PENDAHULUAN
Penerimaan pegawai baru merupakan tahapan dimana suatu perusahaan melakukan proses perekrutan pegawai
yang memenuhi kriteria dan kebutuhan unit kerja pada perusahaan tersebut. Kebutuhan penerimaan pegawai baru
pada suatu perusahaan dapat dikarenakan oleh pengembangan unit usaha perusahaan, sehingga memerlukan
penambahan jumlah pegawai untuk mengisi posisi-posisi baru di unit usaha tersebut. Penerimaan pegawai baru
juga dapat dikarenakan oleh proses mutasi kepegawaian atau keluarnya pegawai lama yang sebelumnya mengisi
posisi pada unit usaha di perusahaan. Suatu kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan diharapkan dapat
menjadi alat patokan penilaian dari kualifikasi yang dimiliki oleh masing-masing calon pegawai yang melamar.
Bermacam-macam kriteria ditetapkan tergantung pada kondisi unit kerja yang akan menerima pegawai baru,
berikut juga kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Pada proses yang manual, berkas lamaran calon pegawai
baru akan dievaluasi dengan membandingkan isian berkas dengan kriteria yang ditetapkan. Pemilahan berkas-
berkas yang memenuhi kriteria kemudian dilanjutkan dengan proses wawancara. Rangkaian proses dilanjutkan
dengan serangkaian tes-tes tertulis, termasuk juga tes Psikologi, tes Potensi Akademik dan sebagainya.
Rangkaian proses ini diadakan untuk melengkapi bahan pertimbangan dalam menentukan kelolosan pegawai yang
dicari dan akan sangat memakan waktu.
Seandainya kebutuhan pegawai baru tersebut sangat mendesak dan diharapkan dapat sesegera mungkin pegawai
baru segera aktif, dengan kriteria yang dimiliki pegawai baru tetap sesuai dengan kriteria yang ditentukan
Agustinus Tjahyono Widigdyo adalah Dosen Fakultas Ilmu Komputer UDINUS Semarang
53
54 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
perusahaan atau tidak asal-asalan, maka proses penerimaan manual tersebut tidak bisa diharapkan selesai lebih
cepat.
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System diharapkan dapat mempersingkat
pelaksanaan sistem tersebut dengan hasil yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. SPK dapat
diterapkan dengan menggunakan alat bantu komputer sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam
melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan. Disamping itu, jika calon pelamar yang mengajukan berkas
lamaran jumlahnya banyak (misalkan penerimaan pegawai negeri sipil), SPK dapat diharapkan melakukan proses
pengevaluasian dalam waktu yang singkat. Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan alternatif
tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Pengambilan keputusan dilakukan dengan pendekatan
sistematis terhadap permasalahan melalui proses pengumpulan data menjadi informasi serta ditambah dengan
faktor faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.
LANDASAN TEORI
1. Decision Support System (DSS)
DSS sebagai sebuah sistem yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok
manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi
terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan
oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai
kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi Jenis keputusan menurut struktur masalah
dibedakan menjadi 3 yaitu: masalah terstruktur merupakan masalah yang dapat diselesaikan dengan algoritma
atau aturan keputusan, masalah tidak terstruktur merupakan masalah yang tidak memiliki struktur di tahapan
Simon, dan masalah semiterstruktur merupakan masalah yang hanya memiliki satu atau dua tahapan Simon.
Tahapan Simon merupakan suatu tahapan pengambilan keputusan yang terdiri dari beberapa struktur yaitu :
Tujuan DSS:
a. Membantu membuat keputusan umtuk memecahkan masalah.
b. Mendukung dan tidak menggantikan manager
c. Membantu membuat keputusan yang efektif dan efisien.
berkaitan dengan fase inteligensi yang di kemukakan oleh Simon. Selanjutnya manajer menggunakan
informasi untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan
menurut pendekatan sistem dan berkaitan dengan fase desain dan pemilihan.
Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam
usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk mengidentifikasi masalah yang kemungkinan
besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau
mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah diidentifikasi. Simulasi dapat juga membuka
masalah yang tersembunyi, karena kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi
perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk
memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternatif, mengevaluasi dan memilih
alternatif tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
Adapun penjelasan dari kedua jenis laporan tersebut adalah :
- Mempunyai kemampuan pengolahan data dalam jumlah yang besar dan dalam waktu yang relatif lebih
singkat.
Penentuan pegawai yang diterima dilakukan dengan membandingkan rekapan nilai test yang diadakan
berikut prosentase pemenuhan kriteria pegawai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
PEMBAHASAN
2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan proses pengembangan sistem lama ke sistem baru, yang bertujuan dapat
mengatasi permasalahan pada sistem yang lama. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk mendesain sistem
baru yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi PT. Kanasritex pada sistem penerimaan
pegawai barunya.
0 Alternatif Pilihan
Pelamar Berkas Lamaran DSS
Manajer
Penerimaan
Pegawai Baru Kriteria
1
Pelamar Berkas Lamaran DSS
Penerimaan
Pegawai Baru
Data Pelamar
Data Pelamar
Data Pelamar
Kriteria
Calon 2 Kriteria
Pegawai DSS
Manajer
Penerimaan
Kriteria Calon
Pegawai Pegawai Baru
Alternatif
Pilihan
Nopelamar * Nopelamar *
Nama Kdbagian **
Alamat Tgllamar
Kelurahan
Kecamatan
Kabupaten
Kodepos
Tabel Bagian
Notelp
Tgllhr
Kdbagian *
Umur
Nmbagian
Pglmkerja
Pddkakhir
IPK
Test1
Test2
Test3
Tabel Memiliki
Kdbagian *
Kdkriteria **
Tabel Kriteria
Kdkriteria *
Pglmkerja
Pddkakhir
Umur
Test1
Test2
Test3
Pada halaman menu utama berikut, user dapat memilih proses-proses yang akan dilakukannya, yaitu
berupa : entri data pelamar, entri data bagian, entry kriteria pemilihan dan menu cetak rekap pelamar.
KESIMPULAN
Dalam proses penerimaan pegawai baru, manajer atau pihak yang terkait dalam penerimaan pegawai baru
membutuhkan suatu sistem yang mendukung untuk menentukan calon pegawai mana yang akan diterima sebagai
pegawai baru di perusahaannya sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Proses yang manual dengan membandingkan
data diri setiap pelamar dan hasil test yang diadakan dengan kriteria tertentu yang ditetapkan, akan membutuhkan
64 Techno.Com, Vol. 9 No. 3, Agustus 2010
proses yang lama. Sistem pendukung keputusan dibangun dengan menginputkan semua data-data yang akan
menjadi kriteria pembanding setiap pelamar, berikut juga hasil test penerimaan. Data-data tersebut akan
dibandingkan dengan data kriteria dari perusahaan yang telah diinputkan sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
[1] http://dssresources.com/
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB.
[2] http://www.informationbuilders.com/decision-support-systems-dss.html
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB.
[3] http://en.wikipedia.org/wiki/Decision_support_system
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB
[4] http://yohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5590/spk3.pdf
Tanggal akses : 28 Mei 2010 pukul 19.00 WIB