; dll. Hanya dilaksanakan perbaikan apabila ada permintaan. - Pada fakultas Ekonomi alarm tidak dapat dipastikan berfungsi dengan baik (bunyi sendiri). (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Perlu dipastikan bahwa penataan tata ruang dan pengendalian stok barang dilakukan dengan baik. (SP) Perlu dipastikan adanya kejelasan cakupan tanggung jawab pemeliharaan terhadap LCD (di kelas atau di tempat bagian lain). (KS) Sistem belum dapat menjamin identifikasi sarana/prasarana (BMN) yang ada pada masingmasing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali: - Status/ kondisi barang/ alat (baik/ rusak/ perlu perbaikan) - Mutasi barang/ alat (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Sistem tidak menjamin informasi pelanggan dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (SP) - Papanisasi layanan informasi lay-out gedung Tindak Lanjut - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; Labelilasi kartu servis peralatan

Melakukan penataan tata ruang dan pengendalian stok barang sesuai dengan kartu kontrol - Dipastikan Check LCD sebelum diserahkan ke Bagian Umum. - Re-koordinasi semua pihak yang terkait membahas MOU dengan Rekanan terkait penggadaan LCD. - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Re-koordinasi semua pihak yang terkait (Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang job diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.

Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. Page 6 of 30

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

rektorat; informasi Pelayanan Kinerja dll.) Sistem Belum menjamin keamanan parkir (motor; mobil dan perlengkapannya) (SP) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS)

konsistensi pengecekan kepemilikan kendaraan oleh petugas keamanan, dll. Dibuat laporan sasaran mutu Bagian Umum sesuai dengan periode pelaporannya

BAGIAN KEUANGAN
Temuan Sistem tidak menjamin informasi Pelanggan dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS) Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating IKN dan BMN secara periodik. (Asas penggunaan BMN oleh Unit; Fakultas dll). (KS) (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.2.2 tentang kompetensi; Trainning dan Responsibility) Ditemukan adanya overload job diskription pada bagian BMN; IKN dan perhitungan anggaran. (SP) Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating kompetensi pelaksana pengadaan (Sertifikat L2). (SP) (Tidak sesuai dengan Keppres No 80 Tahun 2003 dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Sistem tidak menjamin adanya: 1. Daftar Rekanan yang telah disetujui belum ditetapkan. 2. Seleksi dan evaluasi rekanan belum dilaksanakan. 3. Rekapitulasi Penilaian rekanan belum dibuat. (Tidak sesuai dengan Klausul 7.41. tentang Pembelian) Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. Dibuat laporan Keuangan. sasaran mutu Bagian

- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Re-koordinasi semua pihak yang terkait (Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang job diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.

Permintaan tambahan pegawai peningkatan efektifitas pegawai baru.

atau

Re-koordinasi semua pihak yang terkait pada proses pengadaan (Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang Sertifikasi L2. Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi dalam Prosedur dan Dokumen Eksternal Keppres No 80 Tahun 2003 1. Membuat Daftar Rekanan yang telah disetujui sesuai Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 2. Membuat seleksi dan evaluasi rekanan sesuai Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 3. Rekapitulasi Penilaian rekanan sesuai Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 7 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

BAGIAN KEPEGAWAIAN
Temuan Sistem tidak menjamin identifikasi informasi kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa dokumen penunjang data diri ( personal file) dijaga dengan baik oleh Bagian Kepegawaian, misalnya: salinan sertifikat pelatihan, sejarah pelatihan, dll. (tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan ) (KS) Perlu dipastikan bahwa back up data komputer SIMPEG selalu dijaga oleh Bagian Kepegawaian. (tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan ) (KS) Dapat dipastikan bahwa Sistem menjamin adanya analisis kebutuhan tenaga kontrak, seleksi dan evaluasi terhadap tenaga kontrak. (tidak sesuai dengan Klausul 6.2.2 analisa SDM dan Kompetensi) (KS) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS) - Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. Melakukan penataan personal file. secara berkala

Melakukan penataan secara berkala backup data.

- Mendata analisis kebutuhan tenaga kontrak dari unit/ fakultas - Pelaksanaan seleksi dan evaluasi terhadap tenaga kontrak diserahkan ekapda unit/ fakultas 1. Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya. 2. Disusun form layanan dan keluhan

BAGIAN PERENCANAAN
Temuan Sistem tidak menjamin identifikasi informasi kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk layanan; Struktur organisasi, dll). (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Komunikasi internal dengan unit; lembaga dan fakultas tidak dipastikan berjalan efektif Ditemukan pada unit; fakultas; lembaga kurang memahami tentang perencanaan. Ditemukan adanya kinerja yang harus dibuatkan prosedur mutunya. misal: PM Evaluasi RKA-AL Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. Selalu dilakukan komunikasi internal secara rutinitas (sesuai dengan prosedur Komunikasi internal) agar memahami tentang perencanaan. Disesuaikan dengan standart yang telah dijalankan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 8 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PROGRAM PASCASARJANA
Temuan Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Control of Monitoring and measuring devices. Klausul 7.6 (KS) - Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan validasi penilaian (soal ujian) - Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan pengecekan secara manual dan validasi display. Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Evaluasi dan peninjauan kurikulum belum dilaksanakan secara terbuka yang mencakup keseluruhan stakeholder (Pakar: alumni; Request: dll) Tidak sesuai dengan Klausul 7.3 : Desain dan Realisasi System tidak menjamin perpustakaan dapat diakses mahasiswa dengan mudah (tidak adanya catalog yang memudahkan akses pelayanan) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Disarankan untuk meningkatkan status akreditasi prodi. Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) System tidak menjamin evaluasi dan seleksi terhadap kompetensi outsourching dosen. Tidak sesuai dengan klausul 6.2.2 (kompetensi) Tindak Lanjut - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; daftar inventaris barang dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan. - Sosialisasi tentang alat penilaian yang harus ada unsur kalibrasi antara dosen MK atau serumpun. - Menginstruksikan kepada dosen untuk mendisplaykan hasil rekapitulasi penilaian ujian secara manual. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan dan revisi kurikulum - Workshop kurikulum yang mencakup keseluruhan Stakeholder. - Penyusunan kembali katalog (manual) yang memudahkan akses pelayanan. Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya; menyusun strategi pencapaian. Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi Dokumen penunjang kebutuhan outsourching dosen. - Membuat Daftar kebutuhan dosen yang telah disetujui - Membuat seleksi dan evaluasi sesuai Prosedur - Membuat Rekapitulasi Penilaian sesuai Prosedur Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Page 9 of 30

Sistem tidak menjamin identifikasi informasi pelayanan dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS TARBIYAH Temuan Tindak Lanjut Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) - Sosialisasi prosedur mutu secara mandiri tidak dijalankan dengan pemeliharaan sarana dan prasarana. maksimal. Misalnya baterai AC. (KS) - Penyusunan jadwal pemeliharaan; (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 kartu servis peralatan; daftar tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan inventaris barang dan alat; dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Daftar Inventaris ruangan. Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. (KS) - Ruang layanan akademik yang tidak rapi - Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada tempatnya. Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja Sistem tidak menjamin identifikasi informasi pelayanan dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan). (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran). (KS) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Control of Monitoring and measuring device. 7.6 (KS) - Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan validasi penilaian (soal ujian) - Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan pengecekan secara manual dan validasi display. 1. Penataan ulang sesuai dengan efektifitas layanan.

Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya; menyusun strategi pencapaian. - Sosialisasi tentang alat penilaian yang harus ada unsur kalibrasi antara dosen MK atau serumpun. - Menginstruksikan kepada dosen untuk mendisplaykan hasil rekapitulasi penilaian ujian secara manual.
Page 10 of 30

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang ada pada bagian umum. - Belum dibuat daftar rekanan (Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur) (KS) Pemeriksaan sistematis terhadap desain dan perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. (KS) (Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK kurikulum) FAKULTAS EKONOMI
Temuan Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. (KS) Ruang layanan akademik (BAA) yang tidak rapi (Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja) Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) - Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang ada pada bagian umum. - Belum dibuat daftar rekanan (Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya rekapitulasi setiap bulan. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Belum dapat dijalankannya: pemantauan dan validasi realisasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana. (mis: Baterai AC) (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) (KS) Sistem tidak menjamin masing-masing job discription dipahami oleh masing-masing personalia. (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)

- Re-iventarisasi sarana dan prasana. - Membuat daftar rekanan

- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan dan revisi kurikulum - Penyusunan SKL dan Peta kurikulum - work shop

Tindak Lanjut Penataan lay-out ruangan sesuai dengan efektifitas layanan.

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Re-iventarisasi sarana dan prasana. - Membuat daftar rekanan

Mempertegas fungsi BAA

- Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; daftar inventaris barang dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan. - Sosialisasi job discription yang telah tersusun - Menempel job discription pada masingmasing meja

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 11 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS SYARIAH
Temuan Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. Misalnya AC bayak yang mati; baterai remote AC habis. (KS) (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. (KS) - Ruang layanan akademik yang tidak rapi - Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada tempatnya/ tidak di validasi; Ada kabel yang melintang. Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja Sistem tidak menjamin masing-masing job discription dipahami oleh masing-masing personalia. (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan). (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan. (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya rekapitulasi setiap bulan. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) System belum memastikan adanya pengendalian, pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul 7.6 (KS) - Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan validasi penilaian (soal ujian) - Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan pengecekan secara manual dan validasi display. - Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang ada pada bagian umum. (SP) - Belum dibuat daftar rekanan (Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur) Tindak Lanjut - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; daftar inventaris barang dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan. 1. Penataan ulang sesuai dengan efektifitas layanan. 2. identifikasi layanan sesuai dengan job diskription

- Sosialisasi job discription yang telah tersusun - Menempel job discription pada meja - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Mempertegas fungsi BAA

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya; menyusun strategi pencapaian. - Sosialisasi tentang alat penilaian yang harus ada unsur kalibrasi antara dosen MK atau serumpun. - Menginstruksikan kepada dosen untuk mendisplaykan hasil rekapitulasi penilaian ujian secara manual. - Re-iventarisasi sarana dan prasana. - Membuat daftar rekanan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 12 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Pemeriksaan sistematis terhadap desain dan perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. (SP) (Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK kurikulum)

- Sosialisasi prosedur mutu peninjauan dan revisi kurikulum - Penyusunan SKL dan Peta kurikulum - work shop

FAKULTAS PSIKOLOGI
Temuan Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. Misalnya AC bayak yang mati; baterai remote AC habis. (KS) (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. (KS) - Ruang layanan akademik yang tidak rapi - Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada tempatnya; Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya rekapitulasi setiap bulan. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Tindak Lanjut - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; daftar inventaris barang dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan. - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas layanan. - identifikasi layanan sesuai dengan job diskription

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Mempertegas fungsi BAA

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya; menyusun strategi pencapaian.

System belum memastikan adanya pengendalian, - Menginstruksikan kepada dosen untuk pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul 7.6 mendisplaykan hasil rekapitulasi (KS) penilaian ujian secara manual. Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan pengecekan secara manual dan validasi display. Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan pengesahan hasil peninjauan dan dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK pengembangan kurikulum harus disahkan Dekan tentang pengesahan kurikulum) (KS) Tidak sesuai dalam bentuk SK (lainnya) dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan pengembangan) Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 13 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS HUMBUD
Temuan Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. Misalnya AC banyak yang mati; baterai remote AC habis. (KS) (Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. (KS) - Ruang layanan akademik yang tidak rapi - Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada tempatnya Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya dokumen terkait Posedur Mutu PKLI Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan. (KS) Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan kurikulum). (KS) Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan pengembangan) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Pengelolaan laboratorium (Laboran; pengelola; Petunjuk penggunaan peralatan-perlengakapan lab, dll) belum dipastikan dilaksanakan sesuai prosedur. Tindak Lanjut - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan sarana dan prasarana. - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu servis peralatan; daftar inventaris barang dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan. - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas layanan. - identifikasi layanan sesuai dengan job diskription

- Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum harus disahkan dalam bentuk SK (lainnya)

Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai dengan periode pelaporannya; menyusun strategi pencapaian. Kompetensi laoran; Dibuat jadwal pemakaian; Daftar rekanan pemeliharaan/ perbaikan Dibuat work intruction yang dipahami oleh pemakai lab.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 14 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

SAINSTEK (Jurusan Biologi dan Jurursan Kimia)

Temuan Perlu dipastikan bahwa pemeliharaan perangkat laboratorium dilakukan dengan baik. Jadwal pemeliharaan, verifikasi dan kalibrasi harus ditentukan dengan jelas. (KS) (Tidak ada work instruction di laboratorium; Jadwal pemeliharaan, materials safety, dll) Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Infrastruktur dan klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran Perlu dipastikan bahwa pengendalian dan pengawasan terhadap bahan-bahan kimia selalu dilakukan, misalnya: tanggal kadaluarsa, MSDS, pengolahan limbah; dll. Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja dan klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan persyaratan pembelajaran. - Ruang layanan akademik yang tidak rapi - Penempelan pengumuman/ informasi tidak divalidasi; - Ada kabel yang melintang. Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja Sistem tidak menjamin masing-masing job discription dipahami oleh masing-masing personalia. (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan kurikulum tahun 2009). (KS) Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan pengembangan) - Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang ada pada bagian umum. - Belum dibuat daftar rekanan (Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur ) Tindak Lanjut - Menetapkan dan mensosialisasikan work instruction (WI); pemeliharaan dan penggunaan perangkat laboratorium

- Membuat daftar pengendalian dan pengawasan bahan kimia. (daftar kedaluarsa; MSDS, dll) - Membuat prosedur pembuangan/ pengolahan limbah. - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas layanan. - identifikasi layanan sesuai dengan job diskription

- Sosialisasi job discription yang telah tersusun - Menempel job discription pada meja - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum harus disahkan dalam bentuk SK (lainnya)

- Re-iventarisasi sarana dan prasana. - Membuat daftar rekanan

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 15 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan kurikulum) Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan pengembangan) Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (Identifikasi layanan: informasi lay-out ruang/ lantai, dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)

pengesahan hasil peninjauan dan pengembangan kurikulum harus disahkan dalam bentuk SK (lainnya)

Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan.

MAHAD
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Tidak dijamin pelaksanaan Survey kepuasan alumni; wali santri dan survey azas kemanfaatan bagi masyarakat. (Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Perlu dipastikan untuk perawatan dan penyediaan sarana dan prasarana mahad dapat dijalankan dengan baik. (air; listrik ; kebersihan; Kamar mandi, saluran air, kamar santri, dll) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur Pemeriksaan sistematis terhadap disain dan perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. (ditemukan banyak silabus yang tidak divalidasi) (Tidak sesuai dengan klausul 4.2.2. (pengendalian) Ketaatan santri terhadap aturan tidak selalu dilaksanakan dengan baik, misalnya membuang sampah; pemakaian listrik; jadwal piket; peran musrif/ fah, dll) (SP) Hasil evaluasi dan penilaian Mahad terhadap santrisantriwati yang diberikan kepada fakultas belum dipastikan ditindak lanjuti oleh fakultas secara makismal. (SP) Ditemukan hasil penilaian mahad (sebagai bagian rekomendasi prasyarat mata kuliah tertentu) belum di tindak lanjuti oleh fakultas/ jurusan. Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Membuat survey alumni dan wali santri - Penyusunan jadwal pemeliharaan dan kebersihan masing-masing ruangan. - Penambahan tenaga kebersihan Dibuat jurnal, SAP dan Silabus kurikulum, yang menunjukkan adanya validasi dan monitoring kesesuaian proses belajar mengajar. Menyusun aturan baru yang memperjelas batas-batas peraturan yang ada. Melakukan komunikasi internal dengan fakultas.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 16 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PKPBA
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6 (KS) - Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan validasi penilaian (soal ujian) - Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan pengecekan secara manual dan validasi display. Lingkungan kerja di PKPBA perlu ditingkatkan. Selama proses audit, lingkungan kerja dalam kondisi buruk. disarankan agar proses administrasi dan ruang dosen dilakukan dengan mengakses secara mandiri. (KS) Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Lingkungan kerja Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS) Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Sosialisasi tentang alat penilaian (validasi: pengukuran) terhadap soal ujian/ evaluasi - Menginstruksikan kepada dosen untuk mendisplaykan hasil rekapitulasi penilaian ujian secara manual. Penataan kembali lingkungan kerja ; Koordinasi dengan lembaga terkait keterbatasan ruang antara dosen dan staff Dibuat laporan sasaran mutu untuk dievaluasi

PKPBI
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Pemantauan dan evaluasi terhadap kepuasan/ keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS) Pemeriksaan sistematis terhadap desain dan perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. (Peninjuan kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK kurikulum; ) Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey Dibuat laporan sasaran mutu untuk dievaluasi - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan dan revisi kurikulum

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 17 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

LEMLIT
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; Struktur Organisasi; Flow caerd layanan, dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap / kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Komunikasi internal lemlit dan fakultas tidak dipastikan berjalan efektif. Ditemukan pada fakultas. (SP) Ditemukan banyak dosen yang kurang memahami tentang proses dan standart baru pengembangan dan penelitian. Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey 1. Selalu dilakukan komunikasi internal secara rutinitas (sesuai dengan prosedur Komunikasi internal) agar memahami tentang proses pengembangan dan penelitian 2. Membuat instrumen untuk analisa problem ketidakikutsertaan dosen dalam penelitian. Dibuat laporan sasaran mutu untuk dievaluasi

Sangat disarankan untuk menjalin kerja sama dengan unit-unit terkait (LPM; PD-2; Kemahasiswaan) (SP) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS)

PSG
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; Struktur Organisasi; Flow card layanan, empati pelayanan dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap / kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS) Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan. (KS) Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6 (KS) - Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan validasi penilaian kelulusan sekolah gender. Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Dibuat form regestrasi pelayanan dan keluhan yang di rekam validasinya maksimal 1 bulan sekali. - Melakukan analisis survey - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen - Sosialisasi tentang alat penilaian (validasi: pengukuran) terhadap soal ujian/ evaluasi kelulusan. Page 18 of 30

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

SAR
Temuan Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table identification; dll) (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS) Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll) Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian dokumen dan catatan. (KS) Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut (KS) Tindak Lanjut Disusun flow card (alur informasi) pelayanan dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan. - Identifikasi arsip (hardware-software); penataan owner; penyusunan berita acara pengudangan arsip kedaluarsa. - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Dibuat laporan sasaran mutu untuk dievaluasi

Rekapitulasi Audit Internal AUDITEE REKTORAT MR/ SEKRETARIAT ISO BAA (Bagian Administrasi Akademik) BAGIAN UMUM BAGIAN KEUANGAN BAGIAN KEPEGAWAIAN BAGIAN PERENCANAAN PASCA-SARJANA (MPI) FAKULTAS TARBIYAH (PAI) FAKULTAS EKONOMI (Manajemen) FAKULTAS SYARIAH (Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah) FAKULTAS PSIKOLOGI FAKULTAS HUMBUD (Bahasa Ingris dan Bahasa Arab) FAKULTAS SAINTEK (Kimia dan Biologi) MAHAD PKPBA PKPBI LEMLIT PSG SAR SAC LPM TEMUAN 6 KS / 1 SP 6 KS / 1 SP 4 KS/ 3 SP 5 KS/ 2 SP 5 KS 1 KS/ 2 SP 8 KS/ 2 SP 9 KS 5 KS/ 1 SP 8 KS/ 2 SP 8 KS 7 KS 9 KS/ 1 SP 3 KS/ 3 SP 5 KS 4 KS 3 KS/ 2 SP 4 KS 3 KS (BELUM) (BELUM) STATUS Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing Closing -

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 19 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang terdiri dari 103 Ketidaksesuaian atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark. Temuan tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Klausul 7.5.4 : Customers Property 2. Klausul 8.5.1 Perbaikan Berlanjut 3. Klausul 4.2.2 Pengendalian Arsip 4. Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk 5. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal 6. Klausul 6.3 Infrastruktur 7. Klausul 5.2 Customer Fokus 8. Klausul 4.2.2 pengendalian arsip 9. Klausul 7.4.1 Pembelian 10. Klausul 12 Kepemilikan Pelanggan 11. Klausul 6.2.2 Analisa dan Kompetensi Sdm 12. Klausul 7.3 Desain dan Realisasi 13. Klausul 7.6 Pengendalian, Monitoring dan Pengukuran 14. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja 15. Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan 6. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Berdasarkan hasil temuan audit internal tersebut diatas telah disampaikan permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan. Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang terdiri dari 103 Ketidaksesuaian atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark telah ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee. Adapun rincian status Permintaan Tindakan tindakan perbaikan dan pencegahan mencakup tentang : a. Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu b. Komunikasi Internal : Pemantauan PBM oleh fakultas c. Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana (Misalnya: Tempat pemasangan layanan informasi dan publikasi (Baliho; Spanduk, dll) tingkat universitas d. Customer Focus : Empati layanan terhadap mahasiswa dan dosen e. Kepemilikan Pelanggan : keamanan parkir; f. Analisa dan Kompetensi SDM : Dosen dan Staf g. Desain dan Realisasi: Layanan Mahad; PKPBA; PKPBI terhadap mahasiwa baru. h. Lingkungan Kerja: tempat sampah; kepatuhan merokok; dll Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang mendasarkan pada keluhan pelanggan melalui media Sort Massages Send (SMS BOX), Telah diidentifikasi bahwa mulai Bulan Januari Maret 2009 ada sekitar 285 SMS yang masuk dalam SMS Box, meliputi keluhan : a. b. c. d. e. Klausul 7.5.4 : Customers Property Klausul 5.5.3 Komunikasi internal Klausul 6.3 Infrastruktur Klausul 5.2 Customer fokus Klausul 4.2.2 pengendalian arsip
Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 20 of 30

: 3 Temuan : 28 Temuan : 12 Temuan : 1 Temuan : 2 Temuan : 16 Temuan : 16 Temuan : 2 Temuan : 2 Temuan : 4 Temuan : 3 Temuan : 5 Temuan : 6 Temuan : 7 Temuan : 3 Temuan

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

f. g. h. i.

Klausul 6.2 kepemilikan pelanggan Klausul 6.2.2 Analisa dan kompetensi SDM Klausul 7.3 Desain dan Realisasi Klausul 6.4 Lingkungan Kerja

7. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement) a. Kepastian system dalam menjamin seleksi dan evaluasi Mahasiswa baru melalui jalur mandiri dan regular sesuai dengan standar UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. b. Sistem belum dapat menjamin identifikasi sarana/prasarana (BMN) yang ada pada masing-masing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali: Status/ kondisi barang-alat; Mutasi barang/ alat. c. Pengendalian, pemantauan dan analisa pembelajaran wajib dilakukan melalui penetapan tanggung jawab dan wewenang yang mengkomunikasikan dengan bagian yang terkait. Salah satu contoh adalah dengan mendirikan sekretariat Pengendalian Pembelajaran. d. Penetapan produk tidak sesuai perlu dilakukan peninjauan dan evaluasi sebagai tindakan perbaikan berkelanjutan. Misalnya: Karyawan staff dan dosen yang selama 3 (tiga) periode berturut-turut tidak naik kepangkatannya. Masa keberterimaan pasar bagi lulusan : Maksimal 15 Bulan Maksimal setiap fakultas 70% Dosen menggunakan buku ajar yang disusun oleh dosen bersangkutan. Kehadiran dosen dibawah 75% dibawah standart tatap muka. Mahasiswa menjelang kelulusan masih belum dapat membaca dan menulis AlQuran. 8. AUDIT INTERNAL KEUANGAN A. Temuan Audit Bagian Kepegawaian Temuan Overlap terhadap tugas bendahara. Bendahara bertugas menerima dana, mencatat, mengeluarkan dan mengajukan permintaan kembali ke bendahara pusat. Hal ini dalam sistem pengendalian intern terhadap kas dikatakan kurang baik. Bendahara selain melakukan tugasnya mengelola dan mempertanggungjawabkan dana operasional di bagian kepegawaian juga melakukan tugas menatausahakan SPPD semua bagian yang ada di UIN Tindak Lanjut Harus dipisahkan antara tugas melakukan pembukauan dengan pemegang uang tunai. Sehingga dalam hal ini mungkin diperlukan satu orang lagi yang berfungsi sebagai kasir atau juru bayar. Perlu adanya tambahan satu orang staf.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 21 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Malang. Pencatatan sudah dilakukan secara kronologis, tetapi belum dipisahkan pencatatan pengeluaran antara pengeluaran dana BLU dengan pengeluaran yang menggunakan dana APBN. Angggaran Dana APBN jadi satu dengan dana opersional Kepegawaian. Hal ini mengakibatkan pertanggungjawaban yang rancu antara dana APBN yang digunakan untuk SPPD maupun dana APBN yang digunakan untuk operasional kepegawaian. Belum adanya pengesahan dari Kepala Bagian Kepegewaian atau pejabat yang berwewenang dalam setiap laporan atau rekapitulasi uang masuk dan uang keluar setiap bulan. Sistem pengendalian terhadap persediaan ATK masih lemah. Tidak ada kontrol terhadap keluar masuknya barang. Bendahara baru berfungsi sesuai dengan tugas, pokok dan fungsinya mulai bulan Maret. Sebelumnya semua keuangan ditangani oleh bagian keuangan pusat.

Seharusnya pencatatan penerimaan dari dana BLU dan dana dari APBN harus dipisahkan, sehingga dapat dengan mudah diketahui saldo masing-masing setiap bulannya Anggaran dana dari pusat hendaknya disendirikian untuk masing-masing pos pengeluaran.

Harus ada pengesahan dari pejabat yang berwenang dalam setiap laporan atau rekapitulasi uang masuk dan keluar. Segera dibuat kartu persediaan ATK atau pencatatan terhadap keluar masuknya ATK.

BAGIAN PERENCANAAN
Temuan Selama ini, segala sesuatu yang terkait dengan keuangan baik untuk operasional maupun untuk lainnya langsung ditangani dan dikendalikan oleh Bagian Keuangan Pusat. Tindak Lanjut Seharusnya Bagian Perencanann sebagai unit layanan yang berdiri sendiri mempunyai dana operasional yang dikelola dan dimanfaatkan secara mandiri.

BAGIAN AKADEMIK
Temuan Overlap terhadap tugas bendahara. Bendahara bertugas menerima dana, mencatat, mengeluarkan dan mengajukan permintaan kembali ke bendahara pusat. Hal ini dalam sistem pengendalian intern terhadap kas dikatakan kurang baik. Bagian bendahara mulai berfungsi sesuai dengan tugas, pokok dan fungsinya pada Tindak Lanjut Harus dipisahkan antara tugas melakukan pembukuan dengan pemegang uang tunai. Sehingga dalam hal ini mungkin diperlukan satu orang lagi yang berfungsi sebagai kasir atau juru bayar.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 22 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

bulan Maret 2009. sebelumnya segala yang terkait dengan keuangan ditangani oleh bagian keuangan pusat. Belanja barang bulan Januari dan Februari ditangani oleh bagian keuangan pusat. Persediaan ATK masih menghabiskan stok bulan kemarin, bagian akdemik mengadakan pembelian barang sendiri (LS) bulan Mei. Tidak ada pengendalian terhadap pemakaian ATK

Segera dibuat Kartu Persediaan untuk pengendalian pemakaian ATK

PKPBA
Temuan Bagian yang memegang uang kas dengan yang mencatat sudah dipisahkan, namun pengendalian terhadap penggunaan uang kas masih kurang. Pada saat audit dilakuakan tidak dapat menunjukan catatan pengeluaran dan pemasukan uang. Terdapat dana hibah sebesar Rp. 30.000.000 yang belum jelas pertanggungjawabannya. Adanya inventaris yang belum dicatat Penerimaan UP pertama pada bulan Mei 2009, seblumnaya biaya operasional menggunakan dana tangan yaitu dana hibah. Pengendalian terhadap persediaan ATK masih sangat lemah. Tidak ada kontrol setiap pengeluaran ATK. Tindak Lanjut Perlu adanya bukti pencatatan baik secara manual maupun pencatatan dengan menggunakan komputer.

Setiap penerimaaan dana dari sumber manapun harus segera dilaporkan dan dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan pencatatan terhadap semua inventari yang ada di PKPBA.

Perlu dibuat kartu persediaan ATK.

PKPBI Temuan Untuk pendapatan lain di luar APBN dan BLU dari kantor pusat digunakan untuk membiayai operasional sebelum dana dari kantor pusat turun, sifatnya meminjam. Beberapa sumber pendapatan lain seperti: penerjemah abstrak skripsi/ijasah, TOEFL, kursus dengan tarip yang beragam belum memiliki payung hukum. Pencatatan atas pendapatan ini telah dilakukan. Tindak Lanjut 1. Perlu ada payung hukum pendapatan lain di luar APBN dan BLU, berikut mekanisme pelaporannya. 2. Perlu penyikapan lebih lanjut atas pagu anggaran untuk penerbitan jurnal

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 23 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Pagu anggaran untuk pos penerbitan jurnal sebesar Rp 15.000.000,00 rencananya tidak digunakan, karena honor panitia dan penulis tidak masuk dalam pagu

FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA

Temuan Overlap terhadap tugas bendahara. Bendahara bertugas menerima dana, mencatat, mengeluarkan dan mengajukan permintaan kembali ke bendahara pusat. Hal ini dalam sistem pengendalian intern terhadap kas dikatakan kurang baik. Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK Ada penerimaan lain dari biaya legalisr yang kemungkinan belum dilaporkan dan dipertanggungjawabkan. Rekapitulasi terhadap penerimaan dan pengeluaran uang kas harus dibut setiap bulan dan dilaporak sertra disahkan oleh pejabat yang berwenang. Tindak Lanjut Harus dipisahkan antara tugas melakukan pembukuan dengan pemegang uang tunai. Sehingga dalam hal ini mungkin diperlukan satu orang lagi yang berfungsi sebagai kasir atau juru bayar. Harus segera dibuat kartu persediaan baik secara manual maupun dengan menggunakan komputer. Harus segera dibuat laporan pertanggungjawabab penerimaan dan penggunaan dana. Dibuat laporan bulan atas dana yang diterima dengan dena yang dikelurakan.

FAKULTAS SYARIAH Temuan Pengeluaran MAK 525115 belanja perjalanan dinas telah sesuai dengan bukti yang ada. Hasil pengecekan uang kas, terdapat selisih lebih. Kas Riil Rp 13.730.000,00 Menurut catatan Rp 2.361.400,00 Selisih lebih 11.368.600,00 Selisih lebih berasal dari sisa anggaran dari jurnal tahun 2008 yang belum terbit sebesar Rp 10.670.000,00, dan sisanya Rp 700.000,00 adalah hasil sumbangan dari BTN atas kegiatan program studi yang belum dicatat (masih ada kurang Rp 1.400,00). Pengecekan secara sampel terhadap bukti Tindak Lanjut 1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas harus dipisahkan 2. Perlu ada buku catatan secara manual untuk mencatat transaksi keuangan, meskipun pekerjaan dengan computer telah dilakukan 3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas pendapatan dan pengeluaran oleh fakultas yang berasal dari sumber di luar APBN dan BLU kantor pusat, seperti legalisir

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 24 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

transaksi belanja barang telah sesuai Pendapatan lain diluar APBN dan BLU, seperti legalisir masih dipegang oleh KTU dan keuangan terpisah dengan bendahara; dan penggunaan serta pencatatannya belum dapat ditelusuri karena KTU sedang mengambil cuti Aktivitas belanja barang belum dilaksanakan secara maksimal karena masih terkendala oleh masa transisi kepemimpinan Semua transaksi keuangan dicatat dengan komputer Bendahara melaksanakan peran ganda mulai dari pencairan cek, menyimpan, membelanjakan dan melakukan pencatatan transaksi

FAKULTAS PSIKOLOGI Temuan Laporan Rekapitulasi MAK triwulan I kantor pusat, fakultas belum melaporkan laporan keuangan; catatan fakultas sudah melaporkan sebesar Rp 23.900.00,00 MAK 521111 (tanggal 24 Maret 2009) Bendahara melaksanakan peran ganda mulai dari pencairan cek, menyimpan, membelanjakan dan melakukan pencatatan transaksi Pengeluaran persediaan seperti ATK sudah baik, tapi masih lemah kontrolnya jika dilihat dari model pencatatan yang dilakukan. Kendali PD II dengan menggunakan catatan tertulis belum dapat diketahui. Hasil pendapatan dari legalisir telah dilaporkan dan diserahkan ke kantor pusat. Payung hukum untuk peluang bisnis yang ada seperti: penyelenggaraan tes psikologi belum ada. Pencatatan secara manual untuk mencatat transaksi keuangan telah dilakukan, meskipun pekerjaan dengan computer telah dilakukan (baik) Tindak Lanjut 1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas harus dipisahkan 2. Perlu ada mekanisme pelaporan atas pendapatan dan pengeluaran oleh fakultas yang berasal dari sumber di luar APBN dan BLU kantor pusat, seperti legalisir 3. Pelu dibuatkan kartu kendali pemasukkan dan penggunaan persediaan yang menjamin diperolehnya informasi secara cepat dan akurat

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 25 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

FAKULTAS EKONOMI Temuan Untuk pengadaan barang perlu ditelusuri masa berlakunya sertifikat pejabat pengadaan barang. Untuk pendapatan lain di luar APBN dan BLU dari kantor pusat seperti legalisir dan kontrak potokopi telah dilakukan pencatatan (bukti diperiksa P Agus Sucipto); namun untuk legalisir pencatatan jumlah potokopi yang dilegalisir masih dilakukan oleh petugas kantor. Pendapatan ini yang digunakan untuk membiayai operasional sebelum dana dari kantor pusat turun, sifatnya meminjam. FAKULTAS TARBIYAH Temuan Hasil pengecekan uang kas, tidak dapat dilakukan karena tidak dilakukan pembukuan, sehingga posisi jumlah kas yangsesbenarnya tidak dapat di deteksi. Pengecekan secara sampel terhadap bukti transaksi belanja barang ada yang tidak sesuai Pendapatan lain diluar APBN dan BLU, seperti legalisir masih dipegang oleh KTU dan keuangan terpisah dengan bendahara; dan penggunaan serta pencatatannya belum dapat ditelusuri karena KTU sedang mengambil cuti Aktivitas belanja barang belum dilaksanakan secara maksimal karena masih terkendala oleh masa transisi kepemimpinan Semua transaksi keuangan dicatat dengan komputer Bendahara melaksanakan peran ganda mulai dari pencairan cek, menyimpan, membelanjakan dan melakukan pencatatan transaksi. Tindak Lanjut 1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas harus dipisahkan 2. Perlu ada buku catatan secara manual untuk mencatat transaksi keuangan, meskipun pekerjaan dengan computer telah dilakukan 3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas pendapatan dan pengeluaran oleh fakultas yang berasal dari sumber di luar APBN dan BLU kantor pusat, seperti legalisir 4. Harus segera dibuat laporan pertanggungjawabab penerimaan dan penggunaan dana.( Dibuat laporan bulan atas dana yang diterima dengan dena yang dikelurakan.) Tindak Lanjut 1. Perlu ada daftar dari kentor pusat tentang masa berlakunya sertifikat pejabat pengadaan barang yang ada di universitas 2. Perlu ada payung hukum pendapatan lain di luar APBN dan BLU, berikut mekanisme pelaporannya

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 26 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK Rekapitulasi terhadap penerimaan dan pengeluaran uang kas harus dibut setiap bulan dan dilaporkan serta disahkan oleh pejabat yang berwenang. EL-ZAWA Temuan Ada beberapa bukti transaksi yang di Tipex. Penandatangan antara pejabat pembuat komitmen dan bendahara sama dalam bukti transaksi (bendahara aslinya sedang studi S3 di luar kota) Semua transaksi keuangan dicatat dengan komputer. Tindak Lanjut 1. Harus ada pemisahan pejabat yang bertanda tangan di bukti transaksi keuangan 2. Perlu ada buku catatan secara manual untuk mencatat transaksi keuangan, meskipun pekerjaan dengan computer telah dilakukan 3. Kesalahan yang ada pada bukti transaksi harus dicoret dan diparaf baru diganti nama atau nominal yang baru di sebelahnya, bukan tip-ex

LKQS Temuan Semua transaksi keuangan dicatat dengan komputer. Pengecekan terhadap bukti transaksi atas penerimaan dana dari kantor pusat telah sesuai; hanya bukti yang berupa konsumsi rapat belum diikuti dengan daftar hadir rapat dan undangannya. Ada pendapatan lain di luar dari pendapatan dari kantor pusat seperti hasil pembuatan kartu tanda anggota LKQS sebesar Rp 2.500,00 perbuah, dan penerimaan anggota baru LKQS sebesar Rp 25.000, per orang mulai tahun akademik 2007/2008 (tidak semua mahasiswa mendaftar) telah dicatat (hasil pemeriksaan atas pencatatan penerimaan dan penggunaan dilakukan oleh P. Agus Sucipto); masalahnya payung hukumnya belum ada Tindak Lanjut 1. Perlu ada buku catatan secara manual untuk mencatat transaksi keuangan, meskipun pekerjaan dengan computer telah dilakukan 2. Untuk bukti pengeluaran konsumsi rapat harus disertakan bukti undangan dan daftar peserta rapat 3. Perlu ada payung hukum pendapatan lain di luar APBN dan BLU, berikut mekanisme pelaporannya

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 27 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

Rekapitulasi Audit Keuangan Internal AUDITEE BAGIAN KEPEGAWAIAN BAGIAN PERENCANAAN BAGIAN AKADEMIK PKPBA PKPBI FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA FAKULTAS SYARIAH FAKULTAS PSIKOLOGI FAKULTAS EKONOMI FAKULTAS TARBIYAH EL-ZAWA LKQS TOTAL TEMUAN TEMUAN 7 Temuan 4 Temuan 5 Temuan 2 Temuan 4 Temuan 7 Temuan 7 Temuan 2 Temuan 8 Temuan 3 Temuan 4 Temuan 53 Temuan

Temuan Audit Keuangan Internal sejumlah 53 temuan yang terdiri dari 53 Ketidaksesuaian atau Non Conformity Saran perbaikan atau remark. b. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Berdasarkan hasil temuan audit keuangan internal tersebut diatas telah disampaikan secara langsung (verbal) permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, Dan telah ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee dengan penyesuaian pada pejabat yang akan terpilih. Adapun rincian status Permintaan Tindakan tindakan perbaikan dan pencegahan mencakup tentang : Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu Komunikasi Internal : Pemantauan job diskripsi PD-2, bendahara dan KTu oleh Dekan fakultas Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana fakultas terkait dengan Barang Milik Negara. Customer Focus : Empati layanan PD-2 dan Bendahara terhadap dosen dan karyawan. Desain dan Realisasi: Proses pencatatan; pembayaran dan pelaporan c. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement) Penetapan pagu anggaran sebelum ditetapkan perlu ada klarifikasi dengan fakultas, untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pada pos-pos tertentu.

HSU perlu ada penetapan dari kantor pusat.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang Page 28 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

PD-2 dan bendahara disarankan untuk memehami job diskripstion masingmasing.

Sosialisasi prosedur yang dimilki oleh bagian keuangan kepada Dekan/ Kepala/ Ketua, PD-2 dan Bendahara

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 29 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219

Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

Standard (s) Internal Audit Type University Representative Lead auditor Site(s) audited Date(s) of internal audit(s) Date of next internal audit(s) Team Member(s)

: ISO 9001:2000 : QMS ISO 9001:2000 Stage 2 : Drs. H. A Muhtadi Ridwan, M.A : Dr. Sugeng Listyo Prabowo : Group Focus of UIN Maliki Malang : 18-30 Mei 2009 : Desember 2009 : 1. Umrotul Khasanah, M.Si 2. Rosihan, S.Sos 3. Dr. Agus Mulyono, S.Pd, M.Kes 4. Evika Sandi Savitri, M.P 5. Ali Ridho, M.Si 6. Abdul Aziz, M.Si 7. Alfin Mustikawan, M.Pd 8. Abdul Malik Karim, M.Pd.I 9. Hj. Rahmawati Baharuddin, M.A

This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative and the University Quality Assurance. Malang, Juli 2009 Dibuat oleh Lead Auditor Diketahui Oleh Management Representative

Dr. Sugeng Listyo Prabowo

Drs. H. A. Muhtadi Ridwan, M.A

Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang

Page 30 of 30

____________________________
Certificate No. ID08/1219