MAKALAH

Menulis Pesan Negatif

Dosen Pengampu : R. HENDRI GUSAPTONO, DRS. MM.

Disusun oleh :
Muhammad Alfian 141210282
Aditya Muhammad Rizky 141210285
M Ariefky Azha Ichzulhaq 141210302
Ahmad Ghazy Sirajuddin 141210305
Rozzaq Alifiansyah Lafi 141210310

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta

2021

Page 1
Kata Pengantar

Dengan menyebut nama Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Puji syukur
kami panjatkan atas limpahan berkah dan karunianya, sehingga kelompok kami dapat
menyelesaikan makalah komunikasi bisnis Kami menyelesaikan makalah ini adalah karena rasa
tanggung jawab Kami sebagai mahasiswa yaitu sebagai bukti kepercayaan Dosen kepada Kami
dan juga untuk memenuhi tugas kami sebagai mahasiswa

Makalah ini kami susun dengan lengkap dan detail, sehingga mahasiswa dapat memahami
mengenai informasi disampaikan. Kami juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada seluruh
pihak yang sudah berkontribusi dalam penyelesaian makalah ini.

Kami juga menyadari bahwa kami masih memiliki banyak kekurangan dalam penyusunan
makalah ini. Kamu memohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penyusunan kata, sehingga
kami membuka dan menerima kritik dan saran bagi seluruh pembaca.

Akhir kata Kami sampaikan, semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi seluruh orang yang
membaca. Kami juga berharap, agar makalah ini bisa menjadi sumber yang berguna di kemudian
hari.

Page 2
 Daftar Isi

Kata Pengantar .......................................................................................................................... 2

BAB 1 .......................................................................................................................................... 4

Pendahuluan ............................................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................................................. 4
1.3 Tujuan .................................................................................................................................... 5

BAB II ......................................................................................................................................... 6
2.1 Proses Penulisan Tiga Langkah Untuk Pesan negative ........................................................ 6
2.2 Pendekatan Langsung Pesan Negatif ..................................................................................... 7
2.3 Pendekatan Tidak Langsung Pesan Negatif ........................................................................... 8
2.4 Mempertahankan Standar Etika dan Etiket Yang Tinggi ...................................................... 9
2.5 Mengirim Pesan Negatif Tentang Masalah Binis Rutin ...................................................... 10
2.6 Mengirim Berita Negatif Organisasi .................................................................................... 12
2.7 Mengirim Pesan Ketenagakerjaan Negatif .......................................................................... 14

BAB III...................................................................................................................................... 17

PENUTUP ................................................................................................................................. 17
3.1 Kesimpulan .......................................................................................................................... 17
3.2 Saran .................................................................................................................................... 17

Reference .................................................................................................................................. 18

Page 3
 BAB 1

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, selalu ada dua sisi dalam penyampaian pesan-pesan bisnis, di mana ada
pesan-pesan bisnis menyenangkan, dan ada juga pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan
atau mengecewakan bagi pihak lain. Pesan bisnis yang tidak menyenangkan memiliki bentuk
yang sangat bervariasi, seperti bad news yang berkaitan dengan produk, pelayanan/jasa, dan
pekerjaan.

Contohnya Tidak ada yang suka mendengar tentang kenaikan harga, apakah itu biaya kuliah,
makanan favorit Anda, atau naik taksi. Sayangnya, kenaikan harga adalah fakta kehidupan dalam
bisnis ketika biaya meningkat atau kondisi bisnis berubah. Pada saat yang sama, konsumen tidak
suka terus menunggu ketika mereka menginginkan sesuatu. Dan ketika sesuatu itu naik taksi ke
pertemuan penting atau restoran favorit, konsumen benar-benar tidak suka menunggu.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, penyajian makalah dirumuskan ke dalam beberapa

hal yang penting :

1. Apa saja proses atau langkah untuk menulis pesan negatif

2. Pentingnya mengetahui cara penyampaian pesan negatif
3. Bagaimana cara menulis pesan negatif yang bagus dan efektif
4. Apa saja faktor yang dipertimbangkan ketika menulis pesan negatif

Page 4
1.3 Tujuan

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, tujuan makalah ini
untuk :

1. Memahami cara penyampaian pesan negatif dengan benar

2. Menjelaskan langkah penyusunan pesan negatif
3. Mengetahui hal yang diperhatikan dalam menulis pesan negatif

Page 5
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Proses Penulisan Tiga Langkah Untuk Pesan negative

Pesan negatif atau bad news merupakan pesan yang memiliki dampak kurang menyenangkan
bagi para audiens, tidak ada seorangpun yang suka ketika menerima dan juga ketika
menyampaikan pesan buruk atau bad news.

Adapun tujuan dari pesan negative yaitu:

 Menyampaikan berita buruk

 Memperoleh penerimaan tentang berita buruk
 Mempertahankan niat baik pembaca
 Menjaga cita baik perusahaan
 Minimalkan atau hilangkan korespondensi di masa mendatang tentang masalah tersebut

Proses penulisan 3 langkah untuk pesan negative

 Merancang pesan ngatif

Dalam menulis pesan negative ada bebrapa hal yang harus diperhatikan agar tidak terjadi
kerusakan hubungan bisnis atau mendorong penerimaan pesan, kita harus bisa menganalisa
situasi seperti mempertimbangkan tujuan secara menyeluruh, mempertimbangkan kebutuhan
audiens, memilih media yang tepat, dan mengornaisasi pesan dengan efektif.

 Menulis pesan negative

Dalam menulis pesan dimulai dengan pendekatan kepada audiens seperti menggunakan
bahasa yang sopan, menunjukan rasa hormat, menghindari nada bicara yang terkesan
menuduh dan menekankan pada kata-kata yang positif.

 Menyelesaikan pesan negative

Di tahap penyelesaian pesan negative merevisi pesan dengan cermat untuk memastikan
semuanya jelas, lengkap, dan ringkas karena kekurangan sekecil apapun bisa berdampak
buruk ketika audiens berekasi pada pesan negative.

Page 6
Faktor-faktor yang diperhatikan ketika memilih antara pendekatan langsung dan tidak langsung
untuk pesan negative:

 Apakah Anda perlu segera mendapatkan perhatian pembaca?

Jika situasinya darurat, atau jika seseorang mengabaikan pesan berulang kali, pendekatan
langsung dapat membantu Anda mendapatkan perhatian dengan cepat.
 Apakah penerima lebih menyukai gaya komunikasi langsung?
Beberapa penerima lebih memilih pendekatan langsung apa pun yang terjadi, jadi jika
Anda mengetahuinya, lakukan dengan langsung.
 Seberapa pentingkah berita ini bagi pembaca?
Untuk skenario kecil atau rutin, pendekatanlangsung hampir selalu yang terbaik. Namun,
jika pembaca memiliki investasi emosional dalam situasitersebut atau konsekuensinya
bagi pembaca cukup besar, pendekatan tidak langsung seringkali lebih baik, terutama jika
berita buruknya tidak terduga.
 Akankah kabar buruk itu datang sebagai kejutan?
Pendekatan langsung baik untuk banyak situasi bisnis di mana orang memahami
kemungkinan menerima berita buruk. Namun, jika berita buruk itu mungkin mengejutkan
pembaca, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka
mempersiapkannya.

2.2 Pendekatan Langsung Pesan Negatif

Pesan negatif dengan pendekatan langsung dibuka dengan berita buruk, dilanjutkan dengan
alasan situasi atau keputusan, dan diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan untuk
menjaga hubungan baik dengan audiens. Tergantung pada situasinya, pesan tersebut juga dapat
menawarkan alternatif atau rencana tindakan untuk memperbaiki situasi yang sedang
didiskusikan. Menyatakan berita buruk di awal dapat memiliki dua keuntungan: Memungkinkan
pesan yang lebih pendek, dan memungkinkan audiens untuk mencapai ide utama pesan dalam
waktu yang lebih singkat.

 Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk

seburuk apapun beritanya kita harus bisa menyampaikanya tetapi dengan tetap
mempertahankan dengan nada yang profesional, tenang, fokus pada berita bukan pada
kegagalan individu atau faktor pribadi.

 Berikan alasan dan tambahan informasi

Dalam bebrapa situasi, memberikan penjelasn dalam bentuk pernyataan sebagai renacana
unutk memperbaiki atau merespon berita buruk merupakan sebuah ide yang baik.

Page 7
  Tutup dengan catatan positif
Setelah menyampikan dan menjelaskan bertita negative, tutup pesan tersebut dengan
positif dengan jujur dan penuh hormat, jika sesuai berikan solusi alternative. Carilah
kesempatan unutk memasukan pernyataan positif tetapi yang tidak memberikan harapan
palsu.

2.3 Pendekatan Tidak Langsung Pesan Negatif

Pendekatan tidak langsung membantu mempersiapkan pembaca untuk berita buruk dengan
menyajikan alasannya terlebih dahulu. Namun, pendekatan tidak langsung adalah bukan
dimaksudkan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab
Anda. Sebaliknya, tujuan dari pendekatan ini adalah untuk meredakan pukulan dan membantu
pembaca menerima situasinya. Ketika dilakukan dengan buruk, pendekatan tidak langsung bisa
menjadi tidak sopan dan bahkan tidak etis. Tetapi bila dilakukan dengan baik, itu adalah contoh
yang baik dari komunikasi berorientasi audiens yang dibuat dengan memperhatikan etika dan
etiket. Memperlihatkan pertimbangan atas perasaan orang lain tidak pernah tidak jujur.

 Membuka Dengan Buffer

Pesan yang menggunakan pendekatan tidak langsung dibuka dengan buffer pernyataan netral
yang membangun kesamaan dengan pembaca tanpa mengungkapkan gagasan utama. Buffer
yang baik dapat mengungkapkan penghargaan Anda untuk dipertimbangkan (jika Anda
menanggapi permintaan), meyakinkan pembaca akan perhatian Anda pada permintaan, atau
menunjukkan pemahaman Anda tentang kebutuhan pembaca. Buffer yang baik juga harus
relevan dan tulus. Buffer yang ditulis dengan baik membangun kesamaan dengan pembaca.
Buffer yang ditulis dengan buruk menyesatkan atau menghina pembaca. Sebaliknya, buffer yang
ditulis dengan buruk mungkin meremehkan kekhawatiran pembaca, mengalihkan perhatian dari
masalah dengan sanjungan yang tidak tulus atau materi yang tidak relevan, atau menyesatkan
pembaca untuk berpikir bahwa pesan Anda benar-benar berisi kabar baik.

 Memberikan Alasan dan Informasi Tambahan

Buffer yang efektif berfungsi sebagai transisi ke bagian berikutnya dari pesan Anda, di mana
Anda membangun penjelasan dan informasi yang akan berujung pada berita negatif Anda.
Bagian penjelasan yang ideal mengarahkan pembaca ke kesimpulan Anda sebelum Anda

Page 8
langsung keluar dan mengatakannya. Dengan kata lain, pembaca telah mengikuti alur penalaran
Anda dan siap untuk jawabannya. Dengan memberikan alasan Anda secara efektif, Anda
membantu mempertahankan fokus pada masalah yang dihadapi dan meredakan emosi yang
selalu menyertai berita buruk yang signifikan. Bahkan alasan yang valid dan dipikirkan dengan
matang tidak akan meyakinkan setiap pembaca dalam setiap situasi. Namun, jika Anda telah
melakukan pekerjaan yang baik dalam menyusun alasan Anda, Anda telah melakukan semua
yang Anda bisa untuk mempersiapkan pembaca untuk gagasan utama, yang merupakan berita
negatif itu sendiri

 Melanjutkan Dengan Pernyataan Yang Jelas Tentang Kabar Buruk

Setelah Anda dengan cermat dan logis menetapkan alasan Anda dan pembaca siap menerima
kabar buruk, Anda dapat menggunakan tiga teknik untuk menyampaikan informasi negatif
sejelas dan seramah mungkin. Pertama, kurangi penekanan pada berita buruk: Kedua, jika sesuai,
gunakan conditional (jika atau Kapan) pernyataan yang menyiratkan bahwa audiens dapat
menerima, atau mungkin suatu hari nanti menerima, jawaban yang menyenangkan (“Bila Anda
memiliki lebih banyak pengalaman manajerial, Anda dipersilakan untuk melamar kembali”).
Pernyataan seperti itu dapat memotivasi pelamar untuk meningkatkan kualifikasi mereka Ketiga,
tekankan apa yang dapat Anda lakukan atau telah lakukan daripada apa yang tidak dapat Anda
lakukan.

 Tutup Dengan Catatan Positif

Dalam pendekatan tidak langsung menawarkan

kesempatan untuk menekankan rasa hormat Anda kepada audiens Anda, meskipun Anda baru
saja menyampaikan berita yang tidak menyenangkan. Ungkapkan harapan terbaik tanpa diakhiri
dengan nada optimis palsu. Jika Anda dapat menemukan sudut pandang positif yang berarti bagi
audiens Anda, pertimbangkan untuk menambahkannya ke kesimpulan Anda. Jenis kesimpulan
yang bisa digunakan :
- Hindari kesimpulan yang tidak pasti
- Kelola korespondensi di masa mendatang
- Expresikan optimism jika perlu
- Bersikap tulus

2.4 Mempertahankan Standar Etika dan Etiket Yang Tinggi

Semua pesan bisnis menuntut perhatian pada etika dan etiket, tentu saja, tetapi pertimbangan
ini menjadi sangat penting ketika Anda menyampaikan berita buruk karena beberapa alasan:

 Pertama, berbagai undang-undang dan peraturan mendikte konten dan penyampaian

banyak pesan bisnis dengan konten yang berpotensi negatif, seperti pelepasan informasi
keuangan oleh perusahaan publik.

Page 9
  Kedua, pesan negatif dapat memiliki dampak negatif yang signifikan pada kehidupan
mereka yang menerimanya. Bahkan jika berita tersebut disampaikan secara legal dan
hati-hati, praktik etika yang baik menuntut agar situasi ini didekati dengan hati-hati dan
sensitif.
 Ketiga, emosi sering memuncak ketika pesan negatif terlibat, baik untuk pengirim
maupun penerima. Pengirim perlu mengelola emosi mereka sendiri dan
mempertimbangkan keadaan emosional audiens mereka.

2.5 Mengirim Pesan Negatif Tentang Masalah Binis Rutin

Setiap perusahaan menerima berbagai macam permintaan dan tidak selalu menanggapinya
secara positif. Selain itu, kesalahan dan keadaan yang tidak terduga dapat menyebabkan
keterlambatan dan menimbulkan masalah kecil lainnya yang terjadi dalam perjalanan.
Terkadang, perusahaan harus mengirim pesan negatif kepada pemasok dan pihak lain. Sehingga
setiap perusahaan menyusun tanggapan dan pesan negatif secara rutin dengan cepat dan anggun
karena keterampilan itu penting bagi setiap pebisnis.

1. MEMBUAT PENGUMUMAN NEGATIF PADA MASALAH BISNIS RUTIN

Pengumuman negatif tentang masalah bisnis rutin biasanya ditangani dengan pendekatan
tidak langsung karena beritanya tidak terduga. Manajer membuat pengumuman negatif yang
tidak terduga melalui pendekatan tidak langsung merupakan pilihan yang baik. Ikuti langkah-
langkah yang digariskan untuk pesan tidak langsung: Buka dengan penyangga yang membangun
landasan bersama pembaca, tingkatkan alasan, umumkan perubahan, dan tutup dengan sebanyak
mungkin informasi dan sentimen positif yang sesuai dengan situasi saat itu.

2. MENOLAK SARAN DAN PROPOSAL

Manajer menerima berbagai saran dan proposal, baik yang diminta maupun yang tidak
diminta, dari sumber internal maupun eksternal. jika menolak proposal dari seorang karyawan,
jelaskan alasan secara lengkap dan hati-hati sehingga karyawan dapat memahami mengapa
proposal tersebut tidak diterima dan agar tidak merusak hubungan kerja.

3. MENOLAK PERMINTAAN RUTIN

Ketika tidak dapat memenuhi permintaan, tantangan komunikasi utama ialah memberikan
respons negatif yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negatif siapa pun. Pesan seperti itu
mungkin terlihat sederhana, mereka dapat menguji sebagai komunikator. Pendekatan langsung
adalah cara paling baik untuk merespons negatif rutin, karena membantu audiens mendapatkan

Page 10
jawaban dengan cepat dan beralih kepada kemungkinan lain, dan ini menghemat waktu karena
pesan langsung seringkali lebih mudah ditulis.

4. MENANGANI KABAR BURUK TENTANG TRANSAKSI

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak diinginkan. Ketika mengirim pesan seperti itu
memiliki tiga tujuan:

-Untuk mengubah harapan pelanggan, seperti menjanjikan pengiriman dalam 24 jam

-Menjelaskan bagaimana rencana untuk mengatasi situasi tersebut dan menyertakan permintaan
maaf yang sederhana diikuti dengan pernyataan yang jelas

-Untuk memperbaiki kerusakan yang telah terjadi pada hubungan bisnis, seperti menawarkan
diskon untuk pembelian di masa mendatang, mendapatkan barang dagangan gratis, atau
pertimbangan lainnya.

5. MENOLAK KLAIM DAN PERMINTAAN UNTUK PENYESUAIAN

Pelanggan yang mengajukan klaim cenderung secara emosional, sehingga pendekatan tidak
langsung menjadi pilihan yang baik untuk menolak permintaan tersebut. Tugas rumit untuk
menghindari menerima tanggung jawab atas situasi yang tidak menguntungkan, serta
menghindari menyalahkan atau menuduh pelanggan. Untuk menghindari jebakan ini, berikan
perhatian khusus pada nada surat. Tunjukkan bahwa telah mempertimbangkan keluhan dengan
cermat, lalu jelaskan dengan tentang mengapa menolak permintaan tersebut. Jika berurusan
dengan cukup banyak pelanggan dalam jangka waktu yang cukup lama, kemungkinan akan
mendapatkan permintaan yang keterlaluan dan menghina. Sangat penting mengendalikan emosi
untuk menghindari mengatakan atau menulis apa pun yang mungkin dianggap oleh penerima
sebagai pencemaran nama baik.

Saat menolak klaim :

-Tunjukkan pemahaman tentang keluhan

-Jelaskan alasan penolakan

-Sarankan tindakan alternatif (tidak ada hal positif yang dapat dihasilkan dari memusuhi
pelanggan, bahkan orang yang telah melecehkan. Tolak klaim atau permintaan penyesuaian
secara profesional).

Page 11
2.6 Mengirim Berita Negatif Organisasi

Berkomunikasi dalam keadaan normal

Perusahaan mungkin perlu mengirimkan berita negatif tentang bisnis mereka yang sedang
berjalan. Saat Anda merencanakan pesan semacam itu, berhati-hatilah untuk mempertimbangkan
semua audiens Anda dan kebutuhan unik mereka. Ingatlah bahwa peristiwa negatif yang
signifikan seperti penutupan pabrik dapat memengaruhi ratusan atau ribuan orang dalam
berbagai kelompok pemangku kepentingan.

Saat membuat pengumuman negatif, ikuti panduan berikut:

 Sesuaikan pendekatan Anda dengan situasi Anda.

Kenaikan harga yang moderat tidak mengejutkan sebagian besar pelanggan, jadi
pendekatan langsung tidak masalah. Namun, membatalkan produk yang dipercaya
banyak orang adalah masalah lain, jadi mungkin lebih baik untuk menulis pesan dengan
pendekatan tidak langsung.

 Pertimbangkan kebutuhan unik setiap kelompok.

Seperti yang diilustrasikan oleh contoh penutupan pabrik, berbagai orang memiliki
kebutuhan informasi yang berbeda.
 Berikan waktu yang cukup bagi setiap audiens untuk merespons sesuai kebutuhan.
Berita negatif seringkali menuntut pembaca untuk mengambil keputusan atau mengambil
tindakan, jadi jangan menambah stres dengan tidak memberikan peringatan.
 Beri diri Anda cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola respons.
Kemungkinan Anda akan menerima keluhan, pertanyaan, atau pengembalian produk
setelah Anda membuat pengumuman, jadi pastikan Anda siap dengan jawaban dan
informasi tindak lanjut tambahan.
 Carilah pandangan positif, tetapi jangan memproyeksikan optimisme palsu.
Jika menghilangkan tunjangan karyawan yang jarang digunakan berarti perusahaan dapat
berinvestasi lebih banyak dalam periklanan, tentu saja mempromosikan sudut positif itu.
Di sisi lain, memberhentikan 10.000 orang tidak memberi mereka “kesempatan untuk
menjelajahi cakrawala baru.” Ini adalah peristiwa traumatis yang dapat mempengaruhi
karyawan, keluarga mereka, dan komunitas mereka selama bertahun-tahun. Yang terbaik
yang dapat Anda lakukan adalah berterima kasih kepada orang-orang atas dukungan
mereka di masa lalu dan berharap mereka baik-baik saja di masa depan.
 Jika ragu, mintalah nasihat ahli.
Banyak pengumuman penting yang tidak menguntungkan mencakup unsur teknis,
keuangan, atau hukum penting yang memerlukan keahlian seorang pengacara, akuntan,
atau profesional lainnya.

Page 12
Merespons informasi negatif di lingkungan sosial media

Menanggapi secara efektif rumor dan informasi negatif di media sosial membutuhkan
keterlibatan terus-menerus dengan pemangku kepentingan dan keputusan yang cermat tentang
pesan mana yang harus ditanggapi. Menanggapi rumor dan melawan informasi negatif
membutuhkan upaya berkelanjutan dan keputusan kasus per kasus tentang pesan mana yang
memerlukan tanggapan.

Ikuti empat langkah berikut:

 Terlibat lebih awal, sering terlibat

Langkah terpenting dalam menanggapi informasi negatif harus

dilakukansebeluminformasi negatif muncul, dan itu adalah untuk terlibat dengan
komunitas pemangku kepentingan sebagai strategi jangka panjang.

 Memantau percakapan
Jika orang tertarik dengan apa yang dilakukan perusahaan Anda, kemungkinan besar
mereka adalah blogging, tweeting, podcasting, memposting video, menulis di Facebook,
dan berbagi pendapat mereka. Gunakan teknologi yang tersedia untuk mendengarkan apa
yang dikatakan orang.
 Evaluasi pesan negatif
Saat Anda menemukan pesan negatif, tahan keinginan untuk membalas dengan segera.
Sebaliknya, evaluasi sumber, nada, dan isi pesan—lalu pilih respons yang sesuai dengan
situasi.
 Tanggapi dengan tepat
Setelah Anda menilai pesan negatif, buatlah tanggapan yang sesuai berdasarkan rencana
hubungan masyarakat secara keseluruhan.

Berkomunikasi dalam krisis

Beberapa contoh paling kritis dari komunikasi bisnis terjadi selama krisis, yang dapat
mencakup kecelakaan industri, kejahatan atau skandal yang melibatkan karyawan perusahaan,
situasi penyanderaan di tempat, serangan teroris, pencurian informasi, insiden perusakan produk,
dan bencana keuangan. Selama krisis, pelanggan, karyawan, komunitas lokal, dan lainnya akan
menuntut informasi. Selain itu, rumor dapat menyebar secara tidak terduga dan tidak terkendali.
Anda juga dapat mengharapkan media berita turun dengan cepat, mengajukan pertanyaan kepada
siapa pun yang dapat mereka temukan.

Page 13
 Kunci keberhasilan upaya komunikasi selama krisis adalah memiliki rencana manajemen
krisis . Selain mendefinisikan prosedur operasional untuk menangani krisis, rencana ini
menguraikan tugas dan tanggung jawab komunikasi, yang dapat mencakup segala hal mulai dari
kontak media hingga templat rilis berita. Rencana tersebut harus secara jelas menentukan orang
mana yang berwenang untuk berbicara atas nama perusahaan, memberikan informasi kontak
untuk semua eksekutif kunci, dan menyertakan daftar outlet berita dan alat media sosial yang
akan digunakan untuk menyebarkan informasi.

2.7 Mengirim Pesan Ketenagakerjaan Negatif

Sebagai seorang manajer, Anda akan menemukan diri Anda dalam berbagai situasi di mana
Anda harus menyampaikan kabar buruk kepada karyawan individu atau karyawan potensial.
Penerima sering kali memiliki kepentingan emosional dalam pesan Anda, jadi mengambil
pendekatan tidak langsung biasanya disarankan. Selain itu, berhati-hatilah dalam memilih media
untuk pesan-pesan.

 Menolak permintaan referensi dan surat rekomendasi karyawan

Manajer mungkin mendapatkan permintaan surat rekomendasi dari pemberi kerja lain dan
dari karyawan sebelumnya. Saat mengirimkan penolakan kepada calon majikan yang telah
meminta informasi tentang karyawan sebelumnya, pesan Anda bisa singkat dan langsung Pesan
ini tidak perlu mengatakan, “Kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda.” Ini hanya memberi
pembaca semua informasi yang diizinkan. Menolak permintaan langsung pemohon untuk surat
rekomendasi adalah masalah lain. Penolakan apa pun untuk bekerja sama mungkin tampak
sebagai penghinaan pribadi dan ancaman bagi masa depan pelamar. Diplomasi dan persiapan
membantu pembaca menerima penolakan Anda. Pesan yang bijaksana menghindari menyakiti
perasaan pembaca karena membuat komentar positif tentang kegiatan terakhir pembaca,
menyiratkan penolakan, menyarankan alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan.

 Menolak permintaan rekomendasi jaringan sosial

Membuat rekomendasi di lingkungan jejaring sosial lebih rumit dari pada dengan surat
rekomendasi tradisional karena dukungan yang Anda berikan menjadi bagian dari profil online
Anda. Jejaring sosial memberi Anda sedikit lebih banyak fleksibilitas saat menanggapi
permintaan ini. Anda dapat dengan mudah mengabaikan atau menghapus permintaan—beberapa
orang membuat kebijakan pribadi untuk mengabaikan permintaan dari networker yang tidak
mereka kenal. Jika Anda memilih untuk membuat rekomendasi dan ingin menanggapi
permintaan, Anda dapat menulis sebanyak atau sesedikit informasi tentang orang tersebut sesuai
keinginan Anda. Berbeda dengan situasi dengan rekomendasi offline, Anda tidak perlu menulis
surat lengkap. Anda dapat menulis pernyataan yang lebih singkat, bahkan hanya satu kalimat
yang berfokus pada satu aspek positif. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk merespons
secara positif dalam situasi di mana Anda memiliki perasaan campur aduk tentang kemampuan
keseluruhan seseorang.

Page 14
  Menolak aplikasi pekerjaan

Penolakan lamaran adalah komunikasi rutin, tetapi mengatakan tidak tidak pernah mudah,
dan penerima secara emosional terlibat dalam keputusan tersebut. Selain itu, perusahaan harus
mewaspadai kemungkinan adanya tuntutan diskriminasi ketenagakerjaan.16Tentu saja, memiliki
praktik perekrutan yang adil dan tidak diskriminatif sangat penting, tetapi penolakan juga harus
ditulis dengan cara yang tidak secara tidak sengaja menunjukkan indikasi diskriminasi.

Adapun cara untuk menghindari penjelasan keputusan perusahaan dan menghindari

menyiratkan janji pertimbangan masa depan :

- Personalisasi pesan email dengan nama penerima

- Buka dengan ekspresi penghargaan yang sopan karena telah malamar
- Sampaikan pesan negative dengan sopan dan singkat
- Hindari menjelaskan mengapa sebagai gantinya
- Jangan menyiratkan bahwa akan ditinjau di kemudian hari
- Tutup dengan harapan positif untuk kesuksesan karir pelamar

 Memberi tinjauan kinerja negatif

Ulasan kinerjadirancang untuk memperjelas persyaratan pekerjaan, memberikan umpan balik

kepada karyawan tentang kinerja mereka relatif terhadap persyaratan tersebut, dan menetapkan
rencana tindakan pribadi untuk memastikan kinerja yang berkelanjutan di masa depan. Tinjauan
kinerja juga membantu perusahaan menetapkan standar organisasi dan mengomunikasikan nilai-
nilai organisasi. Selain itu, mereka mendokumentasikan bukti kinerja jika tindakan disipliner
diperlukan atau karyawan kemudian mempermasalahkan keputusan manajemen terkait gaji atau
promosi.

Jika Anda perlu menulis ulasan yang berisi informasi negatif, perhatikan hal-hal berikut:
- Masalah kinerja dokumen
- Mengevaluasi seluruh karyawan dengan konsisten
- Tutup dengan suara yang tenang dan objektif
- Fokus pada peluang dan perbaikan
- Tetap perbaharui deskripsi pekerjaan

 Menghentikan pekerjaan

Jika kinerja karyawan tidak dapat ditingkatkan ke standar perusahaan atau jika faktor-faktor
seperti penurunan penjualan menuntut pengurangan tenaga kerja, perusahaan sering kali tidak
punya pilihan selain memutuskan hubungan kerja. Seperti pesan pekerjaan negatif lainnya,
pemutusan hubungan kerja penuh dengan emosi dan konsekuensi hukum, jadi perencanaan yang
cermat, dokumentasi yang lengkap, dan penulisan yang sensitif sangat penting.

Page 15
 Pesan penghentian harus selalu ditulis dengan masukan dari staf hukum perusahaan, tetapi
berikut adalah pedoman penulisan umum yang perlu diingat:

- Tunjukkan dengan jelas alasan untuk tindakan yang sulit ini, apakah itu kinerja karyawan
atau keputusan bisnis yang tidak terkait dengan kinerja.
- Pastikan alasan disajikan dengan cara yang tidak dapat ditafsirkan sebagai tidak adil atau
diskriminatif.
- Ikuti kebijakan perusahaan, persyaratan kontrak, dan hukum yang berlaku untuk surat
tersebut.
- Hindari serangan atau hinaan pribadi dalam bentuk apa pun.
- Minta manajer lain untuk meninjau surat itu sebelum menerbitkannya. Peninjau objektif
yang tidak terlibat langsung mungkin menemukan kata-kata yang merepotkan atau alasan
yang salah.
- Kirimkan surat pemutusan hubungan kerja secara langsung jika memungkinkan. Atur
pertemuan yang akan memastikan privasi dan bebas dari interupsi.

Page 16
BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam menulis atau menyampaikan pesan negatif diperlukan berbagai macam faktor
dan cara agar pesan negatif bisa diterima oleh audiens dengan baik tanpa menyebabkan
perasaan emosional , diperlakukan dengan tidak sopan ataupun merasa terdiskrinasi.
Berbagai macam hal harus diperhatikan dan juga dipertimbangkan dalam menulis dan
menyampaikan pesan bisnis karean pesan negatif ini jika tidak ditulis dengan baik akan
meninbulkan berbagai macam permasalahan karean pada dasarnya tidak ada orang yang
ingin mendengar pesan negatif. Sehingga pesan negatif ini harus ditulis dengan benar agar
maksud isi dari pesan itu bisa diterima oleh audien dan juga dalam menulis pesan bisnis
harus hati-hati dalam pemilihan kata sehingga tidak membuat audiens menjadi merasa
tersinggung dan juga jangan lupa untuk menekankan pada hal yang positif.

3.2 Saran

Dengan adanya penjelasan ini, diharapkan dapat memberikan pengetahuan khususnya

para pelajar untuk mengtahui tentang bagaimana cara merencanakan pesan bisnis dalam
kedihupan sehari hari dan dapat diamalkan di kehidupan sekarang atau masa yang akan
mendatang.

Page 17
Reference

Boove Courtland and Thill John.2018.Busnies Comunication Today. New York. Perason
Education.

Page 18