DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.

04
KLINIK PRATAMA HESTI WIRA SAKTI

FMEA

I. Unit kerja:Rekam Medis

Sering ditemukan rekam medis yang tertukar pada pasien yang berobat baik di Poli
Umum, Poli Gigi dan Poli KIA

II. Tim FMEA:

Ketua Tim FMEA Susi Elvirawati, Amd Keb

Anggota 1 . Beni Okta Putra Irawan
(pastikan semua area 2. Rega Sri Andayani, Amd Kep
terkait terwakili)
Petugas pencatat Silvya Desra. Amd KG
(notulis)

III. Peran masing-masing ketua dan anggota

Tim FMEA Peran

Ketua - Mengkoordinasikan tugas anggota tim
- Menganalisis masalah yang timbul
dan mendiskusikan dengan anggota
- Menyampaikan hasil kegiatan kepada
pimpinan
Anggota - Mengumpulkan data dari setiap
bagian
- Melaporkan hasil pengumpulan data
kepada ketua tim
- Melaksanakan jadwal kegiatan tim
yang sudah disepakati bersama
dengan tepat waktu dan penuh
tanggung jawab

IV. Jadwal kegiatantim:

No Kegiatan Waktu Keterangan

Mengumpulkan data dari
1 Tiap semester
masing-masing bagian
Mendiskusikan masalah yang Akhir tahun
2
sering muncul
Menganalisis masalah dan
3 meninjau kembali alur yang Akhir tahun
berlaku saat ini
4 Mengidentifikasi failure modes Akhir tahun
pada alur yang berlaku saat ini,
membuat matriks FMEA,
menetapkan cut off point
 dengan diagram Pareto
Membuat alur proses yang
5 Akhir tahun
baru
Monitoring, validasi, evaluasi,
6 Akhir tahun
dan pelaporan

V. Alur proses yang sekarang:

1. Petugas mengambil rekam medis

2. Petugas mencatat rekam medis keluar ke dalam buku Ekspedisi
3. Petugas mendistribusikan ke klinik yang dituju (umum, gigi, kia/kb)
4. Petugas memeriksa kelengkapan rekam medis yang kembali dan menyimpan
pada posisinya

VI. Identifikasi Failure modes:

No Tahap Kegiatan Pada Alur Proses Failure Modes

1 Petugas mengambil rekam medis Petugas tidak memeriksa ke samaan
antara data nama yang tertera pada
KTB/kartui dentitas lain dengan nama
yang tertera pada berkas RM
Petugas salah mengambil berkas RM
pasien
2 Petugas mencatat RM keluar Petugas salah menncatat nomor RM
kedalam buku regekspedisi yang keluar
3 Petugas mendistribusikan ke poli Petugas salah memanggil nama pasien
yang dituju (tidak sesuai dengan pasien yang
berobat)
4 Petugas memeriksa kelengkapan Petugas tidak mengembalikan kembali
RM yang kembali dan menyimpan pada posisi semula
pada posisinya
VII. Matriks FMEA:

FAILURE KML INDKTR U/

MODES PENYEBAB AKIBAT O S D RPN KML SOLUSI
(%) VALIDASI
Pasien lama Pasien Pasien 10 3 1 30 (9) 1.268 98,1
tidak merasa tidak menyepeleka
membawa ada sanksi n berobat
KTB yang tanpa KTB
memberatka
n dengan
tidak
membawa
KTB
Pasien baru Kurangny Pasien tidak 10 3 10 300 (1) 300 23,2 Sosialisasi
tidak informasi mengetahui ke satuan2
membawa kepada prosedur TNI wilayah
kartu pasien berobat di Padang
BPJS/KTP/K mengenai Klinik
TA untuk alur Pratama
pasien pendaftaran Hesti Wira
anggota di FKTP Sakti
Klinik
Pratama
Hesti Wira
Sakti
Petugas Pasien Pasien salah 10 3 4 120 (5) 974 75,3 Petugas
menerima membawa memberikan harus selalu
KTB/kartu KTB yang KTB mengecek
BPJS/ tanda bukan kembali
pengenal lain miliknya kesesuaian
yang bukan (milik pasien
milik pasien anggota berobat
berobat keluarga dengan kartu
lainnya)
Poli yang Banyaknya Paisen 5 3 5 75 (8) 1.238 95,8
dituju tidak pasien yang terburu-buru
sesuai mengantre mengambil
dengan nomor
nomor antrean
antrean yang tanpa
diambil membaca
petunjuk
kembali
Petugas Petugas Nomor BPJS 4 3 2 24 (10) 1.292 100
salah salah yang tertera
mengentry menuliskan pada KTB
nomor BPJS nomor BPJS tidak sesuai
pasien saat dengan yang
pembuatan tertera pada
KTB baru kartu BPJS
pada pasien
kunjungan
pertama
pasien
Petugas Banyaknya Petugas 5 3 7 105 (6) 1.079 83,5 Petugas
tidak pasien dan terburu-buru (COP) harus selalu
memeriksake tuntutan dan sulit memeriksa
samaanantar pasien berkonsentra kembali
a data nama si kesesuaian
yang tertera antara
pada KTB/kartu
KTB/kartu identitas
identitas lain pasien
dengan dengan
nama yang berkas RM
terterapadab pasien
erkas RM
Petugas Petugas Nomor RM 9 3 7 189 (3) 729 56,4 Memasang
salah terburu-buru yang ditulis bagan alura
mengambil saat pada KTB kses
berkas RM menuliskan kurang jelas terhadap RM
pasien nomor RM Pencahayaa di ruang RM
pada KTB n kurang Memodifikasi
saat pada ruang ruang
kunjungan RM penyimpanan
pertama berkas RM
sehingga
lebih terang

Petugas Banyak nya Petugas 4 3 7 84 (7) 1.163 90

salah pasien dan terburu-buru
mencatat tuntutan saat
nomor RM pasien menuliskan
yang keluar nomor RM
pada buku
ekspedisi
Petugas Petugas Petugas 5 5 5 125 (4) 854 66,1 Petugas
salah tidak salah (perawat poli
mengidentifik melakukan mendistribusi umum, gigi,
asi pasien pengecekan kan berkas dan bidan
nama pasien kembali RM pasien KIA) harus
(tidak sesuai terhadap (Tidaksesuai selalu
dengan berkas RM antara kroscek
pasien yang yang pasien yang kembali saat
berobat) didistribusika berobat kajian awal
n dengan
nama pada
berkas RM)
Petugas Jumlah SDM Petugas 8 3 10 240 (2) 540 41,7 Menambah
tidak yang ada salah jumlah SDM
mengembalik tidak membaca untuk
an berkas sebanding nomor RM mengembalik
RM pada dengan yang tertera an berkas
posisi jumlah pada berkas RM kembali
semula pasien yang RM kerak RM
berobat Disediakante
Tidak adanya mpat khusus
tempat (box/keranja
khusus (box ng) untuk
atau meletakkan
keranjang) berkas RM
untuk yang sudah
meletakkan siap
berkas RM dikembalikan
yang siap kerak RM
diletakkan
kembali di
rak RM
VIII. Menetapkan cut off point dengan diagram Pareto:

Modus RPN Kumulatif Persentase

kegagalan/kesalahan Kumulatif
Modus 2 300 300 23,2%
Modus 10 240 540 41,7%
Modus 7 189 729 56,4%
Modus 9 125 854 66,1%
Modus 3 120 974 75,3%
Modus 6 105 1.079 83,5% Cut off : 105
Modus 8 84 1.163 90%
Modus 4 75 1.238 95,8
Modus 1 30 1.268 98,1%
Modus 5 24 1.292 100%

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah : modus 2, 10, 7, 9, 3 dan 6

IX. Alur proses yang baru:

1. Petugas mengambil rekam medis

2. Petugas mencatat rekam medis keluar ke dalam buku Ekspedisi
3. Petugas melakukan check ulang kartu berobat sesuai dengan rekam medis yang
akan di distribusikan ke setiap poliklinik (umum, gigi, kia/kb)
4. Petugas mendistribusikan ke poliklinik yang dituju (umum, gigi, kia/kb)
5. Petugas poli umum, gigi, kia/kb mengembalikan berkas Rekam Medis kepada
petugas administrasi untuk di entry
6. Petugas administrasi memeriksa kelengkapan rekam medis yang kembali dan
menyimpan pada posisinya
7. Petugas administrasi menyimpan berkas Rekam Medis ke dalam rak Rekam
Medis sesuai dengan nomor urut Rekam Medis

X. Pelaksanaan:

No Kegiatan WaktuPelaksanaan Hasil Keterangan

1 Pemantauan SOP baru
XI. Monitoring, validasi (bisadihitungulang RPN setelahimplementasi), evaluasi,
danpelaporan