31

BAB III

PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

3.1. Sejarah dan Perkembangan LPPK Vibi

LPPK Vibi yang juga dikenal dengan nama LPPK Vibi disahkan pada tahun

2014. LPPK Vibi ini merupakan lembaga training dan pengembangan sumber daya

manusia.

Berawal dari nama Lembaga Pelatihan Kerja (LPK) VIBI School of Business

menjadi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Kerja (LPPK) VIBI kemudian terus

meningkat menjadi vibi College yang beralamat di Ruko Pilar dan beralamat Jl. Kp.

Pilar, Cikarang Kota, Kec. Cikarang Utara, Kabupaten Bekasi, Jawa Barat 17530,

sampai tahun 2016. pada tahun 2016 LPPK VIBI berpindah lokasi ke cikarang

Selatan yang terletak di JL. Raya Cikarang Cibarusah, Desa Sukadami, Kecamatan

Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi, Jawa Barat 17530 sampai 2017 akhir.

Awal tahun 2018 kemudian berpindah Kembali ke Ruko Sentra Cikarang, yang

beralamat di Jl. Raya Cikarang - Cibarusah No.53, Sukaresmi, Cikarang Sel.,

Kabupaten Bekasi, Jawa Barat 17530 sampai 2019.

Kemudian pada tahun 2019 akhir berpindah ke Ruko Kusuka Cikarang, yang

beralamat di Jl. Raya Cikarang – Cibarusah, Blok I/K, No.78, Sukaresmi, Cikarang

Sel., Kabupaten Bekasi, Jawa Barat 17550 hingga saat ini

Untuk saat ini unit yang dijalankan oleh LPPK VIBI seperti :

1. Public Program

Public Program adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka

 32

membangun keahlian, rasa percaya diri, minat dan bakat. Program ini

dilaksanakan dengan durasi 2-3 hari yang bertujuan untuk memperkaya

wawasan, mengembangkan skill, menumbuhkan rasa percaya diri,

sehingga nantinya mampu bersaing di perusahaan tempat Anda bekerja.

2. Coorporate Program

Corporate Programs adalah program yang disediakan untuk Anda yang

ingin meningkatkan skill yang dimiliki dalam pengembangan karier.

Banyak pilihan program pelatihan kerja untuk perusahaan yang tersedia

di prasmul-eli, seperti business improvement projects, executive

coaching, hingga team building

3. Seasonal Program

Yang dimaksud Seasonal Programs adalah perusahaan dapat

melakukan kerja sama dengan prasmul-eli dalam jangka waktu yang

panjang untuk dapat meningkatkan wawasan, skill dan juga kinerja

SDM yang dimiliki perusahaan. Program ini biasanya berlangsung per

tahun sesuai dengan ketentuan yang sudah disepakati.

4. Assessment Service

Assessment adalah mekanisme penilaian atau evaluasi yang dilakukan

dengan membandingkan kondisi implementasi dengan framework dan

standar acuan. Jadi, menyediakan layananan penilaian dengan

menggunakan standar acuan yang berlaku di perusahaan besar pada

umumnya.
 33

5. Consulting Service

Tak hanya menyelenggarakan kursus online, juga menyediakan layanan

konsultasi profesional. Layanan konsultasi ini nantinya diharapkan bisa

menjadi wadah berkelanjutan untuk bisa mengembangkan perusahaan

mulai dari manajemen, customer experience, sampai strategi bisnis.

3.2. Deskripsi Lokasi LPPK Vibi

LPPK Vibi merupakan salah satu lembaga peningkatan Sumber Daya

Manusia di Kabupaten, letak yang strategis di kawasan industri Lippo Cikarang dan

EJIP, LPPK Vibi telah bekerjasama dengan pemerintah Kabupaten bekasi dan

beberapa industri manufakturing dalam peningkatan sumber daya manusia.

LPPK Vibi dipimpin oleh Direktur yang dibantu oleh staff senior, dimana

Drektur ini bertanggung jawab langsung kepada pemilik atau stakeholder yang

bekerjasama dengan lembaga LPPK Vibi. dalam melaksanakan tugasnya dibantu

oleh beberapa Senior Staff yang mempunyai tugas sesuai dengan unit kerja masing-

masing. Struktur organisasi LPPK Vibi mengacu pada Keputusan Direksi LPPK

Vibi dengan No _________, dengan karyawan sebanyak 5 orang.

 34

3.3. Struktur Organisasi

Gambar 3 1 Struktur Organisasi LPPK VIBI

(Sumber: LPPK VIBI Bulaan Maret 2023)

Tanggungjawab Pada Setiap Organ yang ada di struktur , yaitu:

1. Direktur

(1) Membuat Renstra dan Rencana Kerja Tahunan (RKT)

(2) Membuat Visi, Misi & Tujuan Lembaga.

(3) Membuat Kalender Pendidikan dan Pemetaan Layanan Program Kursus

(Reguler, Private, IHT, Pemagangan, Banper, PKL SMK/PT, Upgrading

Pengelola & Instruktur.

(4) Membuat Struktur Organisasi dan Jobdesk Karyawan

(5) Membuat Matrik Kompetensi dan Rencanan Pengembangan Pengelola dan

Instruktur
 35

(6) Melaksanakan Evaluasi Penyelenggaraan Program Pelatihan, Evaluasi

Kinerja Pegawai & Evaluasi Kinerja Lembaga.

(7) Pengembagan Program Pelatihan dan Unit Usaha

(8) Membuat SOP yaitu : SOP Struktur Organisasi, SOP Kalender Pendidikan,

SOP Program PBK, SOP Pembuatan Modul dan Materi Pelatihan, SOP

Proses Pelatihan, SOP Asesmen Pelatihan, SOP Manajemen Alumni, SOP

Saspras & Pemeliharaanya, SOP Rekrutmen Peserta & Pegawai

(Manajemen SDM), SOP Tata Tertib Peserta & Pegawai, SOP Tata Kelola

Keuangan, SOP Pemasaran Lembaga & SOP Manajemen Kemitraan

2. Operation Manager

(1) Mengkoordinasikan dan mengendalikan aktivitas produksi dan

distribusi unit operasional

(2) Berperan aktif dalam perencanaan dan koordinasi penyusunan anggaran

revenue tiap unit operasional secara terukur dan mengendalikan

realisasi anggaran secara efisien dan efektif

(3) Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan sistem dan prosedur

berkaitan dengan produksi dan distribusi,

(4) Melakukan analisis proses bisnis secara detail di bidang produksi dan

distribusi unit operasional

(5) berpartisipasi dalam mengembangkan SOP produksi dan distribusi unit

opersional
 36

(6) Melakukan evaluasi kompensasi dan memberikan pelatihan proses

produksi dan disribusi

(7) Mewakili manajemen dalam komunikasi yang konstruktif dengan

Stakeholder berkaitan dengan aktivitas produksi dan distribusi unit

operasional

(8) Monitoring penerimaan atau pembayaran piutang hasil penjualan

(9) Mengevaluasi laporan operasional dan SOP

3. Sekertaris

(1) Merumuskan kebijaksanaan umum dalam bidang kesekretariatan dan

administrasi organisasi sebagai pusat komunikasi dan informasi.

(2) Bertanggung jawab atas pelaksanaan rapat.

(3) Bertanggung jawab bagi pengadaaan sarana serta prasarana

kesekretariatan lainnya.

(4) Bersama dengan Direktur menandatangani surat-surat keluar.

(5) Membuat laporan kegiatan organisasi.

(6) Menyediakan daftar hadir dan membuat catatan-catatan rapat

organisasi.

(7) Mengarsipkan segala macam surat menyurat.

(8) Bertanggungjawab atas pelaksanaan program

(9) Bertanggungjawab atas berhasil tidaknya program yang dilaksanakan.

(10) Menentukan kebijakan-kebijakan dasar dan membina anggota.

(11) Merencanakan program kerja bersama penanggungjawab.

 37

(12) Bertanggungjawab secara operasional atas keseuain pelaksanaan

program.

(13) Membantu penanggungjawab progam didalam kegiatan monitoring dan

mengevaluasi.

(14) Membuat pelaporan pelaksanaan kegiatan awal dan akhir.

4. Bendahara

(1) Bersama Direktur menjalankan kebijaksanaan keuangan.

(2) Bertanggung jawab atas administrasi keuangan lembaga

(3) Membuat laporan keuangan lembaga secara berkala sehingga dapat

diperiksa bila diperlukan.

(4) Menandatangani bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan uang.

(5) Membuat dan mengumpulkan bukti-bukti tertulis pengeluaran uang

yang berupa kuitansi dan lain sebagainnya.

(6) Menerima dan menyimpan uang milik lembaga.

(7) Membuka rekening bersama penanggungjawab program.

(8) Menerima dan mengeluarkan uang atas persetujuan penanggungjawab

program dan ketua pelaksana.

(9) Menyelenggarakan administrasi keuangan kegiatan/program.

(10) Melaporkan pemasukan dan pengeluaran keuangan secara berkala

kepada penanggungjawab program dan ketua pelaksana.

(11) Berwenang mewakili sekretaris apabila yang bersangkutan

berhalangan.
 38

5. Bidang Humas

(1) Memperkenalkan/promosi lembaga kepada masyarakat.

(2) Membuat spanduk di lingkungan lembaga atau di luar lembaga.

(3) Menjalin kerjasama dengan dunia usaha/industri dalam hal penyaluran

lulusan.

(4) Membantu tugas-tugas dari karyawan lain pada saat dibutuhkan.

(5) Melaksanakan tugas lain yang relevan dari atasan.

6. Bidang Diklat

(1) Membuat Surat Pengangkatan, Surat Tugas Mengajar / Perjalanan

Dinas, Surat Perjanjian Kerja (SPK) karyawan dan surat menyurat dan

diarsipkan.

(2) Melayani pendaftaran online/offline & penerimaan biaya peserta kursus

Komputer, Inggris & Calistung / Matemetika

(3) Mengelola jadwal pelatihan (matrik) sesuai program masing-masing

(4) Pengelolaan daftar hadir & jurnal online peserta didik, instruktur &

pengelola

(5) Pengelolaan hasil kusioner evaluasi penyelenggaraan program

pelatihan

(6) Mencetak sertifikat pelatihan & rekap asesmen peserta pelatihan &

mengarsipkanya
 39

(7) Pengelolaan data base peserta pelatihan & laporan kebekerjaan alumni

(data base alumni)

(8) Mengelola Aplikasi Dapodik online, Kelembagaan Kemenaker,

Hillsinergi & Gohipki & website/LMS

(9) Pencatatan dokumen data asset/inventaris barang, jadwal pemeliharaan

saspras, dokumen perjanjian sewa menyewa, daftar bahan dan alat,

buku tamu dan berkas karyawan.

(10) Mengorganisir dokumen perangkat pembelajaran yaitu

SKKNI/SKKK/SKKI/DUDI, Program Pelatihan (PBK), Materi

Pelatihan (Modul & Media Pelatihan), Jurnal/Matrik Pelatihan, Lesson

Plan, Asesmen (Lembaga/LSK/LSP/DUDI), OJT & Program

Pemaganagan dan Supervisi Pelatihan.

(11) Membuat Rencana Anggaran Pengeluaran dan Belanja Lembaga

(RAPBL)

(12) Tata Kelola Keuangan (buku kas, laporan laba-rugi, laporan neraca,

laporan perubahan modal & laporan arus kas), Kwitansi dan Surat

Perjanjian Pelatihan.

(13) Laporan dokumen pemetaan biaya investasi saspras, operasional dan

Personal

(14) Mengecek & memperbaiki saspras lembaga jika ada kerusakan

(15) Pendampingan administrasi keuangan Unit Usaha

 40

7. Bidang Sarana / Prasarana

(1) Menyiapkan dan melayani kebutuhan perlengkapan, sarana prasarana

peserta kursus.

(2) Mengelola berkas kehadiran peserta kursus, mutasi masuk dan ke luar,

drop out dengan tertib.

(3) Mengelola berkas dokumen peserta kursus yang telah berhasil lulus

ujian tertib.

(4) Membantu mengelola berkas surat masuk dan keluar.

(5) Mengadministrasi dengan baik

(6) Buku induk peserta kursus

(7) Rekap absensi peserta kursus

(8) Rekap peserta kursus drop out

(9) Melayani/menggandakan modul untuk peserta kursus dalam persiapan

kursus setiap hari.

(10) Membuat dan mengelola data statistik keadaan peserta kursus, dengan

tertib.

(11) Merekap kehadiran peserta kursus dan melaporkan setiap akhir bulan.

(12) Membantu mengerjakan jasa pengetikan.

(13) Menerima tugas lain yang relevan dari pimpinan.

8. Instruktur

8.1. Kewajiban

(1) Membuat Perangkat Pembelajaran :

 41

(2) SKKNI / KKNI / SKKK / SKKI / KTSP K13 / DUDI

(3) Program Pelatihan (PBK / KBK)

(4) Materi Pelatihan / Modul Teori & Praktek

(5) Media Pelatihan / Bahan Ajar (Video, Ppt, Pdf, LMS, Quizess,

dll)

(6) Matrik Pembelajaran / Pelatihan

(7) Lesson, Sesion Plan / RPP / Skenario Pembelajaran

(8) Kisi-Kisi Soal Teori & Praktek dan Kunci Jawabanya

(9) Evaluasi / Asesmen Pembelajaran Teori & Praktek

(10) Rekap Asesemen Teori & Praktek

(11) Bank Soal Ujian Lembaga & Uji Kompetensi

(12) Testimoni Pembelajaran Peserta Didik

(13) Success Story (sudah bekerja/berwirausaha)

(14) Bimbingan konseling perkembangan pembelajaran peserta

didik dengan orang tua secara berkala.

(15) Mengisi daftar hadir Instruktur online dan jurnal pembelajaran

(16) Merapikan tempat pembelajaran setelah selesai, mengecek dan

membersihkan PC, ruang kelas secara berkala.

(17) Membantu ikut serta mempromosi program pelatihan

(rekrutmen peserta kursus).

8.2. Hak

(1) Mendapatkan Reward kategori kinerja terbaik

(2) Pakaian seragam inventaris (Kemeja, Batik & Kaos)

 42

(3) Upskilling / upgrading kompetensi metodologi, kompetensi

teknis & kewirausahaan (free uang saku, transfor, ilmu &

pengalaman berharga)

(4) Keanggotaan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan

(5) Fee success recrutment peserta didik

3.4. Bidang Usaha

Bidang usaha dilakukan LPPK Vibi merupakan bidang jasa pelayanan

training dan pelatihan untuk umum yang diantara lain berupa :

1. Public Program

Public Program atau dinamakan dengan Public Relations adalah salah

satu fungsi yang penting dalam membantu pemasaran. Saat ini belum

banyak yang memanfaatkan fungsinya bagi keberhasilan pemasaran.

Ini mudah dimengerti karena selama ini Public Relations berbicara

dengan beragam publik, pemegang saham, karyawan, badan legislatif,

pimpinan, komunitas, sehingga peran Public Relations sebagai

pendukung produk pemasaran cenderung diabaikan.

Public Relations/ public program umumnya memiliki 5 (lima) kegiatan

yang sebagian besar aktivitasnya adalah:

1. Hubungan dengan pers/kemasyarakatan

2. Publisitas

3. Komunikasi Perusahaan, kegiatan yang meliputi komunikasi

internal dan eksternal untuk meningkatkan saling pengertian

 43

4. Lobbying

5. Counselling

Public Relations pemasaran dapat berkontribusi melalui berbagai

kegiatan:

1. Membantu peluncuran produk baru dengan mensponsori

acara

2. membantu reposisi sebuah produk, mengkampanyekan

berulangulang sebuah program/ kegiatan hingga bisa

diterima oleh masyarakat

3. Mempengaruhi kelompok tertentu

4. Mempertahankan produk-produk yang terganggu oleh

masalah public. Kasus lemak babi dan biskuit beracun

dalam memanfaatkan Public Relations adalah salah satu

contoh yang dapat menyelamatkan perusahaan dari

kepunahan.

5. Membangun citra perusahaan yang menguntungkan

penjualan produk

2. Coorporate Program

LPPK VIBI telah menjadi mitra terpercaya bagi berbagai perusahaan

baik nasional, multinational, BUMN, maupun instansi pemerintah

dalam mengembangkan Sumber Daya Manusia untuk menghadapi

tantangan organisasi dan bisnis. Kami memberikan layanan yang secara

kontekstual dan sistematis dirancang untuk memecahkan masalah dan

 44

memenuhi kebutuhan dengan mempertimbangkan keselarasan terhadap

tahapan organisasi dan arah strategis masing-masing perusahaan

Dalam merancang in-company program bagi perusahaan Anda, kami

akan mengadakan sesi diskusi terlebih dahulu dengan Klien. Diskusi ini

bertujuan untuk mengetahui permasalahan perusahaan lebih dalam

untuk membantu kami dalam merancang program yang cocok untuk

perusahaan Anda, dapat meningkatkan kemampuan karyawan, dan

memberikan solusi jangka Panjang yang efektif bagi permasalahan

yang dialami perusahaan.

3. Seasonal Program

Selain menyediakan berbagai program pengembangan, LPPK VIBI

juga memberikan solusi kerjasama jangka panjang dalam mendukung

peningkatan kinerja dan keberlanjutan organisasi melalui berbagai

kegiatan serta tahapan program pengembangan yang dilakukan reguler

setiap tahun

4. Assessment Service

Assessment Center memberikan solusi bagi organisasi dan perusahaan

dalam mengidentifikasi dan mengembangkan talenta untuk untuk

mendukung efektivitas perusahaan.

Kami percaya dalam pentingnya talenta / karyawan dan organizations

fit. Berbagai riset dan kasus terus menerus menunjukkan bawha profil

personal yang cocok dengan organisasi dapat meningkatkan

produktivitas dan kebahagiaan dalam lingkungan kerja. Oleh karena itu,

 45

memahami profil mereka sangatlah penting baik bagi perkembangan

personal karyawan dan kemajuan perusahaan / organisasi.

Seringkali perusahaan terlalu focus pada penilaian kemampuan (can

do) dan kurang memperhatikan faktor penilaian kecocokan (will do).

Namun, belakangan ini, mulai banyak organisasi dan perusahaan yang

memperhatikan penilaian motivation fit dan value fit untuk

mendapatkan pandangan yang menyeluruh terhadap karyawan mereka

5. Consulting Service

Consulting services merupakan layanan dari LPPK VIBI dengan

bermitra dengan para pemimpin bisnis dan organisasi dalam menjawab

berbagai tantangan bisnis dan manajemen yang mereka hadapi.

Pengembangan strategi jangka panjang dan pengembangan organisasi

melalui consulting services ini merupakan bidang yang paling umum

dari layanan konsultansi prasmul-eli, mulai dari business strategy,

change management, hingga customer experience.

Dalam merancang consulting service bagi perusahaan Anda, kami akan

mengadakan sesi diskusi terlebih dahulu dengan Anda. Diskusi ini

bertujuan untuk mengetahui permasalahan perusahaan Anda lebih

dalam untuk membantu kami dalam merancang program yang cocok

untuk perusahaan Anda, dapat meningkatkan kemampuan karyawan,

dan memberikan solusi jangka Panjang yang efektif bagi permasalahan

yang dialami perusahaan Anda.

 46

Setelah mendengarkan permasalahan yang Anda alami, kami tidak akan

langsung memberikan solusi dari program kami yang sudah ada,

ataupun langsung mengambil kesimpulan dari hasil diskusi tersebut.

Seringkali permasalahan yang disampaikan oleh perusahaan hanya

merupakan gejala yang mereka alami, bukan akar masalahnya. Akar

masalah merupakan sumber penyebab masalah tersebut.

Untuk menyelesaikan akar masalah tersebut, konsultan kami akan

menganalisa dan memahami lebih dalam mengenai akar masalah yang

perusahaan Anda alami. Kemudian mereka akan merancang program

dan insight terkait akar masalah tersebut agar menjadi solusi yang

efektif bagi perusahaan Anda.

3.5. Pemasaran

3.5.1. Integrated Marketing Communication

Komunikasi pemasaran biasanya dianggap sebagai salah satu elemen

bauran marketing, yaitu promotion. Namun dalam perkembangannya,

komunikasi pemasaran memiliki peranan yang lebih luas, bukan hanya

sebatas promosi namun mencakup keterpaduan instrumen-instrumen

pemasaran yang berfungsi menyampaikan nilai yang terkandung dalam

sebuah merek sehingga sampai pada benak Stakeholder. Integrated

Marketing Communication (IMC) merupakan suatu proses dalam

menganalisa, merancang, mengembangkan dan mengevaluasi penyampaian

nilai sebuah merek melalui hubungan kolaboratif dengan Stakeholder

 47

sehingga membentuk suatu ikatan yang kuat. IMC mencakup periklanan,

promosi penjualan, event, komunikasi massa, personal selling, pemasaran

langsung dan word-of-mouth.

IMC berperan dalam merumuskan target komunikasi, nilai yang akan

disampaikan, konsistensi dan saling keterkaitannya, alokasi sumber daya,

pemilihan media yang tepat dan saling bersinergi serta mengukur dampaknya

terhadap pencapaian tujuan komunikasi pemasaran perusahaan. IMC bukan

hanya menggunakan semua instrumen pemasaran namun memilih instrumen

yang tepat dan efektif serta saling menguatkan, sehingga alokasi sumber daya

dapat dijalankan secara optimal.

Fenomena perkembangan dunia marketing jelas terlihat dengan

semakin tersegmentasinya Stakeholder secara psikografis dan semakin

tingginya standar kepuasan Stakeholder, sehingga mendorong munculnya

media media komunikasi baru yang berupaya menjangkau Stakeholder secara

lebih efektif. Komunikasi marketing bukan lagi sekedar above the line dan

below the line, namun juga offline dan online. Pengukuran efektifitas strategi

pemasaran pun mulai dinilai atas dasar dampak keuangan dari rangkaian

aktivitas yang dilakukan. Persaingan bisnis semakin tajam, sehingga pelaku

bisnis harus senantiasa memikirkan penggunaan sumber daya pemasaran

seoptimal mungkin melalui jenis kegiatan pemasaran yang terpilih dan

terintegrasi serta berdampak besar pada peningkatan penjualan dan

profitabilitas dengan dana serendah mungkin. Dengan demikian komunikasi

 48

pemasaran terpadu akan berdampak positif terhadap kelangsungan hidup

perusahaan.

3.5.2. Marketing Pricing Strategy

Penetapan harga/pricing adalah bagian yang sangat penting dari

bauran pemasaran. Masa depan produk dan perusahaan sangat dipengaruhi

oleh penetapan strategi penetapan harga yang benar dan tepat.

Tarik menarik kepentingan antara finance, marketing, sales dan

produksi membuat penetapan harga menjadi sangat menantang. Aspek

pertimbangan persaingan pasar, Stakeholder dan unsur biaya memberikan

bobotan tantangan yang meningkat pada penetapan harga.

Seorang praktisi pemasaran memerlukan pemahaman aspek-aspek

dasar penetapan harga dan alternatif strategi penetapan harga agar dapat

memberikan keuntungan yang optimal bagi perusahaan

3.5.3. Strategic Brand Management

Brand adalah jaminan bagi Stakeholder kita. Jaminan terhadap kualitas,

konsistensi, kompetensi, dan reliabilitas. Begitu pentingnya brand, sehingga

brand seolah menjadi identitas/jati diri dari produk, layanan, bahkan

perusahaan kita. Nilai pentingnya sebuah brand juga tercermin dari besarnya

nilai ekuitas sebuah brand, yang merupakan salah satu aset penting dalam

bisnis.
 49

Tujuan

Dalam program ini, Klien akan diajak untuk:

(1) Memahami dan menguasai apakah esensi sebuah brand

(2) Memahami apa perbedaan antara brand dengan produk

(3) Memahami pentingnya memiliki brand yang kuat

(4) Mampu mendiferensiasikan & mempositioning-kan brand kita,

(5) Mendapatkan pendalaman tentang pentingnya elemen-elemen sebuah

brand dan bagaimana membentuk suatu brand identity

3.6. Kegiatan Dalam Penelitian

(1) Tempat

Tempat penelitian penulis ditempatkan pada posisi departemen

Rekrutmen dimana dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut penulis melakukan

sebagai berikut:

................

(2) Waktu

Waktu Pelaksanaan dilakukan dari bulan desember 2022 sampai Juni

2023, berikut time line kegiatan penulis dalam departemen rekrutmen:

Tabel 3 1 Timeline (Waktu) Pelaksanaan Pemagangan

No Kegiatan Sub Koordinasi Bulan

1 Perkenalan Sejarah LPPK VIBI Direktur Desember 22

2 Pemaparan Visi Misi Owner & Desember 22

Direktur

3 Schedule Kegiatan Rekrutmen Direktur Januari 23

 50

4 Pola Rekrutmen SDM untuk Tim Januari 23

Perusahaan

5 Followup Industri untuk Tim-HR Febr 23

penempatan

3.7. Penanganan Keluhan Stakeholder Sebagai Bentuk Perwujudan

Komunikasi Eksternal Public Relation LPPK Vibi .

Dalam penanganan keluhan Stakeholder merupakan program kerja yang

termasuk dalam komunikasi eksternal. Penyelesaian keluhan yang cepat akan dapat

memuaskan dan perusahaan mendapatkan kepercayaan dari Stakeholder ataupun

masyarakat. Dengan demikian citra perusahaan akan ikut terangkat dan juga

meningkatkan keuntungan.

Dalam menangani keluhan Stakeholder, LPPK Vibi menggunakan berbagai

media untuk menampungnya. Bisa melalui surat pembaca yang dimuat disurat

kabar lokal, radio, telepon, surat atau fax, atau datang kantor perusahaan atau

klien/stakeholder.

Penulis akan mencoba menjelaskan secara singkat proses penanganan

keluhan Stakeholder yang dilakukan oleh Purel LPPK Vibi:

1) Keluhan Stakeholder melalui Surat Kabar

Penanganan keluhan Stakeholder di wilayah LPPK Vibi . ditargetkan

selesai dalam waktu dua hari dari keluhan Stakeholder yang dimuat di surat

kabar. Karena kepuasan Stakeholder adalah prioritas utama. Proses

penanganan keluhan Stakeholder itu sendiri adalah sebagai berikut :

 51

a) Stakeholder menyampaikan keluhannya melalui surat kabar yang

dimuat disurat pembaca.

b) PR mencari tahu disurat kabar, bila ada keluhan tentang produk

LPPK Vibidiambil untuk dikliping.

c) PR menyampaikan keluhan tersebut ke unit terkait.

d) Unit terkait membuat kronologi permasalahan dan menjawab

keluhanStakeholder.

e) Kronologi permasalahan dikirimkan ke PR

f) PR membuat jawaban keluhan tersebut ke redaksi media cetak

yang memuat keluhan Stakeholder.

g) PR memberikan jawaban ke media.

h) Atau PR menghubungi langsung Stakeholder yang

menyampaikan keluhantersebut.

2) Keluhan Stakeholder melalui Radio

Program yang akan diluncurkan yatu “Vibi Jababeka” LPPK Vibi yang

bekerja sama dengan Radio Lokal merupakan acara khusus yang disediakan

untuk Stakeholder menyampaikan keluhannya secara on air. Masyarakat juga

diajak untuk berpartisipasi secara langsung melalui telepon. Untuk

memberikan informasi kepada LPPK Vibi atau bertanya tentang jasa

pelayanan. Pihak LPPK VIBI mengirim staf PR dan staf dari unit yang terkait

dalam pembahasannya.

Pertanyaan yang datng akan dijawab secara langsung, apabila

berupa keluhan yang memerlukan klarifikasi maka akan ditindak lanjuti

 52

sesuai dengan prosedur penanganan keluhan. LPPK Vibi juga

menyediakan doorprize untuk Stakeholder yang mengikuti program ini

melaui telepon atau sms. Proses penanganan keluhan Stakeholder melalui

radio sebagai berikut :

a) Stakeholder merasa kurang puas dengan pelayanan LPPK Vibi.

b) Stakeholder menyampaikan keluhan melalui radio dalam acara

Hallo Jababeka .

c) PR memonitor siaran radio.

d) Petugas PR menjawab atas keluhan yang diajukan.

e) Bila keluhan tersebut membutuhkan klarifikasi dengan unit

terkait, maka PRakan menyampaikan keluhan tersebut.

f) Bila sudah ada jawabab dari unit terkait, PR akan menjawab

keluhan tersebut atau unit terkait akan menjawabnya dengan lebih

rinci.

g) PR menginput ke database.

h) Atau PR akan menghubungi Stakeholder yang menyampaikan

keluhan tersebut.

3) Keluhan Stakeholder melalui Surat/ Fax, Telepon maupun Datang

Langsung Ke Kantor

Jalur penyampaian keluhan tersebut agar Stakeholder dapat ditangani

secara cepat dan permasalahan bisa selesai saat itu juga. Proses penangan

keluhan Stakeholder Stakeholder melalui Surat/ Fax, Telepon maupun

Datang Langsung ke Kantor LPPK Vibi adalah sebagai berikut :

 53

a) Stakeholder kurang puas dengan pelayanan dari LPPK Vibi

b) Stakeholder menyampaikan keluhan dengan datang langsung ke

Plasa LPPK Vibi Solo atau melalui media telepon, surat atau fax.

c) Stakeholder merasa keluhan sudah terjawab (permasalahan selesai)

d) Stakeholder merasa kurang puas dengan jawaban dari PR, maka

PR akan menyampaikan keluhan Stakeholder ke unit terkait untuk

ditindak lanjuti.

e) PR menginput ke database

f) PR menghubungi langsung Stakeholder tersebut.

Penanganan keluhan Stakeholder di LPPK Vibi ditargetkan dalam

jangka secepatnya durasi waktu sesuai dengan permasalahan. Sehingga

jawaban dari keluhan Stakeholder tersebut dapat segera diterbitkan oleh

media cetak. Bisa juga dengan mengikuti program LPPK via telepon atau

whatshapp akan dijawab langsung oleh staf yang dikirim dari LPPK VIBI.

Jika belum bisa dijawab langsung maka akan dijawab dengan pimpinan

tertinggi. Atau bisa datang langsung, melalui telepon, surat atau fax. Agar

keluhan dapat ditangani secara cepat.

3.8. Data Keluhan Stakeholder

Dalam pengambilan data keluhan penulis merekap selama 3 bulan terakhir

yaiutu, Januari 2023, Februari 2023, dan Maret 2023, data tersebut dapat dijabarkan

dibawah ini:

(1) PT Tokai melayangkan surat kepada Direktur LPPK VIBI tentang

kurangnya disiplin sumber daya manusia yang di tempatkan di PT Tokai (tgl.

 54

10 Januari 2023)

(2) PT Trmitra memberikan info melalui surat tentang Mundur atau Resign

peserta penempatan yang belum waktunya habis dalam kontrak penempatan

(20 Januari 2023)

(3) PT HLI memberikan info melalui surat tentang indipliner peserta pemagangan

selama 2 bulan berturut turut. (21 Januari 2023)

(4) PT HLI memberikan info melalui surat tentang Mundur atau Resign peserta

penempatan yang belum waktunya habis dalam kontrak penempatan. (21

Januari 2023)

(5) PT Trimtra memberikan info melalui surat tentang Mundur atau Resign

peserta penempatan yang belum waktunya habis dalam kontrak penempatan.

(11 Februari 2023)

(6) Banyaknya Peserta Magang yang mengikuti seleksi gagal di PT Trimitra (15

Februari 2023)

(7) Info Stakholder minimnya informasi mengenai aturan magang dan

penempatan dengan aturan pemerintah (PT Trimitra 18 Februari 2023)

(8) Info Stakholder minimnya informasi mengenai aturan magang dan

penempatan dengan aturan pemerintah (PT Tokai 18 Februari 2023)

(9) PT Trimitra menginformasikan keterkaitan dengan etika kerja peserta

pemagangan kurang sesuai standar bahkan minm sekali mengenai etiak kerja

(20 Februari 2023)

(10) Rata-rata kurangnya Keterampilan yang bisa digunakan saat magang

disini (Semua Industri dan Dunia Kerja, 21 Februari 2023).

(11) PT Tokai masih kurangnya keterampilan yang lebih baik didapat,

sehingga banyak kendala dalam proses kinerja di industry (22 Februari

 55

2023)

(12) PT Trimitra belum dimaksimalkan tambahan keilmuan dari magang

sehingga peserta magang belum dimaksimalkan keilmuannya (22

Februari 2023)

(13) Stakeholder memberikan informasi ke LPPK Vibi masih ada Gap antara

kampus dan magang (2 Maret 2023)

(14) Stakeholder menyarankan untuk seleksi calon peserta magang ke industri

perlu diposes yang ketat sesua dengan kebutuhan industri (2 Maret 2023).

(15) Stakeholder menyarankan adanya keterlibatan monitoring dari pihak LPPK

VIBI agar koordinasi terkait permasalahan bisa teratasi dengan cepat dan

tepat. (all stakeholder, 20 Maret 2023).

3.9. Mappping atau pengelompokan keluhan Stakeholder

Dari pokok keluhan yang disampaikan stakeholder melalui telp, meeting, surat

dapak dilihat sesuai dengan kelompok keluhan pada tabel dibawah ini:

Tabel 3 2. Jenis Keluhan Stakeholder

KELOMPOK
NO JENIS KELOMPOK KELUHAN
KATEGORI

Informasi mengenai aturan magang dan Peraturan / Undang-

1
penempatan dengan aturan pemerintah Undang Pemerintah
Minimnya informasi mengenai aturan
Peraturan / Undang-
2 magang dan penempatan dengan aturan
Undang Pemerintah
pemerintah
3 Etika kerja peserta pemagnagan kurang Etika dan Kedisiplinan
Mundur atau Resign peserta penempatan
4 yang belum waktunya habis dalam kontrak Etika dan Kedisiplinan
penempatan
5 Mundur atau Resign peserta penempatan Etika dan Kedisiplinan
 56

KELOMPOK
NO JENIS KELOMPOK KELUHAN
KATEGORI
yang belum waktunya habis dalam kontrak
penempatan
Indipliner peserta pemagangan selama 2
6 Etika dan Kedisiplinan
bulan berturut turut
Mundur atau Resign peserta penempatan
7 yang belum waktunya habis dalam kontrak Etika dan Kedisiplinan
penempatan
Kurangnya disiplin sumber daya manusia
8 Etika dan Kedisiplinan
yang di tempatkan
9 Gap antara kampus dan magang GAP / Konflik
Keterlibatan monitoring dari pihak LPPK
10 Monitoring
VIBI
Seleksi calon peserta magang ke industri
11 perlu diposes yang ketat sesua dengan Seleksi Calon
kebutuhan industri
Banyaknya Peserta Magang yang mengikuti
12 Seleksi Calon
seleksi gagal
Soft Skill Dan Hard
13 Belum dimaksimalkan tambahan keilmuan
Skill
Kurangnya keterampilan yang lebih baik Soft Skill Dan Hard
14
didapat Skill
Kurangnya Keterampilan yang bisa Soft Skill Dan Hard
15
digunakan saat magang Skill

Berikut persentase keluhan dari terbesar sampai terkecil, lihat pad atabel dibawah

ini:

Tabel 3 3. Persentasi Jenis Keluhan Stakeholder

JUMLAH
NO KELOMPOK KATEGORI %
KASUS
1 Etika dan Kedisiplinan 6 40.0%
2 Soft Skill Dan Hard Skill 3 20.0%
3 Peraturan / Undang-Undang Pemerintah 2 13.3%
 57

JUMLAH
NO KELOMPOK KATEGORI %
KASUS
4 Seleksi Calon 2 13.3%
5 Monitoring 1 6.7%
6 GAP / Konflik 1 6.7%