PETUJUK PELKSANAAN DAN PETUNJUK TEKNIS

PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016

PENDAHULUAN

Himpunan Mahasiswa Departemen Pendidikan Sejarah (HIMAS) merupakan

salah satu organisasi intra Universiter yang menampung aspirasi dan media
pengembangan potensi mahasiswa yang dilandasi aspek ilmiah, edukatif dan religius
melalui aktifitasnya di lingkungan Departemen Pendidikan Sejarah. Selain itu, Himpunan
Mahasiswa Departemen Pendidikan Sejarah (HIMAS) pun merupakan tempat
diselenggarakannya berbagai upaya atau kegiatan untuk meningkatkan dan
mengembangkan cita, rasa, karsa, dan karya Mahasiswa Departemen Pendidikan Sejarah
dalam rangka pengembangan sumber daya manusia.
Sebagai Organisasi Mahasiswa, HIMAS tentunya harus memiliki susunan
pengurus yang lengkap yang nantinya akan melaksanakan fungsinya sesuai dengan tugas
dan fungsi yang diberikan, serta dapat bekerja sama dengan didukung oleh administrasi
yang tertib dan teratur sebagai pembelajaran.
Sebagai Organisasi Mahasiswa yang ikut berpartisipasi aktif dalam peningkatan
intelektual mahasiswa, HIMAS haruslah memiliki program kerja yang jelas, yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan telah diamanatkan di dalam AD/ART dan GBPK
HIMAS periode 2015-2016 dari hasil MUMAS HIMAS LVII. Beranjak dari pemikiran
tersebutlah, HIMAS merencanakan untuk melaksanakan kegiatan berupa pelantikan dan
pembekalan pengurus HIMAS periode 2015-2016 sebagai sarana untuk pengesahan
pengurus yang nantinya akan menjalankan fungsinya serta memberikan materi
pembekalan untuk bekal kepada pengurus HIMAS periode 2015-2016 agar dapat
menjalankan roda organisasi atau mengurus HIMAS dengan baik.
TUJUAN KEGIATAN

Tujuan dari diadakannya kegiatan “Pelantikan dan pembekalan Pengurus

HIMAS Periode 2015-2016”ini adalah :
1. Melantik secara resmi para pengurus HIMAS periode 2015-2016.
2. Memberikan pembekalan berupa materi-materi yang berhubungan dengan
keorganisasian terutama keorganisasian dalam Himpunan Mahasiswa Departemen
Pendidikan Sejarah (HIMAS).
3. Menumbuhkan rasa bertanggungjawab terhadap Himpunan Mahasiswa Departemen
Pendidikan Sejarah (HIMAS).
4. Memberikan semangat baru bagi pengurus Himpunan Mahasiswa Departemen
Pendidikan Sejarah (HIMAS) periode 2015-2016 di dalam menjalankan
kepengurusan.
5. Mempererat hubungan antar sesama pengurus Himpunan Mahasiswa Jurusan
Pendidikan Sejarah (HIMAS) periode 2015-2016

NAMA KEGIATAN

Nama kegiatan ini adalah “Pelantikan dan pembekalan Pengurus HIMAS Periode 2015-
2016”

TEMA KEGIATAN

Tema dari kegiatan ini adalah “Menjadikan HIMAS yang memiliki wawasan keorganisasian
dan Bertanggung jawab”

BENTUK KEGIATAN

Bentuk kegiatan dari pelantikan dan pembekalan pengurus adalah pematerian dan diskusi
INDIKATOR

Indikator keberhasilan untuk kegiatan ini yaitu Indikator keberhasilan dari kegiatan ini yaitu
kegiatan ini diikuti oleh 2/3 pengurus HIMAS periode 2015-2016

PETUNJUK PELAKSANAAN

Metode

1. Di buka secara simbolis oleh pihak jurusan

2. Sambutan oleh ketua umum HIMAS periode 2013-2014
3. Jalanya acara di pandu oleh mc
4. Pembacaan SK oleh pihak jurusan
5. Pembacaan janji oleh pengurus
6. Sambutan oleh setiap personalia terpilih
7. Menjalankan pemberian pematerian dan diskusi

PETUNJUK TEKNIS

. DESKRIPSI KERJA PANITIA

Organizing Committee (OC)

A. KETUA PELAKSANA

1. Mengkoordinasikan langkah kerja setiap bagian pelaksana

2. Bertanggungjawab terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

3. Menyusun susunan kepanitiaan.

4. Merancang dan membagi job description masing-masing.

5. Bertanggungjawab terhadap kegiatan yang dilaksanakan .

6. Membuat susunan kepanitiaan.

7. Merancang dan membagi job description pada masing-masing seksi.

8. Mengawasi dan mengevalusi kinerja tiap-tiap seksi.

9. Mempersiapkan agenda rapat panitia PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS

HIMAS PERIODE 2015-2016.

10. Memimpin setiap rapat koordinasi panitia PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

11. Memaksimalkan kinerja panitia pelaksana PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

12. Mengadakan koordinasi dengan seluruh panitia PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

13. Mengadakan dan membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait
pelaksanaan kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS
PERIODE 2015-2016.

14. Mensosialisasikan kebijakan dan keputusan yang telah ditetapkan kepada panitia
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

15. Melaksanakan job description.

16. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

B. SEKRETARIS

1. Mengatur persuratan dan pengarsipan

2. Mencatat hasil rapat

3. Mencatat hasil evaluasi di lapangan

4. Menyusun laporan Kegiatan

5. Mewakili ketuplak apabila berhalangan hadir

6. Membuat proposal kegiatan.

7. Menentukan nomber surat keluar dari kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN
PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

8. Menjadi notulen dan membuat risalah rapat setiap rapat panitia PELANTIKAN DAN
PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

9. Membuat surat undangan atau memo untuk panitia apabila ada kegiatan yang berkenaan
dengan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

10. Membuat surat undangan untuk pihak internal maupun eksternal untuk kegiatan
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

11. Menyimpan serta merangkap surat masuk dan surat keluar.

12. Membuat surat perijinan tempat dan acara PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN
PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

13. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait administrasi
kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-
2016.

14. Menggantikan job ketua pelaksana jika ketua pelaksana berhalangan hadir dalam kegiatan.

15. Bersama ketua pelaksana menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan PELANTIKAN

DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

16. Melaksanakan job description.

17. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

C. BENDAHARA

1. Mengatur dan mencatat lalulintas keuangan panitia

2. Mendistribusikan anggaran
3. Membuat rancangan anggaran biaya kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN
PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

4. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait anggaran biaya
yang diperlukan selama kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS
HIMAS PERIODE 2015-2016.

5. Mengatur keuangan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS

PERIODE 2015-2016.

6. Berkordinasi dengan bendahara umum terkait masalah dana kegiatan PELANTIKAN DAN
PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

7. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk kegiatan PELANTIKAN DAN
PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

8. Melaporkan keuangan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS

PERIODE 2015-2016.

9. Menerima list kebutuhan dana logistik.

10. Menerima,merekap dan menyimpan tanda-tanda bukti pengeluaran.

11. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada bendahara bidang dan
sekertaris.

12. Melaksanakan job description.

13. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

D. HUMAS

1. Mengurus Perizinan kegiatan

2. Penanggung jawab dalam melakukan komunikasi atau informasi kepada pihak-pihak yang
memerlukan
3. Mengurus penyebaran surat-surat dan Perizinan

4. Sebagai penghubung antara angkatan maupun pihak-pihak terkait.

5. Berkoordinasi dengan pihak-pihak diluar kepanitiaan untuk membantu kelancaran kegiatan

PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

6. Bertanggungjawab terhadap pendistribusian surat-surat yang dibuat kepada pihak-pihak yang

terkait selama kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS
PERIODE 2015-2016.

7. Mensosialisasikan kepada panitia lain jika ada rapat kegiatan setelah berkoordinasi dengan
ketua pelaksana.

8. Melaksanakan job description.

9. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

E. LOGISTIK

1. Mengatur dan mengkoordinasikan kebutuhan operasional

2. Bertanggung jawab atas peralatan yang dipakai

3. Membuat list Peralatan yang akan dipakai selama kegiatan PELANTIKAN DAN
PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016 berlangsung.

4. Menerima list barang yang akan dibutuhkan oleh seksi lain di dalam kegiatan
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

5. Mengadakan dan bertanggungjawab terhadap barang-barang yang akan digunakan serta

dibutuhkan dalam kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS
PERIODE 2015-2016.

6. Meminta uang dari bendahara kegiatan dan menyerahkan tanda bukti pembelian benda yang
akan dibeli.
7. Melaporkan list barang yang sifatnya peminjaman kepada sekertaris kegiatan untuk membuat
surat peminjaman.

8. Bertanggungjawab atas sarana dan prasarana acara PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

9. Melaksanakan job description.

10. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016

F. PUBLIKASI DOKUMENTASI DAN DEKORASI

1. Mempublikasikan dan mendokumentasikan kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS 2015-2016

2. Membuat media publikasi PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS

PERIODE 2015-2016.

3. Membuat atribut kepanitiaan dengan terlebih dulu berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

4. Melaksanakan job description.

5. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

G. MATERI

1. Menentukan materi yang akan disampaikan di dalam kegiatan PELANTIKAN DAN

PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016

2. Membuat Term Of Reference sebagai panduan bagi pemateri yang akan menyampaikan
materi di dalam kegiatan PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS
PERIODE 2015-2016

3. Berkoordinasi dengan panitia lainnya terkait materi yang akan disampaikan selama kegiatan
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016
berlangsung.
4. Menentukan pemateri yang akan melaksanakan pematerian di dalam kegiatan
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

5. Melaksanakan job description.

6. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

G.SIE ACARA

1. Merencanakan segala detail konsep acara PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN

PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016 dan berkordinasi dengan ketua pelaksana.

2. Mengkoordinasikan pada seksi lain apa yang harus dilakukan untuk membantu acara
PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.

3. Menjalankan dan mewujudkan acara PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS

HIMAS PERIODE 2015-2016.

4. Mengontrol jalannya PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS

PERIODE 2015-2016 agar sesuai dengan konsep awal serta merubahnya jika diperlukan
secara mendesak.

5. Membuat rancangan operasional kegiatan yang akan dilaksanakan.

6. Membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait jalannya acara yang tidak
sesuai dengan ROP.

7. Melaksanakan job description.

8. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan PELANTIKAN
DAN PEMBEKALAN PENGURUS HIMAS PERIODE 2015-2016.