LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH

PERJALANAN DINAS DIBAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
PADA KANTOR SEKRETARIAT DAERAH KABUPATE
PANDEGLANG

Disusun untuk memenuhi Tugas Kuliah Kerja Praktek (KKP) dan salah satu
syarat untuk penyelesaian studi pada Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Oleh :

NURMALASARI
110011900451

JURUSAN : MANAJEMEN
KONSENTRASI : SUMBER DAYA MANUSIA
PROGRAM : STRATA (S-1)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BINA BANGSA
SERANG
2023
 1

PENGESAHAN PIMPINAN DAN LP2M

NURMALASARI
11011900451

PROGRAM STUDI : MANAJEMEN

KONSENTRASI : SUMBER DAYA MANUSIA
PROGRAM : SARJANA S (1)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BINA BANGSA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH

PERJALANAN DINAS DIBAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
PADA KANTOR SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
PANDEGLANG

Serang, 15 Maret 2023

KEPALA LP2M KA. BAGIAN KKP – LP2M

Jaka Wijaya Kusuma, S.Pd., M.Pd. Yayan Mulyanto, S.Pd

NIDN : 0401018801 NIK : 10030009

REKTOR
UNIVERSITAS BINA BANGSA,

Dr. H. Furtasan Ali Yusuf, S.E., S.Kom., M.M

NIDN : 0425046901

I
 2

PENGESAHAN PEMBIMBING TEKNIS DAN PIMPINAN PERUSAHAAN

NURMALASARI
11011900451

JURUSAN : MANAJEMEN
KONSENTRASI : SUMBER DAYA MANUSIA
PROGRAM PENDIDIKAN : SARJANA (S1)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BINA BANGSA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH

PERJALANAN DINAS DIBAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
PADA KANTOR SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
PANDEGLANG
Serang, 15 Maret 2023

KEPALA LP2M PEMBIMBING TEKNIS/

INSTANSI/ PERUSAHAAN

Jaka Wijaya Kusuma, S.Pd., M.Pd. Teti Susilawati

NIDN : 0401018801 NIP : 197811302010012004

Mengetahui Mengetahui
REKTOR DIREKTUR OPERASIONAL
UNIVERSITAS BINA BANGSA

Dr. H. Furtasan Ali Yusuf, S.E, S.Kom., M.M. II H. Didin Pahrudin, S,Sos,MM.
NIDN: 0425046901 NIP : 197001041995031003
 3

PENGESAHAN PEMBIMBING MATERI, KAPRODI, DEKAN DAN

REKTOR

NURMALASARI
11011900451

PROGRAM STUDI : MANAJEMEN

KONSENTRASI : SUMBER DAYA MANUSIA
PROGRAM : SARJANA S (1)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BINA BANGSA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH PERJALANAN

DINAS DIBAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN PADA KANTOR
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN PANDEGLANG

Serang, 15 Maret 2023

KETUA PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMBIMBING MATERI,

Encep Saefullah, S.H., M.M. Hadi Kurniawanto, S,Kom.,M.M.

NIDN: 0406048201 NIDN : 0410078601
Mengetahui,
REKTOR DEKAN
UNIVERSITAS BINA BANGSA FAKULTAS

Dr. H. Furtasan Ali Yusuf, S.E., S.Kom., M.M. Dr. Tata Rustandi, S.E., M.M
NIDN : 0425046901 NIDN: 0405056503

III
 4

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur, penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah
Kerja Praktek (KKP) ini dengan judul “PENGELOLAAN SISTEM
INFORMASI SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS DIBAGIAN
ADMINISTRASI PEMBANGUNAN PADA KANTOR SEKRETARIAT
DAERAH KABUPATEN PANDEGLANG”. Penulis dengan segala kerendahan
hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:
1. Bapak Dr. H. Furtasan Ali Yusuf.,SE., S.Kom., MM selaku Rektor
Universitas Bina Bangsa, yang telah memberikan kemudahan dalam
kegiatan akademis serta arahan yang sangat berharga sehingga Kuliah
Kerja Praktek (KKP) ini berjalan dengan lancar.
2. Bapak Dr. H. Bambang Dwi Suseno, SE., MM selaku Wakil Rektor I
Bidang Akademik yang telah melengkapi kurikulum pembelajaran KKP
dengan menseminarkanya untuk pertama kalinya di UNIBA
3. Bapak Drs. Gatot Hartoko., M.Si selaku Wakil Rektor II Bidang Keuangan
umum dan keuangan Universitas Bina Bangsa
4. Bapak Dr. Budi Ilham Maliki., S.Pd., MM selaku Wakil Rektor III Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni dan kerja sama Universitas Bina Bangsa
yang memberikan motivasi dan dukungan hingga menyelesaikan Kuliah
Kerja Praktek (KKP)
5. Bapak Dr. Tata Rustandi, S.E., M.M. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Bina Bangsa.
6. Bapak Jaka Wijaya Kusuma, S.Pd.,M.,Pd sebagai Kepala LP2M
Universitas Bina Bangsa yang telah membimbing, memberikan motivasi
dan dukungan kepada mahasiswa hingga menyelesaikan Kuliah Kerja
Praktek (KKP).
7. Bapak Yayan Mulyanto., S.Pd sebagai kepala bagaian Kuliah Kerja
Praktek (KKP) LP2M Universitas Bina Bangsa yang telah banyak

Iv
 5

memberikan saran dan masukan seta mengurus Administrasi surat

menyurat sehingga penulis menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
8. Bapak Encep Saefullah, S.H., M.M selaku ketua program Studi
Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis di Universitas Bina Bangsa.
9. Bapak Hadi kurniawanto, S,Kom.,M.M. selaku dosen pembimbing kuliah
Kerja Praktek (KKP) yang telah memberikan banyak arahan, saran ,
motivasi serta dan waktu dalam bimbingan kuliah kerja praktek (KKP).
10. H. Didin Pahrudin, S.Sos,MM. selaku kepala Bagian Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah kabupaten Pandeglang
11. Kedua orang tua yang selalu memberikan support, inspirasi, dan motivasi
serta selalu memberikan Do’a kepada penulis yang tiada hentinya.
12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu yang telah
membantu dalam menyelesaikan laporan ini.
Penulis menyadari Laporan kuliah kerja peraktek ini masih jauh dari
sempurna, untuk itu segala masukan dalam rangka penyempurnaan masih
sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap Laporan ini dapat berkenan
dalam memberikan kontribusi pemikiran yang bermanfaat bagi yang
berkepentingan.

Serang, 15 Maret 2023

Penulis

NURMALASARI

v
 6

DAFTAR ISI

JUDUL HALAMAN

LEMBAR PERSETUJUAN PENGESAHAN...........................................i

KATA PENGANTAR..................................................................................iv
DAFTAR ISI.................................................................................................vii
DAFTAR TABEL........................................................................................x
DAFTAR GAMBAR....................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................xii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah.........................................................................3
1.3 Maksud dan Tujuan..........................................................................3
1.3.1 Tujuan Umum...........................................................................3
1.3.2 Tujuan Khusus..........................................................................3
1.4 Kegunaan dan Manfaat.....................................................................4

BAB II KAJIAN TEORI

2.1 Tinjauan Umum................................................................................5
2.1.1 Pengertian Sekretariat Daerah...................................................5
2.1.2 Fungsi Sekretariat Daerah.........................................................5
2.1.3 Peran dan Tugas........................................................................6
2.2 Tinjauan Khusus...............................................................................7
2.2.1 Sistem Informasi.......................................................................7
2.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem.......................................................7
2.2.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas................................................8
2.2.4 Isi dalam Surat SPDD...............................................................9

vi
 7

BAB III METODOLOGI PENULISAN

3.1 Tempat Dan Waktu Penelitian.........................................................11
3.1.1 Tempat Kuliah Kerja Praktek...................................................11
3.1.2 Waktu Kuliah Kerja Praktek.....................................................11
3.2 Metodologi Penulisan.......................................................................11
3.3 Jenis Dan Sumber Data....................................................................12
3.4 Teknik Dan Pengumpulan Data.......................................................15
3.5 Teknik Analisis Data........................................................................12
3.1.1 Tahap Persiapan........................................................................12
3.1.2 Tahap Pelaporan........................................................................12
3.6 Pelaksanaan Kegiatan.......................................................................13

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan..........................................................20
4.1.1 Profil Instansi............................................................................20
4.1.1.1 Sejarah Berdirinya Instansi................................................22
4.1.1. Visi dan Misi........................................................................22
4.1.2 Struktur Organisasi...................................................................22
4.1.3 Uraian Pekerjaan.......................................................................23
4.2 Hasil Dan Pembahasan.....................................................................25
4.2.1 Hasil Kegiatan...........................................................................25
4.2.2 Hasil Pembahasan.....................................................................31

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan.......................................................................................32
5.2 Saran.................................................................................................32

vii
 8

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Pelaksanaan........................................................15

viii
 9

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi....................................................................22

Gambar 4.2 Tampilan form login user...........................................................26
Gambar 4.3 Tampilan Halaman home...........................................................26
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Data Admin................................................26
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Data Petugas...............................................27
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Data Pimpinan............................................27
Gambar 4.7 Tampilan Halaman Data Jabatan................................................28
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Data Jabatan................................................28
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Data Pejabat Penanda Tangan SPT............29
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Data Pejabat Penanda Tangan SPPD........30
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Data SPT...................................................30
Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah SPT.............................................30
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Detail SPT................................................31

ix
 10

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran-A : Surat Memenuhi Syarat KKP/Permohonan Kuliah Kerja

Praktek/Magang dari Universitas Bina Bangsa.
Lampiran-B : Surat Persetujuan Kuliah Kerja Praktek/ Magang dari
Instansi/Perusahaan tempat Magang
Lampiran-C : Surat Keterangan KKP dari Perusahaan/ Instansi dan Lampiran
Lembar Penilaian KKP/ Magang Mahasiswa yang telah dinilai oleh
Pimpinan dan di tanda tangani oleh Direktur/ Kepala
Lampiran-D : Lembar Nilai Pembimbing Materi
Lampiran-E : Lembar Rekaptulasi Nilai Akhir dari Pembimbing Materi
Lampiran-F : Lembar Kegiatan / Absensi Kuliah Kerja Praktek
Lampiran-G : Lembar Persetujuan Model KKP
Lampiran-H : Lembar Bimbingan KKP dengan Pembimbing Materi
Lampiran-I : Daftar Riwayat Hidup + Foto

x
 1

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kuliah kerja praktek adalah salah satu kegiatan yang dilakukan seseorang
di dunia pendidikan dengan cara terjun langsung kelapangan untuk mempraktekan
semua teori yang dipelajari di bangku pendidikan. Praktrk kerja ini sangat
diperlukan untuk mewujudkan sumber daya manusia yang mandiri. Beretos kerja
dan berdya saing tinggi karena bangsa indoneia dihadapkan pada tantangan yang
semakin berat yaitu kurangnya tenaga kerja yang mempunyai kulifikasi,
sehinggaperlu dukungan dengan situasi yang kondusif melalui partisipasi semua
pihak dalam praktek kerja ini

Program Sarjana I (S1) Universitas Bina Bangsa sebagai salah satu

penghasil lulusan dalam jumlah yang cukup besar setiap tahunnya menetapkan
program magang/kuliah kerja praktek kepada seluruh mahasiswanya. Dengan
harapan, mahasiswa yang telah melaksanakan magang ini akan memiliki
pengetahuan., keterampilan, skill, dan pengalaman di dunia kerja serta menjadi
modaluntuk menciptakan lapangan kerja atau mencari kerja nantinya. Agar
menjadi tenaga kerja yang memiliki pengetahuan, skill, dan di dunia kerja melalui
magang.

Perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan saat ini dapat

dibilang sangat pesat serta mempengaruhi dalam bidang informasi, khususnya
dalam bidang pengelolaan data dengan memakai komputer. Komputer merupakan
suatu alat yang diperlukan oleh setiap instansi atau organisasi karena akan
berguna sebagai alat pengelolaan data yang efektif dan mengeluarkan suatu
informasi yang sempurna. Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi
tersebut, maka semakin diperlukan juga suatu sistem informasi untuk
mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data serta membantu
menyelesaikan masalah-masalah administratif yang terjadi disuatu instansi atau
organisasi. Definisi dari sistem informasi itu sendiri merupakan sebuah sistem
untuk mengolah data yang terdaapat informasi di dalamnya dan setelah diolah

1
 2

maka terbentuklah informasi baru yang nantinya dapat dijadikan sebagai acuan
dalam mengambil sebuah keputusan.1.

Surat Perintah Perjalanan Dinas atau SPPD merupakan suatu aktivitas

yang sering dilakukan di instansi pemerintah atau swasta. SPPD merupakan surat
pengantar yang dibuat ketika pegawainya akan melakukan perjalanan dinas ke
kota tertentu. Penelitian terkait pembuatan sistem informasi perjalanan dinas pada
kantor Sekretariat Daerah kabupaten Pandeglang dibagian administrasi
pembangunan yang masih menggunakan mekanisme SPPD secara manual. Pada
proses pembuatan SPPD secara manual, yang dalam pembuatannya masih
menggunakan aplikasi Microsoft word dimana harus dilakukan pengeditan setiap
kali akan melakukan perjalanan dinas. Selain itu pembuatan SPPD harus mecari
data setiap pegawai yang aka melakukan perjalanan dinas pada Microsoft excel.
Dalam pembuatan SPPD yang ada saat ini ditemui banyak kekurangan-
kekurangan yang harus dihadapi seperti terjadinya kesalahan-kesalahan
pengetikan dalam menginput data sehingga pembuatan SPPD dilakukan berulang-
ulang, dan juga pencarian data pegawai yang diusulkan dan pegawai pemberi
tugas dalam pembuatan SPPD belum dilakukan secara otomatis sehingga
membutuhkan waktu yang lebih lama.

Berdasarkan peraktek kuliah kerja peraktek yang penulis lakukan di kantor

sekretariat daerah kabupaten pandeglang, dengan melakukan penelitian dan
mempelajari buku-buku yang menyangkut dikantor sekretariat daerah kabupaten
pandeglang, penulis terdorong untuk melakukan terhadap salah satu produk yaitu
surat perintah perjalanan dinas yang ada di kantor sekretariat daerah kabupaten
pandeglang yang kemudian direalisasikan ke dalam bentuk tulisan yaitu laporan
kuliah kerja peraktek yang berjudul “PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS DIBAGIAN ADMINISTRASI
PEMBANGUNAN PADA KANTOR SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN PANDEGLANG”.

1
Eko Nurmianto, 2018, Konsep Dasar Ekomomi (Jakarta : Guna Widya) p.37
 3

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi surat
perjalanan dinas yang dapat membantu pegawai untuk pengelolaan surat dikantor
sekretariat daerah kabupaten pandeglang

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud penulisan laporan KKP ini sebagai upaya untuk memberikan
pengalaman bagi mahasiswa untuk menerapkan dan memperluas wawasan
penerapan teori dan pengetahuan yang telah diterima di dalam kelas pada kegiatan
nyata di bidang studi masing-masing yang telah dipelajari
1.3.1 Tujuan
Tujuan umum dilaksanakannya Kuliah Kerja Praktek adalah sebagai
berikut:

1. Mahasiswa berkesempatan untuk mengaplikasikan langsung ilmu yang di

peroleh selama proses perkuliahan ke dunia kerja di suatu perusahaan atau
instasi.
2. Agar mahasiswa mengetahui secara langsung lingkungan kerja yang
sebenarnya.
3. Untuk mengetahui prosedur atau proses-proses kerja yang ada di instasi
pemerintahan.
4. Membandingkan ilmu yang di peroleh mahasiswa selama proses
perkuliahan dengan Kuliah Kerja Praktek di instansi pemerintahan.
5. Untuk menambah wawasan pengetahuan bagi mahasiswa dari tempat Kuliah
Kerja Praktek

1.3.2 Tujuan Khusus

Tujuan Khusus Kuliah Kerja Praktek adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses pengelolaan sistem informasi surat perintah

perjalanan dinas.
 4

2. Untuk mengetahui budaya dalam lingkungan kerja.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala dalam Pengelolaan sistem informasi
surat perintah perjalanan dinas

1.4 Kegunaan Dan Manfaat

Kegunaan dari adanya pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
ini yaitu memberikan pengalaman untuk menerapkan secara langsung ilmu yang
didapatkan selama dalam perkuliahana, dan memberikan pengalaman secara nyata
dalam kegiatan dunia kerja. Memberikan pengalaman dan memperluas
pengetahuan mahasiswa, dengan mendapatkan pengalaman bekerja secara
langsung yang mana tidak pernah didapatkan dalam proses belajar mengajar yang
dilaksanakan di kampus. Dengan dilaksanakannya kegiatan Kuliah Kerja Praktek
(KKP) ini, mahasiswa dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dan beradaptasi
dengan lingkungan tempat mereka melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
Adapun Manfaat Kuliah Kerja Praktek, yaitu:
1. Bagi Mahasiswa
Mahasiswa mendapatkan keterampilan untuk melaksanakan program kerja
pada instansi pemerintahan serta mendapat bentuk pengalaman nyata serta
permasalahan yang dihadapi dunia kerja . Selain itu, mahasiswa dapat
menumbuhkan rasa tanggung jawab profesi di dalam dirinya melalui Kuliah
Kerja Praktek.

2. Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

Lembaga dapat menjalin kerjasama dengan Instansi Pemerintahan. Kuliah
Kerja Praktek dapat mempromosikan keberadaan Akademik di tengah-tengah
dunia kerja.

3. Bagi Tempat KKP

Institusi dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja lepas yang
berwawasan akademi dari Kuliah Kerja Praktek. Dunia kerja akan
memperoleh tenaga kerja dan dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sumber
informasi dalam pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktek.
 5

BAB II
KAJIAN TEORI

2.1 Tinjauan Umum

2.1.1 Pengertian Sekretariat Daerah
Sekretariat Daerah adalah unsur pembantu pimpinan pemerintah daerah,
yang dipimpin oleh sekretaris daerah disingkat sekda. Sekretariat daerah diangkat
dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memenuhi persyaratan. Sekretaris daerah
karena kedudukannya sebagai pembina PNS di daerahnya. Sekretaris daerah dapat
disebut juga puncak dalam pola karier PNS di daerah.2
Menurut UU Nomor 23 Tahun 2014 terdiri dari 6 (enam) unsur perangkat
daerah yaitu sekretariat daerah, sekretariat DPRD, Inspektorat, DInas Daerah,
badan daerah dan kecamatan.3
Sekretariat Daerah dibagi menjadi dua yaitu sekretariat daerah provinsi
dan sekretariat daerah kabupaten/kota. Sekretariat daerah provinsi (SetDaProv)
merupakan unsur pembantu pimpinan pemerintah provinsi yang dipimpin oleh
sekretaris daerah yang bertanggung jawab kepada gubernur. Sekretariat daerah
provinsi diangkat dan diberhentikan oleh presiden atas usul gubernur. Sedangkan
sekretariat daerah kabupaten/kota diberhentikan oleh gubernur atas usul bupati.4
Sekretariat Daerah provinsi terdiri atas sebanyak-banyaknya 5 asisten;
dimana masing-masing asisten terdiri 3 biro. Sedangkan sekretariat daerah
kabupaten/kota terdiri atas 3 asisten; dimana masing-masing asisten terdiri dari
sebanyak-banyaknya 4 bagian. Salah satunya adalah bagian adminsitrasi
Pembangunan (ADPEM). 5

2
https://setda.bone.go.id/2019/02/15/pengertian-sekretariat-daerah-dinas-daerah-lembaga-teknis-
daerah-dan-opd/ diakses pada Pukul 11 : 23 Tanggal 19 Februari 2023
3
I Eko Nurmianto, 2018, Konsep Dasar Ekomomi (Jakarta : Guna Widya) p.37
4
Ibid. p.39
5
Arikunto, 2018, Ekonomi Pembangunan (Rineka Cipta : Jakarta) p.97

5
 6

2.1.2 Fungsi Sekretariat Daerah

Sekretariat melalui sekretariat daerah kabupaten pandeglang mempunyai
fungsi, yaitu :
1. Menyusun kebijakan pemerintah Daerah.
2. Pengoordinasian Pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah.
3. Pemantauan dan Evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah.
4. Pembinaan administratif dan aperatur pemerintah daerah.
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan walikota sesuai dengan tugas dan
fungsinya.6

2.1.3 Peran dan Tugas

Menurut Peraturan Bupati Pandeglang Nomor 39 Tahun 2021 Rincian
tugas Sekretariat Daerah sebagai berikut:
1. Mengoordinasikan penyusuna rencana kerja Sekretariat Daerah berdasarkan
visi dan misi Bupati;
2. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan pada bawahan;
3. Mengoordinasikan kegiatan bawahan dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah
4. Memantau perkembangan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan,
pembinaan kemasyarakatan serta pelayanan teknis adminsitrasi pemerintah
daerah;
5. Membina dan memotivasi bawahan dalam upaya peningkatan produktivitas
kerja yang efektif, efisien dan pengembangan karir.
6. Mengevaluasi hasil kerja bawahan sebagai bahan pembinaan penyelenggaraan
adminsitrasi pemerintah daerah;
7. Merumuskan dan menetapkan program dan kegiatan Sekretariat Daerah
meliputi penyelenggaraan pemerintahan, perencanaan, administrasi
pembangunan, perekonomian, kesejahteraan rakyat, administrasi pendidikan,
sosial dan keagamaan, ketatalaksanaan, dan akuntabilitas kinerja pemerintah

6
Irianto. 2017. Manajemen Bisnis. (Jakarta : FE-UI). p.66
 7

dan aparatur.7

2.2 Tinjauan Khusus

2.2.1 Sistem Informasi
Menurut Mulyanto dalam (Kuswara and Kusmana 2017) “Sistem
Informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu
software, hardware, dan brainware yang memproses informasi menjadi sebuah
output yang berguna unntuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu
organisasi.8
Menurut Tarif D.Muhyuzir Sistem informasi adalah data yang
dikumpulkan, diklasifikasi dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah
informasi entitas terkait tunggal dan mendukung satu sama lain sehingga menjadi
informasi berharga bagi mereka yang menerimanya.9
Menurut Rommey (1997:16) Sistem informasi yang diselenggarakan cara
untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan
terorganisir cara untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan
informasi dengan cara yang suatu organisasi dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.10

2.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Pada sistem analisis kebutuhan hanya menjelaskan kebutuhan admin,
pimpinan dan petugas sebagai pengguna aplikasi. Secara umum hal yang
dibutuhkan pengguna yaitu:

1. Proses login masuk ke sistem oleh petugas, pimpinan dan admin

2. Proses pengolahan data admin untuk mengolah data admin yang berkaitan
dengan data diri admin.

7
Ibid. p.45
8
Kuswara, Kusmana. (2017). Manajemen Personalia. Edisi Revisi. (Jakarta : Ghalia Indonesia)
p.45
9
Tarif D.Muhyuzir. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan. (Jakarta:
Murai Kencana)
10
Ibid p.65
 8

3. Proses pengolahan data petugas untuk mengolah data petugas yang berkaitan
dengan data diri petugas.
4. Proses pengolahan data pimpinan untuk mengolah data pimpinan yang
berkaitan dengan data diri pimpinan.
5. Proses pengolahan data pegawai untuk mengolah data pegawai seperti nama,
NIP, alamat, nomor telepon, golongan, pangkat dan jabatan.
6. Proses pengolahan data jabatan untuk mengolah data jabatan.
7. Proses pengolahan data golongan untuk mengolah data golongan.
8. Proses pengolahan data pangkat untuk mengolah data pangkat.
9. Proses pengolahan pejabat penanda tangan SPT untuk mengolah data pejabat
yang mempunyai hak untuk menanda tangani SPT.
10. Proses pengolahan pejabat penanda tangan SPPD untuk mengolah data
pejabat yang mempunyai hak untuk menanda tangani SPPD.
11. Proses pengolahan Surat Perintah Tugas (SPT) untuk mengolah data SPT.
12. Proses pengolahan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) untuk mengolah
data SPPD.
13. Proses pengolahan kwitansi untuk mengolah data kwitansi perjalanan dinas.
14. Proses verifikasi kwitansi untuk memverifikasi kwitansi perjalanan dinas yang
digunakan oleh pegawai.
15. Menampilkan laporan SPT , SPPD, dan Kwitansi.11

2.2.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat Perjalanan Dinas disebut juga dengan SPPD adalah salah satu jenis
surat yang di perlukan oleh seorang pegawai untuk menjalankan tugas kerja yang
mengharuskan pergi ke daerah lain atau keluar kota. Tugas kerja ini bisa berupa
rapat kerja nasional, studi banding maupun pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya
dikerjakan langsung di daerah lain. Surat ini dibutuhkan sebgai bukti seorang

11
Wukir. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Sekolah. (Yogyakarta:
Multi Presindo) p.78
 9

pegawai dalam melaksanakan tugas, karena perjalanan kerja keluar kota

membutuhkan biaya tambahan danharus di tanggung dinas.12
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) sebagai bukti administrasi tugas
dilengkapi juga dengan Surat Tugas yang dikeluarkan dan dibubuhi tanda tangan
oleh pimpinan atau atasan dari instansi terkait. Salah satu fungsi Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD) dikeluarkan untuk mencairkan dana transportasi ketika
bepergian dalam suatu instansi tertentu sebagai sarana kelancaran suatu informasi
yang akan diterima dalam suatu urusan instansi.13
Surat Perintah perjalanan Dinas atau dikenal dengan SPPD merupakan jenis
surat tugas yang dibutuhkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas
kerja dan harus pergi ke daerah lain (misalnya ke luar kota). Tugas kerja tersebut
dapat berupa studi banding, audit ke perusahaan cabang, rapat kerja nasional
maupun pekerjaan- pekerjaan lain yang dilakukan di luar kota (tidak di
lingkungan kantor sendiri). Bentuk perjalanan dinas terdiri dari Perjalanan Dinas
Luar Negeri, Luar Daerah (kota), dan Dalam Daerah (kota).14
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Merupakan suatu aktivitas yang
sering dilakukan di instansi pemerintah atau swasta. SPPD merupakan surat
pengantar yang dibuat ketika pegawainya akan melakukan perjalanan dinas ke
kota tertentu.

2.2.4 Isi dalam Surat SPDD

Ada beberapa hal yang harus di cantumkan dalam SPPD, yaitu:

1. Atasan atau pejabat yang membeikan perintah

2. Karyawan atau pegawai yang diberikan tugas disertai dengan orang-orang
yang ikut dalam perjalanan dinas.
3. Tujuan dan maksud perjalanan dinas.
4. Waktu yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas.
5. Daerah asal dan daerah tujuan dinas.

12
Eko Nurmianto. 2018. Konsep Dasar Ekomomi. Jakarta: Guna Widya. p.37
13
Alma. 2019. Manajemen Pemasaran (Bandung : Alfabeta) p.43.
14
Ibid. p.46
 10

6. Pembebanan Anggaran terhadap biaya perjalanan dinas.

7. Tanda Tangan pejabat atau atasan terkait.
8. Keterangan perjalanan yang diisi oleh pegawai yang melakukan perjalanan
dinas.15
Peraturan Menteri Dalam Negeri No.55 Tahun 2012 tentang Naskah
Dinas, yaitu untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan
fungsinya, dan melaksanakan suatu tugas bagi setiap Pejabat dan PNS
termasuk pimpinannya. Untuk melakukan pencairan dana perjalanan dinas
harus melampirkan berbagai persyaratannya seperti lampiran SPPD rincian
biaya perjalanan dinas dan laporan perjalanan dinas (Kemendagri RI 2012).

15
Sofyan Assauri, 2015, Manajemen Produksi, (Jakarta : FE-UI) p.8
 11

BAB III
METODOLOGI PENULISAN

3.1 Tempat Dan Waktu Penelitian

3.1.1 Tempat Kuliah Kerja Praktek
Penulis mengambil tempat Kuliah Kerja Praktek (KKP), diInstansi/ instansi
sebagai berikut:
Nama Instansi : Sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang
Alamat Instansi : Jl. Bhayangkara, No 5
Desa : Pandeglang
Kecamatan : Pandeglang
Kabupaten / Kota : Pandeglang
Provinsi : Banten-Indonesia

3.1.2 Waktu Kuliah Kerja Praktek ( KKP )

Kuliah Kerja Praktek berlangsung selama 1 (satu) bulan, terhitung mulai
tanggal 30 januari 2023 sampai dengan 26 februari 2023 Dalam pelaksanaan
Kuliah Kerja Praktek (KKP), dilaksanakan pada hari senin sampai dengan hari
jumat mulai pukul 07.30 WIB sampai dengan 16.00 WIB

3.2 Metodologi Penulisan

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP ini. Di dalam kegiatan penelitian, penulis melakukan pengumpulan data
melalui cara :
1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka
penulis melakukan suatu metode tanya-jawab mengenai semua yang berkaitan
dengan perusahaan dan sistem yang belum terkomputerisasi serta
mempertimbangkan sistem yang akan penulis kembangkan.
 12

11
2. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap lingkungan perusahaan yang

bersangkutan dengan laporan.

3. Studi Pustaka

Selain kegiatan yang diatas penulis melakukan studi kepustakaan melalui

referensi-referensi di perpustakaan maupun di internet

3.3 Jenis dan Sumber Data

Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek ini jenis data yang digunakan
penulis adalah jenis data kualitatif. Sedangkan cara memperolehnya, jenis data
yang di pakai oleh penulis ini adalah :

1. Data Primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari sumber di
mana penelitian berlangsung. Dalam penelitian ini data primer berupa
penelitian secara langsung di kantor sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang
2. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung, yaitu data
yang diperoleh dari buku dan jurnal.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

1. Dengan Wawancara
Wawancara teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengadakan wawancara langsung terhadap sumber daya yang dapat
memberikan informasi tentang apa yang dibutuhkan penulis.
2. Dengan Observasi
 13

Observasi yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan terjun

langsung kelapangan guna mendapatkan data yang sebenarnya.
3. Dengan Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal yang berupa
catatan transkip, buku, surat, dokumentasi, dan sebagainya. Pemanfaatan
data sekunder akan menghemat waktu karena tidak menyusun instrument
penelitian, mencari sumber data yang di perlukan.

3.5 Teknik Analisa Data

3.5.1 Tahap Persiapan
Sebelum melakukan Kuliah Kerja Praktik (KKP) penulis terlebih dahulu
mencari informasi mengenai kegiatan KKP dikantor tersebut. Setelah mengetahui
informasi survey kekantor tersebut untuk menanyakan perihal Kuliah Kerja
Praktek dan teknisnya. Berbagai hal informasi mengenai Kuliah Kerja Praktek di
rasa sudah cukup Penulis menyerahkan surat Pengantar dari LP2M Universitas
Bina Bangsa kepada pihak administrasi kantor.
3.5.2 Tahap Pelaporan
Setelah selesai pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Praktek selama satu
bulan penuli diwajibkan Menyusun Laporan tentang kegiatan yang dilakukan.
Tahap ini dilakukan selama penulis sampai dengan selesai melaksanakan Kuliah
Kerja Praktek dan mulai Menyusun Laporan Kuliah Kerja Praktik dengan
mengumpulkan data-data yang diperlukan terlebih dahulu kemudian langsung
membuat Laporan Kuliah Kerja Praktek.

3.6 Pelaksanaan Kegiatan

Kuliah Kerja Praktek (KKP) dilaksanakan pada semester ganjil tahun
ajaran 2022-2023 yaitu antara bulan Januari sampai dengan bulan Februari,
tepatnya pada tanggal 30 Januari sampai tanggal 26 Maret, dengan alokasi sebagai
berikut:

1. Pra pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek (KKP)

 14

a. Survei
Survei yang dilakukan adalah meninjau secara langsung lokasi Kuliah
Kerja Praktek (KKP) yang akan dijadikan objek praktek.Menentukan
judul dan topik Kuliah Kerja Praktek (KKP) Setelah melakukan survei
yang akan dijadikan tempat praktek, maka langkah selanjutnya adalah
menentukan judul yang akan dijadikan rumusan masalah laporan Kuliah
Kerja Praktek (KKP).
b. Menyelesaikan Administrasi Kuliah Kerja Praktek (KKP)
Setelah menyelesaikan Administrasi, maka langkah selanjutnya yang
harus diselesaikan sebelum melaksanakan Praktek adalah menyelesaikan
masalah administrasi yang berhubungan erat dengan surat perizinan.
2. Pelaksanaan
a. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan selama proses Kuliah Kerja Praktek (KKP)
berlangsung. Proses pengumpulan data lebih banyak menggunakan data
documenter catatan tentang perilaku siswa yang ditunjang dengan hasil
observasi dan wawancara.
b. Proses Bimbingan
Melalui proses bimbingan dengan pembimbing yang ditetapkan, peneliti
mulai melakukan persiapan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) sampai
selesai.
c. Pengolahan Data
Untuk menguji kebenaran informasi, dilakukan pengolahan data dengan
cara melengkapi data yang telah disusun menjadi tulisan, sehingga data
yang telah diolah tersebut menjadi akurat dan valid.
3. Penyusunan Laporan
a. Penyusunan Data
Penyususnan data/informasi Kuliah Kerja Praktek (KKP) dilakukan
setelah melalui tahap pengolahan data. Langkah penyusunan data ini
dilaksanakan agar laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) menjadi sistematis.
b. Pengetikan Data
 15

Proses ini dilakukan setelah data tersusun dengan sistematis melalui proses
bimbingan terlebih dahulu.
c. Penggandaan Laporan
Penggandaan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dilakukan setelah
semua isi laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) telah disetujui oleh
pembimbing.

Adapun Tabel Kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dapat dilihat pada
Tabel 3.1 sebagai berikut :
Tabel 3.1
Tabel Kegiatan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
No Hari/tgl Waktu Uraian kegiatan Nama
instruktur
1 Senin,30 07.30 – a. apel pagi Teti
16.00 Susilawati
Januari 2023 b.pengarahan
SE.
pembimbing

c.perkenalan
pegawai

2 Selasa,31 07.30 – a. apel pagi Teti

16.00 Susilawati
Januari 2023 b.melihat biodata
SE.
pegawai dibagian
arsip

c.peroses
penginputan data
pegawai secara
online

d.fotocopy
menggandakan

3 Rabu,01 07.30 – a. apel pagi Teti

 16

februari 2023 16.00 Susilawati

SE.
b.pembuatan surat
perintah tugas (spt)
pegawai

d.fotocopy
menggandakan

4 Kamis,02 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b. pembuatan surat
SE.
perintah tugas (spt)
dalam kota.

c.peroses
penginputan data
pegawai secara
online

d.mencatat arsip dan

membuat surat
keluar

5 Jum’at,03 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b. pengajian rutin
SE.
c.peroses
penginputan data
pegawai secara
online

d.fotocopy
menggandakan

6 Senin,06 07.30 – a. apel pagi Teti

 17

februari 2023 16.00 b. pembuatan surat Susilawati

perintah tugas (spt) SE.
pegawai.

c.peroses
penginputan data
pegawai secara
online

d.fotocopy
menggandakan

7 Sealasa,07 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
dokumen

d.fotocopy
menggandakan

8 Rabu,08 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.memeriksa data
SE.
pembangunan fisik
dan non fisik setiap
dinas

d.membuat Surat
perintah Tugas (spt)

9 Kamis,09 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
dokumen

d.fotocopy
menggandakan
 18

10 Jum’at,10 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2021 16.00 Susilawati
b. pengajian rutin
SE.
d.mengetik kegiatan
non skp

11 Senin,13 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
dokumen

c.fotocopy
menggandakan

12 Selasa,14 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.membuat kikiping
SE.
c.fotocopy
menggandakan

13 Rabu,15 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b. membuat
SE.
kikiping

c.fotocopy
menggandakan

14 Kamis,16 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mencatat surat
SE.
masuk

c. pembuatan surat
perintah tugas (spt)
pegawai

15 Jum’at,17 07.30 – a. apel pagi Teti

 19

februari 2023 16.00 Susilawati

SE.
b. Pengajian rutin

c. memeriksa data
pembangunan fisik
dan non fisik setiap
dinas

16 Senin,20 07.30 – a. apel pagi Teti

fabruari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
surat d.fotocopy
menggandakan

17 Selasa,21 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
surat

c.mencatat surat
masuk

18 Rabu,22 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.merekap dokumen
SE.
Adpem

d. pembuatan surat
perintah tugas (spt)
pegawai

19 Kamis,23 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b. Melaksanakan
SE.
isra miraj dimasjid
agung pandeglang
banten.
 20

c.mengarsipkan
dokumen

d.fotocopy
menggandakan

20 Jum’at, 24 07.30 – a. apel pagi Teti

februari 2023 16.00 Susilawati
b.mengarsipkan
SE.
dokumen

d.fotocopy
menggandakan
 21

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Instansi

Sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang terletak di Jalan Bhayangkara
No. 05 Pandeglang Kecamatan Pandeglang, Kabupaten Pandeglang. Sekretariat
Daerah Kabupaten Pandeglang terletak tepat di pusat kabupaten dan tempatnya
yang strategis berdekatan dengan instansi-instansi lain seperti dinas kesehatan,
BPKD, DPRD, dan Mall Pelayanan Publik. Sekretariat Daerah juga berdekatan
dengan masjid Agung Pandeglang dan juga Polres Pandeglang. Tepat di sebrang
Pintu Masuk terdapat bank BRI begitu juga Dibagian Belakang terdapat
Perpustakaan daerah.

4.1.1 Profil Instansi

4.1.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Kelurahan Bandulu - Anyar
Berdasarakan Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang Nomor : 05/
DP.30 / PD/1983 tentang penetapan Hari jadi kabupaten pandeglang sebagai
pengukuhan hasil kerja panitia sejarah yang dibentuk berdasarkan surat keputusan
bupati kepala daerah tingkat II Pandeglang Nomor : III /Ks.115 / SK /1978
tanggal 26 september 1978 tentang pembentukan panitia sejarah dan hari jadi
kabupaten pandeglang, maka perkembangan sejarah pemerintah kabupaten
pandeglang telah dikumpulkan oleh panitia sejarah tersebut termasuk hari jadi
kabupaten pandeglang yang telah diusahakan dari berbagai sumber baik fakta
maupun data yang diperoleh.
Berdasarakan Etimologi, pandeglang yang berasal dari kata “PANDAI
GLANG” Yang artinya orang tukang atau tempat menempa gelang. Pendapat ini
terutama dikaitkan dengan legenda Si Amuk yang konon kabarnya pada zaman
kesultanan Banten, di desa kadupandak ada seorang tukang pandai besi ( tukang
besi ) yang termasuk kepandaiannya. Sultan banten yang memerintah pada waktu
itu menyuruh tukang pandai besi di desa tersebut untuk membuat gelang Mariam
yang bernama Si Amuk, karena di daerah lain tukang pandai besi tidak ada yang
sanggup untuk membuatnya.

21
 22

Pandeglang Berasal dari perkataan PANEGLAAN yang artinya tempat

melihat ke daerah lain dengan jelas, hal ini seperti dikemukakan dalam salah satu
buku, Pandeglang itu berasal dari kata “PANEGLANG” tempat melihat kemana-
mana. Dalam Tahun 1925 dengan keputusan Gubernur Jendral Hindia Belanda
tanggal 14 Agustus 1925 Nomor IX, maka jelas kabupaten pandeglang telah
berdiri sendiri. Pembentukan Sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang adalah
untuk meningkatkan efektivitas keberadaan dalam menjalankan roda
pemerintahan di kabupaten Pandeglang sesuai dengan visi dan misi Sekretariat
Daerah Kabupaten Pandeglang.
Berdasarkan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang pemerintah
daerah, penyelenggaraan otonomi daerah dilaksanakan dengan memberikan
kewenangan yang luas, nyata, dan bertanggung jawab kepada daerah sering
dengan perkembangan keadaan, ketatanegaraan, dan tuntutan penyelenggara
otonomi daerah, pemberian kewenangan yang luas kepada daerah tersebut
membawa konsekuensi antara lain semakin perlunya koordinasi dan pengaturan
untuk lebih mengharmoniskan dan menyelaraskan pelaksanaan pembangunan di
daerah.
Sekretariat Daerah (disingkat setda) adalah unsur pembantu pimpinan
pemerintah daerah, yang dipimpin oleh sekertaris daerah (disingkat sekda).
Sekertaris daerah bertugas membantu kepala daerah dalam menyusun kebijakan
dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Pembentukan
sekretariat daerah kabupaten pandeglang adalah untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi keberadaan dalam menjalankan roda pemerintahan di kabupaten
pandeglang sesuai dengan visi dan misi sekretariat daerah kabupaten pandeglang.
4.1.1.2 Visi Dan Misi Instansi
VISI

“Terwujudnya koordinasi perumusan kebijakan dan pelayanan Teknis Adminitrasi

yang prima Dalam Pendayagunaan seluruh satuan kerja perangkat Daerah
Kabupaten Pandeglang”.
 23

MISI

Misi dari Kelurahan Bandulu - Anyar yaitu sebagai berikut :

1. Mengkoordinasikan Pelaksanaan tugas antar dinas,badan, kantor dan

perangkat daerah lainnya.
2. Meningkatkan Kualitas pelayanan administrasi dan perumusan kebijakan
pemerintah daerah.
3. Meningkatkan sumber daya aperatur yang produktif dan memiliki etos kerja
dalam rangka memberikan pelayanan prima.
4. Meningkatkan fasilitas pengembangan ekonomi, kepemudaan dan olahraga,
organisasi politik dan kemasyarakatan serta keagamaan.
5. Mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas kinerja instansi
pemerintah.

4.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

 24

4.1.3 Uraian Pekerjaan (Job Description)

1. Kepala Bagian
Kepala Bagian Administrasi Pembangunan mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas asisten perekonomian dan pembangunan dalam perumusan
kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian,
pengelolaan, fasilitas, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang dministrasi
pembangunan.

2. Kepala Sub bagian Bina ADM Pembangunan

a. Menyusun rencana kerja sub bagian penyusunan program sebagai acuan
pelaksanaan tugas.
b. Menyusun dan mempersiapkan rencana kegiatan penyusunan program
pembangunan daerah.
c. Menyusun bahan kebijakan dalam rangka mempersiapkan program
pembangunan daerah.
d. Menyusun pedoman, petunjuk teknis dan pelaksanaan penyusunan
program pembangunan daerah.
e. Melaksanakan koordinasi dengan pemerintah/kota lain serta pihak swasta
dalam rangka penyusunan sinergitasprogram pembangunan daerah.
f. Melaksanakan sosialisasi dan koordinasi dalam rangka penyusunan
program pembangunan daerah.
g. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi penyusunan program
pembangunan dalam rangka mengurangi risiko dan kerugian pihak lain
dalam rangka kelancaran program pembangunan daerah.
h. Melakukan pemantauan, evaluasi dan pelaporan program pembangunan
daerah.
3. Kepala Sub Bagian Pengendalian Pembangunan
a. Menyusun rencana kegiatan pengendalian program pembangunan.
b. Menyusun bahan kebijakan pengendalian pembangunan yang
diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta agar pembangunan
sesuai dengan program pembangunan daerah.
 25

c. Menyusun pedoman, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan

pembangunan dalam rangka pengendalian daerah.
d. Melaksanakan koordinasi dengan berbagai pihak dalam rangka
mengurangi tingkat risiko dan kerugian akibat pelaksanaan program
pembangunan baik oleh lembaga pemerintah maupun swasta.
e. Mengendalikan sinergitas program pembangunan baik oleh lembaga
pemerintah maupun swasta.
f. Melaksanakan pembinaan dan fasilitas dalam rangka pengendalian
pelaksanaan program pembangunan.
g. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi sub bagian
pengendalian program.
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian
administrasi pembangunan sesuai dengan bidang tuasnya.
4. Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
a. Menyusun rencana pemantauan dan pelaporan program pembangunan
daerah.
b. Melaksanakan pemantauan dan pelaporan pelaksanaan program
pembangunan daerah.
c. Menyusun pedoman, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program pembangunan daerah.
d. Melaksanakan koordinasi dan fasilitas dalam rangka pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi program pembangunan daerah.
e. Mencatat, menyusun rekomendasi dan menindak lanjuti hasil temuan
pemantauan dan evaluasi program pembangunan daerah.
f. Mengolah dan menyajikan data hasil evaluasi pelaksanaan program
pembangunan daerah.
g. Menyusun hasil evaluasi dan pelaporan sebagai bahan perumusan
kebijakan program pembangunan daerah.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi sub bagian
evaluasi dan pelaporan atau melaksanakan tugas lain yang diberikan
 26

oleh kepala bagian administrasi pembangunan sesuai bidang

tugasnya

4.2 Hasil Dan Pembahasan

4.2.1 Hasil Kegiatan
Dari Hasil Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang telah dilaksanakan di kantor
sekretariat daerah kabupaten pandeglang selama 1 (satu) Bulan, Bahwa
pengelolaan sistem infromasi surat perintah perjalanan dinas, sebagai berikut :

Setelah Melakukan analisa dan penelusuran terhadap siste yang sedang

berjalan untuk surat perintah perjalnan dinas (SPPD) pada kantor sekretariat
bagian administrasi pembangunan beberapa kendala yang ditemukan dalam
menentukan pegawai yang akan ditugaskan, agar tidak ada waktu yang bersamaan
antara perjalanan pertama yang dilakukan pegawai, dengan perjalanan yang akan
ditugaskan berikutnya, maka pertugas harus mengecek terlebih dahulu pegawai
yang masih melakukan perjalanan dinas, hal tersebut membutuhkan waktu yang
cukup lama untuk mengecek data siapa yang sedang melakukan perjalanan dinas.
Kemudian dalam menentukan biaya perjalanan antar kota atau perjalanan luar
daerah seperti harga tiket pesawat, biaya penginapan, biaya taksi dan juga
representasi harus sesuai hal tersebut yang mengharuskan bendahara, petugas
SPPD dan pegawai yang akan ditugaskan untuk mengecek ulang sebelum
melakukan perjalanan. Hal tersebut sangat jelas memerlukan waktu pengecekan
yang sangat lama dengan mengecek satu-persatu sesuai dengan daerah yang akan
dikunjungi.

Berikut ini adalah hasil rancangan dan tampilan yang ada pada
perancangan dan pembuatan sistem informasi surat perintah perjalanan dinas.

1. Form Login User

Saat Pertama kali membuka sistem bagian admin maka akan ditunjukan
halaman login yang berisi from username dan password. Tampilan form login
user ditunjukkan pada Gambar 4.2 :
 27

Gambar 4.2 Tampilan form login user

Setelah proses login berhasil maka user akan diarahkan ke halaman home.
Halaman home merupakan halaman yang perta terbuka setelah user masuk ke
sistem. Halaman home ini juga menampilkan informasi tentang jumlah data surat
perintah tugas (SPT), jumlah data surat perintah perjalanan dinas (SPPD), jumlah
data pegwai dan jumlah data petugas. Pada bagian bawah profil user menampilkan
data jumlah pegawai yang sudah melakukan perjalanan dinas

Gambar 4.3 Tampilan Halaman home

2. Halaman Pengelolaan Data Admin

Pada halaman ini admin dapat mengubah dan menhapus data admin yang telah
di input. Dalam halaman data admin terdapat menu edit yang berfungsi untuk
mengubah data admin seperti nama, email, nomor telepon ataupun data
lainnya. Halaman data admin seperti pada gambar 4.4

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Data Admin

 28

3. Halaman Pengolahan Data Petugas

Halaman data petugas merupakan halaman untuk mengolah data petugas yang
digunakan oleh admin .Pada halaman ini admin dapat menambah, mengubah
dan menghapus data petugas yang telah diinput. Jika user login sebagai admin
maka semua data petugas akan ditampilkan tetapi jika user login sebagai
petugas maka hanya profil petugas itu saja yang ditampilkan sehingga petugas
tidak dapat mengubah data petugas lainnya. Halaman petugas hanya bisa
diakses oleh admin dan petugas saja. Tampilan halaman data petugas seperti
pada Gambar 4.5

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Data Petugas

4. Halaman Pengolahan Data Pimpinan

Halaman data pimpinan merupakan halaman untuk mengolah data pimpinan
yang digunakan oleh admin. Pada halaman data pimpinan terdapat menu edit
yang berfungsi untuk mengubah data petugas seperti nama, email, nomor
telepon ataupun data lainnya. Jika user sudah selesai melakukan update data
maka tekan menu update untuk proses update data

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Data Pimpinan

 29

5. Halaman Pengolahan Data Jabatan

Halaman data jabatan merupakan halaman untuk mengolah data jabatan yang
digunakan oleh admin. Pada halaman ini admin dapat menambah, mengubah
dan menghapus data pekerjaan yang telah diinput. Pada halaman data jabatan
terdapat menu edit yang berfungsi untuk mengubah data jabatan. Jika admin
sudah selesai melakukan update data maka tekan menu update untuk proses
update data. Tampilan halaman edit data jabatan ditunjukkan seperti pada
Gambar 4.7

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Data Jabatan

6. Pada halaman data pegawai
Paada Halaman Data Pegawai terdapat menu edit yang berfungsi untuk
mengubah data pegawai seperti NIP, nama, alamat, nomor telepon, jabatan
dan lainnya. Jika admin sudah selesai melakukan update data maka tekan
menu update untuk proses update data. Tampilan halaman edit data pegawai
ditunjukkan seperti pada Gambar 4.8

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Data Jabatan

 30

7. Halaman Pengolahan Data Pejabat Penanda Tangan SPT

Halaman data pejabat penanda tangan SPT merupakan halaman yang
digunakan oleh admin untuk mengolah data pejabatan yang berhak
menandatangani SPT. Pada halaman data pejabat penanda tangan SPT
terdapat menu edit yang berfungsi untuk mengubah data pejabat penanda
tangan SPT. Jika admin sudah selesai melakukan update data maka tekan
menu update untuk proses update data. Tampilan halaman data pejabat
penanda tangan SPT seperti pada Gambar 4.9

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Data Pejabat Penanda Tangan SPT

8. Halaman Pengolahan Data Pejabat Penanda Tangan SPPD

Halaman data SPT merupakan halaman untuk mengolah data SPT yang
digunakan oleh admin. Pada halaman ini petugas dapat menambah, mengubah
dan menghapus data SPT yang telah diinput. Tampilan halaman data SPT
seperti pada Gambar 4.10

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Data Pejabat Penanda Tangan SPPD

 31

9. Halaman Pengolahan Data SPT

Halaman data SPT merupakan halaman untuk mengolah data SPT yang
digunakan oleh admin. Pada halaman ini petugas dapat menambah, mengubah
dan menghapus data SPT yang telah diinput. Tampilan halaman data SPT
seperti pada Gambar 4.11

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Data SPT

10. Pada Halaman Data SPT yang telah di input lalu menu tambah yang berfungsi
untu menambah data SPT mengisi data nomor SPT, tanggal Berangkat,
tanggal kembali, keperluan dan pelaksanaan tugas, maka kolom nomor SPT
akan terisi secara otomatis berdasarkan nomor urut. Tampilan Halaman
tambah data SPT di tunjukan pada Gambar 4.12

Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah SPT

11. Pada Halaman Menu detail yang berwarna hijau terdapat dalam halaman SPT
mempunyai fungsi untuk menunjukkan atau menampilkan detail data SPT.
Data seperti yang ditampilkan adalah nomor SPT, pegawai yang
melaksanakan perintah dinas beserta tanggalnya. Halaman detail SPT dapat
dilhat pada Gambar 4.13
 32

Gambar 4.13 Tampilan Halaman Detail SPT

4.2.2 Pembahasan Masalah

Dari Hasil Observasi dan wawancara kepada Kasubag administrasi

pembangunan terdapat Hasil bahwa dalam satu agenda perjalana dinas
terdapat beberapa surat yang harus dibuat dan dicetak, diantaranya surat
perintah tugas, surat perintah perjalanan dinas dan lain-lain. Dari
permasalahan yang ada di kantor bagian administrasi pembangunan bahwa
kantor sekretariat daerah kabupaten pandeglang di bagian administrasi
pembangunan memerlukan suatu sistem informasi pengelolaan surat perintah
perjalanan dinas yang dapat membantu dalam proses pembuatan surat perintah
tugas, surat perintah perjalanan dinas, surat perintah dan laporan perjalanan
dinas di kantor sekretariat daerah kabupaten pandeglang
 33

BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan Hasil penelitian dan pembahasan yang telah diurakan, maka
dapat disimpulkan sebagai birukut : Membuat sistem yang dapat membantu dalam
proses pembuatan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) Di kantor sekretariat
daerah kabupaten pandeglang agar bisa mempermudah efektifitas kinerja
pembuatan surat perintah perjalaan dinas (SPPD) dengan lebih mudah dan hemat
waktu. Serta dapat membantu proses penyimpanan data SPPD tanpa harus takut
untuk kehilangan surat ataupun rusak akibat hal yang tidak di inginkan.
Pemberian perintah perjalanan dinas menjadi terstruktur dan tidak akan terjadi
kesalahan jadwal perjalanan dinas.

5.2 Saran
Berdasarkan Hasil Penelitian yang dilakukan penulis pada kantor
sekretariat Daerah Kabupaten Pandeglang, maka penulis memberikan saran-saran
yang dapat meiningkatkan pengelolaan sistem informasi surat perintah perjalanan
dinas yaitu:

1. sistem informasi pengelolaan surat ini tentunya masih memiliki kekurangan

dan kelemahan sehingga disarankan untuk melakukan pengembangan atau
perbaikan terhadap sistem yang sudah dibangun.
2. Dalam sistem informasi untuk pengembangan perbaikan mendatang, maka
disarankan untuk membuat fitur pembatasan anggaran.

33
 34

DAFTAR PUSTAKA

Alma. 2019. Manajemen Pemasaran. Bandung : Alfabeta.

Arikunto. 2018. Ekonomi Pembangunan. Rineka Cipta : Jakarta.

Assauri, Sofyan. 2015. Manajemen Produksi. Jakarta : FE-UI.

D.Muhyuzir, Tarif. 2018. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan.

Jakarta: Murai Kencana

Https://setda.bone.go.id/2019/02/15/pengertian-sekretariat-daerah-dinas-daerah-
lembaga-teknis-daerah-dan-opd/ diakses pada Pukul 11 : 23 Tanggal 19
Februari 2023

Irianto. 2017. Manajemen Bisnis. Jakarta : FE-UI.

Kuswara, Kusmana. 2017. Manajemen Personalia. Edisi Revisi. Jakarta : Ghalia

Indonesia

Nurmianto, Eko. 2018. Konsep Dasar Ekomomi. Jakarta: Guna Widya.

Wukir. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Sekolah.

Yogyakarta: Multi Presindo.