Penyusun

Rifqi Hibatul Wafi

Alberianto
Selvy Zananti
Riduan
Chee Santosa
Alda Oktaria Miranda
Alfina Damayanti
Mohammad Syahril
Peserta Musyawarah Kerja Nasional 2022

Desain Sampul
Divisi Informasi, Komunikasi, dan Eksternal

Tata Letak Isi

Rifqi Hibatul Wafi

Penerbit
Pengurus Pusat
Ikatan Himpunan Mahasiswa Matematika Indonesia
Surel. ikahimatikaindonesiapusat@gmail.com
Situs. www.ikahimatika.or.id

Amandemen ke-1 Desember 2022

1
 KATA PENGANTAR
Sekretaris Jenderal IKAHIMATIKA Indonesia
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Kuasa karena hanya atas
perkenanNya Pedoman Administrasi IKAHIMATIKA Indonesia ini dapat selesai.

Buku Pedoman Administrasi IKAHIMATIKA Indonesia akan digunakan dalam

menjalankan administrasi dalam kepengurusan IKAHIMATIKA Indonesia. Diharapkan
dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan sistematis administrasi di IKAHIMATIKA
Indonesia dan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas kesekretariatan di
IKAHIMATIKA Indonesia.

Tidak lupa penyusun sampaikan terima kasih yang sedalam dalamnya atas bantuan
semua pihak dalam menyelesaikan Buku Pedoman Administrasi IKAHIMATIKA Indonesia
ini. Kami sangat menyadari banyak terdapat kekurangan dalam buku, Kekurangan ini secara
berkesinambungan akan terus diperbaiki sesuai dengan tuntutan dalam pengembangan
IKAHIMATIKA Indonesia.

Jakarta, 01 Desember 2022

Sekretaris Jenderal
IKAHIMATIKA Indonesia

Naurah Zahwa

2
SURAT KEPUTUSAN

3
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2

SURAT KEPUTUSAN ............................................................................................................ 3
DAFTAR ISI............................................................................................................................. 4
BAGIAN KE-1: SURAT-MENYURAT ................................................................................. 6
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................ 7
A. Pengertian ................................................................................................................................... 7
B. Ciri .............................................................................................................................................. 7
C. Fungsi.......................................................................................................................................... 7
BAB II PEMBAHASAN ......................................................................................................... 8
A. Keabsahan Surat.......................................................................................................................... 8
B. Kepala Surat ................................................................................................................................ 8
C. Badan Surat ................................................................................................................................. 9
D. Amplop Surat ............................................................................................................................ 12
E. Alur Persuratan ......................................................................................................................... 12
F. Arsip Surat ................................................................................................................................ 13
LAMPIRAN............................................................................................................................ 14
BAGIAN KE-2: NOTA KESEPAHAMAN ......................................................................... 25
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 26
A. Pengertian ................................................................................................................................. 26
B. Tujuan ....................................................................................................................................... 26
C. Syarat Sah Perjanjian ................................................................................................................ 26
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................................... 28
A. Sistematika Nota Kesepahaman ................................................................................................ 28
B. Ketentuan Penulisan Nota Kesepahaman.................................................................................. 29
C. Arsip Nota Kesepahaman.......................................................................................................... 30
LAMPIRAN............................................................................................................................ 31
BAGIAN KE-3: NOTULEN RAPAT................................................................................... 32
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 33
A. Pengertian ................................................................................................................................. 33
B. Fungsi........................................................................................................................................ 33
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................................... 35
A. Sistematika Notulen Rapat ........................................................................................................ 35
B. Ketentuan Penulisan Notulensi ................................................................................................. 35

4
 C. Arsip Notulen Rapat ................................................................................................................. 36
LAMPIRAN............................................................................................................................ 37
BAGIAN KE-4: PROPOSAL KEGIATAN......................................................................... 38
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 39
A. Pengertian ................................................................................................................................. 39
B. Fungsi........................................................................................................................................ 39
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................ 40
A. Sistematika Proposal Kegiatan.................................................................................................. 40
B. Arsip Proposal Kegiatan ........................................................................................................... 41
LAMPIRAN............................................................................................................................ 42
BAGIAN KE-5: LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) .................................. 43
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 44
A. Pengertian LPJ .......................................................................................................................... 44
B. Fungsi LPJ ................................................................................................................................ 44
C. Prinsip-Prinsip LPJ ................................................................................................................... 44
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................ 45
A. Sistematika LPJ ......................................................................................................................... 45
B. Ketentuan LPJ ........................................................................................................................... 46
C. Arsip LPJ .................................................................................................................................. 47
LAMPIRAN............................................................................................................................ 48

5
 BAGIAN KE-1:
SURAT-MENYURAT

6
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian
Administrasi surat menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari
pengolahan surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan
sebagaimana mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan
sesuatu yang penting dan merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi
kesekretariatan.

B. Ciri
Adapun ciri-ciri utama administrasi surat-menyurat adalah sebagai berikut:
1. Bersifat pelayanan
Berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan)
berfungsi memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu
pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work,
ketatausahaan memberikan pelayanan ke berbagai bagian atau aparat organisasi.
Konsekuensinya, ia tidak berdiri sendiri, tetapi senantiasa terkait dengan
pekerjaan operatif atau fungsi substantif lainnya.
2. Bersifat Menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi
Administrasi berupa surat-menyurat merupakan bentuk ketatausahaan
yang diperlukan di mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.
Ketatausahaan dapat dijumpai pada pucuk pimpinan tertinggi (aparat tertinggi
organisasi) sampai pada satuan organisasi terendah bentuk ini merupakan ciri
khas dari administrasi surat menyurat yang kedua.
3. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi

C. Fungsi
Adapun fungsi administrasi surat-menyurat adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai dokumen organisasi
3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian)

7
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Keabsahan Surat
Dalam penerbitan surat perlu adanya pengesahan dari pihak-pihak yang
membuat surat tersebut. Maka aspek keabsahan surat menjadi penting agar tidak
disalahgunakan penggunaannya dikemudian hari. Keabsahan surat IKAHIMATIKA
Indonesia dianggap sah jika:
1. Kop/kepala surat asli, tandatangan asli, dan stempel asli
2. Kop/kepala surat salinan, tandatangan asli, dan stempel asli
3. Kop/kepala surat asli, tandatangan salinan, dan stempel asli
4. Kop/kepala surat salinan, tandatangan salinan, dan stempel asli

B. Kepala Surat
Kepala Surat atau Kop Surat berfungsi untuk menunjukkan identitas pengirim
surat tersebut. Sehingga dalam administrasi surat menyurat IKAHIMATIKA Indonesia,
diperlukan Kepala Surat yang telah ditentukan pada pedoman ini. Ketentuan-ketentuan
pembuatan kepala surat dalam IKAHIMATIKA Indonesia, yaitu:
1. Surat-surat IKAHIMATIKA Indonesia ditulis atau diketik dikertas putih yang
memiliki kepala surat.
2. Format kepala surat IKAHIMATIKA Indonesia sebagai berikut:
a) Nama Pengurus : menggunakan huruf kapital berwarna hitam tebal dengan
jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 16 pt
b) Wilayah Hukum : khusus untuk pengurus wilayah dan pengurus subwilayah,
harus mencantumkan wilayah hukumnya dengan ketentuan menggunakan huruf
kapital berwarna hitam, jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 12 pt
c) Sekretariat : menggunakan huruf kecil berwarna hitam dengan jenis huruf
Times New Roman ukuran huruf 10
d) Situs, Surel, dan Narahubung : menggunakan huruf kecil berwarna hitam
ukuran huruf 10 pt (boleh dicantumkan dan boleh tidak dicantumkan)
e) Garis pembatas kop surat berwarna hitam dengan ukuran 4,5 pt (satu garis
atas tebal, satu garis bawah tipis)
f) Susunan kalimat kop surat pada IKAHIMATIKA Indonesia :
1) Kepengurusan IKAHIMATIKA Indonesia (pusat atau wilayah)
2) Wilayah Hukum (khusus untuk pengurus wilayah dan pengurus subwilayah)

8
 3) Alamat sekretariat
4) Situs, surel, dan narahubung (jika ada dan dicantumkan)
g) Jenis kertas F4, dengan margin:
Top : 4,7 cm
Bottom : 2,5 cm
Left : 2,5 cm
Right : 2,5 cm
3. Format kepala surat Panitia Kegiatan IKAHIMATIKA Indonesia menyesuaikan
dengan syarat tetap menempatkan logo dari IKAHIMATIKA Indonesia.
C. Badan Surat
1. Penomoran surat
Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan
oleh staf kesekretariatan. Dalam IKAHIMATIKA Indonesia, staf keskeretariatan
itu dilakukan oleh Wakil Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah, dan Sekretaris
Subwilayah. Format pemberian nomor surat adalah sebagai berikut:
FORMAT UTAMA:
a/a11/b/c/d/e/f

FORMAT KHUSUS:
Surat Keputusan, Surat Peringatan, Sertifikat Non-Kegiatan, dan Nota Kesepahaman:
a12/b/c/d/e/f
Sertifikat Kegiatan:
a13/Kegiatan/b/c/d/e/f
Keterangan:
a. Nomor Jenis Surat4:
Surat Penghantar Proposal (01)
Surat Permohonan (02)
Surat Undangan (03)
Surat Pemberitahuan (04)
Surat Rekomendasi (05)

1
a1 diisi oleh jumlah surat berdasarkan jenis surat yang telah dikeluarkan menggunakan angka arab dan
format 3 digit angka: 001, 002, ...dst.
2
Ibid.
3
Ibid.
4
Penulisan nomor surat, lampiran, dan perihal terletak disebelah kiri lurus, sejajar, dan tepat dibawah pojok
garis pembatas kepala surat (rata kiri).

9
 Surat Keterangan (06)
Surat Tugas (07)
Surat Mandat (08)
Surat Lain-lain (09)
b. Kode klasifikasi kepentingan surat:
A : surat yang ditujukan ke internal IKAHIMATIKA
B : surat yang ditujukan ke eksternal IKAHIMATIKA
SK : kepentingan khusus, Surat Keputusan
SP : kepentingan khusus, Surat Peringatan
SERTIFIKAT : kepentingan khusus, Sertifikat
NK : kepentingan khusus, Nota Kesepahaman
c. Nama organisasi disesuaikan dengan pembuat surat:
Untuk pengurus pusat : IKAHIMATIKA-INDONESIA
Untuk pengurus wilayah : IKAHIMATIKA-WILAYAH__
Untuk pengurus subwilayah : IKAHIMATIKA-SUBWILAYAH__
d. Jenis surat:
Surat Penghantar Proposal : Pro
Surat Permohonan : Perm
Surat Undangan : Und
Surat Pemberitahuan : Pemb
Surat Rekomendasi : Rek
Surat Keterangan : Ket
Surat Tugas : Tgs
Surat Mandat : Mdt
Surat Lain-Lain : Lain
e. Bulan dibuatnya atau dikeluarkannya surat. Diketik atau ditulis menggunakan
angka romawi, seperti:
I : Januari
II : Februari
III : Maret
IV : April
V : Mei
VI : Juni
VII : Juli
10
 VIII : Agustus
IX : September
X : Oktober
XI : November
XII : Desember
f. Tahun dibuatnya atau dikeluarkannya surat. Diketik dan ditulis menggunakan
angka arab, seperti:
2020, 2021, 2022, 2023, ...dst.
2. Lampiran5
Lampiran dicantumkan bila surat tersebut disertai dengan lampiran.
3. Perihal6
Perihal menerangkan isi singkat surat atau memperjelas jenis surat tersebut.
4. Alamat surat
Alamat surat adalah tujuan surat dikirim, yakni untuk siapa dan berada dimana.
5. Isi surat
a. Kalimat pendahuluan: kalimat pendahuluan tidak lebih dari satu alinea, yang
berisi ucapan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat yang
diberikannya. Penulisan awal alinea ini terletak sejajar dengan tanda titik dua
(:) dari nomor surat, lampiran, dan perihal.
b. Kalimat isi: kalimat isi surat menggunakan bahasa yang lugas dan jelas,
sehingga tidak menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi
merupakan uraian persoalan pokok dengan ketentuan:
1) Tidak berbelit-belit
2) Singkat dan tidak terputus-putus
3) Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar
c. Kalimat penutup: kalimat penutup berisikan ucapan terima kasih kepada orang
yang ditujukan serta salam penutup sebagai pengakhir dari surat.
6. Tempat, tanggal surat
Tempat dan juga tanggal dibuatnya surat, terletak di pojok kanan setelah isi surat
dan sebelum tanda tangan dengan rata tengah dari posisi tanda tangannya, contoh:
Kota Tangerang, 22 Juli 2020.

5
Ibid.
6
Ibid.

11
 7. Tanda tangan dan stempel
Penandatangan harus ada agar surat tersebut benar-benar dapat
dipertanggungjawabkan. Unsur-unsur penandatanganan disesuaikan dengan
kebutuhan dengan syarat minimal satu unsur atau satu orang. Tanda tangan
menggunakan tinta berwarna hitam setelah itu baru diberi stempel organisasi (jika
ada stempel kegiatan boleh diberi). Stempel harus mengenai jabatan dan nama
unsur yang menandatangani.
8. Tembusan
Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat
tersebut dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim sesuai
dengan alamat dimana surat itu ditujukan dan surat tembusan yang disampaikan
kepada beberapa instansi atau pihak yang terkait atas dibuatnya surat tersebut.
Terletak dipaling bawah sebelah kiri surat, jenis huruf Times New Roman dengan
ukuran 10 pt.

D. Amplop Surat
Format amplop surat IKAHIMATIKA Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Ukuran amplop : 120 mm x 230 mm (disarankan)
2. Jenis Huruf : Times New Roman
3. Ukuran huruf : 12 pt
4. Warna dasar : Putih atau Cokelat
5. Lain-lain :
a) Penulisan penerima dan tempat surat yang dituju ditebalkan (Bold).
b) Dalam melakukan surat menyurat Panitia Pelaksana kegiatan IKAHIMATIKA
INONESIA, jika ada format yang berbeda dengan ketentuan format diatas maka
format surat mengikuti dengan ketentuan format dari tuan rumah penyelenggara
kegiatan (Universitas).
E. Alur Persuratan
Alur persuratan digunakan untuk memperjelas suatu sistem atau tata cara yang
dapat digunakan kedepannya oleh lembaga untuk mencapai suatu mekanisme
persuratan yang baik dan rapih juga jelas dan terperinci.
Suatu hal yang berkaitan pengiriman surat menyurat wajib di kirim melalui
email lembaga terkait yang bertujuan untuk kearsipan suatu berkas, kemudian pengirm
dapat melakukan konfirmasi kepada pihak penerima surat yang berwenang (contoh:

12
 wasekjend, sekwil, dll), konfirmasi dapat dilakukan melalui berbagai media sosial yang
digunakan seperti Whatsapp, Instagram, LINE, dsb.
Detail alur persuratan IKAHIMATIKA Indonesia akan dijelaskan melalui suatu
peraturan turunan yang akan ditetapkan dikemudian hari dan tidak melanggar pedoman
administrasi ini.
F. Arsip Surat
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Hal ini termasuk
persuratan yang dilakukan oleh IKAHIMATIKA Indonesia. Sehingga seluruh surat
keluar dan surat masuk di catat berdasarkan klasifikasi jenis surat maupun asal surat.
1. Klasifikasi Pengarsipan
a) Jenis Surat : Surat keluar dan masuk disimpan secara terpisah dengan
menyesuaikan nomor surat, tanggal surat dikeluarkan, atau pengurutan yang
lebih efisien lainnya.
b) Asal Surat : Surat keluar dan masuk disimpan berdasarkan asal surat yang
diterima dari lembaga yang mengirimkan.
2. Media Pengarsipan
Proses pengarsipan perlu dilakukan pada suatu tempat yang bisa dijangkau
oleh Pengurus IKAHIMATIKA Indonesia dari masa ke masa. Sehingga pemilihan
media yang digunakan akan sangat menentukan kualitas pengarsipannya. Dalam
hal ini, penyimpanan awan sangat direkomendasikan sebagai tempat pengarsipan.
Namun apabila terdapat opsi yang dirasa lebih mengakomodir, maka opsi tersebut
bisa digunakan.

13
 LAMPIRAN
7
A. Kepala Surat

Gambar 1 Kop Surat Pengurus Pusat

Gambar 2 Kop Surat Pengurus Wilayah

Gambar 3 Kop Surat Pengurus Subwilayah

B. Contoh Amplop Surat8

Gambar 4 Amplop IKAHIMATIKA Indonesia

7
Link format kop surat: Pusat: https://bit.ly/FormatKopPusatIKA; Wilayah: https://bit.ly/FormatKopWilayahIKA;
Subwilayah: https://bit.ly/FormatKopSubwilayahIKA
8
Link format amplop surat: https://bit.ly/FormatAmplopIKA

14
C. Contoh badan surat dengan 1 tanda tangan

15
D. Contoh badan surat dengan 2 tanda tangan

16
E. Contoh Surat Permohonan

17
F. Contoh Surat Undangan

18
G. Contoh Surat Himbauan

19
H. Contoh Surat Keterangan

20
I. Contoh Surat Tugas

21
J. Contoh Surat Mandat

22
K. Contoh Surat Peringatan

23
L. Contoh Surat Keputusan

24
 BAGIAN KE-2:
NOTA KESEPAHAMAN

25
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian
Memorandum of Understanding (MoU) dalam bahasa Indonesia diterjemahkan
dalam berbagai istilah, antara lain "nota kesepakatan", "nota kesepahaman", "perjanjian
kerja sama", "perjanjian pendahuluan". Di dalam Kitab Undang-Undang Hukum
Perdata (KUH Perdata) tidak dikenal apa yang dinamakan Nota Kesepahaman. Akan
tetapi apabila kita mengamati praktek pembuatan kontrak terlebih kontrak-kontrak
bisnis, banyak yang dibuat dengan disertai Nota Kesepahaman yang keberadaannya
didasarkan pada ketentuan Pasal 1338 KUH Perdata. Selain pasal tersebut, Pasal 1320
KUH Perdata tentang syarat sahnya perjanjian, khususnya yang berhubungan dengan
kesepakatan, dijadikan sebagai dasar pula bagi Nota Kesepahaman khususnya oleh
mereka yang berpendapat bahwa Nota Kesepahaman merupakan kontrak karena
adanya kesepakatan, dan dengan adanya kesepakatan maka ia mengikat. Apabila kita
membaca Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2000 tentang Perjanjian Internasional,
dapat dikatakan pula bahwa undang-undang tersebut merupakan dasar Nota
Kesepahaman.9

B. Tujuan
Adapun tujuan pembuatan nota kesepemahaman adalah sebagai berikut:
1. Mengadakan hubungan hukum
2. Sebagai suatu surat yang dibuat oleh salah satu pihak yang isinya memuat
kehendak
3. Surat tersebut ditujukan kepada pihak lain
4. Diharapkan pihak yang lain untuk membuat letter of intent yang sejenis untuk
menunjukkan niatnya.

C. Syarat Sah Perjanjian

Adapun syarat sah perjanjian dalam hal ini nota kesepahaman merujuk pada
Pasal 1320 KUH Perdata adalah sebagai berikut10:

9
“Penyusunan Memorandum of Understanding (MoU)”
https://www.bpkp.go.id/sesma/konten/320/penyusunan-memorandum-of-understanding-mou.bpkp (diakses
pada 24 Agustus 2022, pukul 07.00 WIB)
10
Tim Publikasi Hukumonline, “4 Syarat Sah Perjanjian di Mata Hukum”
https://www.hukumonline.com/berita/a/4-syarat-sah-perjanjian-di-mata-hukum-lt6273669575348 (diakses
pada 24 Agustus 2022, pukul 07.14 WIB)
1. Kesepakatan mereka yang mengikatkan dirinya
2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan
3. Suatu pokok persoalan tertentu
4. Suatu sebab yang tidak terlarang
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistematika Nota Kesepahaman
Dalam pembuatan nota kesepahaman yang baik, perlu dirumuskannya anatomi
atau sistematika nota kesepahaman itu sendiri agar timbul keseragaman pembuatan nota
kesepahaman baik di tingkat pusat maupun wilayah ketika pedoman ini disahkan.
Adapaun sistematika nota kesepahaman yang diharapkan adalah terdiri dari:
1. Judul Nota Kesepahaman
Judul ditentukan oleh para pihak. Dari judul yang ditentukan akan dapat
diketahui para pihak dalam Nota Kesepahaman tersebut, antara siapa dengan siapa,
serta sifat Nota Kesepahaman itu, apakah regional atau nasional.
Rumusan kalimat yang dipergunakan untuk menuliskan judul tidak sama antara
Nota Kesepahaman yang satu dengan Nota Kesepahaman yang lainnya. Judul
hendaknya menggunakan kalimat yang singkat, padat, dan mencerminkan apa yang
menjadi kehendak para pihak.
Secara struktur, judul memuat instansi para pihak, nomor, tahun, dan nama Nota
Kesepahaman serta judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan
di tengah halaman tanpa diakhiri tanda baca.
2. Pembukaan Nota Kesepahaman, terdiri dari:
a) Pencantuman hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat penandatangan saat
terjadinya Nota Kesepahaman dibuat.
b) Jabatan para pihak
- Menggambarkan kedudukan dan kewenangan yang bertindak atas nama
pihak yang bersangkutan
- Para pihak disebut PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA yang
merupakan perwakilan dari masing-masing pihak.
c) Konsideran atau pertimbangan
3. Substansi Nota Kesepahaman
Para pihak yang bermaksud mengadakan Nota Kesepahaman memiliki
kewenangan untuk bersama-sama menentukan apa yang akan menjadi isi Nota
 Kesepahaman. Isi Nota Kesepahaman11 menggambarkan apa yang dikehendaki
oleh mereka atau kedua belah pihak.
a) Maksud atau Tujuan
b) Ruang Lingkup Kegiatan
c) Hak dan Kewajiban
d) Pelanggaran dan Sanksi
e) Penyelesaian Perselisihan
f) Pengakhiran Perjanjian
g) Masa Berlaku
h) Force Majeure
i) Aturan Peralihan
4. Penutup Nota Kesepahaman
Bagian ini merupakan bagian akhir dari Nota Kesepahaman dan dirumuskan
dengan kalimat yang sederhana.
5. Bagian Tanda Tangan Para Pihak
Bagian ini terletak dibawah bagian penutup, dan pada bagian tersbeut para
pihak membubuhkan tanda tangan dan nama terangnya.
a) Keabsahan Nota Kesepahaman atau Nota Kesepakatan
Keabsahan nota kesepahaman harus dibubuhi dan ditandatangani para pihak
diatas materai 10000.
b) Penandatanganan Nota Kesepahaman
Dilakukan oleh kedua belah pihak yang ditulis dengan huruf kapital Posisi
PIHAK PERTAMA di bagian kiri bawah sedangkan posisi PIHAK KEDUA di
bagian kanan bawah dari naskah.
B. Ketentuan Penulisan Nota Kesepahaman
Nota kesepahaman merupakan sebuah dokumen penting yang dalam
penyususnannya perlu diperhatikan agar keabsahannya bisa dipertanggungjawabkan
dikemudian hari nanti oleh pihak-pihak yang berkaitan. Nota kesepahaman perlu
dituliskan dalam kertas ukuran F4 dan dengan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
1. Judul Nota Kesepahaman ditulis dengan:
- Ukuran huruf : 14pt

11
Struktur pada pedoman ini hanya sebagai gambaran umum, sehingga apabila ada kebutuhan bentuk struktur
lainnya yang lebih dibutuhkan sangat diperbolehkan.
 - Line spacing : 1.5 tanpa spasi setelah paragraf
- Jenis huruf : Times New Roman
- Gaya huruf : Tebal
2. Judul pasal dan ayat
- Ukuran huruf : 12pt
- Line spacing : 1.5 tanpa spasi setelah paragraf
- Jenis huruf : Times New Roman
- Gaya huruf : Tebal
3. Isi ayat
- Ukuran huruf : 12pt
- Line spacing : 1 tanpa spasi setelah paragraf
- Jenis huruf : Times New Roman
- Gaya huruf : Tidak ada
4. Ketentuan lainnya menyesuaikan dengan ketentuan surat pada bagian pedoman
administrasi ini yang tidak terpisahkan.
C. Arsip Nota Kesepahaman
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Hal ini termasuk nota
kesepahaman yang dilakukan oleh IKAHIMATIKA Indonesia. Sehingga seluruh nota
kesepahaman di catat berdasarkan klasifikasi tertentu.
1. Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi ini dibedakan menjadi dua jenis, yakni Internal dan Eksternal
IKAHIMATIKA Indonesia.
2. Media Pengarsipan
Adapun ketentuan media pengarsipan dapat merujuk pada bagian pembahasan
persuratan yang tidak terpisahkan pada pedoman administrasi ini.
 LAMPIRAN
Format Nota Kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU)12

12
Link format nota kesepahaman: https://bit.ly/NotKes
 BAGIAN KE-3:
NOTULEN RAPAT
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti notulen rapat adalah
catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan
dan diputuskan.13 Notulen merupakan catatan detail dan terperinci yang mencatat hal-
hal apa saja yang dibicarakan pada suatu rapat.
B. Fungsi
Adapun fungsi notulen rapat adalah sebagai berikut14:
1. Menjadi Panduan
Notula rapat dapat menjadi pedoman keputusan penting suatu instansi
atau organisasi. Hal ini karena notulen rapat mencatat hasil rapat secara rinci,
agar catatan tersebut dapat menjadi pedoman ketika kita mulai mengerjakan
suatu kegiatan. Notulensi juga menunjukkan siapa yang bertanggung jawab
untuk setiap proyek-proyek yang berlangsung.
2. Sebagai Pengingat
Notula rapat menjadi satu rangkuman penting dari hasil rapat tersebut.
Hasil rapat yang kadang banyak dan detail tidak akan mudah untuk peserta rapat
ingat, apalagi jika kita peserta rapat sibuk dengan banyak jadwal rapat. Dengan
notulen rapat, tentunya kita tidak akan melewatkan rencana tugas apapun,
karena semuanya tercatat dengan jelas dan teratur di dalamnya.
3. Menghemat Waktu
Notulen rapat juga dapat menghemat waktu diskusi karena semua
anggota tim telah mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka sendiri.
Anggota tidak perlu terus bertanya tentang tugas dan tanggung jawabnya karena
semuanya telah ada dalam risalah rapat.
4. Referensi anggota yang tidak hadir saat rapat
Pembuatan Notulen Rapat yang detail dan terperinci akan sangat
membantu anggota yang tidak hadir saat rapat berlangsung. Sehingga tidak

13
Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, “Notula” https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/notula (diakses
pada 24 Agustus 2022, pukul 08.00 WIB)
14
Anak Agung Istri Karlita Aprilianti, “Contoh Notulen Rapat Lengkap untuk Mencatat Seluruh Hasil rapat
Anda” https://www.hashmicro.com/id/blog/contoh-notulen-rapat/ (diakses pada 24 Agustus 2022, pukul
08.03 WIB)

33
perlu menjelaskan terlalu berlebihan kepada anggota yang tidak bisa
menghadiri rapat tersebut.

34
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistematika Notulen Rapat
Dalam pembuatan notulen rapat yang baik, perlu dirumuskannya anatomi atau
sistematika notulen rapat itu sendiri agar timbul keseragaman pembuatan notulen rapat
baik di tingkat pusat maupun wilayah ketika pedoman ini disahkan. Adapun sistematika
notulen rapat yang diharapkan adalah terdiri dari:
1. Sampul Buku Notulen Rapat15
2. Nama Bagian/Divisi/Panitia16
3. Judul rapat
4. Tempat dan waktu pelaksanaan rapat
5. Daftar anggota yang hadir rapat
6. Poin Pembahasan rapat
7. Hasil Keputusan rapat
8. Dokumentasi
B. Ketentuan Penulisan Notulensi
Nota kesepahaman merupakan sebuah dokumen penting yang dalam
penyususnannya perlu diperhatikan agar keabsahannya bisa dipertanggungjawabkan
dikemudian hari nanti oleh pihak-pihak yang berkaitan. Nota kesepahaman perlu
dituliskan dalam kertas ukuran F4 dan dengan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
1. Judul Notulensi rapat ditulis dengan:
- Ukuran huruf : 14pt
- Line spacing : 1.5 dengan spasi setelah paragraf
- Jenis huruf : Times New Roman
- Gaya huruf : Tebal
2. Isi Notulensi rapat ditulis dengan:
- Ukuran huruf : 12pt
- Line spacing : 1 tanpa spasi setelah paragraf
- Jenis huruf : Times New Roman
- Gaya huruf : Tidak ada

15
Disediakan oleh Wakil Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah, atau Sekretaris Subwilayah
16
Ditulis sekali dalam satu buku notulen rapat.

35
 3. Ketentuan lainnya menyesuaikan dengan ketentuan surat pada bagian pedoman
administrasi ini yang tidak terpisahkan.
C. Arsip Notulen Rapat
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Hal ini termasuk
notulen rapat yang dilakukan oleh IKAHIMATIKA Indonesia. Sehingga seluruh
notulen rapat di catat berdasarkan klasifikasi tertentu.
1. Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi ini dibedakan menjadi dua jenis, yakni Internal, terdiri dari
Bagian/Divisi/Panitia dan Eksternal IKAHIMATIKA Indonesia.
2. Media Pengarsipan
Adapun ketentuan media pengarsipan dapat merujuk pada bagian pembahasan
persuratan yang tidak terpisahkan pada pedoman administrasi ini.

36
 LAMPIRAN
Format Notulen Rapat
BADAN PENGURUS HARIAN
PENGURUS PUSAT IKAHIMATIKA INDONESIA

Judul Rapat : Rapat Rutin Triwulan

Tempat : Google Meet (Link: .... )
Tanggal : 10 November 2022
Waktu : 19.30-20.00 WIB
Kehadiran :
1. Naurah Zahwa
2. Putri Ramadyana
3. Rifqi Hibatul Wafi
Poin Bahasan :
1. Evaluasi Setengah Periode
Pembahasan :
1. Perlu diadakannya pertemuan seluruh pengurus pusat pada minggu depan
Dokumentasi :

Judul Rapat : Rapat Evaluasi BPH

Tempat : Google Meet (Link: .... )
Tanggal : 17 Januari 2023
Waktu : 19.30-20.00 WIB
Kehadiran :

Poin Bahasan :

Pembahasan :

Dokumentasi :

37
 BAGIAN KE-4:
PROPOSAL KEGIATAN
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian
Menurut KBBI, definisi proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk
rancangan kerja.17 IKAHIMATIKA Indonesia sebagai sebuah organisasi nasional yang
menghimpun seluruh Himpunan Mahasiswa Matematika sangat jelas akan selalu
memiliki sebuah kegiatan yang dilakukan dalam satu periodenya. Kegiatan tersebut
bertujuan untuk memberikan dampak baik secara individu mahasiswanya, maupun
untuk Anggota IKAHIMATIKA Indonesia yang sebagaimana termaktub dalam
AD/ART IKAHIMATIKA Indonesia. Oleh karena itu, seluruh rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan sudah seharusnya menggunakan proposal kegiatan yang diharapkan
dapat memudahkan pihak-pihak yang bersangkutan mudah memahaminya.

B. Fungsi
Adapun fungsi proposal18 kegiatan di IKAHIMATIKA, yaitu:
1. Untuk memberikan informasi detail tentang suatu kegiatan ketika mengajukan
dana, misalnya perayaan, seminar, pelatihan, dan lainnya.
2. Untuk melakukan penelitian yang berkenaan dengan agama, sosial, politik,
ekonomi, budaya, dan lainnya.
3. Untuk mendirikan usaha kecil, menengah, atau besar.
4. Untuk mengajukan tender dari lembaga-lembaga pemerintah atau swasta.

17
Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, “Proposal” https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/proposal
diakses pada 26 Agustus 2022 pukul 19.54 WIB.
18
Serafica Gischa, “Pengertian Proposal, Fungsi, dan Kerangkanya”
https://www.kompas.com/skola/read/2022/04/08/130000269/pengertian-proposal-fungsi-dan-
kerangkanya?page=all#:~:text=Fungsi%20proposal&text=Untuk%20memberikan%20informasi%20detail%20te
ntang,kecil%2C%20menengah%2C%20atau%20besar. Diakses pada 30 Agustus 2022 pukul 16.43 WIB.

39
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistematika Proposal Kegiatan
Dalam pembuatan proposal kegiatan yang baik, perlu dirumuskannya anatomi
atau sistematika proposal kegiatan itu sendiri agar timbul keseragaman pembuatan
proposal kegiatan baik di tingkat pusat maupun wilayah ketika pedoman ini disahkan.
Adapun sistematika proposal kegiatan yang diharapkan adalah minimal terdiri dari:
1. Sampul Proposal Kegiatan
Susunan isi sampul beserta format penulisan pada masing-masing bagian
disesuaikan kembali, namun secara isi minimal harus terdapat:
a. Nama kegiatan dengan tahun kegiatannya; Misal: Musyawarah Kerja
Nasional 2022
b. Nama lembaga yang menaunginya; Misal: IKAHIMATIKA Indonesia
Wilayah VI
c. Tema kegiatan.
d. Tanggal Pelaksanaan Kegiatan.
2. Lembar Pengesahan
Pada bagian ini perlu dibedakan bagian pengesahannya terlebih dahulu
menjadi dua, yakni:
a. Bagian Mahasiswa
Teruntuk bagian ini pengesahan minimal dilakukan oleh Ketua Panitia,
Ketua Himpunan, dan Pimpinan tertinggi pada wilayah hukum tersebut
(Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah/Koordinator Sub Wilayah).
b. Bagian Birokrasi Kampus
Teruntuk bagian ini pengesahan mengikuti ketentuan dari pihak
perguruan tinggi yang bersangkutan.
3. Latar Belakang
Berisikan penjelasan yang menyebabkan kegiatan yang terkait akan
dilaksanakan.
4. Landasan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjadi dasar kegiatan tersebut dilaksanakan.
5. Tujuan Kegiatan
Berisikan arahan dan pemusatan kegiatan yang akan dilakukan.

40
 6. Sasaran Kegiatan
7. Panitia Kegiatan
Berisikan seluruh panitia yang berperan dalam kegiatan tersebut.
8. Susunan Kegiatan
Berisikan seluruh rangkaian kegiatan yang akan dilakukan yang ditulis
secara jelas dan rinci. (Format tabel terlampir)
9. Ketentuan Peserta Kegiatan
Berisikan beberapa hal yang menjadi pedoman calon peserta pada kegiatan
tersebut nantinya, yakni:
a. Persyaratan Peserta Kegiatan
b. Perlengkapan Peserta Kegiatan
c. Peraturan Peserta Kegiatan pada kegiatan tersebut.
d. Jika memang ada ketentuan lainnya, boleh disertakan pada bagian ini
sebagai kelanjutannya.
10. Rincian Penggunaan Dana Peserta
Berisikan rencana penggunaan HTM. (Format tabel terlampir)
11. Lampiran Format Surat Rekomendasi
Berisikan template surat rekomendasi yang dapat dijadikan acuan oleh calon
peserta kegiatan dalam memenuhi persyaratan kegiatan tersebut.
12. Penutup
Berisikan minimal penekanan bahwa proposal yang dibuat merupakan
bentuk sungguh-sungguh dari panitia.
B. Arsip Proposal Kegiatan
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Hal ini termasuk
proposal kegiatan yang dilakukan oleh IKAHIMATIKA Indonesia. Sehingga seluruh
proposal kegiatan di catat berdasarkan klasifikasi tertentu.
1. Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi ini berdasarkan periode Pengurus IKAHIMATIKA, yakni pusat,
wilayah, ataupun subwilayah yang sedang menjabat.
2. Media Pengarsipan
Adapun ketentuan media pengarsipan dapat merujuk pada bagian pembahasan
persuratan yang tidak terpisahkan pada pedoman administrasi ini.

41
 LAMPIRAN
Format tabel susunan kegiatan
No. Tanggal Waktu Acara Tempat Keterangan
1.
2.

Format tabel rincian penggunaan dana peserta

Harga Satuan Jumlah
No. Penggunaan Dana Volume Satuan
(Rp) (Rp)
1.
2.
Jumlah Total (Rp)

42
 BAGIAN KE-5:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(LPJ)
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian LPJ
Laporan Pertanggung Jawaban atau LPJ adalah sebuah laporan yang berbentuk
dokumen tertulis berisikan laporan suatu kegiatan yang telah terlaksana. Laporan ini
sangat diperlukan sebagai bukti otentik IKAHIMATIKA Indonesia selama
menjalankan kepengurusannya. Penyusunan laporan ini sangat berguna tidak hanya
bagi pihak internal organisasi tersebut, namun juga pihak eksternal organisasi apabila
memang diperlukan.19
B. Fungsi LPJ
Adapun fungsi dari LPJ adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh
pelaksanaan kegiatan yang telah berjalan.20

C. Prinsip-Prinsip LPJ21
Adapun LPJ yang baik terdapat hal-hal yan harus tersampaikan, yakni:
1. Informasi Rinci
Dalam menyusun LPJ, harus menuliskan informasi dengan rinci dari mulai
pelaksanaan kegiatan hingga penggunaan dana. Semua data ahrus ditulis secara
detail dan tidak ada yang tertinggal.
2. Sistematis dan Terpadu
Sistematis berarti sesuai dengan urutan atau susunan yang benar, sedangkan
terpadu berarti saling berkaitan antara bagian satu dengan bagian yang lain.
3. Transparan dan Komprehensif
Transparan berarti menulisnya dengan yang sebenar-benarnya tanpa ada yang
harus dilebihkan maupun dikurangkan. Hal ini termasuk validasi seluruh laporan
dengan bukti yang dilampirkan jika memang diperlukan.
Komprehensif berarti memuat keseluruhan informasi yang perlu, yakni mampu
menjawab pertanyaan “5W+1H”, yang terdiri dari Apa, Siapa, Mengapa, Kapan,
Dimana, dan Bagaimana.

19
Annastasya Berliana Dunda, “LPJ adalah Laporan Pertanggungjawaban, Berikut Fungsinya!”
https://www.hashmicro.com/id/blog/lpj-adalah-laporan-pertanggungjawaban-berikut-fungsinya/ diakses pada
31 Agustus 2022 pukul 03.14 WIB.
20
Ibid.
21
Ibid.

44
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistematika LPJ
Dalam pembuatan LPJ yang baik, perlu dirumuskannya anatomi atau
sistematika LPJ itu sendiri agar timbul keseragaman pembuatan LPJ baik di tingkat
pusat maupun wilayah ketika pedoman ini disahkan. Adapun sistematika LPJ yang
diharapkan adalah terdiri dari:
1. Pendahuluan
2. Isi
Pada bagian ini disesuaikan dengan masing-masing posisi jabatan, yakni:
a. Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah, berupa:
1) IKAHIMATIKA Indonesia/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah
____ Periode ___-___
a) Visi
b) Misi
c) Tujuan
d) Fungsi
e) Peran
f) Pengurus
2) Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
3) Bagian Tambahan (Opsional)22
b. Wakil Sekretaris Jenderal/Sekretaris Wilayah, berupa:
1) Laporan Administrasi Kepengurusan, disertakan lampiran laporan
administrasi.
2) Bagian Tambahan (Opsional)23
c. Bendahara Pusat/Bendahara Wilayah, berupa:
1) Laporan Keuangan Kepengurusan
a) Disertakan lampiran laporan keuangan umum
b) Disertakan lampiran keuangan program kerja divisi
c) Disertakan lampiran keuangan khusus IKAHIMATIKA Peduli

22
Bagian tambahan ini merupakan bagian opsional berisikan hal-hal yang belum terakomodir oleh poin-poin
lainnya. Format isinya menyesuaikan yang akan dilaporkan namun tetap harus tersusun sesuai Prinsip-Prinsip
LPJ yang telah dijelaksan pada bagian sebelumnya.
23
Ibid.

45
 d) Disertakan bukti-bukti pengeluaran atau pemasukan dana,
berdasarkan lampiran keuangan poin a), b), dan c).
e) Bagian Tambahan (Opsional)24
d. Koordinator Subwilayah, berupa:
1) Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
2) Laporan Keadaan Subwilayah
3) Bagian Tambahan (Opsional)25
e. Divisi, berupa:
1) Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
2) Laporan Program Kerja
3) Bagian Tambahan (Opsional)26
3. Evaluasi dan Rekomendasi
4. Penutup
B. Ketentuan LPJ
Penyusunan LPJ agar menjadi sebuah keseragaman pelaporan
pertanggungjawaban di tubuh IKAHIMATIKA Indonesia secara keseluruhan. Maka
diperlukan ketentuan yang mengaturnya sebagai berikut:
1. Laporan pertanggungjawaban IKAHIMATIKA Indonesia ditulis dengan
menggunakan:
a. Huruf : Times New Roman
b. Ukuran : 12
c. Jarak Baris : 1.15pt
d. Ukuran kertas : A4
e. Margin:
1) Kiri : 3 cm
2) Kanan : 2 cm
3) Atas : 2 cm
4) Bawah : 2 cm
2. Sekretaris Jenderal dan Koordinator Wilayah memiliki format Laporan
Pertanggungjawaban yang sama.

24
Ibid.
25
Ibid.
26
Ibid.

46
 3. Wakil Sekretaris Jenderal dan Sekretaris Wilayah memiliki format Laporan
Pertanggungjawaban yang sama.
4. Bendahara Pusat dan Bendahara Wilayah memiliki format Laporan
Pertanggungjawaban yang sama.
5. Divisi-divisi yang ada pada kepengurusan pusat ataupun kepengurusan wilayah
memiliki format Laporan Pertanggungjawaban yang sama.
6. Koordinator Subwilayah memiliki format Laporan Pertanggungjawaban tersendiri.
7. Jika pada subwilayah memiliki bentuk kepengurusan seperti pada kepengurusan
pusat ataupun wilayah, maka format Laporan Pertanggungjawaban boleh mengikuti
dengan format yang sama dengan kepengurusan pusat atau wilayah tergantung
kesepakatan antara Koordinator Wilayah dengan Koordinator Subwilayah.
8. Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan pusat disampaikan pada saat
Musyawarah Tahunan Nasional dan Kongres IKAHIMATIKA Indonesia.
9. Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan wilayah disampaikan pada saat
Musyawarah Tahunan Wilayah dan Musyawarah Wilayah IKAHIMATIKA
Indonesia Wilayah.
C. Arsip LPJ
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Hal ini termasuk LPJ
yang dilakukan oleh IKAHIMATIKA Indonesia. Sehingga seluruh LPJ
IKAHIMATIKA Indonesia di catat berdasarkan klasifikasi tertentu.
1. Klasifikasi Pengarsipan
Klasifikasi ini berdasarkan periode Pengurus IKAHIMATIKA, yakni pusat,
wilayah, ataupun subwilayah yang sedang menjabat.
2. Media Pengarsipan
Adapun ketentuan media pengarsipan dapat merujuk pada bagian pembahasan
persuratan yang tidak terpisahkan pada pedoman administrasi ini.

47
 LAMPIRAN
Format Sekretaris Jenderal dan Koordinator Wilayah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS JENDERAL/KOORDINATOR WILAYAH __
IKAHIMATIKA INDONESIA/IKAHIMATIKA INDONESIA WILAYAH __
PERIODE ____-____
A. Pendahuluan
B. IKAHIMATIKA Indonesia/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _ Periode __-__
1. Visi
2. Misi
3. Tujuan
4. Fungsi
5. Peran
6. Pengurus
C. Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
D. Bagian Tambahan (Opsional)
E. Evaluasi dan Rekomendasi
F. Penutup

(diletakkan disebelah kanan)

Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah
IKAHIMATIKA Indonesia/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _
Periode __-__

NAMA
NIM: ______

48
Format Wakil Sekretaris Jenderal dan Sekretaris Wilayah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
WAKIL SEKRETARIS JENDERAL/SEKRETARIS WILAYAH __
IKAHIMATIKA INDONESIA/IKAHIMATIKA INDONESIA WILAYAH __
PERIODE ____-____
A. Pendahuluan
B. Laporan Administrasi Kepengurusan
Contoh lampiran laporan administrasi surat keluar:
SURAT KELUAR27
(Kode Surat)28-(Jenis Surat)29
Tanggal
No Nomor Surat Keterangan
Keluar

(Kode Surat)-(Jenis Surat)

Tanggal
No Nomor Surat Keterangan
Keluar

(Kode Surat)-(Jenis Surat)

Tanggal
No Nomor Surat Keterangan
Keluar

REKAPITULASI SURAT KELUAR30

Kode
No Jenis Surat Jumlah
Surat

Jumlah Total

Contoh lampiran laporan administrasi surat masuk:

27
Penulisan tabel surat keluar berdasarkan jenis surat untuk tiap-tiap tabelnya serta diurutukan berdasarkan
nomor surat pada masing-masing jenis surat.
28
Kode surat berdasarkan ketentuan kode surat yang berlaku, baik itu 01 s.d. 08 maupun SK s.d. NK.
29
Jenis surat berdasarkan ketentuan jenis surat yang berlaku dan bersesuaian dengan kode surat yang
digunakan.
30
Dibuatkan satu tabel tambahan sebagai rekapan jumlah keseluruhan surat yang telah dikeluarkan
berdasarkan tabel setiap jenis surat

49
 SURAT MASUK31
Tanggal
No Nomor Surat Perihal Keterangan
Masuk

C. Bagian Tambahan (Opsional)

D. Evaluasi dan Rekomendasi
E. Penutup

(diletakkan disebelah kanan)

Wakil Sekretaris Jenderal/Sekretaris Wilayah
IKAHIMATIKA Indonesia/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _
Periode __-__

NAMA
NIM: ______

31
Diurutkan berdasarkan tanggal surat tersebut diterima oleh Wakil Sekretaris Jenderal/Sekretaris Wilayah

50
Format Bendahara Pusat dan Bendahara Wilayah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BENDAHARA PUSAT/BENDAHARA WILAYAH __
IKAHIMATIKA INDONESIA/IKAHIMATIKA INDONESIA WILAYAH __
PERIODE ____-____
A. Pendahuluan
B. Laporan Keuangan Kepengurusan

Contoh lampiran laporan keuangan umum:

No Tanggal Keterangan Pemasukan Pengeluaran Saldo
Uang Kas
1 2 Mei 2021 Rp30.000,00 0 Rp30.000,00
Himpunan A
Uang Kas
2 5 Mei 2021 Rp30.000,00 0 Rp30.000,00
Himpunan B

Contoh lampiran laporan keuangan program kerja divisi:

DIVISI ___
Nama Program Kerja
Pemasukan
No Keterangan Jumlah Nominal Total
1 HTM Peserta 30 Rp10.000,00 Rp300.000,00
2 Benpus/Benwil 1 Rp500.000,00 Rp500.000,00
Total Rp800.000,00
Pengeluaran
No Keterangan Jumlah Nominal Total
1 Fee Pemateri 2 Rp150.000,00 Rp300.000,00
2 Medali 3 Rp50.000,00 Rp150.000,00
Total Rp450.000,00
SISA Rp350.000,00

Contoh lampiran laporan keuangan khusus IKAHIMATIKA Peduli:

IKAHIMATIKA PEDULI __
No Tanggal Pemasukan Pengeluaran Saldo
1 2 Mei 2021 Rp150.000,00 0 Rp150.000,00
2 5 Mei 2021 Rp50.000,00 0 Rp200.000,00
3 10 Mei 2021 0 Rp200.000,00 0

Disertakan lampiran bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan dana

C. Bagian Tambahan (Opsional)
D. Evaluasi dan Rekomendasi
E. Penutup

51
 (diletakkan disebelah kanan)
Bendahara Pusat/Bendahara Wilayah
IKAHIMATIKA Indonesia/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _
Periode __-__

NAMA
NIM: ______

52
Format Koordinator Subwilayah

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KOORDINATOR SUBWILAYAH __
(WILAYAH HUKUM ATAU JANGKAUAN)
IKAHIMATIKA INDONESIA WILAYAH __
PERIODE ____-____
A. Pendahuluan
B. Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
C. Laporan Keadaan Subwilayah __
Contoh lampiran laporan keadaan subwilyah32:
No Kota/Kab Nama Himpunan Kondisi
HIMAPTIKA Universitas Kurang aktif, perlu
1 Kediri
Nusantara PGRI diadakan kunjungan
HMPS Delta Universitas Aktif, lebih ditingkatkan
2 Ponorogo
Muhammadiyah Ponorogo lagi dalam hal komunikasi

D. Bagian Tambahan (Opsional)

E. Evaluasi dan Rekomendasi
F. Penutup

(diletakkan disebelah kanan)

Koordinator Subwilayah __
(Wilayah Hukum atau Jangkauan)
IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _
Periode __-__

NAMA
NIM: ______

32
Kesimpulan bisa ditaruh dibagian penutup atau dibagian laporan keadaan subwilayah

53
Format Divisi-Divisi

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DIVISI __
IKAHIMATIKA INDONESIA/IKAHIMATIKA INDONESIA WILAYAH __
PERIODE ____-____
A. Pendahuluan
B. Kondisi Objektif (Internal dan Eksternal)
C. Laporan Program Kerja
Nama Kegiatan
Penanggung Jawab
Tujuan
Sasaran Kegiatan
Parameter Keberhasilan
Laporan Kegiatan Bentuk Kegiatan
Pelaksanaan Kegiatan
(Waktu dan Tempat)
Terlaksana/Tidak
Hambatan
Solusi yang telah
diupayakan
Hasil dari solusi
Evaluasi
Saran/Rekomendasi

D. Bagian Tambahan (Opsional)

E. Evaluasi dan Rekomendasi
F. Penutup

Kepala Divisi __ Wakil Kepala Divisi __

IKAHIMATIKA Indonesia IKAHIMATIKA Indonesia
/IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _ /IKAHIMATIKA Indonesia Wilayah _
Periode __-__ Periode __-__

NAMA NAMA
NIM: ______ NIM: ______

54