ANALISIS LAYANAN DAN FASILITAS DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PROVINSI SUMATERA UTARA: PENDEKATAN OBSERVASI DAN WAWANCARA

Syu’iria Sang Aji1, Abdullah Faqih Batubara2, Rusmawati3
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara 1, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara2, Universitas Islam
Negeri Sumatera Utara3
syuiriasangaji12@gmail.com 1, abdullahfaqi15@gmail.com 2, rusma265@gmail.com 3

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan menganalisis dan mendeskripsikan hasil pengamatan dan wawancara terkait
layanan dan fasilitas yang disediakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara. Metode
yang digunakan untuk mengumpulkan data ialah observasi dan wawancara langsung. Dari hasil observasi
dan wawancara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara menyediakan layanan ruang
baca dan koleksi yang lengkap. Layanan tersebut dibagi menjadi beberapa layanan yakni layanan anak,
layanan umum dan layanan fiksi. Tetapi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara tidak
menyediakan layanan koleksi jurnal dikarenakan kekurangan anggaran untuk berlangganan jurnal. Hal
tersebut menjadi kendala kalangan peneliti dan mahasiswa yang memerlukan data dalam penelitian mereka.

PENDAHULUAN

Perpustakaan adalah tempat yang sangat penting karena mereka tidak hanya menyediakan bahan
pustaka, tetapi juga menyediakan semua sarana dan prasarana yang diperlukan untuk mendorong
masyarakat untuk belajar dan membaca. Perpustakaan, yang dapat ditemukan di sekolah maupun di luar
sekolah, adalah sumber daya pendidikan yang penting untuk pembelajaran. Oleh karena itu, kegiatan dan
layanan perpustakaan harus dilakukan dengan profesionalisme dan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan. Mulai dari buku pelajaran hingga buku fiksi, seperti novel dan cerita pendek, perpustakaan
menyediakan berbagai macam buku. Semua orang dapat menggunakan fasilitas ini untuk mendapatkan
lebih banyak pengetahuan dengan membaca buku di perpustakaan. Perpustakaan juga berfungsi sebagai
tempat untuk belajar secara mandiri dan melestarikan nilai-nilai budaya bangsa melalui membaca,
meningkatkan nilai dan apresiasi terhadap masyarakat. Perpustakaan menawarkan berbagai macam
aktivitas, seperti membaca buku, belajar kelompok, mengerjakan PR, meminjam buku, mencari informasi
di internet, dan mengambil bagian dalam acara yang menarik seperti seminar, perlombaan, dan pameran.

Perpustakaan juga harus melakukan koleksi, pengelolaan, dan pelayanan bahan pustaka. Layanan
dan operasional perpustakaan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna dan mengembangkan sistem
manajemen perpustakaan yang lebih baik. layanan sirkulasi atau peminjaman bahan pustaka dan kepuasan
pengguna adalah dua cara yang dapat digunakan untuk mengukur kelengkapan fasilitas dan layanan
perpustakaan. Selain itu, layanan dan fasilitas perpustakaan dapat meningkatkan minat baca masyarakat.
Penting untuk meningkatkan minat baca masyarakat dengan menggunakan layanan perpustakaan daerah.
Oleh karena itu, perpustakaan harus melayani masyarakat dengan sebaik-baiknya dan memperhatikan apa
yang dibutuhkan pembaca, sehingga pembaca dapat menggunakan perpustakaan sebaik mungkin dan sesuai
dengan tujuan perpustakaan. Penggunaan perpustakaan sangat berkaitan dengan kualitasnya.

Keberhasilan perpustakaan diukur melalui bagian hak akses layanan. Perpustakaan dinilai baik oleh
masyarakat umum jika mereka dapat memberikan layanan yang baik; jika tidak, perpustakaan dinilai buruk
oleh masyarakat umum. Perpustakaan harus terus meningkatkan sumber informasinya sesuai dengan
kemajuan ilmu pengetahuan karena sudah menjadi tanggung jawab mereka untuk memastikan bahwa setiap
koleksi atau informasi didedikasikan dengan cara yang memudahkan pengguna menggunakannya. Dengan
demikian, perpustakaan dapat membangun proses pencarian informasi yang efektif untuk masyarakat
umum dan individu dengan kebutuhan khusus. Informasi adalah kebutuhan dasar bagi semua orang. Lantas
bagaimana layanan dan fasilitas yang disediakan oleh Perpustakaan dan Dinas Kerasipan Provinsi Sumatera
Utara? Apakah layanan dan fasilitas tersebut dimanfaatkan tepat sasaran? Apa usaha Perpustakaan dan
Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Utara untuk meningkatkan kualitas literasi masyarakat?

KAJIAN LITERATUR

Perpustakaan dapat didefinisikan sebagai lembaga yang menyediakan akses terhadap informasi dan
pengetahuan dalam berbagai bentuk dan format (John Feather, 2003). Dalam UU No. 43 Tahun 2007 pasal
14 ayat 3 tentang perpustakaan, dijelaskan karakteristik yang dimiliki oleh perpustakaan yaitu setiap
perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi. Perpustakaan modern tidak hanya menyimpan buku; mereka juga dapat mengakses basis data
elektronik, e-book, jurnal ilmiah, dan berbagai sumber informasi digital lainnya. Selain itu, perpustakaan
menawarkan layanan pendukung seperti pelatihan pengguna dan konsultasi penelitian serta pengembangan
koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Tidak seperti perpustakaan tradisional, perpustakaan
modern memiliki peran yang begitu luas dan kompleks. Paradigma informasi yang berubah dan kemajuan
teknologi telah mengubah cara perpustakaan melayani pengguna.

Menurut David Lankes (2011), perpustakaan modern memiliki peran sebagai pusat komunitas yang
menyediakan akses terhadap informasi, pendidikan, dan budaya. Perpustakaan tidak hanya menjadi tempat
untuk membaca dan belajar, tetapi juga menjadi tempat untuk berinteraksi, berbagi pengetahuan, dan
mengembangkan keterampilan digital. Perpustakaan juga berperan dalam mempromosikan literasi
informasi, membantu pengguna dalam menemukan dan mengevaluasi sumber informasi yang dapat
dipercaya. Menurut Michael Buckland (1997), perpustakaan di era digital dihadapkan dengan berbagai
tantangan seperti perubahan kebiasaan membaca, perubahan preferensi pengguna terhadap sumber
informasi digital, dan persaingan dengan penyedia informasi komersial (Buckland, 1997). Namun,
perpustakaan juga memiliki peluang untuk meningkatkan akses terhadap informasi melalui internet,
memperluas jangkauan layanan melalui platform digital, dan berkolaborasi dengan institusi lain untuk
membangun koleksi dan layanan yang lebih kaya.

METODOLOGI

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis layanan dan fasilitas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini dengan pendekatan kualitatif. Observasi
dilakukan dengan mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang terjadi di Perpustakaan dan fasilitas
yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan pengunjung. Sedangkan wawancara dilakukan secara langsung
kepada sumber data. Penelitian ini dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
dengan sumber data yaitu Pustakawan. Pengambilan data dilakukan dengan pertimbangan bahwasanya
informan dianggap paling tahu tentang fokus dari penelitian.

HASIL/PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara secara langsung. Observasi dilakukan dengan
mengamati layanan dan fasilitas yang tersedia. Sedangkan wawancara dilakukan dengan memberikan
beberapa pertanyaan kepada pustakawan. Berdasarkan hasil observasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Utara, perpustakaan menyediakan layanan kepuasan pengguna. Layanan ini berada di
lantai pertama gedung perpustakaan. Layanan ini berguna untuk pengunjung yang ingin memberikan kritik
dan saran mereka terhadap pelayanan yang diberikan sehingga pihak Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Utara dapat meningkatkan layanan mereka. Layanan ini dapat diakses dengan menggunakan
monitor yang disediakan atau bisa melakukan scan QR code. Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Utara juga menyediakan layanan pendaftaran anggota perpustakaan secara online jika
pengunjung ingin mendaftarkan diri menjadi anggota perpustakaan. Mereka hanya wajib menggunakan
NIK (Nomor Induk Kependudukan) KTP atau KK.
 Berdasarkan hasil wawancara jumlah staf dan pustakawan berjumlah 80 orang staf dan 20
pustakawan. Mayoritas pengunjung yang datang ke perpustakaan dan dinas kearsipan provinsi Sumatera
Utara ialah kalangan SMP, SMA dan Pekerja. Mayoritas dari mereka adalah anggota perpustakaan yang
berkunjung untuk membaca koleksi perpustakaan. Perpustakaan juga sering bekerja sama dengan
perpustakaan departemen/lembaga lain. Hanya saja sekarang ini pihak Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Utara tidak bekerja sama lagi dengan departemen/lembaga lain dikarenakan
departeman/lembaga mitra sudah memiliki perpustakaan mereka sendiri.

Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara memiliki empat lantai yakni, pada lantai pertama
digunakan sebagai tempat administrasi dan layanan anak. Layanan anak diperuntukkan untuk anak tingkat
TK dan SD yang ingin melakukan kegiatan membaca, dan meminjam koleksi perpustakaan yang
sebelumnya mereka membuat surat izin untuk berkunjung ke perpustakaan. Pada lantai dua diperuntukkan
untuk ruangan para staf dan layanan koleksi yang berhubungan dengan koleksi fiksi, seni dan non fiksi.
Pada lantai tiga diperuntukkan sebagai layanan umum yang berisi koleksi-koleksi umum yang bebas dibaca
dan dipinjam oleh pengunjung. Sedangkan lantai empat digunakan sebagai tempat akademisi untuk
melakukan penelitian ilmiah, di lantai empat ini berisi koleksi-koleksi bersifat ilmiah. Sebelumnya
Perpustakaan dan Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Utara menyediakan jurnal untuk para akademisi.
Tetapi sekarang ini perpustakaan tidak menyediakan jurnal lagi. Dikarenakan kekurangan anggaran untuk
berlangganan jurnal. Tahun 2022 untuk meningkatkan daya tarik masyarakat terhadap perpustakaan dan
literasi, perpustakaan sering mengadakan event perlombaan seperti melukis, pidato bahasa indonesia dan
bahasa inggris tingkat SD, SMP dan SMA.

KESIMPULAN

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara merupakan fasilitas pemerintah yang
memenuhi beberapa kriteria perpustakaan yang baik untuk pengguna. Fasilitas dan layanan yang disediakan
cukup memadai. Koleksi yang dimiliki perpustakaan juga lengkap untuk berbagai kalangan. Untuk koleksi
berhubungan dengan buku cerita anak-anak dapat diakses pada lantai pertama gedung. Untuk koleksi fiksi
seperti novel dan cerpen dapat diakses pada lantai dua gedung perpustakaan. Untuk kalangan mahasiswa
dan akademisi dapat mengakses koleksi-koleksi ilmiah pada lantai tiga dan jika mereka ingin melakukan
penelitian, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara menyediakan ruang untuk
akademisi pada lantai empat gedung. Namun, untuk para akademisi atau mahasiswa yang membutuhkan
sumber data atau informasi dari jurnal, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara tidak
menyediakannya dikarenakan kekurangan anggaran untuk berlangganan jurnal. Hal ini menjadi kendala
kalangan mahasiswa atau peneliti yang memerlukan data untuk penelitian mereka.

DAFTAR PUSTAKA
Ardyawin, I., & Afrina, C. (2023). Efektivitas Pelayanan Menggunakan OPAC (Online Public Access
Catalog) Dalam Meningkatkan Aksesibilitas Informasi Bagi Masyarakat. JIPI: Jurnal Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, 8(1), 102-111.

Buckland, M. (1997). Redesigning Library Services: A Manifesto. Chicago: Amerika Library Association.

Feather, J. (2003). The Dictionary of Library and Information Management. London: Facet Publishing.

Febrianti, B. R., Olivien, N., & Efrinila, W. (2023). Analisis Kualitas Pelayanan Publik Berdasarkan Kajian
Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) Pada Layanan Repositori Intitusi. JIPI: Jurnal Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, 8(1), 52-66.

Kurniawan, R., & Heriyanto. (2013). Persepsi Pemustaka Pada Layanan Penelusuran Informasi Melalui
Online Public Access Catalogue (OPAC) di Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi "Yayasan Pharmasi
Semarang". JURNAL ILMU PERPUSTAKAAN, 2(2), 1-5.

Lankes, D. (2011). The Atlas of New Librarianship. Cambridge: MA: MIT Press.