I BAB III

PELAKSANAAN INTERNSHIP I

3.1 Ruang Lingkup Internship I

Penulis melakukan program Internship I ini di Kantor Pos KCU Bandung.

Penulis ditempatkan pada Bagian Persediaan Barang/Model-model, yaitu bagian
yang bertugas untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan KPC (Kantor
Pos Cabang).
Kegiatan rutin yang penulis lakukan pada saat melaksanakan program
Internship I di KCU Bandung sebagai berikut:
a) Memeriksa barang
Setiap pagi penulis melakukan pemeriksaan barang yang ada di gudang,
lalu mencocokkan dengan data yang ada di komputer untuk menjaga
ketersediaan barang.
b) Membantu menyiapkan barang
Proses membantu menyiapkan barang ini menyiapkan barang ketika ada
permintaan barang dari KPC atau Agen Pos, dilihat dari buku R7 untuk
permintaan barangnya.
c) Mengentry data barang yang diminta
Untuk barang yang sudah diberikan kepada KPC atau Agen Pos, maka
wajib dimasukkan data yang keluar ke dalam komputer untuk mengetahui
berapa barang yang keluar dan sisa stok barang yang ada di gudang.
d) Mengantarkan barang
Untuk kegiatan ini penulis mengantarkan barang ke bagian distribusi yang
diminta oleh KPC.

3.2 Proses Kerja Bagian Persediaan Barang

Pada kegiatan Internship I di Bagian Persediaan Barang terdapat flowmap

proses kerja, sebagai berikut:
 Gambar 2.8 flowmap proses kerja divisi Persediaan barang

Sumber : PT. Pos Indonesia KCU Bandung, 2022

Berikut di bawah ini merupakan keterangan dari flowmap proses kerja

Bagian Persediaan Barang KCU Bandung:
1. KPC membuat Per 7 permintaan barang ke Bagian Distribusi.
2. Selanjutnya Bagian Distribusi menerima surat permintaan Per 7 lalu
memasukkan data permintaan ke komputer.
3. Kemudian petugas mengantarkan Per 7 tersebut ke Bagian Persediaan
Barang.
4. Setelah itu Bagian Persediaan Barang menerima permintaan Per 7 dari
Bagian Distribusi dan menyortir barang yang diminta oleh KPC.

2
 5. Setelah menyortir barang, Bagian Persediaan barang membungkus dengan
kantong plastik lalu memberi label berdasarkan alamat KPC yang meminta
barang tersebut.
6. Bagian Persediaan Barang memasukkan data permintaan ke dalam jurnal.
7. Selanjutnya mengantarkan kembali ke Bagian Distribusi.
8. Bagian Distribusi menerima barang yang sudah diberikan label alamat
KPC yang meminta barang tersebut.
9. Menulis di buku harian untuk data pengeluaran barang.
10. KPC menerima barang, lalu selesai.

3.3 Analisis Proses Kerja

Setiap perusahaan memiliki tujuan untuk dapat mencapai suatu target

tertentu. Agar dapat mencapai tujuan tersebut maka akan ditentukan dengan
adanya proses kerja yang telah ditetapkan. Dalam menjalankan setiap proses yang
ada di peusahaan, tak jarang terjadi kendala atau timbulnya berbagai
permasalahan. Jika hal ini dilakukan terus menerus tanpa melakukan pencegahan
serta menghilangkan masalah tersebut maka akan berdampak buruk bagi
perusahaan itu sendiri.
Maka dari itu diperlukan adanya perbaikan agar tidak berkelanjutan
sehingga merugikan banyak pihak. Dalam permasalahan ini digunakan metode
pendekatan Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).
Metode Six Sigma atau DMAIC adalah suatu visi peningkatan kualitas menuju
target 3,4 kegagalan persejuta kesempatan (DPMO) untuk setiap transaksi produk
(barang dan jasa), upaya giat menuju kesempurnaan (zero-deffect-kegagalan nol).
(Gaspersz, 2002)
Berikut adalah tahapan dalam menganalisis masalah menggunakan Metode
DMAIC:
3.3.1 Define
Define merupakan langkah pertama operaional dalam peningkatan kualitas
Six Sigma. Langkah ini untuk mendefinisikan rencana-rencana tindakan yang

3
harus dilakukan untuk melaksanakan peningkatan dari setiap tahap proses
produksi. Salah satu langkah define adalah menetapkan sasaran dari aktivitas
peningkatan kualitas Six Sigma Tersebut. Pada tahapan ini perlu didefinisikan
beberapa hal yang terkait dengan pernyataan tujuan proyek Six Sigma dan
menentukan karakteristik kualitas atau CTQ (Critical To Quality) yang
berhubungan langsung dengan kebutuhan spesifik pelanggan (Gaspersz, 2005).
Selama penulis melakukan Internship I di Kantor Pos KCU Bandung, penulis
melihat beberapa masalah, diantaranya kerusakan barang dan ketidakcocokkan
jumlah barang.
1. Kerusakan barang
Kerusakan barang ini adalah barang-barang yang tidak memenuhi
standar produksi dan tidak memerlukan proses lebih lanjut untuk
memperbaiki barang-barang tersebut. Biasanya barang seperti ini
dapat dijual seharga nilai sisanya atau dibuang karena tidak
mempunyai nilai sama sekali. (Firdaus dan Wasilah, 2009:66-68).
Tabel 2.2 Tabel Data Kerusakan Barang
Bulan (2022) Permasalahan
Kerusakan barang
Oktober 30
November 25
Desember 15
Total 70
Sumber : Kantor Pos KCU Bandung, 2022

2. Ketidakcocokkan jumlah barang

Kesalahan pada pengelolaan barang sering terjadi perbedaan antara
jumlah barang berupa fisik dan berupa pencatatan, karena untuk
menghitung jumlah barang di Bagian Persediaan Barang masih
menggunakan metode manual. Dampak dari ketidakcocokan
barang yaitu terjadinya ketidaksesuaian data yang ada di pusat
dengan catatan yang ada di Bagian Persediaan Barang.

4
 Tabel 2.3 Data Ketidakcocokan Jumlah Barang
Bulan (2022) Permasalahan
Ketidakcocokkan jumlah barang
Oktober 4
November 3
Desember 3
Total 10
Sumber : Kantor Pos KCU Bandung
3.3.2 Measure
Menurut Zaainul dan Nasution (2001) pengukuran (Measurement) memiliki
dua karakteristik utama yaitu :
1) penggunaan angka atau skala tertentu,
2) menurut suatu aturan atau formula tertentu.
Measure atau pengukuran merupakan pemberian angka terhadap suatu
atribut atau karakter tertentu yang dimiliki oleh seseorang, atau suatu obyek
tertentu yang mengacu pada aturan dan formulasi yang jelas. Aturan atau
formulasi tersebut harus disepakati secara umum oleh para ahli.

Pada fase ini ada beberapa hal yang dilakukan yaitu mengumpulkan jumlah
permasalahan yang terjadi di PT. Pos Indonesia (KCU) Bandung dari Bagian
Persediaan Barang dengan bantuan tools yaitu membuat tabel frekuensi jumlah
permasalahan untuk memudahkan dalam melakukan analisis data.

3.3.3 Diagram Pareto

Diagram Pareto merupakan grafik batang yang menggambarkan masalah
berdasarkan urutan banyaknya frekuensi dan banyaknya kejadian. Urutan pertama
akan dimulai dari permasalahan yang memiliki frekuensi paling besar hingga
permasalahan yang memiliki frekuensi paling kecil. Diagram Pareto merupakan

5
salah satu tools dari QC 7 Tools yang sering digunakan dalam hal pengendalian
mutu. Dalam Grafik, ditunjukkan dengan batang grafik tetrtinggi hingga terendah
(Ipqi, 2020).
Tabel 2.4 Frekuensi dan Persentase Permasalahan Bagian Persediaan Barang
Permasalahan Frekuensi Frekuensi Frekuensi Kumulatif
Relatif
Kerusakan barang 70 87,5% 87,5%
Ketidakcocokan 10 12,5% 100,0%
Jumlah Barang
Total 80 100%
Sumber : Pengolahan data, 2022

Berdasarkan hasil analisis pada Tabel 2.4 Frekuensi dan Persentase

Permasalahan dapat diketahui bahwa masalah yang paling sering terjadi adalah
kerusakan barang yaitu sebesar 87,5% dengan jumlah frekuensi sebesar 70 kali.
Sedangkan permasalahan ketidakcocokan jumlah barang persentase frekuensinya
sebesar 12,5% dengan jumlah frekuensi sebesar 10 kali. Di bawah ini merupakan
Diagram Pareto dari permasalahan yang ada di atas :

Diagram Pareto
80 100.0% 100.0%
70 90.0%
70 87.5%
80.0%
60
70.0%
50 60.0%
40 50.0%
30 40.0%
30.0%
20
10 20.0%
10 10.0%
0 0.0%
Kerusakan Barang Ketidakcocokkan Jumlah Barang

Jumlah Frekuensi Kumulatif

Gambar 3.1 Diagram Pareto

Sumber : Pengolahan data, 2022

6
3.3.3 Analyze
Pada tahapan ini penulis menggunakan Diagram Sebab Akibat (Cause and
Effect Diagram). Tujuan tahapan ini yaitu untuk mengidentifikasi akar penyebab
suatu permasalahan yang ada pada perusahaan.
Menurut Nasution (2005) Diagram Sebab Akibat adalah suatu pendekatan
terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam
menemukan penyebab-penyebab suatu masalah (Nasution, 2005).
Diagram Fishbone dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi akar
penyebab dari suatu masalah, memunculkan ide-ide untuk solusi suatu masalah
dan mengidentifikasi tindakan untuk menciptakan hasil yang diinginkan. Pada
tahap ini penulis menggunakan prinsip 7M dalam menganalisis akar
permasalahan. Sesuai dengan dasar pemikiran Gaspersz (2002) sumber penyebab
masalah kualitas yang ditemukan berdasarkan prinsip 7M, yaitu Manpower,
Machine, Media, Motivation, Money, Methode, dan Material.
Berikut merupakan penjelasan mengenai faktor-faktor yang terdapat dalam
prinsip 7M pembuatan Diagram Fishbone :
1) Materials (bahan baku dan bahan penolong), yaitu berkaitan dengan
ketiadaan spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolong yang
ditetapkan ketiadaan penangan yang efektif terhadap bahan baku dan
bahan penolong, dll di Bagian Persediaan Barang.
2) Manpower (tenaga kerja), yaitu berkaitan dengan kekurangan dalam
pengetahuan, kekurangan dalam keterampilan dasar yang berkaitan dengan
mental dan fisik, kelelahan, stress, ketidakpedulian, dll di Bagian
Persediaan Barang.
3) Methods (metode kerja), yaitu berkaitan dengan tidak adanya prosedur dan
metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak terstandarasasi, dll di Bagian
Persediaan Barang.
4) Machines (mesin dan peralatan), yaitu berkaitan dengan tidak ada system
perawatan preventif terhadap mesin produksi, termasuk fasilitas dan

7
 peralatan lain tidak sesuai dengan spesifikasi tugas, tidak dikalibrasi,
terlalu complicated, dll di Bagian Persediaan Barang.
5) Media/Environment, berkaitan dengan tempat dan waktu keja yang tidak
memperhatikan aspek-aspek kebershina, kesehatan, keselamatan kerja, dan
lingkungan erja yang kondusif, kekurangan dalam pencahayaan,
kebisingan yang berlebihan, di Bagian Persediaan Barang.
6) Motivation (Motivasi), yaitu berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang
benar dan profesional, yang dalam hal ini disebabkan oleh system balas
jasa dan penghargan yang tidak adik kepada tenaga kerja di Bagian
Persediaan Barang.
7) Money (keuangan), yaitu berkaitan dengan ketiadaan dukungan financial
(keuangan) di Bagian Persediaan Barang. (sumber : umg.ac.id, 2016)

8
 Gambar 3.2 Diagram Fishbone Kerusakan barang
Sumber : Pengolahan data, 2022

Dari analisis Diagram Fishbone di atas, berikut merupakan simpulan sebab

akibat terhadap masalah yang dihadapi pada Bagian Persediaan Barang selama
melaksanakan program internship yaitu :
Tabel 2.5 Tabel Analisis Akar Permasalahan
Faktor Sebab Akibat
Man Kurangnya pegawai di Bagian Menaruh barang
Persediaan Barang sembarangan karena
pegawai terburu-buru
sehingga barang
mengalami kerusakan
dalam penanganannya.
Method Layout penempatan barang kurang Barang saling tumpuk
memadai karena layout
penempatan barang di
Bagian Persediaan

9
 Barang kurang baik.
Environmen Dimakan rayap Pemeliharaan gudang
t Bagian Persediaan
Barang yang kurang
baik.

Tabel 2.5 di atas menjelaskan mengenai analisis akar masalah berdasarkan

Diagram Fishbone yang mengacu pada faktor Man, Method, dan Environment.
Berdasarkan analisis Diagram Sebab Akibat, bahwa kesalahan yang terjadi
cenderung lebih banyak disebabkan oleh kurangnya pegawai di Bagian Persediaan
Barang serta layout penempatan gudang yang kurang baik, maka perlu
dilakukannya perbaikan terhadap permasalahan yang mengakibatkan terjadinya
kerusakan barang.

3.3.4 Improve
Tahapan berikutnya adalah Improve. Menurut Arini (2017:4). Improve yaitu
melakukan optimalisasi proses eksiting berdasarkan hasil analisis data. Tahapan
Improve bertujuan untuk mengendalikan atau menghilangkan penyebab
permasalahan dengan melakukan kegiatan perbaikan dari masalah tersebut. Dalam
mengaplikasikan tahapan Improve, penulis menggunakan metode 5W+1H di
mana terdiri dari what(apa), why(mengapa), when(kapan), where(dimana),
who(siapa), dan how(bagaimana). Berikut ini merupakan penjelasan hasil dari
analisis Diagram Fishbone, berdasarkan 5W+1H :

a. What : Apa masalah yang akan diperbaiki?

b. Why : Mengapa tindakan perbaikan perlu dilakukan?
c. When : Kapan tindakan perbaikan akan dilakukan?
d. Where : Di mana tindakan perbaikan dilakukan?
e. Who : Siapa yang akan melakukan tindakan perbaikan?
f. How : Bagaimana tindakan perbaikan akan dilakukan?

10
 Tabel 3.5 5W+1H kerusakan barang
Faktor What Why When Where Who How
Man Kurangnya Agar masalah Setiap 2 Bagian Karyawan Dengan
pegawai di Bagian akibat kurangnya (dua) Persediaan Bagian mengadakan
Persediaan pegawai yang bulan Barang Persediaan atau melakukan
Barang mengakibatkan sekali, di Barang recruitment
menaruh barang mulai awal karyawan untuk
sembarangan bulan Bagian
karena pegawai Januari Persediaan
terburu-buru, 2023 Barang
bisa segara
teratasi

Faktor What Why When Where Who How

Method Layout Barang saling Dilakukan Bagian Karyawan Agar melakukan

penempatan tumpuk karena mulai awal Persediaan Bagian penataan
barang yang layout bulan Barang Persediaan kembali kondisi
kurang memadai penempatan Januari Barang gudang supaya
barang di Bagian 2023 barang tidak
Persediaan saling tumpuk
Barang kurang
baik, bisa segara
teratasi
Environmen Di makan rayap Supaya barang Saat Bagian Karyawan Dilakukan
t yang ada di melakukan Persediaan Bagian rekondisi,
gudang tidak di penataan Barang Persediaan pembersihan,
makan rayap barang di Barang penataan, dan
awal bulan pemeliharaan
Januari rutin di gudang
2023

11
 3.3.5 Control
Menurut Gaspersz (2002) pada tahap control ini merupakan tahap terakhir
dari metode DMAIC, pada dasarnya tahap ini merupakan tahap pengendalian
terhadap tahapan sebelumnya yang sudah dilakukan, sehingga pengendalian dan
pendokumentasian menjadi hal yang penting agar dapat menjaga konsistensi
perbaikan yang telah dilakukan.
Tahap control ini juga merupakan hasil dari usulan perbaikan dilaksanakan
dan mencapai keberhasilan. Akan tetapi pada program magang Internship I kali
ini penulis tidak mencapai pada tahap ini. Jadi, penulis hanya bisa memberikan
saran bagaimana mempertahankan usulan perbaikan yang telah dilakukan yaitu
dengan cara melakukan rapat hasil kerja minimal dua minggu sekali untuk
mengetahui hambatan apa saja yang terjadi pada saat proses kerja, selain itu
dengan adanya komunikasi antar pegawa ini akan membuat pekerjaan menjadi
lebih lancar.

3.4 Rekomendasi Perbaikan

Berdasarkan hasil analisis yang penulis lakukan dengan menggunakan

metode DMAIC untuk permasalahan yang terjadi, dapat dilihat bahwa
kegiatan yang berjalan pada Bagian Persediaan Barang tidak berjalan dengan
lancar. Untuk mengatasi hal ini penulis memberikan usulan perbaikan
sebagai berikut:

No Root Couse Description Solution

1 Kurangnya pegawai di Pegawai terburu-buru yang Dengan mengadakan atau melakukan
Bagian Persediaan mengakibatkan menaruh barang recruitment karyawan untuk Bagian
Barang sembarangan sehingga barang Persediaan Barang.
mengalami kerusakan dalam
penanganannya.
2. Layout penempatan Barang saling tumpuk karena layout Agar melakukan penataan kembali

12
No Root Couse Description Solution
barang yang kurang penempatan barang di Bagian kondisi gudang supaya barang tidak
memadai Persediaan Barang kurang baik. saling tumpuk.
4. Di makan rayap Pemeliharaan gudang di Bagian Dilakukan rekondisi, pembersihan,
Persediaan Barang yang kurang penataan, dan pemeliharaan rutin di
baik. gudang.

13
 II BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis Metode DMAIC maka kesimpulan yang didapat
dari pembahasan masalah ini adalah sebagai berikut:
1) Ada beberapa dua masalah yang terjadi di Kantor Pos KCU
Bandung yaitu; kerusakan barang dan ketidakcocokkan jumlah
barang. Dari hasil perhitungan Diagram Pareto, menunjukkan bahwa
persentase kumulatif kerusakan barang menjadi masalah utama yang
harus segera diselesaikan.
2) Berdasarkan analisis Diagram Sebab Akibat, bahwa kesalahan yang
terjadi cenderung lebih banyak disebabkan oleh kurangnya pegawai
di Bagian Persediaan Barang serta layout penempatan gudang yang
kurang baik, maka perlu dilakukannya perbaikan terhadap
permasalahan yang mengakibatkan terjadinya kerusakan barang.
3) Adapun rekomendasi perbaikan untuk menyelesaikan permasalahan
tersebut yaitu agar dilakukannya recruitment karyawan khusus untuk
Bagian Persediaan Barang, melakukan penataan kembali kondisi
gudang supaya barang tidak saling tumpuk, dan dilakukan rekondisi,
pembersihan, penataan, serta pemeliharaan rutin di gudang. Hal ini
digunakan untuk meminimalisir permasalahan yang terjadi pada
Bagian Persediaan Barang tidak terulang kembali.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, saran untuk perbaikan yang dapat diberikan
sebagai bahan pertimbangan bagi Kantor Pos KCU Bandung adalah sebagai
berikut:
1. Agar Pihak Kantor Pos KCU Bandung lebih sering dalam melakukan
kegiatan evaluasi agar setiap pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih

14
 berhati-hati dan terukur lagi, serta melakukan recruitment karyawan untuk
Bagian Persediaan Barang.
2. Mengevaluasi dan memberikan solusi pada setiap masalah yang terjadi
dalam bagian persediaan barang agar kesalahan yang sudah terjadi tidak
sampai terjadi berulang kali dan agar melakukan penataan kembali kondisi
gudang supaya barang tidak saling tumpuk.
3. Pegawai di Bagian Persediaan Barang agar lebih peka lagi terhadapat
lingkungan gudang dan dapat dilakukan rekondisi, pembersihan, penataan,
serta pemeliharaan rutin di gudang.

15
DAFTAR PUSTAKA

xii
III DAFTAR ISTILAH

xiii
 Lampiran 2
Transkrip Wawancara Dengan Manajer Bagian Product
Management and Marketing PT Pos Indonesia

Tanggal :
Tempat : PT Pos Indonesia, Bandung, Jawa Barat
Responde :
n

Tanya : Pertanyaan satu?

Jawab : Penjelasan jawaban satu.
Tanya : Pertanyaan dua?
Jawab : Penjelasan jawaban dua.

xiv
 Lampiran 3
Validasi Wawancara

Nama Mahasiswa :
NPM :
Jurusan :
Waktu Wawancara :

Bahwa yang bersangkutan telah menyelesaikan wawancara dengan divisi

product management and marketing. Surat keterangan ini diberikan sebagai bukti
telah melakukan wawancara di PT Pos Indonesia.

Kota/Kabupaten Perusahaan, tgl bln thn

Nama Validator Wawancara

xv