KOMUNIKASI ORGANISASI

A. Pengertian Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani “organon,” artinya alat. Sedangkan bahasa Latinnya
“organizare, ” yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Jadi pengertian organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu Wadah untuk tujuan
bersama. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang
berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan
terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana
prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
organisasi.

Menurut para ahli ada beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

 James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
 Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.
 Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (en ary) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah
batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus
untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
 EveretM. Rogers
Organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
 Robert Bonnington
Organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber
daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan
visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap
masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh
masyarakat di sekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia
dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus
menems. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya,
organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat
mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Dalam berorganisasi setiap individu dapat berinteraksi dengan semua Struktur yang terkait baik
itu secara langsung maupun secara tidak langsung kepada organisasi yang mereka pilih. Agar dapat
berinteraksi secara efektif setiap individu bisa berpartisipasi pada organisasi yang bersangkutan. Dengan
berpartisipasi setiap individu dapat lebih mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan.

Pada dasarnya partisipasi didefinisikan sebagai keterlibatan mental atau pikiran dan emosi atau
perasaan seseorang dalam situasi'kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan
kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan.

Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata.
Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang
dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam
usaha mencapai tujuan serta turut bertanggungjawab terhadap usaha yang bersangkutan.

Menuruth Keith Davis ada tiga unsur penting partisipasi:

1. Unsur pertama, bahwa partisipasi atau keikutsertaan sesungguhnya merupakan suatu

keterlibatan mental dan perasaan, lebih daripada semata-mata atau hanya keterlibatan secara
jasmaniah.
2. Unsur kedua, adalah kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan
kelompok. Ini berarti, bahwa terdapat rasa senang, kesukarelaan untuk membantu kelompok.
3. Unsur ketiga adalah unsur tanggung jawab. Unsur tersebut merupakan segi yang menonjol dari
rasa menjadi anggota. Hal ini diakui sebagai anggora artinya ada rasa “sense ofbelonging.”

Keith Davis juga mengemukakan jenis-jenis partisipasi, yaitu sebagai berikut:

1. Pikiran (psychological participation)

2. Tenaga (physical participation)
3. Pikiran dan tenaga
4. Keahlian
5. Barang
6. Uang

Bentuk-bentuk organisasi antara lain:

1. Organisasi politik
2. Organisasi social
3. Organisasi mahasiswa
4. Organisasi olahraga
5. Organisasi sekolah
6. Organisasi negara
7. Organisasi pemuda
 Bila organisasi dikaitkan atau diterapkan terhadap kelompok manusia, maka dapat disimpulkan
bahwa:
 Kelompok secara keseluruhan, mempunyai tujuan primer.
 Anggota kelompok bekerja sebagai suatu unit untuk mencapai sasaran primer mereka.
 Setiap individu mempunyai fungsi yang didesain yang memberikan kontribusi melalui
pencapaian tujuan atau sasaran.
 Pekerjaan setiap orang tidak mungkin atau tidak terlepas dari usahausaha orang lain.
 Setiap anggota berhubungan dengan anggota-anggota lain dari kelompok ini dengan cara
khusus.

B. Pengertian Komunikasi Organisasi

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus
kepada manusia-man usia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Ilmu komunikasi
mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa
yang digunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, factor - faktor apa yang menjadi
penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk
bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi
tertentu saat komunikasi dilancarkan.

Dalam definisi komunikasi organisasi, terdapat dua jenis perspektif yang mempengaruhi, yaitu
perspektif objektif dan perspektif subjektif. Kedua perspektif tersebut memiliki fokus yang berbeda
dalam mendeskripsikan komunikasi.

Perspektif objektif berfokus pada penanganan pesan, yang meliputi menerima, menafsirkan,
dan mengambil tindakan yang mengacu pada informasi dalam pesan tersebut. Dalam hal ini komunikasi
dipandang sebagai perangkat dalam mengkonstruksi organisasi dan memfasilitasi anggota untuk
beradaptasi.

Perspektif subjektif berfokus pada perilaku individu dalam memahami dan menginterpretasi
suatu pesan. Dalam hal ini, komunikasi dipandang sebagai suatu proses pemaknaan interaksi antara
unit-unit organisasi dan bagaimana masing-masing individu berperilaku terhadap pesan tersebut.

Dengan mempertimbangkan kedua perspektif tersebut, komunikasi organisasi bisa diartikan

sebagai proses pengumpulan, pemaknaan, interpretasi pesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi
dalam sebuah organisasi.

Untuk memahami komunikasi organisasi bisa dari definisi komunikasi organisasi yang telah
dikemukakan oleh para ahli. Dari definisi ini kita bisa memahami konsep mendasar dari komunikasi
organisasi.
 Berikut beberapa definisi komunikasi organisasi dari pakar komunikasi organisasi.

 Frank ]efkins
Komunikasi organisasi terdiri atas semua bentuk-bentuk komunikasi yang direncanakan, ke arah
luar dan ke arah dalam, antara sebuah organisasi dan publiknya karena tujuan dari pencapaian
sasaran tertentu mengenai pemahaman.

 Pace dan Feules

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan dan penafsiran suatu pesan
diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.

 Devito
Komunikasi organisasi sebagai upaya pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi
di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi.

 Goldhaber
Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak
pasti atau yang selalu berubah.

 Katz dan Kahn

Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti
dalam suatu organisasi.

 Zelko dan Dance

Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi
internal dan komunikasi eksternal.

 Greenbaunm
Komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi,
komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai
koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas.

C. Fungsi Komunikasi Organisasi

Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga fungsi komunikasi organisasi
sebagai berikut:
1. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan
kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah.
Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi antara sejumlah anggota yang bergantung
dalam organisasi tersebut.
 2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota
menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota
organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job
perimnance) dalam berbagai cara. Misalnya kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah
maupun ke atas dalam hierarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah.
Pentingnya dalam hubungan interpersonal yang baik lebih terasa dalam pekerjaan
ketika Anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak Anda pilih,
tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil,
lebih memacu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya.

3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering
dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya motivasi berganda muncul karena
pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri
sendiri, tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan
tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi
ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu
dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang
membutuhkan perolehan informasi bersama.

D. Pengaruh Komunikasi terhadap Perilaku Organisasi

Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau adminisrrator harus memilih
salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu
komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian
pesannya sesuai peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg, seorang
profesor manajemen pada McGill University di Montreal, Kanada, menyatakan bahwa wewenang formal
seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan, yaitu peranan antarpersona, peranan informasi,
dan peranan memutuskan.
1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:
a) Peranan tokoh
Kedudukan-sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer
melakuan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena “' ia merupakan seorang tokoh,
maka selain memimpim berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak
luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer
berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan
sebagainya.
b) Peranan pemimpin
Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggungjawab atas lancar tidaknya
pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung
dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen, seperti penentuan
kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan
 penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan
kepemimpinannya, antara lain memOtivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk
melaksanakan kepemimpinannya secara efektif, maka ia harus mampu
melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang
manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan
kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana
kerja seperti itu akan dapat diharap. kan hasil yang memuaskan.

c) Peranan penghubung
Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi
dengan orang-orang diluar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun
secara tidak formal.

2. Peranan informasi
Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. la mengembangkan
pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-
peranan sebagai berikut:
a) Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer
memandang lingkungan sebagai sumber informasi. la mengajukan berbagai
pertanyaan kepada rekanrekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima
informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang selalu
dibinanya.

b) Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan

menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi
organisasi untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.

d) Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung,
yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya
ialah dalam hal caranya; jika dalam peranannya sebagai penghubung ia
menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, dalam
perananya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu
resmi. Dalam peranannya sebagai juru bicara ia juga harus mengkomunikasikan
informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan
terhadap organisasinya. Kepada khalayak diluar organisasinya ia memberikan
informasi dalam rangka pengembangan organisasi. Ia meyakinkan khalayak bahwa
organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana
mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya
berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana harusnya.
 3. Peranan memutuskan

Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan
dalam organi-sasinya. Ada empat Peranan yang dicakup pada peranan ini:
a) Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan
mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa
memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan
muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang
diawasinya sendiri atau didelegasikan kepada bawahannya.

b) Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin

menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok,
pelanggan menghilang, dan sebagainya.

c) Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggungjawab untuk memutuskan

pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana
pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan
mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi di jalankan.
Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan
yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikran tunggal.

d) Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai

hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga
tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan.
Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya yang mempunyai
wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang
tepat, dan hanya yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan
bagi perundingan yang penting.

E. Dimensi-dimensi Komunikasi dalam Organisasi

1. Komunikasi internal
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggora-anggota
organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
dengan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain sebagainya. Proses komunikasi internal ini
bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa
merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nonmassa).
Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam
komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk,
informasi-informasi, dan lain-lain, kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberi
 laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan, dan lain sebagainya, kepada
pimpinan.

b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari
karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa
mengalir di bagian yang sama dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi
lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah.
Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan
yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.

2. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak
diluar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala
hubungan masyarakat daripada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan
hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting saja… Komunikasi eksternal terdiri
dari jalur secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki
keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai
bentuk, seperti majalah organisasi, press release, artikel surat kabar atau majalah,
pidato radio, film dokumenter, brosur, leaflet, posrer, konferensi pers.

b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh
organisasi.

Komunikasi penting bagi organisasi dan informasi penting bagi komunikasi yang efektif.
Seseorang yang mengendalikan informasi akan mengendalikan kekuatan organisasi. Struktur organisasi
ditentukan oleh keefektifan komunikasi. Ketika organisasi diharuskan mencapai tujuan”, maka anggota-
anggota yang berada dalam strukturnya akan bekerja sesuai dengan jabatan dan fungsinya untuk
mencapai tujuan dimaksud. Setiap struktur saling melengkapi dan , mempengaruhi antara satu dengan
lainnya. Konsekuensinya, angggota-anggota di dalamnya akan saling berhubungan melalui metode-
metode pencapaian tujuan. Dengan demikian, anggotaanggota organisasi tersusun ke dalam sistem
yang saling berhubungan yang mampu menginterpretasikan pesan, baik yang datang dari anggota
kelompok/ organisasi itu sendiri maupun yang datang dari luar, atau mampu mengkomunikasikan
sesuatu kepada siapa dan dengan cara apa.

Komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dalam bentuk katakata yang ditulis atau diucapkan,
gesture, atau simbolyisual, yang menghasilkan perubahan tingkah laku dalam organisasi, baik antara
manajer-manajer, karyawan-karyawan, dan asosiasi yang terlibat dalam pemberian ataupun
mentransfer komunikasi. Hasil akhirnya adalah pertukaran informasi dan pengiriman makna atau proses
aktivitas komunikasi dalam organisasi.

Secara spesifik aktivitas komunikasi organisasi ada tiga, yaitu:

1. Operasional-Internal, yakni menstruktur komunikasi yang dijalankan dalam sebuah organisasi

dalam rangka mencapai tujuan-tujuan kerja.
2. Operasional-Eksternal, yakni struktur komunikasi dalam organisasi yang berkonsentrasi pada
pencapaian tuj uan-tuj uan kerja yang dilaksanakan oleh orang dan kelompok diluar organisasi.
3. Personal, yakni semua perubahan insidental dan informasi dan perasaan yang dirasakan oleh
manusia yang berlangsung kapan saja mereka bersama (Lewis, dalam Rahman, 2000).

F. Jaringan dan Arus Komunikasi Organisasi

1. Jaringan Komunikasi Organisasi
Jaringan merupakan sebuah sistem dari garis komunikasi yang berhubungan dengan pengirim
dan penerima dalam sebuah fungsi sosial organisasi, yang mempengaruhi prilaku individu yang
bekerja di dalamnya dan posisi individu yang bekerja dalam jaringan terebut serta memainkan
peranan kunci dalam menentukan perilaku, dan perilaku orang yang mereka pengaruhi.

Lewis membagi empat fungsi jaringan komunikasi:

a. Jaringan komunikasi yang teratur berhubungan dengan tujuan organisasi mengenai jaminan
kesesuaian untuk perencanaan, jaminan produktivitas, termasuk kontrol-kontrol,
pesananpesanan, bentuk-bentuk perintah dan feedback (umpan balik) subordinat dengan
superior (yang lebih tinggi dalam tugas aktivitas). Contohnya pernyataan kebijakan dan aturan-
aturan.
b. Jaringan komunikasi inovatif berusaha keras untuk memastikan adaptasi organisasi terhadap
pengaruh internal dan eksternal (teknologi, sosiologi, pendidikan, ekonomi, politik) dan
dukungan terhadap kelanjutan produktivitas dan keefektifan, termasuk pemecahan masalah,
adaptasi untuk perubahan strategis, dan proses implementasi ide baru. Contohnya sistem
sugesti dan pertemuan partisipasi pemecahan masalah.
c. Jaringan komunikasi integratif/ pemeliharaan termasuk perasaan terhadap diri sendiri,
gabungan (solidaritas) dan kerja yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi,
utamanya masalah moral karyawan. Secara tidak langsung dihubungkan dengan
institusionalisasi yang melibatkan organisasi diri dan mengambil jarak terhadap desas-desus,
informal (tidak resmi), misalnya selentingan, pujian yang berlebihan, dan promosi.
d. Jaringan komunikasi informatif-instruktif bertujuan untuk menjamin tujuan yang lebih cocok,
sesuai, bermoral, dan institusional. Dengan demikian akan meningkatkan produktivitas dan
keefektifan. Hal ini meliputi pemberian dan perolehan informasi tidak diasosiasikan dengan
jaringan komunikasi lain. Insrruksi ini mensubordinasi persyaratan pekerjaan lebih awal.
Contohnya catatan buletin, publikasi perusahaan dan kegiatan pelatihan.
 Memandang kondisi komunikasi organisasi sebagai jaringan informasi mengimplikasikan hakikat dan
dinamika prilaku. Selain itu dengan adanya sistem komunikasi sebagai kelompok sub sistem, maka akan
memudahkan kita untuk mengetahui tentang keempat sub sistem yang utama tersebut.

2. Arus Komunikasi Organisasi

Pola komunikasi dan aktivitas organisasi sangat tergantung pada tujuan, gaya manajemen, dan
iklim organisasi yang bersangkutan, artinya bahwa komunikasi itu tergantung pada kekuatan-
kekuatan yang bekerja dalam organisasi tersebut, yang ditunjukkanjoleh mereka yang
melakukan pengiriman dan penerimaan pesan.

Berdasarkan fungsionalnya maka arus komunikasi yang terjadi dalam organisasi formal
terdiri dari arus vertikal (dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas) dan arus horisontal (lateral
atau silang).
a. Arus Komunikasi Vertikal (Vertical Communication Flow)
1) Komunikasi Dari atas ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ini merupakan saluran yang paling sering digunakan dalam oganisasi. Arus
komunikasi ini adalah pengiriman pesan dari pimpinan (supervisi) ke bawahan
(subordinate). Arus ini digunakan untuk mengirim perintah, petunjuk, tujuan, kebijakan,
memorandum untuk pekerja pada tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Masalah
yang paling mendasar adalah bahwa komunikasi dari atas ke bawah hanya mempunyai
satu arah saluran, yakni tidak menyediakan feedback (umpan balik) dari pekerja dalam
organisasi itu. Asumsi: nya adalah bahwa jika pekerja mengetahui apa yang diketahui
oleh manajer, maka mereka akan memaksakan diri untuk menyelesaikan masalah
organisasi/ perusahaan. Artinya, informasi mengarah pada pemahaman dan
pemahaman menghasilkan tindakantindakan serta penyelesaian yang diinginkan.
Menurut Katz dan Kahn (dalam Rahman, 2000) ada lima jenis tipe khusus komunikasi
dari atas ke bawa (Downward Communication), yaitu:

 Job Instruction (Instruksi Kerja), yakni komunikasi yang merujuk pada penyelesaian tugas-tugas
khusus.
 Job Rationale (Rasio Kerja), yakni komunikasi yang menghasilkan pemahaman terhadap tugas
dan hubungan dengan pengaturan lainnya.
 Procedure and Practice (Prosedur dan Pelaksanaan), yakni komunikasi tentang kebijakan-
kebijakan, aturan - aturan, regulasi dan manfaat-manfaat yang ada.
 Feedback (Umpan Balik), yakni komunikasi yang menghargai tentang bagaimana individu
melaksanakan tugastugasnya dengan baik.
 Indoctrinations of Goals, yakni komunikasi yang dirancang dengan karakter idiologi yang
memberikan motivasi karyawan tentang pentingnya suatu misi organisasi secara keseluruhan.
 Dua hal yang dapat terjadi berdasarkan tipe di atas adalah keterbatasan dan ketidakjelasan.
Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi dari atas ke bawah tidak berjalan efektif adalah:
 Terdapat ketidakjelasan dalam mendefinisikan tanggung jawab tentang komunikasi dari atas ke
bawah.
 Kurangnya pemahaman manajemen terhadap bawahannya.
 Manajemen tidak mempunyai waktu untuk mengetahui apakah teknik komunikasi yang mereka
sajikan efektif atau tidak.
 Manajer tidak mengadakan pertemuan tatap muka antar supervisi dan selain supervisi untuk
membicarakan kondisi iisaha dan pekerjaan.
 Kurangnya program pelatihan komunikasi dalam rangka mengajarkan kepada manajemen
personalia tentang seni dalam memahami aturan permainan yang ada dan sasaran pekerja serta
perbedaan sistem nilai yang ada.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya komunikasi yang tidak efektif maka manajer harus lebih
banyak mengadakan pertemuan dengan para pekerjanya. Jika hal tersebut tidak dilakukan maka hasil
yang muncul dapat digambarkan sebagai berikut:
 Atasan gagal dalam menjelaskan tugas-tugas para bawahan atau gagal dalam memberikan
gambaran yang akurat tentang posisi mereka dalam organisasi.
 Bawahan juga gagal memahami penjelasan yang diberikan, dan mungkin mereka berada pada
posisi tidak mampu atau tidak boleh mempertanyakan hal tersebut.
 Manajer dan bawahan mungkin saja memiliki konflik tentang nilai.

Metode dasar komunikasi downward memiliki tiga elemen penting yang harus dipertimbangkan
oleh manajer, yakni:
1. Menspesil'ikasikan sasaran untuk mengkomunikasikannya.
2. Memastikan bahwa isi dari komunikasi memiliki kualitas, seperti akurasi, spesifikasi,
kekuatan, orientasi dan penerima, simplisitas, tidak ada makna yang disembunyikan.
3. Menerapkan teknis komunikasi yang paling baik dalamrangka mendapat pesan secara
efektif antar para penerima.

Kunci utama dari komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) adalah bahwa
pekerja harus bereaksi secara lebih efektif terhadap masalah-masalah yang mereka anggap sebagai
kepentingan paling personal terhadap atasannya. Namun yang terpenting adalah jika manajer dan
pekerja ingin mencapai tujuan dari peran-perannya secara jelas dan memperoleh informasi yang akurat,
maka setiap kelompok membutuhkan pemahaman tentang arus komunikasi.

2) Komunikasi dari bawah ke atas (Up ward Communication)

Komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari bawahan (subordinate) kepada
atasan (supervisi) dalam rangka menyediakan feedback (umpan balik) bagi manajemen.
Para pekerja menggunakan saluran komunikasi ini sebagai kesempatan untuk
mengungkapkan ide-ide atau gagasan yang mereka ketahui. Asumsi dasar dari
komunikasi upward ini adalah bahwa pekerja harus diperlakukan sebagai partner dalam
mencari jalan terbaik untuk mencapai tujuan. Komunikasi dari bawah ke atas akan
menarik ide-ide dan membantu pekerja untuk menerima jawaban yang lebih baik
tentang masalah dan tanggungjawabnya serta membantu kemudahan arus dan
penerimaan komunikasi dari bawahan ke atasan (manajer), yakni dalam hal ini
pendengaran yang baik menghasilkan pendengar yang baik.

Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) memiliki empat tipe khusus,
yaitu:
 Informasi tentang sikap pekerja, moral dan efisiensi yang berhubungan dengan
kebijakan, perencanaan, dan maslahmasalah.
 Pengembangan yang signifikan dalam unit-unit kerja departemen.
 Kesalahan yang menurunkan efisiensi.
 Masalah tidak diketahui cara penyelesaiannya oleh pekerja.

Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi dari bawah ke atas (upward

communication) tidak berjalan efektif adalah:
 Banyak pekerja yang takut menganggap bahwa meng: eksprbsikan halhal yang
sebenarnya tentang perusahaan sangat berbahaya.
 Pekerja percaya bahwa jika mereka bertentangan dengan pimpinan, maka hal
itu akan menghalangi promosi. Kritik dan ekspresi sejenisnya dipandang sebagai
tindakan yang salah karena itu dapat membuat bawahan kelihatan jelek di mata
atasan.
 Pekerja yakin bahwa mereka tidak tertarik dengan masalah mereka. Manajemen
merupakan pengendali, berjalan berdasarkan pikirannya sendiri terlepas dari
jangkauan dan pemikiran para karyawan.
 Pekerja merasa bahwa idenya tidak dihargai.
 Pekerja yakin bahwa terdapat kekurangan dalam hal kemampuan dan tanggung
jawab.
 Para pekerja percaya bahwa manajer tidak langsung menyelesaikan masalah.

Disamping itu kegagalan dalam komunikasi ini jika manajer menerima informasi yang
salah dari bawahan, yang disebabkan antara lain:
 Pekerja tidak mau supervisi mempelajari segala sesuatu secara aktual dan
potensial mendiskreditkan pekerja.
 Pekerja biasa menekankan atau menonjolkan sumbangannya terhadap
perusahaan kepada atasan atau persaingannya dengan orang yang di bagian lain
dalam organisasi.
 Kegelisahan pekerja secara pribadi, permusuhan, aSpirasi dan sistem
kepercayaan hampir selalu membentuk dan mewarnai interpretasi penerimaan
mereka terhadap apa yang telah mereka pelajari dan terima untuk disebarkan.
  Pekerja saling bersaing untuk posisi manajer dan membiarkan para manajer
untuk melaksanakan wewenangnya secara profesional dalam organisasi.
Tiga faktor yang secara konsisren berhubungan dengan komunikasi dari bawah ke atas (upward
communication) adalah:
 Bawahan mempercayai atasan.
 Persepsi bawahan bahwa atasan sangat mempengaruhi masa depan mereka kelak.
 Bawahan memobilisasi aspirasi.

Semua bawahan akan cenderung untuk mendistorsi komunikasi dari bawah ke atas melalui
struktur kewenangan, yang akan menciptakan partisipasi yang lebih besar, dan bawahan merasa kurang
tergantung pada atasan.

Terdapat beberapa faktor yang dapat mengakibatkan munculnya iklim yang kondusif terhadap
distorsi, diantaranya:

a. Struktur kewenangan dari organisasi. Wewenang yang arbitrer dan lebih fleksibel cenderung
akan meningkatkan distorsi komunikasi dari bawah ke atas, nilai dan aturanaturan yang
bertentangan, sekresi, dan ketertutupan supervisi merupakan kondisi yang cenderung
menciptakan perasaan gelisah dan tidak aman antar para bawahan.
b. Kondisi persaingan yang kuat antar para bawahan. Persaingan dalam bentuk kalah-menang atau
saling bertentangan dapat meningkatkan kegelisahan, ketidaknyamanan yang kemudian
melahirkan distorsi.
c. Distorsi komunikasi dari bawah ke atas. Penanganan, pemunculan atau bentuk-bentuk lain dari
distorsi informasi yang dilakukan oleh pekerja menimbulkan pengaruh yang berbeda pada
bawahan.
d. Kondisi umum dari sinisme dan ketidakpercayaan dalam organisasi. lklim seperti ini dapat
melahirkan perasaan tidak aman yang selanjutnya menjadi distorsi.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya distorSi komunikasi maka manajer harus mampu
mendorong terjadinya sebuah arus informasi yang bebas dari bawah ke atas dan menyelesaikan
beberapa hal, misalnya meningkatkan gambaran kerja, masalah-masalah, perencanaan, sikap, dan
perasaan dari pekerja. Disamping itu yang harus dilakukan manajer, diantaranya adalah:
 Mempersiapkan diri dalam segala hal untuk mendengar kabar baik maupun kabar buruk.
 Keluar dari kantor dan memeriksa bagaimana segala sesuatu berjalan.
 Mengembangkan seni pendengaran terhadap orang yang tepat.

Manajer yang mengisolasikan diri dari distorsi komunikasi akan cenderung mendapatkan masalah.

b. Arus Komunikasi Horisontal

Komunikasi ini merupakan arus pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi antar
pimpinan/supervisi maupun antar bawahan/ pekerja. Hasil dari beberapa studi mengungkapkan
bahwa sekitar 2/3 dari organisasi yang ada menggunakan arus komunikasi ini. Komunikasi.
horisontal dikenal sebagai komunikasi lateral atau silang dan merupakan arus dan pemahaman
yang paling kuat dalam komunikasi. Komunikasi ini berfokus pada koordinasi tugas,
penyelesaian masalah, pembagian informasi, dan resolusi konflik. Banyak pesan akan mengalir
pada semua lini/ garis tanpa melalui penyaringan.

Komunikasi horisontal sangat penting bagi pekerja pada tingkat bawah untuk selalu
berkomunikasi antara supervisi/ atasan maupun antara bawahan. Komunikasi ke atas, ke
bawah, dan menyamping merupakan ciri-ciri arah dan alur komunikasi organisasional, dan
mereka menggambarkan salurankomunikasi formal dan informal. Alur komunikasi diatur dalam
organisasi. Ada secara eksplisit dan implisit pembatas pada siapa dapat berkomunikasi, dengan
cara bagaimana, tentang apa, dan untuk tujuan apa.

Jaringan komunikasi organisasi merupakan suatu struktur saluran dimana informasi

melewatinya dari individu satu ke individu lainnya. Jaringan tersebut mengandung alur
informasi, dan ia mencerminkan interaksi formal antar anggota organisasi. Beberapa jaringan
yang berbeda beroperasi di dalam organisasi kerja. Berikut adalah gambar alurjaringan
komunikasi organisasi

1. Jaringan Rantai ( Chain Network), merupakan suatu pola kom unikasi yang ada pada
birokrasi dan organisasi lain dimana terdapat suatu rantai formal komando. Informasi
melintasi hirarki organisasi baik ke atas maupun ke bawah dengan pertukaran antara
satu orang dan dua orang lainnya--satu di atas dan satu di bawah posisi seseorang itu
sendiri. Bergantung pada ukurannya, organisasi mungkin memiliki beberapa rantai
komunikasi yang menghubungkan tingkatan-tingkatan organisasi yanglebih tinggi dan
lebih bawah. Meskipun rantai tersebut hanya memiliki kapasitas dua-jalur, ini
digunakan terutama untuk komunikasi ke bawah.
2. Jaringan roda, memasukkan satu orang yang berkomunikasi dengan masing-masing dari
sejumlah orang lainnya.
3. Jaringan Y, memasukkan dua orang sentral yang menyampaikan informasi kepada yang
lainnya pada batas luar suatu pengelompokkan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan
rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi disentralisasi/dipusatkan.
Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja.
4. Jaringan Pinwheel, seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi dengan setiap
orang lainnya. Pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi yang
terdesentralisasi. Jaringan terpusat/ sentralisasi dan desentralisasi memiliki kegunaan
yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih efektif untuk
pemecahan masalah secara kreatif, sedangkan strukur sentralisasi lebih bagus untuk
pergerakan informasi yang cepat.
G. Distorsi dan Hilangnya Komunikasi

Sebagai informasi yang dikirim ke bawah dari pimpinan kepada anggota organisasi melalui suatu
jaringan yang terbatas, seperti jaringan rantai, ia diubah melalui proses filtering. Pimpinan tingkat
menengah menyaring informasi yang mereka terima dan teruskan. Mereka menghilangkan beberapa
bagian dari informasi itu dan menambah detail pada bagian yang lain. Mereka mengirimkannya kepada
beberapa bawahan tetapi tidak seluruhnya. Pada setiap tingkatan yang dilalui oleh sebuah pesan,
seorang pimpinan memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu dikirimkan. Jelasnya, pesan
awalnya menjadi berubah. Informasi hilang, dan pesan menjadi terdistorsi. Seberapa seriuskah masalah
filteringini? Beberapa pihak telah melaporkan bahwa sebanyak 8000 informasi hilang sebagai pesan
yang turun dari atas ke bawah organisasi, mengindikasikan bahwa filtering dapat menjadi masalah besar
(Nichols, 1962).

Bagaimanapun juga, filteringseringkali diperlukan. Komunikasi tentang kebijakan dan prosedur

organisasi mungkin butuh diterjemahkan ke dalam bahasa yang relevan dengan tugas sebelum mereka
dikirim pada anggota. Filtering terjadi pada komunikasi ke atas dengan cara yang sama. Pimpinan
menengah merangkum informasi dari tingkat bawah sebelum mengirimnya kepada pimpinan tingkat di
atasnya. Ini mungkin perlu jika atasan tidak memiliki waktu atau keahlian teknis untuk mengkaji dan
mengerti pesan aslinya. Anggota mungkin juga menyaring informasi sebelum mereka mengirimnya
kepada seorang atasan. Beberapa informasi ditahan ketika komunikasi berisikan berita buruk atau ketika
atasan di atasnya tidak dipercaya.

Kesalahan umum dalam komunikasi ke atas adalah penghilangan detail yang penting (Gaines,
1980). Detail yang dihilangkan dari pesan ini seringkali dibelokkan dalam saluran komunikasi lateral.
Sehingga informasi yang seharusnya diberikan kepada atasan tidak utuh lagi.