Indra Giantoni Rossi-Fah

PENERAPAN SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN
FAKULTAS USHULUDDIN DAN FILSAFAT UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh
INDRA GIANTONI ROSSI

NIM. 104025000863
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1429 H / 2008 M
ABSTRAK
Indra Giantoni Rossi

Penerapan Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan

teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan
maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi
manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan
sehari-hari perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin
dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat
dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat
serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak
perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau
komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi
masalah-masalah tersebut.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu
menggambarkan kondisi lapangan secara apa adanya. Pada hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup kegiatan pengadaan,
pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi
mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk
melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Masalah-
masalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem
otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan
terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan
untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit
dikembangkan karena masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu
Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki
kompetensi khusus di bidang sistem otomasi.
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas berkah,
rahmat, dan nikmatnya yang diberikan olehNya dan diiringi doa restu dari
berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Adapun maksud dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi
sebagian persyaratan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam bidang Ilmu
Perpustakaan dan Informasi pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, diantaranya adalah :
1. Bapak DR. Abdul Chair, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Rizal Saiful Haq, MA selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, serta Bapak Pungki Purnomo, M.LIS selaku Sekretaris Jurusan
Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
3. Bapak Ade Abdul Haq, M.Hum selau dosen pembimbing yang telah
membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Bapak Agus Rifai, SS, S.IP selaku Kepala Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat, beserta staf-staf lainnya tempat penulis melakukan
penelitian skripsi.
5. Keluarga penulis, papa, mama, mbak ninda, mas Hendri, dan si kecil
Lintang, terima kasih supportnya yang besar selama ini.

6. Retna Endah Kusma Dewi, yang telah mengisi setiap inchi kehidupan
penulis, yang selalu menemani penulis dan memberikan dukungan tiada
henti, terima kasih, semoga kisah ini berakhir indah untuk kita.
7. Teman-teman Jurusan IPI angkatan 2004, Aje, Gigih, Lesdi, Tedi, Yono,
Mulki, Gunaevi, Ichal, Yasser, Sahal, Barna, Ijul, Agil, Dian, Ihsan, Retna,
Puji, Wiwi, Ien, Meti, Hani, Putri, Muji, dan Jurusan IPI angkatan 2003,
sungguh berteman dengan kalian dapat memberi warna tersendiri dalam hati
penulis.
8. Dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih
atas semua bantuannya.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna,
oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak dalam rangka perbaikan
skripsi ini sangat diharapkan, untuk itu penulis mengucapkan banyak terima
kasih.
Ciputat, Oktober 2008
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK………………………………………………………………………
i
KATA PENGANTAR…………………………………………………………..
ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………….
iv
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………
vi
DAFTAR TABEL……………………………………………………………….
vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Masalah……………………………………… 1
B. Perumusan dan Pembatasan
Masalah………………………… 5
C. Tujuan dan Manfaat
Penelitian………………………………. 6
D. Sistematika
Penulisan………………………………………… 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Peguruan
Tinggi…………. 9
1. Sistem
Layanan…………………………………………….. 9
a. Layanan
Teknis……………………………………….. 9
b. Layanan Pengguna
(user)……………………………... 14
2. Perpustakaan Perguruan
Tinggi……………………………. 17
B. Sistem Otomasi
Perpustakaan………………………………… 19
1. Definisi
Sistem……………………………………………... 19
2. Definisi Otomasi
…………………………………………… 23
3. Sistem Otomasi
Perpustakaan……………………………… 24
4. Unsur-Unsur Sistem Otomasi
Perpustakaan……………….. 25
a. Pengguna
(User)………………………………………. 25
b. Perangkat Keras
(Hardware)………………………….. 26
c. Perangkat Lunak
(Software)…………………………... 27
d. Jaringan
(Network)……………………………………. 29
e. Data…………………………………………………
…. 29
f. Metadata……………………………………………
…. 31
g. Manual………………………………………………
… 33
5. Cakupan Sistem Otomasi
Perpustakaan……………………. 34
BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode
Penelitian……………………………………………... 36
B. Teknik Pengumpulan
Data……………………………………. 36
C. Populasi dan
Sampel…………………………………………..38
D. Sumber
Data…………………………………………………... 39
E. Teknik Pengolahan
data……………………………………….. 39
F. Teknik Analisa
Data…………………………………………... 40
BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS

USHULUDDIN DAN FILSAFAT
A. Sejarah Singkat Perpustakaan
FUF…………………………… 41
B. Visi dan Misi Perpustakaan
FUF……………………………… 42
C. Struktur Organisasi Perpustakaan
FUF……………………….. 43
D. Koleksi Perpustakaan
FUF……………………………………. 44
E. Layanan Perpustakaan
FUF…………………………………… 45
F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan
FUF…………….. 46
BAB V HASIL PENELITIAN

A. Penerapan sistem otomasi di Perpustakaan
FUF……………… 50
B. Manfaat sistem otomasi Perpustakaan FUF bagi
pengguna….... 66
C. Masalah-Masalah yang dihadapi dalam penerapan sistem
otomasi di Perpustakaan
FUF……………………………………………..
7
7
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan…………………………………………………
…. 79
B. Saran…………………………………………………………
… 80
DAFTAR
PUSTAKA…………………………………………………………….. 82
LAMPIRAN - LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Menu
Pengadaan………………………………………………………. 51
Gambar 2. Menu
Pengolahan……………………………………………………… 52
Gambar 3. Menu
Sirkulasi…………………………………………………………. 53
Gambar 4. Menu
Peminjaman…………………………………………………….. 54
Gambar 5. Menu
Pengembalian…………………………………………………… 54
Gambar 6 & Gambar 12. Menu Penelusuran………………………………….55
& 59
Gambar 7. Menu Penelusuran
Peminjam………………………………………….. 56
Gambar 8. Menu Item Cadangan Untuk
Peminjam……………………………….. 56
Gambar 9 & Gambar 20. Menu
Berita……………………………………………. 57
Gambar 10. Menu Kontrol
Pemesanan……………………………………………. 58
Gambar 11. Menu Item
Details…………………………………………………… 58
Gambar 13. Menu Penelusuran kata
kunci……………………………………….. 60
Judul…………………………………………….. 61
Seri………………………………………………. 61
Pengarang……………………………………….. 62
Subjek…………………………………………… 63
Barcode………………………………………….. 63
Konten…………………………………………… 64
Gambar 21. Menu Program
Komputer……………………………………………. 66
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Keadaan Koleksi Utama Program

Studi…………………………………. 44
Tabel 2. Koleksi
Pendukung………………………………………………………. 45
Tabel 3. Jenis Kelamin
Responden……………………………………………….. 67
Tabel 4. Jenjang Semester
Responden……………………………………………. 68
Tabel 5. Metode pengguna dalam melakukan penelusuran bahan
pustaka………. 69
Tabel 6. Jenis Katalog Yang Digunakan
Pengguna………………………………. 70
Tabel 7. Pengetahuan pengguna mengenai sistem otomasi perpustakaan………..
71
Tabel 8. Tanggapan pengguna tentang keberadaan sistem otomasi di
perpustakaan……………………………………………………………
. 72
Tabel 9. Tanggapan pengguna tentang proses sirkulasi dengan menggunakan
sistem otomasi
perpustakaan…………………………………………………… 73
Tabel 10. Persepsi pengguna tentang tingkat kemudahan menggunakan katalog
komputer (OPAC)………………………………………………………
74
Tabel 11. Persepsi pengguna tentang manfaat katalog komputer (OPAC) dalam
menemukan bahan
pustaka……………………………………………… 75
Tabel 12. Persepsi pengguna mengenai hasil penelusuran dengan menggunakan
katalog komputer
(OPAC)……………………………………………… 76
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era
informasi saat ini, membuat manusia terus berlomba meningkatkan
kesejahteraan akan berbagai kebutuhan dalam hidupnya, baik itu kebutuhan
primer seperti sandang, pangan, dan papan maupun kebutuhan sekunder dan
tertier yang berupa hiburan, kemewahan, dll. Begitupun dengan kebutuhan akan
informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial
dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena baru yang tengah berkembang
saat ini, dimana informasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupan
manusia sehari-hari. Oleh karena itu perpustakaan sebagai salah satu lembaga
informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah
menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat yang menginginkan kemudahan
dalam mengakses informasi.
Informasi kini telah berkembang sehingga dapat tersimpan dalam
berbagai bentuk, baik yang tercetak, tidak tercetak maupun elektronik.
Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai
macam bentuk informasi. Dalam hal ini perpustakaan memiliki posisi yang
krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola, serta penyebarluasan informasi
kepada masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya
menunggu pengunjung atau pemakai datang ke perpustakaan, melainkan harus

lebih pro aktif menawarkan jasa pelayanan informasinya, tentunya dengan
bantuan teknologi informasi berupa perangkat komputer dan aplikasinya yang
menghadirkan berbagai kemudahan baik untuk pustakawan ataupun pemakai
(user). Aplikasi komputer yang terintegrasi dengan layanan diperpustakaan
yang selanjutnya diterapkan pada semua bidang pekerjaan perpustakaan dapat
menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem layanan perpustakaan
terautomasi.
Tentunya hal ini berhubungan erat dengan kemajuan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) perpustakaan, penggunaan perangkat
teknologi informasi baik keras (hardware) maupun lunak (software) mutlak
dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat
penelitian, maupun pusat informasi saat ini. Aplikasi TIK pada perpustakaan
dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping
keefektifan dan keefisienan dari segi waktu, biaya hingga sumber daya manusia
(SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat
diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada
pustakawan dan pemakai (user) dalam melakukan berbagai kegiatan
perpustakaan, seperti entri katalog dan sistem temu kembali secara online
(OPAC).
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai unit kerja penyedia layanan
informasi merupakan perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan
dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya1. Tujuan atau visi dan misi masing-masing perguruan tinggi
tentu berbeda-beda, sebagai contoh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki
target yang harus dicapai yakni menjadi Universitas Riset yang dimana seluruh
civitas akademikanya harus memiliki kompetensi keilmuan, keislaman, dan
keindonesiaan. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi yang dimaksud adalah
Univeristas, tingkat fakultas, tingkat jurusan, institut, sekolah tinggi, dan
akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian2.
Perpustakaan perguruan tinggi umumnya berada didalam lingkungan
kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruan tinggi tersebut, tugas
dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang termaktub dalam Tri Dharma Perguruan
Tinggi. Dalam pengelolaan dan tanggung jawabnya adalah perguruan tinggi
yang bersangkutan3. Untuk tingkat Universitas disebut Unit Pelaksana Teknis
(UPT) perpustakaan selanjutnya perpustakaan Fakultas, perpustakaan Jurusan,
Perpustakaan Program Pasca Sarjana, dan sebagainya4. Salah satu hal yang
sangat penting bagi keberadaan sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan
perguruan tinggi adalah koleksinya. Koleksi yang memadai akan berpengaruh
pada tingkat keefektifan peminjaman terhadap bahan pustaka. Perpustakaan
juga harus memiliki berbagai subjek dari bahan pustaka dengan bermacam
bentuk dan jenisnya. Oleh sebab itu, perpustakaan harus meiliki metode-metode
1
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
1994), h. 65.
2
Ibid, h. 65.
3
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan:suatu pendekatan prktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006),
h. 38.
4
Ibid, h. 38.
guna mengatasi tuntutan tersebut, diantaranya dengan melakukan migrasi sistem
layanan perpustakaan yang sebelumnya masih bersifat manual menjadi sebuah
sistem yang terotomasi.
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas
berada pada ruang lingkup perpustakaan perguruan tinggi memiliki tanggung
jawab dan tugas memenuhi layanan informasi kepada seluruh civitas
akademika. Oleh karena itu keefektifan sistem layanan yang diterapkan
perpustakaan Fakultas Ushuluddin menjadi faktor yang paling penting dalam
mencapai tujuan dan tugas perpustakaan tersebut. Layanan pembaca menjadi
tolak ukur bagi keberhasilan kerja suatu perpustakaan, namun tugas layanan
tidak mungkin berdiri sendiri, tetapi harus didukung oleh tugas pembinaan
koleksi, yang menyangkut pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan koleksi.
Oleh karena itu, pengukuran keberhasilan kerja suatu perpustakaan tidak boleh
hanya dengan melihat dari sisi pelayanannya saja, tetapi juga pembinaan
koleksinya. Secara umum layanan pemakai didefinisikan sebagai aktifitas
perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan,
khususnya kepada anggota perpustakaan yang ada dilingkungannya. Layanan
perpustakaan yang baik dapat dilihat dari kemampuannya memberikan
informasi yang tepat kepada pemakai pada saat informasi itu dibutuhkan.
Dari uraian diatas penulis tertarik untuk mencoba melakukan penelitian
mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di
perpustakaan Fakultas ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas yang
bertanggung jawab memenuhi layanan informasi segenap civitas akademika

baik fakultas maupun Universitas, serta pengaruhnya terhadap pelayanan teknis
perpustakaan dan kinerja staf perpustakaan (pustakawan) dan para penggunanya
(user). Untuk itu, judul yang diangkat dalam penelitian ini adalah “Penerapan
Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta”
B. Perumusan dan Pembatasan Masalah
Dalam perumusan masalah ini penulis membuat beberapa pertanyaan
penelitian (Research Question) sebagai berikut :
1. Bagaimana cakupan sistem otomasi yang diterapkan di perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat serta pengaruhnya terhadap kinerja staf
perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna
(user)?
2. Apakah manfaat yang dapat dirasakan oleh pengguna Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dengan diterapkannya sistem otomasi
perpustakaan?
3. Masalah-masalah apa saja yang dihadapi oleh pihak perpustakaan dalam
menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi pada perpustakaan Fakultas
Ushuluddin?
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka penulis
membatasi masalah penelitian agar tidak meluas dan dapat lebih fokus pada
masalah yang akan diteliti, yaitu :

1. Penelitian dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah penerapan sistem
otomasi dilihat dari aspek cakupan, manfaat, dan pengaruh atau dampak
yang ditimbulkan setelah sistem otomasi tersebut diterapkan.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan pengaruhnya
terhadap kinerja staf perpustakaan/pustakawan dalam memberikan
layanan kepada pengguna (user).
b. Untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat
dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan
Filsafat
c. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak
perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi
atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik
guna mengatasi masalah-masalah tersebut.
2. Manfaat Penelitian
a. Memberikan informasi mengenai kondisi riil perpustakaan Fakultas
Ushuluddin UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan
sistem otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan
berbagai kelebihan dan kekurangannya.
c. Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen
perpustakaan sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan
sistem pengelolaan perpustakaan terotomasi.
d. Menambah khazanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan
khususnya yang terkait dengan sistem otomasi perpustakaan.
D. Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan lebih terarah mengenai
permasalahan yang dijadikan pokok pembahasan skripsi ini, maka penulis
memberikan sistematika penulisan sebagai berikut :
Bab Pertama, merupakan bab pendahuluan yang menerangkan tentang
latar belakang masalah, perumusan dan pembahasan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab Kedua, tinjauan literatur, yang mencoba memaparkan landasan
teoritis penelitian, yang terdiri dari definisi dan jenis layanan perpustakaan,
pengertian perpustakaan perguruan tinggi, pengertian sistem otomasi
perpustakaan, unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan, dan cakupam sistem
otomasi perpustakaan.
Bab Ketiga, merupakan metodologi penelitian, yaitu metode penelitian
yang digunakan penulis, teknik pengumpulan data, jumlah populasi dan sampel,
sumber data yang diperoleh, teknik pengolahan data, serta analisa data.
Bab Keempat, berisi tentang gambaran umum perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan FUF,
visi dan misi, struktur organisasi, koleksi perpustakaan FUF, layanan
perpustakaan FUF, dan unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan FUF.
Bab Kelima, adalah hasil penelitian yang meliputi penerapan sistem
otomasi di perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, manfaat sistem
otomasi perpustakaan Fakultas Ushuluddin pengguna (user), masalah-masalah
yang dihadapi dalam penerapan sistem otomasi di perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat
Bab Keenam, yaitu penutup tersiri dari kesimpulan dan saran-saran,
skripsi ini juga dilengkapi dengan lampiran
.
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Perguruan Tinggi
1. Sistem Layanan
Sistem layanan merupakan kerangka dasar kegiatan atau aktifitas yang
dilakukan perpustakaan. Selain infrastruktur fisik dan pengembangan
koleksinya, kualitas sebuah perpustakaan juga bisa diukur melalui kinerja
sistem layanan yang ada didalamnya. Secara umum sistem layanan pada sebuah
perpustakaan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
a. Layanan Teknis
Layanan teknis merupakan kegiatan utama pada sebuah perpustakaan.
Variasi kegiatan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang
lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas
dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, divisi, urusan seksi,
subseksi dan lain sebagainya. Sedangkan perpustakaan yang relatif kecil dapat
menyederhanakan pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula.
Namun pada prinsipnya ada beberapa hal yang memiliki kesamaan5. Kegiatan
itu meliputi :
5
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik (Jakarta: Samitra Media
Utama, 2004), h. 146.
1) Pengadaan koleksi bahan pustaka
Menurut Soeatminah, pengadaan koleksi atau akuisisi adalah proses
menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu
perpustakaan, kolaksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya
relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar
tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani6. Sutarno NS dalam
bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan berpendapat bahwa
pengadaan atau akuisisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Bagi perpustakaan
yang baru terbentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi
pekerjaan penentuan kriteria koeksi perpustakaan dan pembentukan koleksi
awal. Sedangkan untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan
pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada7.
Pengadaan koleksi dapat berasal dari berbagai macam sumber, seperti
hadiah, tukar-menukar, titipan, dan pembelian. Pengadaan koleksi terbagi
atas dua tahap kegiatan, yaitu yang pertama pembentukan koleksi pertama,
ketika perpustakaan baru dibentuk sebagai dasar untuk pengembangan lebih
lanjut yang didasarkan kepada kebijakan dan rencana ketika akan
membangun sebuah perpustakaan. Pembentukan dan pengisian koleksi
tersebut yang merupakan dasar pembinaan dan pengembangan selanjutnya,
kemudian yang kedua adalah pembinaan dan pengembangan sebagai
6
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992),
h. 71.
7
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan, h. 146-147.
kelanjutan pengadaan agar sumber informasi bertambah lengkap dan
memadai8
2) Pengolahan pustaka
Pengolahan atau “processing” adalah pekerjaan yang diawali sejak
koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau
di tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai
oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak
(printed matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan
dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan9. Tahapan
kegiatan kerja pengolahan meliputi :
a) Inventarisasi, yaitu mencatat setiap eksemplar buku dalam buku
induk, kemudian memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar
buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
b) Klasifikasi, yaitu kegiatan mengelompokkan buku: buku yang
subjek/isinya sama dikumpulkan dan yang berbeda dipisahkan.
Sistem klasifikasi yang dipakai diantaranya adalah DDC (Dewey
Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification),
LC (Library of Congress Classification).
c) Katalogisasi, yaitu membuat katalog untuk semua judul buku milik
perpustakaan, kemudian menyusun kartu katalog yang telah dibuat
sesuai dengan susunan yang ditentukan oleh perpustakaan.
8
Sutarno NS, Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi
(Jakarta: Panta Rei, 2005), h.101
9
Sutarno, Manajemen Perpustakaan, h. 151.
d) Memberi label buku, yaitu memberi label sandi buku yang ditempel
pada punggung buku, kemudian membuat kartu buku untuk setiap
eksemplar dan disimpan dalam kantong yang ditempel di dalam
buku.
e) Penyusunan kartu katalog adalah kegiatan menyajikan katalog
perpustakaan agar dapat digunakan oleh peakai perpustakaan untuk
mencari dan menemukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya.
f) Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang
sudah selesai diolah dan elah dilengkapi dengan label di dalam
rak/lemari buku, buku diatur sesuai dengan sandi buku, yang
merupakan kode kelompok subjek/isi buku.
3) Pemeliharaan koleksi (Maintenance)
Pemeliharaan dan perwatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan
menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yangdimiliki oleh
perpustakaan awet dan terawat dengan baik. Tugas ini meliputi10:
a) Reproduksi, yaitu bahan pustaka yang langka dan harus dilestarikan
perlu dibuatkan fotokopi, pustaka aslinya disimpan sementara
fotokopinya untuk dipinjamkan.
b) Penjilidan, perpustakaan perlu menjilid majalah yang sudah lengkap
satu volume atau satu tahun agar tidak berserakan sehingga mudah
rusak atau hilang, kemudian buku-buku yang jilidannya rusak dan
10
Sutarno,,Manajemn perpustakaan, h. 126.
masih mungkin untuk dijilid ulang, sehingga tetap dapat
dimanfaatkan.
c) Laminasi, yaitu proses pengawetan dengan cara menyemprotkan
bahan kimia berbagai manuskrip, naskah, dokumen yang kuno,
terutama yang kertasnya sudah lapuk sehingga mudah hancur.
d) Penyiangan bahan pustaka, yaitu mengurangi koleksi yang umurnya
sudah tua, isinya sudah kadaluwarsa dan tidak cocok untuk dibaca,
kemudian buku-buku yang rusak dan tidak mungkin diperbaiki lagi,
serta buku yang jumlah kopinya terlalu banyak.
4) Administrasi perpustakaan
Sutarno NS mengungkapkan bahwa kegiatan administrasi perpustakaan
disini adalah kegiatan yang berada di sekretariat (ketatausahaan). Ada
yang menyatakan bahwa kegiatan administrasi ini merupakan kegiatan
penunjang kegiatan pokok seperti pengadaan, pengolahaan dan
pemeliharaan bahan pustaka.11. Kegiatan yang dimaksud dan bersifat
administrasi meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan dan
kerumahtanggaan. Kegiatan administrasi yang termasuk kedalam
ketatausahaan antara lain12 :
• Urusan surat-menyurat.
• Penyusunan agenda pimpinan.
• Penyusunan agenda kegiatan masing-masing bidang, bagian, seksi
atau bagian atau urusan dan seterusnya.

11
12
Sutarno, Tanggung Jawab Perpustakaan, h. 124 - 125
• Penyiapan dan pengaturan rapat/pertemuan.
• Penyiapan konsep.
• Kearsipan.
• Dokumentasi.
• Absensi pegawai.
• Penyusunan laporan.
• Penyiapan format.
• Penghimpunan data statistic.
• Pengetikan dan pengolahan data.
• Evaluasi dan pelaporan
b. Layanan Pengguna
Sebagai pusat informasi, perpustakaan memiliki tujuan menciptakan
masyarakat yang terdidik, terpelajar, terbiasa membaca dan berbudaya tinggi.
Masyarakat yang demikian senantiasa mengikuti peristiwa dan perkembangan
mutakhir karena menguasai sumber informasi dan ilmu pengetahuan13.
Masyarakat sebagai pengguna perpustakaan perlu diberikan pelayanan (service)
yang memadai guna memenuhi kebutuhan merekaakan informasi. Layanan
perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan.
Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan
masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan
perpustakaan. Oleh karena itu dari sana akan dikembangkan gambaran dan citra
13
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 25.
perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan
terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana
dikehendaki oleh masyarakat pemakai. Layanan yang baik adalah yang dapat
memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai14. Layanan pengguna yang
umumnya ada di perpustakaan adalah :
1) Layanan sirkulasi
Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman
buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman dan pengembalian ini sering
dikenal dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering
kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah
yang pertama kali berhubungan dengan pamakai serta paling sering
digunakan pemakai. Karenanya untuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh
terhadap citra perpustakaan15. Untuk melayani peminjaman dapat dipilih
salah satu sistem peminjaman yang kiranya sesuai dengan situasi dan
kondisi perpustakaan. Sistem peminjaman ada 2 yaitu16 :
a) Sistem Layanan Terbuka
Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memperbolehkan
pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat,
membuka-buka pustaka, dan mengambilnya dari tempat penyimanan
untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Dalam
bahasa Inggris sistem layanan ini dosebut “open access”.
14
Sutarno, Tanggung Jawab Perpustakaan, h.70-71.
15
Sulistyo Basuki, Pengantar lmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h.
257.
16
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 130.
b) Sistem Layanan Tertutup
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak
memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi.
Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog
perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat minta kepada
petugas untuk mengambilkannya. Dalam bahasa Inggris sistem
pelayanan ini disebut “close access”
2) Jasa Layanan Rujukan (Referens)
Menurut Soeatminah, pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa
pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan
informasi. Bantuan tersebuat berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan
menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaan sendiri
maupun perpustakaan lain, di dalam maupun di luar negeri17. Pelayanan
referensi merupakan layanan lansung, karena ada komunikasi antara petugas
dan penanya. Oleh karena itu, petugas referensi dituntut memiliki kecakapan
dan keterampilan menganlisa pertanyaan, karena kadang-kadang
penyampaian pertanyaannya tidak jelas, sedang petugas referensi
diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar.
Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas
di perpustakaan, hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya
keterbatasan koleksi, menurut isi dan sifatnya hanya dibaca pada bagian
17
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 152.
tertentu, tidak semua isinya (dari halaman depan sampai yang terakhir),
pertimbangan keselamatan dan keutuhan koleksi, dan untuk kepentingan
orang banyak, serta penelitian18. Yang merupakan bahan pustaka referensi
diantaranya adalah kamus, ensiklopedia, almnak, direktori, buku pedoman
dan petunjuk, dan buku tahunan.
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Keberadaan perpustakaan pada sebuah perguruan tinggi merupakan
suatu kebutuhan primer yang harus dipenuhi guna menunjang kegiatan
perkuliahan dan penelitian. Bahkan eksistensi sebuah perpustakaan di perguruan
tinggi menjadi salah satu bahan pertimbangan wajib dalam proses akreditasi
yang dilakukan Departemen Pendidikan Nasional pada perguruan tinggi
tertentu.
Para ahli di bidang ilmu perpustakaan memiliki pemahaman masing-
masing mengenai pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Sutarno NS
mengemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berada dilingkungan
kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruna tinggi tersebut, tugas
dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat (tercantum dalam Tri Dharma perguruan tinggi),
pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang
18
bersangkutan, untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis (UPT)
perpustakaan19.
Lain lagi yang dikemukakan oleh Profesor Sulistyo Basuki yaitu
perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah
pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu
perguruan tinggi mencapai tujuannya20. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi
adalah Universitas, fakultas, jurusan, institute, sekolah tinggi dan akademi serta
berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian.
Pada Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang didirikan disetiap fakultas atau jurusan di
lingkungan perguruan tinggi; dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dengan memperhatikan secara serius
hal-hal seperti pembinaan koleksi, pembinaan sumber tenaga, standarisasi dan
pembiayaan21.
Berdasarkan beberapa uraian pengertian perpustakaan perguruan tinggi
diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi baik
universitas, institut, akademi, maupun sekolah tinggi yang bertugas memenuhi
kebutuhan informasi seluruh civitas akademika dimana pengawasan dan
pengelolaannya berada ditangan perguruan tinggi yang bersangkutan.
19
Ibid,. h. 28
20
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
1994), h. 65
21
Save M. Dagun, Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan
Nusantara, 2000), Cet. 2
B. Sistem Otomasi Perpustakaan
1. Definisi Sistem
Definisi sistem terbagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada
prosedur dan penekanan pada komponen22, definisi sistem yang lebih
menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Definisi lain dari sistem
berdasarkan penekanan komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam Kamus Besar Ilmu Pengetahuan yang ditulis oleh Save M.
Dagun, sistem diuraikan sebagai kumpulan bagian-bagian atau hal-hal yang
bersifat konsisten, teratur, saling terkait, interaktif dan saling tergantung;
terbentuk atas dasar prinsip, rencana, skema dan metode yang rasional dan
dapat dimengerti23. Konsep sistem juga dijelaskan oleh Bonar Simangunsong
yang mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang terdiri dari
komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu
tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun
saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya,
semuanya terpadu membentuk totalitas24.
22
Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi (Jakarta: UIN
Jakarta Press, 2006), h. 25 - 26
23
Dagun, Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, h.
24
Bonar Simangunsong, Sistem Informasi Manajemen (Jakarta: Panelrindo, 1991), h. 5.
Sistem memiliki beberapa karakteristik, yaitu25:
a) Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli
betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat – sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam
suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana
mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau
mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan
sistem tersebut tidak tercapai.
b) Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)
25
Artikel diakses pada tanggal 21 April 2008 pukul 14.08 WIB dari
http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari
sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d) Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)
untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
e) Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh
didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang

digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
f) Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau
kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g) Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain
menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah
data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-
laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h) Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem
tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran
(objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan

dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup
yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau
subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat.
Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.
Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian
dan tidak dibedakan.
Berdasarkan penjabaran pengertian sistem diatas, maka penulis
menyimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bentuk sempurna jaringan kerja
yang memiliki komponen-komponen sebagai pendukungnya dalam mencapai
sasaran (objectives) atau tujuan (goal) tertentu.
2. Definisi Otomasi (Automation)
Peter Salim mengemukakan pengertian otomasi (automation) yakni
merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat
serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan tenaga
manusia26. Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam kamusnya
yang lain yaitu, otomasi (automation) merupakan perkembangan dan
26
Peter Salim, Salim’s Ninth Collegiate English – Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern
English Press, 2000), h. 124.
penggunaan peralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem
pengawasan otomatis atau terotomatis27.
Otomasi perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah penerapan
teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau
hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan
campur tangan manusia dalam proses tersebut28. Penulis memberikan suatu
kesimpulan tentang otomasi perpustakaan dengan merujuk pada definisi-definisi
sebelumnya yakni otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan
teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan
maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi
manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan
sehari-hari perpustakaan.
3. Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomatisasi perpustakaan (library automation system) adalah
seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama
bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan
cantuman tekstual yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal
menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi29
27
Peter Salim, The Contemporary English – Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English
Press, 1991),
28
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 96
29
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z (Jakarta: Cita Karyakarsa
Mandiri, 2008), h. 222
4. Unsur – Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur
atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur
atau syarat tersebut adalah30 :
a) Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi
perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi
pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota
perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ?
Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah
pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab
dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi
Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik
staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi
perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-
kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang
dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang
bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat
30
Ikhwan Arif, “Konsep dan Perencanaan Dalam Otomasi Perpustakaan.” artikel diakses pada
21 April 2008 dari http://www.lib.ugm.ac.id/data/download/1073443876_MakalahAP.doc
dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa
juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan
dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan
untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk
menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan
dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
b) Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah
data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa
komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang
memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah
sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang
mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf
yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum
transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk

mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk
yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi
produk dari vendor penyedia komputer.
c) Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam
waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih
handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar
maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga
yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS,
WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari
beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan
mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di
UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi
pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang
tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan
operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi,
keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain
dalam lingkup operasi perpustakaan.

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu
sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak
kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa kriteria untuk menilai software
adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk
proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan
software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar
dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah
dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan
institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses
tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan
pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah
satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat
lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna
biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang

subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan
masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan
minimum operasi perangkat lunak.
d) Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan
karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta
adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan
klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan
telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer
adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
e) Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai
kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan,
benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet,
angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits,
bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan
informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam
periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data
file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu,
kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah
dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Model dasar sistem informasi
Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Info
Penyimpanan
Masukan Pengolahan Keluaran

f) Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di
dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada
dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang
data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi
tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan
suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan
metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan
sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan
Dublin Core.
1) INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan
juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka
perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan
pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar
manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai
perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut
mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-
masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International
Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format
untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media
yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi
biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan
deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat
lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik
kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK),
manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar
tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan
Jurnal Buku Langka.
2) Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan
untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru
agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang
dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti
oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam
web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi

2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam
bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa
abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber
informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang
mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi
lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
g) Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana
memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat
lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral
perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena
dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang
disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual
adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan
khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data
membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin
perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan
standar-standar dan prosedur-prosedur.
5. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan
Sebuah sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang
kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan otomasi perpustakaan, aspek
bidang kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efisien dalam
kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem otomasi pada
perpustakaan mencakup diantaranya :
a) Pengadaan (acquisition), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian,
pertukaran maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan
pengecekan bibliografi (pre order bibliographic checking) yang dilakukan
sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan, faktur, dan
pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.

b) Pengatalogan (cataloguing), yaitu semua kegiatan yang dilakukan dalam
rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembutan
katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik informasi.
c) Pengawasan Informasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya
untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini
berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
d) Pengawasan serial (serials control), yaitu kegiatan pengawasan koleksi
terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan bulletin.
e) Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administrative pengelolaan
perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan,
pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan
lain-lain.
f) Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi
perpusakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna
perpustakaan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif-analitis, yaitu pendekatan
penelitian untuk mengeksposisi atau menggambarkan kondisi lapangan secara
apa adanya31.
Untuk mendukung penelitian ini penulis membagi jenis data yang akan
diolah menjadi 2 bagian, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer
berupa data kualitatif wawancara dan data kuantitatif berbentuk angket. Data
sekunder merupakan data yang didapat dengan membaca buku-buku sebagai
literature.
B. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research), bertujuan untuk
mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam
material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti buku, majalah,
dokumen, catatan dan kisah-kisah sejarah dan lain-lainnya. Pada
hakekatnya data yang diperoleh dengan penelitian perpustakaan ini
31
Moh. Nazir, Metode Penelitian. (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1988). Cet. 3. h. 72
dapat dijadikan landasan dasar dan alat utama bagi pelaksanaan
penelitian lapangan32.
2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu teknik pengumpulan data
dengan cara mendatangi langsung kepada objek yang sedang diteliti,
dengan cara :
a. Observasi, merupakan pengamatan langsung untuk mengumpulkan
data yang diperlukan. Dalam metode ini penulis akan mengamati
secara langsung penggunaan sistem otomasi pada beberapa bidang
kerja perpustakaan di perpustakaan Fakultas Ushuluddin, seperti
penelusuran literatur, katalog online (OPAC), pengolahan, dan
sirkulasi.
b. Wawancara, merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan
peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui
bercakap-cakap atau berdialog dan berhadapan muka dengan orang
yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti33. Secara teknis
penulis akan mewawancarai salah seorang informan dalam
penelitian ini, yaitu Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat.
c. Angket/Kuesioner, yaitu penyebaran angket berupa pertanyaan-
pertanyaan untuk mendapat data yang objektif dimana responden
yang dimaksud adalah pengguna dapat memilih jawaban-jawaban
32
Mardalis, Metode Penelitian: suatu pendekatan proposal. (Jakarta: Bumi Aksara, 1995), h.
28.
33
Ibid, h. 64.
yang telah disediakan. Metode kuesioner yang digunakan adalah
kuesioner tertutup dengan skala Likert dan skala Guttman. Skala
Likert digunakan untuk pilihan jawaban kuesioner yang berjumlah 5
variabel, sedangkan skala Guttman digunakan untuk pilihan jawaban
kuesioner yang membutuhkan ketegasan seperti jawaban “Ya” atau
“Tidak”. Pada kuesioner tertutup, responden hanya tinggal memilih
jawaban yang telah disediakan oleh peneliti dengan memberikan
tanda cross (X).
C. Populasi dan Sampel
Populasi adalah keseluruhan unit atau individu dalam ruang lingkup
yang ingin diteliti34. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh
pustakawan/pengelola perpustakaan dan pengguna (user) Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin. Untuk populasi pengguna perpustakaan, peneliti merujuk pada
jumlah pengunjung perpustakaan pada bulan Oktober tahun 2007 yang
berjumlah 368 orang35.
“Sampel adalah sebagian dari populasi yang ingin diteliti, yang ciri-ciri dan
keberadaannya diharapkan mampu mewakili atau menggambarkan ciri-ciri
keberadaan populasi yang sebenarnya”.36
Dalam pengambilan sampel, penulis mengambilnya secara acak, teknik
ini berdasarkan konsep seleksi secara acak (random selection), yang pada
dasarnya setiap elemen populasi dapat mempunyai kesempatan yang sama
untuk menjadi sampel. Sampel dalam penelitian ini adalah 15% dari jumlah
34
Sugiarto. Et. al, Teknik Sampling. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001), h. 2.
35
Laporan Perkembangan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin & Filsafat tahun 2007
36
Sugiarto, Teknik Sampling, h. 2..
populasi pengunjung perpustakaan yaitu 55 orang. Pengambilan sampel
sebanyak 15% dari jumlah populasi ini didasarkan pada pendapat Arikunto yang
mengatakan bahwa jika subjeknya besar (populasi lebih dari seratus orang)
maka sampel dapat diambil antara 10%-15%37.
D. Sumber Data
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari lapangan seperti pengguna
(user) dan staf perpustakaan. Data primer terdiri dari data kualitatif
berupa hasil wawancara dengan informan dalam hal ini kepala
perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan salah satu staf perpustakaan,
serta data kuantitatif berupa jawaban-jawaban responden (pengguna
perpustakaan) dalam bentuk kuesioner tertutup.
b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan dengan cara
membaca buku-buku sebagai literatur, yang berkaitan dengan
permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini
E. Teknik Pengolahan Data
Setelah data-data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah
data melalui beberapa tahap, yaitu:
a. Editing, yakni mempelajari kembali berkas-berkas data yang telah
terkumpul, sehingga keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan
baik, sehingga dapat disiapkan untuk proses berikutnya.
b. Tabulating, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban
responden kedalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari prosentasenya
37
Suharsini Arikunto, Prosedur penelitian: suatu pendekatan praktek.(Jakarta: Rineka Cipta,
1996), h.120.
untuk dianalisa, adapun untuk memperoleh data angket telah ditabulasikan
dan prosentasikan digunakan rumus :
P = f x 100%
N
Dimana P = Angka prosentase untuk setiap kategori
f = Frekwensi jawaban responden
N = Jumlah responden
F. Teknik Analisa Data
Dalam analisa data ini penulis akan menggunakan skala prosentase
sederhana untuk menganalisa data kuantitatif. Sedangkan untuk menganalisa
data kualitatif wawancara, penulis menggunakan teknik penalaran penyimpulan.
Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran sederhana dan
untuk diperhitungkan yang kemudian diinterpretasikan secara rasional.

BAB IV
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS

USHULUDDIN DAN FILSAFAT
A. Sejarah singkat Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Seiring dengan perubahan status perguruan tinggi yang sebelumnya
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menjadi Universitas Islam Negeri
(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, maka disiplin ilmu yang dahulu hanya
terfokus pada kajian-kajian keislaman kini telah mengalami perkembangan
yang signifikan. Berbagai kajian ilmu pengetahuan umum hadir di setiap
fakultas baik yang telah ada sebelumnya maupun yang baru muncul dan
dalam proses akreditasi. Fakultas Ushuluddin sebagai salah satu fakultas
tertua di lingkungan Universitas Islam Negeri kini memiliki peran yang
cukup penting dengan bertambahnya program studi kajian ilmu pengetahuan
umum khususnya di bidang filsafat dan pemikiran Islam. Perubahan nama
fakultas menjadi Fakultas Ushuluddin dan Filsafat sudah cukup mewakili
keberadaan kajian dispilin ilmu yang baru.
Dengan perubahan nama fakultas dan penambahan berbagai kajian
disiplin ilmu umum yang baru, maka keberadaan perpustakaan fakultas
sebagai salah satu pusat layanan informasi yang mendukung kegiatan
belajar mengajar bagi seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat tak pelak lagi telah menjadi unsur yang sangat vital. Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat berdiri pada tahun 1999, sebelumnya

perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat hanya berupa kumpulan
koleksi-koleksi milik dosen dan pengajar di lingkungan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dan belum memiliki ruangan tersendiri. Kini
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat telah menjadi pusat layanan
informasi yang cukup memadai bagi seluruh civitas akademika Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat dengan ruangan yang cukup representatif dan
koleksi-koleksi yang beragam bentuk, jenis maupun subjeknya.
B. Visi dan Misi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
1. Visi
Menjadi pusat pembelajaran dan penelitian untuk studi Islam dan
kajian-kajian yang relevan dengan program studi yang ada di
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.
2. Misi
1) Mengolah dan menyediakan bahan-bahan pustaka yang sesuai
dengan bidang kajian yang ada di Fakultas Ushuluddin untuk
keperluan pembelajaran dan penelitian.
2) Mengumpulkan karya-karya khusus bidang kajian tafsir dan
studi Al-Quran Indonesia.
3) Mengumpulkan karya-karya para civitas akademika yang ada di
lingkungan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan karya-karya
mengenai Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat
DEKAN
FUF
PEMBANTU
DEKAN 1
KEPALA
PERPUSTAKAAN
FUF
LAYANAN LAYANAN TATA

TEKNIS PEMAKAI USAHA
Dekan FUF : Dr. Amin Nurdin, MA
Pembantu Dekan 1 FUF : Dr. Hamid Nasuhi, MA
Kepala Perpustakaan FUF : Agus Rifai, SS, S.IP
Layanan Teknis : Mudiana
Layanan Pemakai : Minarti
Tata Usaha : Ahmad Zaelani

D. Koleksi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Sampai dengan tahun 2007, Perpustakaan Fakultas Ushuluddin
dan Filsafat mempunyai koleksi sebanyak 5.185 judul dan 11.419
eksemplar, yang terdiri dari koleksi buku, jurnal, majalah, koleksi audio
visual, dan karya ilmiah dosen dan mahasiswa. Berikut merupakan keadaan
koleksi utama program studi dan koleksi pendukung.
Tabel 1
Keadaan Koleksi Utama Program Studi
Jumlah
No Jenis Koleksi Judul Eksemplar
1 Tafsir Hadits 344 1150
2 Perbandingan Agama 352 495
3 Aqidah Filsafat 860 970
4 Sosiologi Agama 341 357
5 Pemikiran Politik Islam 233 383
Jumlah 2130 3355

Tabel 2
Koleksi Pendukung
Jumlah
No Jenis Koleksi Judul Eksemplar
1 Koleksi Umum 389 546
2 Koleksi Referensi 158 457
3 Jurnal/Majalah 128 1128
4 Thesis/isertasi 54 54
5 Skripsi 1237 1237
6 Laporan Penelitian 102 200
7 Koleksi CD ROM 91 317
8 Ching Kung Corner 105 606
9 Iranian Corner 745 3457
10 Turki Corner 46 62
Jumlah 3055 8064
E. Layanan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Pada dasarnya layanan yang ada di Perpustakaan FUF hampir sama
dengan layanan yang ada di perpustakaan-perpustakaan lain. Layanan di
perpustakaan FUF terbagi menjadi 2 bagian yakni layanan teknis seperti
pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pemeliharaan rutin, dan administrasi

perpustakaan. Layanan pemakai yang ada adalah layanan peminjaman
(sirkulasi), layanan rujukan (referens), layanan ruang baca, dan layanan
penelusuran literatur dengan menggunakan katalog online (OPAC).
F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin
dan Filsafat
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
khususnya dalam bidang perpustakaan, tuntutan pengguna perpustakaan pun
semakin kompleks dan semakin banyak. Pengguna tentu menginginkan
pelayanan perpustakaan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini mendorong
pihak Perpustakaan FUF untuk menerapkan sistem yang telah
terkomputerisasi, sehingga pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan
lebih cepat dan akurat. Oleh karena itu, pada tahun 2001 secara resmi
perpustakaan FUF mulai menerapkan sistem otomasi perpustakaan.
Dalam penerapannya, sistem otomasi di Perpustakaan FUF tentu
tidak lepas keterkaitannya dengan unsur-unsur yang mendukung sistem
otomasi tersebut. Berikut ini merupakan unsur-unsur sistem otomasi yang
ada di perpustakaan FUF.
1. Perangkat Lunak (Software)
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat menggunakan
software Bookmark sebagai program aplikasi perpustakaannya.
Software tersebut dirancang untuk dapat digunakan secara stand alone
computer (single user). Bookmark merupakan software aplikasi berbasis
DOS. Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mendapatkan

program aplikasi Bookmark ini secara hibah atau hadiah dari salah satu
kolega staf perpustakaan pada waktu itu38. Saat ini program aplikasi
Bookmark telah berganti nama menjadi NCI Bookman, perubahan itu
diikuti oleh perubahan platform software itu sendiri yang sebelumnya
hanya berbasis DOS kini telah berbasis Windows sehingga mudah
dikembangkan, namun pihak Perpustakaan FUF belum berniat
menggunakan software tersebut. Baru-baru ini pihak perpustakaan FUF
sedang melakukan upaya migrasi program aplikasi perpustakaan
menjadi software aplikasi berbasis windows (under windows) dengan
menggunakan aplikasi perpustakaan Senayan versi Stable3 yang
didesain/dirancang oleh Departemen Pendidikan Nasional untuk
dipergunakan secara gratis (freeware) dengan cara mengunduh
(download) di situs resmi Depdiknas.
Program aplikasi Bookmark mempunyai 4 menu utama, yaitu:
Setup, Add/edit Content/Item, Circulation menu (sirkulasi), dan
penelusuran.
1) Setup, berfungsi untuk startup awal ketika aplikasi Bookmark
pertama kali dijalankan pada sebuah komputer untuk single user.
2) Add/edit content/item, berfungsi untuk melakukan proses pengolahan
koleksi.
38
Wawancara pribadi dengan Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, Bapak
Agus Rifai, SS, S.Ag pada hari Kamis tanggal 25 September 2008
3) Circulation menu merupakan menu sirkulasi yang didalamnya
terdapat submenu peminjaman, pengembalian, penelusuran, berita-
berita, dan pemesanan koleksi.
4) Menu penelusuran berfungsi untuk mencari/menemukan koleksi-
koleksi perpustakaan FUF. Pada menu penelusuran ini terdapat
submenu penelusuran kata kunci, penelusuran judul, penelusuran
pengarang, penelusuran subjek, penelusuran barcode, penelusuran
isi, berita-berita, kirim pesan, dan keluar.
2. Perangkat Penunjang Aplikasi Bookmark
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat memiliki 5
komputer stand alone sebagai perangkat penunjang sistem otomasi
perpustakaan. 2 komputer berfungsi untuk penelusuran pengguna
(OPAC) dengan keadaan 1 komputer mengalami kerusakan dan 3
komputer berfungsi sebagai perangkat operasional bagi staf
perpustakaan.
Pada dasarnya program aplikasi Bookmark berjalan pada sistem
operasi berbasis DOS, sehingga tidak memerlukan spesifikasi perangkat
keras (hardware) yang tinggi. Dengan kecepatan prosesor minimal 100
MHz, memori 16 Mb, monitor VGA, dan media storage/Hard Disk 400
Mb, program aplikasi Bookmark dapat berjalan dengan stabil.
3. Buku Panduan (Manual Guide) Bookmark
Program aplikasi Bookmark dilengkapi dengan buku panduan
yang berisi penjelasan dalam mengoperasikan program aplikasi tersebut.

Namun ketika peneliti mengecek keberadaan buku panduan tersebut,
pihak perpustakaan FUF menyatakan buku panduan tersebut hilang.
4. Pengguna (user)
Pengguna sistem otomasi perpustakaan FUF adalah seluruh
staf perpustakaan FUF dan pengguna perpustakaan yang terdiri dari
seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan Filsafat. Pengguna
yang memiliki kartu keanggotaan mendapatkan layanan peminjaman
koleksi (kecuali koleksi referensi), layanan referens/rujukan, layanan
ruang baca dan layanan katalog online, sedangkan pengguna yang tidak
memiliki kartu keanggotaan hanya mendapat layanan ruang baca dan
layanan katalog online.

BAB V
HASIL PENELITIAN
A. Penerapan Sistem Otomasi di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin
dan Filsafat
Secara umum penerapan sistem otomasi (Bookmark) di
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup 2 bagian, yaitu
penerapan sistem otomasi untuk pengelola perpustakaan (pengadaan,
pengolahan, sirkulasi) dan penerapan sistem otomasi untuk pengguna
(penelusuran)39.
1. Pengadaan
Menu pengadaan pada program aplikasi Bookmark memiliki
beberapa fungsi yang dapat membantu staf perpustakaan, diantaranya adalah
fungsi Add Content yang berguna untuk entri baru koleksi yang belum
terdaftar dalam sistem. Pada menu pengadaan ini satf perpustakaan juga bisa
melakukan penyuntingan koleksi dengan fasilitas fungsi Edit Content.
Sedangkan untuk menghapus entri sistem menyediakan fungsi Delete.
Ketika berjalan normal, menu pengadaan pada sistem ini berjalan cukup
baik. Namun ketika peneliti melakukan uji coba, kinerja sistem agak
terhambat. Hal ini dikarenakan kerusakan teknis pada sirkuit memori
39
Agus Rifai, SS, S.Ag pada hari Kamis tanggal 25 September 2008.
komputer yang mengakibatkan entri baru yang masuk kedalam sistem tidak
dapat tersimpan.
Gambar 1. Menu Pengadaan
2. Pengolahan Koleksi
Program aplikasi Bookmark dilengkapi dengan menu pengolahan.
Dengan aplikasi ini pengelola dapat melakukan kegiatan pengolahan koleksi
secara efektif. Jika dalam keadaan normal pada entri pengolahan ini
pengelola dapat mengetahui entri mana yang sudah diolah dan mana yang
belum diolah. Karena entri yang sudah diolah akan otomatis tersimpan pada
database. Keadaan saat ini pada perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat memiliki 2 perangkat komputer (PC) yang saling terhubung (LAN),
namun kedua perangkat komputer tersebut mengalami kerusakan pada RAM
atau sirkuit memori (low memory) dan sistem Bookmark itu sendiri
terutama pada menu pengadaan, sehingga ketika peneliti mencoba

memasukkan entri pada menu pengadaan sistem tidak mampu
menyimpannya dengan baik. Namun untuk kegiatan pengolahan sistem
berjalan dengan normal, ketika peneliti mencoba memasukkan entri sistem
mampu merespon dan menyimpan dengan baik, hal itu dibuktikan ketika
peneliti mencoba membuka kembali database pengolahan maka entri yang
telah dimasukkan dapat ditemukan kembali. Dengan demikian jika sistem
berjalan normal fasilitas menu pengolahan dengan menggunakan aplikasi
Bookmark dapat meningkatkan kinerja staf perpustakaan menjadi lebih
cepat dan efektif.
Gambar 2. Menu Pengolahan

3. Sirkulasi
Gambar 3. Menu Sirkulasi
Menu sirkulasi pada program aplikasi Bookmark memiliki beberapa
fungsi, yaitu :
1) Peminjaman (Loans), pada menu ini jika ada anggota yang ingin
meminjam koleksi, maka staf perpustakaan akan menscan kode barcode
anggota, koleksi yang dipinjam, dan memasukkan tanggal peminjaman
yang selanjutnya tanggal pengembalian koleksi secara otomatis akan
keluar. Dengan bantuan menu ini staf perpustakaan akan lebih mudah
dan lebih cepat dalam melayani pengguna yang ingin meminjam koleksi
perpustakaan.
Gambar 4. Menu Peminjaman
2) Pengembalian (Returns), berfungsi untuk mencatat jika ada koleksi yang
dikembalikan oleh peminjam. Sistem akan secara otomatis memeriksa
tanggal pengembalian dengan menscan koleksi yang dipinjam, apakah
koleksi dikembalikan tepat waktu atau terlambat. Jika terlambat maka
anggota akan dikenakan denda sesuai dengan tata tertib yang berlaku di
perpustakaan FUF.
Gambar 5. Menu Pengembalian

3) Penelusuran (Public Access Search), fungsi penelusuran juga tersedia di
menu sirkulasi ini, karena untuk mempermudah staf perpustakaan dalam
melakukan pengecekan terhadap koleksi. Dengan bantuan menu ini staf
perpustakaan akan lebih mudah dalam melakukan pengecekan terhadap
keadaan koleksi di perpustakaan.
4) Penelusuran peminjam (Borrower Search), fungsi ini berguna untuk
melihat data anggota perpustakaan yang sedang meminjam koleksi, serta
dapat melihat jenis koleksi apa yang sedang dipinjam. Data-data yang
ada dalam menu ini adalah nama anggota perpustakaan, status, dan
program studi mahasiswa.

Gambar 7. Menu Penelusuran Peminjam
5) Item cadangan untuk peminjam (Reserved Item For Borrower),
berfungsi untuk mengetahui koleksi-koleksi mana yang sedang dan tidak
dipinjam.
Gambar 8. Menu Item Cadangan Untuk Peminjam

6) Berita (News), berfungsi sebagai papan pengumuman untuk staf
perpustakaan jika ada publikasi atau pemberitahuan-pemberitahuan yang
berkaitan dengan kegiatan perpustakaan, namun di Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat penerapan fungsi menu berita ini
belum berjalan.
Gambar 9. Menu Berita
7) Kontrol pemesanan (Reservation Control), berfungsi untuk menampung
permintaan koleksi yang belum ada baik dari pengguna perpustakaan
maupun staf perpustakaan yang nantinya ditindaklanjuti pada saat
pengadaan koleksi. Untuk sementara menu kontrol pemesanan ini belum
berjalan, hal ini dapat dilihat dari daftar pemesanan koleksi yang masih
kosong.
Gambar 10. Menu Kontrol Pemesanan
8) Item details, berfungsi untuk melihat profil item koleksi jika ada. Pada
menu ini pustakawan dapat melihat deskripsi koleksi baik fisik maupun
non-fisik dengan cara menscan koleksi dengan menggunakan barcode,
yang otomatis dapat mengakses langsung profil koleksi yang diinginkan.
Gambar 11. Menu Item Details

4. Penelusuran
Pada menu penelusuran ini, pengguna akan mendapatkan beberapa
alternatif dalam memilih jenis entri yang akan ditelusur. Dengan adanya
menu penelusuran ini pengguna perpustakaan akan lebih mudah dalam
melakukan penelusuran bahan pustaka di perpustakaan ini. Menu-menu
penelusuran koleksi melalui kategori subjek, judul, pengarang, dan kata
kunci dapat memberikan alternatif pencarian bagi pengguna. Hal ini akan
membuat proses penelusuran koleksi menjadi lebih cepat, efektif dan
efisien. Fungsi yang ada pada menu penelusuran diantaranya adalah:
1) Penelusuran kata kunci, pada fungsi ini pengguna perpustakaan dapat
menelusur koleksi dengan menggunakan entri kata kunci, sehingga
dapat mempersempit cakupan pencarian entri koleksi. Sebagai contoh
entri kata kunci “agama”, maka sistem akan secara otomatis mendaftar
semua koleksi yang berhubungan dengan kata agama seperti contoh
dibawah ini.
Gambar 13. Menu Penelusuran kata kunci
2) Penelusuran judul, dengan memasukkan entri judul koleksi yang
diinginkan maka pengguna dapat langsung menemukan judul koleksi
pada daftar yang telah tersedia pada sistem. Pada contoh dibawah,
penulis mencoba mencari entri judul koleksi “Ilmu Filsafat”, maka yang
menjadi cakupan koleksi denga judul tersebut berjumlah 15 judul
koleksi.
Gambar 14. Menu Penelusuran Judul
3) Penelusuran seri, fungsi penelusuran seri ini pengguna dapat mencari
koleksi berdasarkan seri koleksi. Pada contoh dibawah ini penulis
mencoba melakukan penelusuran koleksi dengan seri “Filsafat Islam”,
maka yang ditemukan oleh sistem adalah 2 item koleksi yang dilengkapi
dengan nomor panggil, letak koleksi, dan jumlah eksemplar yang
tersedia.
Gambar 15. Menu Penelusuran Seri

4) Penelusuran pengarang, selanjutnya penulis mencoba melakukan
penelusuran berdasarkan nama pengarang, hasilnya adalah ketika
penulis mengentri nama pengarang Harun Nasution maka sistem akan
secara otomatis mendaftar semua judul koleksi karangan Harun
Nasution yang ada di perpustakaan FUF.
Gambar 16. Menu Penelusuran Pengarang
5) Penelusuran subjek, dengan fungsi ini pengguna dapat melakukan
pencarian koleksi dengan memasukkan entri subjek yang diinginkan,
pada percobaan berikut penulis memasukkan entri subjek “politik
islam”, kemudian sistem akan mendaftar seluruh judul koleksi yang
memiliki subjek politik islam.

Gambar 17. Menu Penelusuran Subjek
6) Penelusuran barcode, fungsi ini berguna bagi pustakawan untuk
memeriksa dan mengecek status dan lokasi item koleksi dengan cara
menscan koleksi menggunakan barcode.
Gambar 18. Menu Penelusuran Barcode

7) Penelusuran konten/isi, saat ini untuk sementara fungsi penelusuran
konten belum berfungsi, ketika penulis mencoba memasukkan kategori
entri judul, pengarang, seri, dan kata kunci sistem tidak mampu
merespon dengan baik.
Gambar 19. Menu Penelusuran Konten
8) Berita, berfungsi sebagai papan pengumuman untuk staf perpustakaan
jika ada publikasi atau pemberitahuan-pemberitahuan yang berkaitan
dengan kegiatan perpustakaan, namun di Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat penerapan fungsi menu berita ini belum
berjalan.
Gambar 20. Menu Berita
9) Program Komputer, pada dasarnya fungsi program komputer ini berguna
untuk mendeteksi program-program komputer apa saja yang sedang
berjalan saat sistem sedang aktif, sehingga pengguna dapat mengetahui
sejak dini jika terjadi masalah (troubleshooting) pada sistem yang
nantinya akan ditindaklanjuti oleh pustakawan. Namun ketika penulis
mencoba fungsi ini ternyata belum berjalan dengan baik, hal ini terbukti
dengan tidak terdeteksinya program komputer yang sedang berjalan
padahal ada 2 program yang tengah berjalan (multitasking).

Gambar 21. Menu Program Komputer
B. Manfaat Sistem Otomasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat Bagi Pengguna (user)
Sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat tentu memiliki manfaat dan kegunaan yang dapat
dirasakan oleh pengguna perpustakaan. Oleh sebab itu, untuk mengetahui
bagaimana tanggapan dan opini pengguna Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat mengenai manfaat sistem otomasi perpustakaan,
maka penulis memberikan beberapa pertanyaan yang disajikan dalam
bentuk kuesioner. Jumlah kuesioner yang penulis ajukan adalah sebanyak 55
kuesioner.
Kuesioner tersebut dibagikan kepada para pengguna perpustakaan
yang kebetulan sedang berada di dalam perpustakaan maupun yang ada
diluar perpustakaan dan bersedia menjadi responden.
Tabel 3
Jenis Kelamin Responden
Responden
Pertanyaan Kategori Jawaban F %
a. Laki-laki 28 51
Jenis Kelamin Responden b. Perempuan 27 49
Jumlah 55 100
Tabel diatas menunjukkan bahwa pengunjung Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat lebih banyak berjenis kelamin laki-laki yaitu
berjumlah 28 orang atau 51 % responden, dibandingkan dengan pengunjung
berjenis kelamin perempuan yakni 27 orang atau 49 % responden. Hal
tersebut mengindikasikan bahwa minat berkunjung ke perpustakaan antara
laki-laki dan perempuan hampir berimbang.

Tabel 4
Jenjang Semester Responden
Responden
I (Satu) 11 20
III (Tiga) 13 23,6
Semester V (Lima) 9 16,4
VII (Tujuh) 9 16,4
IX (Sembilan) 13 23,6
Jumlah 55 100
Dari tabel 4 diatas dapat diketahui bahwa frekwensi kunjungan
mahasiswa ke Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat menurut
jenjang semester terbagi hampir merata, yaitu mahasiswa semester 1
berjumlah 11 orang atau 20 % responden, mahasiswa semester III berjumlah
13 orang atau 23,6 %, mahasiswa semester V berjumlah 9 orang atau 16,4
%, mahasiswa semester VII berjumlah 9 orang atau 16,4 %, dan mahasiswa
semester IX berjumlah 13 orang atau 23,6 %.
Hal ini menunjukkan bahwa keberadaan Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat memang sangat dibutuhkan oleh seluruh mahasiswa
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat pada semua jenjang semester untuk
mendukung kegiatan perkuliahan.

Tabel 5
Metode pengguna dalam melakukan penelusuran bahan pustaka
Responden
a. Menelusur melalui katalog 36 65,5
1.1 Bila anda ingin b. Mencari langsung ke rak koleksi 17 31,4
mencari buku di c. Bertanya ke petugas perpustakaan 2 3,5
perpustakaan, apa d. Bertanya ke teman - -
yang anda lakukan e. Bertanya ke dosen pengajar - -
Jumlah 55 100
Pada tabel 5 diatas dapat dilihat bahwa dari 55 responden, yang
menjawab melalukan penelusuran melalui katalog sebanyak 36 orang atau
65,5 %, 17 orang atau 31,4 % memilih mencari langsung ke rak koleksi,
serta sebanyak 2 orang atau 3,5 % lebih memilih untuk bertanya ke petugas
perpustakaan. Tidak ada responden yang melakukan penelusuran bahan
pustaka dengan cara bertanya keteman dan bertanya ke dosen pengajar.
Tabel diatas menunjukkan bahwa melakukan penelusuran bahan
pustaka melalui katalog masih menjadi metode yang paling banyak
digunakan oleh pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan oleh beberapa
faktor, diantaranya adalah jika menelusur melalui katalog maka waktu yang
diperlukan untuk mencari bahan pustaka akan lebih cepat

Tabel 6
Jenis katalog yang digunakan pengguna
Responden
1.2 Jika anda menelusur melalui
katalog, jenis katalog apakah yang a. Katalog komputer 30 83,3
sering anda gunakan
b. Katalog tercetak 6 16,7
Jumlah 36 100
Tabel 6 diatas menunjukkan bahwa 30 orang atau 83,3 % lebih
memilih menelusur menggunakan katalog komputer, sedangkan 6 orang
atau 16,7 % memilih katalog tercetak. Hal ini menunjukkan bahwa untuk
melakukan penelusuran bahan pustaka jenis katalog komputer lebih banyak
diminati oleh pengguna perpustakaan daripada katalog tercetak (kartu).
Selain itu hasil perhitungan diatas dapat mendukung fakta bahwa pengguna
sadar bahwa dengan menggunakan katalog komputer (OPAC) proses
penelusuran informasi menjadi lebih cepat dan akurat.

Tabel 7
Pengetahuan pengguna mengenai sistem otomasi perpustakaan
Responden
2.1 Apakah anda pernah mendengar a. Ya 36 65,5
istilah sistem otomasi perpustakaan

b. Tidak 19 34,5
Jumlah 55 100
Pada tabel 7 diatas, responden yang menjawab bahwa ia pernah
mendengar istilah sistem otomasi perpustakaan sebanyak 36 orang atau 65,5
%, sedangkan responden yang menyatakan tidak pernah mendengar istilah
sistem otomasi perpustakaan adalah sebanyak 19 orang atau 34,5 %. Hal ini
mengindikasikan bahwa mayoritas pengguna perpustakaan telah mengenal
istilah sistem otomasi perpustakaan walaupun tidak mendetail.
Selanjutnya pada tabel 8 penulis akan mencoba mencari tahu
bagaimana tanggapan pengguna perpustakaan terhadap sistem otomasi
perpustakaan yang telah diterapkan.

Tabel 8
Tanggapan pengguna tentang keberadaan sistem otomasi di perpustakaan
Responden
2.2 Bagaimana tanggapan a. Sangat membantu 13 36,1
anda dengan adanya sistem b. Membantu 13 36,1
otomasi perpustakaan c. Agak membantu 9 25
d. Tidak membantu 1 2,8
e. Sangat tidak membantu - -
Jumlah 36 100
Dari tabel 8 diatas, 13 orang atau 36,1 % responden menganggap
bahwa sistem otomasi perpustakaan dapat membantu pengguna dalam
menemukan informasi di perpustakaan. Sebanyak 9 orang atau 25 %
menyatakan agak membantu, dan 1 orang atau 2,8 % menyatakan tidak
membantu. Hasil perhitungan tabel 8 diatas menunjukkan sikap responden
yang cukup positif terhadap penerapan sistem otomasi di Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat. Keadaan demikian juga dapat
memperkuat fakta bahwa keberadaan sistem otomasi pada sebuah
perpustakaan sangat membantu pengguna khususnya dalam hal penelusuran
bahan pustaka.
Pada tabel berikutnya yaitu tabel 9, penulis ingin mengetahui
tanggapan pengguna perpustakaan tentang proses sirkulasi (peminjaman dan
pengembalian) dengan menggunakan sistem otomasi
Tabel 9
Tanggapan pengguna tentang proses sirkulasi dengan menggunakan sistem
otomasi perpustakaan
Responden
2.3 Menurut anda apakah dengan a. Sangat cepat 8 22,2
sistem komputerisasi (otomasi) b. Cepat 14 38,9
proses peminjaman dan c. Agak cepat 10 27,8
pengembalian koleksi dapat d. Tidak cepat 1 2,8
dilakukan dengan cepat e. Biasa saja 3 8,3
Jumlah 36 100
Tabel diatas menunjukkan bahwa 8 orang atau 22,2 % responden
menyatakan bahwa sistem otomasi yang diterapkan membuat proses
sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) berlangsung sangat cepat, 14
orang atau 38,9 % responden menjawab cepat, 10 orang atau 27,8 %
responden menjawab agak cepat, 1 orang atau 2,8 % menjawab bahwa
sistem otomasi tidak membuat cepat proses sirkulasi, dan 3 orang atau 8,3 %
menyatakan biasa saja.

Hasil jawaban tabel diatas menunjukkan bahwa sistem otomasi
membuat proses sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) dapat
berlangsung secara cepat. Yang berarti juga memberikan keefektifan dan
keefisienan dari segi waktu sehingga dapat meringankan beban kerja staf
perpustakaan.
Tabel 10
Persepsi pengguna tentang tingkat kemudahan menggunakan katalog
komputer (OPAC)
Responden
3.1 Apakah menurut anda a. Sangat mudah digunakan 9 16,7
katalog komputer (OPAC) b. Mudah digunakan 23 42,6
mudah digunakan c. Agak sulit digunakan 18 33,3
d. Sulit digunakan 4 7,4
e. Sangat sulit digunakan - -
Jumlah 54 100
Pada tabel 10 diatas dapat dilihat bahwa sebanyak 9 orang atau 16,7
% responden menyatakan katalog komputer (OPAC) sangat mudah
digunakan, diikuti dengan sebanyak 23 orang atau 42,6 % responden
menyatakan mudah digunakan. Responden yang menjawab OPAC agak

sulit digunakan sebanyak 18 orang atau 33,3 %, dan 4 orang atau 7,4 %
responden menjawab OPAC sulit digunakan.
Tabel diatas menunjukkan responden yang menjawab bahwa katalog
komputer (OPAC) agak sulit digunakan cukup signifikan, hal ini
dimungkinan karena program aplikasi Bookmark untuk penelusuran bahan
pustaka yang ada di Perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat tidak
user friendly atau kurang dimengerti oleh pengguna.
Tabel 11
Persepsi pengguna tentang manfaat katalog komputer (OPAC) dalam
menemukan bahan pustaka
Responden
3.2 Apakah katalog komputer a. Sangat membantu 10 18,5
(OPAC) membantu anda b. Membantu 19 35,2
dalam menemukan bahan c. Agak membantu 19 35,2
pustaka di perpustakaan d. Tidak membantu 6 11,1
e. Sangat tidak membantu - -
Jumlah 54 100
Hasil perhitungan pada tabel 11 diatas menunjukkan bahwa
sebanyak 10 orang atau 18,5 % responden menyatakan bahwa katalog
komputer sangat membantu dalam menemukan bahan pustaka di

perpustakaan, 19 orang atau 35,2 % responden menjawab membantu, 19
oarang atau 35,2 % menjawab agak membantu, dan 6 orang atau 11,1 %
responden menjawab tidak membantu.
Jawaban pada tabel 11 tersebut mengindikasikan bahwa katalog
komputer (OPAC) secara umum dapat membantu pengguna dalam
melakukan penelusuran bahan pustaka di perpustakaan yang berdampak
pada waktu yang digunakan pengguna untuk menemukan bahan pustaka
akan semakin minim, sehingga pengguna tidak perlu membuang banyak
waktu untuk mencari koleksi di rak.
Tabel 12
Persepsi pengguna mengenai hasil penelusuran dengan menggunakan
katalog komputer (OPAC)
Responden
Pertanyaan Kategori F %
Jawaban
3.3 Hasil penelusuran katalog computer
(OPAC) biasanya memuat informasi a. Ya 44 83
judul buku, nomor kelas, pengarang, dan
tata letak buku tersebut, apakah setelah
anda lihat ke rak tempat buku itu berada, b. Tidak 9 17
apakah anda menemukan buku tersebut
Jumlah 53 100
Tabel diatas memperlihatkan 44 orang atau 83 % responden
menyatakan bahwa hasil penelusuran katalog komputer sesuai dengan letak
buku di rak koleksi, sedangkan 9 orang atau 17 % reponden menjawab hasil
penelusuran katalog komputer tidak sesuai dengan letak buku di rak koleksi.
Hasil tersebut menunjukkan tingkat ketersesuaian hasil penelusuran koleksi
pada katalog komputer dengan keadaan koleksi di rak cukup baik.
C. Masalah-masalah Yang Dihadapi Dalam Penerapan Sistem Otomasi
di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat
Sistem otomasi yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat tentu memiliki berbagai hambatan-hambatan dan
masalah yang dapat mempengaruhi kinerja pengelolaan perpustakaan
tersebut, seperti yang diungkapkan oleh nara sumber penulis Bapak Agus
Rifai yang juga merupakan kepala perpustakaan FUF. Beliau menuturkan
masalah-masalah itu diantaranya adalah40 :
1) Minimnya dana yang dimiliki oleh perpustakaan untuk melakukan
pengadaan perangkat sistem otomasi baik hardware maupun software,
serta kurangnya dukungan dana untuk perawatan sistem yang sudah ada,
oleh karena itu untuk pengadaan sistem aplikasi perpustakaannya pihak
Perpustakaan FUF mendapatkan software tersebut dengan cara hibah
(hadiah) dari kolega salah satu staf perpustakaan.
40
Agus Rifai, SS, S.Ag pada hari Kamis tanggal 25 September 2008.
2) Aplikasi Bookmark masih berbasis DOS (under DOS), sehingga pihak
perpustakaan kesulitan untuk melakukan pengembangan pada sistem,
seperti merubah konfigurasi tampilan maupun database sistem.
3) Ketidaklengkapan program aplikasi Bookmark seperti tidak adanya
menu laporan statistik data pengunjung dan evaluasi mengenai koleksi
yang sudah tidak terpakai lagi, serta tidak adanya menu pencetakan
kartu katalog, sehingga masih ada beberapa bagian kerja yang harus
dilakukan secara manual.
4) Belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi
khusus untuk dapat menangani masalah pada sistem otomasi jika terjadi
masalah pada sistem baik bersifat software maupun hardware, sehingga
pihak pengelola perpustakaan masih bergantung pada staf IT Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat.

BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari penelitian yang membahas tentang penerapan sistem otomasi pada
Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, maka dapat ditarik kesimpulan
diantaranya adalah :
1) Penerapan program aplikasi Bookmark sebagai sebuah sistem otomasi yang
dapat memberikan kemudahan bagi staf perpustakaan dan pengguna
perpustakaan dalam melakukan kegiatan rutin perpustakaan seperti
pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran. Untuk kegiatan
pengadaan sistem tidak mampu menyimpan entri dengan baik disebabkan
oleh kerusakan pada sirkuit memori (low memory) dan kerusakan pada
sistem Bookmark itu sendiri khususnya pada fasilitas menu pengadaan.
2) Katalog komputer (OPAC) sebagai salah satu alat penelusuran yang paling
banyak digunakan dengan prosentase pengguna sebanyak 83,3 %
menunjukkan bahwa pengguna perpustakaan cenderung lebih banyak
menggunakan katalog komputer sebagai alat penelusuran daripada katalog
manual (kartu katalog) hal ini dapat dikarenakan katalog komputer (OPAC)
dapat membuat penelusuran menjadi lebih cepat.
3) Sebanyak 88,9 % responden atau sekitar 48 orang menganggap bahwa
katalog komputer membantu mereka dalam menemukan informasi yang
mereka cari. Hal ini didukung oleh pernyataan pengguna yang menganggap
adanya ketersesuaian antara informasi yang ada pada katalog komputer
dengan letak koleksi di rak, yaitu dengan prosentase 83 %.
4) Layanan sirkulasi sebagai sebuah layanan yang berhubungan langsung
dengan pengguna mendapat pengaruh yang cukup besar dengan
diterapkannya sistem otomasi, hal ini dibuktikan dengan prosentase 88,9 %
responden menjawab bahwa sistem otomasi membuat proses sirkulasi
menjadi lebih cepat.
5) Masalah-masalah yang dihadapi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat dalam menerapkan sistem otomasi antara lain masih terjadinya
kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan
pengadaan, minimnya dana dan anggaran yang dimiliki perpustakaan untuk
dapat mengembangkan sistem dan perawatan sistem yang sudah ada,
program aplikasi Bookmark yang masih under DOS sehingga sulit untuk
dikembangkan, aplikasi Bookmark tidak memiliki menu evaluasi dan
pelaporan sehingga ada beberapa bagian yang harus dikerjakan secara
manual, belum adanya staf perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus
di bidang otomasi.
B. Saran-saran
1) Proses migrasi sistem penting dilakukan, mengingat saat ini sistem aplikasi
Bookmark masih under DOS sehingga sulit untuk dikembangkan.

2) Pihak perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat agar memperbaiki
segala kerusakan yang terjadi pada perangkat penunjang sistem otomasi
perpustakaan baik yang berupa kerusakan teknis maupun non teknis.
3) Pihak pengelola Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat agar lebih
memperhatikan perawatan perangkat pendukung sistem otomasi agar
berjalan dengan maksimal.
4) Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat perlu untuk menambah staf
atau memberikan pelatihan terhadap staf yang sudah ada agar memiliki
kompetensi khusus di bidang otomasi perpustakaan guna mengembangkan
sistem otomasi yang sudah berjalan.

DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan “Konsep dan Perencanaan Dalam Otomasi Perpustakaan.”

Artikel diakses pada 21 April 2008 dari
http://www.lib.ugm.ac.id/data/download/1073443876_MakalahAP.doc
Arikunto, Suharsini. Prosedur penelitian: suatu pendekatan praktek, Jakarta:

Rineka Cipta, 1996.
Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama, 1993.
_________, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, Bandung: PT Remaja

Rosdakarya, 1994.
Budiman, Lukman. “Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Sirkulasi : Studi

Kasus di Perpustakaan Pusat Penelitian Biologi LIPI Bogor.” Skripsi
S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, 2003.
Dagun, Save M., Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, Jakarta: Lembaga

Pengkajian Kebudayaan Nusantara, 2000.
Jaya Putra, Syopiansyah dan A’ang Subiyakto. Pengantar Sistem Informasi,

Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006.
Mardalis. Metode Penelitian: suatu pendekatan proposal, Jakarta: Bumi

Aksara, 1995.
Nasuhi, Hamid dkk. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan
Disertasi), Jakarta: Ceqda, 2007.
Nazir, Moh. Metode Penelitian, Cet. 3, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1988.
Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital dari A sampai Z, Jakarta: Cita

Karyakarsa Mandiri, 2008.
Rifai, Agus.Wawancara Pribadi, pada hari Kamis tanggal 25 September 2008
Salam, Syamsir. Metodologi Penelitian Sosial, Jakarta: UIN Jakarta Press,

2006.
Salim, Peter. Salim’s Ninth Collegiate English – Indonesian Dictionary, Jakarta:

Modern English Press, 2000.
__________, The Contemporary English – Indonesian Dictionary, Jakarta:
Modern English Press, 1991.
Simangunsong, Bonar. Sistem Informasi Manajeme, Jakarta: Panelrindo, 1991.
Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital, Jakarta: Afifa Pustaka, 2007.
Soeatminah. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, Yogyakarta:

Kanisius, 1992.
Sugiarto. Et. al. Teknik Sampling, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001.
Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik, Jakarta:

Sagung Seto, 2006.
__________, Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,

2003.
__________, Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan

masyarakat informasi, Jakarta: Panta Rei, 2005.
http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf artikel diakses pada tanggal

21 April 2008 pukul 14.08 WIB

Indra Giantoni Rossi-Fah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Indra Giantoni Rossi-Fah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENERAPAN SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN

FAKULTAS USHULUDDIN DAN FILSAFAT UIN SYARIF

INDRA GIANTONI ROSSI

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Indra Giantoni Rossi

Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan

Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas berkah,

berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Adapun maksud dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi

sebagian persyaratan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam bidang Ilmu

Perpustakaan dan Informasi pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, diantaranya adalah :

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Informasi, serta Bapak Pungki Purnomo, M.LIS selaku Sekretaris Jurusan

Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Agus Rifai, SS, S.IP selaku Kepala Perpustakaan Fakultas

Ushuluddin dan Filsafat, beserta staf-staf lainnya tempat penulis melakukan

Lintang, terima kasih supportnya yang besar selama ini.

penulis, yang selalu menemani penulis dan memberikan dukungan tiada

atas semua bantuannya.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna,

Ciputat, Oktober 2008

BAB II TINJAUAN LITERATUR

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS

BAB V HASIL PENELITIAN

Tabel 1. Keadaan Koleksi Utama Program

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era

informasi saat ini, membuat manusia terus berlomba meningkatkan

kesejahteraan akan berbagai kebutuhan dalam hidupnya, baik itu kebutuhan

informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial

dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena baru yang tengah berkembang

informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah

menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat yang menginginkan kemudahan

dalam mengakses informasi.

Informasi kini telah berkembang sehingga dapat tersimpan dalam

berbagai bentuk, baik yang tercetak, tidak tercetak maupun elektronik.

Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai

krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola, serta penyebarluasan informasi

kepada masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya

menunggu pengunjung atau pemakai datang ke perpustakaan, melainkan harus

bantuan teknologi informasi berupa perangkat komputer dan aplikasinya yang

menghadirkan berbagai kemudahan baik untuk pustakawan ataupun pemakai

(user). Aplikasi komputer yang terintegrasi dengan layanan diperpustakaan

yang selanjutnya diterapkan pada semua bidang pekerjaan perpustakaan dapat

menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem layanan perpustakaan

Tentunya hal ini berhubungan erat dengan kemajuan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK) perpustakaan, penggunaan perangkat

teknologi informasi baik keras (hardware) maupun lunak (software) mutlak

dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat

dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping

(SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat

diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada

pustakawan dan pemakai (user) dalam melakukan berbagai kegiatan

Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai unit kerja penyedia layanan

informasi merupakan perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan

tentu berbeda-beda, sebagai contoh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki

civitas akademikanya harus memiliki kompetensi keilmuan, keislaman, dan

keindonesiaan. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi yang dimaksud adalah

Univeristas, tingkat fakultas, tingkat jurusan, institut, sekolah tinggi, dan