SOP ADMIN DAN KEUANGAN BIMBEL BISMA

 Waktu masuk kerja pukul 09.00 – 17.00, admin bimbel dan keuangan
diharapkan datang tepat waktu, jika memungkinkan hadir 5 menit sebelum jam
masuk kantor.
 Berpakaian Rapi, Sopan dan Menutup Aurat.
 Admin mengecek kondisi kelas yang ada meliputi : kebersihan kelas, kebersihan
papan tulis, ketersediaan spidol, penghapus, bantal, pengharum ruangan, dan
meja belajar.
 Admin membuat SOP penyambutan siswa les saat masuk ke ruko.
 Admin memastikan jadwal belajar siswa beserta mentornya pada hari itu, jika
mentor berhalangan maka dibuatkan jadwal pertemuan pengganti atau
mencarikan mentor lain yang bersedia mengajar.
 Admin wajib membuat RAB bulanan dan per tahun terkait pengeluaran yang
rutin di bimbel BISMA meliputi biaya listrik, internet, alat tulis, dan gaji guru,
serta mengkoordinasikan kepada manajer cabang jika terdapat pengeluaran yang
tidak masuk kedalam RAB.
 Admin berkewajiban mengupgrade dirinya untuk membuat laporan keuangan
berbasis Neraca Keuangan yang berstandar akuntansi.
 Admin wajib menjaga kerahasiaan terkait info-info penting Bimbel BISMA dan
juga menjaga seluruh aset yang diamanahkan kepada admin seperti : Hp, printer,
dan laptop.
 Admin mengecek Hp khusus admin BISMA, memastikan Hp hidup dan
merespon (membalas chat/telpon) dengan segera jika terdapat chat/telpon dari
calon konsumen atau dari siswa, atau dari orang tua siswa, menggunakan bahasa
yang baik dan sopan.
 Admin membuat database siswa lama maupun yang baru setiap ada siswa yang
mendaftar untuk dapat diketahui nama, alamat, no. Wa, alamat email, tanggal
lahir, No. Hp orangtuanya, serta akun media sosialnya.
 Admin membuat grup orangtua dan siswa per kelas.
 Admin bertanggung jawab terhadap penagihan pembayaran uang les kepada
orangtua siswa, dan membuat kesepakatan waktu pembayarannya.
 Admin memastikan form pendaftaran, biodata siswa, dan kuitansi pembayaran
tersedia di meja admin agar calon konsumen yang ingin mendaftar bisa segera
mengisi form tersebut.
 Admin memastikan brosur Bimbel BISMA tersedia di meja admin agar dapat
menjelaskan terkait program-program bimbingan yang ada dan harga per paket
programnya.
 Admin memastikan ketersediaan air minum gelas/botol untuk tamu yang datang,
memberikan pelayanan dan menjawab setiap pertanyaan dengan baik, sopan,
ramah, dan murah senyum.
 Admin meminta no. Wa calon konsumen jika saat itu ia hanya datang untuk
mengambil brosur atau hanya sekedar bertanya-tanya.
 Admin membuat form absensi siswa, serta surat-menyurat yang dibutuhkan.
 Admin membuat daftar siswa yang berulangtahun di Bulan tersebut untuk
dibuatkan ucapan selamat, doa dan juga hadiah.
 Admin diwajibkan untuk mencatat setiap keluar masuknya uang dan
melaporkannya kepada manajer cabang dan owner.
 Setiap bulannya, Admin harus membuat laporan keuangan dan gaji guru, serta
melaporkannya kepada manajer cabang dan owner.
 Admin membuat jadwal Cut Off absen guru pada H-3 dan rekapan jumlah
mengajar H-1 sebelum penggajian.
 Sebelum pulang, admin harus memastikan kondisi meja admin dalam keadaan
rapi, tidak terdapat kertas maupun barang-barang yang berserakan.