Nama : Siti Sofiyah

Kelas : RMIK-WMBO31/21

NPM : 21303218

Matkul : Metode Penelitian

SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI BAGIAN ASSEMBLING BERKAS

RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT HERMINA BOGOR JAWA BARAT

Latar Belakang : Petugas assembling harus berusaha melakukan upaya untuk menjaga kelengkapan
berkas rekam medis,dengan melakukan upaya tersebut, diharapkan bisa melengkapi ketidaklengkapan
berkas rekam medis.Di RS Hermina Bogor Jawa Barat ingin mencapai tujuan tercapainya angka ketidakle
ngkapan Catatan Medis (KLPCM) 0%, tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Instalasi Reka
m Medis dan studi dokumentasi berkas rekam medis pasien rawat inap diketahui jika tujuan tersebu
t masih belum tercapai karena masih ditemukan berkas rekam medis rawat inap yang tidak lengka
p.

Tujuan Penelitian : Mengetahui upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga kelengkapan berkas re
kam medis

Metode Penelitian : Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif se
rta rancangan penelitian cross sectional Subjek dalam penelitian ini adalah petugas assembling, dua
dokter, dua perawat, dan Kepala Instalasi Rekam Medis. Tekhnik pengambilan data yaitu observasi,
wawancara dan studi dokumentasi.

Hasil Penelitian: Penyebab ketidaklengkapan berkas rekam medis yaitu a) Man: perawat lebih menguta
makan pelayanan atau penanganan terhadap pasien; perawat kurang patuh untuk mengisi lengka
p berkas rekam medis, perawat masih kurang mengingatkan dokter bagian rekam medis yang haru
s diisi oleh dokter, dokter visit satu minggu sekali, dokter harus segera menangani pasien
yang membutuhkan pertolongan. b) Method: prosedur pengisian rekam medis belum disosialisasika
n kepada dokter ataupun perawat. c) Material: belum dimanfaatkannya secara
maksimal adanya stiker identitas pasien dan jumlah stiker identitas pasien masih belum mencukupi .
d) Machine: belum adanya fasilitas cap tanggal. e) Money: belum adanya sistem insentif apabila
dalam pengisian rekam medis masih belum lengkap. Upayamelengkapi berkas rekam medis pasien
rawat inap yaitu a) Man: petugas assembling, perawat, dokter. b) Method : petugas assembling mem
anggil atau mengembalikan berkas rekam medis yang bersangkutan ke bangsal rawat inap, petuga
s assembling tidak melakukan upaya melengkapi autentikasi perawat, autentikasi dokter pada selain Res
ume Pasien Pulang, dan penulisan waktu, perawat meminta dokter untuk melengkapi ketidaklengka
pan berkas rekam medis pasien rawat inap; dokter membubuhkan tanda tangan pada
Resume Pasien Pulang dan membuat Resume Pasien Pulang. c) Material : petugas assembling menempe
lkan stiker identitas pasien. d) Machine: Peralatan dalam bentuk mesin yang digunakan
dalam upaya melengkapi berkas rekam medis pasien rawat inap yang dilakukan tidak ada, fasilitas
yang digunakan yaitu bolpin. e) Money: belum ada sistem intensif dalam melakukan upaya melengk
api berkas rekam medis.
Hambatan petugas assembling dalam melengkapi berkas rekam yaitu a)Man: terbatasnya tenaga pereka
m medis dan dokter visitsatu kali dalam seminggu. b) Method: petugas harus mencari berkas keba
ngsal jika berkas rekam medis dibutuhkan untuk proses pelayanan karena saat berkas dikembalika
n ke bangsal untuk dilengkapi, perawat tidak langsung mengembalikan berkas tersebut ke Instalasi
Rekam Medis.c) Material: habisnya stiker identitas pasien. d) Machine: tidak ada hambatan dari segi
machine. e) Money: tidak adanya sistem insentif jika berhasil menjaga kelengkapan berkas rekam medis
pasien rawat inap.

Kata Kunci: upaya, ketidaklengkapan, assembling.

A. Pendahuluan

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan atau serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terpadu, terint
egrasi dan berkesinambungan untuk memelihara dan meningkatkan derajat Kesehatan masyarakat dala
m bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan, pengobatan penyakit, dan pemulihan
kesehatan oleh pemerintah dan masyarakat (Undang-Undang RI No. 36tahun 2009). Upaya kesehatan te
rsebut didalam pelayanan kesehatan paripurna yaitu pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, prev
entif, kuratif, dan rehabilitatif. Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan Kesehatan
perorangan secara paripurna (UU RI No. 44 Tahun 2009).

Unit rekam medis terdapat bagian assembling yang memiliki peran penting meliputi sebagai peneliti kele
ngkapan isi dan perakit dokumen rekam medis sebelum disimpan, menerima dokumen rekam medis dan
mencatat di buku register semua rekam medis yang masuk dan keluar atau disebut juga sensus harian d
ari unit pelayanan, mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap dan
secara periodik. Oleh karena itu pelaksaan unit assembling sangat penting karena dapat
dijadikan tolak ukur mutu berkas rekam medis di fasilitas rekam medis dan di pelayanan kesehatan.

B. Metode

Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana gambaran
pelaksanaan assembling di Rumah Sakit. Lokasi penelitian dilaksanakan di Rumah Sakit, 4 orang informe
n penelitian. Variabel penelitian terdiri dari uraian tugas, pengetahuan petugas terhadap
assembling dan SPO assembling. Instrumen penelitian untuk pengumpulan data adalah pedoman observ
asi, wawancara, alat perekam dan alat tulis. Pengumpulan data dilakukan dengan
observasi dan wawancara, sumber data menggunakan primer dan sekunder. pengolahan data menggun
akan teknik non statistic dengan teknik triangulasi untuk pemeriksaan keabsahan yaitu teriangulasi deng
an sumber, teringulasi dengan metode dan triangulasi dengan data. Analisa data dalam penelitian ini ad
alah teknik analisis kualitatif, dalam teknik digunakan proses induktif.

C. Hasil dan Pembahasan

1. Uraian Tugas Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Bogor

Uraian tugas adalah tugas yang harus dilakukan oleh setiap karyawan dalam organisasi, sesuai dengan ja
batan atau pekerjaan karyawan yang bersangkutan. Oleh sebab itu uraian tugas yang sudah ada dijadika
n sebagai acuan jenis kegiatan atau tugas yang terdapat dalam organisasi dan yang harus dikerjakan ole
h masing-masing petugas (Notoadmodjo, 2010). Menurut Notoadmodjo (2009) dalam
uraian tugas suatu organisasi yang berkaitan dengan penilaian prestasi kerja karyawan, sekurang-kurang
nya mencakup 3 hal, yakni :
a. Kewajiban yang harus dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan (Karyawan).
b. Tanggung jawab yang dibebankan kepada pelaksana pekerjaan tertentu.
c. Persyaratan yang harus dipenuhi.

Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok yaitu:
a. Merakit kembali BRM dari rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap menjadi urutan atau runtut sesu
ai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan.
b. Meliputi kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan ka
sus penyakitnya.
c. Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya.
d. Mengendalikan BRM yang dikembalikan ke unit pencatatan data karena isinya tidak lengkap
e. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis.
f. Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam medis

2. Pengetahuan Petugas Terhadap Assembling Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Bogor

Terdapat dua aspek yang dilihat dalam sumber daya manusia yakni :
a. Kuantitas, yaitu menyangkut jumlah sumberdaya manusia
b. Kualitas, yaitu menyangkut mutu sumber daya manusia tersebut, yang menyangkut kemampuan fisik
maupun kemampuan non fisik (kecerdasan dan mental). Untuk meningkatkan kualitas fisik dapat di
upayakan program-program kesehatan dan gizi. Sedangkan untuk meningkatkan kemampuan non fisik
dapat diupayakan dengan pelatihan dan pendidikan. Pelatihan adalah suatu kegiatan peningkatan
kemampuan karyawan atau pegawai dalam suatu institusi, sehingga pelatihan dapat diartikan suatu pros
es yang dapat menghasilkan suatu perubahan perilaku bagi karyawan atau pegawai (Notoatmodjo, 200
9).

Berdasarkan hasil penelitian dan teori yang mendukung maka penulis berpendapat bahwa petugas asse
mbling rekam medis di Rumah Sakit dilihat dari dua aspek yaitu kuantitas yang menyangkut dengan juml
ah petugas assembling rekam medis, kualitas menyangkut mutu petugas assembling rekam medis baik k
emampuan fisik dan non fisik salah satunya dengan pelatihan dan pendidikan sesuai kompetensi rekam
medis sehingga pelaksanaan assembling rekam medis dapat dilaksanakan dengan optimal untuk bisa me
ningkatkan mutu rekam medis di Rumah Sakit.

3. SPO Assembling Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Bogor

SPO assembling rekam medis dalam proses pengolahan rekam medis terbagi beberapa bagian yaitu pen
ataan berkas Rekam Medis pasien rawat jalan, Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
untuk kasus Anak, Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap kasus Bedah, Penataan Berkas Reka
m Medis Pasien Rawat Inap Kasus Kebidanan, Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap kasus B
ayi Baru Lahir (Depkes RI, 2006).

Standar Operasional Prosedur pelaksanaan assembling Menurut (Muhammad Rasyad Ghazali Saraan,
2013) SOP pelaksanaan assembling, yaitu sebagai berikut :
a. Setiap berkas yang kembali dari ruangan perawatan diperiksa keadaanya.
b. Lihat sampul berkas : 1) Bila berkas pasien belum ada nomer rekam medis, tulis nomer rekam medis
dengan spidol pada kolom yang ada. 2) Berkas lama yang sampulnya rusak diganti sampul baru denazn
nomor rekam medis pasien yang sama.
c. Lihat lembar rekam medis 1) lembar-lembaran yang kosong dikeluarkan 2) lembar rekam medis
disusun sesuai urutan yang ditetapkan.
d. Semua lembar rekam medis dikembalikan kedalam sampul
e. Bila terlalu tebal isi rekam medis dipisahkan menjadi 2 berkas dengan nomor rekam medis yang sama.
Maksimal 1 (satu) berkas berisi 4 kali rawatan.
f. Lembaran hasil pemeriksaan yang tertinggal ditempelkan.
g. Berkas diserahkan kepada petugas register untuk menulis tanggal pulang dan diagnosa akhir serta
kode icd x

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN :

1. Ada hubungan yang bermakna tingkat pengetahuan dengan kelengkapan pengisian rekam medis di RS
Hermina Bogor tahun 2021.
2. Ada hubungan yang bermakna motivasi dengan kelengkapan pengisian rekam medis di RS Hermina
Bogor tahun 2021.
3. Ada hubungan yang bermakna masa kerja dengan kelengkapan pengisian rekam medis di RS Hermina
Bogor tahun 2021.
4. Pengisian rekam medis oleh tenaga medis dan paramedis yang memberikan pelayanan kepada pasien
rawat inap belum lengkap dan mengalami keterlambatan dalam pengisian.
5. Penataan rekam medis sudah berjalan dari assembling, coding, indeksing semuanya dikelola oleh D-III
Rekam Medis. Kendala yang ditemui seperti saat pengkodean, diagnosis yang tidak akurat karena tulisan
dokter kurang jelas dan tidak bisa dibaca serta ketidaklengkapan diagnosis.
6. Analisis isi rekam medis sendiri sudah berjalan dengan baik, baik itu analisa kualitatif dan analisa
kuantitatif. Kendalanya masih ada rekam medis yang tidak lengkap dan keterlambatan
pengembaliaannya ke bagian rekam medis.
7. Analisis isi rekam medis sendiri sudah berjalan dengan baik, baik itu analisa kualitatif dan analisa
kuantitatif. Kendalanya masih ada rekam medis yang tidak lengkap dan keterlambatan
pengembaliaannya ke bagian rekam medis.

SARAN :

1. Sebaiknya ada pemberian reward dan punishment di bagian rekam medis sendiri kepada petugas
rekam medis agar kinerja dan motivasi kerja petugas semakin meningkat dan rasa tanggung jawab
terhadap tugas masing- masing akan muncul.
2. Diharapkan koordinasi dan kerjasama petugas medis dan tenaga medis terkait lebih ditingkatkan
sehingga terjalin hubungan kerja yang menyenangkan dan dapat membantu tercapainya
penyelenggaraan rekam medis yang baik.

3. Sebaiknya petugas rekam medis harus lebih teliti dan berhati-hati dalam menginputkan serta
melengkapi identitas pasien agar terhindar dari kesalahan identitas yang merugikan pasien dan rumah
sakit serta menghindari nama dan nomor rekam medis yang ganda.
4. Diharapkan kepada tenaga medis terkait agar dapat mengisi lembar rekam medis dengan lengkap
sesuai dengan prosedur dan SOP yang ada, agar tidak menghambat dalam pelaksanaan assembling,
coding, dan indeksing.

5. Sebaiknya dilakukan advokasi berupa aturan yang dipasang diruangan dokter tentang tata cara dan
sanksi/ peringatan bagi dokter dan pemberi pelayanan yang tidak melakukan pengisian rekam medis
secara lengkap 1x 24 jam.

6. Sebaiknya antara petugas rekam medis dan petugas rawat inap terjalin komunikasi yang baik,
sehingga output yang diharapkan dalam penyelenggaraan rekam medis rawat inap dapat tercapai. Dan
sebaiknya ada sosialisasi dari rekam medis ke bagian rawat inap terhadap semua kebijakan terkait.

7. Dokter rawat inap diberi penjelasan dan pemahaman lebih lagi seperti sosialisasi mengenai
pentingnya kelengkapan pengisian rekam medis dan sosialisasi SOP tentang rekam medis.

8. Memberikan sanksi seperti memberikan surat peringatan kepada dokter yang masih belum mau
melengkapi supaya menimbulkan efek jera dan tidak mengulangi lagi, serta memberikan hadiah atau
penghargaan untuk setiap dokter yang telah mengisi secara lengkap pada tiap butir-butir di lembar
rekam medis.