1

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kita ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan kesehatan serta kesempatan dalam penyusunan tugas individu
Pembelajaran Organisasi Digital dalam hal ini adalah penulisan Best Practice
yang pernah dilakukan di organisasi unit kerja. Tugas ini sebagai salah satu syarat
dalam mengikuti pembelajaran yang harus dipenuhi dalam pembelajaran
Pelatihan Kepemimpinan dimaksud.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-

besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
tulisan ini, terutama kepada Bapak Dr. Hyronimus Godhang, S.Pd., M.Pd yang
memberikan bimbingan selama mengikuti pembelajaran.

i
ii
 ABSTRAK

Kebutuhan data pada saat ini sangat penting dalam mengawali dan
mengevaluasi sebuah kegiatan, perencanaan berbasis data mutlak dilakukan agar
dalam penyusunan program kegiatan dapat terukur secara sistematis. Oleh karena itu
Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar mewajibkan seluruh satuan pendidikan di
Kota Pematangsiantar untuk meyajikan laporan bulanan masing-masing. Untuk
mempermudah pemnyajian laporan yang pada awalnya berbentuk hard copy dalam
wadah kertas harus dirubah menjadi soft file dengan pemanfaatn teknologi informasi.

Kemajuan perkembangan teknologi informasi dapat mengatasi berbagai

permasalahan terutama yang berkaitan dengan data. Penerapan laporan bulanan secara
elektronik atau online memudahkan Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar dalam
mendapatkan data dan tentunya berimplikasi terhadap target kinerja organisasi.

iii
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................................. i
Abstrak ............................................................................................................. ii
Daftar Isi .......................................................................................................... iii
BAB I Pendahuluan ......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ..................................................................................... 1
B. Tujuan .................................................................................................. 3
C. Manfaat ................................................................................................ 3
BAB II METODE PEMECAHAN MASALAH ............................................. 5
BAB III PELAKSANAAN DAN HASIL ....................................................... 6
BAB IV SIMPULAN DAN REKOMENDASI ............................................... 9
Daftar Pustaka .................................................................................................. 10

iv
 DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Tabel 1. Data Satuan Pendidikan Kota Pematangsiantar ............................... 2

Gambar 1. Informasi melalui WA group permintaan Laporan Bulanan ....... 7
Gambar 3. Hasil Rekapitulasi Data Laporan Bulamnan ................................ 8

v
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik, diharapkan memudahkan instansi pemerintah dalam melaksanakan dan
pencapaian tujuan organisasi, disamping manfaat terhadap instansi pemerintah juga
kepada sasaran layanan dapat dimudahkan dengan layanan berbasis elektorik. Hal ini
belum sepenuhnya dilaksanakan pada Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar,
sebagai salah satu contoh dalam penyajian laporan bulanan sekolah yang dilakukan
dengan cara konvesional berupa laporan dengan media kertas dijilid.
Dalam menginventarisir dan monitoring proses pelaksanaan layanan pendidikan
di masing-masing satuan pendidikan, secara periodik perlu dilakukan pengumpulan
data. Hal ini dilakukan sebagai sumber data primer dan menjadi rujukan dalam
pengambilan keputusan bidang pendidikan. Dinas Kota Pematangsiantar secara rutin
setiap bulan mengumpulkan data melalui laporan bulanan yang disajikan dalam bentuk
format kertas dijilid. Kemudian staf Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar
mengarsipkan laporan bulanan ini, serta menyimpan di dalam rak yang sudah
disediakan. Hal ini terjadi dari tahun ke tahun, dan sarana penyimpanan dokumen
laporan sangat terbatas.
Laporan bulanan berisikan data sekolah berupa profil sekolah, data siswa, data
guru, sarana dan prasarana, hal ini diperlukan dikarenakan update data melalui dapodik
(data pokok pendidikan) tidak dilakukan secara menyeluruh setiap bulan, cenderung
perubahan data pada dapodik hanya dilakukan pada bulan Agustus tahun berjalan, hal
ini terjadi dikarenakan pada tanggal 31 Agustus tahun berjalan terjadi cut off data
dapodik, yang berkaitan dengan dana bamntuan operasional sekolah (BOS)
Kebutuhan data sekolah dirasakan perlu update setiap bulan untuk mempermudah
Dinas Pendidikan, melakukan tugas dan fungsinya. Sebagaimana terjadi pada masa
pandemic covid-19, data jumlah siswa dan guru serta tenaga kependidikan lainnya
sangat dibutuhkan dalam penuntasan program vaksin. Berbagai instansi meminta
penyajian data dari Dinas Pendidikan diantaranya Kepolisian Republik Indonesia,
Tentara Nasional Indonesia, Badan Intelijen Negara, dan juga dari OPD Kota
Pematangsiantar yang menangani vaksin serta Satgas Covid Kota Pematangsiantar.

1
Permintaan data yang cepat dan akurat menjadi tuntutan, sehingga Dinas Pendidikan
Kota Pematangsiantar harus menyikapinya agar dapat menyajikan data kapan saja dan
dimana saja.
Proses pengumpulan data sebelumnya yang dilakukan dengan pengumpulan
laporan bulanan yang dilaksanakan dengan cara konvesional, sangat menyulitkan
untuk melakukan rekapitulasi data dan pengolahan data, dimana keterbatasan sumber
daya aparatur yang menangani dan juga waktu pengerjaan yang relatif singkat
sehingga sering sekali permintaan data pendidikan pada Dinas Pendidikan Kota
Pematangsiantar terhambat. Data yang disajikan dalam bentuk kertas dan dijilid juga
menimmbulkan permasahalan penyimpanan, dimana jumlah sekolah yang relatif
banyak setiap bulan mengumpulkan laporan sehingga penyimpanan dokumen tersebut
pada Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar menjadi masalah, dikarenakan tidak
tersedianya sarana penyimpanan laporan bulanan dikumpulkan dalam wadah karung
dan diletakkan di area ruang kerja sehingga terkesan kumuh dan tidak teratur.
Permasalah berikutnya yang sering timbul, apabila membutuhkan sebuah data dari
sekolah tertentu maupun secara keseluruan sulit untuk mencari, karena laporan
bulanan yang diterima dari sekolah tidak direkapitulasi dan dikelompokkan, begitu
laporan bulana diterima dari sekolah langsung dikumpulkan dalam wadah
penyimpananan tanpa terlebih dahulu di rekapitulasi.

Tabel 1. Data Satuan Pendidikan Kota Pematangsiantar

No. Satuan Pendidikan Jumlah
1. PAUD 138
2. SD 115
3. SMP 43

Dalam pengantaran laporan sekolah ke Dinas Pendidikan Kota

Pematangsiantar,juga menimbulkan pembiayaan, sehingga setiap pengantaran laporan
bulanan sekolah menganggarkan pembiayaan perjalanan dinas bagi pegawai sekolah,
pembiayaan ini diambil dari dana bantuan opersional sekolah, disamping lahan parkir
pada Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar sangat terbatas, juga menimbulkan
kesemberawutan penataan parkir, yang pada ujungnya menimbulkan masalah arus
keluar masuk lahan perkantoran.

2
 Dalam penyusunan rencana kerja dan juga target kinerja serin sekali terjadi
ketidak sesuaian data, diamana terdapat beberapa sumberr data yang menjadi sumber
rujukan, diantaranya data yang berasal dari Dinas Catatan Sipil dan Kependudukan
dan juga dari Badan Pusat Statistik. Perbedaan data kerap sekali muncul terlebih dalam
perhitungan Angka Partisipasi Murni, Angka Partisipasi Kasar dan juga jumlah anak
putus sekolah di Kota Pematangsiantar. Hal ini sering membingungkan dikarenakan
perubahan dan pengambilan data dari lapangan tidak periodik dilakukan. Untuk itu
Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar perlu membuat data tersendiri yang menjadi
dasar dalam pengambilan keputusan.
Perencanaan kegiatan dan program pada saat ini sudah perencanaan berbasis data
sebagaimana dicanangkan oleh Kementerian Pendidikan,Kebudayaan, Riset dan
Teknologi. Maka data yang akurat sangat dibutuhkan, data Assesmen Nasional
menjadi pilar perencanaan pendidikan yang bersumber dari hasil assesmen nasional
tahun sebelumnya dan dukungan data dari dapodik. Namun data laporan bulanan juga
menjadi salah satu faktor penting, dimana laporan bulanan merupakan data terbaru
yang ada pada Dinas Pendidikan Kota Pematangssiantar. Dari permasalahan yang
telah diuraikan maka diperlukan sebuah cara agar mempermudah malakukan
pengumpulan data dan juga mempercepat penyajian data yang menjadi data
rekapitulasi. Hal ini dapat dilakukan dengan digitalisasi laporan bulanan. “Karena
semakin banyak orang yang berurusan datang langsung ke sebuah instansi
menunjukkan adanya sebuah masalah”.

B. TUJUAN
Laporan bulanan sekolah adalah untuk mempercepat penyajian laporan bulanan.

C. MANFAAT
1. Laporan Bulanan dapat disajikan dengan cepat dan akurat dalam bentuk
rekapitulasi;
2. Memudahkan melakukan perencanaan nberbasis data;
3. Membantu Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar dalam melakukan
evaluasi satuan pendidikan;
4. Data sewaktu-waktu dapat disajikan diamana saja;
5. Efisiensi penggunaan kertas dan penyimpanan dokumen laporan bulanan;

3
6. Mengurangi pembiayaan transport pengantaran laporan bulanan dari
satuan pendidikan ke Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar;
7. Pengaturan lalu lintas keluar masuk dan penataan parkir pada Dinas
Pendidikan Kota Pematangsiantar tidak semberawut;

4
 BAB II
METODE PEMECAHAN MASALAH

Laporan adalah suatu bentuk penulisan khusus yang disusun untuk

mengidentifikasi dan memeriksa secara singkat sebuah masalah, peristiwa, atau
temuan yang telah terjadi, seperti peristiwa yang telah terjadi dalam suatu
organisasi atau temuan dari penyelidikan penelitian / percobaan.
Peristiwa ini juga dapat berkaitan dengan peristiwa atau masalah yang
diidentifikasi dalam literatur. Sebuah laporan menginformasikan pembaca secara
sederhana dan objektif tentang semua masalah yang relevan.
Menurut Keraf (2004), laporan adalah suatu cara komunikasi yang
dilakukan pembuat laporan dalam menyampaikan informasi kepada sesorang
atau badan usaha yang bertanggung jawab untuk menerima laporan yang dibuat.
Kata laporan dalam Bahasa Indonesia merupakan arti kata dari report,
pada Bahasa Inggris. Namun kata report sendiri awalnya berasal dari dua kata
Bahasa Latin, yaitu re yang berarti sarat atau mundur dan kata portare yang
memiliki arti membawa atau menyampaikan. Kedua kata itu pun digabungkan,
sehingga membentuk kata reportase yang berartimenyampaikan informasi secara
lengkap dari apa yang telah diperoleh sebelumnya. Sementara itu, dalam Bamus
Besar Bahasa Indonesia (KKBI), kata laporan memiliki arti segala sesuatu yang
dilaporkan atau sebuah berita.
Sementara itu fungsi laporan adalah sebagai berikut:
1. Sebagai bahan dalam pengambilan keputusan;
2. Sebagai bahan analisis;
3. Sebagai alat pengawasan dan bahan evaluasi;
4. Sebagai bahan pertanggungjawaban;
5. Sebagai alat untuk menyampaiakan sebuah informasi.

Dari penjelasan diatas dapat diketahui arti pentingnya sebuah laporan,

oleh karena itu Dinas Pendidikan Kota Pematangsiantar dalam melaksanakan
fungsinya mewajibkan seluruh satuan Pendidikan yang untuk menyerahkan
laporan bulanan masing-masing satuan Pendidikan.

5
 BAB III
PELAKSANAAN DAN HASIL

Dalam pengumpulan data dari satuan Pendidikan sebelumnya masih dalam

bentuk hardcopy, sehingga mentulitkan dalam merekapitulasi data dan mengarsipkan
dokumen. Oleh karena itu dilakukan perubahan metode pengumpulan data, dalam
bentuk soft file yang dikirimkan masing-masing satuan Pendidikan melalui link google
form dalam format exel. Dari data yang disajikan sudah merupakan keseluruhan
kebutuhan data keadaan masing-masing satuan pendiikan, sehingga dapat
mencerminkan keadaan saruan pendidikan secara menyeluruh.
Dalam proses perubahan system pengumpulan data laporan bulanan, Langkah
pertama yang disusun adalah menetapkan petugas atau pegawai untuk mendisain bentuk
laporan kemudian jenis data yang diminta ke satuan pendidikan, melalui surat keputusan
Kepala Dinas Penidikan Kota Pematangsiantar ditetapkan pegawai yang
bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas pengelolaan data laporan bulanan,
kemudian menyampaikan informasi kepada seluruh satuan pendidikan terkait
perubahan mekanisme pelaporan. Pada tahap awal diberlakukannya pelaporan secara
digital atau elektronik terdapat beberapa kendala yang dihadapi terutama kesiapan dari
operator masing-masing satuan pendidikan yang kesulitan untuk menyampaikan
laopran khususnya untuk jenjang Pendidikan Anak Usia Dini. Nmaun kendala yang
terbesar adalah kemauan dari masing-masing operator di satuan pendidikan dengan
adanya pola baru ini, sehingga pegawai yang ditugaskan untuk pengelolaan data laporan
bulanan setiap akhir bulan melakukan evaluasi terhadap data yang di input dari satuan
pendidikan.
Setiap bulan pada minggu pertama, masing-masing pegawai pengelola data
laporan bulanan mengirimkan link url dari google drive yang sudah disediakan untuk
penginputan data melalui group whatsapp kepala satuan pendidikan
(https//bit.ly/Laporan_Bulanan_Mei2022), kemudian selanjutnya sesuai kewenangan
masing-masing kepala satuan menugasi pegawai atau staf masing-masing untuk mengisi
form laporan bulanan yang sudah disiapkan. Untuk memudahkan pengisian data juga
diinformasikan kisi-kisi pengieian data laporan bulanan.

6
 Gambar1. Informasi melalui WA group permintaan Laporan Bulanan

setiap tanggal 20, bulan berjalan petugas pengelola data pada Dinas Pendidikan Kota
Pematangsiantar melakukan rekapitulasi satuan pendidikan yang sudah
menyampaikan laporan. Apabila masih terdapat yang belum menyapaikan laporan
maka melalui WA Group kepala satuan Kembali diingat agar segera memnuhi
permintaan data.

Gambar 2. Permintaan data bagi satuan yang belum input data

7
 Output daripada pengumpulan data ini, Dinas Pendidikan mendapatkan data
yang akurat dan terbarukan setiap bulannya. Sehingga dapat membantu untuk
melakukan evaluasi terhadap program dan kegiatan yang ada di satuan Pendidikan,
hasil pengolahan data laporan bulanan dapat dihasilkan berbagai informasi secara
lengkap dari satuan pendidikan, per kecamatan maupun tingkat kota, Analisa data
laporan bulanan inio sangat diperlukan guna menetapkan perencanaan pembangunan
pendidikan di Kota Pematangsiantar.

Gambar 3. Hasil Rekapitulasi Data Laporan Bulanan

Setelah perubahan metode pengumpulan data laporan bulanan, outcome dari

kegiatan tersebut dapat dirasakan diantaranya:

1. Memudahkan dalam menyajikan data;

2. Biaya perjalanan dinas operator satuan pendidikan mengantar laporan
bulanan sudah tidak ada;
3. Area parkir Dinas Pendidikan lebir rapi dan tertata;
4. Penggunan kertas di satuan pendidikan lebih sedikit;
5. Tidak memerlukan sarana penyimpanan dokumen di Dinas Pendidikan
Kota Pematangsiantar.
6. Data dapat diakses dimana saja, karena tersimpan di google drive.

8
 BAB IV

SIMPULAN DAN REKOMENDASI

Pemanfaatan teknologi informasi, sangat membantu dalam pelaksanaan tugas-

tugas, hal ini telah dibuktikan dengan mengubah mekanisme penyampaian laporan
bulanan satuan pendidikan di linkungan Dinas Pendidikan berdampak positif dalam
penyelesaian tugas.

Efisiensi sumber daya adalah tujuan utama dalam pemamfaatan teknologi

informasi, perubahan sistem konvensional ke sistem digital sudah seharusnya di
maksimalkan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, hal ini juga yang
mendorong saya dalam perencanaan aksi perubahan Pendidikan Kepemimpinan
Administrator Angkatan IV yang dilaksanakan di Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Propinsi Sumatera, melakukan digitalisai pembelajaran.

9
 Daftar Pustaka

Keraf,Gorys, Komposisi (Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa), Nusa Indah,

Flores,2004

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik

10