DETLINE HARI SENIN

PENGEMBANGAN APLIKASI WHATSAPP CHATBOT UNTUK

PELAYANAN AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI

Penelitian (Zulkifli Muhammad Hanif 2021) Menjelaskan bagaimana mengembangkan

Whatsapp chatbot untuk membantu peningkatan pelayanan akademik di perguruan tinggi.

A. Langkah Langkah dalam penelitian

1. Pengumpulan data dan analisis kebutuuhan

Ada dua tahapan yang dilakukan oleh peneliti yaitu pengumpulan data sekunder
(pengumpulan data secara tidak langsung) yaitu memanfaatkan jurnal, buku, website,untuk
kebutuhan landasan teori terkait dalam pengembangan chatbot untuk layanan akademik.

Kemudaian pengumpulan data primer, melalui wawancara secara langsung kepada

mahasiswa, orang tua/wali murid. Pengumpulan data primer tersebut juga bertujuan untuk
memahami karakteristik calon pengguna dalam permasalahan yang di hadapi agar pembuatan
chatbot akan sesuai dengan yang diharapkan. Data yang dikumpulkan pada tahap ini adalah:

a. Karakteristik umum calon pengguna (umur, tingkat pendidikan, gender).

b. Kendala yang dihadapi untuk mendapatkan layanan akademik secara detail dan cepat.
c. Tipologi media sosial apa saja yang paling umum digunakan calon pengguna/user.
d. Jenis pelayanan akademik apa saja yang diperlukan (dari yang paling dibutuhkan
hingga yang kurang diperlukan).
e. Frekuensi dan periode/waktu untuk mendapat layanan akademik.
Pada tahap pengumpulan data primer peneliti melibatkan 12 orang mahasiswa serta orang
tua/wali murid dan informasi lainnya.
Dan pada hasil wawancara terhadap mahasiswa dari beberapa perguruan tinggi yang
menyatakan masih menghadapi kendala dalam memperoleh layanan data dan informasi
kemahasiswaan secara cepat, praktis dan fleksibel. Data dan informasi yang dimaksud antara
lain: Indeks Prestasi Kumulatif (IPK), Indeks Prestasi Semester (IPS), kehadiran kuliah dan nilai
mata kuliah. Berdasarkan hasil studi literatur dan hasil wawancara serta diskusi dapat
disimpulkan bahwa kebutuhan data dan informasi akademik tersebut dapat dipenuhi melalui
pengembangan sistem informasi chatbot berbasis website. Chatbot berbasis website dapat
memberikan pelayaanan selama 24 jam, dapat diakses dengan menggunakan handphone,
cepat, praktis, fleksibel dan murah.

2. Perancangan dan pembuatan sisitem informasi

Perancangan atau desain sistem dilakukan untuk menghasilkan sistem sederhana yang
nantinya bisa di kembangkan sesuai dengan kebutuhan untuk mengintegrasikan ke sistem yang
sesungguhnya atau ke sistem yang sudah ada saat ini. Yang di perlukan dalam tahap
perancangan atau desain sistem yaitu perancangan/pembuatan alur (flowcart).
Pembuatan perangkat lunak meliputi :
a. Pembuatan Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan menggunakan Mysql, dan pada tabel basis data
dibuat dengan beberapa tabel yang berelasi untuk menampung data-data yang dibutuhkan
yang meliputi data mahasiswa, IPK, IPS, kehadiran kuliah, dan nilai mata kuliah.

b. Pembuatan Website
Pembuatan website menggunakan admin panel generator CRUDbooster yang dibuat
dengan menggunakan framework Laravel 6.0. Pembuatan website dilakukan dengan
meng-instalasi composer. Versi composer yang digunakan yaitu composer 2.0.12.
Composer dapat didownload secara gratis pada link getcomposer.org/download/. Setelah
melakukan instalasi composer pada komputer, maka dilanjutkan dengan instalasi Laravel
6.0, yaitu dengan masuk ke command promp, dan masuk ke folder xampp kemudian ke
htdocs.
c. Pembuatan Chatbot Watsaap
Setelah mengumpulkan data yang di perlukan sebagai output sudah dipersiapkan.
Selanjutnya mennghubungkan whatsap dengan website dan basisdata yang berada pada
pada Mysql. Untuk penghubungan ini diperlukan layanan Aplication Programing interface
(API). Untuk melakukan koneksi di perlukan perancangan alur flowchart sistem informasi
 yang dibangun dalam penelitian ini diberi nama sistem informasi rancang bangun
perguruan tinggi atau disingkat dengan RB-PT.

a) Flowchart chatbot (Ipk)

Di mulai dengan mahasiswa/orang tua wali

mengirim pesan dengan contoh format (IPK 14523110)
chatbot akan memanggil data IPK mahasiswa yang
sesuai dengan Nim mahasiswa
kemudian chatbot akan melakukan pengecekan
nomor handphone mahsiswa/orang Tua wali, jika nomor
tidak sesuai dengan yang terdaftar maka sistem akan
memberikan balasan berupa pesan penolakan karena
nomor handphone tidak sesuai dengan yang terdaftar
dan diminta untuk memperbaharui nomor pada sistem
basis data RB-PT. Jika nomor sesuai maka akan dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu
pengecekan NIM, validasi yang dilakukan sama halnya dengan pengecekan nomor handphone.
Apabila NIM tidak sesuai dengan yang terdaftar di sistem maka sistem akan memberikan
balasan berupa chat penolakan karena NIM tidak sesuai, sedangkan jika sesuai dengan sistem
basis data RB-PT dan formatnya benar maka sistem akan mengirimkan balasan berupa data
IPK mahasiswa

3. Evaluasi/pengujian sistem informasi

Pada tahap ini dilakukan evaluasi/pengujian terhadap sistem informasi chatbot

Whatsapp yang berhasil dibangun apakah sudah sesuai dengan keinginan pelanggan atau
belum. Jika belum, maka sistem akan direvisi kembali dan kembali ketahap 1 dan 2. Jika sistem
sudah di katakan OK maka sistem informasi chatbot siap untuk di gunakan

Pada tahap pengujian sistem chatbot whatsap di lakukan dengan pengujian Black Box
ini bertujuan untuk menguji kemampuan sistem chatbot untuk memberikan respon sesuai
dengan yang telah di rancang sebelumnya Pengujian dilakukan untuk permintaan semua jenis
data/informasi yang disediakan dalam sistem chatbot yang dibangun masing-masing dengan
tiga alternatif yaitu:
a. Jika chatting menggunakan nomor handphone tidak terdaftar dalam basis data.

b. Jika chatting menggunakan nomor handphone yang terdaftar, tetapi NIM-nya tidak sesuai
atau isi permintaan atau formatnya tidak sesuai dengan rancangan.

c. Jika chatting menggunakan nomor handphone yang terdaftar, NIM-nya sesuai dan isi
permintaan serta formatnya sesuai dengan rancangan.

No. Komponen Pengujian Input Output

1. Chatting IPK/ Mahasiswa memasukkan Sistem berhasil menjawab
IPS/Kehadiran kuliah/Nilai pertanyaan dengan pertanyaan dengan benar:
mata kuliah menggunakan No HP yang No HP yang digunakan
tidak terdaftar. tidak terdaftar pada sistem
Registrasi.
2. Chatting IPK/ Mahasiswa memasukkan Sistem berhasil menjawab
IPS/Kehadiran kuliah/Nilai pertanyaan dengan pertanyaan dengan benar:
mata kuliah menggunakan No HP yang Terjadi kesalahan. Tidak
terdaftar, tetapi NIM /isi ditemukan mahasiswa
pesan/format nya tidak dengan NIM tersebut.
sesuai.
3. Chatting IPK/ Mahasiswa memasukkan Sistem berhasil menjawab
IPS/Kehadiran kuliah/Nilai pertanyaan dengan pertanyaan dengan benar
mata kuliah menggunakan No HP yang dan lengkap. Sesuai
terdaftar dan NIM serta permintaan.
format yang sesuai.
IMPLEMENTASI CHATBOT PADA PENDAFTARAN MAHASISWA BARU
MENGGUNAKAN RECURRENT NEURAL NETWORK