BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Industri

Dampak dari adanya perkembangan di bidang teknologi saat ini yaitu
semakin maraknya penggunaan teknologi modern di berbagai sektor terutama
di sektor industri. Setiap indivdu yang akan memasuki dunia industri harus
memiliki kemampuan untuk mengaplikasikan teknologi modern agar dapat
bersaing di dunia kerja. Oleh karena itu, dibutuhkan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan di dunia kerja agar dapat
memenangkan persaingan di dunia kerja.
Bogor EduCARE merupakan lembaga pendidikan yang berada di bawah
naungan Yayasan Peduli Pendidikan Mandiri (YPPM). Bogor EduCARE
menyelenggarakan program pendidikan satu tahun yang ditujukan untuk
lulusan SMA/sederajat. Saat ini, Bogor EduCARE memiliki dua jurusan yaitu
jurusan Administrasi Perkantoran dan jurusan Bisnis. Sebagai salah satu syarat
kelulusan di Bogor EduCARE, mahasiswa/i jurusan Administrasi Perkantoran
diwajibkan melaksanakan Praktik Industri dan mahasiswa/i jurusan Bisnis
diwajibkan melaksanakan Praktik Bisnis.
Praktik Industri dilaksanakan di PT Sinar Sosro KP Sukabumi. PT Sinar
Sosro KP Sukabumi dipilih sebagai tempat pelaksanaan Praktik Industri karena
dua alasan. Alasan pertama karena PT Sinar Sosro KP Sukabumi memiliki
prestasi yang baik dalam bidang pelayanan dan penjualan yang sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. Alasan kedua karena dalam
kegiatan operasionalnya PT Sinar Sosro KP Sukabumi telah menggunakan
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) dan Aplikasi Microsoft
Office 2010. Oleh karena itu, dengan melaksanakan Praktik Industri di PT Sinar
Sosro KP Sukabumi maka ilmu komputer dan ilmu administrasi perkantoran
yang telah dipelajari di Bogor EduCARE dapat diaplikasikan.

1
 2

B. Tujuan Praktik Industri

Tujuan Praktik Industri di PT Sinar Sosro KP Sukabumi:
1. untuk mempelajari Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan
Sales Taking Order di Sales Administration Division,
2. untuk mempelajari Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) dan
Aplikasi Microsoft Office 2010 di Sales Administration Division.

C. Manfaat Praktik Industri

Manfaat Praktik Industri di PT Sinar Sosro KP Sukabumi:
1. mampu menangani Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking
Order di Sales Administration Division,
2. mampu menggunakan Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION)
dan Aplikasi Microsoft Office 2010 di Sales Administration Division.
 BAB II
KEGIATAN UMUM

A. Sejarah PT Sinar Sosro KP Sukabumi

PT Sinar Sosro KP Sinar Sosro KP Sukabumi didirikan pada tahun 2000.
PT Sinar Sosro KP Sukabumi didirikan berdasarkan Akta Notaris Mala Mukti,
S.H., LL.M yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C-373.HT.03.02-
Th.2003. PT Sinar Sosro KP Sukabumi berlokasi di Jl. Raya Cibolang Cagak
Cibaraja No. 29 RT 01/01 Desa Cibolang Kaler, Kecamatan Cisaat, Kabupaten
Sukabumi.
PT Sinar Sosro KP Sukabumi merupakan perusahaan yang
mendistribusikan dan memasarkan produk Teh Sosro ke beberapa daerah di
Jawa Barat seperti Cianjur, Pelabuhan Ratu dan Sukabumi. Penjualan yang
dilakukan oleh PT Sinar Sosro KP Sukabumi terdiri dari penjualan tunai dan
kredit. Pada awal berdirinya, PT Sinar Sosro KP Sukabumi beralamat di Jl.
Cikukulu No. 72, Cisande, Kecamatan. Cicantayan, Kabupaten Sukabumi dan
saat itu masih dalam bentuk sewa gudang. Seiring dengan perkembangan bisnis
perusahaan, maka sejak tanggal 27 November 2004, PT Sinar Sosro KP
Sukabumi bernaung di bawah perusahaan induk atau disebut dengan holding
company yaitu PT Anggada Putra Rekso Mulia atau Grup Rekso.
Sampai saat ini, PT Sinar Sosro KP Sukabumi mengalami perkembangan
yang cukup pesat. Hal tersebut dibuktikan dalam pendistribusian produk PT
Sinar Sosro KP Sukabumi telah mempunyai kurang lebih 1819 pelanggan
(outlet) dan penjualannya kurang lebih 2500 krat per hari. Informasi tentang
PT Sinar Sosro KP Sukabumi dapat diakses melalui website
https://sinarsosro.id dan tampilan logo perusahaan ini bisa dilihat pada
Lampiran 3.

3
 4

B. Struktur Organisasi PT Sinar Sosro KP Sukabumi

PT Sinar Sosro KP Sukabumi dipimpin oleh seorang Unit Manager. Unit
Manager bertugas membuat keputusan-keputusan jangka pendek atau jangka
panjang yang berpengaruh terhadap kelancaran perusahaan dan mengevaluasi
kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Selain itu, Unit Manager bertugas
memberikan arahan dan motivasi kepada seluruh bagian yang berada dalam
satuan unit perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, Unit Manager dibantu
oleh Sales Supervisor, Head of Warehouse dan Administration Supervisor.
Berikut ini uraian singkat tentang tugas dan wewenang dari masing-
masing jabatan di PT Sinar Sosro KP Sukabumi:
1. Sales Supervisor
Sales Supervisor bertugas mengatur kegiatan distribusi dan
pemasaran pada pelanggan, menerima laporan dan informasi dari
Salesman, mensurvei pasar dan menganalisa potensi pasar, serta
bertanggung jawab kepada Unit Manager. Selain itu, Sales Supervisor
bertugas memberikan arahan dan motivasi kepada Sales Team dan
membina hubungan baik dengan pelanggan.
2. Head of Warehouse
Head of Warehouse bertugas mengatur dan mengawasi kegiatan
stock produk serta menyediakan stock produk semaksimal mungkin. Selain
itu, Head of Warehouse bertugas mengawasi kegiatan gudang terutama
pada saat pengangkutan dan pengembalian yang dilakukan oleh sales.
3. Administration Supervisor
Administration Supervisor bertugas mengatur dan mengawasi
kegiatan administrasi agar berjalan dengan baik serta bertanggung jawab
kepada Unit Manager. Selain itu, Administration Supervisor bertugas
memberikan arahan serta motivasi kepada Administration Staff.

C. Bidang Usaha PT Sinar Sosro KP Sukabumi

PT Sinar Sosro KP Sukabumi merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan dan pengiriman produk minuman ringan siap minum
 5

terutama yang berbahan dasar teh. Produk-produk yang dijual yaitu Teh Botol
Sosro, Fruit Tea Sosro, S-Tee, Tebs, Country Choice dan Air Mineral Prim-A.
Sebagian besar pelanggan PT Sinar Sosro KP Sukabumi adalah outlet-
outlet tradisional seperti warung, toserba, kantin, restoran dan rumah makan.
Selain itu, PT Sinar Sosro KP Sukabumi juga melakukan pendistribusian
kepada agen untuk pembelian dalam jumlah besar.

D. Ketenagakerjaan PT Sinar Sosro KP Sukabumi

1. Status Karyawan
Berdasarkan data perusahaan pada bulan November 2022, karyawan
PT Sinar Sosro KP Sukabumi berjumlah 30 orang terdari dari:
a. Karyawan Tetap
Karyawan tetap adalah karyawan yang terkait hubungan kerja
dengan PT Sinar Sosro KP Sukabumi dalam jangka waktu yang telah
ditentukan masa pensiun oleh perusahaan. Saat ini, PT Sinar Sosro KP
Sukabumi memiliki 28 orang karyawan tetap.
b. Karyawan Kontrak
Karyawan kontrak adalah karyawan yang terikat hubungan
kerja dengan PT Sinar Sosro KP Sukabumi dalam jangka waktu 6
bulan. Seorang karyawan kontrak dinyatakan sebagai karyawan tetap
apabila dalam masa kontrak 6 bulan, karyawan tersebut menunjukkan
prestasi kerja yang baik. Saat ini, jumlah karyawan kontrak di PT
Sinar Sosro KP Sukabumi adalah 2 orang.
2. Hari dan Jam Kerja
Hari kerja karyawan di PT Sinar Sosro KP Sukabumi adalah 6 hari
kerja dalam 1 minggu. Hari kerja dimulai dari hari Senin sampai Jumat
dari pukul 08.00 WIB sampai pukul 16.00 WIB dan hari Sabtu dari pukul
08.00 WIB sampai 13.00 WIB. Jam kerja tersebut tidak berlaku untuk
Security.
 6

3. Fasilitas Karyawan
Fasilitas yang diberikan PT Sinar Sosro KP Sukabumi kepada
karyawan adalah:
a. BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan,
b. handphone dan printer untuk Sales Team,
c. mobil dinas untuk Sales Supervisor,
d. Tunjangan Akhir Tahun (TAT),
e. Tunjangan Hari Raya (THR),
f. tunjangan kehadiran karyawan (karyawan tetap).
4. Sistem Penggajian Karyawan
PT Sinar Sosro KP Sukabumi memberikan gaji kepada semua
karyawannya pada tanggal 28 setiap bulannya. Gaji karyawan ditransfer
melalui Bank Central Asia (BCA) ke rekening bank masing-masing
karyawan. Apabila pada akhir bulan bertepatan dengan hari libur, maka
pembayaran akan dilakukan pada hari sebelumnya.
 BAB III
KEGIATAN KHUSUS

A. Waktu Pelaksanaan Praktik Industri

Praktik Industri dilaksanakan di Sales Administration Division PT Sinar
Sosro KP Sukabumi. Kegiatan Praktik Industri dimulai tanggal 14 November
2022 sampai dengan 14 Januari 2023. Praktik Industri dilaksanakan setiap hari
Senin sampai Jumat, dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00
WIB dan hari Sabtu dari pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 13.00 WIB.

B. Sales Administration Division

Sales Administration Division adalah divisi yang bertanggung jawab
untuk menginput data penjualan dan mengatur kegiatan piutang yang dilakukan
oleh Sales Team. Sales Administration Division dipimpin oleh seorang
Administration Supervisor. Dalam menjalankan tugasnya, Administration
Supervisor dibantu oleh Cashier, Sales Administration I, Sales Adminisration
II dan Technician of Electric Cooler (EC).
Berikut uraian singkat mengenai tugas dari masing-masing jabatan:
1. Cashier
Cashier bertugas menerima uang setoran hasil penjualan harian dari
Sales Team, mencatat kegiatan yang berhubungan dengan kas dan juga
melakukan penyetoran ke bank secara tunai maupun giro. Selain itu,
Cashier juga bertugas mengurus biaya operasional (kas kecil).
2. Sales Administration I
Sales Administration I bertugas menginput kegiatan penjualan
menggunakan Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) . Selain
itu, Sales Administration I bertugas mengatur kegiatan piutang yang
dilakukan oleh Sales Team.
3. Sales Administration II
Sales Administration II bertugas membuat laporan penjualan harian
dan membuat laporan program sesuai permintaan kantor pusat. Selain itu,

7
 8

Sales Administration II bertugas mengatur permintaan-permintaan data

yang diminta oleh kantor pusat.
4. Technician of Electric Cooler (EC)
Technician of Electric Cooler (EC) bertugas melakukan perbaikan
terhadap Electric Cooler (EC). Selain itu, Technician of Electric Cooler
(EC) bertugas memperbaiki kerusakan pada mesin atau peralatan lainnya
untuk kelancaran operasional perusahaan.

C. Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order

di Sales Administration Division PT Sinar Sosro KP Sukabumi
Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking
Order di Sales Administration Division PT Sinar Sosro KP Sukabumi dipilih
sebagai judul laporan Praktik Industri karena dua alasan. Alasan pertama
karena kegiatan ini merupakan kegiatan utama dan paling sering dilakukan
selama Praktik Industri. Alasan kedua karena kegiatan ini menggunakan
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) sehingga dari kegiatan ini
diperoleh pengetahuan baru.
Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking
Order merupakan kegiatan mengelola data dan beberapa dokumen terkait
pesanan produk yang akan dibeli oleh pelanggan (outlet) PT Sinar Sosro KP
Sukabumi. Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking
Order dilakukan di ruang Administrasi Penjualan. Kegiatan ini dilakukan dari
tanggal 14 November 2022 sampai 14 Januari 2023. Penanganan Data dan
Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order dilakukan agar Sales
Administration Division mengetahui data penjualan harian produk meliputi
jumlah dan total dana yang masuk ke kas perusahaan.
Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order
merupakan data dan beberapa dokumen terkait pesanan produk yang akan
dibeli oleh pelanggan (outlet). Penanganan Data dan Berkas Administrasi
Penjualan Sales Taking Order dilakukan menggunakan Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) dan Aplikasi Microsoft Excel 2010. Aplikasi
 9

System Information Fusion (SIFUSION) merupakan software yang digunakan

PT Sinar Sosro KP Sukabumi untuk mempermudah mengelola data-data
perusahaan yang berhubungan dengan data penjualan. Penanganan Data dan
Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order terkait dengan soft copy
data, beberapa dokumen dan beberapa menu pada Aplikasi System Information
Fusion (SIFUSION) sebagai berikut:
1. File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022
File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 adalah soft copy Data
Plan Call Kunjungan Salesman berbentuk tabel yang dibuat di Aplikasi
Microsoft Excel 2010. File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 dibuat
oleh Sales Adminstration Division dan ditujukan untuk Sales Taking Order
(TO). File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 berisi data-data antara
lain ID customer, nama customer, EO, QTY dan omzet. Contoh File
Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 dapat dilihat pada Lampiran 5.
2. Plan Call Kunjungan Salesman
Plan Call Kunjungan Salesman adalah lembar rencana kunjungan
Salesman untuk diberikan dan diisi oleh Sales Taking Order (TO). Plan
Call Kunjungan Salesman berisi data-data antara lain ID customer, nama
customer, EO, QTY dan omzet. Plan Call Kunjungan Salesman terdiri dari
1 lembar per 1 orang Sales Taking Order (TO). Contoh Plan Call
Kunjungan Salesman dapat dilihat pada Lampiran 6.
3. Menu Proses From SMS (Sosro Mobile SIFUSION)
Menu Proses From SMS (Sosro Mobile SIFUSION) adalah menu
yang digunakan untuk melakukan orderan melalui SMS (Sosro Mobile
SIFUSION) dari gadget Sales Taking Order (TO). Menu Proses From
SMS (Sosro Mobile SIFUSION) ada di dalam Menu Proses Order pada
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION). Menu Proses From
SMS (Sosro Mobile SIFUSION) berisi data-data antara lain customer,
nomor order, tanggal order, tanggal delivery dan Sales TO. Contoh Menu
Proses From SMS (Sosro Mobile SIFUSION) dapat dilihat pada Lampiran
7.
 10

4. Menu Sales Order

Menu Sales Order adalah menu yang berasal dari Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) berbasis website digunakan untuk
memproses Sales Order. Menu Sales Order ada di dalam Menu Proses
Sales Order Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION). Menu
Sales Order berisi data-data antara lain kantor cabang, nomor bukti,
delivery dan nama Salesman. Contoh Menu Sales Order dapat dilihat pada
Lampiran 8.
5. Sales Order
Sales Order adalah soft copy data yang berasal dari Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) berbasis website digunakan sebagai
bukti administrasi pesanan pelanggan (outlet). Sales Order berbentuk soft
copy yang tersimpan di dalam Menu Sales Order Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION). Sales Order berisi data-data antara lain
nomor bukti order, tanggal delivery, nomor referensi, nama Salesman,
tanggal order, tanggal expired, tanggal referensi dan kolom tanda tangan.
Contoh Sales Order dapat dilihat pada Lampiran 9.
6. Menu Sales Order Control
Menu Sales Order Control adalah menu yang berasal dari Aplikasi
System Information Fusion (SIFUSION) berbasis website digunakan
untuk mengatur Data Kontrol Taking Order dan Kontrol Tanggal Kirim.
Menu Sales Order Control ada di dalam Menu Proses Sales Order. Menu
Sales Order Control berisi data-data antara lain kontrol taking order,
kontrol delivery, kontrol tanggal kirim dan nomor bukti. Contoh Menu
Sales Order Control dapat dilihat pada Lampiran 10.
7. Menu Delivery Order
Menu Delivery Order adalah menu yang berasal dari Aplikasi
System Information Fusion (SIFUSION) berbasis website digunakan
untuk memproses Surat Jalan, Rekap Surat Jalan dan Invoice. Menu
Delivery Order berisi data-data antara lain cabang, ID delivery dan nama
delivery. Contoh Menu Delivery Order dapat dilihat pada Lampiran 11.
 11

8. Soft Copy Surat Jalan

Soft Copy Surat Jalan adalah soft copy surat pengantar pengambilan
barang pesanan pelanggan (outlet) yang dibuat oleh Sales Adminisation
Division dan diserahkan ke Salesman yang ditujukan untuk pelanggan
(outlet). Soft copy Surat Jalan tersimpan di dalam Menu Delivery Order
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION). Soft copy Surat Jalan
berisi data-data antara lain nomor referensi/PO, nomor polisi dan kolom
tanda tangan. Contoh soft copy Surat Jalan dapat dilihat pada Lampiran 12.
9. Rekap Surat Jalan
Rekap Surat Jalan adalah lembar yang digunakan Sales Taking
Order untuk mengecek produk yang akan dikirimkan ke pelanggan
(outlet). Rekap Surat Jalan berasal dari Menu Delivery Order pada
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION). Rekap Surat Jalan
berisi data-data antara lain ID transaksi, tanggal kirim dan kolom tanda
tangan. Rekap Surat Jalan terdiri dari 3 lembar dengan warna yang
berbeda. 1 lembar berwarna putih untuk ke Bagian Gudang, 1 lembar
berwarna merah muda untuk Salesman dan 1 lembar berwarna kuning
untuk Security. Contoh Rekap Surat Jalan dapat dilihat pada Lampiran 13.
10. Invoice
Invoice adalah lembar tanda bukti pembayaran dari pelanggan
(outlet) atas pembelian produk PT Sinar Sosro KP Sukabumi. Invoice
berasal dari Menu Delivery Order Aplikasi System Information Fusion
(SIFUSION). Invoice berisi data-data antara lain nomor bukti order,
tanggal delivery, nomor referensi, nama Salesman, tanggal order, nama
delivery, tanggal referensi dan kolom tanda tangan. Invoice terdiri dari 4
lembar dengan warna yang berbeda. 1 lembar berwarna hijau untuk
pelanggan (outlet), 1 lembar berwarna putih untuk tagihan ke pelanggan
(outlet), 1 lembar berwarna merah muda dan 1 lembar berwarna kuning
untuk diarsip. Contoh Invoice dapat dilihat pada Lampiran 14.
 12

Alur Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales

Taking Order di Sales Administration Division:

Menerima Instruksi dari Sales Administration Division

Mencetak Plan Call Kunjungan Salesman

Menyerahkan Plan Call Kunjungan Salesman

Menerima Kembali Plan Call Kunjungan Salesman

Mengecek Kesamaan Data pada Menu Proses From SMS)

Menyiapkan Sales Order

Menyiapkan Surat Jalan

Menyiapkan Rekap Surat Jalan dan Invoice

Meyerahkan Rekap Surat Jalan dan Invoice Kepada Pihak Terkait

Menyimpan Rekap Surat Jalan dan Invoice

Gambar 1: Alur Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan

Sales Taking Order

1. Menerima Instruksi dari Sales Administration Division

Menerima Instruksi dari Sales Administration Division adalah
kegiatan memperoleh perintah secara langsung dari Sales Administration
Division untuk mencetak Plan Call Kunjungan Salesman. Kegiatan ini
dilakukan pada pagi hari sekitar pukul 08.00 WIB. Tujuan dari kegiatan ini
 13

agar Plan Call Kunjungan Salesman dapat segera dicetak dalam bentuk
hard copy.

2. Mencetak Plan Call Kunjungan Salesman

Mencetak Plan Call Kunjungan Salesman adalah kegiatan
mengubah bentuk Plan Call Kunjungan Salesman yang ada pada File
Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 menjadi hard copy Plan Call
Kunjungan Salesman. Plan Call Kunjungan Salesman dicetak sebanyak 1
lembar per hari untuk 1 orang Sales Taking Order (TO). Kegiatan ini
dilakukan saat File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 telah tersedia di
dalam komputer Sales Administration. Tujuan dari kegiatan ini agar Plan
Call Kunjungan Salesman dapat segera diserahkan kepada Sales Taking
Order (TO) dalam bentuk hard copy untuk dapat di follow up.
Langkah-langkah mencetak Plan Call Kunjungan Salesman:
a. membuka Aplikasi File Explorer pada desktop  mengeklik File
Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 (gambar 2) maka akan muncul
tampilan Plan Call Kunjungan Salesman seperti gambar 3 berikut,

Gambar 2: Tampilan Membuka File Mentoring Kinerja Sales TO SBI

2022 yang Akan Dicetak
 14

Gambar 3: Tampilan Plan Call Kunjungan Salesman pada File

Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022

a. menekan tombol keyboard CTRL + P  memilih jenis printer (gambar

4 poin 1)  mengatur jumlah Plan Call Kunjungan Salesman yang akan
dicetak (gambar 4 poin 2)  mengeklik tulisan ok di pojok kanan bawah
seperti (gambar 4 poin 3) berikut:

Gambar 4: Tampilan Mencetak Plan Call Kunjungan Salesman

b. menutup halaman File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022 dengan

mengeklik save (gambar 5 poin 1)  mengeklik tanda x seperti (gambar
5 poin 2) berikut:
 15

2
1

Gambar 5: Tampilan Menutup Halaman File Mentoring

Kinerja Sales TO SBI 2022

Setelah kegiatan mencetak File Mentoring Kinerja Sales TO SBI 2022

selesai dilakukan, maka dihasilkan Plan Call Kunjungan Salesman dalam
bentuk hard copy sebagai berikut:

Gambar 6: Plan Call Kunjungan Salesman

 16

3. Menyerahkan Plan Call Kunjungan Salesman

Menyerahkan Plan Call Kunjungan Salesman adalah kegiatan
memberikan Plan Call Kunjungan Salesman kepada Sales Taking Order
(TO) secara langsung. Plan Call Kunjungan Salesman yang diserahkan
sebanyak 1 lembar per hari untuk 1 orang Sales Taking Order (TO).
Kegiatan ini dilakukan setelah soft copy File Mentoring Kinerja Sales TO
SBI 2022 telah dicetak menjadi hard copy. Tujuan dari kegiatan ini agar
Sales Taking Order (TO) dapat segera mengisi data-data yang terdapat
pada Plan Call Kunjungan Salesman.

4. Menerima Kembali Plan Call Kunjungan Salesman

Menerima Kembali Plan Call Kunjungan Salesman adalah kegiatan
memperoleh kembali Plan Call Kunjungan Salesman dari Sales Taking
Order (TO) secara langsung. Kegiatan ini dilakukan setelah Plan Call
Kunjungan Salesman diisi data-datanya oleh Sales Taking Order (TO).
Tujuan dari kegiatan ini agar Plan Call Kunjungan Salesman yang telah
terisi lengkap data-datanya dapat segera di follow up oleh Sales
Administration Division.
Berikut Plan Call Kunjungan Salesman yang data-datanya telah
terisi lengkap oleh Sales Taking Order (TO):

Gambar 7: Plan Call Kunjungan Salesman yang Telah Terisi Lengkap

Data-datanya
 17

5. Mengecek Kesamaan Data pada Menu Proses From SMS

Mengecek Kesamaan Data pada Menu Proses From SMS (Sosro
Mobile SIFUSION) adalah kegiatan mencocokkan kesamaan data yang ada
pada Menu Proses From SMS (Sosro Mobile SIFUSION) dengan data yang
ada pada Plan Call Kunjungan Salesman. Data-data yang disamakan yaitu
ID customer, nama customer, tanggal dan nama Salesman. Kegiatan ini
dilakukan setelah data-data pada Plan Call Kunjungan Salesman terisi
lengkap oleh Sales Taking Order (TO). Tujuan dari kegiatan ini agar
diperoleh kesamaan data pada Menu Proses From SMS (Sosro Mobile
SIFUSION) dengan data yang ada pada Plan Call Kunjungan Salesman.
Langkah-langkah mengecek kesamaan Data pada Menu Proses
From SMS (Sosro Mobile SIFUSION):
a. membuka Aplikasi Google Chrome  mengeklik alamat website
Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION)  mengeklik enter
pada keyboard sehingga muncul tampilan log in Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) seperti gambar berikut:

Gambar 8: Tampilan Awal Membuka Aplikasi System

Information Fusion (SIFUSION)

b. mengisi data log in dengan username dan password (gambar 9 poin 1)

 mengeklik log in seperti (gambar 9 poin 2) berikut:
 18

Gambar 9: Tampilan Log In Aplikasi System

Information Fusion (SIFUSION)

c. mengeklik cabang [SS124] PT SINAR SOSRO – KP Sukabumi (gambar

10 poin 1)  pilih unit seperti (gambar 10 poin 2)berikut:

Gambar 10: Tampilan Modul Dashboard Aplikasi

System Information Fusion (SIFUSION)

d. mengeklik SO Management (gambar 11 poin 1)  Proses Order (11 poin

2)  Proses From SMS (gambar 11 poin 3) maka akan muncul tampilan
Modul Data Sales Order (SMS) seperti gambar 12 berikut:
 19

2
3

Gambar 11: Tampilan Proses Menampilkan Menu Proses From SMS

Gambar 12: Tampilan Modul Data Order (SMS) pada

Menu Proses From SMS

e. memastikan kelengkapan dan kesamaan data pada Plan Call Kunjungan

Salesman dan data pada Menu Proses From SMS yaitu:
1) nama Salesman (gambar 13 poin 1),
2) tanggal (gambar 13 poin 2),
3) ID dan nama customer (gambar 13 poin 3), seperti gambar berikut:
 20

3 2

2 3
1

Gambar 13: Tampilan Memeriksa Kelengkapan dan Kesamaan Data

Plan Call Kunjungan Salesman dan Data Menu Proses From SMS

f. mengeklik Export To Fusion (gambar 14)  Proses Export seperti

(gambar 15) berikut:
 21

Gambar 14: Tampilan Mengeklik Export To Fusion

Gambar 15: Tampilan Mengeklik Proses Export

g. menutup Menu Proses From SMS,

h. meletakkan Plan Call Kunjungan Salesman di meja.

6. Menyiapkan Sales Order

Menyiapkan Sales Order adalah kegiatan memproses data-data pada
Plan Call Kunjungan Salesman lalu mengubahnya menjadi format Sales
Order pada Menu Sales Order. Kegiatan ini dilakukan setelah data-data
pada Plan Call Kunjungan Salesman dengan data pada Menu Proses From
 22

SMS (Sosro Mobile SIFUSION) telah dipastikan kesamaannya. Tujuan

kegiatan ini agar Sales Administration Division dapat segera memproses
Surat Jalan.
Langkah-langkah menyiapkan Sales Order:
a. mengeklik SO Management (gambar 16 poin 1)  mengeklik Proses
Sales Order (gambar 16 poin 2)  mengeklik Sales Order (gambar 16
poin 3) maka akan muncul tampilan gambar 17 berikut:

Gambar 16: Tampilan Proses Menampilkan Menu Sales Order

Gambar 17: Tampilan Modul Data Maintenace Sales Order

pada Menu Sales Order
 23

b. mencari nama pelanggan (outlet) seperti yang tertera pada Plan Call
Kunjungan Salesman pada kolom search Menu Sales Order. Sebagai
contoh nama pelanggan (outlet) yang tertera pada Plan Call Kunjungan
Salesman yaitu Suhardi maka mengeklik Suhardi, seperti gambar
berikut:

Gambar 18: Tampilan Mencari Nama Pelanggan (outlet)

pada Kolom Search Menu Sales Order

c. mengeklik icon print (gambar 19) maka akan muncul tampilan seperti
gambar 20 berikut:

Gambar 19: Tampilan Memproses Sales Order

 24

Setelah kegiatan menyiapkan Sales Order selesai dilakukan, maka

diperoleh Sales Order dalam Menu Sales Order pada Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) sebagai berikut:

Gambar 20: Tampilan Sales Order

7. Menyiapkan Surat Jalan

Menyiapkan Surat Jalan adalah kegiatan memproses data-data pada
Menu Sales Order Control dan Menu Delivery Order lalu mengubahnya
menjadi format Surat Jalan pada Menu Delivery Order. Kegiatan ini
dilakukan setelah Sales Order selesai diproses oleh Sales Administration
Division. Tujuan kegiatan ini agar Sales Administration Division dapat
segera memproses Rekap Surat Jalan dan Invoice.
Langkah-langkah menyiapkan Surat Jalan:
a. mengeklik SO Management (gambar 21 poin 1)  Proses Sales Order
(gambar 21 poin 2)  Sales Order Control (gambar 21 poin 3) maka
akan muncul tampilan gambar 22 berikut:
 25

Gambar 21: Tampilan Cara Memunculkan Menu Sales Order Control

Gambar 22: Tampilan Menu Sales Order Control

b. mengeklik nama pelanggan (outlet). Sebagai contoh nama pelanggan

(outlet) yaitu Suhardi seperti yang tertera pada Plan Call Kunjungan
Salesman pada kolom search Menu Sales Order Control (gambar 23 poin
1)  Kontrol Taking Order Mutia Rarasati (gambar 23 poin 2) maka
akan muncul gambar 24 berikut:
 26

Gambar 23: Tampilan Proses Menampilkan

Kontrol Salesman Taking Order

Gambar 24: Tampilan Kontrol Salesman Taking Order

c. mengeklik pilih delivery SS124 (gambar 25 poin 1)  menceklis pada

pelanggan (outlet) yang akan diproses (gambar 25 poin 2)  Assign
Delivery Selected seperti (gambar 25 poin 3) berikut:
 27

Gambar 25: Tampilan Langkah-Langkah Mengatur

Kontrol Salesman Taking Order

d. mengeklik Kontrol Tanggal Kirim 27-02-23 (gambar 26) maka akan

muncul tampilan seperti gambar 27 berikut:

Gambar 26: Tampilan Proses Menampilkan Kontrol Tanggal Delivery

 28

Gambar 27: Tampilan Kontrol Tanggal Delivery

e. mengeklik sales delivery SS124, gudang GDG STANDAR – SBI,

cabang SS124 – PT. SINAR SOSRO KP Sukabumi (gambar 28 poin
1) refresh (gambar 28 poin 2)  Proses FullFillment (gambar 28 poin
3)  Confirm Selected seperti (gambar 28 poin 4) berikut:

2
3
4

Gambar 28: Tampilan Langkah-Langkah Proses Fullfilment

f. mengeklik Delivery Order (gambar 29) maka akan muncul tampilan

seperti gambar 30 berikut:
 29

Gambar 29: Tampilan Mengeklik Menu Delivery Order

Gambar 30: Tampilan Menu Delivery Order

g. mengeklik icon pensil untuk nama delivery Heri Mulyana (gambar 31)
maka akan muncul tampilan seperti gambar 32 berikut:
 30

Gambar 31: Tampilan Mengeklik Icon Pensil

Gambar 32: Tampilan Proses Delivery Order

h. mengeklik gudang GDG STANDAR – SBI dan angkutan INT -

KP/KPP/STOCKIST (gambar 33 poin 1)  mengeklik icon print
berwarna orange (gambar 33 poin 2) maka akan muncul tampilan seperti
gambar 34 berikut:
 31

Gambar 33: Tampilan Langkah-Langkah Memproses Surat Jalan

Setelah kegiatan menyiapkan Surat Jalan selesai dilakukan, maka

diperoleh Surat Jalan dalam Menu Delivery Order pada Aplikasi System
Information Fusion (SIFUSION) sebagai berikut:

Gambar 34: Tampilan Surat Jalan

8. Menyiapkan Rekap Surat Jalan dan Invoice

Menyiapkan Rekap Surat Jalan dan Invoice adalah kegiatan
memproses soft copy Rekap Surat Jalan dan Invoice menjadi hard copy
menggunakan Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) pada Menu
 32

Delivery Order. Kegiatan ini dilakukan setelah Surat Jalan selesai diproses
oleh Sales Administration Division. Tujuan kegiatan ini agar diperoleh
Rekap Surat Jalan dan Invoice dalam bentuk hard copy untuk selanjutnya
diserahkan kepada pihak yang terkait yaitu Bagian Gudang, Salesman,
Security dan pelanggan (outlet)
Langkah-langkah menyiapkan Rekap Surat Jalan dan Invoice:
a. menyiapkan kertas 3 ply berwarna kuning, merah muda dan putih 
memastikan kertas terpasang pada printer dengan benar  mengeklik
icon mobil box 1 (gambar 35) maka akan muncul tampilan seperti
gambar 36 berikut:

Gambar 35: Tampilan Mengeklik Icon Mobil Box 1

 33

Gambar 36: Tampilan Rekap Surat Jalan

b. menekan tombol keyboard CTRL + P  memilih jenis printer (gambar

37 poin 1)  mengatur jumlah Rekap Surat Jalan yang akan dicetak
(gambar 37 poin 2)  mengeklik tulisan ok di pojok kanan bawah seperti
(gambar 37 poin 3) berikut:

Gambar 37: Tampilan Mencetak Rekap Surat Jalan

 34

c. menyiapkan kertas 4 ply berwarna hijau, kuning, merah muda dan putih
 memastikan kertas terpasang pada printer dengan benar  mengeklik
icon print berwarna hijau (gambar 38) maka akan muncul tampilan
seperti gambar 39 berikut:

Gambar 38: Tampilan Mengeklik Icon Print berwarna Hijau

Gambar 39: Tampilan Invoice

d. menekan tombol keyboard CTRL + P  memilih jenis printer (gambar

40 poin 1)  mengatur jumlah Invoice yang akan dicetak (gambar 40
 35

poin 2)  mengeklik tulisan ok di pojok kanan bawah seperti (gambar

40 poin 3) berikut:

Gambar 40: Tampilan Mencetak Invoice

Setelah kegiatan menyiapkan Rekap Surat Jalan dan Invoice selesai

dilakukan, maka dihasilkan Rekap Surat Jalan dan Invoice dalam bentuk
hard copy sebagai berikut:
 36

Gambar 41: Rekap Surat Jalan dan Invoice

9. Menyerahkan Rekap Surat Jalan dan Invoice Kepada Pihak Terkait

Menyerahkan Rekap Surat Jalan dan Invoice Kepada Pihak Terkait
adalah kegiatan memberikan Rekap Surat Jalan dan Invoice kepada
beberapa pihak melalui Sales Taking Order (TO). Kegiatan ini dilakukan
setelah Rekap Surat Jalan dan Invoice selesai diproses oleh Sales
Administration Division. Tujuan dari kegiatan ini agar Rekap Surat Jalan
dan Invoice dapat diterima oleh pihak-pihak terkait.

10. Menyimpan Rekap Surat Jalan dan Invoice

Menyimpan Rekap Surat Jalan dan Invoice adalah kegiatan
merapihkan dan memasukkan Rekap Surat Jalan dan Invoice ke kotak
penyimpanan. Kegiatan ini dilakukan setelah Rekap Surat Jalan dan Invoice
diserahkan kepada beberapa pihak melalui Sales Taking Order (TO).
Tujuan dari kegiatan ini agar Rekap Surat Jalan dan Invoice tersimpan
dengan baik dan memudahkan ketika dibutuhkan kembali.

D. Pengetahuan dan Keterampilan Baru yang Diperoleh

Pengetahun dan keterampilan baru yang diperoleh selama
melaksanakan Praktik Industi di Sales Administration Division PT Sinar Sosro
KP Sukabumi:
 37

1. mengetahui cara menangai Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales

Taking Order,
2. mengetahui penggunaan Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION),
3. mengetahui kode-kode produk yang digunakan dalam menangani Data dan
Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order.

E. Kendala dan Solusi

Kendala yang dialami selama melaksanakan Praktik Industri di PT Sinar
Sosro KP Sukabumi adalah jaringan internet terkadang mengalami gangguan
sehingga menyebabkan tertundanya pekerjaan dan membutuhkan waktu yang
lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan. Solusinya yaitu melaporkan kepada
pembimbing Praktik Industri terkait dengan jaringan internet yang terkadang
mengalami gangguan.
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah melaksanakan Praktik Industri
di Sales Administration Division PT Sinar Sosro KP Sukabumi:
1. Penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order
dilakukan agar Sales Administration Division mengetahui data penjualan
harian produk meliputi jumlah dan total dana yang masuk ke kas
perusahaan,
2. Aplikasi System Information Fusion (SIFUSION) digunakan pada
penanganan Data dan Berkas Administrasi Penjualan Sales Taking Order di
Sales Administration Division yaitu untuk memproses data penjualan.
B. Saran
1. Saran untuk PT Sinar Sosro KP Sukabumi:
a. sebaiknya perusahaan memperbaiki jaringan internet yang terkadang
mengalami gangguan sehingga dapat memudahkan karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu,
b. sebaiknya perusahaan menambah komputer untuk mempercepat proses
pekerjaan.
2. Saran untuk Bogor EduCARE:
a. sebaiknya Bogor EduCARE menambah jam praktik dalam kegiatan
pembelajaran Administrasi Perkantoran agar mahasiswa lebih siap
melaksanakan Praktik Industri,
b. sebaiknya Bogor EduCARE memperluas hubungan kerja sama dengan
lebih banyak perusahaan agar memudahkan mahasiswa dalam mencari
tempat Praktik Industri.

39
 40

3. Saran untuk mahasiswa/i Bogor EduCARE:

a. sebaiknya mahasiswa/i lebih menjaga etika,kreatif dan meningkatkan
inisiatif ketika melaksanakan Praktik Industri agar dapat menjadi pribadi
yang lebih produktif dalam dunia kerja,
b. sebaiknya mahasiswa/i menggunakan waktu dengan efektif dan efisien
dalam menyusun laporan Praktik Industri agar dapat menyelesaikan
laporan Praktik Industri dengan baik dan tepat waktu.