LAPORAN

KULIAH KERJA INDUSTRI PADA CV MERIDIAN INDO PRATAMA

Oleh :
Putra Tanoto
NIM : 17512052

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I MEDAN
MEDAN 2019

POLITEKNIK LP3I MEDAN

SK. Dikti No.158/D/O/2017

Direktorat : POLITEKNIK LP3I MEDAN

Jl. Sei Serayu No 48 D Medan
B Phone : (021) 3190-5498,
Fax :(021) 3190-5499
Website: www.plm.co.id

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini disusun oleh :
Nama : Putra Tanoto
NIM : 17512052
Program Studi/Kons : Admnistrasi Bisnis/ Pemasaran
Tempat Kuliah : Kampus Direktorat Medan Baru

Disetujui dan memenuhi persyaratan untuk diajukan dalam penilaian laporan Praktek Kerja Lapangan :
Medan, 1 Oktober 2019

Diperiksa oleh,
Ketua Program Studi Pembimbing Industri Administrasi Bisnis

( Zubaidah Hanum ) ( Mis Nana )

Disetujui oleh,
Wakil Direktur I Bidang Akademik

( Ruri Aditya )
 POLITEKNIK LP3I Medan
SK. Dikti No.158/D/O/2017

Direktorat :Gedung Politeknik LP3I Medan

Jl. Sei Serayu No 48 D Medan
Phone : (021) 3190-5498
Fax :(021) 3190-5499
Website : www.plm.co.id

LEMBAR PENILAIAN KULIAH KERJA INDUSTRI

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I MEDAN

Laporan Kuliah Kerja Industri ini disusun oleh:

Nama : Putra Tanoto
NIM : 17512052
Program Studi : Administrasi Bisnis
Konsentrasi : Pemasaran
Tempat Kuliah Kerja : CV MERIDIAN INDO PRATAMA

Aspek Penilaian Nilai Rata-Rata

1. Sistematika Penulisan Laporan

Kuliah Kerja Industri

2. Pendeskripsian laporan Kuliah

Kerja Industri

3. Disiplin waktu Kuliah Kerja

Industri

Medan, 1 Januari 2019

Pembimbing Politeknik LP3I Medan

( )
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala rahmat dan ridha-Nya yang
telah diberikan kepada penulis, sehingga kegiatan Kuliah Kerja Industri ini hingga menyusun laporan Kuliah
Kerja Industri dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu yang telah ditentukan.

Sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan oleh Politeknik LP3I Medan , bahwa untuk seluruh mahasiswa
LP3I semester V diharuskan menyusun laporan Kuliah Kerja Industri untuk memeberikan nilai tambah dan
menjadi salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat melangkah ke jenjang pendidikan berikutya. Selain
dari itu penyusunan laporan Kuliah Kerja Industri ini juga sebagai bukti bahwa saya (penulis) telah
melaksanakan Kuliah Kerja Industri Cv Meridian Indo Pratama untuk melihat secara langsung kenyataan yang
ada di lapangan dan mempraktekan ilmu yang sudah diperoleh dari bangku kuliah ke masyarakat ataupun
dunia industri.

KKI (Kuliah Kerja Industri) yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam
memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia
kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Industri yang didapatkan mahasiswa
harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti.

Selesainya laporan Kuliah Kerja Industri ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada
kesempatan ini dengan rasa hormat saya ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada
semua pihak yang telah terlibat dan membatu secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan dan
penyusunan laporan kegiatan Kuliah Kerja Industri, khususnya kepada :
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.
2. Wakil Direktur I, Roni Setiawan, S.Kom., M.Kom.
3. Wakil Direktur II, Nurdin, S.S., M.M.
4. Wakil Direktur III, Arifin Setiabudi, S.Kom., M.M.
5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Syamsurizal, M.B.A.
6. Pimpinan sekaligus Direktur Cv Meridian Indo Pratama .
7. Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Industri, Redjeki Agoestyowati,M.Sas
10. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang tiada henti selalu memberikan do’a, kasih sayang, motivasi
dan dukungannya.
11. Teman-teman kelas Administrasi Bisnis 1701 yang saya banggakan.
12. Seluruh rekan-rekan saya baik dari lingkungan Kampus LP3I Medan dan Departemen Cv Meridian Indo
Pratama yang telah memberikan kritik dan saran yag tidak dapat disebutkan satu-persatu.
Untuk semua bimbingan dan arahan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terimakasih. Semoga kebaikan
Bapak/Ibu sekalian mendapatkan balasan yang berlipat dari Allah SWT.
Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa penulisan Laporan Kuliah Kerja Industri ini jauh dari
kata sempurna. Untuk itu, penulis dengan senangtiasa menerima kritik dan saran dari pembaca yang bertujuan
untuk meningkatkan mutu laporan ini.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan Kuliah Kerja Industri ini dapat bermanfaat bagi kita semua,
khususnya bagi mahasiswa Politeknik LP3I Medan dan perusahaan terkait.

Medan , Januari 2019

Penulis

Putra Tanoto
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................................................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KKI............................................................................................................................................ ii
LEMBAR PENILAIAN KULIAH KERJA INDUSTRI..................................................................................................................... iii
KATA PENGANTAR .................................................................................................................................................................................. iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................................................................................... 1
A.LatarBelakangMasalah KKI........................................................................................................................................................... 1
B.RuangLingkupKerjaKuliah ............................................................................................................................................................ 2
C. Tujuandanmanfaat KKI ............................................................................................................................................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN................................................................................................................................... 4

A. Sejarah Singkat Perusahaan...................................................................................................................................................... 4
B. Struktur Organisasi Instansi.................................................................................................................................................... 7
C. Deksripsi dan Aktifitas Kerja Perusahaan........................................................................................................................... 8

BAB III PELAKSANAAN KERJA KULIAH INDUSTRI............................................................................................................... 20

A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah Industri........................................................................................................... 20
B. Prosedur Kerja ............................................................................................................................................................................. 20
C. Permasalahan yang Dihadapi................................................................................................................................................. 28
D. Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi................................................................................................................... 29

BAB IV PENUTUP................................................................................................................................................................................ 31
A. Kesimpulan.................................................................................................................................................................................... 31
B. Saran ................................................................................................................................................................................................ 32

LAMPIRAN...................................................................................................................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan KKI

Salah satu program studi yang dinilai dapat mengembangkan wawasan, keterampilan, kecakapan dan
kreativitas seorang mahasiswa untuk memasuki dunia kerja adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja
Industri. Dimana setiap mahasiswa yang mengikuti Kuliah Kerja Industri dituntut harus mampu
mengembangkan dirinya sendiri untuk bersosialisasi dan mempraktekan secara langsung ilmu yang sudah
didapatkan dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara garis besar seperti yang kita lihat bahwa pendidikan yang
dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang
terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka
mahasiswa tentunya perlu melakukan pelatihan kerja secara langsung di instansi atau lembaga–lembaga yang
berkaitan dengan program studi yang ditempuh.

Kuliah Kerja Industri (KKI) Politeknik LP3I Medan merupakan agenda rutin yang dilaksanakan setiap
tahunnya bagi para mahasiwa tingkat akhir di semester V, dan tentunya setiap mahasiswa diwajibkan untuk
melaksanakan serta membuat laporan Kuliah Kerja Industri. Selain pengalaman yang didapat sangat
bermanfaat bagi para mahasiswa, Kuliah Kerja Industri itu sendiri mejadi tolak ukur bagi Politeknik LP3I
Medan dalam melihat etos kerja yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. Sesuai dengan tujuan Politeknik LP3I
Medan, yang mempersiapkan tenaga ahli dan terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia
indusri/kerja, maka dipadang sangat perlunya untuk melaksanakan Kuliah Kerja Industri.

Besar kemungkinan dengan melalui program Kuliah Kerja Industri ini mahasiswa dapat memahami langsung
struktur organisasi dalam sebuah manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih banyak hal lainnya.
Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis berkesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja
Industri pada CV MERIDIAN INDO PRATAMA .

Alasan penulis melaksanakan program Kuliah Kerja Industri di perusahaan ini, tentunya penulis berharap
mendapatkan ilmu secara langsung mengenai praktek kerja yang sesungguhnya khususya dalam ilmu bidang
Pemasaran. Sehingga penulis mendapatkan banyak pengalaman berharga yang bisa diambil dari lingkungan
tempat Kuliah Kerja Industri pada CV MERIDIAN INDO PRATAMA.

B. Ruang Lingkup Kerja Kuliah

Telah diketahui bersama, bahwa pelaksanaan Kuliah Kerja Industri dilakukan pada perusahaan atau instansi-
instansi pemerintah dan sudah berbadan hukum serta diakui keberadaanya baik oleh pemerintah Republik
Indonesia maupun masyarakat setempat.

Dalam pelaksanaannya, penulis melakukan Kuliah Kerja Industri pada CV MERIDIAN INDO PRATAMA, sebagai
mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja Industri tentunya penulis memiliki ruang lingkup dan tanggung
jawabnya sendiri yang dipercayakan oleh manajemen perusahaan ke pada mahasiswa yang bersangkutan,
dalam hal ini ruang lingkup penulis pada saat Kuliah Kerja Industri adalah aktif mencari target, merekap hasil
penjualan , menjamin kepuasan konsumen, mencari mitra kerja, menyusun strategi lanjutan , menetapkan
Harga Yang Bersaing, Promo dan Lainnya, mengatur kerjasama antar marketing.

C. Tujuan dan Manfaat KKI

1. Tujuan KKI
a. Memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun
dunia kerja.
b. Mencetak seseorang yang berpendidikan serta memiliki kemampuan dan keterampilan profesional yang
sesuai dengan tuntunan dunia kerja.
c. Meningkatkan relevansi kerjasama antara perguruan tinggi dengan instansi-instansi pemerintah mapun
perusahaan swasta.

2. Manfaat KKI

a. Bagi Penulis
Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini mejadi salah satu media pembelajaran untuk mengetahui kesesuaian antara
teori yang telah didapatkan penulis di bangku kuliah dengan praktek di lapangan. Terlepas dari itu semua
tentunya penulis mendapatkan pengetahuan dan pengembangan wawasan dalam melatih mental serta
komunikasi untuk berinteraksi langsung di dunia kerja.

b. Bagi CV MERIDIAN INDO PRATAMA

Kegiatan Kuliah Kerja Industri ini menjadi salah satu cara bentuk kepedulian perusahaan atau CSR
(Corporate Social Responsibilty) dalam bidang pendidikan yang diberikan kepada masyarakat khususnya
mahasiswa. Selain dari itu dapat dijadikan sebagai sarana dan penelitian yang sekiranya dapat dikembangkan
oleh perusahaan.

c. Bagi Politeknik LP3I

Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan tambahan untuk informasi atau sebagai referensi bagi pembaca,
sekaligus sebagai acuan untuk bahan pembelajaran kedepan.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat CV MERIDIAN INDO PRATAMA

CV MERIDIAN INDO PRATAMA adalah berdiri sejak tahun 1997 memasuki pangsa pasar Sanitary local di
Indonesia dengan merk Meridian . Product awal yang di pasarkan berupa Bathtub dengan bahan dasar Acrylic
High Quality dari Lucite International Coorporation Technologi, Pabrik berlokasi di Jakarta .

Tahun 2003 meridian berekspansi dengan produk-produk lainnya berupa Bathtub, Westafel, Closet dan
Kitchen Sink dengan bahan Marble dan Onyx , Di waktu yang sama meridian mengadopsi Sandwich Materil
Technologi dari Jepang untuk pembuatan New Product berbahan Acrylic, Marble, dan Reinforced Fiberglass
material yang terbukti lebih mudah perawatan dan tahan Noda untuk product Bathtub Acrylic Crystal / Onyx

Tahun 2007 Meridian mulai mengimport produk sanitary dari China berupa Closet Ceramic, Westafel,
Shower Box, Westafel Kaca, Stainless Sink, Assesories, Bathroom,Fitting, Art Mirror, Kran-Kran, dan Alumunium
Door untuk melengkapi misi Meridian sebagai Meridian Bathroom Solution Company .

Produk meridian sudah terdistribusi hampir di seluruh wilayah kota Indonesia, bekerja sama dengan
distributor toko keramik, Supermarket bahan bangunan, dan banyak Developer perumahan premium, hotel-
hotel resort, spa center, villa pribadi dan apartemen di Jakarta telah menggunakan product Meridian .

Meridian mengutamakan kepercayaan konsumen terhadap kualitas ( High Quality ), Innovasi Product dan
pelayanan purna jual yang memuaskan

1. Visi dan Misi CV MERIDIAN INDO PRATAMA

a. Visi
Menjadi Perseroan terkemuka yang dapat memberikan kontribusi terhadap perkembangan masyarakat
khusunya di bidang Sanitary.
b. Misi
1. Mempersembahkan produk yang bermanfaat dan berkualitas tinggi.
2. Memberikan pelayanan prima untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
3. Mencintai pekerjaan dengan sepenuh hati.
4. Menghargai individu dan membina kerjasama.
5. Melestarikan lingkungan melalui penghematan penggunaan sumber daya alam dan energy.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

C. Deskripsi dan Aktivitas Kerja Perusahaan
Dalam sebuah manajemen di suatu perusahaan struktur organisasi berguna untuk meunjukkan adanya
beberapa pembagian kerja dan menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-
beda agar bisa di koordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Berikut ini pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan berdasarkan uraian pekerjaan
struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut:

1. Direktur
Tugas direktur berdasarkan bagian yang dibidanginya, seperti keuangan, pemasaran, atau perusahaan.
Uraian tugas :
a) Tugas pertama seorang direktur adalah mengimplentesaikan serta mengorganisir visi dan misi
perusahaan. Setiap visi, misi dan tujuan perusahaan harus bisa disampaikan dengan baik kepada para
karyawannya .
b) Seorang direktur harus mampu menyusun strategi bisnis dan membuat rencana perusahaan.
c) seorang direktur juga harus mampu menjamin karyawannya memahami visi, misi, serta tujuan perusahaan
tersebut. Hal ini dapat dilakukan seorang direktur dengan melakukan komunikasi yang intens dengan para
karyawan.
d) melakukan evaluasi terhadap perusahaan. Seorang direktur harus mampu melihat kondisi perusahaan,
melihat kekurangan dan kebutuhan perusahaannya.
e) mengawasi situasi bisnis. Baik situasi internal, maupun eksternal. Dengan pengawasan dan kemampuan
untuk mengikuti segala situasi, direktur diharapkan bisa segera mengambil keputusan saat perusahaan
membutuhkan..

2. Administrasi
Administrasi yakni melakukan kegiatan service kantor, penyediaan sarana serta service administrasi
perkantoran, sesuai sama ketetapan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan:
a) Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta yang belum juga supaya
mempermudah untuk menindaklanjuti kekurangannya.
b) Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok.
c) Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi kekeliruan dan Membuat cross
cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual
d) Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
e) Merekap retur customers.
f ) Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online
g) Memesan persediaan barang atau stok barang yang akan di jual ke distributor
h) Membuat agenda kantor

3. Accounting
Accounting staff adalah seorang pekerja yang memiliki tugas untuk melakukan penghitungan terhadap aset
finansial perusahaan:
a) Memastikan pembukuan keuangan kantor tersedia dan terlaksana dengan baik sesuai dengan target.
b) Memastikan data jurnal akuntansi terinput ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan tanpa ada yang
terlewatkan.
c) Memastikan pemeriksaaan dan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi
keuangan terlaksana dengan baik.
d) Memastikan rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial terlaksana dengan baik .

4. Sales Lapangan
sales lapangan secara umum mengenalkan serta negosiasi penjualan barang sangat menentukan.
tugas dan kerja sales lapangan untuk negosiasi dan meyakinkan fihak penyalur penjualan sangat berperan
besar dalam hal terjadinya kerjasama penjualan.
Uraian tugas :
a) menjaga hubungan baik dengan relasi serta menjaga nama baik perusahaan tempat ia bekerja.
b) Melakukan penagihan.
c) Mencari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan produk pesaing.
d) mencari, Mengamati dan mengumpulkan informasi tentang apa saja yang dilakukan pesaing untuk produk
yang sama.
e) Mencari dan mengumpulkan informasi tentang produk yang dijual.
f) Melakukan pengembangan pasar, Atau expansi pasar untuk area atau daerah yang masih kosong untuk
produk yang dijual.
g) Melakukan pantauan terhadap counter dan cara kerja SPG.

5. Spb/Spg
Membantu koordinator dan supervisor dalam mengelola merchandise / barang dagangan di counter (area
penjualan). :
a) Mencapai produktivitas kerja yang maksimal.
b) Mencapai Target Sales
c) Menjaga Tingkat Shrinkage (angka kehilangan barang)
d) Melakukan upaya preventif untuk menanggulangi bahaya kebakaran
e) Memberi informasi yang benar kepada pelanggan secara bijak.
f) Menjaga kebersihan Area Penjualan dan Merchandise.

Tabel
Rincian Waktu Kerja Jam Pegawai
CV MERIDIAN INDO PRATAMA CABANG MEDAN

HARI JAM KEGIATAN

07.45 – 08.00 Briefing

08.00 – 12.00 Jam Kerja

SENIN – KAMIS 12.00 – 13.00 Jam Istirahat
13.00 – 17.00 Jam Kerja
07.45 – 08.00 Briefing

08.00 – 11.30 Jam Kerja

JUMAT 11.40 – 13.30 Jam Istirahat

13.30 – 17.00 Jam Kerja

08.00 – 08.15 Briefing

08.15 – 11.40 Jam Kerja

11.40 – 13.40 Jam Istirahat
SABTU 13.40– 16.00 Jam Kerja
D. Produk – Produk CV MERIDIAN INDO PRATAMA
Kamar mandi saat ini bukan hanya berfungsi sebagai tempat mandi semata, saat ini keberadaannya mengalami
perluas fungsi . Dari sekedar tempat untuk mandi sekarang mulai bergeser menjadi tempat relaksasi .
Pergeseran ini berdampak pada semakin beragamnya perlengkapan kamar mandi yang sering di sebut
SANITARY dan Sanitary ini berfungsi untuk memanjakan pengguna dan membuatnya lebih nyaman pada saat
melakukan aktifitas di kamar mandi, Produk Meridian berdasarkan produksinya di bedakan menjadi :
a) Profuk local yang di hasilkan atau di produksi di dalam negri ada beberapa produk local yaitu :
Bathub Acrylic Cristal/ Onyx, Marble/ Onyx dan Fiber Glass

1. Bathub
Bathub merupakan “ Kolam Keci” yang berfungsi untuk merendam dan sarana relaksasi ini terbuat
dari berbagai bahan seperti fiber,acrylic, crystal/onyx ,marble/onyx

Bentuk bathub juga variasi ada yang panjang ( Long ), Oval, sudut ( Corner ) dan Luxury .
Bathub juga bedakan berdasarkan pemasangannya, ada yang di pasang dengan cara menanam
dinding bathub dan ada pula yang tidak di tanam ( standing ), untuk bathub standing biasanya di
lengkapi dengan cover/bemper dan ada juga yang di lengkapi dengan kaki
( bathub royal dan Athena ) sehingga posisi nya tetap stabil . Ukuran bathubpun beragam untuk
produk Meridian mulai dari bentuk persegi panjang yang paling kecil bathub Ellise dengan ukuran
138x75x40 cm dan yang paling besar Bathub Bulagry dengan ukuran 230x16x85 Cm. Bentuk sudut
Corner dari yang paling kecil bathub Valencia dengan ukuran 122x22x48 cm dan yang besar bathub
Virgo 155x155x60cm .

Untuk produk Bathub Meridian berdasarkan bahan bakunya dapat di bedakan antara lain :
 Bathub Acrylic Crystal
Bahan bakunya 3mm acrylic sheet ( sebagai bahan finsishing
 BAB III
PELAKSANAAN KULIAH KERJA INDUSTRI

A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kuliah Kerja Industri

Penulis melakukan kegiatan Kuliah Kerja Industri sebagai seorang Pemasaran di CV MERIDIAN INDO
PRATAMA yang dimana sehari-harinya penulis bekerja secara langsung dibawah perintah Direktur CV
MERIDIAN INDO PRATAMA
Adapun jenis dan bentuk Kuliah Kerja Industri yang telah penulis lakukan pada CV MERIDIAN INDO PRATAMA
dibulan November 2019 – Desember 2019 adalah sebagai berikut :

1. Menjaga hubungan baik dengan relasi

Sebagai seorang Sales, penulis selalu menjaga hubungan baik dengan toko atau distributor keramik yang telah
lama menjalin hubungan kerjasama
a. Hubungan Kerjasama
1) Melakukan Kunjungan Toko
a) Penyortiran Surat
Adapun cara penanganan surat masuk yang penulis lakukan adalah sebagai berikut danlangkah yang pertama-
tama dilakukan oleh penulis adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan:
(1) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana
surat itu ditujukan.
(2) Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
(3) Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus
diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari
harus diterima).

b) Pembukaansampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-
surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

c) Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka.
Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai
surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.

d) Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut
ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada
pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu
terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
e) Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan
kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
(1) Tanggal Penerimaan Surat Masuk
(2) Nomor Urut Agenda
(3) Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
(4) Alamat Pengirim
(5) Hal
(6) Lampiran
(7) Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat
masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap
terjadi pemindahan dan penyimpanan.

f) Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-
surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut.

2) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan sifat surat,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b) Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. penyortiran adalah
kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c) Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus
diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d) Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku
harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Setiap surat masuk dicatat dan diberi
nomor agenda suratmasuk.

b. SuratKeluar
1) Penanganan surat keluar
a) Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih
menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya
secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik
terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan
oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat
sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang
lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara
lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga
bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
(1) Atasan atau pimpinan
(a) Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia.
(b) Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
(c) Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
(d) Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
(2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain
agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta
jelas dalam pertanggungjawabannya.

b) Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan
dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki
atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi
tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

c) Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda
surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari
agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda
dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

d) Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat
diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan
digunakan.

e) Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada
kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka,
harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan
tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan
pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f) Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab
terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

g) Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda
syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas
dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

h) Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.
Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan
dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul
berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan
digunakan.

i) Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan
dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
(1) Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
(2) Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
(3) Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah
kiri.
(4) Perangko secukupnya.

j) Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan
surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:
(1) jenis surat;
(2) informasi yang tercantum dalam surat;
(3) tujuan/alamat surat;
(4) volume/banyaknya surat.
(5) Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
(6) Melalui kurir.
(7) Melalui pos.
(8) Melalui perusahaan jasa pengiriman (JNE, DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
(9) Melalui Internet

k) Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai
arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem
subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

2. Pengarsipan.
Sebagai seorang Sekretaris pengarsipan surat adalah salah satu tugas administrasi yang penulis lakukan,
adapun system pengarsipan yang penulis gunakan adalah system tanggal.

3. Penerimaan Telepon.
Saat melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Industri, penerimaan telepon adalah salah satu tugas rutin yang
penulis lakukan dan bisa dikatakan kegiatan yang harus di lakukan dengan cermat dan hati-hati karena dari
menerima telepon lah penulis bisa tahu bahwa ada pasien yang sedang membutuhkan dokter untuk melakukan
konsul, permintaan follow up, mengingatkan kegiatan operasi, dll. Adapun tata cara menerima telepon yang
penulis lakukan adalah sebagai berikut:
a) Mengangkat telepon dalam keadaan duduk tegak dan tidak boleh sambil bersandar karena akan
mempengaruhi suara saat berbicara via telepon.
b) Jangan mengucapkan kata “hallo” karena itu dianggap tidak sopan.
c) Mengucapkan salam dan menyebutkan identitas jabatan dan nama, dan menanyakan maksut tujuan si
penelpon. Biasanya penulis mengucapkan “Pagi, Digestif...ada yang bisa dibantu?”.
d) Apabila penelpon tidak menyebutkan identitasnya, maka tanyakan dengan siapa berbicara.
e) Jika penelpon meminta untuk berbicara dengan pimpinan, penulis akan memastikan dahulu posisi
pimpinan, kemudian meminta waktu untuk mengecek posisi pimpinan penulis.
f) Jika penelepon bersedia menunggu, maka jangan terlalu lama membiarkannya menunggu. Apabila
pimpinan tidak sedang berada di tempat atau tidak sedang ingin menerima telpon, maka sampaikanlah dengan
sopan.
g) Jangan lupa menanyakan nomor telepon untuk dihubungi kembali saat pimpinan penulis sudah tidak
sibuk. Akan sangat fatal jika anda melakukan kesalahan tidak menanyakan nomor telepon penelpon.
h) Jika sudah tidak ada lagi yang bisa dibantu, maka akhiri pembicaraan dengan mengucapkan salam dan
tidak menutup telepon terlebih dahulu sebelum penelpon yang menutup.
i) Isilah form penerimaan telepon untuk diberikan kepada pimpinan.

4. Menerima Tamu.
Menerima tamu mungkin adalah hal yang mudah dan umum yang bisa dilakukan oleh semua orang tetapi jika
tidak dilakukan dengan baik akan menimbulkan kesan tidak menyenangkan untuk tamu yang datang, karena
itu sebagai seorang Sekretaris menerima tamu adalah hal yang harus diperhatikan dan dilakukan dengan baik.

5. Perekapan Jadwal Operasi Harian Dokter.

Sebagai seorang Sekretaris Dokter, penulis melakukan tugas khusus salah satunya adalah perekapan jadwal
operasi harian. Setiap pagi penulis melihat jadwal operasi tersebut di papan Departemen Bedah dan
mencatatnya di buku Rekap Jadwal Operasi. Alasan penulis melakukan kegiatan tersebut karena Dokter-Dokter
bedah digestif selalu menanyakan jadwal oprasi mereka ke penulis.

6. Mengawas co-ass (Co Assistant/Dokter Muda) dan Residen (Dokter Umum yang Magang Untuk Menjadi
Dokter Spesialis) Bedah Digestif.
Co-ass atau co-Assistant adalah mahasiswa fakultas kedokteran yang sedang melakukan praktek di rumah
sakit, di Sub SMF Bedah Digestif sendiri menangani 3 (tiga) orang co-ass.

Setiap harinya co-ass harus absen ke Sub SMF Bedah Digestif dengan memberika paraf kehadiran pada buku
absen yang sudah disediakan. Jika co-ass terlambat absen dari waktu yang sudah ditentukan maka sebagai
sorang Sekretaris yang mengawasi hal tersebut, penulis mencoret absen tersebut utuk menyatakan bahwa co-
ass tidak absen/tidak hadir.
Berbeda dengan co-ass, Residen adalah Dokter Umum yang melakukan praktek di Rumah sakit untuk menjalani
syarat sebagai Dokter Spesialis. Di Sub SMF Bedah Digestif sendiri hanya memiliki satu orang Residen dan
setiap bulannya Residen akan berganti orang/rotasi.

7. Mengatur Jadwal Bulanan Dokter Bedah Digestif.

Di Sub SMF Bedah Digestif setiap Dokter nya memiliki jadwal bulanan yang meliputi Jadwal Jaga Konsulen dan
Jadwal Harian Bedah Digestif. Sebagai Sekretaris pembuatan jadwal adalah kegiatan rutin setiap bulan yang
harus dilakukan dan dibuat guna memberitahu setiap dokter untuk bertugas perharinya sesuai jadwalnya
secara bergiliran.

Untuk Jadwal Jaga Konsulen harus dibuat dan diberikan ke TU sebelum pertengahan bulan karena jadwal
tersebut akan di rekap oleh TU untuk dibagikan ke seluruh Sub SMF Bedah pada akhir bulan (untuk bulan
berikutnya). Untuk Jadwal Harian Bedah Digestif diselesaikan sampai akhir bulan dan untuk digunakan bulan
berikutnya.

8. Menangani Pembayaran Tagihan Bulanan.

Setiap bulannya Sub SMF Bedah Digestif memiliki tagihan bulanan seperti tagihan telepon, internet, TV, dll.
Tidak hanya membayar tagihan di Sub SMF Digestif terkadang sebagai seorang Sekretaris, penulis juga diminta
untuk membayarkan tagihan pribadi Dokter. Tagihan-tagihan tersebut dibayarkan meggunakan uang kas
Dokter yang di kumpulkan dan dipercayakan kepada Sekretaris
9. Menyuplai Kebutuhan di Bedah Digestif.
Sebagai seorang Sekretaris yang memperhatikan semuanya dengan sangat terperinci, untuk memenuhi semua
kebutuhan dan membantu kerja operasional Dokter berjalan dengan lancar karena itu menyuplai kebutuhan
adalah termasuk tugas khusus yang penulis lakukan pada Kuliah Kerja Industri ini. Kebutuhan tersebut berupa
alat tulis kantor (ATK), makanan dan minuman. Kebutuhan tersebut dipenuhi dengan menggunakan uang kas
yang dikumpulkan oleh dokter dan Sekretaris simpan.

B. Permasalahan Yang Dihadapi

Adapun kendala atau permasalahan yang dihadapi saat melakukan Kuliah Kerja Industri ini di ataranya sebagai
berikut:
1. Saat penulis mulai melakukan Kuliah Kerja Industri di Sub SMF Bedah Digestif, sistem prosedur penanganan
surat masuk dan keluar disini sangat tidak rapi dan tidak ada sistem pengarsipan sama sekali disini.

2. Saat melakukan peneriman telepon masuk kendala yang sering terjadi adalah misscommunicationkarena
penulis baru berada disini dan masih asing untuk mendengar divisi-divisi yang berada pada RSPAD Gatot
Soebroto. Tidak hanya melakukan misscommunication, kendala lain yang penulis temukan adalah adanya
pasien yg selalu menelepon bertujuan untuk bertanya agar dapat menemui Dokter secara langsung/tanpa
prosedur RSPAD Gatot Soebroto dan itu membuat penulis kesulitan untuk menjawab hal tersebut.

3. Saat menerima tamu, penulis menemukan kendala seperti tamu datang tanpa janji dan ingin bertemu
Dokter segera, hal ini yang membuat penulis harus memberikan konfirmasi mendadak kepada Dokter yang
bahkn Dokternya pun sedang melakukan kegiatan.

4. Kendala yang penulis temukan saat merekap jadwal operasi adalah belum terpasangnya jadwal operasi
pada tanggal hari dimana penulis harus melihat jadwal operasi, karena setiap pagi para Dokter akan
menanyakan kepada penulis tentang jadwal tersebut.

5. Kesulitan yang ditemukan saat mengawas co-ass adalah membuat mereka disiplin akan pengisian absen
perharinya. Penulis sudah memperingatkan dan membecirakannya kepada co-ass tetapi hasilnya sama.

C. Upaya Penyelesaian Masalah Yang Dihadapi

1. Setelah penulis melakukan Kuliah Kerja Industri disini, penulis berinisiatif untuk membuat sistem baru
dalam menangani surat masuk, surat keluar maupun pengarsipannya. Pertanggal 1 Desember 2016, penulis
mulai melakukan penanganan sistem surat masuk, surat keluar dan pengarsipannya.

2. Solusi yang penulis lakukan untuk menghindari kesalahan yang sama dalam penrimaan telepon yaitu
mempelajari semua istilah atau divisi-divisi yang masih asing bagi penulis dan mulai mempraktekannya dalam
menerima telepon.

3. Untuk menangani kendala dalam menima tamu yaitu penulis akan melakukan koordinasi dengan Dokter
yang terlibat dan jika diterima oleh Dokter, maka penulis akan mempersilahkan tamu tersebut menunggu, jika
tidak penulis akan mengkomunikasikannya secara baik-baik agar tamu dapat mengerti dan memahami
keadaan.

4. Penulis sudah beberapa kali mendapatkan kendala seperti itu dan solusi yang penulis ambil adalah
melaporkannya pada bagian Tata Usaha (TU), jika belum berhasil juga penulis akan mengabarkannya ke pihak
OK (kamar operasi) karena jadwal operasi yang mengeluarkan adalah OK.

5. Solusi yang penulis ambil untuk mendisiplinkan pengisian absen co-assadalah dengan menempelkan tata
tertib dan aturan pada bagian depan buku absen dengan begitu dapat mengingatkan para co-ass tetap selalu
mengisi absennya tanpa harus mengkomunikasikannya lagi.
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Seperti yang telah diketahui bersama kegiatan Kuliah Kerja Industri bertujuan untuk memberikan mahasiswa
pengalaman serta wawasan dalam dunia kerja yang sesungguhnya, sesuai dengan jurusan perkuliahan yang
dipelajari.

Berdasarkan pada seluruh kegiatan Kuliah Kerja Industri yang telah dilakukan oleh penulis pada Departemen
Bedah RSPAD Gatot Soebroto dan berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
Kuliah Kerja Industri yang telah diprogramkan oleh perguruan tinggi ini memang bertujuan dalam
memberikan pengalaman dan wawasan kepada mahasiswa mengenai kehidupan di masyarakat maupun dunia
kerja. Pengalaman belajar yang diperoleh dari kegiatan Kuliah Kerja Industri yang didapatkan mahasiswa
harapannya dapat memberikan bekal hidup dalam bersosialisasi selepas dari perguruan tinggi nanti. Dari
pelaksanaan Kuiah Kerja Industri yang dilakukan pada Sub SMF Bedah DigestifDepartemen Bedah RSPAD Gatot
Soebroto sebagai Sekretaris. Sebagai seorang Sekretaris banyak hal yang harus diperhatikan terutama
membantu kegiatan pimpinan. Selain membantu pimpinan kegiatan rutin lainnya dalam melakukan Kuliah
Kerja Industri penulis juga melakukan tugas administrasi dan khusus. Tugas administrasi sendiri seperti
penanganan surat masuk dan keluar, menerima telepon, perekapan data-data dan pengarsipan. Untuk tugas
khusus sendiri penulis melakukan seperti penyuplaian kebutuhan Dokter, mengawas co-ass dan residen serta
menjaga kerapihan dan kenyamanan ruangan tempat dokter bekerja.
B. Saran
Pada umumnya pelaksanaan Kuliah Kerja Industri merupakan penghubung antara dunia pendidikan dengan
dunia kerja, mahasiswa dapat melihat dan mengetahui kesesuaian antara teori yang didapatkan di bangku
kuliah dengan praktek di lapangan.

Sebelum penulis menutup laporan ini, ijinkan penulis memberikan sidikit saran. Adapun beberapa saran yang
dapat deberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :
Terlepas dari sudah berjalannya sistem dan prosedur yang ada di perusahaan dengan baik, masih terdapat
beberapa hal yang mungkin perlu ditambahkan untuk kemajuan perusahaan, diantaranya adalah sebagai
berikut :
1. Perlu adanya daftar pengarsipan yang konkrit karena saat saya melakukan Kuliah Kerja Industri disini,
sistem pengarsipan dan data-data surat masuk dan keluar sangat tidak teratur dan menyulitkan jika suatu saat
data-data tersebut dibutuhkan kembali.
2. Diharapakan kedepannya perusahaan dapat selalu menerima mahasiswa yang mengajukan Kuliah Kerja
Industri dengan tujuan untuk pengembangan perusahaan dan di sisi lain dapat membatu program pemerintah
untuk meningkatkan pendidikan dan sumber daya manusia di Indonesia.

http://nrlwulandr.blogspot.com/2017/01/contoh-laporan-kki-lp3i-jakarta-2017.html

https://ayupuspitadewinyamnyam.blogspot.com/