PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA MANUSIA
Jln. Garuda Nomor 103 KodePos 84315 Sumbawa Besar
Telp. (0371) 21801 Fax (0371) 626571 Email : bkpp@sumbawakab.go.id

Sumbawa Besar, Agustus 2023

Nomor : ~OO· \ . \).J I :t,~t 1~¥!1t;f)~!:;0).--3

sifat : Segera
Perihal : Pemenuhan Personal File Kepegawaian PPPK
Lampiran :1

Yth.
1. Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Sumbawa
2. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Sumbawa
3. Kepala Dinas Pertanian Kabupaten Sumbawa
di
Tempat

Menindaklanjuti surat Kepala BKN Nomor 56/B-

SI.03.01/UE/KR.X/2023 perihal Percepatan Digitalisasi Arsip Kepegawaian
ASN Kabupaten Sumbawa melalui pemanfaatan aplikasi Document
Management System (DMS)dan evaluasi dokumen personal file kepegawaian,
dengan ini diharapkan agar dapat memerintahkan kepada se1uruh PPPK pada
perangkat daerah masing-masing untuk segera menyerahkan dokumerr/arsip
kepegawaian asli atau fotocopy legalisir kepada Bidang Pengadaan,
Pemberhentian dan Informasi Kepegawaian ASN (Bidang I) BKPSDM. Selain
hard copy juga meng-upload arsip kepegawaian dengan format pdf (men-scan
dokumen asli) ke alamat : dms-bkpsdm.sumbawakab.go. id.
Adapun jenis arsip kepegawaian yang dimaksud dan penulisan format file
terlampir.
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Kepala Badan Kepegawaian

:;.;-'._
..~a.-);t>.PengembanganSumber Daya
1AH iCq~'
fit~';"-4~~~·ta.J~abupaten Sumbawa
 Lampiran:
Jenis arsip kepegawaian hard copy yang diserahkan dan arsip kepegawaian
yang diupload (softcopy) antara lain:
NO. NAMA DOKUMEN FORMAT PENULISAN DOKUMEN UPLOAD CONTOH
1 KARTU TANDA PENDUDUK (KTP) NIP KTP 198504212010012032 KTP
2 KARTU KELUARGA (KK) NIP KK
3 AKTA NIKAH (SURAT NIKAH) NIP NIKAH
4 AKTA CERAI NIP CERAI
5 SURAT BEBAS NAPZA NIP BEBAS NAPZA
6 AKTA KELAHIRAN NIP LAHIR
7 DAFTAR RIWAYAT HIDUP (DRH) NIP DRH
8 PAS FOTO NIP FOTO
9 IJAZAH NIP IJAZAH
10 SK PPPK NIP P3K ASLI
11 SERTIFIKAT PENDIDIK NIP SERDIK
12 SURAT TANDA TAMAT BELAJAR (STTB) NIP STTB
13 TRANSKRIP NILAI NIP TRANSKRIP
14 SKCK NIP SKCK
15 SURAT KESEHATAN JASMANI NIP JASMANI
16 SURAT KESEHATAN ROHANI NIP ROHANI
17 PERJANJIAN KERJA (PK) NIP PK

Note:
PPPK Tahun 2021 (Tenaga Kesehatan, Tenaga Guru dan Tenaga Teknis)
untuk mengumpulkan arsip kepegawaian hard copy dan mengupload arsip
kepegawaian e1ektronik (softcopy).
PPPK Tahun 2022 Tenaga Guru hanya meng-upload arsip kepegawaian
elektronik (softcopy) saja.
- PPPK Tahun 2023 Tenaga Kesehatan hanya meng-upload arsip elektronik
(softcopy) saja dan PPPKTenaga Guru menyerahkan arsip kepegawaian hard
copy dan meng-upload arsip elektronik (softcopy).
- Batas waktu pemenuhan dokumen hard copy dan upload dokumen
elektronik (softcopy) sampai 22 September 2023.
- Untuk pengumpulan dokumen hard copy secara kolektif dengan pengantar
dari dinas masing-masing.