1

PENYUSUNAN
SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PT. QIMS INTRASINDO

 2

TUJUAN
untuk membangun profil dan perilaku aparatur
negara yang memiliki integritas, produktivitas,
dan bertanggungjawab serta memiliki
kemampuan memberikan pelayanan yang prima
melalui perubahan pola pikir (mind set) dan
budaya kerja (culture set) dalam sistem
manajemen pemerintahan
 REFORMASI BIROKRASI: Area Perubahan
(Grand Design RB – Perpres 81/2010 dan Road Map – PermenPAN dan RB 20/2010)

AREA HASIL YANG DIHARAPKAN

ORGANISASI Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran

Sistem, Proses dan Prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur,
TATALAKSANA dan sesuai dengan prinsip-prinsip Good Governance

PERATURAN Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih

PERUNDANG-UNDANGAN dan kondusif
SUMBER DAYA MANUSIA SDM Apartur yang berintegritas, netral, kompeten,
APARATUR capable, profesional, berkinerja tinggi, dan sejahtera

Meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih

PENGAWASAN
dan bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme.

Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas

AKUNTABILITAS
kinerja birokrasi
Pelayanan Prima sesuai kebutuhan dan
PELAYANAN PUBLIK
harapan masyarakat
MIND-SET DAN CULTURE-SET
APARATUR Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
 4

DEFINISI
• Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan

• Standar Operasional Prosedur Administrasi

Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional
prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
 5

MENGAPA SOP PENTING?

• Pengembangan misi organisasi;

• Pemantapan peraturan dan persyaratan yang
mengatur pekerjaan;
• Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik
pelaksanaan pekerjaan.
• Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan
dengan pihak yang terkait.
 6

KEUNTUNGAN PENERAPAN SOP :

1. Menjelaskan kinerja yang diharapkan
SOP menggambarkan dan mendokumentasikan
kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
2 . Standardisasi aktivitas
SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang
disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan
koordinasi dan komunikasi;
3. Acuan Dokumen Pelatihan
SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan,
briefing, dan latihan.
 7

4.Sistem analisis dan umpan balik

Proses penelitian dan pengembangan SOP mencakup
kesempatan para manajer untuk membandingkan secara
langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang
diharapkan berdasarkan peraturan.
5.Komunikasi eksternal
SOP menjelaskan filosofi dan rekomendasi praktis
organisasi kepada pihak luar organisasi.
6.Safety Assurance (Jaminan Perlindungan)
SOP dapat memberikan jaminan perlindungan
pelaksanaan kegiatan.
 8

PRINSIP PENYUSUNAN SOP AP

• Kemudahan dan kejelasan
• Efisiensi dan efektivitas
• Keselarasan
• Keterukuran
• Dinamis
• Berorientasi pada pengguna atau pihak yang
dilayani
• Kepatuhan hukum
• Kepastian hukum
 9

PRINSIP PELAKSANAAN SOP AP

• Konsisten
• Komitmen
• Perbaikan berkelanjutan
• Mengikat
• Seluruh unsur memiliki peran penting
• Terdokumentasi dengan baik
 10

JENIS SOP
1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

a. SOP Teknis
Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel
di Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP
Pengagendaan Surat dan SOP Pemberian Disposisi.

b. SOP Administratif
Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Pelayanan
Pengujian Sampel Di Laboratorium, SOP Pelayanan
Perawatan Kendaraan, SOP Penanganan Surat Masuk
dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
 11

2. SOP Menurut Besaran Kegiatan

a. SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran

kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang
mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang
merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yg
membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

Contoh: SOP Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari

SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian Tanggapan
terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat. SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP makro dari
SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan
Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis
 12

b. SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan

besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP
(SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian
dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar
cakupannya.

Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian

Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman
Surat SOP merupakan SOP mikro dari SOP Pengelolaan
Surat. SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP
Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan
Bimbingan Teknis merupakan SOP mikro dari SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
 13

3. SOP Menurut Kelengkapan Kegiatan

a. SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP Final dari SOP
Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b.SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya

belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final,
sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan
yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman. SOP
Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan
bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
 14

4. SOP Menurut Jenis Kegiatan

a. SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya
relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di­SOP-kan maupun dari
tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan
perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.

Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP Pengelolaan Keuangan

di Satker B memiliki SOP generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor:
KPA, PPK, Bendahara, dst.

b. SOP Spesifik (Khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan

kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP­kan,
tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik
tersebut.

Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z

hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium
lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.
 15

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
1. Persiapan
2. Penilaian Kebutuhan SOP AP,
3. Pengembangan SOP AP,
4. Penerapan SOP AP,
5. Monitoring dan Evaluasi SOP AP.
 16

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
 17

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
 18

TAHAP PERSIAPAN
 Proses Awal Proses Akhir

Supplier Input PROCESS Output Customer

PROSES YANG MATERI, MATERI, PROSES

MENDAHULUI INFORMASI INFORMASI SELANJUTNYA
Misalnya : Penyedia Misal berupa Material, Misal berupa Produk Misalnya : Pelanggan
Eksternal dan Sumber Daya , dan Layanan Eksternal dan Internal,
Internal, Pihak Pesyaratan Pihak Berkepentingan
Berkepentingan

Kepastian pengendalian
dan titik periksa untuk
memantau dan mengukur
kinerja
CONTOH BISNIS PROSES
 21

Output Aspek Judul SOP

(5) (6) (7)
a) Laporan Kehadir-an Pembuatan a) Pembuatan Laporan
Pegawai Kehadiran Pegawai
b) Surat Usulan Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan
Kenaikan Pangkat Kenaikan Pangkat

c) dll.
a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan Daftar Gaji

b) Pelaksanaan Pembayaran
b) Pembayaran Gaji Pelaksanaan Gaji Pegawai
Pegawai

c) dll,

Keterangan :

Judul SOP = Aspek + Output

 23
CONTOH
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS

A. Data Kegiatan

1. Nama SOP : Pembuatan Laporan Konsinyering

2. Jenis Kegiatan : Rutin

3. Penanggung Jawab :

a. Produk : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan

b. Kegiatan : Kabid ...

4 Scope/ruang lingkup : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan Deputi Bidang Tatalaksana
 24

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

Nama Kegiatan : Pembuatan Laporan Konsinyering

Langkah Awal : Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep

Laporan Konsinyering

Langkah Utama : Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid.

Langkah Akhir : Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

 25

C. IDENTIFIKASI LANGKAH
Langkah Awal : 1 Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep
Laporan Konsinyering

: 2 Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data

dan mengonsep Laporan Konsinyering

3 Analis mengumpulkan data Konsinyering dan

Menyerahkan kepada Kasubid

Langkah : 4 Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

Utama menyerahkan kepada Kabid.

5 Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika

setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk
diperbaiki.
6 Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
 26

C. IDENTIFIKASI LANGKAH

: 7 Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada

Kasubid untuk didokumentasikan.

8 Kasubid memerintahkan Analis untuk

mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Langkah Akhir 9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

 27

SIMBOL SOP ORMAT SOP ADM.

PEMERINTAHAN
HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
 Kapsul : mulai & berakhir

 Kotak : proses/eksekusi

 Belah ketupat : pengambilan keputusan

 Panah : arah proses

 Segi lima : penghubung antar halaman

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING 28
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk
mempersiapkan konsep laporan
konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk
mengumpulkan bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan
konsinyering kepada Kasubid

4. Mengonsep laporan konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering.

Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Tidak
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Kasubid untuk diperbaiki. Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan
kepada Kabid. Jika tidak setuju
Tidak Ya
mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering
kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada
Analis untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan
Konsinyering.
 29

Contoh Mutu Baku dan Keterangan

Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpulan Bahan
Disposisi
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan,
Disposisi
Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pendokumentasian
Dokumentasi Dokumen
 PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING 30
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk Agenda 15 menit Disposisi
mempersiapkan konsep laporan Kerja
konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk Disposisi 15 menit Disposisi
mengumpulkan bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan SOP
konsinyering kepada Kasubid Laporan, Pengumpul-an
Disposisi Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan Bahan 2 jam Konsep
menyerahkan kepada Kabid Laporan Laporan,
Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Konsep 1 jam Draft Laporan,
Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Tidak Laporan Disposisi
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Kasubid untuk diperbaiki. Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika Draft 1 jam Laporan,
setuju menandatangani dan menyerahkan Laporan Disposisi
kepada Kabid. Jika tidak setuju
Tidak Ya
mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 menit Disposisi
kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Laporan 10 menit Disposisi
Analis untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-
Konsinyering. Dokumentasi dokumentasi-
an Dokumen
31
 32

3. MENYUSUN KELENGKAPAN DOKUMEN SOP-AP

ASESORIS SOP

Halaman Judul
Keputusan Pimpinan/Lembar Pengesahan
Daftar Isi
Penjelasan Singkat Penggunaan
 33

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
2012

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 34

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

2012

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 35

ASESORIS SOP
Keputusan Pimpinan/
Lembar Pengesahan
LOGO

Keputusan Pimpinan
Tentang….

2012

Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. ……………………..
Telepon : ………………
Nama Kota ……………
 36

CONTOH
LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN
PIMPINAN/LEMBAR PENGESAHAN
 37

PERATURAN MENTERI NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
Nomor : 11 Tahun 2009

Tentang
PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN NEGARA
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 38

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

Jakarta, Juli 2012

Deputi Bidang Tatalaksana,

DR. Ir. Deddy S. Bratakusumah, BE, MURP, MSc

NIP.xxxxxxxxxxxx

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 ASESORIS SOP
Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan

DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………………………………………………………………… I
Pendahuluan………………………………………………………………………………………. ii
Latar Belakang……………………………………………………………………………………. iii
Ruang Lingkup…………………………………………………………………………………… iv
Tujuan………………………………………………………………………………………………. v
Manfaat…………………………………………………………………………………………….. vi
Halaman Pengesahan/Keputusan Pimpinan………………………………………………… vii
Penjelasan Singkat Penggunaan……………………………………………………………... viii
Daftar Isi…………………………………………………………………………………………… ix
Daftar SOP AP Kedeputian Bidang Tatalaksana…………………………………………….. 1
Bagian 1 SOP AP Asdep Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan………….… 3
Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Administrasi Umum Pemerintahan………… 5
Bagian 1 SOP AP Asdep Standarisasi Sarana dan Prasarana……………………….…… 7
Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan…..…… 9
Bagian 1 SOP AP Asdep Pemantauan dan Evaluasi Ketatalaksanaan.…………….…… 17
 40

Terima Kasih