STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB

DENGAN MENGGUNAKAN KELAYAKAN TELOS

Wida Dwitiayasa
Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
email : widadwitiayasa@gmail.com

PENDAHULUAN

Setiap tahunnya SMA Negeri 15 Surabaya menerima banyak jumlah peserta calon siswa-
siswi yang ingin melanjutkan studinya ke salah satu SMA yang termasuk kawasan surabaya
selatan tersebut. Hingga saat ini, SMA Negeri 15 Surabaya melakukan proses Pendaftaran
Peserta Didik Baru (PPDB) secara online dan terpusat pada website PPDB online Surabaya
dengan link http://sd.ppdbsurabaya.net . Dalam pelaksanaannya, peserta yang telah diterima
secara administrasi (nilai UN minimal) akan melanjutkan ke tahap tes offline yang biasanya
akan diadakan serempak di SMA-SMA Negeri Surabaya yang terpilih. Ketika melakukan
tes offline, calon siswa/siswi wajib membawa print-out bukti pendaftaran dari website resmi
PPDB Surabaya. Tercatat akan diterima kurang lebih 360 siswa/siswi dari rata-rata 5000
pendaftar setiap tahunnya.

Setelah calon siswa/siswi dinyatakan lulus tes offline maka siswa/siswi tersebut harus
melakukan pendaftaran ulang dengan datang langsung ke SMA Negeri 15 Surabaya bersama
walinya dan membawa surat-surat yang diperlukan, seperti contohnya berupa print-
out kelulusan tes offline, Ijasah SMP, KK, dan lain sebagainya guna identifikasi calon
siswa/siswi SMA Negeri 15 Surabaya. Biasanya proses daftar ulang akan diadakan dalam
waktu 2 hari saja, maka itu dengan pencatatan identifikasi secara manual tersebut, tentu
sistem pengelolaan akan dinilai kurang efektif mengingat panjangnya antrian yang
ditimbulkan di lapangan.

SMA Negeri 15 Surabaya sendiri telah memiliki situs web dengan

alamat http://www.sman15-sby.sch.id/ namun dalam pengaplikasiannya situs web masih
terlihat tidak rapi dan kurang fungsional, sehingga siswa maupun warga sekolah atau
masyarakat umum tidak akan tertarik untuk mengunjungi situs web tersebut. Kemajuan
sebuah sekolah juga bisa dilihat melalui situs web sekolah tersebut. SMA Negeri 15 Surabaya
merupakan salah satu sekolah favorit di daerahnya, namun melihat dari kondisi situs web saat
ini, maka pertimbangan untuk memperbaharuinya adalah sesuatu yang dinilai perlu untuk
dilakukan.

Analisis mengenai kelayakan sistem informasi pendidikan berbasis web ini akan
dikembangkan dengan menggunakan pendekatan TELOS. Adapun hal yang dibahas dalam
faktor kelayakan TELOS ini yaitu Technical, Economic dan Operational karena semakin
tinggi faktor kelayakan TELOS, maka semakin besar pula untuk suatu sistem dapat mencapai
kesuksesan. Untuk itu para pelaku di dalam organisasi perlu untuk melakukan analisa
terhadap kelayakan dari sistem informasi yang dikembangkan, sehingga nantinya sistem
informasi dapat berguna dan bermanfaat sebagaimana mestinya.
BAHAN DAN METODE
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya (Wikipedia,2015). Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai
suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai
berikut: tepat kepada pengguna atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness) dan tepat
nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat
dikatakan sebagai informasi yang berguna.

Studi Kelayakan
Suatu studi kelayakan (Feasibility study) merupakan suatu studi yang akan digunakan untuk
menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau
diberhentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High point review (Jogiyanto,
2008)

Faktor Kelayakan TELOS

1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang
digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan
teknologi yang mudah didapat, harga terjangkau dan mudah digunakan (user friendly) maka
secara teknis usulan kebutuhan sistem dapat dikatakan layak. (Al Fatta, 2007)
2. Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak
dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau
organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi
pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan
dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. (Al Fatta, 2007)
3. Kelayakan Operasional
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang
akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak dalam organisasi
(Jogianto, 2008).

Menilai Faktor Kelayakan TELOS

1. Menilai Kelayakan Teknik

Dalam lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS (Gunadarma.ac.id, 2012), kita perlu
memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaiknya ditanyakan oleh setiap penguji dan
jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan teknik. Jika sistem yang baru
hendak menggunakan teknologi yang stabil dan telah diketahui, peniliannya mungkin 9,5
atau 10. Di sisi lain, mungkin teknologi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau
tidak standar (baik terhadap perusahaan atau industri), atau berisikan keluaran pertama dari
pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan kerja yang
sangat komplek. Sehingga satu atau kombinasi jawaban "ya" cenderung menurunkan
penilaian secara drastis dibawah 10.0 (antara 6.0 sampai 8.0). Dalam contoh kita tentukan
bahwa alternatif rancangan sistem general yang dievaluasi akan memerlukan teknologi yang
baru dan standar dalam industri dan telah terbukti kemampuannya bekerja sehingga penilaian
9.0 adalah wajar (dewiar.staff.gunadarma.ac.id, 2012)
2. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk manajemen
puncak untuk mendukung pengembangan proyek system hingga selesai dengan sumber daya
yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin untuk
menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen puncak
memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi dana belum
disediakan untuk penyelesaiannya, penilaian kelayakan ekonomi berkisar antara 5.0 hingga
8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari dukungan manajemen puncak terhadap proyek
sistem yang lama. Jika dana yang diperlukan telah diberikan penilaian berkisar antara 9.0
hingga 10.0.

3. Menilai Kelayakan Operasional

Sistem dengan dasar lokal atau group umumnya lebih mudah untuk diperasikan dari pada
sistem yang enterprise wide, karena sistem tersebut lebih kecil dan sederhana dan lebih
sedikit orang yang harus dilatih. Tapi bila systementerprise wide adalah sistem standar yang
dikenal, maka dapat dinilai lebih tinggi dari pada sistem dengan dasar group atau lokal yang
memerlukan teknik yang unik atau bersifat experimen.
Kunci untuk menilai kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang terlatih dengn
baik dan berdedikasi. Pengguna yang seperti itu dapat membantu menghilangkan sebagian
akibat negatif yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik dan belum terbukti.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis meliputi kebutuhan sistem (perangkat keras, lunak, jaringan) yang akan
digunakan. Sistem informasi ini akan membantu SMA Negeri 15 Surabaya untuk pendaftaran
ulang siswa baru.

Kebutuhan perangkat keras untuk sistem ini adalah sebagai berikut :

No. Perangkat Keras
1. Tipe Processor Intel Core i3
2. Memory 4GB DDR3 Max 8GB
3. Tipe Harddisk 500GB Serial ATA
4. Jaringan Gigabyte Network
5. Layar Monitor 15
6. Keyboard USB Keyboard
7. Mouse USB Optical Mouse

Kebutuhan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut :

No. Perangkat Lunak
1. Windows 7 Sistem Informasi
2. PHP, HTML Web Sistem
3. Mozilla Firefox Web Browser
4. XAMPP Web Server
5. MySQL Server Database Sistem
6. Dream Weaver Desain Web
Kebutuhan jaringan untuk system ini adalah sebagai berikut :

No. Perangkat Lunak
1. Router Penghubung antar jaringan
2. Switch Penghubung kabel-kabel
jaringan
3. Kabel UTP Media Penghubung
4. Konektor RJ45 Penghubung antara kabel
dengan NIC
5. Modem Menghubungkan jaringan ke
internet

Menilai Kelayakan Teknis
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang standar.
Teknologinya dapat dengan mudah digunakan bagi perusahaan maupun user dan
menggunakan system jaringan yang kompleks. Karena perancangan system umum yang
dievaluasi membutuhkan teknologi standar dalam industry dan dapat berjalan (nilai 9.0),
berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.

2. Kelayakan Ekonomi
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat.
Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran kepada
pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari system ini lebih besar dibandingkan dengan
biaya yang dikeluarkan. Pada anlisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif
yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek.
2.1 Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan system ini dapat diklasifikasikan
kedalam 3 kategori utama yaitu :
Biaya Pengadaan (Procurement Cost) yitu biaya pembelian perangkat keras,
biaya ini digunakan pada awal pembuatan system, sebelum system
dioperasikan.
Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak system yang
meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa system, biaya tahap desain
system dan biaya tahap penerapan system.
Biaya Operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk
menjalankan system yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap
perangkat keras dan perangkat lunak
2.2 Komponen Manfaat
Komponen manfaat ini terdiri dari dua hal yaitu keuntungan berwujud dan
keuntungan yang tak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan manfaat yang
dapat diukur secara kuantitas, yaitu pengurangan biaya operasional dan biaya
perlengkapan. Keuntungan tak berwujud adalah manfaat yang tidak dapat diukur,
namun dapat dirasakan yaitu ketersediaan system kapanpun dan dimanapun,
peningkatan efektivitas tenaga kerja, dan kemudahan penggunaan system.


 Metode Analisis Biaya
Metode yang digunakan dalam analisis ini yaitu menggunakan periode pengembalian
(Payback Period)
Periode = (Investasi / Proses) x 1 tahun
= (20.000.000 / 10.000.000) x 1 tahun
= 1 tahun

Menilai Kelayakan Ekonomi
Dari perhitungan tersebut diketahui bahwa periode pengembaliannya adalah 1 tahun.
Dalam artian selama 1 tahun, system ini belum memberikan keuntungan. Namun setelah
memasuki tahu kedua, system ini dapat dikatakan mampu mengurangi biaya yang
dikeluarkan ketika menggunakan system biasa. Dapat dikatakan system ini sudah layak
untuk dikembangkan.

3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional meliputi prosedur operasi dan orang yang menjalankan system
tersebut. Dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang bertujuan untuk mengukur
apakah system yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak. Berikut
merupakan kebutuhan operasional untuk system ini :

Performance(kinerja) untuk mengetahui apakah system menyediakan throughput dan
response time yang cukup.

Sistem Lama Sistem Baru
Waktu yang dibutuhkan lama untuk Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
melakukan 1 pendaftaran ulang pendaftaran cepat (5 10 menit)

Informasi untuk mengetahui apakah system menyediakan informasi yang berkualitas bagi
pengguna akhir dan manajer.

Sistem Lama Sistem Baru
Informasi yang ditampilkan kadang Informasi yang dihasilkan tepat waktu dan
terlambat dan tidak akurat lebih akurat

Ekonomi digunakan untuk mengetahui apakah system menawarkan tingkat dan kapasitas
pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan

Sistem Lama Sistem Baru
Biaya yang dikeluarkan tinggi karena butuh Biaya yang dikeluarkan rendah. Kesalahan
berlembar-lembar kertas untuk cetak bukti percetakan dapat diminimalisir
pendaftaran

Pengendalian untuk mengetahui apakah system menawarkan control (pengendalian) untuk
mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.

Sistem Lama Sistem Baru
Besar kemungkinan berkas-berkas Hanya orang-orang yang memiliki akses
pendaftaran dapat diakses oleh orang tertentu yang dapat melihat berkas
selain petugas

Efisiensi untuk mengetahui apakah system menggunakan secara maksimal sumber yang ada
termasuk orang, waktu, aliran form dan waktu menjalankan proses.

Sistem Lama Sistem Baru
Lebih memakan waktu yang lama untuk Lebih hemat waktu
menginputkan data

Pelayanan (services) untuk mengetahui apakah system menyediakan layanan yang
diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah system fleksibel
dan dapat dikembangkan
Sistem Lama Sistem Baru
Pelayanan belum memuaskan karena dapat Tingkat kepuasan terhadap pelayanan
dikatakan lama dapat ditingkatkan

Menilai Kelayakan Operasi
Sistem sudah digunakan oleh manajemen sekolah dan dapat diperasikan dengan baik oleh
user karena adanya pelatihan maka nilainya menjadi 8.

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan system informasi berbasis web pada
SMAN 15 Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan :
Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS system informasi pendidikan pada
SMAN 15 Surabaya layak untuk dikembangkan.
Proses system pendaftaran ulang online berbasis web SMAN 15 Surabaya
sudah dapat dikembangkan serta digunakan dalam proses pendaftaran

2. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran
yaitu sebagai beikut :
Analisis studi kelayakan system yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja
analisis studi kelayakan teknis, ekonomi dan operasional tetapi juga
kelayakan hokum, kelayakan social, analisis PDM (strategic factor) maupun
MURRE (design factor)
Sistem pendaftaran ulang online berbasis web sebaiknya dilanjutkan ke tahap
implementasi sehingga dapat mempermudah SMA Negeri 15 Surabaya dalam
melakukan pendaftaran ulang siswa baru.

REFERENSI

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=293915&val=7157&title=STUDI%20K
ELAYAKAN%20SISTEM%20INFORMASI%20AKADEMIK%20BERBASIS%20WEB%20PADA%20P
OLTEKES%20KEMENKES%20RIAU%20DENGAN%20MENGGUNAKAN%20METODE%20KELAYA
KAN%20TELOS