PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

Tujuan dibuat prosedur pengadaan barang adalah untuk menjamin agar proses pengadaan
barang dapat dilaksanakan sesuai dengan persyaratan mutu, persyaratan keselamatan dan
kesehatan kerja dan persyaratan lingkungan (MK3L) yang telah ditentukan. Prosedur ini
berlaku untuk perusahaan tertentu dan mencakup mulai dari permintaan barang sampai
dengan pengadaan barang.

1. Proses Pembelian Barang

Berikut adalah prosedur pembelian barang dan jasa pada sebuah perusahaan :
1. Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang (Purchase
Request)/Surat Order barang dan Jasa dari User.
2. Bagian Pembelian menentukan Supplier sesuai dengan kriteria barang yang tertera
di Permintaan Pembelian Barang memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat
memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan Pembelian.
3. Apabila daftar terseleksi untuk Supplier barang sesuai dengan permintaan
pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi supplier baru.
4. Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa sesuai dengan
Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Supplier terseleksi melalui fax /
email / datang langsung.
5. Bagian Pembelian mengkonfirmasi kepada Supplier bahwa Permintaan Penawaran
Barang dan Jasa telah diterima oleh Supplier, dan mengkonfirmasi batas waktu
pemasukan penawaran harga.
 PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

6. Bagian Pembelian menerima penawaran harga dari para Supplier dan melakukan
evaluasi terhadap penawaran, selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai harga,
kualitas, dan waktu pengiriman, cara pembayaran terhadap Supplier yang dianggap
mampu.
7. Bagian Pembelian melakukan perbandingan harga (diperlukan minimal 3 supplier
sebagai pembanding harga) dan mencari harga yang termurah dengan tetap
mempertimbangkan kualitas barang, stock barang, cara pembayaran dan lama
waktu pengiriman.
8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian/Purchasing Order (PO) sesuai dengan
hasil negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.
9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian menyerahkan PO
kepada suplier melalui fax / email / datang langsung.
10. Bagian Pembelian mengkonfirmasi ke pihak Supplier apakah sudah menerima PO
dan menayakan kapan barang yang dipesan akan dikirim.

Ketika menentukan jenis dan tingkat pengendalian operasional yang berkaitan dengan
penyedia eksternal, termasuk kontraktor, organisasi dapat mempertimbangkan beberapa
faktor seperti:

1. Aspek lingkungan dan dampak lingkungan yang terkait;

2. Risiko dan peluang yang terkait dengan pembuatan produk atau penyediaan jasa;
3. Kewajiban kepatuhan organisasi

Pengendalian operasional dalam proses pembelian organisasi dilakukan dengan

menetapkan persyaratan lingkungan kepada penyedia eksternal termasuk kontraktor.
Persyaratan lingkungan tersebut minimal mengakomodir 3 hal diatas, diluar hal tersebut
 PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

menjadi kewenangan organisasi untuk menentukan persyaratan lingkungannya. Terlampir

contoh persyaratan lingkungan dalam proses pembelian.

2. Proses Penyimpanan Barang

Gudang (warehouse) merupakan salah satu elemen vital yang dimiliki perusahaan karena
di dalamnya terdapat berbagai macam aset perusahaan, baik berupa bahan baku, barang
setengah jadi (work in process), suku cadang, barang jadi (finished goods), bahan-bahan
kimia, dll. Aset-aset tersebut perlu dijaga dengan baik agar produktivitas perusahaan tetap
berjalan maksimal.

Maka dari itu, ada satu hal penting yang perlu diperhatikan pekerja saat bekerja di area
gudang, yakni keselamatan dan kesehatan kerja (K3) di pergudangan, agar kerugian
perusahaan dari berbagai aspek (biaya, waktu, cedera, dan produktivitas) dapat
diminimalkan. Terlebih proses kerja di gudang mengandung banyak potensi bahaya yang
bisa mengakibatkan cedera, sehingga para pekerja harus benar-benar memahami prosedur
K3 saat melakukan pekerjaannya.
 PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

3. Proses Pengangkutan Barang

Solusi:

• Lakukan penilaian risiko pada seluruh aktivitas manual handling dan aktivitas yang
berisiko menimbulkan cedera.
• Apabila diperlukan, Anda bisa mendesain ulang teknik manual handling dan
menggantinya dengan teknik pengangkatan mekanis, misalnya menggunakan lift
truck, pallet truck, atau trolley.
• Lakukan teknik manual handling dengan benar, diantaranya:

- Perhatikan garis kekuatan, artinya sikap tubuh dengan memosisikan kaki ke arah
beban yang diangkat. Posisi kuda-kuda akan sangat memengaruhi kekuatan
dalam melakukan pengangkatan beban.

- Angkat beban sedekat mungkin dengan tubuh dan pastikan tulang punggung
tetap tegak saat mengangkat beban.

- Jaga agar beban tetap dekat dengan pinggang ketika benda dipindahkan dan
pandangan Anda juga harus bebas dari hambatan dan keadaan area kerja tidak
ada gangguan.

- Jalanlah secara menyamping saat menuruni tangga atau lorong untuk menjaga
kestabilan dan mempermudah melihat jalur yang dilalui.

- Pastikan kepala Anda tetap tegak dan pandangan lurus ke depan.

- Jangan mengangkat beban melebihi batas berat beban maksimum.

 PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

4. Proses Pembongkaran Barang

KEGIATAN OPERASI BONGKAR MUAT BARANG
1. Berdasarkan perencanaan dan kesiapan peralatan B/M dan SDM, PBM melakukan
kegiatan bongkar muat
a. B/M secara Langsung
b. B/M via gudang atau lapangan penumpukan
c. Membuat daily report atau disebut juga laporan kegiatan
2. Setelah pelaksanaan bongkar muat selesai :
a. PBM membuat laporan akhir kegiatan B/M dan penggunan alat B/M, kemudian
diserahkan ke Pelindo (Terminal) untuk proses perhitungan biaya realisasi pelayanan,
dilampiri dengan :
- Daily report
- Damage cargo list
 PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING

- Bukti pemakaian alat B/M

- Bukti Pemakaian Ruang Penumpukan (BPRP) apabila ada penumpukan barang
b. Membuat resume kegiatan pemantauan ,yang dituangkan dalam job sheet kegiatan
atau laporan Kerja Bongkar Muat (LKBM)
c. Melakukan proses perhitungan yang terdiri atas biaya-biaya :
• Jasa dermaga
• Kerjasama penggunaan fasilitas
• Penumpukan gudang/lapangan
• Pemakaian alat.

KESIMPULAN
Kelalaian dalam menggunakan APD atau menggunakan APD yang tidak tepat bisa
menimbulkan bahaya seperti terkena tumpahan atau percikan bahan kimia, terkena
jatuhan benda dari atas, terpeleset dan tersandung.

Solusi:

• Lakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi potensi bahaya yang ada di area
kerja
• Gunakan APD yang sesuai dengan potensi bahaya dan jenis paparan di area kerja.
Untuk area gudang, pekerja bisa menggunakan APD seperti pelindung kepala,
pakaian pelindung, pelindung mata, pelindung tangan, dan pelindung kaki.
PROSEDUR PEMBELIAN HINGGA PEMBONGKARAN MATERIAL

DI LINGKUNGAN KERJA PT. THREDIO ENGINEERING