LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

SEKRETARIS

FEDERATION OF IMERSI DEVELOPERS (FID)

MADRASAH ALIYAH AL HIKMAH 2

PERIODE 2020/2021

I. STRUKTUR KEANGGOTAAN

Sekretaris 1 : Muhammad Jundan Allif Fatkhan

Sekretaris 2 : Rofiqotul Istiqomah

II. RENCANA PROGRAM KERJA

Nama Penanggung Waktu

No. Keluaran
Program jawab Pelaksanaan
Pengadaan
Buku Rofiqotul Adanya Buku Administrasi
1. Awal Periode.
Administrasi Istiqomah Departemen.
Departemen
Mencatat
Inventaris Imersi
setiap satu
semester sekali. Adanya data inventaris imersi
Rofiqotul
2. Inventarisasi Dan mencatat dan data inventaris Qurban
Istiqomah
data inventaris Tahunan Imersi.
saat Qurban
Tahunan Imersi.

Mencatat
Rofiqotul Setiap diadakan Hasil Rapat Evaluasi
3. hasil Rapat
Istiqomah Rapat Evaluasi. Setiap Departemen.
Evaluasi
4. Pengadaan Muhammad Mempersiapkan Adanya Template Surat
Surat Resmi Jundan Allif Surat Resmi Resmi seperti Surat
(Softfile) Fatkhan Mentah untuk Undangan, Surat Peminjaman
digunakan Barang, Surat Peminjaman
sewaktu-waktu Tempat, atau Surat Izin
 jika dibutuhkan. Acara.
Mencatat
perubahan data
Muhammad keuangan
Catatan Adanya Catatan Keuangan
5. Jundan Allif bendahara setiap
Bendahara Bendahara FID.
Fatkhan ada data baru
dalam bentuk
Softfile.
III. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

Nama
No. Terlaksana Rekomendasi
Program
Pengadaan
Buku
1 Sekali Lebih rutin untuk mengisi Buku Administrasi.
Administrasi
Departemen
Sekali di
Program Kerja bisa dikembalikan ke Dept.
2. Inventarisasi akhir
Perlengkapan.
periode
Mencatat Penulisan hasil rapat dilakukan dengan cara
3. 9 Kali
Hasil Rapat diketik.
Pengadaan
Diperhatikan dalam Strukturisasi Surat dan
4. Surat Resmi Sekali
Mencatat Surat Keluar dan Surat Masuk.
(Softfile)
Catatan Program Kerja dikembalikan kepada
5. Sekali
Bendahara Bendahara.
1. Pengadaan Buku Administrasi Departemen
1.1. Gambaran Umum

Program ini dibuat sebagai sarana pendataan seluruh administrasi FID agar setiap
kegiatan yang ada di Imersi bisa dipertanggungjawabkan di kemudian hari. Dengan
adanya program Pengadaan Buku Administrasi ini dapat diketahui secara pasti kegiatan
apa saja yang telah terlaksana palam periode ini. Data pada buku administrasi ini berupa
Struktur Kepengurusan FID Periode 2020/2021, Kegiatan – Kegiatan FID disertai dengan
hari /tanggal/tahun /waktu/keterangan kegiatan/pemimpin kegiatan, Kalender Pendidikan
FID,dan Struktur Kegiatan – Kegiatan FID.
 1.2. Pelaksanaan

Program kerja ini terlaksana dengan bukti ada nya buku administrasi yang isinya
memuat Struktur Kepengurusan FID Periode 2020/2021, Kegiatan – Kegiatan FID,
Kelender Pendidikan FID,dan Struktur Kegiatan – Kegiatan FID seperti Peringatan 17
Agustus dan Qurban Tahunan Imersi.

1.3. Evaluasi

Kurangnya kesadaran Sekretaris dalam membawa Buku Administrasi dan

mencatat kegiatan kegiatan yang ada tepat waktu. Sehingga, Laporan Kegiatan –
Kegiatan FID tidak langsung dicatat dan menyebabkan lupanya tanggal pasti kegiatan
kegiatan tersebut.

1.4. Rekomendasi

Rekomendasi untuk kegiatan ini, lebih disiplin dalam mengisi buku administrasi
serta berusaha untuk selalu membawa buku administrasi ketika ada kegiatan kegiatan FID
yang akan dilakukan.

2. Mencatat Hasil Rapat Evaluasi

2.1 Gambaran Umum

Program ini dibuat sebagai sarana penyimpanan hasil Rapat Evaluasi. Catatan ini
dapat digunakan untuk menjelaskan kembali tentang Rapat Evaluasi tersebut di kemudian
hari. Jika ada departemen atau anggota lain yang belum jelas tentang Rapat Evaluasi itu,
dapat di sampaikan kembali dengan catatan tersebut secara akurat dan detail. Pencatatan
ini juga dapat digunakan sebagai bentuk bukti terlaksananya progam kerja.

2.2 Pelaksanaan

Program kerja ini terlaksana 11 kali yaitu 9 kali rapat bersama tiap tiap
departemen, 1 kali rapat di awal periode yaitu penentuan anggota tiap tiap departemen,
dan 1 kali rapat di akhir periode yaitu laporan pertanggungjawaban setiap departemen
sebelum Pemaparan Laporan Pertanggungjawaban di depan seluruh anggota FID.

2.3 Evaluasi

Kurangnya kesepakatan waktu antara tiap tiap departemen sereta kurangnya

waktu seperti Libur Sekolah dan Lockdown untuk melaksanakan Rapat Evaluasi
dikarenakan ketentuan dari pemerintah yang mewajibkan setiap sekolah untuk mentaati
peraturan pemerintah.

Hasil Rapat FID yang sangat banyak membuat pencatatan hasil rapat secara
manual menjadi tidak efektif karena memakan waktu lebih lama dan membutuhkan
tingkat kerapihan dalam menulis agar dapat di baca dengan jelas.

2.4 Rekomendasi

Sebaiknya pencatatan Hasil Rapat Evaluasi dilakukan dengan cara diketik. Jadi,
hasil catatan menjadi lebih rapi dan dapat langsung disimpan pada Cloud Storage Imersi
Malhikdua serta tidak memakan waktu lama dalam pencatatannya.
 3. Pengadaan Surat Resmi (Softfile)
3.1. Gambaran Umum

Adanya Program Kerja ini bertujuan untuk mempersiapkan Template Surat agar
FID bisa menggunakan surat sewaktu – waktu jika diperlukan. Surat ini digunakan untuk
menunjang kegiatan – kegiatan FID, seperti peminjaman alat, tempat, dan
pengundangan pihak pihak yang bersangkutan untuk menghadiri acara yang dilaksanakan
oleh FID .

3.2. Pelaksanaan

Dikarenakan adanya Pandemi Covid-19, ada banyak kegiatan yang terhalang.

Jadi, Sekretaris hanya mengeluarkan sedikit surat yaitu sebanyak 2 kali.

3.3. Evaluasi

Dikarenakan banyaknya kegiatan Imersi yang terhalang karena Pandemi Covid-

19, Sekretaris hanya mencetak 2 Surat yaitu Surat Kegitan Syukuran KSN-K (9
September 2021) dan Surat Undangan Kegiatan Pemaparan LPJ FID Periode 2020/2021.
Selain itu, dikarenakan kurangnya kesadaran Sekretaris dalam menanyakan dan mencari
tahu beberapa hal yang berkaitan dengan hal Surat Menyurat seperti Strukturisasi Surat
Resmi terutama pada penomoran Surat Keluar.

3.4. Rekomendasi

Lebih banyak bertanya dan mencari tau hal hal yang berkaitan dengan Surat
Menyurat. Selain itu juga lebih disiplin dalam menyimpan dokumen FID. Serta Sekretaris
membuat Daftar Surat Keluar dan Masuk.

IV. Penutup

Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban oleh Sekretaris FID periode 2020/2021.

Kami sadar bahwa pada masa kepengurusan kami tidaklah sempurna. Banyak kendala
dan halangan yang datang dari internal maupun eksternal. Untuk itu kami berdua
meminta maaf yang sebesar – besarnya kepada semua pihak karena belum bisa
melaksanakan program kerja dengan maksimal. Kami berpesan kepada kepengurusan
selanjutnya untuk menjadikan kesalahan dan halangan pada masa kepengurusan ini
sebagai bahan evaluasi kedepannya supaya lebih baik kedepannya.

Selanjutnya kami juga ingin berterima kasih kepada segenap pengurus yang telah ikut
serta dalam menjalankan program kerja dan senantiasa memberikan ide dan masukannya
dalam melaksanakan program kerja. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk
membantu kami dalam berproses. Semoga tenaga dan waktu yang kalian luangkan
menjadi pembelajaran dalam berproses dan menjadi pengalaman yang bermanfaat.

Wassalamualaikum Wr.Wb