Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa, atas segala rahmat dan hidayatNya, sehingga
penyusunan buku pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Betung dapat diselesaikan dengan baik.
Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan Tata Naskah sehingga format
yang dihasilkan seragam, sehingga perlu dibuat buku Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Betung
yang akan dijadikan sebagai acuan dan panduan dalam pembuatan dokumen-dokumen dalam
kegiatan puskesmas.
Dengan tersusunnya buku Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Betung, kami
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak telah memberikan kontribusi
dalam penyusunan buku ini.
Kami sadari buku ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan sangat
kami harapkan guna penyempurnaannya.
Semoga Tuhan yang Maha Esa memberikan rahmat dan hidayatNya kepda kita semua.
Megawati, SKM. MM
NIP. 196512251986032013
PEMERINTAH KABUPATEN OGAN KOMERING ULU TIMUR
UPTD PUSKESMAS BETUNG
KECAMATAN SEMENDAWAI BARAT
Alamat : Jalan Raya Provinsi (Komering) Km.142 Desa Betung Kec.Semendawai Barat Kab.OKU Timur,Sumsel (32184)
KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS BETUNG
Nomor : / KPTS/UPTD PKM BTG/ADMEN/I/2022
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD PUSKESMAS BETUNG
Menimbang : a. bahwa dalam rangka tertib administrasi dan penyeragaman bentuk naskah dilingkungan
UPTD Puskesmas Betung perlu diatur penyelenggaraan Tata Naskah Puskesmas;
bahwa bentuk naskah yang sebelumnya sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan
sehingga perlu dilakukan penyempurnaan;
b.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf
b,maka perlu ditetapkan dengan keputusan Kepala UPTD Puskesmas Betung tentang
MEMUTUSKAN
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat
Ketiga : kekeliruan dalam penetapannya, maka akan diadakan pembetulan sebagaimana
mestinya.
Ditetapkan di : Betung
pada tanggal : 03 Januari 2022
KEPALA UPTD PUSKESMAS BETUNG
KEC. SEMENDAWAI BARAT,
MEGAWATI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu penentu ketertiban administrasi pada suatu instansi adalah tata naskah. Menurut
pengertiannya tata naskah puskesmas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
naskah serta media yang digunakan dan komunikasi kedinasan. Naskah puskesmas adalah
informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh
Kepala UPTD Puskesmas.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman ini dimaksudkan untuk ketertiban administrasi dan pengelolaan informasi
kedinasan dilingkungan UPTD Puskesmas Betung
2. Tujuan
Tersedianya pedoman bagi Kepala UPTD Puskesmas Betung, Kepala Tata Usaha, penanggung
jawab program dan pelaksana kegiatan dalam membuat naskah Puskesmas.
C. Sasaran
a. Kepala Puskesmas
b. Kepala Tata Usaha
c. Penanggungjawab program
d. Pelaksana kegiatan
D. Dasar hukum
Didalam penetapan tata naskah UPTD Puskesmas Betung sebagai dasarnya adalah :
1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
4. Pedoman Penyusunan Akreditas fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, Direktorat Jenderal
Pelayanan Kesehatan tahun 2017.
BAB II
TATA NASKAH
A. PENGERTIAN
1. Tata Naskah Puskesmas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah serta
media yang digunakan dan komunikasi kedinasan.
2. Naskah Puskesmas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas.
3. Format adalah naskah Puskesmas yang menggambarkan tata letak dan redaksional serta
penggunaan lambang/logo dan cap Puskesmas.
4. Stempel/cap Puskesmas adalah tanda iddentitas dari Puskesmas.
5. Kop Naskah Puskesmas adalah kop surat yang menunjukkkan jabatan atau nama Puskesmas
yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
6. Kop Sampul Naskah Puskesmas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama
Puskesmas yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
7. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
8. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari Kepala Puskesmas kepada
KTU atau staf dibawahnya.
9. Penandatangan Naskah Puskesmas adalah hak, kewajiban dan tanggung jawab yang ada pada
Kepala Puskesmas untuk menandatangani naskah Puskesmas sesuai dengan tugas dan
kewenangan pada jabatannya.
10. Keputusan Kepala Puskesmas adalah naskah Puskesmas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat penetapan konkrit, individual, dan final.
11. Surat Biasa adalah naskah Puskesmas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan
jawaban, atau saran dan sebagainya.
12. Surat Keterangan adalah naskah Puskesmas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat
sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran suatu hal.
13. Surat Izin adalah naskah Puskesmas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan
yang dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas.
14. Surat Perjanjian adalah naskah Puskesmas yang berisi kesepakatan bersama antara kedua
belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
15. Surat Perintah Tugas adalah naskah Puskesmas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan
yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
16. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah Puskesmas dari Kepala puskesmas kepada
bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.
17. Surat Undangan adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas berisi undangan kepada
pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
18. Pengumuman adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas berisi pemberitauan yang
bersifat umum.
19. Laporan adalah naskah Puskesmas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan
pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas/program.
20. Berita acara adalah naskah Puskesmas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang
ditandatangani oleh para pihak.
21. Notulen adalah naskah Puskesmas yang memuat catatan proses pertemuan atau rapat.
22. Daftar hadir adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas yang berisi keterangan atas
kehadiran seseorang.
A. KEBIJAKAN
Aturan Penulisan Kebijkan/Keputusan yang ditetapkan oleh kepala Puskesmas adalah
sebagi berikut :
Kebijakan adalah peraturan/surat keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP yang
merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggungjawab
maupun pelaksana.
1. Bentuk huruf (fonts)
a. Setiap tulisan naskah dinas termasuk SK dan dokumen lainnya menggunakan huruf Arial
Narrow ukuran 12 dan spasi 1,5.
b. Untuk tulisan cover judul depan menggunakan bentuk huruf kapital Arial Narrow untuk
tulisan Kabupaten dan Kecamatan ukuran 16 bold, dan untuk nama Puskesmas ukuran 20
bold dan logo puskesmas berdiameter 2 cm.
2. Ruang tepi (margin)
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak
seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas
antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dialkukan berdasarkan
ukuran normal yang terdapat pada peralatan yang diguanakan untuk membuat naskah dinas,
yaitu :
1) Ruang tepi atas (Top) : 2 cm dari tepi atas kertas;
2) Ruang tepi bawah (bottom) : 3 cm dari tepi bawah kertas;
3) Ruang tepi kiri (Left) : 2 cm dari tepi kiri kertas;
4) Ruang tepi kanan (Right) : 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan :
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut diatas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas.
3. Format kepala naskah
Format kepala naskah diperuntukkan terhadap dokumen surat keputusan, sedangkan format
kepala naskah Standar Operasional Prosedur (SOP) mengikuti aturan pedoman penyusunan
akreditasi Puskesmas.
Contoh :
Top : 2 cm Right : 2 cm
Bottom : 3 cm Left : 2 cm
D. STEMPEL
Stempel UPTD sebagaimana dimaksud, berisi nama pemerintah kabupaten, nama OPD dan nama
UPTD yang bersangkutan
Contoh SK
KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS BETUNG
Nomor : / KPTS / UPTD PKM BTG / ADMEN / / 2022
TENTANG
................................................................................................................................................
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA UPTD PUSKESMAS BETUNG
Menimbang : a. .........................................................................................................................................
.....................................................;
b. .........................................................................................................................................
.....................................................;
c. Dan seterusnya.
3. dan seterusnya.
MEMUTUSKAN
Kesatu : .........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
.................................................
Kedua : ...................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Ketiga : .................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Keempat : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak di tetapkan dan apabila terdapat kekeliruan dalam
keputusan ini, akan dilakukan perubahan sebagai mana mestinya.
Ditetapkan di : .............................
pada tanggal : ...............................
KEPALA UPTD PUSKESMAS BETUNG
KEC. SEMENDAWAI BARAT,
NAMA
Contoh SOP
JUDUL SOP
No. Dokumen :-
No. Revisi :-
SOP Tanggal
:-
Terbit
Halaman :-
UPTD PUSKESMAS MEGAWATI, SKM.MM
BETUNG NIP:196512251986032013
TUJUAN : .......................................................
KEBIJAKAN : .......................................................
PROSEDUR 1. ............................................................................................................
2. ............................................................................................................
3. ............................................................................................................
4. ............................................................................................................
5. ............................................................................................................
6. ............................................................................................................
REFERENSI : .......................................................
DOKUMEN : .......................................................
TERKAIT
DISTRIBUSI : .......................................................
REKAMAN
HISTORI
No. Yang diubah Isi perubahan Tgl mulai
PEPRUBAHAN
diberlakukan
Contoh Surat Tugas
32184)
SURAT TUGAS
Nomor : 443 / / UPTD PKM BTG / SB / 2022
Nama : ........................................
Pangkat/Gol : ........................................
NIP : ........................................
Jabatan : ........................................
Nama : ........................................
NIP : ........................................
Jabatan : ........................................
Demikian surat tugas ini dibuat kepada yang bersangkutan untuk dapat dilaksankan dengan penuh tanggung
jawab.
DITETAPKAN DI : ..................
PADA TANGGAL : ..................
Kepala UPTD Puskesmas Betung
Kec. Semendawai Barat
Nama
SURAT UNDANGAN
........................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
Hari : ........................................................................
Tanggal : ........................................................................
Pukul : ........................................................................
Tempat : ........................................................................
Acara : ........................................................................
Demikian pemberitahuan ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Nama
NIP.
Contoh Berita Acara
BERITA ACARA
Nomor : ..........................................................
Pada hari ini, tanggal bulan tahun dua ribu dua dua, kami yang bertanda tangan dibawah
ini :
1. Nama : ..............................................
Pangkat / Golongan : ..............................................
NIP : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Selanjutnya disebut pihak pertama
2. Nama : ..............................................
Pangkat / Golongan : ..............................................
NIP : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Selanjutnya disebut pihak kedua
Pihak
kedua ........................................................................................................................................................................
............
Demikian berita acara ini dibuat sebanyak 3 (Tiga) rangkap untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di,
Nama Nama
Pangkat
NIP.
Contoh Notulen
NOTULEN
Nama
NIP.
Contoh Daftar Hadir Pertemuan Rapat
DAFTAR HADIR
BULAN ................
10
11
Nama pejabat
NIP.